Gestión del conocimiento: experiencia cubana en archivos

MSc. Edison Yamir Toledo Díaz

La Habana, abril de 2008

Contenidos a tratar:Contenidos a tratar: Gestión del conocimiento:

fundamentos teóricos Modelo de gestión del

conocimiento para archivos El postgrado y la superación

para gestionar conocimientos.

Encuentro 1.

Gestión del conocimiento: fundamentos teóricos

Sistema Nacional de Archivos en Cuba

Archivo Nacional de la República de Cuba

Archivo de los Órganos y Organismos del Estado

Red de Archivos

Históricos

Otros Archivos•Fundaciones•Organizaciones privadas

ARCHIVOSARCHIVOS

Relaciones con otros procesos Relaciones con otros procesos gestoresgestores

Gestión documental

Gestión del documentoelectrónico

Gestión deinformación

Gestión de materiales

especiales

Gestión delconocimiento

Gestión del postgrado y la investigación

Gestión de la calidad

Sociedad de la informaciónSociedad del conocimiento

Gestión de la informaciónGestión del conocimiento

¿Son lo mismo?

Un primer problema…Un primer problema…

Gestión del conocimiento

Sociedad del conocimiento

Gestión de la información

Sociedad de la información Información

Necesidad de acceder a información valiosa

Sociedad de la

Información

Sociedad del

Conocimiento

Gestión del

conocimiento

Sociedad del conocimientoSociedad del conocimiento“Aquella con capacidad para generar, apropiarse y utilizar el conocimiento para atender las necesidades de su desarrollo y así construir su propio futuro, convirtiendo la creación y transferencia del conocimiento, en herramientas de la sociedad para su propio beneficio” (Brudny, 2004)

Origen de la sociedad del Origen de la sociedad del conocimientoconocimiento Abundancia de información

(Arraez, 2000 y Serradell y Juan, 2003)

Desarrollo de las tecnologías de la información y las comunicaciones (Villota, 2003; Alvarado, 2003; Baeza, 2004)

Sociedad

Necesidad de conocimientos

Ciencia Conocimiento

Contexto Histórico-Concreto

Necesidad de conocimientos

Ciencia Conocimiento

Nuevo Contexto Histórico-Concreto

Tendencias en el estudio de la Tendencias en el estudio de la sociedad del conocimientosociedad del conocimiento

Sociedad del conocimiento

ConocimientoFormas de acceder al

conocimiento

Utilizar el conocimiento

Formas de acceder al Formas de acceder al conocimientoconocimiento

Una de las formas…

GESTIÓN DEL

CONOCIMIENTO

Perspectivas de interpretaciónPerspectivas de interpretación

Ciencias de la información

Ciencias informáticas

Ciencias técnicas

Ciencias de la educación

Gestión delconocimiento

Otras ciencias

Importancia de la gestión del Importancia de la gestión del conocimientoconocimiento

Socialización de conocimientos

Potenciación del aprendizaje

Procesamiento de información

Creación e innovación

Proceso sistémico

Gestión del conocimiento

Tratamiento de la información y del conocimiento

Intercambio individual y/o colectivo de información y conocimiento

Reconstrucción y creación de conocimientos

Formación y desarrollo del individuo, individual y en el

colectivo

Formación y Desarrollo

Modos de actuación

Formas de trabajar con el conocimiento

Reconstrucción de conocimiento

Socialización

CAMBIOS

Reducción de la gestión del Reducción de la gestión del conocimiento al aspecto tecnológicoconocimiento al aspecto tecnológico

o Concebirla como resultado del desarrollo tecnológico.

o Considerarla como una tecnología propiamente dicha.

o Condicionar su implantación al desarrollo tecnológico de la organización.

“Las tecnologías de la información y las comunicaciones son un medio fundamental para transferir, analizar, compartir y almacenar los conocimientos explícitos o las informaciones.” Alvarado (2003)

Recursos humanos que intervienen en los procesos de producción y socialización de “saberes”.

La disponibilidad y acceso a la información y al conocimiento.

Esquemas de gestión del Esquemas de gestión del conocimientoconocimientoCondiciones necesarias:Condiciones necesarias:

Aspectos comunes de los Aspectos comunes de los esquemas consultadosesquemas consultados

Búsqueda y recopilación de conocimientos.

Posibilidades de acceder libremente al conocimiento.

Utilización del conocimiento. Validación de la utilización del

conocimiento y del sistema empleado.

Riesgos de la gestión del Riesgos de la gestión del conocimientoconocimiento Riesgo al fracaso. Participación no consciente ni voluntaria

de las personas. Resistencia al cambio. Desconfianza de directivos y empleados. Que prime la cantidad por encima de la

calidad.

Gestión del conocimiento en Gestión del conocimiento en las Institucioneslas Instituciones

Gestión del Conocimiento

Enriquecer los procesos institucionales

Cultura del aprendizaje constante

y del uso de la información

Adaptación a cambios y exigencias del mundo laboral

Encuentro 2.Modelo de gestión del conocimiento para archivos

Gestión del conocimientoApropiación de mejores prácticas

y “saberes”

Enfoque externo(Orientado al usuario)

Servicios

Enfoque interno(Orientado al profesional de Archivos)

?

Archivos

Procesos y procedimientos de archivo generadores de conocimientos Prácticas empleadas para el tratamiento de fondos

documentales. Métodos y técnicas para la investigación

archivística. Los procedimientos para la normalización de la

descripción archivística. La aplicación de las políticas de indización. Los procedimientos para el registro y control de

los fondos. Las prácticas empleadas para la difusión de la

producción y documentación de archivos. La producción intelectual. La actividad de superación, capacitación y

postgrado.

Entonces…

¿Cómo contribuir a la gestión del conocimiento para

profesionales de Archivo en su condición de unidades de

información?

Algunos modelos Modelo “Knowlwdge Management Assessment

Tool” de Andersen (1999). Modelo “Andersen” de Arthur Andersern

(1999). “Modelo sistémico de gestión del

conocimiento” de Robledo (1999) citado por Castro (2001).

“Programa de Capital Intelectual” (PCI) (2002) elaborado para la Universidad Autónoma de Madrid.

“Modelo Circular de Gestión del Conocimiento” de Castro (2004).

Posibles limitantes Muy contextualizadoscontextualizados. Su objetivo es relacionar a las personas

para identificar carenciasidentificar carencias en el desempeño.

El aprendizajeaprendizaje pasa a un segundo plano. Diseñados para el mundo empresarialempresarial. No se aprecian de manera evidente los

fundamentos teóricos ni metodológicosfundamentos teóricos ni metodológicos.

Modelo de gestión del conocimiento

Fundamentos Teóricos

Principios y Regularidades

Planificación Estratégica

Sistema de Acciones

Evaluación

Gestión del Conocimiento

Filosóficos

Sociológicos PsicológicosFundamentos Teóricos

Pedagógicos(Dirección Educacional)

Se encuentran en la teoría marxista-leninista del conocimiento y en las leyes de la dialéctica

Es un proceso educativo donde se cumplen las leyes y categorías de la Pedagogía, además de que se rige por la Dirección Educacional según concepción de Bringas JA (2001)

Es un proceso social de intercambio y socialización de conocimientos

Tipo de actividad donde se dan las relaciones sujeto-objeto y sujeto-sujeto

Primer subsistema del modeloFundamentos Teóricos

Principios de la gestión de la actividad de ciencia e

innovación en la Educación Cubana

Regularidades para el trabajo con las ciencias

Bases metodológicas

Orientaciones metodológicas generales

Regularidades para el trabajo con las ciencias descritas por Núñez J. (2004)

Principios de la gestión de la actividad de ciencia en la Educación Cubana según Arencibia V, Hernández R, Llivina M, Valdés O, Machado G, Escalona E, et al (2005)

Bases para la introducción de la gestión del conocimiento en Cuba descritas por el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente de Cuba (2004)

Segundo subsistema del modeloPrincipios y regularidades

Tercer Subsistema del modelo

Entorno

DiagnósticoMisión

Visión

Objetivos Institucionales

Objetivos Estratégicos

Áreas de Resultados Claves

Acciones Estratégicas

Planificación estratégica

Acciones Estratégicas Incentivar la investigación científica por

proyectos a partir de programas y líneas de investigación

Aumentar la presentación, publicación y protección de resultados científicos

Lograr la incorporación de profesionales a debates reales y virtuales

Propiciar el intercambio y “compartición” de conocimientos

Evaluación de las acciones estratégicas

Acción estratégica

Indicadores de desempeño

Bien Regular Mal

SocializaciónAcciones de

mantenimiento Acciones

aseguradoras

Selección de Indicadores de ciencia

Cuarto subsistema del modeloSistema de Acciones

Se retoman los medidos en Cuba

Se les delimita objetivos y operaciones

Acciones aseguradoras Diseñar estrategias

institucionales para gestionar conocimientos

Asegurar infraestructura necesaria

Garantizar soporte informático Diseñar la gestión de información Contribuir a la superación y

capacitación del recurso humano

Acción Objetivo Operaciones

Diseñar estrategia

s

Implementar regulaciones institucionale

s para la implantación de la gestión

del conocimiento

Establecer estrategiasAprobar las accionesImplementar las estrategias y las accionesControlar su cumplimiento

Ejemplo de acción aseguradora

Cantidad de programas Cantidad de: Proyectos Líneas activas Temas

Cantidad de: Participantes en eventos PublicacionesPostgrados de investigaciones PremiosAsociaciones y Convenios RegistrosSoluciones generalizadas y en Forum

Selección de indicadores de ciencia:

Cantidad de publicaciones Se accederá a artículos de revistas,

tesinas y tesis Ponencias presentadas en diversos

eventos Solicitar artículos para consultar Acceder a intercambios con autores,

no solo del resultado investigativo, sino de los procedimientos para obtenerlos

Se podrá comprobar correspondencia de publicaciones con proyectos, las líneas y temas de investigación, así como con la temática de las ponencias presentadas en eventos

Acciones de mantenimiento

Digitalizar documentos Acceder a documentos Posibilitar el intercambio de

opiniones, dudas y documentos Controlar operaciones realizadas

con documentos

Acción Objetivo Operaciones

Acceder a documentos

Incrementar el acceso a documentos digitalizados para que contribuya a la gestión del conocimiento

Acceder a documentos desde diferentes opciones Brindar servicios de búsqueda externa e interna Controlar operaciones de acceso a documentos

Quinto subsistema del modelo Evaluación

Evalúa Áreas

Evalúa el MODELO

Calificación de acciones estratégicas

Evaluación de Departamentos o Áreas

Calificación de acciones de mantenimiento

Evalúa Profesionales

Fundamentos teóricos

Concepción teórica

Principios y Regularidades

Metodología General

Orientaciones metodológicas particulares

Planificación

EjecuciónControl

Planificación Estratégica

Sistema de AccionesEvaluación

Sistema de orientaciones metodológicas

Encuentro 3.El postgrado y la superación para gestionar conocimientos

Planificación EstratégicaDel ANRC De la superación

“Salvaguardar la documentación de

connotación nacional que por su valor

histórico, económico, social y político,

constituye la reserva más importante

de la nación cubana”

Potenciar el desarrollo de los profesionales del Sistema Nacional de Archivo a través de la superación y la capacitación

MISIÓN

Dirigir la capacitación

del personal que labora o debe laborar en las

instituciones del Sistema Nacional

de Archivos

1.- Contribuir al perfeccionamiento de los servicios mediante la elevación del nivel profesional.

2.- Facilitar las vías que propician la preparación y autosuperación permanente.

3.- Incrementar la preparación y superación de los cuadros y reservas.

OBJETIVOS

Estrategia o Política de superacióno Diagnóstico de las necesidades de

superacióno Diagnóstico de las posibilidades

de ofertas de superacióno Planes de capacitación y

formación académica postgraduada

Expresa el compromiso del ANRC

con la superación de:

Red de Archivos Históricos

Sistemas Institucionales

de Archivos

Otros archivos

Política de superación

Diagnóstico de las

necesidades de superación

Determinación de necesidades de superación

Determinación de intereses de aprendizaje

Ofertas de superación

Superación básica y general

Superación técnica y especializada

Superación básica y generalo Metodología de la investigacióno Gestión del conocimientoo Evaluación de la calidad de la direccióno Historia Colonialo Historia Neocolonial o Historia de la Construcción del

Socialismoo Historia de la Administración en Cubao Ortografía y Redacción

Superación técnica (I)o Archivística general (2)o Formación de archivos

fotográficoso Conservación de fotografíaso Tratamiento de materiales

cartográficoso Instrumentos de registro y controlo Registro topográficoo Normalización de la descripción

archivística

Superación técnica (II)o Clasificación documental para

archivos históricoso Ética profesional archivísticao Restauración y encuadernacióno Gestión documental o Legislación archivísticao Conservación preventivao Mantenimiento y Manipulación

de documentoso Paleografía

Superación técnica (III)

1. Diplomado en Gestión de Documentos

2. Diplomado en Gestión de la calidad en los archivos

3. Diplomado en Conservación preventiva de documentos

Accesoo Mediante solicitudes según plan

de ofertas de superación.o Mediante solicitudes específicas

fuera de plan.o Prematrícula vía e-mail o teléfono.o Matrícula oficial mediante entrega

de documentación necesaria.

Formación académica postgraduada

Modalidad CantidadDoctorado 3Maestrías 8

Diplomados 25

Centro de Capacitación y Postgrado en Archivística

o Antecedentes en la materia.o Tradición en la superación.o Necesidad de la superación.o Disposición de los profesionales.o Dirigir y controlar la actividad de

superación y capacitación a desarrollar.o Búsqueda de asociaciones y convenios

para diversificar la superación.

Algunos resultados

Aspectos 2007 2008

Actividades 30 15Participante

s 755 367*

* Hasta mayo 2008