seminario cucuta - rotary distrito 4271 (1)

SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARYDistrito 4271 La Fundación Rotaria

PDG Eduardo De La Cruz Ch.ACRLFR COLOMBIA

Certificación y Custodia de Fondos

CUCUTA, OCTUBRE 25 DE 2014

SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY

PDG Eduardo De La Cruz Ch.CR Medellin Nutibara

Presidente Subcomite Distrital SubvencionesAsistente del Coordinador Regional de LA FUNDACION ROTARIA,

zona 21A



CERTIFICACION DE LOS CLUBES



CertificaciónObjetivo

• Que los clubes establezcan controles financieros y de custodia de fondos para administrar las actividades financiadas por subvenciones de acuerdo con los requisitos de La Fundacion Rotaria -LFR-.

La certificación es condición para solicitar

Subvenciones Globales y Distritales



Requisitos para la certificación

• Asistir al Seminario sobre administración de subvenciones que se celebra en el primer semestre de 2015

• Suscribir el Memorando de Acuerdo - MDA -para los clubes y remitir al Presidente del Comité Distrital de LFR una copia firmada del mismo

• Estar al día con los compromisos financieros e informes con el Distrito y RI

• Contar con una cuenta bancaria habilitada



El MDA para los clubes es un acuerdo

vinculante entre el club y el distrito en el

que el club se compromete a cumplir el

Acuerdo, y lo establecido por el distrito y LFR

para las Subvenciones.

Memorando de Acuerdo -MDA-




Contenido:1. Certificación del club2. Responsabilidades de los funcionarios del club3. Plan de gestión financiera4. Requisitos para las cuentas bancarias5. Informes sobre el uso de los fondos de las

subvenciones6. Conservación de documentos7. Notificación del uso indebido de los fondos de

las subvenciones.



2014-2015

Mayo 1 de 2015

2015-2016

Mayo 1 de 2015




Condiciones de la certificación

• La certificación es válida por un año• El club deberá observar todas las pautas del

MDA, del distrito y LFR como:– Uso responsable y controles de los fondos de

las subvenciones

– Notificar todo posible conflicto de interés

– Cooperar con todas las auditorías



Cómo mantener vigente la certificación

• Cumplir los términos del MDA

• Designar al socio o Comité que se encargará de gestionar y mantener la certificación del club

• Implementar las debidas prácticas de custodia de fondos para evitar su uso indebido



Custodia de fondos



Custodia de fondosLa custodia de fondos es la administración y supervisión responsable de los fondos de subvenciones, para asegurar su gestión correcta y que los fondos se utilicen

debidamente yayuden a los necesitados



Propósito– Certificar a los clubes para que reciban

fondos de subvenciones de La Fundación Rotaria

– Preparar a los clubes para la implementación del Memorando de acuerdo

– Familiarizarse con los requisitos de custodia de fondos

– Comprender cómo administrar una subvención de La Fundación Rotaria



Custodia de fondosIncluye los siguientes elementos:

– Supervisión por parte de los rotarios de los fondos

– Revisión de los registros financieros– Notificación de toda irregularidad o uso indebido

de los fondos– Presentación de los informes correspondientes

dentro de los plazos establecidos



Prácticas de custodia de fondos

• Disponer que los rotarios supervisen el proyecto• Implementar los proyectos tal como fueron

aprobados• Seguir las prácticas financieras usuales• Reportar las irregularidades• Presentar informes• Conservar documentos



Actividades de custodia de fondos

• Control de la presentación de informes

• Monitoreo sistemático

• Auditorías al azar o específicas

• Investigar denuncias y alegaciones

• Seminarios sobre custodia de fondos

• Certificación



Conservación de documentos

• Al acceso de todos los socios del club

• Deben conservarse durante un mínimo de cinco años

• Deben conservarsecopias en un lugarseparado



Informes de subvenciones distritales

• Diligenciar el formato de informes

• Anexar extractos bancarios

• Paz y Salvo de los Proveedores

• Acta de entrega de la obra

• Fotografias y demas reportes de

evidencia



Contenido de los informes sobre Subvenciones Globales

• Participación de ambos copatrocinadores

• Tipo de actividad

• Evaluación de las metas del proyecto

• Cómo se lograron las metas de las áreas de interés

• Uso de los fondos

• Número de beneficiarios y cómo se beneficiaron



Frecuencia de los informes sobre Subvenciones Globales

• Informes parciales

– Dentro de los 12 meses de haberse recibido el primer pago

– Cada doce meses a partir de entonces

• Informe final

– Dentro de los dos meses de concluido el proyecto o actividad



¿Preguntas?



Gracias por su atención



Conflicto de interés

• Existe un conflicto de interés cuando las actividades subvencionadas pueden reportar beneficios económicos o personales a un rotario

• Los beneficios pueden ser directos (a favor del rotario) o indirectos (a favor de una persona vinculada con el rotario)

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