SCAN CARDFormación para Operadores de

Escáner

2009

Introducción a la Scan Card

Llegan emocionantes cambios para el BioPhotonic Scanner de Pharmanex®.

La Scan Card es una tarjeta reutilizable, que reemplaza los certificados de escáner en papel. El portátil del

escáner reconoce la Scan Card tanto en el escaneado inicial como en los siguientes escaneados

que realicen los miembros del Programa de Fidelización ADR con productos Pharmanex®

vinculados al escáner.

¿Qué es la Scan Card? • La nueva Scan Card es una tarjeta de plástico reutilizable que

permite a los clientes un seguimiento permanente de sus niveles de Carotenoides (SCS).

¿Cómo funcionará la Scan Card? • La Scan Card funcionará como un certificado de escáner

inicial* la primera vez que la utilice y una vez activada la podrá usar para los siguientes escaneados.

*Excepto para los clientes actuales de ADP con un certificado inicial a la espera de siguientes escaneados.

Ventajas de la nueva Scan Card• Un trato más personalizado para clientes individuales y

un valor añadido para los suscriptores del programa ADR.

• Un recordatorio visual del escáner ayuda a los clientes a acordarse de tomar sus suplementos Pharmanex® de cara a su siguiente escaneado.

• Ecológico – la tarjeta reutilizable Scan Card reduce el gasto de papel en casi 9 toneladas al año sólo en nuestra región.

• Genera automáticamente una tabla del progreso de SCS de cada cliente que estará también disponible online.

Escanear con la Scan Card

• Al igual que con el certificado en papel, la Scan Card le permitirá realizar un escaneado inicial en el ordenador del escáner.

• El portátil del escáner reconocerá que la tarjeta ha sido utilizada previamente y vinculada a una cuenta ADR/ADP de Pharmanex® , autorizando un nuevo escaneado, o – identificará que la tarjeta no es válida para un re-

escaneado.

• Los Operadores de Escáner adquirirán ahora certificados en al forma de Scan Cards.

• Los clientes guardarán la Scan Card que se les proporcionó en el momento de su escaneado inicial.

• Al suscribirse a un ADR y tras su activación, la Scan Card se puede reutilizar en los siguientes escaneados durante todo el tiempo en que mantenga su ADR con productos Pharmanex® vinculados a ella. Le garantiza re-escaneados gratuitos cada tres meses.

• Los Operadores de Escáner deben informar a los clientes de que deben guardar la Scan Card.

• Se dejará de incluir los certificados de escáner en papel en los pedidos de ADR/ADP a partir del 1 de septiembre de 2009.

• Tras el 1 de septiembre de 2009, los nuevos suscriptores de ADR deberán poseer una Scan Card para poder re-escanearse gratis.

Disponibilidad de la Scan Card

• Las Scan Cards estarán disponibles a partir del 1 de septiembre de 2009.

• Estarán disponibles en las mismas cantidades que los certificados en papel actuales.

Caducidad de los Certificados en Papel

• Aunque los ordenadores seguirán aceptando los certificados en papel hasta el 1 de diciembre de 2009, los nuevos clientes necesitarán tener una Scan Card para sus re-escaneados.

• Los Operadores de Escáner necesitarán adquirir Scan Cards tan pronto como salgan al mercado.

• Los antiguos certificados podrán cambiarse durante un período de 60 días, a partir del 1 de septiembre de 2009. Sólo se cambiarán paquetes sin abrir que hayan sido comprados en los 12 meses anteriores al 1 de septiembre. La autorización para cambiar estos certificados se puede obtener contactando con el Servicio de Atención al Cliente.

Instrucciones para los Operadores de Escáner: usar la Scan CardNuevos Clientes• Utilice una Scan Card para el escaneado inicial

– Localice el código de barras de la parte de atrás de la tarjeta. Este es el número de la Scan Card y es el mismo en la mini tarjeta y en la tarjeta.

– Utilice el código de barras o introduzca manualmente el número de Scan Card para comenzar a escanear con el portátil.

• Informe al cliente de las ventajas del programa ADR y de recibir los productos Pharmanex® de forma

regular.• Esta Scan Card será una garantía para el cliente que le permitirá re-escanearse de forma permanente

para un seguimiento de sus niveles de SCS durante todo el tiempo en el que mantenga un ADR con productos Pharmanex® vinculados al escáner.

– Los productos vinculados al escáner son: Lifepak®, LifePak® Essentials Super A y/o g3.• La Scan Card tiene un gran valor para el distribuidor y no debería tirarse a menos que el cliente se

haya negado a suscribirse a un ADR o sólo pretendiera hacer un escaneado único. • Pida al cliente que escriba su número de usuario utilizando el espacio en la parte de atrás de la

tarjeta. – Si un ADR incluye más de una unidad de cada producto, cada uno de los usuarios de este producto debería

tener su propia Scan Card.

• Suscriba al cliente al programa ADR online o a través del servicio de Atención al Cliente (fax, email, correo postal).

• Escriba el número de Scan Card (16 cifras) en todos los documentos de inscripción o de seguimiento que utilice.

– Si realiza suscripciones a ADR en papel, utilice por favor el documento estándar para suscripciones a ADR que puede encontrar online. Recuerde incluir siempre el número de Scan Card de cada miembro al enviar el formulario de inscripción.

¿Cómo activar una Scan Card? La activación de una Scan Card les proporciona a los suscriptores de un ADR

o ADP con productos Pharmanex® un seguimiento permanente• Las Scan Cards tienen que ser activadas para poder utilizarlas en los

siguientes escaneados• La activación se completa al asociar el número de Scan Card (16 cifras) al

ADR con los productos vinculados al escáner.– La activación se puede hacer en el momento de la suscripción al ADR

online o a través del Servicio de Atención al Cliente, o se puede añadir al ADR tras la suscripción.

• Una vez se haya activado la tarjeta, puede ser utilizada para los escaneados sucesivos durante todo el tiempo en que el cliente continúe recibiendo los productos Pharmanex® vinculados al escáner con su ADR o ADP.

¿Cómo utilizarán la Scan Card los miembros actuales de ADP?

Clientes Actuales de ADP• En septiembre, todos los clientes actuales de ADP con productos Pharmanex®

asociados al escáner, recibirán una Scan Card con su próximo envío de ADP o ADR. Esta tarjeta reemplazará los certificados en papel actuales.

• Junto a la Scan Card, los clientes actuales de ADP recibirán un folleto explicando cómo funciona la tarjeta y con instrucciones sobre cómo activar su Scan Card.

• Una vez se haya activado la tarjeta, puede ser utilizada para re-escaneados cada tres meses, durante todo el tiempo que el cliente continúe recibiendo los productos Pharmanex® vinculados al escáner con su ADR o ADP.

Instrucciones para los Operadores de Escáner:

• Como Operador de Escáner, a partir del 1 de septiembre, tendrá que estar preparado para repartir tarjetas Scan Card a sus clientes durante las sesiones de escaneado.

• Sólo los clientes que posean una Scan Card activa a principios de septiembre tendrán acceso a nuevos escaneados.

• A partir del 1 de septiembre de 2009 no se enviarán certificados en papel para re-escaneados a los nuevos suscriptores de ADR o clientes actuales de ADP.

• Los certificados en papel dejarán de estar a la venta a partir del 1 de septiembre de 2009. Serán reemplazados por la Scan Card.

• La referencia (SKU) para comprar paquetes de Scan Cards seguirá siendo la misma que la utilizada para comprar certificados de escáner en papel.

• Las existencias de certificados de escáner que pueda tener actualmente se seguirán aceptando hasta el día 1 de diciembre de 2009. Puede aprovechar el período de 60 días para actualizar sus existencias cambiando los paquetes sin abri de certificados por las nuevas Scan Cards.

• Después del 1 de diciembre de 2009, todos los certificados de escáner en papel dejarán de ser válidos y el ordenador del escáner dejará de aceptarlos.

¡Puede gestionar sus Scan Cards online!

• Animamos a los clientes a suscribirse y gestionar sus ADRs online, donde también pueden ACTIVAR y gestionar sus Scan Cards.

• Los clientes pueden conocer todos los detalles sobre su Scan Card cuando añadan productos Pharmanex® vinculados al escáner.

• Los clientes también pueden elegir si quieren EDITAR su ADR más adelante.

Crear un nuevo ADR online.

•Los clientes podrán ver información sobre las Scan Cards cuando añadan productos Pharmanex® vinculados al escáner en sus ADRs.

•Si el ADR contiene más de un producto vinculado al escáner, los clientes verán un espacio para “Añadir Scan Card adicional”

¿Cómo se desactiva una Scan Card?

• Una Scan Card se desactiva cuando:– El cliente cancela su ADR o ADP con productos

Pharmanex® vinculados al escáner.– El cliente elimina el producto Pharmanex® vinculado

al escáner. – El cliente pierde su Scan Card y se reemplaza por una

nueva.• Si un cliente desea pausar su pedido de

productos Pharmanex®, la Scan Card seguirá activa durante los tres meses siguientes.– Si el cliente no retoma sus envíos dentro de estos tres

meses, la Scan Card será desactivada.

¿Qué pasa si un cliente olvida su Scan Card?

Si un cliente olvida traer su Scan Card y desea ser escaneado, como Operador de Escáner, puede utilizar una tarjeta propia para realizar un escaneado excepcional. – Este escaneado excepcional no se añadirá al historial

del cliente y la Scan Card utilizada puede ser desechada.

– El Operador de Escáner es libre de cobrar una cuota por escaneado inicial a sus clientes.

– El cliente debería utilizar su propia Scan Card la próxima vez que desee ser escaneado.

¿Qué pasa si un cliente olvida su Scan Card?

• Este uso excepcional de la tarjeta es el mismo que el actual con los certificados de escáner. Antes de las Scan Card, si un cliente no traía el certificado de re-escaneado que se le enviaba con su ADR, el Operador de Escáner normalmente utilizaba un certificado de escáner inicial, escaneaba y lo desechaba. El Operador de Escáner tiene del derecho de solicitar una “Cuota de Escaneado”, ya que este certificado no le fue enviado gratuitamente por la compañía. Con la Scan Card se aplica el mismo principio.

• Este escaneado excepcional NO se asociará al historial del cliente, ni mostrará una puntuación en el gráfico histórico de sus escaneados.

• En este caso, si el cliente desea que el resultado sea incluido en su historial, deberá volver en otro momento con su Scan Card para hacer un escaneado correcto o proporcionar su número de Scan Card para que sea introducido manualmente.

¿Qué pasa si un cliente olvida su Scan Card?

Nota: No es necesario tener físicamente la Scan Card. Existen tres opciones alternativas para encontrar el número de Scan Card e introducir manualmente el número. – En un ordenador Everest 6.0 actualizado conectado a Internet: En el

menú, seleccione: ‘Internet’ y ‘Informes’. El cliente puede entrar en su propio Perfil en “Tengo mi número”. El número de Scan Card aparecerá con el nombre de cada usuario

– Llame al Servicio de Atención al Cliente y pida a un agente que busque el número de Scan Card en el ‘LifePak® Status Indicator’ de su ADR o ADP.

– Póngase en contacto con algún miembro de su familia que pueda encontrar la tarjeta y leerle el número escrito en ella.

• El Operador de Escáner podrá entonces introducir el número de Scan Card manualmente, utilizando el teclado del ordenador portátil, en vez del lector de códigos de barras.

¿Puede reemplazarse una Scan Card?

• Si un cliente pierde su Scan Card (la versión tarjeta y la versión llavero) y necesita una nueva, debe contactar con su Operador de Escáner más cercano y volver a escanearse usando una nueva tarjeta que le proporcione el Operador. – La nueva Scan Card ha de ser activada vinculándola al ADR o

ADP.

• La activación de esta nueva tarjeta se puede hacer online.– La compañía no puede facilitarle nuevas Scan Cards. Los

clientes han de dirigirse directamente a su Operador de Escáner para conseguir una nueva tarjeta.

Cargar información

• Los ordenadores de escáner recibirán actualizaciones sobre las Scan Card

• Los Operadores de Escáner deberían cargar la información tras cada una de las sesiones de escaneado, aunque no hayan pasado el plazo de 120 horas.

• Cargar la información le permitirá saber si la compañía puede aceptar o rechazar una Scan Card.

• Los Operadores de Escáner han de mantener su ordenador actualizado para asegurarse de que los clientes siguen estando cualificados para un escaneado, y saber si sus tarjetas han de ser aceptadas o rechazadas para los siguientes escaneados.

• Si han pasado varios días entre sesiones, Los Operadores de Escáner deberían actualizar su ordenador justo antes de la nueva sesión para recibir toda la información necesaria sobre la activación de nuevas Scan Cards de la base de datos.

Usar la Scan Card: Sorporte informático

ORDENADOR DE ESCÁNER

BASE DE DATOS DE ESCÁNER

OFS Sistema de Pedidos

BONUS

Con cada carga, el ordenador envía los números de Scan Card a la base de datos del escáner.

El ADR con productos vinculados a la Scan Card se registra en el Sistema de Pedidos (OFS). OFS envía esta información = ACTIVACIÓN, o DESACTIVACIÓN cuando se eliminan los productos o el ADR/ADP vinculados a la tarjeta.

La base de datos reconoce las Scan Card cargadas:a.Uso por Primera Vez – y espera Activación.b.Re-escaneado – y programa la fecha de re-escaneado.Activación recibida de OFS – y envía una notificación a los ordenadores..

PÁGINA WEB Ya me he

escaneadoLa base de datos envía la información de Scan Card: puntuación, fecha de escaneado; y la carga en la página web. Se crean informes.

Envía confirmación para el cobro de comisiones por escaneados.

La base de datos pasa información sobre activación, desactivación o re-escaneados Scan Cards ordenador.

CREAR o MODIFICAR su

ADR ONLINE

Los gráficos de nivel de SCS se mostrarán en “Ya me he escaneado”. Para verlos, deberán ir a su cuenta y entrar con su nombre de usuario.

1. Las Scan Cards activadas recibirán automáticamente la información sobre SCS obtenida con los escaneados realizados con sus Scan Card(s).

2. Los clientes pueden en todo momento añadir comentarios a sus citas de re-escaneado para indicar cambios en su dieta, nutrición, ingesta de complementos alimenticios o estilo de vida. Esto es muy útil para entender su progreso general.

3. Este cuadro mostrará el nombre del usuario de la tarjeta tal y como lo facilitó en el momento de la activación.

4. Este cuadro de SCS puede imprimirse para que sirva como recordatorio para la toma de productos.