GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA

Secretaría de Participación Ciudadana y Desarrollo Social

Departamento de Antioquia

I Encuentro Internacional: “Participación Ciudadana; el camino hacia la paz

Experiencias Locales de Participación

CONCURSO INICIATIVAS COMUNTARIAS

Innovación Social para el Desarrollo Sostenible

GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA

Iniciativas Comunitarias Exitosas

Puente La Rochela Municipio de Betania (LaRochela-Suroeste.mp4)

Motorrutas Municipio de Peque (IniciativaPeque.mp4)

En la actualidad la

Asamblea Departamental

debate el proyecto de

Ordenanza 19, por el cual

se adopta la Política

Pública para la

participación social y

comunal integral en el

Concurso de Iniciativas en

el Departamento de

Antioquia

SISTEMA UNIFICADO DE REGISTRO DE ORGANISMOS COMUNALES

SURCO

Sistema Unificado de Registro de

Organismos Comunales

SUROC

SURCO

MARCO LEGAL

LEY 743 DE 2002 Decreto 2350 de 2003.

Articulo 25. Son funciones de las entidades de inspección, control y vigilancia, las siguientes:

2. Realizar el registro sistematizado de los organismos de acción comunal sobre los que ejerza inspección, control y vigilancia, de conformidad con lo establecido en los artículos 63 y 64 de la ley 743 de 2002.

Organismos, Dignatarios/as, Afiliados/as

100% de organismos comunales:5.740 organismos comunales de 118 municipios del Departamento a julio 28 de 2015, en los cuales se tiene competencia de Vigilancia, Inspección y Control. 5489 Juntas de Acción Comunal, 138 juntas de vivienda comunitaria, 113 Asocomunales).

100% de dignatarios/as. 70.000 aproximadamente.

100% de afiliados/as a las juntas de acción comunal y juntas de vivienda comunitaria. (500.000 aproximadamente)

Problema / oportunidad

• El registro que se llevaba en ese momento era una aplicación en Access creada por un servidor público que consideraba era de su propiedad; estaba localizado en un PC local; con una sola persona que podría interactuar con el mismo; y no tenía ninguna validación.

• El archivo físico era muy voluminoso y demandaba su digitalización para evitar su deterioro.

• La gestión de trámites era muy manual y demorada. Y muy costosa para los líderes sociales. Todo trámite debía realizarse en Medellín: oficinas de la Gobernación.

• El registro de libros reglamentarios era igualmente manual y centralizado. • El proceso de Inspección, vigilancia y control no tenía ningún sistema de

seguimiento.• El sistema de gestión documental no interactuaba con registros y trámites de

organismos comunales.

Razones Del Cambio

1. Necesidad de contribuir a cumplir los lineamientos nacionales deGobierno en Línea, haciendo uso de las TICs, digitalizando y virtualizandoal máximo los procesos y procedimientos de gestión.

2. Contribuir en la modernización comunal, dando ejemplo como entespúblicos. Mejora de Procesos.

3. El sistema actual no posee mecanismos de validación que garanticen laCalidad de los datos y cumplimiento de la norma.

4. Es necesario facilitar, aún más, el desarrollo de acciones desde el territorio(desconcentración y descentralización).

5. Cambio de pensamiento, una nueva lógica de la información pararesolver problemas

Reto / Solución

El registro se lleva ahora en una aplicación en Java, creada por una empresa especializada, contratada por la Gobernación y validado por la Dirección de Informática.

El aplicativo y la información alojada en servidores de la Gobernación y amparado por los protocoles de seguridad institucionales.

Puede interactuar via web, mediante múltiples usuarios.Establece validaciones de los datos.El archivo físico digitalizado es posible consultarlo via web. La gestión de trámites es menos manual, más ágil y menos costosa para los líderes

sociales, éstos se pueden realizar vía web.Registro de libros reglamentarios ahora puede realizarse vía web. Inspección, vigilancia y control tiene un módulo jurídico de seguimiento.El sistema de gestión documental, interactúa con el SURCO. Avance en implementar libro reglamentario de afiliados en forma digital.

Conjunto de aplicativos virtuales que permiten gestionar de manera integrada y

en línea - vía web 7 MÓDULOS que protegen el conocimiento:

1.El sistema de gestión documental.

2.Los expedientes digitales (archivo digital).

3.El registro de organismos comunales.

4.Gestión de trámites de organismos comunales.

5.Seguimiento y vigilancia mediante reportes y estadísticas.

6.El módulo jurídico para los procesos de IVC.

7.Registro de afiliados de organismos comunales (nuevo)

Futuro, •Estatutos

parametrizables•Gestión económica y

empresarial•Otros libros

reglamentarios.• Georeferenciación

Sistema Unificado de Registro

de Organismos Comunales SURCO

Sistema de Gestión

Documental -

Mercurio

Módulo Jurídico

Legal - IVC

Registro Comunal y

Gestión de Trámites

Expedientes digitales

– Archivo documental

- Aplicativos integrados

Registro de Afiliados

de organismos

comunales

Seguimiento

mediante Reportes y

estadísticas

Futuro:

Nuevos Módulos +

Georegerenciación

¿ Qué va a cambiar ?

1. El software de registro y gestión de trámites de los organismos comunales.

2. Las Plantillas resultado de la gestión de trámites: Resoluciones, Autos,Certificados, sellos de libros.

3. Los formatos de solicitud de trámites.

4. La forma de hacer cálculos y validaciones en la gestión de trámites de organismoscomunales.

5. La forma y calidad de reportes del sistema, estadísticas de información.

6. La forma de consultar archivos o expedientes de organismos comunales.

7. La forma de radicación de documentos que producimos.

8. La forma y calidad del seguimiento al cumplimiento de la normatividad comunal.

9. La forma interna de las organizaciones gestionar la información, como el manejode libros reglamentarios.

10. Cambia el libro de afiliados.

¿Cómo se logra?

Integralidad de las direcciones1.Dirección de Informática2.Dirección de Gestión Documental3.Dirección de Desarrollo Organizacional 4.Gerencia de Comunicaciones5.Gerencia de Atención a la Ciudadanía

Sinergia para la Implementación1. Gobernación2. Alcaldías3. Organismos Comunales4. Empresa Servisoft

Sinergia Institucional1.Secretaria de Participación Ciudadana y Desarrollo Social2.Secretaria General3.Secretaria de Talento Humano4.Secretaria de Planeación5.Ministerio del Interior

Acción Común

para llevar a los

comunales al

mundo digital, al

mundo de la

innovación

SURCO

Piloto

Qué se buscó?

Comprender las ventajas y retos del SURCO. Motivar a su equipo de trabajo y los líderes

comunales a asumir el reto. Acompañar el proceso de levantamiento de la

información en las diferentes comunidades. Aprender a aprovechar las ventajas del nuevo

sistema. Mantener actualizada la información. Aceptar ser presentado como ejemplo a nivel

departamental y nacional.

En los 10 municipios piloto seleccionados, iniciaremos laimplementación digital de los libros de afiliados y deinventarios; levantando la información junta por junta,afiliado por afiliado.

10 municipios Piloto en lasnueve subregiones deAntioquia. 538 Organismoscomunales. Yolombó Jardín Caramanta San Jerónimo San Pedro de los

Milagros Girardota Arboletes Puerto Nare Caucasia San Rafael.

Julio a OctubreOctubre a

Noviembre 2016

SURCO operando

Julio 1:

Posesión

dignatarios

Acciones:

• Socialización con Alcaldías y

Dignatarios Comunales de

municipios piloto.

• Entrenamiento para

presidentes y secretarios

comunales de municipios

piloto, para levantamiento de

información de los afiliados.

• Recolección y revisión de

información, de los afiliados.

Acciones:

• Registro de datos de

afiliados/as de Municipios

piloto, en el sistema.

• Socialización de

caracterizaciones de afiliados .

• Entrega de los formularios, a

cada organización.

Programación

Abril 24: Elecciones Comunales

• Capacitación preparatoria

elecciones comunales.

• Sensibilización en

SURCO para nuevos

servidores Municipales y

departamentales.

• Levantamiento y

actualizaciones de

registro de información

de afiliados/as.

Trámite de 5.000 autos de

reconocimiento

Conozcamos

Conozcamos

Conozcamos

Conozcamos

Conozcamos

Conozcamos

Conozcamos

Conozcamos

A manera de ejemplo:

Enero de 2012. Don Gustavo Higuita es presidente de la Junta de Acción Comunal vereda Peladero en Uramita. Para tramitar un certificado de existencia y representación legal, requería viajar a Medellín, solicitarlo y esperar a que la persona responsable se lo imprimiera. Esto en tiempos eran 4 días. Y en costos cerca de 200 mil pesos.

Julio de 2015. Dos Gustavo llama a un fijo y solicita el certificado. Se lo enviamos vía correo electrónico. No requiere viajar a Medellín. El día que baja al pueblo a mercar lo reclama en la alcaldía o como se ha modernizado lo baja del correo electrónico.

Noviembre de 2015. Don Gustavo entra a la web de la Gobernación y baja su certificado de inmediato.

Sistema Unificado de Registro de

Organismos Comunales

Gracias a cada uno de ustedes por el compromiso en la tareadiaria, por valorar lo que intentamos, por proponer, por exigir,por aceptar y atreverse a nuevos métodos.

Gracias por contribuir con el futuro de Antioquia.

Parques Educativos Antioquia la

más educada

La educación es el motor de la transformación en Antioquia, ylos Parques Educativos hacen de Antioquia la más educada