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Contenido

1. Objetivo..............................................................................................................2

2. Desarrollo..........................................................................................................2

2.1 Precondiciones...................................................................................................2

2.2 Ejecución Meta Bogotá te Nutre - Canastas Complementarias.........................2

2.3 Envío de correo................................................................................................12

3. Actores y compromisos...................................................................................14

4. Observaciones.................................................................................................14

5. Administración del documento.........................................................................14

6. Aprobación del documento..............................................................................15

PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

MANUAL PROCESAMIENTO Y REPORTE DE METAS PROYECTO DE INVERSIÓN 1098

BOGOTÁ TE NUTRE - CANASTAS COMPLEMENTARIAS

Código: MNL-PE-012

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Fecha: Memo I2019040862 - 20/09/2019

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1.O

bjetivo

Describir los pasos y herramientas técnicas para la extracción y procesamiento de información misional, ubicación de documentación generada y el envío de información referente al cálculo de metas del proyecto de inversión 1098 Bogotá te Nutre – Canastas complementarias

2. Desarrollo

En este documento se presentarán los pasos para realizar la ejecución habitual de los scripts y entrega de información al equipo de seguimiento a proyectos de inversión. Como parte de este proceso se inicia con las precondiciones para la correcta ejecución, seguido de los resultados, la ubicación de estos y el envío de la información a los responsables del reporte y análisis de las metas..2.1 Precondiciones

Se debe tener configuradas previamente las siguientes herramientas:

Se recomienda tener instaladas y configuradas las herramientas Pentaho Data Integration y Java SE Development Kit. Sí desea ver el proceso de instalación y configuración revise el manual “Instalación de herramientas de apoyo” del equipo de gestión y calidad de la información de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico ubicado en el servidor SRVDQM en la carpeta \REPOSITORIO\30-Instaladores o solicite dicho manual a uno de los ingenieros del equipo de gestión.

Para la ejecución de los scripts se deben contar permisos de lectura en el servidor SRVDQM para las carpetas de la ruta \\srvdqm\AnalisisDeInformacionBI\20-DesarrolloDeCodigo\10-CodigoOracle\METAS BOGOTA TE NUTRE.

Se deben tener conocimientos técnicos en las herramientas como SQL Developer o PL/SQL Developer, en lenguaje SQL y Microsoft Excel para atender eventualidades presentadas en cualquier resultado de ejecución.

2.2 Ejecución Meta Bogotá te Nutre - Canastas Complementarias

La ejecución de los scripts para la generación de información referente al cálculo de metas y/o indicadores se debe realizar dentro de los siete (7) primeros días calendario de cada mes y la información generada corresponde al corte del último día del mes anterior.

IMPORTANTE: Con la intención de mantener la estructura de los directorios con cada ejecución realizada, dentro de las rutas \\srvdqm\AnalisisDeInformacionBI\20-DesarrolloDeCodigo\10-CodigoOracle\METAS BOGOTA TE NUTRE (scripts y Excel trabajados) y \\srvdqm\SDES\1098-BogotaTeNutre\Metas (Informes entregados al analista) se recomienda generar una carpeta con la fecha de la ejecución de la meta (YYYY-MM) tomando como base el ultimo directorio




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modificado, para esto simplemente se puede seleccionar la carpeta, copiarla y pegarla dentro de la misma ruta.

Para el proceso de ejecución de canastas complementarias, se debe efectuar los siguientes pasos:

Paso 1: el analista efectúa el envío de un archivo Excel los primeros días del mes llamado REPORTE CANASTAS (MES) (AÑO) o METAS CANASTAS (MES) el cual debe ser descargado, dentro de la siguiente ruta: \\srvdqm\AnalisisDeInformacionBI\20-DesarrolloDeCodigo\10-CodigoOracle\METAS BOGOTA TE NUTRE\YYYY-MM, dentro de dicha carpeta existe un archivo con el mismo nombre, pero del mes anterior el cual debe ser eliminado.

Imagen 1. Archivo Reporte Canastas para el mes de junio 2019.

Paso 2: Se requiere del ajuste tanto del nombre de los archivos .sql como la fecha relacionada dentro de cada uno de los scripts existentes dentro del directorio, cambiando la fecha relacionada dentro del nombre, actualizando el mes de ejecución.

Estos scripts se encuentran enumerados debido a que poseen un orden de ejecución estricto. Dentro de este paso solo se ajustara la fecha.

Por ejemplo:




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a. Cambiar el nombre del archivo .sql:

Tabla 1. Reemplazo de nombres de archivos .sql.

Imagen 2. Scripts renombrados con la ejecución del mes de junio.

b. Actualizar la fecha dentro del script: Para esto, se deben abrir cada uno de los scripts y efectuar una búsqueda y reemplazo para los siguientes formatos:- DD/MM/YYYY (Primer y último día del mes)- MM/YYYY- NOMBRE MES

EJEMPLO: - 01/06/2019 Reemplazar por 01/07/2019- 30/06/2019 Reemplazar por 31/07/2019- 06/2019 Reemplazar por 07/2019- JUNIO Reemplazar por JULIO

El mes que se debe actualizar corresponde al del corte de ejecución de información.




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aso 3: el formato entregado no corresponde con la misma estructura existente dentro de la base de datos, por lo que es necesario adaptarlo a un nuevo archivo Excel que contiene la estructura requerida este archivo es llamado MES_2019_FORMATO, en donde el MES corresponde al mes de ejecución de la meta, es importante tener en cuenta que debe renombrarse el archivo con el mes actualizado.

Imagen 3. Formato con la estructura de la base de datos para el mes de Junio.

Paso 4: una vez efectuada las actualizaciones en los nombres de los archivos y las fechas de los scripts, se procede con la ejecución del script “1. create table temporal. canastas_YYYYMM” el cual creará la tabla CANASTAS_YYYYMM (donde YYYYMM corresponde al año y mes de corte de información, teniendo en cuenta la actualización relacionada en el punto 2) dentro del esquema TEMPORAL.




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Imagen 4. Script de creación de tabla TEMPORAL.CANASTAS_201906.

Paso 5: una vez creada la tabla dentro de la base de datos se procede con el ajuste de la información del archivo “REPORTE CANASTAS (MES) (AÑO)” o “METAS CANASTAS (MES)” adaptándola a la estructura del archivo MES_AÑO_FORMATO. Previamente se debe validar que dentro del archivo que entregó el analista no se encuentre con filtros o celdas sin información.

Paso 6: para el ajuste de la información mencionada se toma la información existente desde la columna LOCALIDAD hasta la columna CODMODALIDAD (sin tener en cuenta la fila de encabezado) del archivo “REPORTE CANASTAS (MES) (AÑO)” o “METAS CANASTAS (MES)” y se pega dentro del archivo “MES_AÑO_FORMATO” a partir de la columna CODLOCALIDAD hasta la columna CODMODALIDAD (no reemplazar la fila de encabezado y previamente haber eliminado la información existente en dicho archivo a excepción de la fila IDREGISTRO, el resto de columnas no deben contener datos).

Se debe garantizar que la información quede bien ubicada en cada columna respectiva teniendo como guía que la columna TAMAÑO corresponde a la columna TIPO DE CANASTA y adicionalmente que después de efectuar el reemplazo de la información solo deben quedar sin datos la columna NUMCONTRATO.

Paso 7: una vez que la información haya sido reemplazada, queda pendiente por completar la columna NUMCONTRATO (“MES_AÑO_FORMATO”), esta información se debe traer de la columna NUMCONTRATO del archivo “REPORTE CANASTAS (MES) (AÑO)” o “METAS CANASTAS (MES)”. La información debe contener el mismo número de filas que las que se copiaron en el paso 8. En caso dado de sobrar filas, se deben eliminar y se debe validar que no existan celdas sin información dentro del archivo “MES_AÑO_FORMATO” ya que en caso de que existan celdas sin información el proceso fallará, si de lo contrario el campo IDREGISTRO se encuentre incompleto, este debe llenarse para las filas faltantes. Guardar.




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Imagen 5. Información del archivo Reporte_canastas_junio_2019 (pasos 6 y 7).

Imagen 6. Información del archivo JUNIO_2019_FORMATO (pasos 6 y 7).

Paso 8: se debe copiar la información con la estructura trabajada en los pasos anteriores (archivo “MES_AÑO_FORMATO”) y se debe pegar dentro de la tabla TEMPORAL.CANASTAS_YYYYMM con el fin de cargar estos registros dentro de la base de datos, dependiendo de la herramienta usada para la ejecución de scripts puede variar el método de la inserción de la información, lo importante es que la información se inserte de forma correcta, sin vacíos y con la totalidad de filas completas.




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En caso dado de desconocer un método para insertar la información, se recomienda indagar a alguno de los funcionarios del área para explicar dicho proceso dependiendo de la herramienta a usar.

Imagen 7. Ejemplo de tabla TEMPORAL.CANASTAS_201906.

Paso 9: una vez que la información se encuentre debidamente almacenada dentro de la tabla TEMPORAL.CANASTAS_YYYYMM, se procede con la ejecución del script “2. insert into comedores. canastas_YYYYMM”. Previamente se debió haber efectuado el reemplazo de las fechas y nombres de mes indicadas dentro del script por el mes de corte de información a ejecutar (ver paso 5 del presente manual).

El script contiene en su interior varios querys que efectúan diversos procesos listados en su orden sobre la tabla CANASTAS@SIRBE_MISION del esquema COMEDORES.

- Indica cuantos registros posee la tabla.- Indica cuantos registros se van a insertar a la tabla.- Query que efectúa la inserción a la tabla.- Verifica la cantidad de canastas cargadas - Verifica si existen canastas con IDNUCLEO nulo

Para identificar que el script se ha ejecutado de forma correcta y no genera anomalías para revisión se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:




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- La cantidad de registros de la tabla COMEDORES.CANASTAS@SIRBE_MISION debe ser igual a la cantidad existente dentro de la tabla TEMPORAL.CANASTAS_YYYYMM (ver pasos 8, 9 y 10)

- No deben existir canastas con IDNUCLEO null o vacío- No deben existir canastas con comedores nulos o vacíos.

Tras la ejecución del script y validar que no existen anomalías en los resultados, se da COMMIT al proceso.

Imagen 8 – Esquema del script “2. insert into comedores. canastas_201906”.

Paso 10: se procede con la ejecución del script “3. consulta revisión cargue canastas_201906”, al igual que en el paso anterior, este script contiene varios querys que realizan diversos procesos, los cuales se listan a continuación:

a. Se muestra la información que se encuentra dentro del consolidado. Esta consulta se hace sobre la tabla COMEDORES.CANASTAS@SIRBE_MISION (Ver paso 11), SIRBEXXI.TBUNIOPERATIVA@SIRBE_MISION y SIRBEXXI.TBMODALIDAD@SIRBE_MISION.

b. Se efectúa la inserción de la información de canastas por persona dentro de la tabla METAS.CANASTAS_PERSONAS y para este caso pueden aparecer muchos más registros que los validados en el paso anterior.

c. Se consulta la información insertada en la tabla del paso anterior.d. Se cuenta la totalidad de registros de la tabla METAS.CANASTAS_PERSONAS.

Una vez que toda la información este validada se procede a dar COMMIT para confirmar los datos contenidos dentro de la tabla METAS.CANASTAS_PERSONAS.




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mailto:SIRBEXXI.TBMODALIDAD@SIRBE_MISION

mailto:SIRBEXXI.TBUNIOPERATIVA@SIRBE_MISION

mailto:COMEDORES.CANASTAS@SIRBE_MISION

Imagen 9. Script “3. Consulta revisión cargue canastas_201906” (punto a).

Imagen 10. Script “3. Consulta revisión cargue canastas_201906” (punto b).

Imagen 11. Script “3. Consulta revisión cargue canastas_201906” (punto c y d).

Es importante que tras cada ejecución se valide que cada proceso se haya efectuado de forma correcta, para esto se revisan los resultados de cada script. Dentro de cada query existe un comentario que indica que proceso realiza. De encontrarse anomalías, favor comunicarlas al equipo.




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aso 11: se abre el archivo “Resultado Cargue Canastas (NOMBRE MES) (AÑO)” y se procede a limpiar toda la información contenida dentro. Se toman los resultados generados dentro de la consulta “3. Consulta revisión cargue canastas_201906” punto c (ver imagen 10) y teniendo en cuenta los encabezados, se copian y pegan dentro del archivo de Resultado Cargue Canastas. Seguidamente se debe validar que el total de filas sea el mismo que el generado dentro del conteo del script #3 (punto d).

Imagen 12. Correspondencia entre los resultados de los Querys y el archivo Excel “Resultado Cargue Canastas (NOMBRE MES) (AÑO)”.

Paso 12: subir el directorio CARGUE CANASTAS COMPLEMENTARIAS existente en la ruta: \\srvdqm\SDES\1098-BogotaTeNutre\Metas\YYYYY-MM dentro del repositorio OneDrive de gestión y calidad de la información en la en la ruta: METAS/GENERACION/1098-Bogota te nutre/<AÑO>/<MES>.

Imagen 13. Ubicación en OneDrive de los resultados de la meta.

Paso 13: La información generada se debe compartir sin permisos de edición con el analista correspondiente del proyecto al cual se le haya generado la información para el cálculo de metas y/o indicadores, para el caso del proyecto de Bogotá te nutre se debe compartir el archivo “Resultado Cargue Canastas (NOMBRE MES) (AÑO)” existente en la ruta: METAS/GENERACION/1098-Bogota te nutre/<AÑO>/<MES>/ CARGUE CANASTAS COMPLEMENTARIAS.




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Imagen 14. Generación del vínculo para compartir los resultados.

2.3 Envío de correo

Una vez generado el informe y almacenado dentro del repositorio de OneDrive, se procede a enviar un correo notificando al analista la generación del informe de canastas.

Se busca el correo inicial en donde se recibió el archivo REPORTE CANASTAS (MES) (AÑO) o METAS CANASTAS (MES) y se le da la opción “responder a todos” se adjunta el archivo “Resultado Cargue Canastas (NOMBRE MES) (AÑO)” y se le informa que el informe de canastas complementarias se encuentra disponible para la validación correspondiente.




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Imagen 15. Formato de correo enviado al analista.

3. Actores y compromisos

Las modificaciones que se requieran de los scripts por parte del equipo del proyecto están sujetas a la modificación que se realice de las “bitácoras de conteo de meta”. Es decir, si se requiere alguna variable adicional, calculo, tabla o dato, es necesario que realicen primero la actualización de la “bitácora de conteo de meta” por parte del proyecto, la cual debe estar validada y aprobada por la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, de acuerdo con los lineamientos del procedimiento de formulación de proyectos de inversión y plan de acción (PCD-DE-004).

El equipo de gestión y calidad de la información de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico es el encargado de los ajustes de desarrollo de los scripts, y estos procesos son realizados una vez la bitácora sea aprobada.




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a información generada como resultado de la ejecución de los scripts es enviada al equipo de seguimiento de proyectos de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización

Las solicitudes de información misional no contempladas en la “bitácora conteo de meta” del proyecto de inversión, se deben realizar a través herramienta definida para realizar requerimientos de información misional a la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico.

4. Observaciones

El documento realiza la presentación funcional de los procesos involucrados para dar continuidad a la operación relacionada con la generación de información para el cálculo de metas del proyecto de inversión 1098 – Bogotá te nutre. Por tal motivo, este documento no entra en el detalle técnico de la extracción, transformación y cargue (ETL).

El documento es generado dentro de la organización, dando lugar a estándares de trabajo, definición de procesos y protocolos de actuación y que puede ser adaptada por el usuario según el contexto.

5. Administración del documento

Dirección de Análisis y Diseño Estratégico - Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización

6. Aprobación del documento

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre Diana Carolina Figueredo Medina

Julián Andrés Madrid Caballero

Virginia Viracacha Viracacha

Liliana Sofía Navas Pineda

Doris Bibiana Cardozo Peña

Cargo/ Rol Contratistas de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico

Contratista de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico

Contratista de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización

Contratista de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización – Gestora SIG

del proceso Planeación Estratégica

Subdirectora de Diseño Evaluación y Sistematización




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