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Dirección General de Auditoría Interna“Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

San José, 03 de febrero de 2010 INF-DGAI-003-2010

LicenciadoFrancisco Fonseca MonteroDirector General de Tributación

ASUNTO: Servicios de Auditoría,Informe de Control Interno

Estimado señor:

Nos permitimos presentarle el informe INF-DGAI-003-2010 sobre algunos aspectos de control relacionados con el procesos de retención en la fuente en la Administración de Grandes Contribuyentes.

En el estudio se determinaron algunas debilidades en los controles que requieren ser revisados y mejorados en relación con los procesos de recaudación y cobro de las retenciones en la fuente del impuesto al salario, impuesto sobre remesas al exterior, impuesto sobre la renta disponible a los títulos valores y del impuesto sobre la renta utilidades en la Administración de Grandes Contribuyentes por parte de los Agentes Retenedores.

Es conveniente tomar acciones para que se mejoren los aspectos mencionados sobre procesos de retención en la fuente en la Administración de Grandes Contribuyentes y se realicen los ajustes correspondientes según se recomienda en este informe.

Las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de diez días hábiles posterior al recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto y el plan de acción que se defina para el efectivo cumplimiento de lo recomendado, dentro del plazo antes señalado.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

Estudio Nº 333-2009

“Hacienda Pública activa para el desarrollo económico y social"San José, Avenida Segunda, Calle 1 y 3. Teléfono: 2284-5242 Telefax: 2222-1334

INF-DGAI- 003-2010

INFORME SOBRE ALGUNOS ASPECTOS DE CONTROL RELACIONADOS CON EL PROCESO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE EN LA ADMINISTRACIÓN DE GRANDES CONTRIBUYENTES.

Febrero, 2010

“Hacienda Pública activa para el desarrollo económico y social"


INF-DGAI-003-2010 de 03 de febrero de 2010


TABLA DE CONTENIDO

Resumen Ejecutivo........................................................................................................................................... i

1. Introducción..............................................................................................................................................1

1.1. Origen...................................................................................................................................................1

1.2. Objetivo del estudio.............................................................................................................................1

1.3. Alcance.................................................................................................................................................1

1.4. Comunicación oral de resultados.........................................................................................................1

1.5. Normativa relacionada.........................................................................................................................1

1.6. Limitaciones.........................................................................................................................................2

1.7. Aspectos Generales..............................................................................................................................2

2. Resultados..................................................................................................................................................3

2.1. Necesidades de actualizar las directrices lineamientos y procedimientos...........................................3

2.2. Aspectos a mejorar en las funciones y responsabilidades de los Gestores de Grandes Contribuyentes

5

2.3. Aspectos a mejorar en la asignación de empresas................................................................................6

2.4. Aspectos a mejorar en el cálculo de intereses al fraccionamiento de deudas......................................6

2.5. Documentación del análisis de los incrementos en la recaudación por retenciones de la fuente........8

3. Conclusiones..............................................................................................................................................9

4. Recomendaciones....................................................................................................................................11

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INF-DGAI-003-2010 –03 de febrero de 2010


RESUMEN EJECUTIVO

Este estudio se realizó de conformidad con el Plan de Auditoría de 2009 y comprende la revisión de algunos controles en el proceso de recaudación y cobro de las retenciones en la fuente por parte de los Agentes Retenedores en la Administración de Grandes Contribuyentes.

Al respecto, se determinó que la Dirección General de Tributación y la Administración de Grandes Contribuyentes, pese a sus esfuerzos por disponer de adecuados mecanismos de control necesarios para la operación de los procesos de retención, recaudación y cobro de las retenciones en la fuente, del impuesto al salario, impuesto sobre remesas al exterior, impuesto sobre la renta disponible a los títulos valores y del impuesto sobre la renta utilidades Administrados en la Administración de Grandes Contribuyentes , presenta algunos aspectos de control que deben ser mejorados, de conformidad con la normativa de control, técnica y las sanas prácticas, que brinde seguridad razonable que las acciones y gestiones realizadas van orientadas al logro de los objetivos, en razón de lo siguiente:

a) Las directrices, lineamientos y procedimientos relacionados con la Administración de Grandes Contribuyentes ubicados en las Carpetas Públicas permanecen desactualizadas, al entrar en vigencia en el Sistema de Tributación Digital, situación que podría generar el riesgo de aplicar normativa incorrecta, afectar la prestación del servicio, cobrar o dejar de cobrar adeudos que no aplican, apelaciones por malas aplicaciones o errores, y otras situaciones en perjuicio del contribuyente o del Erario Público.

b) La Directriz Nº 01-02 02 “Grandes Contribuyentes Nacionales” del 25 de febrero de 2002, la cual contiene las funciones de los Gestores de Grandes Contribuyentes, emitida por la Dirección General de Tributación, no dispone de la totalidad de las funciones y responsabilidades que actualmente realizan dichos funcionarios, su desactualización se debe principalmente, a que algunas funciones y responsabilidades han aumentado o variado al entrar en vigencia del Sistema de Tributación Digital, tales como: no se incluye funciones relacionadas con el uso y operación del Sistema de Tributación Digital, no se hace mención a la solicitud del resumen anual de retenciones al contribuyente en forma electrónica, no se refiere a la consulta en el Sistema de Tributación Digital, donde se solicite la revisión de los Formularios de Retención D-103. Además, en el inciso N° 5 del apartado N° 3 de la Directriz Nº 01-02 02 contiene funciones que le compete a la Subgerencia de Estudios Especiales y Tributarios, lo que podría generar que no se haya establecido las suficientes actividades de control, necesarias para garantizar que los funcionarios desarrollen en forma consistente, eficiente y eficaz las labores relacionadas con sus competencias. También, podría constituir una limitante para disponer de los elementos suficientes para la rendición de cuentas.

c) La Gerencia de la Administración de Grandes Contribuyentes, asigna las empresas a sus gestores de acuerdo al tipo del grupo económico al que pertenezcan, sin embargo, se determinó que no se deja documentado los criterios para distribuir las empresas entre los gestores, y que con esa práctica no se realiza una justa y equitativa asignación de empresas entre los gestores, por lo que algunos gestores cuentan con cartera de empresas más grandes que atender. Esta Condición podría generar entre otros aspectos, una distribución desigual de empresas por gestor, así como la falta de transparencia en la asignación de los casos. Además, se podría dar un recargo de trabajo en algunos gestores, lo cual va en detrimento del objetivo de la creación de la Administración de Grandes Contribuyentes, en cuando a mantener un contacto eficaz, eficiente y económico con los contribuyentes y potenciales contribuyentes de mayor significación fiscal.

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INF-DGAI-003-2010 –03 de febrero de 2010

d) La herramienta en Excel para calcular y registran el cálculo de dichos intereses establecida por La Dirección de Recaudación con la directriz DR-DI-19-2009 del 20 de agosto de 2009, “Lineamiento para el cálculo de intereses aplicable a fraccionamientos sobre deudas registradas en SAP”, presentan los siguientes aspectos de control que deben ser mejorados para la seguridad de la información, de conformidad con la normativa que regula la materia de control y las sanas practicas:

No hay una política para el respaldo la información que se genera en dicha herramienta. No hay un password o contraseña específico para ingresar a dicha herramienta. No se indica en los cuadros que provee la herramienta la vigencia de la información. Los campos del cuadro, tales como monto, saldo y porcentaje de intereses, los cuales no se

encuentran protegidos contra modificaciones. El cuadro no tienen contemplado un espacio para que se indique el nombre del gestor responsable de

la operación.

e) En la comparación realizada entre el primer semestre del 2008 y el primer semestre de 2009, de la recaudación de retenciones por pagos laborales, intereses dividendos y participaciones, remesas al exterior transporte, comunicaciones, películas, Licitación y contratos 2% entre otros, se observaron significativos incrementos en la recaudación por esos rubros, algunos de ellos son superiores al 100%. Sin embargo, ni la Gerencia de la Administración de Grandes Contribuyentes ni la Subdirección de Entidades Colaboradoras de la División disponen de análisis documentado de dichos incrementos, lo cual es una limitante para determinar con certeza si dichos incrementos obedecen a una adecuada actuación fiscalizadora tributaria, un mejor proceso de recaudación o si dicho incremento se debe factores externos de la Dirección General de Tributación, tales como incrementos extraordinarios en las remesas, aumentos extraordinarios de salarios, entre otros.

Se realizan las recomendaciones correspondientes, según los aspectos determinados y presentados en el apartado de resultados del informe, en aras de que a la brevedad posible se tomen las medidas correctivas que proceden.

Este informe está sujeto al artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días posterior al recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado.

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INF-DGAI-003-2010 – 21 de enero de 2010

INFORME SOBRE ALGUNOS ASPECTOS DE CONTROL RELACIONADOS CON EL PROCESOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE EN LA ADMINISTRACIÓN DE GRANDES CONTRIBUYENTES.

1. INTRODUCCIÓN

1.1. Origen

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Auditoría del año 2009.

1.2. Objetivo del estudio

Evaluar los controles en el proceso de retención a la fuente referente al impuesto sobre la renta con el fin de verificar la efectividad de los controles establecidos en la Administración de Grandes Contribuyentes.

1.3. Alcance

Comprende la revisión de algunos controles en el proceso de recaudación de las retenciones en la fuente de la Administración de Grandes Contribuyentes.

En el desarrollo del estudio se observaron las normas generales de auditoría para el Sector Público, en la medida en que las circunstancias permitieron su aplicación, y las disposiciones del Decreto N° 34573-H Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Dirección General de la Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda.

1.4. Comunicación oral de resultados

Los resultados, las conclusiones y las recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados de manera oral el día15 de enero de 2010, a la Licda. Milagro Marín Gonzalez, Gerente de Recaudación y Gestión de la Administración de Grandes Contribuyentes, a la Licda. Maritza Mesen Barquero, Subgerente de Fiscalización, a la Licda. Lea Rojas Chaves, Coordinadora del Sector de Servicio de la Subgerencia de Fiscalización, al Lic. Olger Ovando Ovando, Coordinador del Sector Agropecuario de la Subgerencia de Fiscalización, al Lic. Jorge Muñoz Núñez, Subdirección de Estudios Económicos y Tributarios, a la Licda. María Montoya Segura, Gestora de Recaudación. Asimismo, fue comunicado el 21 de enero de 2010, a la Licda. Marietta Montero Zúñiga, Directora de la División de Recaudación y a la Licda. Ileana Chaves Arroyo, Subdirectora Jurídica quienes indicaron que en términos generales estaban de acuerdo con la presentación de los resultados, las conclusiones y las recomendaciones.

Las observaciones realizadas por los participantes, en la medida de las circunstancias, fueron consideradas en este informe.

1.5. Normativa relacionada

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben a continuación los artículos de la Ley General de Control Interno Nº 8292, que regulan los deberes en el trámite de informes y los plazos que deben observarse, así como las posibles responsabilidades en que se puede incurrir por incumplimiento injustificado de esas disposiciones.

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“Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. “Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. “El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.6. Limitaciones

El acceso a la información durante el estudio no fue ágil, ya que la información fue suministrada en varias entregas parciales, por lo que el obtener la información completa fue un proceso lento, en el que se hizo necesario realizar varias visitas y gestiones de recordatorio, tanto verbales como por escrito, lo que provocó atraso en el desarrollo del estudio.

1.7. Aspectos Generales

La Dirección General de Tributación es la encargada de la administración integral de los tributos que las leyes le encomienden y de llevar a cabo, entre otros, las actuaciones y asistencia a los contribuyentes, recaudación, comprobación, auditoría, inspección y valoración que resulten necesarias o convenientes para que los tributos estatales se apliquen con generalidad, equidad y eficacia, promoviendo el cumplimiento voluntario y detectando, corrigiendo y en su caso, sancionando los incumplimientos.





La Administración de Grandes Contribuyentes de la Dirección General de Tributación, se creó mediante la resolución 15-93, del 13 de abril de 1993 y su objetivo es mantener un contacto eficaz, eficiente y económico con los contribuyentes y potenciales contribuyentes de mayor significación fiscal, a fin comprobar y mejorar el grado de cumplimiento de las respectivas obligaciones tributarias.

La capacidad de la Administración de Grandes Contribuyentes estará dada sobre todas las empresas que estuvieran calificadas como grandes contribuyentes desde el momento en que inicia actividades1 comerciales (vende mercancías o presta servicios), situación que lo convierte en un contribuyente afecto a los impuestos sobre la renta, general sobre las ventas, selectivo de consumo, etc., según su actividad económica.

La resolución DGT-003-2008 del 21 de febrero del 2008, publicada en La Gaceta N° 61 del 28 de marzo de 2008, así como sus reformas, señala las condiciones mínimas para considerar sujetos pasivos como grandes contribuyentes, a quienes cumplan al menos una de las siguientes condiciones:

a) Que el promedio de la recaudación tributaria de los últimos tres periodos fiscales sea igual o superior a ciento cincuenta millones de colones (¢.150.000.000, 00). Asimismo podrá considerarse “gran contribuyente”, los sujetos pasivos que no satisfagan el criterio de recaudación en relación con el promedio de los últimos tres años pero que sí lo cumplan en el último período fiscal, o bien que sí lo cumplan considerando además los impuestos liquidados o determinados por él o por la Administración Tributaria no pagados, siempre que ello contribuya a que la Administración Tributaria cumpla los objetivos que le fija la normativa vigente.

b) Que el promedio de la renta bruta de los últimos tres períodos fiscales sea igual o superior a veinte mil millones de colones (¢.20.000.000.000,00)

c) Que el promedio de su activo total, de los últimos tres períodos fiscales sea igual o superior a veinte mil millones de colones (¢.20.000.000.000, 00).

d) Se podrán clasificar aquellos entes que representan interés fiscal para la Administración Tributaria y que por disposición legal se encuentran regulados por la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF), Superintendencia General de Valores (SUGEVAL) y Superintendencia de Pensiones (SUPEN).

Las retenciones en la fuente están establecidas en forma general en el artículo 23 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y en forma específica en otros artículos que se indicarán al describir cada tipo de retención. Algunas de ellas tienen el carácter de impuesto único y definitivo y otras constituyen pagos a cuenta del impuesto

2. RESULTADOS

2.1. Necesidades de actualizar las directrices lineamientos y procedimientos

De acuerdo con el artículo 9 del Decreto 29264-H del 07 de febrero del 2001 Reglamento General de Gestión, Fiscalización y Recaudación Tributaria, a la Administración Tributaria le corresponde divulgar y mantener debidamente actualizados los instructivos, directrices y criterios emitidos con el fin de facilitar a los contribuyentes, responsables y declarantes el adecuado conocimiento y comprensión de sus obligaciones en materia tributaria con el fin de propiciar su cumplimiento voluntario.

1 Artículo 9° RGGFRT. Decreto 29264-H, del 7 de febrero del 2001.Pág. 3 de 12

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Dichos instructivos y directrices, al igual que los criterios que rinda la Dirección General, en respuesta a las consultas formuladas por los contribuyentes, responsables y declarantes que hayan sido publicados, tendrán carácter obligatorio para los funcionarios de la Administración Tributaria mientras no sean modificados.

Para efectos de divulgar los instructivos y directrices antes citados, la Dirección General de Tributación tiene en Microsoft Office Outlook un acceso a una carpeta pública que contiene una serie de información como son directrices, resoluciones, procedimientos que son accesibles a todos los funcionarios de de esa dirección.

No obstante, la mayoría de la información que se encuentra en esas carpetas públicas, fueron creadas sin considerar la implementación del nuevo Sistema de Tributación Digital, el cual se implementó a partir del 20 de noviembre de 2008, la primer fase para un sector de grandes contribuyentes, otra gran parte de esos grandes contribuyentes fueron implementados como segunda fase el 29 de junio del presente 2009.

En ese sentido, se determinó que dichas directrices, lineamientos y procedimientos están desactualizados, al entrar en vigencia en el Sistema de Tributación Digital2. Sobre esta situación la Directora de Recaudación la Licda. Marietta Montero Zúñiga nos indicó que: “la mayoría de las directrices, lineamientos, procedimientos que se encuentran en las carpetas públicas se quedarán desactualizados al entrar en vigencia Tributación Digital. El proceso que se sigue es que se está trabajando con Reglas de Negocio, que las directrices que se le dan a la empresa para desarrollar las aplicaciones necesarias para ejecutar los procesos en forma automática, una vez probada y dada de alta la aplicación informática se procede a elaborar los nuevos procedimientos actualizados con el proyecto de Tributación Digital, se editan los manuales y con ellos se les da capacitación en primer lugar a los funcionarios que ejecutaran los procesos y luego a los contribuyentes, actualmente ya hay procedimientos para registro de declaraciones, registro en RUC, registro de algunas transacciones en cuenta corriente, todos los procesos de cobro aún no se les ha dado de alta están en proceso de pruebas. A su vez los funcionarios ya capacitados les corresponde capacitar a los contribuyentes a efectuar el registro y pago de las declaraciones.”

Al respecto, en el inciso a) del artículo Nº 15 de la Ley General de Control Interno, referente a las actividades de control indica:

“Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados entre otros, lo siguiente: // a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones”.

Lo antes expuesto, podría generar el riesgo de aplicar normativa incorrecta, afectar el servicio al contribuyente, cobrar adeudos que no aplican o dejar de cobrar los correspondientes, apelaciones por malas aplicaciones o errores, y otras situaciones en perjuicio del contribuyente o del Erario Público.

La Licda. Marietta Montero Zúñiga, Directora de la División de Recaudación, en la comunicación de resultados referenciada en el apartado 2.1 del presente informe, señaló que efectivamente los procedimientos se van a ir ajustando dependiendo del avance del nuevo sistema de acuerdo, con el avance en la operatividad.

2.2. Aspectos a mejorar en las funciones y responsabilidades de los Gestores de Grandes Contribuyentes

2 Minuta N° 02, del 08 de setiembre del 2009Pág. 4 de 12




La Administración de Grandes Contribuyentes cuenta con una Gerencia General, una Subgerencia de Desarrollo Económico, una Subgerencia de Fiscalización, una Subgerencia de Recaudación y de Gestión, a cargo de cada una de las cuales se designa un Subgerente.

Este estudio se orientó a la Subgerencia de Recaudación y Gestión, la cual además de realizar las labores propias de recaudación y gestión para verificar el cumplimiento de las obligaciones formales y materiales de parte de los grandes contribuyentes nacionales, le corresponde confeccionar los proyectos de resolución sobre la materia sancionadora de su competencia, de acuerdo a la normativa aplicable y los procedimientos dictados por las Divisiones de Recaudación y de Gestión, y conocer de los recursos de revocatoria interpuestos contra los actos administrativos, así como trasladar los recursos de apelación para ante el Tribunal Fiscal Administrativo, entre otros.

Para realizar esas labores la Administración de Grandes Contribuyentes, ha asignado funcionarios específicos para atender en forma especializada e individualiza los trámites que requieran ante cualquier consulta tributaria del contribuyente, denominado” gestor”, quien orienta de forma directa al contribuyen en materia tributaria y un gestor adjunto para que de apoyo individualizado a cada uno de los gestores.

Para esos efectos, la Dirección General de Tributación emitió la Directriz Nº 01-02 02 “Grandes Contribuyentes Nacionales” del 25 de febrero de 2002, la cual contiene las funciones de los Gestores de Grandes Contribuyentes, sin embargo, la misma no contiene la totalidad de las funciones y responsabilidades que actualmente realizan dichos funcionarios, su desactualización se debe principalmente, a que algunas funciones y responsabilidades han aumentado o variado al entrar en vigencia del Sistema de Tributación Digital, a saber:

a) No se incluye funciones relacionadas con el uso y operación del Sistema de Tributación Digital.b) No se hace mención a la solicitud del resumen anual de retenciones al contribuyente en forma

electrónica.c) No se refiere a la consulta en el Sistema de Tributación Digital, donde se solicite la revisión de los

Formularios de Retención D-103.

Además, en el inciso N° 5 del apartado N° 3 de la Directriz Nº 01-02 02 contiene funciones que le compete a la Subgerencia de Estudios Especiales y Tributarios.

Al respecto, la declaración interpretativa de la norma 2.5 referente a la estructura organizativa del Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización (MNGCI) vigente al periodo del estudio, señala lo siguiente:

“La organización es una de las funciones administrativas básicas. Implica definir una estructura organizativa que apoye el logro de los objetivos institucionales, lo cual implica definir las actividades, procesos o transacciones, especificar las labores que deben completarse dentro de la organización, distribuirlas entre los diferentes puestos, y asignarles a estos últimos no sólo la responsabilidad por su cumplimiento, sino también la autoridad necesaria para ejecutarlas a cabalidad. Adicionalmente, deben establecerse las relaciones jerárquicas entre puestos, los canales de comunicación, coordinación e información formal que se utilizarán en la organización.”

Al no estar definidas en su totalidad las funciones y responsabilidades de estos funcionarios, podría generar que se desconozca las tareas a realizar, que se realicen funciones sin que las mismas agreguen ningún valor





al proceso, o que no haya uniformidad en los diferentes gestores y consecuentemente esa situación esté en detrimento de la aplicación de algunos controles tributarios a los contribuyentes, que podrían afectar el servicio al contribuyente y la adecuada recaudación.

Sobre este apartado, los participantes de la comunicación de resultados antes citada, indicaron que estaban de acuerdo, ya que dicha directriz se debe mejorar debido a la nueva estructura organizativa que establece el Decreto 35688-H del 21 de enero de 2009, Reglamento de organización y funciones de la Dirección General de Tributación. Y agregaron además, que con los procedimientos por escrito se completa esa directriz y que van a proceder a hacer dicha referencia.

2.3. Aspectos a mejorar en la asignación de empresas

La asignación de empresas a Gestores de Grandes Contribuyentes, se realiza de acuerdo al tipo del grupo económico al que pertenezcan, sin embargo, se determinó que no se deja documentado los criterios para distribuir las empresas entre los gestores, lo que podría incidir en que no se realiza una justa y equitativa asignación de empresas entre los gestores, por cuanto algunos gestores cuentan con cartera de empresas más grandes que otros.

Ejemplo de esa situación, se evidenció en lo comentado por la Licda. Mauren Suárez Sánchez 3, Gestora de Grandes Contribuyentes, quién indicó que ella tiene 63 grandes contribuyentes y otros gestores poseen 50 contribuyentes. Además, se consultó a un gestor del sector bancario y a otro del sector de comercio4, los cuales indicaron que tienen muchas empresas a su cargo, con lo que se refleja las diferencias de empresas entre los tres gestores y una eventual carga de trabajo en estos funcionarios.

En línea con lo anterior, la norma 4.18 referente a la rotación de labores del manual (MNGCI), señala lo siguiente: “Deberá contemplarse la conveniencia de rotar sistemáticamente las labores entre quienes realizan tareas o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de tales labores permita efectuar tal medida.”

Lo antes expuesto, podría generar entre otros aspectos, una distribución desigual de empresas por gestor, así como la falta de transparencia en la asignación de los casos. Además, se podría dar un recargo de trabajo en algunos gestores, lo cual va en detrimento del objetivo de la creación de la Administración de Grandes Contribuyentes, en cuanto a mantener un contacto eficaz, eficiente y económico con los contribuyentes y potenciales contribuyentes de mayor significación fiscal.

Sobre este apartado, los participantes de la comunicación de resultados antes citada, indicaron que estaban de acuerdo con lo comentado, y señalaron la importancia de dejar documentado los criterios para asignar las empresas.

2.4. Aspectos a mejorar en el cálculo de intereses al fraccionamiento de deudas.

La División de Recaudación estableció con la directriz DR-DI-19-2009 del 20 de agosto de 2009, “Lineamiento para el cálculo de intereses aplicable a fraccionamientos sobre deudas registradas en SAP”, esta directriz contiene una herramienta para el cálculo y registro de dichos intereses, los responsables de la utilización de esa herramienta es la Subgerente de Recaudación de Grandes Contribuyentes, así como los gestores de cobro de Grandes Contribuyentes, dichos cálculos se hacen en forma manual porque a la fecha esos cálculos están en proceso de desarrollo en el Proyecto de Tributación Digital, razón por la cual aún no

3 Minuta N°10 del 7/10/2009, Licda. Mauren Suárez Sánchez, Gestora de Grandes Contribuyentes.4 Minuta N°12 del 19/11/2009, Lic. Mario Artavia Rodríguez Gestor de banca y Lic. Randall Chacón Bolaños Gestor de Comercio.





se pueden implementar procesos automáticos como por ejemplo: el cálculo de intereses aplicable a fraccionamientos5 sobre deudas registradas en SAP.

La orientación de la directriz citada es la de unificar criterios y facilitar el cálculo de intereses por parte de los funcionarios, tal como lo indica el apartado iv referente al procedimiento para el cálculo de intereses, se creó una herramienta en Excel en el cual se calculan y registran el cálculo de dichos intereses.

Dicha herramienta es aplicada entre los gestores de la Administración de Grandes Contribuyentes, sin embargo, se determinó que si bien, esa herramienta está protegida para que no se violenten las fórmulas, presentan los siguientes aspectos de control que requieren ser mejorados para la seguridad de la información, de conformidad con la normativa que regula la materia de control y las sanas practicas:

a) No hay una política para el respaldo la información que se genera en dicha herramienta.b) No hay un password o contraseña específico para ingresar a dicha herramienta.c) No se indica en los cuadros que provee la herramienta la vigencia de la información.d) Los campos del cuadro, tales como monto, saldo y porcentaje de intereses, los cuales no se encuentran

protegidos contra modificaciones. e) El cuadro no tienen contemplado un espacio para que se indique el nombre del gestor responsable de la

operación.

Al respecto en la norma 5.4 referente a los controles sobre sistemas de información del manual (MNGCI) antes citado, señala que “Los sistemas de información deberán contar con controles adecuados para garantizar la confiabilidad, la seguridad y una clara administración de los niveles de acceso a la información y datos sensibles”

En este sentido, podría generar el riesgo de que los datos puedan perderse alterarse o dañarse, en detrimento de una adecuada recaudación y conservación de la información según el normativa legal referida al respaldo documental de la gestión.

Sobre este apartado, los participantes de la comunicación de resultados antes citada, indicaron que no estaban de acuerdo, porque el uso de esa hoja de Excel es únicamente para calcular y no tenían ningún fin informativo y agrega además, que no lo están utilizando.

No obstante en opinión de esta Auditoría Interna, dicha herramienta es importante y debe guardar condiciones de seguridad, porque obedece a un lineamiento de la División de Recaudación, que tal como indica la directriz DR-DI-19-2009, su objetivo es proporcionar un lineamiento alterno para el cálculo de intereses aplicables a fraccionamientos sobre deudas registradas en el SAP y además, en la misma directriz se señala que el incumplimiento injustificado de los lineamientos ahí contenidos acarreará responsabilidades disciplinarias para los funcionarios encargados de su aplicación y superiores inmediatos, quienes deberán velar por el debido conocimiento y la correcta aplicación de esta Directriz por parte del personal a cargo.

2.5. Documentación del análisis de los incrementos en la recaudación por retenciones de la fuente

La información sobre la recaudación de las retenciones de la fuente, referente al impuesto de la renta fue suministrada por el Subdirector de Entidades Colaboradoras de la División de Recaudación, sin embargo, la

5 Artículo 38° del Código de Normas Tributario N°4755 Pág. 7 de 12




misma no está integrada, ya que nos remitió dos tablas informativas referente a las retenciones de la fuente obtenida por el Sistema SIIAT6 y de Sistema Tributación Digital.

La información de dichos sistemas, no está segregada por impuesto ni por Administración Tributaria, lo que afecta su comprensión y la toma de decisiones por parte de la Dirección General de Tributación, así como la disposición de información requerida por la Contabilidad Nacional7,

Al realizar una revisión del comportamiento de la recaudación de retenciones por pagos laborales, intereses dividendos y participaciones, remesas al exterior transporte, comunicaciones, películas, Licitación y contratos 2% entre otros, comparando el primer semestre del 2008 y el primer semestre de 2009, se observan incrementos significativos en la recaudación por esos rubros, algunos de ellos superiores al 100%, cuyo detalle se señala en el siguiente cuadro:

Administración de Grandes Contribuyentes8

Retenciones de la fuente referente al Impuesto de la RentaPrimer Semestre años 2008-2009

AÑORetenciones pagos

Laborales InteresesDividendos y

participacionesRemesas al

Exterior

Transporte, Comunicaciones

, Películas y otros

Licitaciones y Contratos 2%

Otras Retenciones

2008 48.578.394.547,50 39.397.978.842,50 3.922.071.898,50 18.305.980.018,00

65.522.605,50 12.316.568.044,00 728.807.936,00

2009 104.456.255.148,72 75.916.843.665,00 4.820.404.001,00 34.140.532.808,00

1.069.982.887,00 21.655.078.354,00 1.609.630.284,00

% De Incremento 115% 93% 23% 86% 1533% 76% 121%

Fuente: Información suministrada por la Subdirección de Entidades Colaboradoras de la División de Recaudación y obtenida del Sistema SIIAT y Tributación Digital

Sobre los incrementos citados se determinó que ni la Gerencia de la Administración de Grandes Contribuyentes ni la Subdirección de Entidades Colaboradoras de la División, disponen de análisis documentado que tiendan a explicar estos incrementos.

Se solicitó al Lic. Jorge Godínez Vargas, Subdirector de Entidades Colaboradoras de la División de Recaudación, información al respecto, sin darnos una respuesta concreta, por lo que se procedió a indagar con la Licda. Milagro Marin Gonzalez, Gerente de de la Administración de Grandes Contribuyentes, quien a su vez nos remitió al Lic. Jorge Richard Muñoz Núñez, funcionario de la Subdirección de Estudios, Económicos y Tributarios de esa Administración Tributaria, quien al respecto indicó: “se encuentra parcial porque solamente contempla lo recaudado por alrededor de un 65% de los Grandes Contribuyentes que formaron parte de la fase IA del Proyecto de Tributación Digital. La información restante que corresponde al 35% de contribuyentes fue declarada y cancelada de forma tradicional por TRIBUNET, lo que implica que su registro y validación sea más demorado, razón por la cual no contamos con esos registros los cuales esperamos a nivel de esta Administración de Grandes Contribuyentes, tenerlos registrados y depurados al finalizar este año 2009, conforme el avance de la implementación del nuevo modelo de gestión tributaria integral contenido en el Proyecto Tributación Digital . No obstante cabe indicar que el mes de julio ya toma en cuenta a todos los Grandes Contribuyentes Nacionales, pues fue cuando se incorporó la fase 2A del 6 Correo electrónico enviado por el Subdirector de Entidades Colaboradoras el Lic. Jorge Godínez Vargas el 18/09/2009; y el 23/10/2009 7 Minuta N° 07, Licda. Karina Ledezma Rojas funcionaria de la Unidad de Registro Contable.8 Información obtenida por correo electrónico del 18 de setiembre y el 23 de octubre de 2009.





Proyecto de Tributación Digital que completó la inclusión de este estrato de contribuyentes al nuevo modelo de gestión señalado”9.

Por su parte el Lic. Jorge Muñoz Núñez, Subgerente de Estudio Económicos y Tributarios de la Administración de Grandes Contribuyente, indica en correo electrónico del 11 de noviembre del 2009, lo siguiente: “…cuando se hacen estudios de retenciones por lo general hay que tener especial cuidado con cual tipo de retención se está observando, y no perder de vista el concepto que se esté intentando gravar con ellas, porque ocurre que algunas de las mismas (dividendos y remesas al exterior por ejemplo) gravan temporalidades que están presentes a veces en algunos contribuyentes y otros no, sin que ello implique que haya que preocuparse porque se tengan incrementos o decrecimientos del mismo cuando se hacen comparaciones de un año con respecto al otro en algunos contribuyentes, ya que ocurren de manera esporádica, a veces por situaciones de política interna de los contribuyentes en lo que concierne a repartición de dividendos, o cuando en algún momento se tenga relación temporal con algún proveedor del exterior al que se le realicen pagos. A diferencia de otras que si tienen alguna obligatoriedad de ser presentadas en todos los meses, partiendo además que se debe suponer un ligero incremento año con año (salariales por ejemplo), y que podrían estar estadísticamente muy relacionadas con el nivel de empleo o desempleo del país y los comportamientos de estas variables económicas debieran en principio estar correlacionados por este tipo de retención misma que parte integra a todos las personas que obtienen su remuneración a través de un salario. // Por ello cuando se toman las retenciones globales, en este caso las de Grandes Contribuyentes para un determinado análisis, hay que separarlas o simplemente si se trabaja por totales hacer la salvedad sobre las diferencias negativas o positivas que se puedan evidenciar, ya que de lo contrario puede estar sesgado el análisis, partiendo que estaría influenciado por algunos tipos de retención (esporádica) que se tienen en un periodo únicamente y no para el siguiente para el caso de las disminuciones, o viceversa en el caso de los aumentos, y se le intente comparar con otras que si mantengan una recaudación constante mes a mes…”

Al no existir análisis respecto a esta información, se estaría generando algunas limitaciones como: no disponer de información suficiente para conocer con certeza si dichos incrementos obedecen a una adecuada actuación recaudadora o fiscalizadora tributaria, si esos incrementos tienen relación con la implementación del Sistema Tributación digital, si esos incrementos obedecen a situaciones extraordinarias, y por ende se estaría también limitando las posibilidades de la Administración Tributaria de planificar y definir acciones, realizar proyecciones, identificar actividades tributarias de mayor riesgo, entre otras.

Sobre este apartado, los participantes de la comunicación de resultados antes citada, indicaron que estaban de acuerdo, y resaltaron la importancia de que se disponga y deje respaldo de dichos análisis.

3. CONCLUSIONES

La Dirección General de Tributación y la Administración de Grandes Contribuyentes, pese a sus esfuerzos por disponer de adecuados mecanismos de control necesarios para la operación de los procesos de retención, recaudación y cobro de las retenciones en la fuente, del impuesto al salario, impuesto sobre remesas al exterior, impuesto sobre la renta disponible a los títulos valores y del impuesto sobre la renta utilidades. Administrados en la Administración de Grandes Contribuyentes, presenta algunos aspectos de control que deben ser mejorados, de conformidad con la normativa de control, técnica y las sanas prácticas, que brinde seguridad razonable que las acciones y gestiones realizadas van orientadas al logros de los objetivos, en razón de lo siguiente:

9 Correo electrónico por el Lic. Jorge R. Muñoz Núñez, del 5/10/2009. Pág. 9 de 12




3.1 Las directrices, lineamientos y procedimientos relacionados con la Administración de Grandes Contribuyentes ubicados en las Carpetas Públicas permanecen desactualizadas, al entrar en vigencia en el Sistema de Tributación Digital, situación que podría generar el riesgo de aplicar normativa incorrecta, afectar el servicio, cobrar adeudos que no aplican o dejar de cobrar, apelaciones por malas aplicaciones o errores, y otras situaciones en perjuicio del contribuyente o del Erario Público. Ver punto 2.1 del presente informe.

3.2 La Directriz Nº 01-02 02 “Grandes Contribuyentes Nacionales” del 25 de febrero de 2002, contiene las funciones de los Gestores de Grandes Contribuyentes, no contiene la totalidad de las funciones y responsabilidades que actualmente realizan dichos funcionarios, su desactualización se debe principalmente, a que algunas funciones y responsabilidades han aumentado o variado al entrar en vigencia del Sistema de Tributación Digital , como por ejemplo no se incluye funciones relacionadas con el uso y operación del Sistema de Tributación Digital, no se hace mención a la solicitud del resumen anual de retenciones al contribuyente en forma electrónica, no se refiere a la consulta en el Sistema de Tributación Digital, donde se solicite la revisión de los Formularios de Retención D-103. Además, en el inciso N° 5 del apartado N° 3 la directriz citada contiene funciones que le compete a la Subgerencia de Estudios Especiales y Tributarios, lo que podría generar que no se haya establecido las suficientes actividades de control, necesarias para garantizar que los funcionarios desarrollen en forma consistente, eficiente y eficaz las labores relacionadas con sus competencias, y así minimizar el riesgo de omisiones y errores. Así mismo, podría ser una limitante para disponer de los elementos suficientes para la rendición de cuentas. Ver punto 2.2 del presente informe.

3.3 La Gerencia de la Administración de Grandes Contribuyentes, asigna las empresas a sus gestores de acuerdo al tipo del grupo económico al que pertenezcan, sin embargo, se determinó que no se deja documentado los criterios para distribuir las empresas entre los gestores, y que con esa práctica no se realiza una justa y equitativa asignación de empresas entre los gestores, por lo que algunos gestores cuentan con cartera de empresas más grandes que otros. Esta condición podría generar entre otros aspectos, una distribución desigual de empresas por gestor, así como la falta de transparencia en la asignación de los casos. Además, se podría dar un recargo de trabajo en algunos gestores, lo cual va en detrimento del objetivo de la creación de la Administración de Grandes Contribuyentes, en cuando a mantener un contacto eficaz, eficiente y económico con los contribuyentes y potenciales contribuyentes de mayor significación fiscal. Ver punto 2.3 del presente informe.

3.4 La herramienta en Excel para calcular y registran el cálculo de dichos intereses establecida por La Dirección de Recaudación con la directriz DR-DI-19-2009 del 20 de agosto de 2009, “Lineamiento para el cálculo de intereses aplicable a fraccionamientos sobre deudas registradas en SAP”, presentan los siguientes aspectos de control que deben ser mejorados para la seguridad de la información, de conformidad con la normativa que regula la materia de control y las sanas practicas:

a) No hay una política para el respaldo la información que se genera en dicha herramienta.b) No hay un password o contraseña específico para ingresar a dicha herramienta.c) No se indica en los cuadros que provee la herramienta la vigencia de la información.d) Los campos del cuadro, tales como monto, saldo y porcentaje de intereses, los cuales no se

encuentran protegidos contra modificaciones. e) El cuadro no tienen contemplado un espacio para que se indique el nombre del gestor responsable de

la operación.

Ver punto 2.4 del presente informe.





3.5 En la comparación realizada entre el primer semestre del 2008 y el primer semestre de 2009, de la recaudación de retenciones por pagos laborales, intereses dividendos y participaciones, remesas al exterior transporte, comunicaciones, películas, Licitación y contratos 2% entre otros, se observaron incrementos significativos en la recaudación por esos rubros, algunos de ellos superiores al 100%. Sin embargo, ni la Gerencia de la Administración de Grandes Contribuyentes ni la Subdirección de Entidades Colaboradoras de la División disponen de análisis documentado de dichos incrementos, lo cual es una limitante para determinar con certeza si dichos incrementos obedecen a una adecuada actuación recaudadora o fiscalizadora tributaria, a la implementación del Sistema Tributación Digital, o si dicho incremento se debe factores externos de la Dirección General de Tributación, tales como incrementos extraordinarios en las remesas, aumentos extraordinarios de salarios, entre otros. Ver punto 2.5 del presente informe.

4. RECOMENDACIONES

Al Director General de Tributación

4.1. Ordenar a la División de Recaudación realizar las acciones correspondientes, para que a la mayor brevedad concluya la labor de actualizar las directrices, lineamientos, y procedimientos que deben aplicar la Administración de Grandes Contribuyentes, de conformidad con los cambios resultantes de la entrada en vigencia del Sistema de Tributación Digital. Ver punto 3.1 del presente informe.

4.2. Ordenar para que se revise en forma integral la Directriz Nº 01-02 02 “Grandes Contribuyentes Nacionales” del 25 de febrero de 2002, la cual contiene las funciones de los Gestores de Grandes Contribuyentes, con el fin de que la misma está alineada a las funciones que actualmente realizan, considerando que algunas funciones y responsabilidades han aumentado o variado al entrar en vigencia el Sistema de Tributación Digital. Ver punto 3.2 del presente informe.

4.3. Ordenar a la Gerencia de la Administración de Grandes Contribuyentes, para que en la asignación de las empresas a sus gestores, se realicen de acuerdo a las mejores prácticas para que la misma se documente los criterios utilizados y que sea de una forma equitativa para que haya una rotación adecuada de la cartera de contribuyentes y minimizar así el riesgo de que algunos gestores cuentan con cartera de empresas más grandes que otros en detrimento del servicio al contribuyente y los intereses del Erario Público. Ver punto 3.3 del presente informe.

4.4. Ordenar a la Gerencia de la Administración de Grandes Contribuyentes para que se subsanen los aspectos de control señalados en el punto 2.4 del presente informe, en lo relacionado con la seguridad de la información de la herramienta en Excel para calcular y registran el cálculo de intereses establecida por La Dirección de Recaudación con la directriz DR-DI-19-2009 del 20 de agosto de 2009, “Lineamiento para el cálculo de intereses aplicable a fraccionamientos sobre deudas registradas en SAP”. Ver punto 3.4 del presente informe.

4.5. Ordenar lo correspondiente para que se realicen las acciones tendentes a disponer de análisis documentados de los incrementos en la recaudación de los impuestos obtenidos en la Administración de Grandes Contribuyentes, donde intervienen los agentes retenedores, con información suficiente que respalden la gestión y así contar con certeza si dichos incrementos obedecen a una adecuada actuación recaudadora o fiscalizadora tributaria, utilización del Sistema Tributación Digital, si dicho incremento se deben a factores externos de la Dirección General de Tributación, tales como incrementos extraordinarios en





las remesas, aumentos extraordinarios de salarios, entre otros. Lo anterior, a fin de disponer de información adecuada para la toma de decisiones. Ver punto 3.5 del presente informe.

Estas recomendaciones están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno, que establece: Informes dirigidos a

Con base en lo anterior, se le solicita respetuosamente proceder en lo que corresponda, con la aplicación del Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna, según Decreto Nº 34323-H publicado el 22 de febrero 2008 y sus reformas y comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo de diez días hábiles señalado, así como el plan de acción que se defina para la implantación efectiva de lo recomendado.

Erika Herrera OcampoProfesional de Auditoría Interna 3

Oldemar Murillo ArceCoordinador de Auditoría Área de Ingresos

Estudio 333-2009



san josé, 15 de mayo de 2006 · web viewla licda. marietta montero zúñiga, directora de la...

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