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SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCION III CUATRIMESTRE VIGENCIA 2019
Entidad: ESE HOSPITAL FRAY LUIS DE LEON Nit.819001483-01 CODIGO PRESTADOR: 4755500106-1
Misión: Somos una empresa prestadora de servicio de salud complementarios, a través del modelo de atención integral en salud, que garantiza el acceso de atención e intervenciones en salud e el curso de la vida, minimizando riesgos con atención segura, humanizada, con eficacia y calidad; contribuyendo a la obtención del más alto nivel de bienestar, con un talento humano idóneo y comprometido, empleando tecnologías acorde con su responsabilidad social y sostenibilidad financiera.
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO RIESGO ANÁLIS IS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
SEGUIMIENTO
Seguimiento al
Plan I Cuatrimestre.
Procesos
Causas
No
.
Descripción
Probaba ilidad de materia
alización
Valoración
Administra ción del Riesgo
Acciones
Tipo de control
ESTR
A
TEG
IC
OS
Desconocimiento de los funcionarios de sus funciones y competencias laborales.
1
Incumplimiento de la competencias de la entidad e ineficiencia administrativa
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Socializar el manual de Funciones y competencias laborales con asistencia obligatoria de los funcionarios a las sesiones
Se socializó el manual de funciones
Asumir funciones y responsabilidades no delegadas por limitación de la planta de personal
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Violación de las normas legales y enfrentar procesos de responsabilidad fiscal y penal
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Redistribuir funciones que no cuenten con responsables, debido a una planta mínima con la que cuenta la ESE.
El plan de cargos no ha sido modiicado. Se sigue con los mismos números de cargos y las actividades de los procesos son desarrolladas por contrato de prestación de servicios.
Contratar personas sin cumplir con los perfiles requeridos para las actividades a desarrollar
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Hallazgo Administrativo por parte de la Contraloría
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
1. Revisar, ajustar y aprobar el proceso de selección de personal. 2. Adherirse al proceso de selección de personal y lista de chequeo de requisitos mínimos.
3. Realizar revisión de hojas de vida del personal de la E.S.E. a fin de que cumplan con los requisitos de idoneidad definidos por la E.S.E. y la Normatividad vigente.
Se cuenta con manual de contratación y se cuenta con lista de chequeo
Incumplir las funciones, procesos, protocolos y guías con la excusas de falta de tiempo culpando siempre otros por la falta de gestión diluyendo la responsabilidad
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Sanciones por los organismos de control y glosas por extemporaneidad
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
1. Hacer seguimiento al desarrollo de las actividades de forma periódica que evite la extemporaneidad. 2. Solicitar concepto jurídico sobre implicaciones disciplinarias por incumplimiento.
Se realizaron seguimiento a las actividades del personal contratado y se rinden informes por parte de los supervisores en las áreas administrativas y misionales.
Estructura Organizacional plana no acorde al mapa de procesos genera desorden y malas prácticas.
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Extralimitación de funciones y uso inadecuado del poder
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
1. Ajustar la estructura orgánica con la cual fue creada la ESE y realizando socialización de los procesos a los funcionarios evitar los delitos contra la administración pública al interior de la institución. 2. Implementar un sistema eficiente de sanción disciplinaria para los funcionarios que incurran en delitos contra la administración pública. 3. Establecer controles a los procesos de contratación y suministros.
La estructura organica no ha sufrido modificaciones, se realiza seguimiento al ingreso de los contratistas y los supervisores de los contratos realizan seguimiento a las actividades contractuales
4. Realizar periódicamente auditorías especiales a los Procesos considerados como riesgo para la institución. (Suministros, farmacia y almacén.)
1. Anteponer intereses personales a los institucionales. 2. Manipulación de forma indebida de la información (Propuesta económica- Cotizaciones)
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Deficiente supervisión de la ejecución de disponibilidades presupuestales para adquisición de equipos y otros.
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1, Establecer directriz desde la gerencia para que la compra de equipos, construcción de infraestructura, adquisición de vehículos y demás deba estar soportado con la formulación e inscripción de proyectos de inversión en los planes bienales de la institución y viabilizados por la Secretaria de Salud Dptal para algunos casos y por Min salud en otros.
2. Realizar seguimiento periódico a las ejecuciones presupuestales (financiera- estadística- presupuestal- técnica)
Las adquisicones son ajustadas a lo que indica el manual de contratación. Las compras se realizan acorde con las necesidades.
DE
AP
OY
O
Desaparición intencional de expedientes e información de la entidad
7
Manipulación Indebida Información: Suministro información considerada c estratégica y privilegiada h personas que no tienen nada ver con los procesos internos d ESE.
a
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Definir responsable de la custodia de los archivos institucionales para fortalecer los controles de entrada y salida del archivo documental
2. Foliación de las carpetas debidamente organizadas
Se cuenta con personal contratada para manejo de archivo documental de la Institución.
Solicitar dinero o prebendas con el fin de Autorizar pagos a proveedores o agilizar trámites.
8 Cobro indebido por realización de trámites.
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el 1.Actualizar y socializar código de integridad con el personal administrativo y asistencial
Se actualizo y socializó código de integridad .
Que los funcionarios sustraigan equipos u otros bienes del hospital.
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Peculado omisión.
por
apropiación
u
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el Mantener inventarios de activos fijos actualizados y fortalecer los protocolos de seguridad a los vigilantes Auditoria de encargada control interno.
El inventario de bienes es actaulizado cada ves se realicen compras. El proceso de inventario está sistematizado
Manipulación indebida de los estudios previos, para la adquisición de un bien o servicio favoreciendo a un oferente.
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Adjudicación de contratos a una entidad que no cumplan con los requisitos mínimos para la contratación. (Estableciendo necesidades inexistentes o aspectos que benefician a una firma en particular).
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Elaboración de los estudios previos ajustados estrictamente al manual de contratación. 2. Realizar la verificación de los documentos con lista de chequeo teniendo en cuenta la mejor oferta 3. Actualización permanente de los cambios en la Normatividad o decisiones jurisdiccionales. 4. Realización de cronogramas con fechas amplias con el fin de motivar la participación de oferentes para los procesos de selección. 5, Adherencia a los comités de contratos y adquisición y mercadeo.
La ESE realiza estudios previos a la contratación se cuenta con comité de contratos y adquisición y mercadeo y las adquisiciones van acorde con la necesidad de los servicios.
1. Cultura del soborno.
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Solicitar dadivas o acceder a sobornos: Se trata de favorecer a ciertos contratistas a cambio de recibir algún beneficio económico o personal.
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Selección objetiva del personal que estará a cargo de los procesos de contratación 2. Procesos de contratación con pliegos de condiciones bien definidos, claros y precisos. 3. Seguimiento estricto a todo el proceso contractual por parte de la oficina de control interno, realización de licitación pública o selección cuando lo indique el manual de contratación.
4. Revisión periódica al proceso de contratación estatal. 5. Capacitación por parte de asesor jurídico en temas como transparencia, moralidad en la administración pública.
Se cuenta con manual de contratación fue socializado y se realiza seguimiento en el proceso contractual por parte de los supervisores.
1. Bajos salarios en el sector público. 2. Cultura del enriquecimiento a costa del Estado. 3. Frágiles Procesos de contratación
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Concusión-Fraude: Inducir la realización de compras sin contar con los requisitos necesarios, con el fin de favorecer intereses personales.
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1 .Revisión a los formatos de estudios previos y solicitud de compra con el fin de que se encuentren actualizados y cumplan con la totalidad de requisitos. 2. Proceso de contratación y compras cumpliendo con el 100% de los requisitos. 3. Realización de Estudios Previos en donde se justifique la necesidad.
4. Exigir formato de solicitud de pedido por parte de la Dependencia donde se genere la necesidad para las correspondientes compras.
Se cuenta con formatos para estudios previos y seguimiento a la contratación y solicitud de pedido manejado por almacén y hace parte de las cuentas
1. Cultura del enriquecimiento a costa del Estado. 2. Falta de un sistema de referenciarían de precios real y acorde con las necesidades hospitalarias.
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Favorecimiento a terceros: Favorecer la compra por encima de los precios de mercado, generando detrimento patrimonial
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Referenciarían de precios de mercado de manera constante por parte del encargado de compras. 2. Revisión al perfil de funcionarios encargados del proceso de compras en la Institución.
3. Revisión de página Colombia Compra Eficiente en cuanto precios
Se solicitan cotizaciones para la adquisición de compras y se tiene en cuenta en costo benefcio para la adquisición.
Tolerar por parte del supervisor de los contratos, el incumplimiento en la calidad de los bienes y servicios adquiridos por el hospital, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra, suministro o servicio que no ha sido ejecutado a Cabalidad a cambio de un beneficio particular.
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Solicitar dadivas o acceder a sobornos
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Adherencia al Manual de interventoría definiendo los criterios para la asignación de supervisores y el número de contratos a supervisar. 2. Re inducción a los funcionarios en las responsabilidades y aspectos generales de las interventorías y supervisiones.
Se cuenta con manual de interventoría de contratos fue socializado por Asesor Jurídico de la ESE.
Incurrir en presentar un interés o beneficio económico por parte de un funcionario del Hospital o de algún miembro de su familia, que tenga o
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Conflictos de intereses
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Capacitar a los funcionarios en el código Único Disciplinarios (Deberes y obligaciones.)
2. Iniciar y terminar las investigaciones disciplinarias en los términos establecidos en la Ley.
En proceso de capacitación al grupo interdisciplinario de la Institución acerca del nuevo código
disciplinario
busque tener relación de negocios con la institución
Ausencia de planeación estratégica en los procesos precontractuales y contractuales, con una deficiente selección de necesidades puntuales de contratación
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Estudios previos o factibilidad superficiales
de
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Capacitar a los funcionarios en la elaboración de estudios previos y contractuales 2. Garantizar la revisión por parte de la oficina jurídica de los Estudios previos formulados por el área de donde se genera la necesidad.
Los estudios previos son elaborados por el área de jurídica
Falta de idoneidad técnica para ejercer funciones de supervisión.
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Designar supervisores que no cuentan con conocimiento suficiente para desempeñar su Función. Falta de idoneidad para desempeñar funciones.
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Re inducción a los funcionarios asignados para garantizar la idoneidad de las funciones de supervisor.
Se capacitó a los supervisores de contratos acerca del manual de supervisión
1. Alta influencia de decisiones políticas. 2. Ausencia de controles en el manejo de las OPS. 3 Ejercer cualquier clase de coacción sobre servidores públicos o sobre particulares que ejerzan funciones públicas invocando influencias reales o simuladas, para obtener provecho personal o para terceros, o para que procedan en determinado sentido (nombramientos irregulares, nepotismo).
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Peculado: Manejo indebido de las OPS: Generar un beneficio económico por pago de OPS
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Auditorias periódicas a la liquidación de contratos 2. Realización de control antes del pago de OPS. 3. Revisión por parte del supervisor del lleno de requisitos para la viabilidad de pago. 4. Capacitación constante en normatividad relacionada con el manejo de nómina y OPS.
Los supervisores de los contratos realizan auditoria previa al pago y es emiten concepto para el pago la encargada de liquidación de nomina y esta se encuentra sistematizada.
Permitir y / o tolerar el incumplimiento en la aplicación de los Manuales de Procesos y Procedimientos y los Manuales de Funciones y Competencias laborales.
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Sanciones por parte de los organismos de control y/o enfrentar procesos jurídicos por incumplimiento de normas
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Realizar auditorías a la adherencia a los manuales de Funciones, de procesos y procedimientos.
Se realiza evaluación a los funcionarios en carrera administrativa.
1. Falta de formación en valores. 2. Necesidad de recursos financieros personales.
3. Amiguismo. 4. Alta influencia del sector político
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Acceder a cohecho: Soborno (indebido manejo de recursos): Cuando el funcionario público accede a pretensiones de externos para realizar pagos sin el lleno de los requisitos legales.
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Fomentar el código de integridad y afianzar el respeto de lo público por parte de los servidores de la entidad. 2. Desestimular las prácticas de cobros indebidos por la prestación del servicio a través del reconocimiento al trabajador los derechos laborales oportunamente. 3. Afianzar a través de talento humano la vinculación teniendo en cuenta el perfil y la idoneidad para el cargo o las actividades a desarrollar acorde con los procesos de apoyo y misionales de la entidad.
La hoja de vida es revisada
por parte del área de
talento humano y supervisor de contratos.
1. Aprovechamiento de poder 2. Situación económica
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Soborno: Generar trabas en los trámites financieros abusando
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Seguimiento por parte del líder de procesos para el Cumplimiento de los tiempos del proceso de orden de pago.
Los supervisores emiten el concepto para pago una vez el contratista cumple con el lleno de requisito exigido para el pago.
3. Falta de conocimiento en los procesos del área
de la posición a cambio beneficio propio.
de 2. Capacitación constante de funcionarios implicados en el manejo de recursos de la entidad en temas de transparencia moralidad pública.
3. Fortalecer y hacer cumplir el sistema control disciplinario en la empresa.
os en el carencia
y
p
qr
1. Amiguismo
Manipulación Información privilegiada.
Indebida estratégica
de y
Evitar riesgo
1. Fomentar la implementación de la política del manejo de
2. Falta de controles en el manejo de la Información del archivo institucional. La encargada del área de Gestión documental recibió capacitación sobre Gestión de Archivo. El archivo institucional lo maneja un solo funcionarios público.
Información. 3. Personal
con bajo
compromiso
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Posible
Preventivo el
2. Implementar mecanismos de control para el manejo de la Información Institucional.
Institucional. 3. Procesos definidos para responsables de información Considerada como de carácter confidencial en la institución.
Funcionarios públicos solicitando o
recibiendo dineros para realizar, agilizar trámites misionales tales como asignar una cita, realizar una visita sanitaria, aplicar
23 Cobro tramite
por realización de Posible Preventivo
Evitar riesgo
el Actualización de trámites en el SUIT. La ESE ha inscrito ocho trámites ante el SUIT se han actualizado dos Historia Clínica y Asignación de Citas
vacunas gratuitas.
Desaparición, alteración de la historia clínica
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Delitos contra la Fe publica - Falsedad en documento público.
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Establecer mecanismo de seguridad para el acceso de la historia clínica sistemática.
La historia clínica está sistematizada y hay control por medio de clave para quienes la manejan
Respuestas superficiales y sin soluciones de Hacer una capacitación enfocada a los líderes de Procesos
fondo al atender las quejas, reclamos o sugerencias.
25 Prevaricato por omisión Posible Preventivo
Evitar riesgo
el sobre las actualizaciones y novedades del Código Contencioso Administrativo en lo relacionado a las PQR.
Se ha desarrollado la política de atención al ciudadano en cuanto
a PQRS y se implementó en la
pagina web el ítem para PQRS.
El código de integridad fue adoptado y socializado.
Que funcionarios del hospital soliciten dinero o prebendas con el fin de autorizar pagos a proveedores o agilizar trámites
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Cobro tramite
por
realización
de
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Actualizar y socializar código de Integridad personal.
con todo el
1. Mantener inventarios de activos fijos actualizados.
Incluir en el lista de chequeo de contratación las herramientas de trabajo y hacer seguimiento al mismo. Se tienen suscritas pólizas para los servidores públicos desarrollan actividades áreas misional.
Que los funcionarios sustraigan equipos u otros bienes del hospital.
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Peculado por omisión
apropiación u Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el 2. Entregar los bienes mediante acta de entrega al personal encargado de la custodia del bien. 3. Garantizar los procesos de las entradas y salidas del almacén
a través de auditoría.
Omitir, negar, retardar, falsear o entrabar la
Evitar riesgo
1. Publicar a través de la página web y medios audiovisuales la información de los usuarios que requieren los servicios de salud. 2. Realizar charlas a los usuarios acerca de portafolio de servicios y como acceder a solicitud de servicios en la ESE.
Se ha publicado en la página web institucional la información para que los usuarios accedan a los servicios
orientación o suministro de información a
los usuarios que requieren los servicios del Hospital a cambio de dadivas, prebendas,
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Cohecho (Manipulación indebida de información)
Posible
Preventivo
el
regalos, favores o cualquier otra clase de beneficios.
El funcionario público o autoridad que influyere en otro funcionario público o autoridad prevaliéndose del ejercicio de las facultades de su cargo o de cualquier otra situación derivada de su relación personal o jerárquica con éste o con otro funcionario o autoridad para conseguir una resolución que le pueda generar directa o indirectamente un beneficio económico para sí o para un tercero.
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Trafico de influencias
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Capacitar a los funcionarios acerca del código de integridad en el servidor Público con el fin de fortalecer la ética de los funcionarios y contratistas.
Se construyó se adopto y socializo el código de integridad.
Falta de publicidad acerca del estado de los tramites al interior de la entidad, que sea de fácil consulta para el usuario
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Falta de Información sobre el estado del proceso del trámite al interior de la entidad
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Definición de trámites institucionales. 2. Actualización de trámites en SUIT. 3. Garantizar la publicación en la página Web con fácil acceso a la ciudadanía los planes, programas y proyectos con los respectivos informes periódicos de ejecución. 4. Estimular la participación y atención al ciudadano en la página web de la entidad para que sea utilizado el espacio de quejas y reclamos, para la denuncia de actos de corrupción de funcionarios de la entidad si los hubiere. 5. Establecer mecanismos de seguimiento a trámites.
La Institución tiene inscritos ocho trámites ante el SUIT, están publicados en la página web,
Inadecuado manejo e inobservancia de las normas de archivo definidas por el gobierno nacional, que permiten la posible adulteración de documentos de carácter público y privado y el deterioro del archivo institucional.
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Deficiencias en el manejo documental y de archivo
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Aplicación de la Ley General de Archivos. 2. Aplicación estricta del proceso de gestión documental. 3. Adecuación de infraestructura adecuada para el manejo del archivo institucional. 4. Actualización del proceso para el manejo del archivo institucional.
Se cuenta con espacio dentro de la institución para el archivo de gestión de la ESE, cuenta con recurso humano encargado y capacitado para este proceso.
Centralización de la información de los procesos institucionales en las personas encargadas de los mismos
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Concentración de información de determinadas actividades o procesos en una persona.
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Revisión de la actualización de los procesos y procedimiento de la entidad. 2. Revisión y actualización del manual de funciones y competencias laborales.
Está en proceso el ajuste al manual de procesos y procedimientos, el manual de funciones y competencias laborales se hará acorde al rediseño institucional.
1. Amiguismo
2. La Naturaleza de entidad pública 3. Alta influencia del sector político en la institución. 4. Desconocimiento de los procesos internos de la institución
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Tráfico de influencias: Aprovechamiento de la situación jerárquica dentro de la institución para generar algún beneficio económico o personal.
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Aplicación del Comité Interno Disciplinarios para determinar en los funcionarios si se comenten faltas disciplinarias contra la administración pública o de otra índole respectándole al servidor la aplicación del debido proceso. 2. Capacitar a los funcionarios del hospital en temas relacionados con moralidad pública y transparencia.
3. Difundir el Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano y el mapa de riesgo para poder evitar el riesgo de delitos contra la administración pública.
El plan anticorrupción y atención al ciudadano y mapa de riesgo de corrupción fue elaborado socializado y se encuetra publicado en la pagina web. Se elaboró el mapa de riesgo de corrupción se encuentra publicado pagina web y se realiza seguimiento al mismo.
EVA
LUA
CIO
N Y
CO
NTR
OL
1. Amiguismo
2. Falta de Honestidad 3. Falta de Ética
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Utilización de Información Privilegiada: Realizar uso indebido de la información aprovechando la ocasión de sus funciones con el fin de recibir un beneficio personal.
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Manejo de información privilegiada por parte del personal de confianza. 2. Establecer controles con el fin de evitar la fuga de información privilegiada. 3. Fortalecer los mecanismos de sanción para el personal que entregue información privilegiada del Hospital. 4. Jornadas de talleres por parte de la Asesoría Jurídica con el fin de sensibilizar al funcionario en el cumplimiento de sus labores con total discreción (valores y comportamientos éticos). 5, Divulgar a través de la página Web de la institución el Plan anticorrupción y de atención al ciudadano, para que sea Conocido y comprendido por todos los funcionarios del Hospital y la comunidad en general.
La información que se requiere para dar respuesta a una petición es manejada por el encargado del archivo su esta en custodia de esta oficina y se pasa a oficina jurídica. El plan anticorrupción fue publicado en la página web y se hace seguimiento al mismo.
Dilatación de los procesos con el propósito de obtener vencimiento de términos o la prescripción del mismo, favoreciendo a un empleado a cambio de dadivas.
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Decisiones ajustadas intereses particulares.
a
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Establecer cuadro de mando de control para la radicación, seguimiento y vencimiento de las peticiones, quejas, reclamos y procesos judiciales.
2. Seguimiento por control interno para la trazabilidad y medición de la atención oportuna dentro de los términos establecidos.
Se realiza seguimiento a las peticiones, quejas, reclamos y procesos judiciales y se dan contestas a lo indicado en la norma según corresponda.
.
Recibir dinero, u objetos o cualquier tipo de dadiva a cambio de realizar fallos amañados que favorezcan a terceros o en su defecto para no adelantar las acciones disciplinarias necesaria.
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Soborno
Posible
Preventivo
Evitar riesgo
el
1. Fortalecer la segunda instancia en los fallos emitidos por control interno disciplinarios.
Los procesos jurídicos cuando se llevan a segunda instancia son presentados al comité de defensa jurídica.
YOLANDA ACOSTA FERNANDEZ
Profesional Especializada con Funciones de Control Interno