semana del 23 a 27 de marzo once
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Lic. Andrés Domínguez Sánchez
PROPOSITO EXPRESIVO: Que yo comprehenda la utilidad de las herramientas
avanzadas del programa Microsoft Word para aplicarlas en la elaboración de cartas
comerciales combinando correspondencia.
COMBINACION CORRESPONDENCIA – INTRODUCCION
Si necesitamos enviar una misma carta a diferentes destinatarios y direcciones, la herramienta combinación de correspondencia de Word nos es de mucha ayuda. En las siguientes lecciones aprenderemos como crear cartas y etiquetas postales, basadas en una lista de direcciones ó una lista de contactos de Outlook.
Probablemente en alguna ocasión hayamos recibido por correo electrónico ó por el correo tradicional cartas en la que nuestros datos como nuestro nombre, dirección, entre otros aparecen en distintas partes del documento. Este tipo de correspondencia es elaborada utilizando la herramienta llamada COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.
La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base.
Para construir una correspondencia combinada necesitamos trabajar con dos archivos: Primero una LISTA DE DIRECCIONES u Origen de datos, este archivo contiene la información específica de cada destinatario. Aquí se guardan y enlistan los datos que posteriormente se incluirán para cada destinatario dentro del documento maestro.
El otro archivo es el DOCUMENTO O CARTA MAESTRA, esta será un documento de Word que contendrá la información que deseamos transmitir a los destinatarios. A este documento se le colocarán los campos de combinación, que son los marcadores donde se ubicará la información específica para cada uno de los destinatarios.
Lic. Andrés Domínguez Sánchez
En el ejemplo anterior podemos observar como los datos de la lista de direcciones o contactos a los que deseamos enviar la carta son insertados en nuestra carta maestra para obtener un documento combinado, para todos los registros del origen de datos. Se puede observar también como estos datos sustituyen los nombres de los campos de combinación colocados en la carta modelo, y como estos son sustituidos en el mismo orden y con el mismo formato con el cual nosotros colocamos los campos de combinación en la carta modelo.
Lic. Andrés Domínguez Sánchez
A EJERCITAR…
Vamos a suponer que trabajas en una oficina y necesitas realizar el trabajo de una
secretaria, es decir, tu jefe te pide enviar una carta a los socios para invitarles a una
reunión. Piensas enseguida que Word 2007 acudirá en tu ayuda, pues tan solo tendrás
que realizar cuatro pasos:
1. Crear el cuerpo de la carta.
2. Crear por una sola vez los datos de esas personas que guardarás en una base de
datos.
3. Usar esos datos para tus cartas y combinarlos.
4. Guardar todo para más adelante imprimir las cartas (por ejemplo); además para
usarlos cuantas veces necesites en el futuro.
Lic. Andrés Domínguez Sánchez
Ahora identificaras lo que hay que hacer para crear la base de datos de los destinatarios
en el siguiente flujograma:
Lic. Andrés Domínguez Sánchez
A partir de los pasos anteriores lo que tenemos que hacer es insertar los campos de
combinación de la base de datos en los lugares del texto donde queremos que
aparezcan los datos de los destinatarios. Para ello accedemos a la ficha Escribir e
insertar campos y pulsamos sobre Insertar campo combinado.
A PRACTICAR…
1. Sigue estos pasos para crear una carta de recomendación.
SR. Don------ (Destinatario)
Paso 1 – Me complace presentarles a (nombre y dos apellidos de la persona a recomendar).
Paso 2 -- Indicar la fecha en la que se inicia el trato con la persona a recomendar y la opinión que se tiene.
Paso 3 – Explicar el porqué de dicha opinión.
Paso 4 – Puntos fuertes a destacar en su labor como trabajador.
Paso 5 – Desear las mismas prestaciones en la nueva empresa a la que se dirige el empleado.
Paso 6 -- Expresar que quejas a su disposición para aclarar o añadir más información.
Paso 7 -- Un cordial saludo.
Paso 8 -- Firma.
Lic. Andrés Domínguez Sánchez
Realizaras 10 cartas de recomendación dirigidas a diferentes profesores de tu institución donde recomiendas a 10 de tus compañeros. Las partes en negrilla y cursiva son las que llevaran la combinación de correspondencia.