secretarias y asistentes administrativos, excepto legales, médicos y ejecutivos

Perfil Ocupacional

43-6014.00 Secretarias y Asistentes Administrativos, Excepto Legales, Médicos y Ejecutivos

Resumen de la Ocupación

Desempeñan funciones de oficina y tareas administrativas de rutina tales como redactar correspondencia, programar citas, organizar y mantener archivos escritos y electrónicos o suministrar información a las personas que llamen por teléfono.

Ejemplos de títulos de puestos: Secretaria, Secretaria de Escuela, Secretaria de Oficina, Secretaria Personal, Auxiliar Administrativo, Secretaria Administrativa, Ayudante de Oficina, mecanógrafo, Gerente de Oficina, Técnico Administrativo, Departamento de Secretaría, Servicios de Administración, Auxiliar de Apoyo Administrativo.

Fuente: Manual de Clasificación de Ocupaciones Uniforme 2010, U.S. Department of Labor Occupational Information Network (O*NET)

Link:http://www.bls.gov/soc/soc_2010_Spanish_Version.pdf, http://www.onetonline.org/link/summary/43-6014.00

Datos Importantes

• Esta ocupación de secretarias y asistentes administrativos son parte de la fuerza trabajadora de empleo verde en Puerto Rico.

• La cantidad de empleos se proyecta que disminuirá, debido al poco crecimiento de esta industria en Puerto Rico.

• Para ocupar este puesto el nivel académico exigido, varía de acuerdo el patrono. Este puesto esta siendo ocupado por personas con grado académico de diploma de escuela superior, cursos universitarios sin culminar el grado y con grado Bachillerato.

• Este puesto es uno de las diez ocupaciones con mayor número de reclutados para personas con grado de bachillerato o más en el 2009 al igual que con grado menor al bachillerato según la encuesta de Destrezas y Ocupaciones en Mayor Demanda 2009.

Tareas y actividades importantes del trabajo

Las tareas generales más importantes de este puesto son: Trabajar en oficinas administrativas

Tareas Esenciales

• Operar equipos de oficina tales como: fax, copiadoras, teléfono y utilizan computadoras para realizar documentos en hojas de cálculo “Microsoft Excel”, procesador de textos “Microsoft Word”, manejo de las bases de datos y otras aplicaciones.

• Responder teléfonos y dar información a los que llaman, tomar mensajes o transferir llamadas a las personas apropiadas.

• Recibir o saludar a los visitantes y personas que llaman, manejar sus preguntas y dirigirlos a las personas apropiadas de acuerdo a sus necesidades.

• Mantener en sistemas electrónicos y en papel los registros, correspondencia y otro material.

• Localizar y adjuntar los archivos correspondientes a la correspondencia recibida que requieren respuestas.

Suplementarias

• Proveer servicios a los clientes, tales como información de los pedidos realizados e información de cuenta.

• Recoger y desembolsar los fondos de las cuentas de efectivo y mantener registros de los cobros y los desembolsos.

• Preparar enviar los cheques. • Establecer procedimientos y horarios de trabajo y realizar un seguimiento del trabajo

diario del personal de oficina. • Coordinar conferencias y reuniones.

Actividades del trabajo generales

• Interactuar con computadoras- Utilizan computadoras y sistemas de computadoras para programar, configurar funciones, entrar datos o procesar información.

• Comunicación con los supervisores, compañeros y subordinados- Proveer información a los supervisores, compañeros y subordinados por teléfono, escrito, correo electrónico o en persona.

• Desempeño de actividades administrativas- Realizar día a día las tareas administrativas, tales como el mantenimiento de los archivos de información y el procesamiento de papeleo.

• Obtener información - Observar, recibir y obtener información de todas las fuentes pertinentes.

• Documentación y registro de la información - Introducir, transcribir, grabar, almacenar o mantener la información en forma escrita o electrónica.

Actividades de trabajo detalladas:

• Responder las llamadas • Tomar dictados • Preparar minutas de las reuniones • Tomar mensajes • Mantener los registros y reportes • Organizar teleconferencias • Ayudar a los negocios o la investigación administrativa • Recopilar datos de informes financieros • Elaborar el itinerario de las reuniones previstas o actividades • Desarrollar itinerario de viaje • Desembolso de cheques para satisfacer las cuentas por pagar

Fuente: U.S. Department of Labor Occupational Information Network (O* NET), Career OneStop

Link:http://www.onetonline.org/link/summary/43-6014.00, http://www.careerinfonet.org/occ_rep.asp?optstatus=011000000&soccode=436014&id=1&nodeid=2&stfips=72&search=Go

Conocimientos, destrezas y habilidades que se deben poseer

Conocimientos

Los conocimientos más importantes para las Secretarias y Asistentes Administrativos son:

• Oficinista- Conocimiento de los procedimientos administrativos, de oficina y sistemas, tales como procesamiento de textos, administración de archivos y registros, taquigrafía

(Arte de escribir tan deprisa como se habla, por medio de ciertos signos y abreviaturas) y transcripción, terminología, diseñando formas y otros procedimientos de oficina.

• Servicio al Cliente- Conocimiento de los principios y procesos para proporcionar al cliente servicios personales. Esto incluye las normas de calidad de los servicios y la evaluación de las necesidades y satisfacción del cliente.

• Idioma Inglés - Conocimiento de la estructura y el contenido del idioma Inglés, incluyendo el significado y la ortografía de las palabras, reglas de composición y gramática.

• Computadoras y Electrónica- Conocimientos de los tableros de circuitos, procesadores, chips, equipos electrónicos y computadoras, incluyendo aplicaciones y programación.

• Administración y Gerencia- Conocimiento de los principios de negocio y manejo de la planificación estratégica, asignación de recursos, recursos humanos, técnicas de liderazgo, métodos de producción y la coordinación de personas y recursos.

Destrezas

Las destrezas más importantes para las Secretarias, y Asistentes Administrativos son:

• Hablar- Hablar con otros y transmitir información efectivamente. • Escuchar Atentamente - Atención plena a lo que otras personas están diciendo, tomarse

el tiempo para entender los puntos que se están mencionando, realizar preguntas apropiadas en el momento indicado y no interrumpir en momentos inapropiados.

• Administración del Tiempo- Manejar el tiempo eficientemente. • Orientación al Servicio - Buscar activamente formas para ayudar a la gente. • Escritura - Comunicarse efectivamente por escrito y de acuerdo a las necesidades de la

audiencia.

Habilidades

Las habilidades más importantes para las Secretarias, y Asistentes Administrativos son:

• Comprensión Oral - La habilidad de escuchar y entender información e ideas que se presentan a través de palabras y oraciones.

• Expresión Oral - Comunicar información e ideas al hablar de forma que otros entiendan. • Comprensión escrita - La habilidad de leer y entender la información e ideas

presentadas por escrito. • Claridad de voz-La habilidad de hablar con claridad para que otros puedan entender. • Reconocimiento de voz- La capacidad de identificar y comprender lo que habla otra

persona.



Herramientas y tecnología utilizadas en este trabajo

Herramientas

• Computadoras • Máquinas de fax • Teléfonos • Fotocopiadoras • Scanner

Tecnología

• Programa de contabilidad– “IBM Maximo Asset Management” • Programa de calendario y programación– Programa de programación de citas • Base de datos y programas de consulta– “Database software”; “FileMaker Pro software”,

“Microsoft Access” • Programa de presentación, hoja de cálculo y procesamiento de palabras- “Microsoft

PowerPoint”, “Microsoft Excel”, “Microsoft Word” • Programa de correo electrónico- correo electrónico, “Microsoft Outlook”



Educación, adiestramiento y otros requisitos

Educación y adiestramiento

La educación o adiestramiento necesario para este trabajo se presenta a continuación

Nivel de educación o adiestramiento más común: Adiestramiento de trabajo a mediano plazo

El trabajo se aprende mediante adiestramiento en el lugar de trabajo. Sin embargo, conocimiento que posea el aspirante al puesto puede ser tomado en cuenta al momento de seleccionar a un candidato. La mayoría de las personas que ocupan este puesto en Puerto Rico poseen como grado académico máximo diploma de escuela superior o algunos cursos universitarios tomados sin grado académico universitario culminado. Sin embargo, existe un incremento de la cantidad de personas reclutadas con grado académico de Bachillerato de una institución educativa acreditada. Para este puesto existen programas de instrucción relacionados a este puesto tales como:

• Asistente Administrativo • Ciencias Secretariales • Secretaria Ejecutiva o Asistente Ejecutivo

Experiencia La cantidad y tipo de experiencia para este trabajo varía de compañía en compañía. Certificaciones No se requieren certificaciones para este puesto.



Intereses, Contexto, Estilos y Valores del Trabajo

Intereses

• Convencional - Las profesiones convencionales por lo regular involucran el seguir procedimientos fijos y de rutina. Estas profesiones pueden incluir trabajar con datos y detalles más que con ideas. Por lo general, hay una línea clara de autoridad a seguir.

• Emprendedora- Las profesiones emprendedoras por lo regular involucran el iniciar y llevar a cabo proyectos. Estas profesiones pueden involucrar liderazgo y tomar muchas decisiones. A veces requieren tomar riesgos y a menudo tratan con negocios.

• Social- Las profesiones sociales por lo regular incluyen trabajar, comunicar y enseñar a otros. Estas profesiones incluyen a menudo, ayudar o proporcionar servicio a los demás.

Contexto del Trabajo

• Teléfono- ¿Con qué frecuencia se tienen conversaciones telefónicas en este trabajo? • Discusión Cara a Cara- ¿Con qué frecuencia hay que tener discusión cara a cara con

personas o equipos en este trabajo? • Contacto con otras personas - ¿Cuánto este trabajo requiere que el trabajador esté en

contacto con otras personas (cara a cara, por teléfono, o de otra manera) con el fin de llevar a cabo el trabajo?

• El trabajo estructurado versus trabajo no estructurado- ¿Hasta qué punto este trabajo es estructurado para el trabajador, en lugar de permitir que el trabajador determine las tareas, prioridades y metas?

• La importancia de ser exacto o preciso- ¿Qué tan importante es ser muy exacto o tener alta precisión al realizar de este trabajo?

Estilos para trabajo

• Atención a los detalles - El trabajo requiere tener cuidado con los detalles al realizar las tareas del trabajo.

• Confiabilidad - El trabajo requiere ser confiable, responsable, seguro y cumplir con las obligaciones.

• Cooperación - El trabajo requiere ser agradable con los demás, mostrando un buen carácter y actitud de cooperación.

• Integridad - El trabajo requiere ser honesto y ético. • Auto Control- El trabajo requiere mantener la calma, las emociones bajo control y evitar

comportamientos agresivos en situaciones difíciles.

Valores del Trabajo

• Apoyo - Las ocupaciones que cumplen con este valor ofrecen apoyo en el manejo del trabajo de los empleados.

• Relaciones Interpersonales - Las ocupaciones que satisfacen este valor de trabajo permiten a los empleados dar servicio a los demás y trabajar con sus compañeros en un ambiente no competitivo y amistoso.

• Condiciones de Trabajo- Las ocupaciones que cumplen con este valor, ofrecen seguridad laboral y buenas condiciones de trabajo

• Logro- Las ocupaciones que satisfacen este valor son orientados a permitir a los empleados a utilizar sus habilidades mas fuertes, proveyéndoles una sensación de logro.

• Independencia - Las ocupaciones que cumplen con este valor de trabajo permiten a los empleados a trabajar por su cuenta y tomar decisiones.

Fuente: U.S. Department of Labor Occupational Information Network (O* NET) Link:http://www.onetonline.org/link/summary/43-6014.00

Salarios y beneficios

Salarios

La mediana de salarios en Mayo 2010 para las Secretarias y Asistentes Administrativos era $18,340 anualmente o $ 8.82 por hora. La mediana es el punto medio entre los que ganan más y los que ganan menos.

Área: Puerto Rico Periodo: Mayo 2010

Percentilos 10% 25% 50%(Mediana) 75% 90%

Salario por Hora $7.51 $7.84 $8.82 $10.97 $14.30

Salario Anual $15,620 $16,310 $18,340 $22,810 $29,740

Fuente: U.S. Departament Labor- U.S. Bureau Labor Statistic Occupational

Link: http://www.bls.gov/data/

Beneficios

Algunos patronos proveen beneficios adicionales a los trabajadores de lo requerido por ley como por ejemplo, otorgar más días de vacaciones o enfermedad a los trabajadores que los requeridos por la Ley de Salario Mínimo, Vacaciones y Licencia por Enfermedad de Puerto Rico Ley Núm. 180 de 27 de julio de 1998. Además, pueden ofrecer cubiertas especiales a sus trabajadores, tales como aportación a un plan médico familiar y un sistema de retiro.

Perspectiva del trabajo en Puerto Rico

Proyecciones de Empleo

En Puerto Rico el número estimado de empleados disminuye en la proyección del 2008 al 2018 en un .55% ó 355 empleos menos.

Área Geográfica (Año Estimado- Año Proyectado)

Empleo Cambios en

empleos

Cambio en Porciento Empleos

DisponiblesAnuales 2008 2018 %

Puerto Rico (2008-2018) 26,363 26,219 -144 -0.55 355

Oferta de Empleos Disponibles (job Openings)

En Puerto Rico el promedio anual de nuevos puestos en un año para esta ocupación es 355 empleos, debido a las sustituciones netas estimadas por un año. A continuación la tabla con el estimado de puestos de Secretarias y Asistentes Administrativos.

Área Geográfica (Año Estimado- Año Proyectado)

Puestos debido al crecimiento

Puestos debido al reemplazo

Total de empleos

disponibles al año

Puerto Rico (2008-2018)

0 355 355

Fuente: Puerto Rico Proyecciones por Industria y Ocupación a Largo Plazo 2008-2018 preparado por el Negociado de Estadísticas del Departamento del Trabajo de Puerto Rico. Link: http://www.dtrh.gobierno.pr/pdf/pplp_08-18.pdf

Perfiles relacionados con la ocupación

Las ocupaciones con requisitos de formación similar:

• Oficinistas de Facturación y Registro de Facturas • Cajeros de Instituciones Financieras • Oficinistas municipales • Entrevistadores y Empleados de Préstamos Financieros • Recepcionistas y oficinistas de Información • Secretarios legales • Procesadores de textos y Dactilografía(Mecanografía) • Oficinistas de Procesamiento de reclamaciones de Pólizas de Seguro • Empleados de Oficina, Tareas Generales

Fuente: U.S. Department of Labor Occupational Information Network (O* NET), Manual de Clasificación Ocupacional Uniforme 2010 (SOC) Link: http://www.onetonline.org/link/summary/43-6014.00, http://www.bls.gov/soc/soc_2010_Spanish_Version.pdf

Encontrando un posible patrono

Para localizar un posible patrono en Puerto Rico, vaya al “Employer Locator” de la página de “Career One Stop” y siga los siguientes pasos:

• Paso 1: Página Principal Career One Stop http://www.careeronestop.org/ • Paso 2: Escribir en el encasillado de “Site Search” la palabra “Employer Locator” y dar

un “click”en la palabra GO • Paso 3: Dar un “click” en la opción “Employer Locator” (“Career Tools”) • Paso 4: En el “Employer Locator” se selecciona el sector industrial y luego se da “click”

en la opción “Next” • Paso 5: Seleccionar el estado y luego se da “click” en la opción “Next” • Paso 6: Seleccionar el subsector y luego se da “click” en la opción “Next” • Paso 7: Seleccionar la región y luego se da “click” en la opción “Next” • Paso 8: Seleccionar la ciudad y luego se da “click” en la opción “Next” • Paso 9: Seleccionar el grupo de industria y luego se da “click” en la opción “Next” • Paso 10: Seleccionar el patrono • Paso 11: Se presentan los detalles del patrono seleccionado

Fuente: Career One Stop

Link: http://www.careerinfonet.org

Codificación del Puesto

• 43-6014 Código en “Standard Occupation Classification” por sus siglas en ingles SOC • 43-6014.00 Código en O*net

secretarias y asistentes administrativos, excepto legales, médicos y ejecutivos

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