school report (butterfly design) · administrativa para la gestión pública. 3.- rendición de...

Las Unidades Tecnológicas de Santander pone a disposición del personal de la institución y

ciudadanía en general, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano vigencia 2019, de

acuerdo a lo establecido en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 el cual establece que cada

entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una

estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, que contemplará, entre

otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción de la respectiva entidad, las medidas

concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para

mejorar la atención al ciudadano; en concordancia con lo establecido en los Decretos 124

del 26 de enero de 2016, “por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1 del Libro 2 del

Decreto 1081 de 2015, relativo al "Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano" y 1499

de 2017 del 11 de septiembre de 2017, que actualiza el Modelo Integrado de Planeación y

Gestión, armonizado en sus dimensiones Control Interno -Gestión del riesgo de corrupción,

Gestión con Valores para Resultados -Racionalización de Trámites, Mecanismos para

mejorar la atención al ciudadano y Rendición de cuentas-, e Información y comunicación -

Mecanismos para la transparencia y el acceso a la información-.

Es importante resaltar que la herramienta “Estrategias para la Construcción del Plan

Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Versión 2” es un instrumento de tipo

preventivo para el control de la gestión, la cual actualizó la metodología para elaborar el

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano que contempla la estrategia de lucha

contra la corrupción e incluye componentes autónomos e independientes, que contienen

parámetros y su respectivo soporte normativo. Además, de acuerdo con lo establecido en

el Decreto 1499 de 2017, el PAAC instrumenta los lineamientos del Modelo Integrado de

Planeación y Gestión – MIPG y las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional que

operativamente lo desarrollan, en las dimensiones de Control Interno, Gestión con Valores

para Resultados (Relación Estado Ciudadano) e Información y Comunicación. Los cinco (5)

componentes lo conforman se describen a continuación:

1.- Mapa de riesgos de corrupción y las medidas para mitigarlos: mediante este

componente se elaboró el mapa de riesgos de corrupción, ajustando la metodología a los

lineamientos definidos en el documento “Guía para la Administración de los Riesgos de

Gestión, Corrupción y Seguridad Digital y el Diseño de Controles en Entidades Públicas” del

Departamento Administrativo de la Función Pública y la Secretaría de Transparencia de

Presidencia de la República, bajo el entendido que un acto de corrupción es inaceptable e

intolerable y requiere de un tratamiento especial; como elemento fundamental para

blindar a la institución frente a los posibles hechos de corrupción.

2.- Racionalización de trámites: este componente reúne las acciones para racionalizar trámites de las Unidades Tecnológicas de Santander, tendientes a la racionalización y simplificación de los trámites que actualmente brinda a la comunidad en general, propendiendo por la eficiencia y transparencia en la gestión y hacer más fácil la relación del ciudadano con la institución y el Estado y deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT, política que viene siendo liderada por el Departamento

INTRODUCCIÓN

Administrativo de la Función Pública, a través de la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites y las Altas Consejerías para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa para la Gestión Pública.

3.- Rendición de cuentas: este componente, desarrolla los lineamientos de la política de

Rendición de Cuentas de conformidad a lo establecido en el Artículo 52 de la Ley 1757 de

2015. La política tiene el objetivo de ofrecer espacios de participación ciudadana en la

gestión de la administración pública.

4.- Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano: este componente aborda los

elementos que requieren integrar una estrategia de Servicio al Ciudadano y establece los

lineamientos, parámetros, métodos y acciones tendientes a mejorar la calidad y

accesibilidad de los trámites y servicios que las UTS ofrece a los ciudadanos. Así mismo, en

cumplimiento del artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, se establecen los estándares que

como mínimo deben tener las dependencias encargadas de gestionar las peticiones, quejas,

sugerencias y reclamos de las entidades públicas.

5.- Mecanismos para la transparencia y acceso a la información: De igual manera, y en

aras de dar cumplimiento a la Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, por medio de la cual se

crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y

se dictan otras disposiciones", se plasma dicho componente

OMAR LENGERKE PEREZ Rector

Contenido

MARCO NORMATIVO ........................................................................................................................... 1

OBJETIVO GENERAL ..................................................................................................................... 3

OBJETIVOS DEL DOCUMENTO ..................................................................................................... 3

ALCANCE ........................................................................................................................................ 3

COMPONENTE I. GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 4

POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO ............................................................................ 5

LINEAMIENTOS DE LA POLÍTICA .................................................................................................. 6

RIESGOS DE CORRUPCIÓN ......................................................................................................... 6

MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN ..................................................................................... 7

ESTRATEGIA: INSTITUCIONALIZACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS DE LA INSTITUCIÓN. ........ 7

SEGUIMIENTO DE LOS RIESGOS DE CORRUPCIÓN ............................................................... 22

COMPONENTE II. RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES ............................................................... 22

ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES: ............................................................................... 26

PRIORIZACIÓN DE TRÁMITES .................................................................................................... 28

COMPONENTE III: RENDICIÓN DE CUENTAS............................................................................ 30

OBJETIVO DE LA ESTRATEGIA DE RENDICIÒN DE CUENTAS: .................................................. 31

METODOLOGÍA DE PARTICIPACIÓN EN LOS ESPACIOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS .......................... 31

ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS UTS 2019 ................................................................... 31

COMPONENTE IV: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO ............. 32

CANALES DE ATENCIÓN AL CIUDADANO ................................................................................. 33

RELACION CON EL CIUDADANO ................................................................................................ 36

FORTALECIMIENTO DE LOS CANALES DE ATENCIÓN ............................................................ 37

ATENCIÓN DE LAS PETICIONES, QUEJAS RECLAMOS SUGERENCIAS Y DENUNCIAS ...... 37

COMPONENTE V: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN.39

LINEAMIENTOS DE TRANSPARENCIA ACTIVA ......................................................................... 39

LINEAMIENTOS DE TRANSPARENCIA PASIVA ......................................................................... 40

INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN .............................................................. 40

CRITERIO DIFERENCIAL DE ACCESIBILIDAD ........................................................................... 40

MONITOREO AL ACCESO A LA INFORMACIÓN ......................................................................... 41

TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA ..................................................................... 41

ROLES PARA EL DESARROLLO DEL PLAN................................................................................ 49

1

MARCO NORMATIVO

Metodología

Plan Anticorrupción

y de Atención

al Ciudadano

Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción

Art. 73

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano: Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal

deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción

y de atención al ciudadano. La metodología para construir esta

estrategia está a cargo del Programa Presidencial de Modernización,

Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción, —hoy Secretaría de

Transparencia—.

Decreto 4637 de 2011 Suprime un Programa

Presidencial y crea una Secretaría en el

DAPRE

Art. 4°

Suprime el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y

Lucha contra la Corrupción.

Art. 2°

Crea la Secretaría de Transparencia en el Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República.

Decreto 1649 de 2014 Modificación de la

estructura del DAPRE

Art. 55 Deroga el Decreto 4637 de 2011.

Art .15

Funciones de la Secretaría de Transparencia:

13) Señalar la metodología para diseñar y hacer seguimiento a las estrategias de

lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano que deberán elaborar

anualmente las entidades del orden nacional y territorial.

Decreto 1081 de 2015 Único del sector de Presidencia de la

República

Arts

.2.1.4.1 y

siguientes

Señala como metodología para elaborar la estrategia de lucha contra la corrupción la contenida en el documento “Estrategias

para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al

Ciudadano”.

Modelo Integrado de Planeación y

Gestión

Decreto 124 de 2016

Decreto 1083 de 2015

Único Función Pública

Art. 1

Por el cual se sustituye el Titulo 4 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de

2015, relativo al "Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Trámites

Título 24

Regula el procedimiento para establecer y modificar los trámites autorizados por la ley

y crear las instancias para los mismos efectos.

Decreto Ley 019 de 2012

Decreto Antitrámites

Todo

Dicta las normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y

trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

http://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=62890#0

2

Trámites Ley 962 de 2005

Ley Antitrámites Todo

Dicta disposiciones sobre racionalización de trámites y

procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

Modelo

Estándar de

Control Interno

para el Estado

Colombiano

(MECI)

Modelo

Integrado De

Planeación y

Gestión MIPG

Decreto 943 de 2014

MECI

Arts. 1

y

siguient

es

Adopta la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el

Estado Colombiano (MECI).

Decreto 1499 de 2017

Arts.

1 y

siguientes

Modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el

artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.

Rendición de

cuentas

Ley 1757 de 2015

Promoción y

protección al

derecho a la

participación

ciudadana

Participación

ciudadana

Arts. 48 y

siguientes

La estrategia de rendición de cuentas hace parte del Plan Anticorrupción y de

Atención al Ciudadano.

Transparencia y

Acceso a la

Información

Ley 1712 de

2014 Ley de

Transparencia y

Acceso a la

Información

Pública

Art. 9

Literal g) Deber de publicar en los sistemas de información del Estado o herramientas que lo sustituyan el Plan

Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

Atención de

peticiones,

quejas,

reclamos,

sugerencias y

denuncias

Ley 1474 de 2011

Estatuto Anticorrupción

Art. 76

El Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia,

Transparencia y Lucha contra la Corrupción debe señalar los estándares

que deben cumplir las oficinas de peticiones, quejas, sugerencias y

reclamos de las entidades públicas.

Decreto 1649 de

2014 Modificación

de la estructura del

DAPRE

Art .15

Funciones de la Secretaria de Transparencia:

14) Señalar los estándares que deben tener en cuenta las entidades

públicas para las dependencias de quejas, sugerencias y reclamos.

Ley 1755 de 2015

Derecho

fundamental de

petición

Art. 1° Regulación del derecho de petición.

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

OFICINA DE PLANEACIÓN

3

OBJETIVOS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL

CIUDADANO VIGENCIA 2019

OBJETIVO GENERAL

Este Plan tiene como objetivo dar a conocer a los grupos de interés y ciudadanía en general las

estrategias institucionales, acciones y medidas encaminadas a la lucha contra la corrupción y el acceso a

la información pública y transparente, que permitan prevenir y mitigar el riesgo de corrupción para la

vigencia 2019; las acciones establecidas para lograr la racionalización y optimización de los trámites

institucionales; los ejercicios de rendición de cuentas sobre la gestión institucional que tienen como

objetivo promover la cultura del control social; las acciones para lograr el mejoramiento continuo del

servicio al ciudadano y los grupos interesados de las UTS; y el fortalecimiento del derecho de acceso a la

información pública; con base en el desarrollo y seguimiento a las estrategias planteadas.

OBJETIVOS DEL DOCUMENTO

1. Administrar el Sistema Integral de Gestión de Riesgos de corrupción, con el propósito de contribuir a una adecuada identificación, medición, control y monitoreo de los riesgos de corrupción potenciales en las Unidades Tecnológicas de Santander, fortalecer el desarrollo de estrategias que minimicen y/o mitiguen el nivel de exposición a los mismos y facilitar el proceso de toma de decisiones para el logro de los objetivos estratégicos, misionales de apoyo y evaluación.

2. Determinar las estrategias para logar la racionalización y optimización de los trámites y servicios a cargo de las Unidades Tecnológicas de Santander.

3. Efectuar un proceso de rendición de cuentas efectivo y permanente, propendiendo por la

transparencia de la gestión de la administración pública.

4. Fortalecer la atención al ciudadano y su participación a través de los diferentes canales de atención

con los que cuenta la institución, con el fin de aumentar la satisfacción de los usuarios

5. Fortalecer el desarrollo de estrategias encaminadas a la implementación de la Ley de transparencia

y acceso a la información pública.

6. Establecer el Plan Anticorrupción de la institución como instrumento de tipo preventivo para el

control de la gestión a través del cumplimiento de sus componentes.

ALCANCE

Las medidas, acciones y mecanismos contenidos en el Plan Anticorrupción y de Atención

al Ciudadano vigencia 2019, aplican para todos los funcionarios y contratistas de las Unidades

Tecnológicas de Santander en la ejecución de sus procesos, el desarrollo de sus funciones y la

normatividad aplicable.



4

COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE

ATENCIÓN AL CIUDADANO

El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de las Unidades Tecnológicas de Santander está

conformado por cinco componentes los cuales se presentan a continuación:

COMPONENTE I. GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN -

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

Este instrumento le permite a las Unidades Tecnológicas de Santander identificar, analizar y controlar

los posibles hechos de corrupción generados, tanto interna como externamente. Para la construcción

de la herramienta se toma como referente los lineamientos impartidos por el Departamento

Administrativo de la Función Pública.

A continuación en la Ilustración 1 se describen los componentes relacionados con la estrategia de

Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción.

Ilustración 1. SUBCOMPONENTES ESTRATEGIA DE GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN

Conforme a los Lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública, a las políticas de

modernización del Estado y la necesidad de Administrar de manera optimizada los riesgos de las

Instituciones Públicas, las Unidades Tecnológicas de Santander implementara para la vigencia 2019 la

guía para la administración del riesgo, tomando como referente los parámetros del Modelo Integrado de

Planeación y Gestión en los procesos, así como los del Modelo Estándar de Control Interno, en lo



5

referente a las líneas de defensa, los lineamientos de la Guía para la administración del riesgo de FP –

2018, la cual articula los riesgos de gestión, corrupción y de seguridad digital y la estructura del

Sistema Integrado de Gestión – SGI en el módulo de riesgos, con el fin de entregar a los ciudadanos, lo

mejor de la gestión para producir cambios en las condiciones de vida, mayor valor público en términos

de bienestar, prosperidad general y fortalecer la lucha contra la corrupción

Todo lo anterior, articulado con las Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de

Atención al Ciudadano V2 (Secretaria de Transparencia - Presidencia de la República, 2015), de que

trata el decreto 124 de 2016. En este sentido, los lineamientos para la implementación del Sistema de

Gestión Integral de Riesgos le permiten a las Unidades Tecnológicas de Santander y a sus partes

interesadas, contar con una metodología para la formulación efectiva de los riesgos de gestión y

corrupción, en la cual se contempla las actividades de: Análisis Estratégico de los riesgos potenciales

de las Unidades Tecnológicas de Santander, identificación de riesgos, el análisis de los mismos su

respectiva valoración y la consolidación del Mapa. Esto se fundamenta en los parámetros establecidos

por El Departamento Administrativo de La Función Pública, mediante la guía de Administración del

Riesgo de Gestión, Corrupción y Seguridad Digital, como una herramienta con enfoque preventivo,

vanguardista y proactivo que permitirá el manejo del riesgo y control en todos los niveles de la

institución, brindando seguridad razonable frente al logro de sus objetivos y dar cumplimiento

Normativo referencial de la Política de Administración de Riesgos de las Unidades Tecnológicas de

Santander

POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

Mediante acuerdo del Consejo Directivo No. 01-048 del 15 de noviembre de 2018, se actualizó y aprobó

la Política para la Gestión Integral del Riesgo en las Unidades Tecnológicas de Santander.

Las Unidades Tecnológicas de Santander define su política para la gestión del riesgo tomando como

referente los parámetros del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en los procesos, así como los

del Modelo Estándar de Control Interno, en lo referente a las líneas de defensa, los lineamientos de la

Guía para la administración del riesgo de FP – 2018, la cual articula los riesgos de gestión, corrupción y

de seguridad digital y la estructura del Sistema Integrado de Gestión – SGI en el módulo de riesgos.

Las Unidades Tecnológicas de Santander, se compromete a gestionar los riesgos, monitorearlos y hacer

seguimiento en forma cuatrimestral, identificando y administrando los eventos potenciales que pueden

afectar los objetivos y los procesos de la institución.

La Alta Dirección en conocimiento de la responsabilidad e importancia de la gestión de los riesgos

asociados a los diferentes procesos del Sistema Integrado de Gestión de las Unidades Tecnológicas de

Santander, implementará esta Política para la Gestión Integral del Riesgo a través del mapa de riesgo

institucional, como una herramienta estratégica y de gestión que permita prevenir y responder de

manera oportuna y óptima a la materialización de los riesgos identificados; y consecuentemente,

contribuya al cumplimiento de los objetivos misionales y la mejora continua del sistema de Gestión

Institucional. De igual manera, la Política de Administración y Gestión de Riesgos será publicada y

comunicada a todos los funcionarios y contratistas de las Unidades Tecnológicas a través de los

diferentes medios con que cuenta la institución.

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6

LINEAMIENTOS DE LA POLÍTICA

Para la adecuada gestión integral del riesgo en las UTS, se presenta los siguientes lineamientos:

Se establecerá la metodología que permita identificar, analizar, valorar y administrar los riesgos de gestión, de corrupción y de seguridad digital que se puedan presentar en el desarrollo de las actividades que dan cumplimiento a la Misión Institucional en las Unidades Tecnológicas de Santander y su posterior tratamiento, manejo, monitoreo y seguimiento de los riesgos que afecten el logro de los objetivos institucionales.

Asegurar los recursos necesarios para ayudar a los responsables a gestionar y tratar el riesgo institucional.

Los riesgos de las UTS se evalúan de acuerdo con los niveles de calificación de la probabilidad y el impacto definidos en el instructivo del mapa de riesgos institucional.

Los riesgos identificados en las Unidades Tecnológicas de Santander deberán ser monitoreados cuatrimestralmente, para asegurar que los controles sean eficaces, eficientes, y obtener información para mejorar la evaluación y gestión de los riesgos e identificar la materialización oportuna de los riesgos.

La tolerancia es el nivel del riesgo que las UTS puede o está dispuesto a soportar, que corresponden a los riesgos que se encuentren en zona residual Baja y los que se encuentran en otra zona se trataran de acuerdo con los lineamientos establecidos en el procedimiento para la administración del riesgo Institucional.

Los niveles de responsabilidad sobre periodicidad de seguimiento y evaluación de los riesgos se llevarán a cabo de acuerdo procedimiento para la administración del riesgo Institucional.

Comunicar internamente, los resultados de la gestión del riesgo desarrollada institucionalmente, reportando en el Mapa Institucional de Riesgos, los riesgos priorizados de acuerdo con los lineamientos establecidos en procedimiento para la administración del riesgo Institucional.

Los mecanismos de comunicación utilizados para dar a conocer la política de riesgo en todos los niveles

de la institución, será a través de la inducción, reinducción, socialización del Sistema de Gestión

Integrado y por medio de diferentes mecanismos de comunicación internos de las UTS.

RIESGOS DE CORRUPCIÓN

Se entiende por Riesgo de Corrupción la posibilidad de que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una Entidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio particular. (Estrategia Plan Anticorrupción, Decreto 2641 de 2012).

La institución está trabajando para realizar todos los ajustes mencionados en la nueva Guía para la

Administración de los Riesgos de Gestión, Corrupción y Seguridad Digital y el Diseño de Controles en

Entidades Públicas, la cual será adoptada formalmente en el primer cuatrimestre de esta vigencia.

Cada responsable o jefe de las diferentes áreas o líderes de los procesos al interior de la institución

debe elaborar el mapa de riesgos de corrupción, estructurar las medidas para controlarlos, evitarlos y



7

realizar el monitoreo a la efectividad de dichas acciones, en conjunto con la Jefe de la Oficina de

Planeación.

MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

La matriz de riesgo de corrupción institucional se estructuro desde la perspectiva de mapa de procesos,

y se trabajó con los diferentes responsables de los 18 procesos del Sistema Integrado de Gestión, se

establecieron las causas, analizando la probabilidad de materialización de estos, realizando una

valoración del riesgo y una política de administración y el seguimiento de los riesgos de corrupción, con

el fin de tener un adecuado manejo de los riesgos.

Cada proceso realizó un levantamiento de los posibles riesgos de corrupción identificando las causas

(debilidades, factores internos y amenazas, factores externos) que puedan influir, elaborando una

descripción, un análisis y valoración de cada uno de los riesgos identificados y así definir una política de

administración de riesgos de corrupción teniendo en cuenta las acciones para evitar y reducir el riesgo.

A partir de la anterior identificación, análisis y valoración del mapa de riesgos de corrupción de la

entidad, se establecen las siguientes estratégicas para la vigencia 2019:

ESTRATEGIA: INSTITUCIONALIZACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS DE LA

INSTITUCIÓN.

Socialización al interior de la institución del mapa de riesgos de corrupción con el fin de lograr que la

administración de riesgos se convierta en el eje central de la planificación y ejecución de las actividades de los procesos institucionales.

Ajuste y modificación del mapa de riesgos de corrupción cuando sea necesario.

Realizar el monitoreo y evaluación a las acciones establecidas en el mapa de riesgos de corrupción, cada cuatro meses.

Publicar en la página web, el seguimiento cuatrimestral realizado a las acciones preventivas y mitigación del mapa de riesgos de corrupción, con el fin de verificar su cumplimiento y efectividad.

Meta: Cumplir con las 4 actividades programadas.

Indicador - Mapa de riesgos de corrupción institucional socializado y evaluado.

Conforme con la metodología definida para la identificación y valoración de riesgos de corrupción, a

continuación se presenta la matriz de riesgos, con sus respectivas medidas de mitigación, las acciones

preventivas formuladas por cada uno de los responsables de los 18 procesos institucionales, y su

seguimiento, el cual quedara vigente para la presente vigencia: Ver Anexo 1



8

Anexo 1 Formato mapa de Riesgos de Corrupción Institucional

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 2019

Entidad: Unidades Tecnológicas de Santander

Misión: Somos una Institución pública de educación superior del orden departamental, dedicada a la formación de profesionales, con actitud crítica, ética, creativa e innovadora, soportada en procesos académicos de calidad, generación de conocimiento, desarrollo tecnológico y movilidad de actores académicos, apoyados en modelos

de gestión administrativa y financiera efectivos para contribuir al desarrollo humano sostenible de su entorno regional, nacional e internacional.

IDENTIFICACIÓN ANÁLIS

IS

MEDIDAS DE

MITIGACIÓN SEGUIMIENTO

PROCESO OBJETIVO CAUSAS

RIESGO

PROBABILIDAD DE MATERIALIZACIÓN

VALORACIÓN ADMINISTRACIÓN

DEL RIESGO

ACCIONES

CRONOGRAMA

RESPONSABLE INDICADOR

TIPO DE CONTROL

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CI

R

ADMISIONES Y MATRÍCULAS, BIENESTAR

INSTITUCIONAL, DOCENCIA

Gestionar, controlar y apoyar las actividades

académicas pertinentes para garantizar el

cumplimiento de los procesos de inscripción,

selección, admisión, matrícula y grados de

las Unidades Tecnológicas de

Santander.

Ofrecer servicios de bienestar que

contribuyan a la formación integral del

estudiante y a la calidad de vida de la comunidad

institucional.

Gestionar los procesos curriculares y la

Docencia para favorecer el aprendizaje

autónomo mediante una formación integral que

favorezca la generación de profesionales críticos, éticos e

innovadores.

Presión interna o externa para la expedición

irregular de un documento

público.

1

Expedición de certificados sin el lleno de los

requisitos o con información no

verídica

X X

X

Procedimientos documentados, normalizados y

controlados en el Sistema de Gestión

de Calidad.

Verificación por parte de los

responsables respecto del

cumplimiento de los requisitos para su

expedición.

Realizar auditorías al interior de las dependencias responsables.

30/04/19 31/08/19 31/12/19

Grupo de Admisiones, Registro y

Control Académico.

Grupo

Departamento de Idiomas.

Oficina

Bienestar Institucional

Número de certificados legalmente expedidos /número de certificados

irregularmente expedidos



9


IS

MEDIDAS DE



RIESGO



DEL RIESGO

ACCIONES

CRONOGRAMA


TIPO DE CONTROL PRIMER SEGUIMIENTO

SEGUNDO SEGUIMIENTO

TERCER SEGUIMIENTO

No.

DE

SC

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O

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CIR

GESTIÓN FINANCIERA

Ejecutar las decisiones de las directivas en la gestión financiera para

satisfacer las necesidades de los

usuarios

Sistemas de control del recaudo anual deficiente. Comprometer Gastos no autorizados, Sistemas de control de recursos en Tesorería deficientes. Control de los Activos Insuficientes.

.

1 Pérdida de recursos públicos

X X X

Sistema de recaudos a través de bancos e instituciones vigilados por la Superfinanciera. Verificación de los Recaudos a través de la conciliación bancaria. Mantener los recursos financieros en depósitos bancarios. Ejecutar gastos debidamente autorizados en el Presupuesto de la Institución Ingresos de Activos x Almacén y registro contable de los mismos.

30/04/19 31/08/19 31/12/19 Vicerrectoría

Administrativa y Financiera

Número de hallazgos de la Contraloría Departament

al sobre el manejo de recursos y

bienes adquiridos

por la Institución.

Número de

hallazgos en las auditorías

internas sobre el

manejo de recursos y

bienes adquiridos




10


IS MEDIDAS DE MITIGACIÓN

SEGUIMIENTO


RIESGO



DEL RIESGO

ACCIONES

CRONOGRAMA


TIPO DE CONTROL PRIMER

SEGUIMIENTO

SEGUNDO

SEGUIMIENTO

TERCER

SEGUIMIENTO

No.

DE

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TIV

O

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RR

EC

TIV

O

EV

IT

AR

RE

DU

CIR

GESTIÓN JURÍDICA

Dar soporte Jurídico en las actuaciones institucionales en

cumplimiento de la Constitución, la ley y la

normatividad interna

Estudios previos o de factibilidad

manipulados por personas

interesadas en la adjudicación

del contrato.

Modificaciones a los proyectos

de pliegos o mediante

adendas al pliego definitivo para favoreces proponente en

particular.

Adquisición de bienes o servicios

innecesarios o que no

cumplen con especificacione

s técnicas, permitiendo un

posible beneficio para

un tercero.

1

Incumplimiento de los

procedimientos de la

Contratación Pública.

X X X

Cumplir y fortalecer los procedimientos y

actividades precontractuales y

contractuales.

30/04/19 31/08/19 31/12/19 Oficina Jurídica

Número de hallazgos

formulados por la Contraloría Departamental al proceso de contratación.

Número de

hallazgos en las auditorías

internas al proceso de

contratación.



11

GESTIÓN JURÍDICA

Dar soporte Jurídico en las actuaciones institucionales en

cumplimiento de la Constitución, la ley y la

normatividad interna

Supervisores de contratos no idóneos para ejercer esta

función y/o se le designan

varios contratos a un solo supervisor

saturando la efectiva

supervisión.

Favorecer al contratista con la inadecuada supervisión en detrimento de

los intereses de la institución.

2

Deficiente control de los

supervisores de los contratos

X X X

Verificación escrita al cumplimiento del contrato por parte

del supervisor, mediante actas de

entrega.

Revisar la idoneidad del supervisor al momento de la

designación y limitar el número de

contratos asignados para su verificación.

30/04/19 31/08/19 31/12/19 Oficina Jurídica

Número de supervisores / Total contratos

Número de

acta de entrega final de los

supervisores / Total de contratos


IS

MEDIDAS DE



RIESGO



DEL RIESGO

ACCIONES

CRONOGRAMA



SEGUIMIENTO

SEGUNDO

SEGUIMIENTO

TERCER

SEGUIMIENTO

No.

DE

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RIP

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TI

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EV

IT

AR

RE

DU

CIR

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Administrar las actividades

adscritas al proceso de Gestión

Administrativa, de acuerdo a las disposiciones

legales, estatutarias y disciplinarias.

Beneficiar a usuarios,

debido a la falta de restricciones

y directrices

sobre acceso a sistemas de información

1

Expedición de certificados con información no conforme a los

datos registrados en

las fuentes.

X X X

Verificar la información con el

fin de dar una mayor y

mejor información a los

funcionarios.

Asegurarse que se generan certificados

única y exclusivamente con

la información registrada.

30/04/19 31/08/19 31/12/19

Dirección Administrativa de Talento

Humano

Número de certificados con información no

conforme / Total de certificados

expedidos



12

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Administrar las actividades

adscritas al proceso de Gestión

Administrativa, de acuerdo a las disposiciones

legales, estatutarias y disciplinarias.

Desconocimiento de la

normatividad jurídica legal

vigente

Abuso del poder

2

Nombramientos sin el

cumplimiento de los

requisitos legales

X X X

Revisión previa de los requisitos con el

manual de funciones antes del

nombramiento

30/04/19 31/08/19 31/12/19

Dirección Administrativa de Talento

Humano

Número de nombramientos

efectuados /Número de

listas de chequeo de

verificación de requisitos legales.


IS

MEDIDAS DE



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ACCIONES

CRONOGRAMA



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SEGUNDO

SEGUIMIENTO

TERCER

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No.

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O

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RE

DU

CIR

PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

SEGUIMIENTO Y CONTROL

Direccionar estratégicamente a las Unidades Tecnológicas de Santander con el fin de buscar la satisfacción de las necesidades del usuario. Asegurar el cumplimiento del accionar estratégico de las Unidades Tecnológicas de Santander y de la satisfacción de las necesidades del usuario.

Ocultar debilidades

institucionales.

Favorecer a un responsable

que no cumple las metas

establecidas.

Presentar informes

sobresalientes para asegurar

una buena imagen ante la opinión pública.

1

Modificación de los planes de

acción y evaluaciones

de gestión para favorecer los informes de rendición de

cuentas

X X X

Realizar el plan de acción de cada

vigencia de acuerdo a lo establecido en el Plan Prospectivo

de Desarrollo Institucional.

Establecer control a

las evidencias presentadas por los responsables de los

procesos.

Salvaguardar los informes

presentados por los responsables de los

procesos debidamente

firmados.

30/04/19 31/08/19 31/12/19 Oficina de Planeación

Número de modificacion

es sustentadas por actas del

comité de planeación



13



SEGUIMIENTO


RIESGO



DEL RIESGO

ACCIONES

CRONOGRAMA



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SEGUNDO

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TERCER

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No.

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EC

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O

EV

IT

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RE

DU

CIR

DOCENCIA

INFRAESTRUCTURA Y LOGÍSTICA

Gestionar los procesos

curriculares y la Docencia para

favorecer el aprendizaje

autónomo mediante una formación

integral que favorezca la

generación de profesionales

críticos, peticos e innovadores.

Ofrecer servicios de consulta, préstamo,

uso, disposición, mantenimiento y reposición de los recursos físicos, tecnológicos y de

material bibliográfico, didáctico y

audiovisual para satisfacer los

requerimientos del usuario.

Búsqueda de beneficios de

diferente índole, a

cambio de modificar las calificaciones

de los estudiantes.

Sistemas de información

susceptibles de manipulación y adulteración.

1 Tráfico de

Notas X X X

Exigir a los docentes el

cumplimiento de los tiempos para la divulgación y

socialización de las calificaciones.

Exigir a los docentes las actas

de notas firmadas al finalizar el semestre.

Investigar y sancionar

ejemplarmente los casos identificados.

Restricciones en el

sistema para la modificación de calificaciones.

30/04/19 31/08/19 31/12/19

Proceso de Docencia

Administrador del Sistema de

Información Académica

Número de hallazgos

detectados por el

incumplimiento de las fechas

establecidas en el

calendario académico

para el registro de notas en el

sistema académico



14


IS

MEDIDAS DE



RIESGO


VALORACIÓN

ADMINISTRACIÓN

DEL RIESGO

ACCIONES

CRONOGRAMA


TIPO DE CONTROL

TIPO DE CONTROL

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RR

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O

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IT

AR

RE

DU

CIR

CONTROL DE EVALUACIÓN

Realizar el seguimiento y control de evaluación a los procesos Sistema

Integrado de Gestión para evidenciar el

mejoramiento continuo de los mismos.

Beneficiar o perjudicar a un

tercero.

Presiones de la alta dirección.

1

Omitir, modificar y/o

alterar información en los informes de auditoría o de evaluación y seguimiento

X X X

Capacitación en Estatuto de

Auditoría Interna y el Código de Ética de los Auditores a los auditores de la

institución.

Capacitación en Código de

Integridad a los auditores de la

institución

30/04/19 31/08/19 31/12/19 Oficina de

Control Interno

Capacitaciones semestrales



15


IS

MEDIDAS DE



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DEL RIESGO

ACCIONES

CRONOGRAMA



SEGUNDO SEGUIMIENTO

TERCER SEGUIMIENTO

No.

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TI

VO

EV

IT

AR

RE

DU

CIR

SOPORTE AL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN

Establecer, implementar y mantener el Sistema de Gestión de Calidad de la Institución con el fin de alcanzar los objetivos del Sistema y mejorar la calidad de los servicios prestados por las Unidades Tecnológicas de Santander

Porque no existen

mecanismos de control de la información

Por favorecer la

imagen Institucional

1

Favorecer la Gestión

Institucional mediante la omisión de información

real de productos no

conformes

X X X

Incluir en el informe de la Revisión por la

Dirección los resultados de la

encuesta de satisfacción, el estado de las

acciones correctivas y preventivas, evaluación de

indicadores de los procesos,

seguimiento de riesgos de los

procesos e informes de auditorías.

Publicar en la

página Web los resultados de la

encuesta de satisfacción

Realizar auditorías internas de calidad.

30/04/19 31/08/19 31/12/19

Representante de la Alta

Dirección del Sistema

Integral de Gestión de la

Calidad

Líder del Sistema de

Gestión de la Calidad.SIGUT

S

Número de hallazgos/Nú

mero de acciones

correctivas


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MEDIDAS DE



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ACCIONES CRONOGRAMA



SEGUNDO SEGUIMIENTO

TERCER SEGUIMIENTO

No.

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RR

EC

TI

VO

EV

IT

AR

RE

DU

CIR

COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

Orientar la difusión interna y externa de

las políticas, objetivos, estrategias, planes,

programas, proyectos y la gestión de

operaciones hacia los cuales se enfoca la

misión de la Institución

Trámite de influencias, intereses de

terceros

1

Alteración o parcialización

de la información publicada

X X X

Delimitación de responsable tanto para el proceso que

entrega y solicita la publicación de

la información como para quién

la pública.

30/04/19 31/08/19 31/12/19

Secretaria General y Oficina de

Comunicaciones

Número de publicaciones

con adjudicación

de responsable.



16

COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

Orientar la difusión interna y externa de

las políticas, objetivos, estrategias, planes,

programas, proyectos y la gestión de

operaciones hacia los cuales se enfoca la

misión de la Institución

Falta de gestión

administrativa, recursos

presupuestales, limitación de

los medios de

comunicación institucionales

2

No propiciar la Diversificación de escenarios o medios para

brindar información institucional

X X X

Fortalecimiento de los canales de

comunicación institucional, en cumplimiento a

las directrices de

gobierno en línea.

30/04/19 31/08/19 31/12/19

Secretaria General y Oficina de

Comunicaciones

Fortalecer al menos uno

de los canales de

comunicación con el usuario

institucional


IS

MEDIDAS DE



RIESGO


VALORACIÓN

ADMINISTRACIÓN

DEL RIESGO

ACCIONES

CRONOGRAMA


TIPO DE CONTROL

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ER

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TO

No.

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AR

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DU

CIR

PROYECCIÓN SOCIAL

Coordinar actividades tendientes al seguimiento e impacto de los graduados, extensión, actualización y ampliación del conocimiento proyectándolo al sector productivo, y comunidad en general a través de proyectos, prácticas comunitarias e ideas emprendedoras..

Debilidad en los

mecanismos de control para el

cumplimiento de requisitos de aprobación de los proyectos.

Quebrantamien

to de la normatividad existente para

beneficiar intereses

particulares

1

Decisiones ajustadas a intereses

particulares

X X X

Establecer procedimientos

claros y aplicables en el manejo de los

recursos adscritos al proceso

30/04/19 31/08/19 31/12/19

Dirección de Investigaciones y Extensión y

Grupo de Proyección

Social

Soporte de ejecución de

recursos/Total de recursos asignados



17



SEGUIMIENTO


RIESGO



DEL RIESGO

ACCIONES

CRONOGRAMA



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SEGUNDO

SEGUIMIENTO

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No.

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O

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IT

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RE

DU

CIR

INTERNACIONALIZACIÓN

Consolidar la estrategia de

Internacionalización de las actividades

misionales

Quebrantamiento de la

normatividad y controles

existentes para beneficiar intereses

particulares

1

Favorecimiento de los

requisitos legales en la

elaboración de convenios para beneficio propio

X X X

Establecer los filtros para la

elaboración de los convenios

(Vbo de cumplimiento y/o

aprobación)

Verificar la documentación

requerida para la elaboración de convenios de acuerdo a la normatividad

vigente mediante los

procedimientos y registros

establecidos en el Sistema de Gestión de

Calidad

30/04/19 31/08/19 31/12/19

Oficina de Relaciones

Interinstitucionales e

Internacionales

Número convenios

evaluados con la lista de

chequeo/Total de Convenios



18



SEGUIMIENTO


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No.

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DU

CIR

GESTIÓN DOCUMENTAL

Administrar los documentos que se

producen y reciben en la institución

garantizando su organización,

conservación, custodia y disposición final,

mediante la centralización del

sistema, siguiendo las normas legales e

internas establecidas para la gestión documental.

Perdida del documento

original

Confusión en las fechas de radicación del documento.

1

Expedición de actos

administrativos con información

no conforme a los

datos registrados en

las fuentes

X X X

Llevar un estricto control

de manejo documental.

Verificar permanentemente la correcta radicación de

las Resoluciones y/o Acuerdos del Consejo Directivo y Consejo

Académico

30/04/19 31/08/19 31/12/19 Secretaria

General

Número de actos

administrativos expedidos mediante

Resoluciones Rectorales,

Acuerdos del Consejo

Directivo y Académico /

Total de actos administrativos no conformes a lo establecido




19



SEGUIMIENTO


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CIR

RECURSOS FÍSICOS

Adquirir, Administrar y custodiar los bienes

muebles, inmuebles y de consumo, para

garantizar el adecuado funcionamiento de la

Institución y así cumplir con las necesidades y

requerimientos de las diferentes Oficinas

Gestoras cumpliendo con la eficacia,

eficiencia y transparencia.

Digitar en forma

voluntaria los ingresos y egresos de

elementos en menor o mayor

proporción

1

Registrar en forma errónea

los ingresos y/o egresos

correspondientes a los bienes adquiridos por la Institución con el fin de favorecer a

terceros

X X X

Verificar que los elementos adquiridos

correspondan a la cantidad, calidad

y especificaciones

técnicas.

Realizar pruebas selectivas

periódicamente a las existencias

físicas de almacén

30/04/19 31/08/19 31/12/19 Grupo de Recursos Físicos

Registros de verificación de existencia de

elementos/Registros de

movimientos realizados en el

sistema



20



SEGUIMIENTO


RIESGO



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ACCIONES

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No.

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CIR

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Implementar un sistema de gestión de productos intelectuales de carácter académico, institucional, de extensión y de investigación, producidos en las Unidades Tecnológicas de Santander mediante la gestión de estrategias organizacionales, pedagógicas y uso de plataformas avanzadas, que favorezcan tanto la calidad de los contenidos como su publicación para maximizar su visibilidad e impacto y así contribuir al desarrollo de la e-ciencia.

La no apropiación de

los procedimientos y lineamientos

para el uso adecuado del Repositorio

1

No cumplimiento

de los lineamientos

para la gestión documental de los trabajos de

grado y producción

intelectual en el repositorio

institucional

X X X

Realizar actividades de capacitación y

entrenamiento en los diferentes actores de la comunidad

académica para el cumplimiento

de los lineamientos del

repositorio institucional

30/04/19 31/08/19 31/12/19 Dirección de

Investigaciones y Extensión

No de Documentos registrados

correctamente / Total de

documentos registrados en

el RI-UTS



21



SEGUIMIENTO


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ACCIONES

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CIR

INVESTIGACIÓN

Desarrollar los propósitos

institucionales en la búsqueda, aplicación,

divulgación y aseguramiento del

conocimiento científico, tecnológico

y de innovación mediante proyectos de

grupos de investigación, soportados en semilleros de

investigación para que de esta manera se dé

respuesta a las expectativas

institucionales de formación de la

comunidad académica y a los requerimientos

de la sociedad..

1. Insuficiencia de horas

asignadas para investigación a los docentes.

2. Falta de apoyo de las

coordinaciones académicas

para realizar la labor

investigativa con los

docentes asignados.

3. Falta de compromiso de

los docentes adscritos a

investigaciones

1

Baja producción científica

reconocida por Colciencias

X X X

Acompañar colectivos docentes

asignados para investigación en la generación de

producción científica.

30/04/19 31/08/19 31/12/19 Dirección de

Investigaciones y Extensión

Número de trabajos de producción científica

presentados/ Número de producción científica

comprometidos 2

Incumplimiento de indicadores en el proceso

de investigación

X X X

Incentivar y reconocer la producción

científica de los docentes

adscritos a investigaciones



22

SEGUIMIENTO DE LOS RIESGOS DE CORRUPCIÓN

La Oficina de Control Interno de las Unidades Tecnológicas de Santander tiene como objetivo realizar la evaluación y seguimiento de la solidez y efectividad de las acciones y conjunto de controles que permiten reducir la probabilidad de materialización de los riesgos identificados.

Como parte de las estrategias para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, este seguimiento deberá adelantarse cuatrimestralmente en el año 2019 y se desarrollará en las siguientes fechas:

Primer seguimiento de auditoría interna a corte 30 de abril,

Segundo seguimiento de auditoría interna a corte 31 de agosto,

Último seguimiento de auditoría interna a corte 31 de diciembre.

Se publicará el respectivo seguimiento dentro de los diez (10) primeros días hábiles de los meses de:

mayo, septiembre y enero.

COMPONENTE II. RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

Este componente del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano propende por facilitar a los usuarios el acceso a los trámites y servicios prestados por la institución. Así las cosas, Las Unidades Tecnológicas de Santander, ha realizado diferentes tipos de acciones en búsqueda de la simplificación, eliminación, optimización y automatización de los trámites que actualmente brinda a la comunidad en general. Igualmente, con la racionalización se busca facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites por medios electrónicos a través de las tecnologías de la información, lo cual conlleva a mejoras dentro de la institución, el incremento de la eficacia y la eficiencia en la gestión, cumpliendo con los atributos de seguridad jurídica propios de la comunicación electrónica. En el marco de la Ley 962 de 2005, Decreto Ley 019 del 10 de enero de 2012 (Decreto antitrámites), y el Decreto 1450 de 2012 por el cual se reglamenta el Decreto Ley 019 de 2012, las UTS ha realizado la identificación y registro de los trámites en el portal SUIT. En el proceso de identificación de trámites institucionales realizado desde el año 2013 y actualizado al 2018, con el apoyo del Departamento Administrativo de la Función Pública, se determinó un total de dieciséis (16) trámites inscritos y un (1) procedimiento administrativo de cara al usuario OPA.

Las acciones adelantas pueden están disponibles en la página web en el menú:

Transparencia –

6. Planeación – Políticas, lineamientos y manuales - Seguimientos al Plan Anticorrupción y de

Atención al Ciudadano:

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=1040&key=e1c6bf40df8ce393e311a7859b8d63fe




23

Así mismo, en la vigencia 2018 se realizó el registro en el módulo de racionalización de trámites del SUIT del trámite denominado registro de asignaturas y otro procedimiento administrativos de cara al usuario OPA – denominado Becas por Excelencia Académica, la racionalización de este trámite y de la OPA estuvo orientada a disminuir los tiempos de respuesta, los costos, la confiabilidad y transparencia del procedimiento y la satisfacción del usuario. A partir de lo dispuesto en el Decreto Ley 019 de 2012 y la Ley 1474 del 2011, Las Unidades Tecnológicas de Santander, a través de la Oficina de Planeación, han venido trabajando en el desarrollo de actividades encaminadas a dar cumplimiento a la normativa citada, la cual propende por generar un acercamiento de las UTS con los usuarios, mediante la revisión y mejora en la aplicación de los procedimientos relacionados con trámites y servicios ofrecidos a la comunidad estudiantil y ciudadanía en general. Por otra parte, Las Unidades Tecnológicas de Santander por medio de su página web en los menús de Atención al Ciudadano y Transparencia (http://uts.edu.co/portal/views/tramites.php), pone a disposición de la comunidad estudiantil y ciudadanía en general una guía con la información detallada de los trámites y servicios administrativos vigentes manejados por la institución, dentro de la información que se puede encontrar esta : descripción, normativa, tiempos de respuesta, los formatos asociados al trámite y los pasos para acceder al servicio y éstos son:

16 trámites inscritos:

Cursos Intersemestrales

El trámite se encuentra registrado en el Sistema Único de Información de trámites –SUIT (www.suit.gov.co) y el Portal del Estado Colombiano (www.gobiernoenlinea.gov.co) Se puede verificar toda la información correspondiente al trámite en la página web:

Dirección de Consulta: https://www.nomasfilas.gov.co/memoficha-tramite/-/tramite/T59386

Movilidad Académica



Matrícula a Curso de Idiomas


Dirección de Consulta https://www.nomasfilas.gov.co/memoficha-tramite/-/tramite/T58461

http://uts.edu.co/portal/views/tramites.php

https://www.nomasfilas.gov.co/memoficha-tramite/-/tramite/T59386





24

Certificado de notas


Dirección de Consulta: http://www.nomasfilas.gov.co/memoficha-tramite/-/tramite/T29090

Certificados y constancias de estudios El trámite se encuentra registrado en el Sistema Único de Información de trámites –SUIT (www.suit.gov.co) y el Portal del Estado Colombiano (www.gobiernoenlinea.gov.co) Se puede verificar toda la información correspondiente al trámite en la página web:


Duplicaciones de Diplomas y Actas en Instituciones de Educación Superior El trámite se encuentra registrado en el Sistema Único de Información de trámites –SUIT (www.suit.gov.co) y el Portal del Estado Colombiano (www.gobiernoenlinea.gov.co) Se puede verificar toda la información correspondiente al trámite en la página web:


Contenido del Programa Académico El trámite se encuentra registrado en el Sistema Único de Información de trámites –SUIT (www.suit.gov.co) y el Portal del Estado Colombiano (www.gobiernoenlinea.gov.co) Se puede verificar toda la información correspondiente al trámite en la página web:


Cancelación de la matrícula académica El trámite se encuentra registrado en el Sistema Único de Información de trámites –SUIT (www.suit.gov.co) y el Portal del Estado Colombiano (www.gobiernoenlinea.gov.co) Se puede verificar toda la información correspondiente al trámite en la página web:


http://www.nomasfilas.gov.co/memoficha-tramite/-/tramite/T29090







25

Registro de asignaturas El trámite se encuentra registrado en el Sistema Único de Información de trámites –SUIT (www.suit.gov.co) y el Portal del Estado Colombiano (www.gobiernoenlinea.gov.co) Se puede verificar toda la información correspondiente al trámite en la página web: así mismo este tràmite se racionalizo en la vigencia 2018.


Aplazamiento del semestre El trámite se encuentra registrado en el Sistema Único de Información de trámites –SUIT (www.suit.gov.co) y el Portal del Estado Colombiano (www.gobiernoenlinea.gov.co) Se puede verificar toda la información correspondiente al trámite en la página web:


Renovación de matrícula de estudiantes El trámite se encuentra registrado en el Sistema Único de Información de trámites –SUIT (www.suit.gov.co) y el Portal del Estado Colombiano (www.gobiernoenlinea.gov.co) Se puede verificar toda la información correspondiente al trámite en la página web:


Grado de pregrado y posgrado El trámite se encuentra registrado en el Sistema Único de Información de trámites –SUIT (www.suit.gov.co) y el Portal del Estado Colombiano (www.gobiernoenlinea.gov.co) Se puede verificar toda la información correspondiente al trámite en la página web:


Reingreso a un programa académico El trámite se encuentra registrado en el Sistema Único de Información de trámites –SUIT (www.suit.gov.co) y el Portal del Estado Colombiano (www.gobiernoenlinea.gov.co) Se puede verificar toda la información correspondiente al trámite en la página web:








26

Inscripción aspirantes a programas de pregrados El trámite se encuentra registrado en el Sistema Único de Información de trámites –SUIT (www.suit.gov.co) y el Portal del Estado Colombiano (www.gobiernoenlinea.gov.co) Se puede verificar toda la información correspondiente al trámite en la página web:


Transferencia de estudiantes de pregrado El trámite se encuentra registrado en el Sistema Único de Información de trámites –SUIT (www.suit.gov.co) y el Portal del Estado Colombiano (www.gobiernoenlinea.gov.co) Se puede verificar toda la información correspondiente al trámite en la página web:


Matrículas aspirantes admitidos a programas de pregrado El trámite se encuentra registrado en el Sistema Único de Información de trámites –SUIT (www.suit.gov.co) y el Portal del Estado Colombiano (www.gobiernoenlinea.gov.co) Se puede verificar toda la información correspondiente al trámite en la página web:


1. Otro procedimiento administrativos de cara al usuario OPA.

Becas por excelencia académica

El procedimiento administrativo de cara al usuario OPA, fue racionalizado en la vigencia 2018 se encuentra registrado en el Sistema Único de Información de trámites –SUIT (www.suit.gov.co) y el Portal del Estado Colombiano (www.gobiernoenlinea.gov.co) Se puede verificar toda la información correspondiente al trámite en la página web:


ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES:

A continuación se presenta la Estrategia de Racionalización de Trámites enmarcada en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la vigencia del año 2019.







27

Componente: RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

Subcomponente Actividades Meta producto Responsable Fecha

Cumplimiento

1.Identificación de trámites

1.1 Identificar los trámites u OPA´S propuestos por la Función Pública

Evidencias de requerimiento de inscripción o eliminación de trámites u OPA´S a los responsables de los mismos.

Oficina de Planeación

30 de Junio de 2019

1.2 Registrar en la plataforma SUIT los trámites u OPA´S identificados

Evidencia de registro en plataforma SUIT


13 Diciembre 2019

2. Priorización de trámites

2.1 Analizar variables externas e internas que afectan el trámite. Diagnóstico

Racionalización de Trámites

Decanos Facultades y Coordinadora del Grupo de Admisiones Registro y Control Académico

16 de enero de 2019

3.Racionalización de trámites

3.1 Implementar la matriz sugerida por el Departamento Administrativo de la Función Púbica para la estrategia de racionalización de trámites.

Matriz Racionalización de

trámites.

Decanos Facultades y

Coordinadora del Grupo de

Admisiones Registro y Control

Académico

30 de enero de 2019

3.2 Registrar en la plataforma SUIT la estrategia de racionalización implementada por la institución

Evidencia de registro en SUIT


30 de Junio de 2019

3.3 Monitorear y revisar periódicamente el cumplimiento a lo establecido en la matriz de racionalización. seguimiento a matriz de racionalización

Evidencia de monitoreo registro R-CS-11 y seguimiento a la matriz de racionalización registro R – EV - 10


Oficina de Control Interno

30/04/2019 31/08/2019 31/12/2019

3.4 Elaborar la estadística mensual de los datos de operación relacionados con cada trámite.

Correo electrónico o soporte físico Responsables de

los trámites 5 primeros días de

cada trimestre

3.5 Consolidar en el SUIT datos de operación relacionados a cada uno de los trámites ofrecidos por las UTS según los parámetros dados por el DAFP: 1. ¿Número de solicitudes resueltas parcialmente en línea? 2. ¿Número de solicitudes resueltas en línea? 3. ¿Número de solicitudes resueltas de

Documento donde se consolide la información relacionada a los trámites manejados por cada dependencia


08/04/2019 08/07/2019 07/10/2019 10/12/2019



28

forma presencial? 4. Número total de solicitudes recibidas (En línea, parcialmente en línea y presenciales 5. Número de PQRSD

3.6 Registrar en el SUIT datos de operación de cada uno de los trámites ofrecidos por las UTS y registrados en la plataforma SUIT

Evidencia de registro en plataforma SUIT Oficina de

Planeación

05/04/2019 05/07/2019 05/10/2019 15/12/2019

Tabla 1. ESTRATEGIA RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

PRIORIZACIÓN DE TRÁMITES

Las Unidades Tecnológicas de Santander actualmente tienen inscritos en la plataforma SUIT 16 trámites aprobados y un (1) procedimiento administrativo OPA., alcanzando el 94% de cumplimiento por parte de las Unidades Tecnológicas de Santander. Teniendo en cuenta los lineamientos la “Guía metodológica para la racionalización de trámites” publicada en el año 2017 por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, se surtieron las etapas de preparación, recopilación de información general, análisis y diagnóstico de los trámites de las UTS, a partir de lo cual se analizaron las variables que los afectan interna y externamente, identificando oportunidades de mejora en los procesos y sistemas de información asociados a su prestación, con el que se formularon las siguientes acciones de racionalización para la vigencia 2019: Analizando el trámite denominado “inscripción aspirantes a programas de pregrados”, se llegó a la determinación de que se puede hacer una racionalización administrativa en el sentido de reducir los pasos del procedimiento, evitando que el aspirante se traslade a la institución para realizar la entrega de los documentos requeridos como requisitos en la Oficina de Admisiones Registro y Control Académico, cumpliendo con la política de cero papel, y que estos se adjunte en línea, con el fin de optimizar el tiempo del ciudadano, reducir los costos y la satisfacción del usuario. Para conocer la matriz de la Estrategia de Racionalización de Trámites consulte el Anexo 2 de este

documento.

29

Anexo 2 Formato matriz Racionalización de Trámites

ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

Nombre de la

Entidad

UNIDADES TECNOLOGICAS DE

SANTANDER

Sector

Administrativo EDUCACIÓN

Departamento SANTANDER

Orden

Municipio BUCARAMANGA

Año vigencia 2019

No. Nombre del

trámite, proceso o procedimiento

Tipo de Racionalización

Acción específica de

racionalización Situación actual

Descripción de la mejora a realizar el trámite,

proceso o procedimiento

Beneficio al ciudadano y/o

entidad

Dependencia responsable

Fecha Realización

Inicio Fin

1

Inscripción aspirantes a

programas de pregrados

Administrativo Reducir los pasos

del procedimiento

1. Reunir documentos

2. Entrega de documentos requeridos como

requisitos en la Oficina de Admisiones Registro y

Control Académico.

1. Evitar que el aspirante se traslade a la institución para hacer entrega de los documentos - requisitos.

2. cumplimiento de la política de cero papel.

3. Disposición digital de los documentos que soportan

la hoja de vida del estudiante.

Optimización del tiempo del

ciudadano

Reducción de costos

satisfacción del

usuario

Decanaturas Admisiones Registro y

Control Académico

enr-19 Dic-19



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COMPONENTE III: RENDICIÓN DE CUENTAS

El Artículo 48 de la Ley 1757 de 2015, define la rendición de cuentas como “(…) un proceso (...) mediante los cuales las entidades de la administración pública del nivel nacional y territorial y los servidores públicos, informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control”; es decir, es un ejercicio continuo y transversal orientado a fortalecer la relación entre la institución y el ciudadano. En este sentido, Las Unidades Tecnológicas de Santander en cumplimiento del artículo 52 de la citada ley desarrolló una estrategia para la Rendición de Cuentas, buscando así la transparencia de las actuaciones públicas, el control social, la participación ciudadana en la gestión y el diálogo con el ciudadano. El diagnóstico presentado por los responsables del componente de rendición de cuentas de las Unidades Tecnológicas de Santander, busca la realización de un análisis de las actividades de planificación y seguimiento a la rendición de cuentas realizada en la vigencia 2018, teniendo en cuenta que los mecanismos utilizados, fuentes y acciones de rendición de cuentas están enmarcados dentro de las actividades de gestión contempladas dentro de la política de rendición de cuentas del Modelo Integrado de Gestión y Planeación – MIPG. La alta dirección de las Unidades Tecnológicas de Santander ha presentado información de su gestión a la ciudadanía mediante los diversos canales de comunicación de la Institución y mediante el envío de boletines de prensa a los medios masivos de la ciudad, además se llevó a cabo una Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, dando respuesta pública en ella de los recursos, decisiones y gestiones realizadas durante la vigencia 2017. El 16 de abril de 2018 se realizó la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, en ella se presentó el Informe de Gestión del periodo comprendido de enero a diciembre de 2017, el cual se desarrolló teniendo en cuenta los ejes estratégicos de la gestión de esa vigencia, desarrollo tecnológico e innovación, gestión del conocimiento, gestión académica, actores académicos, proyección social, extensión, gestión de recursos financieros, infraestructura basada en prospectiva tecnológica, gestión de talento humano, bienestar institucional y alianzas estratégicas e internacionalización, los cuales dan cuenta del cumplimiento en la ejecución del Plan Prospectivo de Desarrollo Institucional 2012 – 2020. Las Unidades Tecnológicas de Santander continuaron con el trabajo de fortalecimiento de los canales de interacción con la ciudadanía, mediante el uso de herramientas tecnológicas que permiten el contacto directo con la comunidad, cumpliendo así con la Estrategia de Gobierno en Línea (transformada en Política de Gobierno Digital), consistente en informar a través de canales de comunicación como página web, redes sociales y eventos presenciales, para permitir a los ciudadanos ejercer su derecho de participar y ejercer control social.

La rendición de cuentas fortalece la transparencia de las instituciones públicas, brindando a los

usuarios y comunidad en general un espacio para la práctica social de interlocución entre el

Gobierno y la ciudadanía, que permite que la función administrativa se desarrolle conforme a los

principios constitucionales, de buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad,

eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia.

31

Esta práctica propicia el control social a la administración pública. Las Unidades Tecnológicas de

Santander buscan mediante la definición de la estrategia de rendición de cuentas garantizar los

mecanismos adecuados de interlocución y diálogo con la ciudadanía.

OBJETIVO DE LA ESTRATEGIA DE RENDICIÒN DE CUENTAS:

Promover la rendición de cuentas como un espacio de interlocución con los grupos de interés, fortaleciendo los canales de información de la Institución, brindando información eficaz, fomentando el diálogo e incentivando el ejercicio de participación ciudadana y de control social.

METODOLOGÍA DE PARTICIPACIÓN EN LOS ESPACIOS DE

RENDICIÓN DE CUENTAS

Las actividades de rendición de cuentas del subcomponente diálogo se constituyen en actividades de Participación Ciudadana para efectos de la planeación institucional. Dentro del Plan de Participación UTS 2019 se publicarán (presencial y virtual), las áreas responsables de la orientación y vigilancia para su cumplimiento, los objetivos de desarrollo sostenible al que apuntan las diferentes actividades programadas, cuando este aplique, entre otros aspectos. Las Unidades Tecnológicas de Santander definirán unos pasos mínimos que permitan, que los grupos de interés se involucren activamente en las actividades de diálogo programadas y desarrolladas por las diferentes áreas de la institución, para las actividades de participación ciudadana y rendición de cuentas.

ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS UTS 2019

Con el fin de promover la confianza y fortalecer la relación con los ciudadanos y sus grupos de interés, Las Unidades Tecnológicas de Santander presenta la estrategia de rendición de cuentas:

Componente: Rendición de Cuentas

Subcomponente Actividades Meta producto Responsable Fecha programada

Subcomponente 1 Información de

calidad y en lenguaje comprensible

1.1 Actualizar el sitio web de rendición de cuentas con información que genere valor para la ciudadanía.

Sitio web actualizado.

Coordinación de Comunicación e Imagen Institucional.

Del 10/01/2019 al 2/12/2019

1.2 Brindar a las personas con discapacidad visual y auditiva acceso a información general de la Institución.

Piezas audiovisuales diseñas para personas con discapacidad visual y auditiva.

Coordinación de Prensa y Medios de Representación Institucional.

Del 18/02/2019 al 2/12/2019

Subcomponente 2 Diálogo

2.1 Participación en ferias de promoción de nuestros servicios educativos que permitan el

Actividades realizadas.

Coordinación de Mercadeo y Protocolo Institucional.

Del 1/08/2019 al 29/11/2019

32

Componente: Rendición de Cuentas

Subcomponente Actividades Meta producto Responsable Fecha programada

dialogo en doble vía con la ciudadanía.

2.2 Realizar una audiencia pública de rendición de cuentas

Audiencia Realizada

Rectoría Planeación Secretaría General

Del 1/03/2019 al 30/04/2019

Subcomponente 3 Responsabilidad

3.1 Realizar capacitaciones presenciales o virtuales a los funcionarios sobre Rendición de Cuentas.

Capacitación realizadas

Talento Humano Del 1/03/2019 al 29/11/2019

3.2 Realizar y divulgar la estrategia de rendición de cuentas de las UTS

Actividad realizada

Coordinaciones de Comunicaciones y Prensa

Del 30/03/2019 al 29/06/2019

3.3 Divulgar los informes que se presentan ante la Asamblea Departamental.

Informes divulgados

Planeación Coordinaciones de Comunicaciones y Prensa

Del 30/04/2019 al 29/06/2019

Tabla 2. ESTRATEGIA RENDICIÓN DE CUENTAS

Durante la vigencia 2019, se hace necesario realizar las siguientes actividades:

Ejecutar la Estrategia de Rendición de Cuentas y sus acciones. Realizar actividades para la sensibilización de los funcionarios y difusión a la ciudadanía en

general, sobre los componentes y canales disponibles de Rendición de Cuentas permanente de acuerdo a la normatividad vigente.

Publicar en el sitio web los planes de mejoramiento resultado de las auditorias de los órganos de control.


Indicador - Informe sobre la gestión realizada por las Unidades Tecnológicas de Santander durante el periodo objeto de rendición/ respuesta oportuna de las solicitudes que surgen de la rendición de cuentas

COMPONENTE IV: MECANISMOS PARA MEJORAR LA

ATENCIÓN AL CIUDADANO

En este componente se busca facilitar el ejercicio de los derechos y la satisfacción del ciudadano, por medio de la mejora de la calidad y acceso a los trámites y servicios prestados por las Unidades Tecnológicas de Santander. Así pues, en el presente componente se plasmaran una serie de acciones definidas al interior de las UTS, con la finalidad de mejorar la calidad y accesibilidad de los servicios prestados por la institución.

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CANALES DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

Las Unidades Tecnológicas de Santander, están comprometidas en brindar los escenarios propicios

para la interacción con sus usuarios, Para lo cual con el fin de brindar una mejor atención a la

comunidad educativa y a la ciudadanía en general, pone a disposición de sus usuarios los canales de

atención por medio de los cuales pueden acceder a los trámites, información y servicios o interponer

peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y/o felicitaciones asociados con el quehacer de

nuestra Institución. Atención que permiten no solo el acceso presencial sino además el acceso remoto

a la institución por los canales virtuales y telefónicos, acorde con la modernidad.

Contamos con una Oficina para la Atención al Ciudadano encargada de gestionar de manera

centralizada los servicios de recepción, radicación y distribución de la correspondencia

entrante y saliente, las PQRSDF y el servicio de información institucional en general, para que

se agilice el trámite de los procesos que ofrece las Unidades Tecnológicas de Santander.

La oficina está ubicada en un lugar de fácil acceso para todos los usuarios. Es un espacio

visible desde la ruta de evacuación de la Institución, allí las personas pueden esperar de

forma segura ser atendidos y protegidos de elementos naturales como el sol y el agua, para el

2018 se dio atención en horario establecido de 7:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 6:00

p.m. y un horario extendido en periodo académico de 12:00 m. a 2:00 p.m. y de 6:00 pm a

9:00 p.m.

Durante la vigencia del 2018 esta oficina se encargó de recibir, radicar, registrar y clasificar las

PQRSDF y la correspondencia entrante y saliente, lo cual le permitió a la Institución tener una

trazabilidad de las mismas.

En el 2018 se continuó prestando asistencia desde los canales de atención institucional,

correo electrónico, intranet en el portal web, incluido el chat en horario determinado de 9:00 a

10:00 am y 3:00 a 5:00 pm.

En cumplimiento de las normas NTC 5854 en la vigencia del 2018 en el segundo semestre se

brindó atención a la población sorda con un intérprete de lengua de señas y se empezó a

trabajar en la implementación del centro de relevo en las UTS para la atención a la población

sorda.

Adicionalmente, con el objetivo de facilitar la atención a la comunidad universitaria y ciudadanía en general la institución habilitó los siguientes horarios y canales de atención:

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CANAL MECANISMO UBICACIÓN HORARIO DE

ATENCIÓN CARACTERÍSTICA

Ventanilla de Atención al ciudadano

Calle de los estudiantes No 9 -82 Ciudadela Real de Minas. Primer

Piso Edificio B

En Período Académico

Días hábiles de lunes a viernes

7:00 a.m. a 9:00 p.m.

Brinda información de manera personalizada.

Agiliza los trámites internos y externos del

estudiante, docente y/o comunidad en

general.

Radicación de

Correspondencia

Calle de los estudiantes

No 9 -82 Ciudadela Real

de Minas. Primer Piso

Edificio B


8:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 a 6:00

p.m.

Recibe, radica y

direcciona a la

dependencia indicada

las comunicaciones

que ingresan a la

Institución.

Línea gratuita

018000940203



7:00 a.m. a 9:00 p.m.

Línea fija

Conmutador (7) 6917700



7:00 a.m. a 9:00 p.m.

Recepciona y trasmite a las dependencias las llamadas entrantes de la población objetivo mediante un servidor

de Voz y datos IP.

Brinda información

y orientación sobre

trámites y servicios

de la Institución.

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Página Web

www.uts.edu.co


8:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 a 6:00

p.m.

En el sitio Web institucional, sección

Atención al Ciudadano, opción formulario

PQRSDyF, los ciudadanos pueden

registrar sus consultas, quejas, reclamos y

peticiones.

Nota: el portal se encuentra activo las 24 horas, no obstante, los

requerimientos registrados por dicho

medio se gestionan dentro del horario

indicado en la columna adyacente.

Correo Electrónico

[email protected]


8:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 a 6:00

p.m.

A la cuenta de correo electrónico

mencionada, los ciudadanos pueden

enviar sus consultas, peticiones,

sugerencias, invitaciones y en general cualquier

requerimiento relacionado con el

objeto misional de la Institución.

http://www.uts.edu.co/

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

36

CANAL MECANISMO UBICACIÓN HORARIO DE

ATENCIÓN CARACTERÍSTICA

Chat

Calle de los estudiantes No 9 -82 Ciudadela Real de Minas. Primer Piso Edificio B

Días hábiles de lunes a viernes 9.00 a.m. a 10

a.m.

En el Chat institucional los ciudadanos pueden realizar sus consultas,

peticiones, sugerencias, solicitar la información

que se requiera relacionado con el

objeto misional de la Institución.

Redes Sociales

Como un mecanismo de participación ciudadana, (información, comunicación y opinión) las Unidades Tecnológicas de Santander, hace presencia permanente a través de las redes sociales en Facebook y Twitter: https://www.facebook.com/UnidadesTecnologicasdeSantanderUTS https://twitter.com/UnidadesUTS

RELACION CON EL CIUDADANO

Las Unidades Tecnológicas de Santander, en su compromiso con el fortalecimiento de la interacción con la comunidad y en su afán de garantizar los derechos constitucionales de los ciudadanos se comprometen cada día más a brindarle un trato digno, respetuoso, considerado, diligente y sin distinción alguna a nuestros usuarios. Los cuales se clasifican en internos y externos: Los usuarios internos: son los estudiantes, docentes de planta, tiempo completo, hora cátedra, personal administrativo de planta y contratistas. Los usuarios externos: son autoridades civiles y militares, medios de comunicación, entidades homologas, vecinos y comunidad en general. Para brindar una excelente información a nuestros usuarios internos y externos, la institución cuenta con canales de comunicación como el correo electrónico, teléfono, chat, página web, redes sociales e informativos tales, como los medios masivos de comunicación y las pantallas institucionales.

https://www.facebook.com/UnidadesTecnologicasdeSantanderUTS

https://www.facebook.com/UnidadesTecnologicasdeSantanderUTS

https://twitter.com/UnidadesUTS

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FORTALECIMIENTO DE LOS CANALES DE ATENCIÓN

Respecto a la atención óptima a los usuarios y ciudadanía en general, la Institución durante el año 2018 desarrollo acciones para garantizar un servicio de calidad, claridad, oportunidad e incluyente:

Por tal razón se ha implementado de manera paulatina dentro de atención al ciudadano, un

servicio de interprete para personas sordas, de acuerdo a lo dispuesto en el decreto 2369 de 1997, artículo 7. Así mismo se continuará con el fortalecimiento de los enlaces a los sitios web dispuestos por el gobierno nacional para las personas con discapacidad auditiva y visual, mediante el Centro de Relevos y CONVERTIC, lo cual fomenta los procesos de inclusión.

Adicionalmente es importante resaltar que la institución viene desarrollando acciones de mejoramiento en los procedimientos inherentes a la atención al ciudadano en cuanto a la reducción de pasos requeridos, costos de los trámites, tiempos de ejecución, y se realizara revisión y actualización si se requiere.

Por otra parte, se realizan encuestas de satisfacción del servicio al usuario, para de esta manera evaluar el servicio actualmente prestado y conocer posibles acciones de mejora requeridas, consolidando los resultados en un informe, el cual es publicado en la página web institucional.

Los derechos de los usuarios y medios para garantizarlos se encuentran publicados en la página web de la institución a través de la Carta de Trato Digno, en el link:

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/CARTA%20TRATO%20DIGNO%20VIGENCIA%202018(1).pdf

Continuar con la implementación de las comunicaciones electrónicas para los servidores públicos, comunidad académica y ciudadanos en general contribuyendo al cumplimiento de la política presidencial de Cero Papel.

ATENCIÓN DE LAS PETICIONES, QUEJAS RECLAMOS SUGERENCIAS

Y DENUNCIAS

Las Unidades Tecnológicas de Santander, con el fin de garantizar de manera efectiva, la atención de

las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones formuladas por los

ciudadanos para el 2019 ejecutará los procedimientos de las actuaciones administrativas y procesales

que deben seguirse para la recepción y el trámite de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias,

denuncias y felicitaciones presentadas ante la Institución, aplicando las disposiciones legales vigentes,

lo dispuesto en la Ley 1755 de 30 de Junio de 2015, artículos 13 a 33 de la Parte Primera de la Ley

1437 de 2011 y en las normas internas de la Institución. Igualmente, adoptó el Reglamento Interno

para la Recepción y el Trámite de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y

Felicitaciones, presentadas ante las Unidades Tecnológicas de Santander

La implementación de los procesos en comento generará mejoras institucionales al establecer en la

página web de la Institución el formulario electrónico para las PQRSDF, el cual se ajustara para esta

vigencia acorde a lineamientos señalados por el Ministerio de las Tecnologías de la Información Min

Tic, a través de la estrategia de Gobierno en Digital, disponiendo de un enlace de fácil acceso, para

la recepción de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y Felicitaciones.



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Proporcionando a los ciudadanos el acceso abierto y sencillo a los procesos de Peticiones, Quejas,

Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones, con ello busca:

Proporcionar a los ciudadanos el acceso abierto y sencillo a los procesos de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones.

Incrementar la capacidad de la Institución para dar respuesta de manera objetiva, coherente, sistemática y responsable a las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones que le sean formuladas para lograr la satisfacción de los peticionarios o quejosos, de la Institución.

Mejorar la habilidad de la Institución para identificar las tendencias, eliminar las causas de las quejas y mejorar las funciones Institucionales.

Proveer la base para la revisión y análisis continúo de los procesos de tratamiento de las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones, determinar la forma para su resolución y adoptar los procesos de mejora continua que sean necesarios.

Acciones a realizar:

Durante la vigencia 2019, se continuará haciendo la publicación de la normatividad y documentos de interés institucional, a través de los medios de comunicación institucional.

Así mismo, durante esta vigencia se continuará con la actualización del sitio web acorde a las políticas de Gobierno Digital.

Se realizarán los informes semestrales al Representante Legal de la institución por parte de la Oficina de Control Interno, la cual tiene como insumo los informes trimestrales de PQRSDF que presenta el Grupo de Atención al Ciudadano, adscrito a la Secretaria General, que son publicados con esta periodicidad en la página web institucional.

Para esta vigencia se avanzará con el desarrollo de la estrategia de publicación de datos abiertos, conforme a los lineamientos y guía para su implementación establecidos por Gobierno Digital.

Se publicará y socializará la política para la declaración y trámites de los conflictos de intereses.

Se mantendrán los canales de atención habilitados al servicio de la ciudadanía.

Se seguirá manteniendo en la página web de la institución el formulario electrónico de PQRSDF, acorde a los lineamientos señalados por el Min Tic.

Se continuará otorgando respuesta a las PQRSDF presentadas a la institución, de manera objetiva, coherente, oportuna, sistemática y responsable.

Se continuará con la difusión de mensajes internos para el fortalecimiento de la cultura de servicio a la ciudadanía.


Indicador

- Número de mecanismos implementados para mejorar la atención al

ciudadano/Número de mecanismos efectivamente aplicados.

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COMPONENTE V: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA

Y ACCESO A LA INFORMACIÓN.

Uno de los activos más importantes de las Unidades Tecnológicas de Santander, como institución

estatal, es la información. Esta permite tomar decisiones basadas en datos y evidencias ajustadas a

los contextos, además de facilitar que las operaciones, actividades, planes, programas y proyectos se

ejecuten eficaz y efectivamente a partir de fuentes de información que soporten las mismas.

La Institución debe ofrecer acceso a la información a todos los ciudadanos, sin distingo de raza,

género, sexo, nacionalidad, edad u orientación política, religiosa o sexual, salvo que sobre esta pese

alguna de las restricciones legales establecidas en la Ley 1712 de 2014 y reglamentadas en la

Constitución Política y en distintas normas legales.

Bajo el principio de publicidad, la comunidad académica, usuarios y ciudadanía en general pueden

conocer la estructura, gestión y planeación de las UTS; accediendo eficientemente a trámites y

servicios; facilitando el ejercicio de control social y participando, colaborando y co-creando en la

gestión pública.

Las Unidades Tecnológicas de Santander, acatando lo normado en la ley 1712 de 2014, reglamentada

parcialmente por el Decreto Nacional 103 de 2015, asume la responsabilidad de poner a disposición

de la comunidad uteísta y ciudadanía en general, mecanismos tendientes a mantenerlos

documentados respecto de la gestión adelantada en lo relacionado con la información de carácter

público.

En cumplimiento de la directiva No 015 del 19 de Noviembre de 2018 expedida por la Procuraduría

General de la Nación, la institución como sujeto obligado fue seleccionada para participar en la

medición del índice de Cumplimiento ITA (SISTEMA DE INFORMACIÒN PARA EL REGISTRO,

SEGUIMIENTO, MONITOREO Y GENERACIÓN DEL INDICE DE CUMPLIMIENTO-ITA), en virtud de

la Ley 1712 de 2014 – “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública

Nacional”, alcanzando un nivel de cumplimiento de 84 sobre 100 puntos, para lo cual la Oficina de

Planeación en conjunto con el Grupo de Comunicaciones e Imagen Institucional, procedió a

diligenciar la matriz de cumplimiento diseñada por la Procuraduría General de la Nación, tomando

como insumo las publicaciones realizadas por los responsables de la información en la página web del

menú de transparencia de cada una de las doce (12) categorías que hacen parte de la citada Matriz.

En el marco del Modelo Integrado de Planeación y de Gestión (MIPG), las UTS trabajan las diferentes

categorías de transparencia así:

LINEAMIENTOS DE TRANSPARENCIA ACTIVA

Las UTS disponen de mecanismos y diferentes canales de atención tales como: el portal web

www.uts.edu.co , redes sociales institucionales en Facebook, Twitter, YouTube, Instagram, para dar a

conocer al usuario interno y externo la información relacionada con el funcionamiento y la gestión de

la institución.

En nuestro portal www.uts.edu.co se encuentran todos los datos de contacto con la institución,

además de una clara información de atención al ciudadano con un formulario de PQRSDyF que



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permite a los usuarios formular sus diferentes solicitudes de Peticiones, Quejas, Reclamos,

Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones.

En el sitio web también se encuentran publicadas Leyes y Ordenanzas - Acuerdos - Reglamentos - Resoluciones - Manuales y Códigos.

Actualmente existen medios de comunicación entre los cuales se encuentran las carteleras

institucionales, los mecanismos de comunicación oral, audiovisual y escritos. Así mismo, visitando el

portal web www.uts.edu.co e ingresando al menú de Transparencia las Unidades Tecnológicas de

Santander, puso a disposición de la comunidad académica y ciudadanía en general la siguiente

información:

http://uts.edu.co/portal/seccion.php?id=1040&key=e1c6bf40df8ce393e311a7859b8d63fe

LINEAMIENTOS DE TRANSPARENCIA PASIVA

Se refiere a la obligación de responder las solicitudes de acceso a la información en los términos establecidos en la Ley.

El artículo 26 de la Ley 1712 de 2014 señala que la respuesta a la solicitud de acceso a la información pública, es el acto escrito mediante el cual el sujeto obligado responde materialmente a la persona que le realizó la solicitud de información pública.

Las solicitudes de acceso a la información de la ciudadanía son respondidas en términos de calidad, oportunidad y disponibilidad.

La respuesta a la solicitud de información tiene un principio fundamental: el de gratuidad. Sí, tanto la solicitud como la respuesta no tienen ningún costo. La respuesta debe ser gratuita y el sujeto obligado solo podrá cobrar los costos de reproducción y envío de la información. Sin embargo, si se pide que la información sea enviada a través de medios electrónicos, no se incurrirá en costos de reproducción de la información.

INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Relacionada con la elaboración, adopción, implementación y actualización del Registro de Activos de

Información, el Índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de

Información y el Programa de Gestión Documental.

Mediante la Resolución No. 00-17050 de 2018 expedida por la Gobernación de Santander, a través

del Consejo Departamental de Archivo, se logró la convalidación de las tablas de retención

documental de las UTS, dictándose además otras disposiciones para la conservación y preservación

del patrimonio documental de la institución.

CRITERIO DIFERENCIAL DE ACCESIBILIDAD

Relacionada con la garantía del acceso a la información a población indígena y población en situación

de discapacidad en términos de canales, idiomas, lenguas y medios.

Las Unidades Tecnológicas de Santander continuará con el fortalecimiento de los enlaces a los sitios web dispuestos por el gobierno nacional para las personas con discapacidad auditiva y visual, mediante el Centro de Relevos y CONVERTIC, lo cual fomenta los procesos de inclusión.


http://uts.edu.co/portal/seccion.php?id=1040&key=e1c6bf40df8ce393e311a7859b8d63fe

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MONITOREO AL ACCESO A LA INFORMACIÓN

Relacionada con el seguimiento al cumplimiento de los principios del derecho de acceso a la

información establecidos en la Ley 1712 de 2014.

El Grupo de Atención al Ciudadano adscrito a la Secretaria General de la institución trimestralmente

elabora un informe de PQRSDF que contiene entre otros los siguientes datos:

- El número de solicitudes recibidas.

- El número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución.

- El tiempo de respuesta a cada solicitud.

- El número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información.

Durante el año 2018, la sección de Transparencia publicada en el portal web institucional

www.uts.edu.co tuvo nuevos ajustes de acuerdo a lo exigido por la Procuraduría Nacional

reorganizándose así:

TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

En cumplimiento a la Ley 1712 del 6 de marzo de 2014 , las Unidades Tecnológicas de Santander pone a disposición de la comunidad académica y ciudadanía en general la siguiente información:

1. Mecanismos de contacto con el sujeto obligado

Contacto con la Institución

Formulario de solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y denuncias

Localización física, sucursales o regionales, horarios y días de atención al público

Bucaramanga

Barrancabermeja

Cúcuta

Piedecuesta

San Gil

Vélez

Correo electrónico para notificaciones judiciales

Las notificaciones judiciales pueden realizarse al correo electrónico [email protected]

Políticas de seguridad de la información del sitio web y protección de datos personales


http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Leyes/Documents/LEY%201712%20DEL%2006%20DE%20MARZO%20DE%202014.pdf


http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=2375&key=d69004df849554ea4389dcedf3b1af7d

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=300&key=76394165fda5e06774abb785720e0048

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=2378&key=833aeb694b433e4a7926c1191b10bbb9

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=2375&key=d69004df849554ea4389dcedf3b1af7d

http://www.uts.edu.co/portal/regionales.php?id=92&key=b6d4fb77c83f3b7f431c520a8abf7fcb

http://www.uts.edu.co/portal/regionales.php?id=97&key=b5fc85997ad328e14fc4a00163da1934

http://www.uts.edu.co/portal/regionales.php?id=781&key=28f4dc3d112f30c9cba8f3b15475e497

http://www.uts.edu.co/portal/regionales.php?id=82&key=4cc7ed213239e8c1c8dde16d4b8d0254

http://www.uts.edu.co/portal/regionales.php?id=87&key=268d118bc83acf5ef2a9608ed3ab5b71

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=3561&key=d480b4efadd5cb1823bc243553e20f1b

42

2. Información de Interés

Datos abiertos

Estudios, investigaciones y otras publicaciones

Convocatorias

Preguntas y respuestas frecuentes

Glosario

Noticias

Calendario de actividades

Información para niños, niñas y adolescentes

Información adicional

Evaluación técnica de la infraestructura física

3. Estructura Orgánica y Talento Humano

Misión y Visión

Funciones y deberes

Manual Específico de Funciones

Proyecto Educativo Institucional

Modificación de la Estructura

Escala Salarial

Modificación de Planta

Conformación de los Grupos de Trabajo

Incorporación a la Planta

Procesos y procedimientos

Procesos y procedimientos

Organigrama

Organigrama

Descripción de la estructura orgánica

Directorio de información de servidores públicos y contratistas

Directorio

Directorio Institucional

Búsqueda de contratistas


http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=2519&key=6be9e59e0586e8edb5f2c9a5464babfe

http://repositorio.uts.edu.co:8080/xmlui/

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=2852&key=67953c03ae8e227ebd6e4e7a2329d153

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=450&key=9c48c33aeff77f2fc804ffa70d1d7e9b

http://www.uts.edu.co/portal/files/glosario.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=244&key=ae89b17bfa29f30c6e21051fe53f2b01

http://www.uts.edu.co/portal/app/calendar/

http://infancia.uts.edu.co/


http://www.uts.edu.co/portal/files/Evaluacion_tecnica_de_la_infraestructura_fisica.pdf


http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=23&key=cf6743a26957b623c574f47bda4f0247

http://www.uts.edu.co/portal/files/resoluciones/6-Resolucion-No-02-474.PDF

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/Nuevo%20PEI.pdf


http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/escala%20salarial.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/files/resoluciones/3-Resolucion%20No%2002-473.PDF

http://www.uts.edu.co/portal/files/resoluciones/4-Resolucion%20No%2002-476.PDF


http://www.uts.edu.co/portal/views/calidad.php

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=26&key=5b6f93f8127208ccbd9bf01f1b0476f3

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=8&key=eb81d68f2bc04cec206d70de08cd6562

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/Directorio.xlsx

http://www.uts.edu.co/portal/files/directorio_2018.pdf

http://www.sigep.gov.co/directorio

43

Directorio de Entidades

Ministerio Nacional de Educación - MEN

Consejo Nacional de Acreditación - CNA

Instituto Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología COLCIENCIAS

Colombia Aprende

Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior - ICETEX

Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior - ICFES

Directorio de agremiaciones, asociaciones y otros grupos de interés

Corporación Red de Instituciones de Educación Investigación y Desarrollo del Oriente

Colombiano – UNIRED

Asociación Colombiana de Instituciones de Educación Superior con Formación Técnica,

Profesional y/o Tecnológica - ACIET

Red de Instituciones Técnicas Profesionales, Tecnológicas y Universitarias Públicas -

REDTTU

Ofertas de Empleo

Ofertas de Empleo

4. Normatividad

Normatividad del orden nacional

Decreto Único Reglamentario

Leyes

Decretos

Listado de normas

Normatividad del orden territorial

Ordenanza de creación de las Unidades Tecnológicas de Santander

Acuerdos

Reglamentos

Resoluciones

Otros sujetos obligados

Manuales y códigos

http://www.mineducacion.gov.co/

http://www.cna.gov.co/

http://www.colciencias.gov.co/

http://aprende.colombiaaprende.edu.co/

https://portal.icetex.gov.co/

http://www.icfes.gov.co/

http://www.unired.edu.co/

http://www.unired.edu.co/

http://www.aciet.org.co/

http://www.aciet.org.co/

http://www.redttu.edu.co/es/

http://www.redttu.edu.co/es/

http://www.cnsc.gov.co/index.php/438-a-506-santander


https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=62150

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=517&key=2ae93bd1e344b4cf89dd93786bb811c1

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=2459&key=b8259f823b725dbe54a41b9a215e3feb

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/Normatividad%20UTS.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/files/ORDENANZA.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=337&key=d13509f68d9a59c3d58b5d517ee4166a

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=336&key=48e1a2f4c96d06d157b2ef28054a1d16

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=335&key=d6def1750be1c4c7e31bd5b6651d2aac

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=513&key=315e0adf63d5ee101d7d673c8956dc02

44

5. Presupuesto

Presupuesto general asignado

Ejecución presupuestal histórica anual

Distribución presupuestal de proyectos de inversión

Estados financieros

Modificaciones al Presupuesto

Informes Sistemas de Control Interno Contable

http://www.chip.gov.co/schip_rt/index.jsf

6. Planeación

Políticas, lineamientos y manuales

A. Políticas y lineamientos sectoriales e institucionales

B. Manuales

C. Planes estratégicos, sectoriales e institucionales

D. Plan de Rendición de Cuentas

E. Plan de servicio al ciudadano

F. Plan Antitrámites

G. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Seguimientos al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

2018

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano primer trimestre

Seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano con corte a 31

de agosto de 2018.


de diciembre de 2018

2017


Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano a 30 de agosto


de noviembre de 2017.


http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=43&key=dacb3c956e137b981e1ffd08d0f3d56b


http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=42&key=91a61902f8d77ca1537686d080afcfa1


http://www.uts.edu.co/portal/files/transparencia/ADICION%202016.pdf

http://www.chip.gov.co/schip_rt/index.jsf


http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=3564&key=7b421d5607a6f9154ed0c62b0253309e

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=513&key=315e0adf63d5ee101d7d673c8956dc02

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=3565&key=d3728157b826647f3262cd7881cc22c8

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=539&key=88190c8570963d00a5d1c3ef6eb8837e

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/PLAN%20ANTICORRUPCION%202018.pdf#page=34

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/PLAN%20ANTICORRUPCION%202018.pdf#page=24

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/PLAN%20ANTICORRUPCION%202018.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/Versi%C3%B3n%20Final%20Seguimiento%20PAAC.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/seguimiento_plan.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/seguimiento_plan.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/Tercer%20Seguimiento%20PAAC%202018.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/Tercer%20Seguimiento%20PAAC%202018.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/PRIMER%20SEGUIMIENTO%20PAAC%2009%20mayo%202017.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/SEGUNDO_SEGUIMIENTO_PAAC_2017.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/TERCER%20SEGUIMIENTO%20PAAC%202017.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/TERCER%20SEGUIMIENTO%20PAAC%202017.pdf

45

2016


Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano segundo trimestre

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano tercer trimestre

resolución 02-280 del 30 de marzo de 2016

plan anticorrupción 2016

2015

Plan de Transparencia 2015

Resolución 02-048 de 2015

Seguimiento Marzo de 2015

Seguimiento Agosto de 2015

Seguimiento Diciembre de 2015

2014

Plan de Transparencia 2014

Res. 02-086 por la cual se aprueba el Plan de Transparencia 2014

Seguimiento Abril 2014

Seguimiento Agosto 2014

Seguimiento Diciembre 2014

2013

Resolución 02-811 de 2013

Plan de Transparencia

Mapa de Riesgo de Corrupción

Primer Informe de Cumplimiento Plan Transparencia

Seguimiento Agosto 2013

Seguimiento Octubre 2013

Seguimiento Diciembre 2013

Estrategia No. 1

Informe Final Plan de Transparencia 2013

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/R-EV-10%20Seguimiento%20Plan%20Anticorupci%C3%B3n%20y%20Atenci%C3%B3n%20al%20Ciudadano.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/files/transparencia/R-EV-10%20Seguimiento%20Plan%20Anticorupcion%20y%20Atencion%20al%20Ciudadano%20Septiembre.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/files/resoluciones/RESOLUCION%2002-280%20PAAC.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/files/PLAN%20ANTICORRUPCION%202016(03).pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/PLAN%20DE%20TRANSPARENCIA_2015.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/Resoluci%C3%B3n%2002-048%20de%202015.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/Seguimiento%20MARZO%20de%202015.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/SEGUIMIENTO%20AGOSTO%20DE%202015.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/seguimiento-dic.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/files/PLAN%20DE%20TRANSPARENCIA%202014.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/Res_%2002-086%20por%20la%20cual%20se%20aprueba%20el%20Plan%20de%20Transparencia%202014.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/Seguimiento%20Abril%202014.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/Seguimiento%20agosto%202014.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/Seguimiento%20Diciembre%202014.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/files/Resolucion%2002_811_2013_Aprobacion_Plan_Trasparencia.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/files/PLAN%20DE%20TRANSPARENCIA%202013.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/files/MAPA%20DE%20RIESGO%20DE%20CORRUPCION%202013.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/files/Primer%20Informde%20de%20Cumplimiento_Plan_Transparencia.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/files/R-EV-10%20Seguimiento%20Agosto%202013.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/files/seguimiento-octubre-2013.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/R-EV-10%20Seguimiento%20Diciembre%202013.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/Estrategia%20No%201.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/Informe%20Final%20%20Plan%20de%20Transparencia%202013.pdf

46

Plan de gasto público

Plan de acción

Plan de Compras

Distribución presupuestal de proyectos de inversión

Metas, objetivos e indicadores de gestión y/o desempeño

Presupuesto desagregado con modificaciones

Participación en la formulación de políticas

Informes de empalme

H. Estadísticas

Estadísticas institucionales 2014 - 2017-I

7. Control

Informes de gestión, evaluación y auditoria

a. Informe enviado a la Asamblea Departamental

a. Informe enviado a la Asamblea Departamental

Informes de gestión

Informes de Gestión Documental

Informes de Gestión

b. Informe de rendición de la cuenta fiscal a la Contraloría General de la República

b. Informe de rendición de la cuenta fiscal a la Contraloría General de la República

c. Informe de rendición de cuentas a los ciudadanos

c. Informe de rendición de cuentas a los ciudadanos

d. Informes a organismos de inspección, vigilancia y control

d. Informes a organismos de inspección, vigilancia y control

Informes de auditoria

Informe del ICONTEC

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=3559&key=d4cf5b754ab218815bee91c0cb2ea27f

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=506&key=7618387dac93ba2f620d26a2adbcf583

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=42&key=91a61902f8d77ca1537686d080afcfa1

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=41&key=16650ad875e6782c56183d1f46688618

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=3560&key=f56d5d6b19ea3105b8e7676de951c80f

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=3566&key=ac9acdea45e9b63ce3e282134944f8da

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=3567&key=abdd1bdf2a146dcc018c791844ab4f9b

http://www.uts.edu.co/portal/files/Estad%C3%ADsticas%20Institucionales%202014-2018.pdf


http://www.uts.edu.co/portal/files/info_gestion_2017.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/files/transparencia/INFORME%20DE%20GESTION%20DOCUMENTAL%202015.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=41&key=16650ad875e6782c56183d1f46688618

http://siaobserva.auditoria.gov.co/guess/informeA_guess.aspx#dialogMensaje

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=540&key=601e97150fcee37bbbbca0b210b0a830

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=3563&key=096a008fe45208c85bb9fd075c3e1a2a

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/INFORME%20DE%20AUDITORIA%20DE%20OTORGAMIENTO%20SIG.pdf

47

Seguimiento del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la normas ISO 9001:2008 y NTC-

GP-100:2009

Reportes de Control Interno

Informes pormenorizados de Control Interno

Planes de mejoramiento

Planes de mejoramiento

Contraloría general de Santander

Entes de control que vigilan a la entidad y mecanismos de supervisión

Control Interno

Entes de Control

Buzón de notificaciones judiciales

Información para población vulnerable

Información para población vulnerable

Defensa judicial

8. Contratación

Información contractual

Publicación de la información contractual

Publicación de procedimientos, lineamientos y políticas en materia de adquisición,

y compras

Plan anual de adquisiciones

Informe de defensa judicial

9. Trámites y servicios

Información sobre los trámites que se pueden adelantar ante la Institución

Atención al ciudadano

10. Instrumentos de gestión de información pública

Instrumentos de gestión de información pública

Registro de Activos de Información

Resolución No 02-1168

Índice de información clasificada y reservada

Esquema de publicación de información

Programa de gestión documental

http://www.uts.edu.co/portal/files/INFORME%20ETAPA%202.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/files/INFORME%20ETAPA%202.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=2865&key=e625cf8673c3b126c943de63a94a7a11

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=2863&key=bb39b40557684336a8c5f3f91efbf0a1

http://contraloriasantander.gov.co/?page_id=8310&q=unidades

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=16&key=0fb4baa3d8ae5631c1505206295dcfdb

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=45&key=b9d8977995924f18ef5b15f815a64806

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=2505&key=ef956050d0963965ec6cccb6f18f7653

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=47&key=2d20ebeeab4cb4107f0c8f1e70b693ee

http://www.uts.edu.co/portal/files/INFORME%20PROCESOS%20UTS%20-%20TRANSPARENCIA.pdf


http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=2747&key=5d389d0c6efe14cc1bede42ca54aa3ce

https://www.contratos.gov.co/consultas/inicioConsulta.do

http://www.uts.edu.co/portal/files/resoluciones/Resolucion%2002-499%20del%201%20de%20junio%20de%202017.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/files/resoluciones/Resolucion%2002-499%20del%201%20de%20junio%20de%202017.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=506&key=7618387dac93ba2f620d26a2adbcf583

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/INFORME%20PROCESOS%20JUDICIALES.pdf


http://www.uts.edu.co/portal/views/tramites.php

http://uts.edu.co/portal/seccion.php?id=447&key=05edae53cc2b9341fa643186e61062d0


http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=3568&key=06d5261fffd9afb923899d55fd533596

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/Registro%20de%20Activos%20de%20Informaci%C3%B3n.xlsx

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/Resoluci%C3%B3n%20No_%2002-1168%20del%2017%20de%20noviembre%20de%202017.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/files/INDICE%20DE%20INFORMACION%20UTS.xlsx

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/esquema%20de%20publicaci%C3%B3n%20de%20la%20informaci%C3%B3n.xlsx

http://www.uts.edu.co/portal/files/politica%20de%20gestion%20documental%20UTS.pdf

48

Introducción tablas de retención documental

Cuadro de clasificación documental

Tablas de retención documental 2018

Resolución adopción

Registro de publicaciones

Costos de reproducción

Mecanismos para presentar quejas y reclamos en relación con omisiones o acciones del sujeto obligado

Información General

Formato para Registro de PQRS

Entes de Control Informe de PQRS

Encuesta a la ciudadanía

En este sentido, la estrategia de las Unidades Tecnológicas de Santander respecto de este componente en la vigencia 2019 es mantener actualizada la información publicada en la página web de la institución conforme a la Ley 1712 de 2014, así como activos los enlaces con otras plataformas para el acceso de la información pública, a fin de garantizar que la ciudadanía cuente en todo momento con la información actualizada a la mano, lo cual represente el acceso oportuno y veraz a la información, como mecanismo de transparencia.

Acciones a realizar:

Continuar con la aplicación de la normatividad que regula lo correspondiente a

Transparencia, con el compromiso de mantener actualizado el portal institucional y los

diversos canales de comunicación de la institución con esta información.

Divulgar los datos abiertos de las UTS.

Aplicación de los estándares del contenido y oportunidad de las respuestas a las

solicitudes de acceso a la información pública.

Generar el informe de solicitudes de acceso a la información.

Realizar la actualización del Índice de Información Clasificada y Reservada; Esquema de

Publicación de la Información y el Registro de Activos de Información y publicarlos en la

página web institucional.

Aprobación por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Programa de

Gestión Documental, e inicio de los programas y proyectos establecidos en el PGD para la

vigencia 2019.

Implementación de las tablas de retención.


Indicador: Numero de mecanismos de información a disposición de los usuarios internos y externos que permitan conocer el funcionamiento de la institución.

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/INTRODUCCION%20TABLAS%20DE%20RETENCION%20DOCUMENTAL.docx

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/CUADRO%20DE%20CLASIFICACION%20DOCUMENTAL%202018(2).xlsx

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/TABLAS%20DE%20RETENCION%20DOCUMENTAL%202018.xlsx

http://www.uts.edu.co/portal/app/ckfinder/userfiles/files/RESOLUCION%20ADOPCION%20TRD.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/files/registro_publicaciones.pdf

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=3568&key=06d5261fffd9afb923899d55fd533596

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=447&key=05edae53cc2b9341fa643186e61062d0

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=300&key=76394165fda5e06774abb785720e0048

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=45&key=b9d8977995924f18ef5b15f815a64806

http://www.uts.edu.co/portal/seccion.php?id=451&key=0d2560ebbcb9ec2cbf45428f3ed31fe9

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScl7xWzZTLFvhhReTd1cAJ885qwaD2bApSR0PsUi2TwiEwtBg/viewform

49

ROLES PARA EL DESARROLLO DEL PLAN

- Alta Dirección

Es la responsable de que el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano sea un instrumento de gestión, le corresponde darle contenido estratégico y articulado con la gestión y los objetivos de la Institución.

Ejecutar y generar los lineamientos para su promoción y divulgación al interior y al exterior de las UTS

Realizar el seguimiento a las acciones planteadas.

- Oficina de Planeación

Liderar todo el proceso de construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al

Ciudadano, quien coordinará con los responsables de los componentes su elaboración.

Consolidar el Plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

Socialización y publicación en la página web de la Institución del Plan Anticorrupción y de

Atención al Ciudadano.

Monitorear y evaluar permanentemente con cada responsable del componente las

actividades establecidas en el Plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

- Oficina de Control Interno

Deberá adelantar la verificación de la elaboración y de la publicación del Plan

Anticorrupción y de la Atención al Ciudadano.

Efectuar el seguimiento y el control a la implementación y a los avances de las

actividades consignadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

Publicar el seguimiento dentro de los diez (10) primeros días hábiles de los meses de

mayo, septiembre y enero

- Responsables de los procesos

Ejecutar las acciones plasmadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.