Septiembre, 2013

Contraloría Interna del ICAMEX

Caso exitoso

Antecedentes

Derivado de los proyectos de investigación agropecuaria y hortoflorícola realizados por la Dirección de Investigación del ICAMEX a través de sus Jefes de Departamento y personal técnico, tanto en las instalaciones de los diferentes Centros de Investigación y Transferencia de Tecnología como en terrenos de productores cooperantes, se generan productos y subproductos.

Básicamente y sin demeritar el resto de los materiales, existe importante producción de semilla de maíz, haba, avena, triticale (tanto comercial como de progenitores), vegetales y frutas como fresa, aguacate, chile manzano, jitomate, aguacate, pimiento, flores de diversas variedades así como incremento natural de ovinos y bovinos.

Se desconocía el uso final de todo ello puesto que no se realizaba reporte alguno de cosechas ni al Director de Investigación ni a la Dirección de Administración y Finanzas, con la finalidad de que pudiera tenerse un control físico de existencias en los almacenes de los CITT’s por una parte y por otra, el reflejo contable en estados financieros.

Si bien año con año el Comité de Arrendamientos, Adquisiciones de Inmuebles y Enajenaciones autorizaba las tarifas de venta respectivas, no se conocían las cantidades totales de existencias.

Propuestas de la Contraloría Interna

Resultados

1.- Reportar existencias mensualmente a la Dirección de Administración y Finanzas.

2.- Generar un formato de reporte con la participación de los involucrados para enriquecerlo y elaborarlo de acuerdo a las necesidades.

3.- Fortalecer controles administrativos de almacenes para contar con un registro de existencias sistematizado, actualizado y registrado contablemente (Consideración del Comisario).

4.- Generar un Manual de Procedimientos.

1.- Mensualmente, los Encargados de CITT’s reportan los movimientos de sus existencias, justificando los mismos.

2.- La Jefe del Departamento de Adquisiciones y Servicios Generales alimenta el sistema establecido para este control.

3.- En trámite la inclusión en estados financieros y la autorización del Manual de Procedimientos.

REPORTE DE EXISTENCIAS DE PRODUCTOS Y SUBPRODUCTOS

CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA: ____________________________________

PERIODO DE REPORTE:_____________________________________

FECHA DE REPORTE:_______________________________________

CLAVE PRODUCTOUNIDAD

DE MEDIDA

CLASIFICACION INVENTARIO INICIAL DEL PERIODO

ENTRADAS SALIDAS INVENTARIO FINAL DEL PERIODO

ST ST

ACLARACIONES:

ELABORO: VO. BO.

ENCARGADO DEL RANCHO DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

ST = STATUS: 1.-COMPRAS 4.-MERMA 7.-CONVENIO 10.-OTROS

2.-COSECHA 5.-VENTA 8.-DONACIÓN

3.-CONSUMO INTERNO 6.-NACIMIENTO 9.-MUERTE

Formato de reporte mensual