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Dirección General de Auditoría Interna “Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

San José, 25 de octubre del 2010INF-DGAI-028-2010

LicenciadaCarole Quesada RodríguezDirectora General de Hacienda

ASUNTO: Servicios de Auditoría,Informe de Control Interno

Estimada Carole:

Nos permitimos presentarle el informe INF-DGAI-028-2010 sobre controles gerenciales en la Dirección General de Hacienda

Al respecto se determinó que la Dirección General de Hacienda ha realizado esfuerzos para contar con controles gerenciales que le permiten cumplir con sus objetivos y las funciones asignadas; sin embargo se determinaron algunos aspectos que requieren ser fortalecidos como parte de la mejora continua que lleva a cabo esa Dirección para cumplir adecuadamente sus competencias.

Por lo anterior, se giran las recomendaciones correspondientes las cuales están sujetas a lo que establece el artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, por lo que le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto para el efectivo cumplimiento de lo recomendado, dentro del plazo de 10 días; así como el plan de acción que un plazo razonable se defina para la implantación efectiva de lo recomendado.

Si discrepa de lo recomendado debe elevar las objeciones al señor Ministro, según se establece en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno N° 8292.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

c. Estudio Nº 016-2010

Dirección General de Auditoría Interna“Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

INFORME SOBRE CONTROLES GERENCIALES EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE HACIENDA

INF-DGAI-028-2010

OCTUBRE, 2010



TABLA DE CONTENIDO

Resumen Ejecutivo.............................................................................................................................................. i

1. Introducción.................................................................................................................................................1

1.1. Origen......................................................................................................................................................1

1.2. Objetivo del estudio.................................................................................................................................1

1.3. Alcance....................................................................................................................................................1

1.4. Comunicación oral de resultados.............................................................................................................1

1.5. Normativa relacionada con Ley General de Control Interno..................................................................1

1.6. Aspectos Generales.................................................................................................................................2

2. Resultados.....................................................................................................................................................3

2.1. Sobre los Controles Gerenciales establecidos en la DGH.......................................................................4

2.2. Necesidad de establecer procedimientos para la formulación de los planes y programas......................6

2.3. Sobre la necesidad de disponer de un plan para el mejoramiento del sistema de control.......................7

2.4. Necesidad de respaldar las reuniones de evaluación de los informes de cumplimiento.........................8

2.5. Necesidad de mejorar el control para la atención de las recomendaciones recibidas.............................9

3. Conclusiones...............................................................................................................................................10

4. Recomendaciones.......................................................................................................................................11



RESUMEN EJECUTIVO

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Auditoría del 2010 y comprende la revisión de los controles gerenciales establecidos por la Dirección General de Hacienda, para las funciones del Director y Subdirector definidas en el Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección General de Hacienda, Decreto Nº 35366-H publicado en La Gaceta No. 136 del 15 de julio del 2009 , para el periodo 2009 y 2010.

La Dirección General de Hacienda para cumplir con las funciones que le competen ha venido realizando esfuerzos para disponer de una serie de instrumentos de control gerencial, los cuales van orientados a lo siguiente:

Comunicación permanente al personal sobre la emisión de resoluciones, instrucciones, directrices para el logro de los objetivos de la Dirección.

Emisión de la Directriz DGH-D-002-2010 “Presentación de Informes de Cumplimento del Plan Operativo Anual, Informe Mensual de Logros y /o Resultados Obtenidos e Informes de Cumplimiento del Plan de Acción de Control Interno”.

Documentación a las propuestas a reformas normativas y criterios técnicos realizados por la Dirección General de Hacienda.

Rendición de cuentas a través de informes asociados al Plan Estratégico y Plan Nacional de Desarrollo.

Información y estadísticas sobre la asesoría que se le brinda al Ministro, entre estas se puede mencionar las cifras de recaudación sobre ingresos fiscales, criterios, dictámenes y estudios económicos, insumos necesarios para brindar una asesoría al Ministro en materia fiscal.

Establecimiento de una comisión para la actualización de los manuales de procedimiento, con las nuevas funciones que realiza cada División y Departamento que integran esta Dirección.

Inventario del portafolio de proyectos tecnológicos 2007-2011. Valoración de Riesgos. Autoevaluación anual Control Interno.

En ese sentido, se estima que esa Dirección ha establecido controles gerenciales, que brindan una seguridad razonable del cumplimiento de los planes y por ende de sus objetivos, conforme sus competencias.

No obstante, lo anterior, existen algunos aspectos de control que requieren ser mejorados como parte de la mejora continua que lleva a cabo esa Dirección para disponer de un Sistema de Control Interno adecuado, a saber:

Se carece de un instrumento de trabajo propio que oriente las actividades relacionadas con la formulación de los diferentes planes que debe elaborar, con el objeto de establecer fechas de realización, insumos, identificar las actividades de mayor riesgo, optimizar el uso de los recursos asignados, y lograr un adecuado cumplimiento de los objetivos de la DGH, que sirva como instrumento para generar valor al cumplimiento de sus objetivos y que además, establezca la documentación que respalda la formulación de los planes.

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Es conveniente que se disponga de un plan relacionado con el fortalecimiento del Sistema de Control Interno de esa Dirección, que permita definir las acciones, los diferentes procesos o departamentos en que se van a fortalecer los diferentes componentes de control, el enfoque de las actividades que se van a desarrollar para mejorar el control interno, la periodicidad, los participantes, fecha de inicio y conclusión, entre otros, lo anterior, por cuanto a pesar de los esfuerzos realizados mediante la aplicación de la Autoevaluación de control interno, no se dispone de un plan para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno, sobre los diferentes procesos que ha establecido esa Dirección para cumplir con sus competencias.

Si bien, se emitió la Directriz DGH-D-002-2010 “Presentación de Informes de Cumplimiento del Plan Operativo Anual, Informe Mensual de Logros y/o Resultados obtenidos e Informes de cumplimiento del Plan de Acción de Control Interno”, actualmente no existe un método para efectuar esas reuniones, no se han calendarizado, tampoco se ha adoptado la práctica de documentar los acuerdos, comentarios y otros aspectos tratados que sostienen los Jefes de Divisiones con la Dirección como parte de la revisión y evaluación del cumplimiento de metas y objetivos.

Se ha establecido algunos controles para brindar el seguimiento a las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República y las recomendaciones de la Dirección General de Auditoría Interna. Sin embargo, se carece un plan o general que le permita conocer en un momento dado, la situación de cada uno de los informes y sus respectivas recomendaciones, para tomar decisiones oportunas sobre la aplicación de las mismas. Además, actualmente los funcionarios designados para dar atención a las recomendaciones no presentan informes con el fin de informar sobre la situación de cada recomendación emitida. Considerando que el Director es el responsable de cumplimiento y seguimiento de las disposiciones o recomendaciones que se le ordenen implementar según lo indica el Manual para la Atención de los Informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en el Ministerio de Hacienda (Decreto Nº 34323 y sus reformas), es conveniente mejorar este proceso.

Se realizan las recomendaciones correspondientes, según los aspectos determinados y presentados en el apartado de resultados del informe, en aras de que a la brevedad posible se tomen las medidas correctivas que proceden.

Este informe está sujeto al artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días posterior al recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado, y si discrepa de ellas deberá elevar el informe al Ministro.

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1. INTRODUCCIÓN

1.1. Origen

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Auditoría del 2010.

1.2. Objetivo del estudio

Evaluar los controles gerenciales definidos de la Dirección General de Hacienda, a fin de determinar la efectividad de su gestión y el cumplimiento de sus objetivos.

1.3. Alcance

Comprende la revisión de los controles gerenciales establecidos por la Dirección General de Hacienda, para las funciones del Director y Subdirector definidas en el Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección General de Hacienda (Decreto Nº 35366-H publicado en La Gaceta No. 136 del 15 de julio del 2009), para el periodo 2009 y 2010.

En el desarrollo del estudio se observaron las Normas generales de auditoría para el Sector Público, en la medida en que las circunstancias permitieron su aplicación, y las disposiciones del Decreto N° 34573-H Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Dirección General de Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda.

1.4. Comunicación oral de resultados

Los resultados, conclusiones y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados oralmente el 19 de octubre del 2010, en la oficina de la Dirección General de Hacienda, a la Licda. Carole Quesada Rodríguez, Directora General de Hacienda, el Lic. Juan Carlos Brenes Brenes, Jefe de División de Incentivos Fiscales, Dianny Mena Fernández, funcionaria de la Dirección General de Hacienda, quienes entre otros aspectos indicaron: que en términos generales estaban de acuerdo con la presentación de los resultados y las recomendaciones, e indicaron la existencia de un control para el programa de seguimientos a las recomendaciones de los informes emitidos por los diferentes entes fiscalizadores.

Las observaciones realizadas por los participantes, en la medida de las circunstancias, fueron incorporadas en este informe.

1.5. Normativa relacionada con Ley General de Control Interno

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben a continuación los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292, que regulan los deberes en materia de control interno, informes y los plazos que deben observarse, así como las posibles responsabilidades en que se puede incurrir por incumplimiento injustificado de esas disposiciones.

Artículo 10.- Responsabilidad por el sistema de control interno. “Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

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Artículo 17.- Seguimiento del sistema de control interno. “Entiéndase por seguimiento del sistema de control interno las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud”

Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. “Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. C) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. “El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.6. Aspectos Generales

Creada mediante Ley No. 3022 del 27 de agosto de 1962, la Dirección General de Hacienda es asesora obligada del Ministro y de los Viceministros en materia fiscal. En política fiscal, realiza estudios tendentes a mejorar la administración y estructura tributaria, realiza estudios sobre el comportamiento de los ingresos, elabora proyectos de ley y de reglamento en la materia de su competencia o prepara dictámenes sobre iniciativas legales o reglamentarias sometidas a conocimiento del Ministro de Hacienda. También emite las notas de exoneración, fiscaliza el uso y destino de los bienes exonerados. Por otra parte esta dependencia contribuye con el proceso de modernización de la Administración Tributaria sustentada en el control efectivo y la evaluación de los diferentes procesos de gestión y tiene competencia para otorgar facilidades a los deudores que se encuentren con Cobro Judicial.

Asimismo, de acuerdo con la Ley No. 7293, Ley Reguladora de todas las Exoneraciones Vigentes, le corresponde velar por el buen uso y destino de los bienes exonerados, sea directamente o por medio de directrices a otros órganos o instituciones públicas. Mediante Decreto No. 35366-H publicado en La Gaceta Nº 136 del 15 de julio del 2009, denominado “Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección General de Hacienda”, se define una estructura organizacional que responde a un nuevo enfoque para esta Dirección sustentado en cuatro conceptos básicos: ejecución de competencias legales, establecimiento de una línea de mando más eficiente, implementación de estratos normativos, a través de la separación de funciones operativas y normativas, y finalmente la equiparación real de la carrera administrativa con las demás



Direcciones del Área de Ingresos, que se complementa con las adiciones al "Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección General de Hacienda", Decreto 36003-H publicada en la Gaceta No. 99 de 24 de mayo del 2010.

2. RESULTADOS

La misión de la Dirección General de Hacienda es la de impulsar una política de ingresos sostenible acorde con las establecidas para el desarrollo nacional, a través de la obligada y oportuna asesoría, a las autoridades competentes en materia fiscal, la ejecución de acciones tendientes a la recuperación de adeudos, la correcta aplicación de los beneficios fiscales, y la transparencia en la función pública, con el fin de mejorar en forma continua el sistema tributario costarricense, procurando su equilibrio y progresividad, en armonía con los derechos y garantías ciudadanas.

El Decreto No. 35366-H Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección General de Hacienda, establece, entre otros aspectos, las funciones de la Dirección y Subdirección de la Dirección General de Hacienda. A fin de conocer los controles gerenciales establecidos por la Dirección General de Hacienda, se seleccionaron algunas de las funciones más importantes de la Dirección y Sub Dirección, detalladas a continuación:

Funciones de la Dirección

a) Coordinar la ejecución de las labores encomendadas a la Dirección.b) Definir las políticas generales de la Dirección, de acuerdo con las normas vigentes y los lineamientos

dictados por sus superiores.c) Revisar en forma constante la estructura orgánica y funcional así como proponer las

recomendaciones pertinentes.d) Rendir informes periódicos a sus superiores sobre los resultados de la gestión de la Dirección.e) Proponer reformas normativas que se estimen apropiadas para mejorar el funcionamiento de la

administración hacendaria y la recaudación.f) Asesorar al Ministro(a) y demás autoridades Ministeriales, en la materia fiscal propia de su

competencia.g) Coordinar con las otras Direcciones, proyectos, programas y/o planes, para lograr determinados

objetivos conjuntos en la materia fiscal propia de su competencia.h) Aprobar los planes y programas de la Dirección.i) Emitir las resoluciones, instrucciones o directrices para el logro de los objetivos de la Dirección.j) Controlar la gestión de las Divisiones de la Dirección.k) Suscribir resoluciones autorizando condonaciones de intereses, condonación de multas, facilidades

de pago, aprobar declaratorias de incobrabilidad de adeudos a favor del Estado y de prescripción.l) Emitir criterios técnicos sobre todo proyecto de ley que pretenda crear, modificar o suprimir las

fuentes de ingresos del Estado.ñ) Colaborar con las autoridades del Ministerio en el desarrollo de actividades dirigidas a promover una

cultura de transparencia en las actuaciones ministeriales.

Funciones de la Subdirección

a) Elaborar, participar y controlar la ejecución de los planes en los cuales tenga participación la Dirección, en las áreas presupuestarias, financieras y de planificación estratégica.

b) Participar en la definición de las políticas, estrategias y directrices en materia fiscal de competencia de la Dirección General de Hacienda.



c) Apoyar a la Dirección en la organización y control de sus Divisiones y comunicar las políticas y procedimientos que han de seguir para el logro de sus fines.

d) Mantener actualizado el Manual de Procedimientos de la Dirección.f) Dar seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones emitidas por entes contralores o por los

superiores jerárquicos de la Dirección.h) Velar por la aplicación en la Dirección, de las directrices e instrucciones emitidas por sus superiores.i) Desarrollar y aplicar sistemas de control de calidad a la gestión de las unidades organizacionales de

la Dirección.m) Planificar y programar los aspectos relacionados con el Control Interno en la Dirección.o) Colaborar con la Dirección General de Informática en el diseño e implementación de proyectos

informáticos en la Dirección.

Para cumplir con dichas funciones, se han establecido una serie de controles gerenciales en la DGH, sin embargo, algunos controles son susceptibles a ser mejorados con el fin de brindar una seguridad razonable que las acciones tomadas constituyen el medio más idóneo para asegurar el logro de los objetivos de la entidad y para la protección y conservación de los recursos públicos, en razón de lo siguiente:

2.1. Sobre los Controles Gerenciales establecidos en la DGH

La Dirección General de Hacienda ha realizado esfuerzos para disponer de un proceso de planificación en el que se establece el esfuerzo necesario para cumplir con los objetivos establecidos de acuerdo a sus competencias.

Como resultado del proceso de planificación de esa Dirección se dispone de planes estratégicos que le permiten formular un estado futuro que resulta deseable, y definir de manera general, medios y acciones idóneos para alcanzar plenamente ese estado, alineado con la planificación estratégica, operativa y presupuestaria, así como planes anuales. Algunos de estos son los siguientes:

Plan Estratégico para el periodo 2008-2010, que busca la definición de los objetivos a largo plazo, identificando metas y objetivos cuantitativos, desarrollando estrategias para alcanzar dichos objetivos y localizando recursos para llevar a cabo dichas estrategias.

Plan Operativo años 2009 y 2010, este plan tiene como objetivo principal la implementación de la nueva organización y las nuevas funciones, pretendiendo la consolidación de la Dirección General de Hacienda como organismo técnico especializado y asesor obligado del Ministro en el ramo de materia fiscal, a través de la ejecución ordinaria de las acciones encomendadas por Ley. A partir de ahí, se establecen las estrategias a seguir y las áreas de acción a desarrollar durante el año, mismas que están orientadas hacia la consecución de los Objetivos planteados en el Plan Estratégico del Ministerio, el Plan Estratégico de la Dirección, las matrices estratégicas institucionales y la ley de presupuesto para el año 2010, en lo que compete a la Dirección General de Hacienda.

Asimismo, participa en la coordinación del Plan Integrado de Control Tributario para lograr objetivos conjuntos en la materia fiscal, de acuerdo con las competencias de la Dirección General de Hacienda. Este plan incluye el nombramiento de un funcionario representante de la Dirección General de Hacienda para las reuniones y sesiones de trabajo del Plan Integrado de Control Tributaria, además, existen minutas de las reuniones celebradas.

Además, esa Dirección ha realizado esfuerzos para disponer de una serie de instrumentos de control gerencial y con su aplicación están tomando acciones para ir midiendo oportunamente el cumplimiento de



sus objetivos y aplicar medidas correctivas para asegurar que el desempeño esté en línea con los objetivos propuestos. Lo antes descrito, se visualiza, principalmente con los siguientes controles gerenciales:

Comunicación permanente al personal sobre la emisión de resoluciones, instrucciones, directrices para el logro de los objetivos de la Dirección, mediante correo electrónico y circulares.

Emisión de la Directriz DGH-D-002-2010 “Presentación de Informes de Cumplimento del Plan Operativo Anual, Informe Mensual de Logros y /o Resultados Obtenidos e Informes de Cumplimiento del Plan de Acción de Control Interno”; esta Directriz tiene como objetivo regular la presentación de los diferentes informes sobre el cumplimiento del Plan Operativo Anual, los principales logros y/o resultados obtenidos de los planes elaborados para tal fin y de los planes de mejora de control interno, elaborados por las Divisiones que conforman la DGH. Además, la Dirección elabora un informe consolidado del Informe Mensual de Logros así como de los informes de cumplimiento del Plan Operativo con lo que controla la gestión de cada División que conforma la DGH.

Documentación a las propuestas a reformas normativas y criterios técnicos realizados por la Dirección General de Hacienda; que además en los informes trimestrales del Plan operativo se informa el número de reformas que se propusieron y que se refleja en el informe integrado que prepara la Dirección trimestralmente.

Rendición de cuentas a través de informes asociados al Plan Estratégico y Plan Nacional de Desarrollo; además, se remite semestralmente informe de Gestión Presupuestaria al Departamento Recursos Financieros.


Establecimiento de una comisión para la actualización de los manuales de procedimiento, con las nuevas funciones que realiza cada División y Departamento que integran esta Dirección. Como parte de estas actividades se realizan reuniones semanales con los enlaces de cada División en las cuales se discuten aspectos de forma y de contenido de los manuales, los resultados de estas reuniones se documentan mediante minutas.

La Dirección General de Hacienda participa del inventario del portafolio de proyectos tecnológicos del Plan Estratégico de TI 2007-2011 de la Dirección General de Informática, y cuenta con los siguientes proyectos : Sistema Exoneraciones en Línea; Sistema de Gestión de Expedientes de la Oficina de Fiscalización de Incentivos. Sistema para Toma de Decisiones para la Unidad de Control y Evaluación de la Gestión Tributaria y Aduanera.

Valoración de Riesgos, mediante la cual la DGH identificó sus riesgos tanto para el Área Administrativa como sustantiva, que permiten a esa Dirección efectuar una gestión eficaz y eficiente por medio de la toma de acciones válidas y oportunas para prevenir y enfrentar las posibles consecuencias de la eventual materialización de esos riesgos.

Autoevaluación anual de control interno que le permite identificar aquellas debilidades que se encuentran en el Sistema de Control Interno (SCI) y específicamente en el que se aplica en los procesos; así como un Plan de mejoras de control interno según resultados de la Autoevaluación anual con el que se establecen acciones de mejoras para corregir esas debilidades y lograr efectivamente los objetivos del SCI y los objetivos de la Dirección General de Hacienda.

Como parte de sus controles, cuenta con insumos para el control presupuestario, y financiero y de planificación estratégica, a saber: Informe consolidado PAO II Trimestre – DGH, informes Asociados al Plan Estratégico y Plan Nacional de Desarrollo, MAPSESI 2010 seguimiento 1er semestre 2010, PEP-DGH para el 2010, Matriz Seguimiento PEI-DGH-2009-2010, DGH-0026-2010 MAPSESI 2009, MAPI 2010, PASESI 2009.

Asimismo, se efectúa un informe semestral para dar seguimiento a la gestión de la ejecución presupuestaria.



En ese sentido, esa Dirección ha establecido controles gerenciales, que brindan una seguridad razonable del cumplimiento de los planes y por ende de sus objetivos, en aras de mejorar el funcionamiento de la administración hacendaria y la recaudación, coordinar con las otras Direcciones sobre los objetivos conjuntos en la materia fiscal propia de su competencia, controlar la gestión de las Divisiones de la Dirección y resolver sobre condonaciones de intereses, condonación de multas, facilidades de pago, aprobar declaratorias de incobrabilidad de adeudos a favor del Estado y de prescripción, entre otros.

2.2. Necesidad de establecer procedimientos para la formulación de los planes

La Dirección General de Hacienda cuenta con un Plan Estratégico para el periodo 2008-2010, con el que se busca la definición de objetivos a largo plazo, identificando para esto metas y objetivos cuantitativos y además desarrollando estrategias que le permitan alcanzar estos objetivos.

A fin de establecer un plan estratégico que le permita a la Dirección General de Hacienda facilitar la toma de decisiones para adaptarse a los cambios y demandas que se presenta, esa Dirección plasma su visión y misión, desarrollados a través de cinco objetivos estratégicos que pretenden enmarcar el rumbo a seguir por el periodo de su Plan Estratégico. Los cinco objetivos definidos son:

Desarrollar y mantener una política fiscal sostenible Promover la integración de las áreas de ingresos Potenciar los recursos humanos y tecnológicos Fortalecer la recuperación de adeudos estatales Promover la transparencia de las actuaciones realizadas por el área de ingresos

Además, como parte de la planificación que realiza la Dirección General de Hacienda, cuenta con un Plan Operativo para el año 2010, este plan tiene como objetivo principal la implementación de la nueva organización y las nuevas funciones establecidas en el nuevo reglamento de organización y funciones publicado mediante decreto Nª 35366-H el 15 de julio del 2009, con lo cual se pretende la consolidación de la Dirección General de Hacienda como organismo técnico especializado y asesor obligado del Ministro en el ramo de materia fiscal, a través de la ejecución ordinaria de las acciones encomendadas por Ley. A partir de ahí, se establecen las estrategias a seguir y las áreas de acción a desarrollar durante el año 2010, mismas que están orientadas hacia la consecución de los Objetivos planteados en el Plan Estratégico del Ministerio, el Plan Estratégico de la Dirección, las matrices estratégicas institucionales y la ley de presupuesto para el año 2010, en lo que compete a la Dirección General de Hacienda.

En el mencionado plan operativo, se establecen cinco estrategias a desarrollar y para cada una de estas se detallan áreas de acción y metas que se van a ejecutar conjuntamente con los responsables a nivel organizacional, y el plazo máximo de consecución.

La Dirección General de Hacienda formula sus planes estratégicos y anuales de acuerdo con los lineamientos emitidos por la Unidad de Planificación Institucional del Ministerio de Hacienda y el Ministerio de Planificación y Política Económica; sin embargo, esa Dirección carece de un instrumento de trabajo propio que oriente las actividades relacionadas con la formulación de los diferentes planes que debe elaborar, con el objeto de establecer fechas de realización, insumos, identificar las actividades de mayor riesgo, optimizar el uso de los recursos asignados, y lograr un adecuado cumplimiento de los objetivos de la DGH, que sirva como instrumento para generar valor al cumplimiento de sus objetivos y que además, establezca la documentación que respalda la formulación de los planes.



En lo que respecta a la elaboración de un plan anual de trabajo, las mejores prácticas aconsejan que se debe disponer de un procedimiento, debidamente comunicado, con fecha de vigencia y de aprobación, el cual permita elaborar un plan que contenga, al menos, los siguientes aspectos:

Aspectos generales (Ámbito de acción, base legal, misión y visión, entre otros.) Periodo de ejecución del plan. Aspectos considerados y documentación en la preparación del plan. Objetivos y metas para el periodo. Recursos humanos. (personal disponible y distribución de días funcionarios) Actividades a realizar, identificando cada uno de los objetivos Alcance Responsabilidad Directrices o políticas utilizadas Descripción del procedimiento para elaborar el plan.

Al respecto, las Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), establece: “4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda.”

El no disponer de procedimientos definidos para la formulación de los planes, podría generar el riesgo de desconocimiento del personal sobre el proceso de planificación, el momento en que se debe llevar a cabo, la vinculación que debe existir con los planes estratégicos y presupuestarios, las labores que se deben realizar, cuándo y cómo, los insumos que se deben considerar, y el grado de participación y responsabilidad; además, se pone en riesgo que en caso de ausencia de funcionarios el proceso pueda ser llevado a cabo con normalidad.

2.3. Sobre la necesidad de disponer de un plan para el mejoramiento del sistema de control

Según el Decreto No. 35366-H Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección General de Hacienda, esta Dirección está conformada por cuatro divisiones, a saber: División de Incentivos Fiscales, División de Control y Evaluación de la Gestión de Ingresos, División de Adeudos Estatales y División de Política Fiscal. Mediante el Reglamento de Organización mencionado se establecieron las competencias y funciones de cada una de esas Divisiones, así como de la Dirección, Sub Dirección y Asesoría Legal.

Esta estructura es la que le permite a la DGH lograr su cometido de contribuir con la mejora continua del sistema tributario costarricense, procurando su equilibrio y progresividad, en armonía con los derechos y garantías ciudadanas, por lo que es vital que se cuente con un sistema de control interno adecuado que le permita disponer de una serie de herramientas, instrumentos, acciones, de aplicación consistente, articulados en los procesos y proyectos de la organización, y que se desarrollan en puntos previos, concomitantes o posteriores a determinados actos administrativos, como un medio para el logro de los objetivos previstos.

En ese sentido, es importante resaltar que esa Dirección hace esfuerzos para mejor el control interno, mediante un Plan de Mejoras derivado de la Autoevaluación anual de control interno, no obstante, considerando las competencias de la DGH y que el Sistema de Control Interno proporcionar una seguridad razonable en torno a la consecución de los objetivos, resulta conveniente que dicha actividad se complemente con otros mecanismos e instrumentos tendentes a fortalecer el sistema de control interno de esa Dirección.



Asimismo, resulta conveniente que se disponga de en un plan relacionado con el fortalecimiento del Sistema de Control Interno de esa Dirección, que permita definir las acciones, los diferentes procesos o departamentos en que se van a fortalecer los diferentes componentes de control, el enfoque de las actividades que se van a desarrollar para mejorar el control interno, la periodicidad, los participantes, fecha de inicio y conclusión, entre otros.

Lo anterior, por cuanto a pesar de los esfuerzos que ha realizado la DGH mediante la aplicación de la Autoevaluación de control interno, no se dispone de un plan para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno, sobre los diferentes procesos que ha establecido esa Dirección, en el que se visualice las acciones y actividades establecidas a corto, mediano y largo plazo que van a coadyuvar al mejoramiento del control interno y por ende en la gestión, que permita garantizar razonablemente el logro de sus objetivos.

Esta labor de mejoramiento, no es un tema desconocido para esa Dirección, ya que de acuerdo con lo indicado en el oficio DGH-614-2010 del 20/08/2010, la Licda. Carole Quesada Rodríguez, Directora General de Hacienda indicó que al Departamento de Cobros Judiciales se le está realizando una serie de revisiones de su proceso, donde se consideran aspectos de la organización, procedimientos y base de datos, lo que está muy relacionado con el mejoramiento del sistema de control interno; y que se ha establecido una comisión para la actualización de los manuales de procedimiento.

Al respecto, los artículos 7 y 10 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, establecen:

“Artículo 7º—Obligatoriedad de disponer de un sistema de control interno. Los entes y órganos sujetos a esta Ley dispondrán de sistemas de control interno, los cuales deberán ser aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales. Además, deberán proporcionar seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones y competencias; todo conforme al primer párrafo del artículo 3 de la presente Ley.”

“Artículo 10.- Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

Disponer de un Sistema de Control Interno adecuado le permitiría a la Dirección General de Hacienda brindar una seguridad razonable a la Institución, que sus acciones van orientadas al cumplimiento de sus competencias, así como a los objetivos de control cual son: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; b) brindar confiabilidad y oportunidad en la información que se genera para la toma de decisiones; c) lograr eficiencia y eficacia en sus operaciones; y d) cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

2.4. Necesidad de respaldar las reuniones de evaluación de los informes de cumplimiento

Entre los controles gerenciales utilizados por la Dirección General de Hacienda se tiene la emisión de informes, para esos efectos se dispone de la Directriz DGH-D-002-2010 “Presentación de Informes de Cumplimiento del Plan Operativo Anual, Informe Mensual de Logros y/o Resultados obtenidos e Informes de cumplimiento del Plan de Acción de Control Interno” , comunicada a Directores de División, Subdirectores de Departamento, Funcionarios con oficio DGH-0332-2010 del 6 de abril de 2010 señala: "Consolidación de la Información: La Subdirección General de Hacienda preparará un resumen ejecutivo de los resultados de gestión obtenidos por la Dirección, mensual para el caso de los informes de logros y resultados y/ o trimestral para el PAO y el informe del Plan de Mejora de Control Interno, en el cual se



identificarán los logros o las desviaciones importantes presentadas en los periodos de estudio. // Este informe será analizado de forma conjunta en las reuniones de directores que se realizarán trimestralmente, a efectos evaluar la gestión y tomar las medidas de corrección requeridas si fuere necesario.”

En la Directriz mencionada se incluyeron calendarios para el cumplimiento de informes trimestrales del Plan Anual Operativo, cumplimiento de Informe mensual de logros y resultados, cumplimiento de informes trimestrales del Plan de Mejora Control Interno. No obstante, a pesar de la importancia de las reuniones trimestrales de directores para el análisis de los informes consolidados, éstas no fueron calendarizadas.

Por otra parte, a fin de evaluar los diferentes informes que presentan los jefes de Divisiones se planearon reuniones trimestrales con la Dirección y esas jefaturas; sin embargo, no se obtuvo evidencia que esa Dirección haya adoptado la práctica de documentar los acuerdos, comentarios y otros aspectos tratados en las reuniones, como parte de la revisión y evaluación de los informes antes citados.

Una sana práctica a adoptar sería que la revisión de los informes se realicen en una forma metódica para que en el momento de detectar situaciones adversas, se apliquen las medidas que correspondan en forma oportuna, y lograr así, que realmente los informes se conviertan en respaldo de la gestión y el cumplimiento de objetivos propuestos, así como de la rendición de cuentas; además, es necesario calendarizar las reuniones con el fin de que estas se realicen con la regularidad establecida según la conveniencia.

Mejorar lo antes expuesto, le permitiría a la Dirección General de Hacienda el respaldo de lo actuado en cada una de las reuniones, de las decisiones tomadas, y brindar el seguimiento en caso de corresponder, lo cual da una seguridad razonable de que los resultados obtenidos fueron eficientes y eficaces, se cumplió las metas programadas y los objetivos propuestos; o en su defecto se establecieron las medidas correctivas correspondientes en caso de proceder.

2.5. Necesidad de mejorar el control para la atención de las recomendaciones recibidas

Actualmente la Dirección General de Hacienda tiene en seguimiento la atención de las recomendaciones de seis informes de la Contraloría General de la República y cuatro informes de la Dirección General de Auditoría Interna, para esos efectos esa Dirección cuenta con un control de seguimiento a las recomendaciones emitidas por esos entes fiscalizadores, mediante la utilización de matrices con la información que se estima necesaria.

Mediante dicho control se da seguimiento a la implementación de las recomendaciones planteadas y se informa al ente respectivo que emitió la recomendación, además, las recomendaciones son atendidas a través de los funcionarios enlaces de esta Dirección, siendo que se realizan reuniones para la asignación de funciones para atender las disposiciones y recomendaciones recibidas de la Contraloría General de la República y la Dirección General de Auditoría Interna respectivamente. Sin embargo, en dicho control no se indica los responsables del cumplimiento, ni fechas estimadas para el cumplimiento de cada una de las recomendaciones giradas a esa Dirección.

Por otra parte, la DGH no cuenta con un plan general para la atención de las recomendaciones recibidas; que le permita conocer en un momento dado, la situación de cada uno de los informes y sus respectivas recomendación, y tomar decisiones oportunas sobre la aplicación de las recomendaciones, lo anterior, considerando que esa Dirección tiene recomendaciones pendientes de cumplir de más de cinco años lo cual no resulta razonable.

La ausencia de un plan general para la atención de las recomendaciones, podría incidir en el cumplimiento eficaz de lo recomendado lo cual no estaría de conformidad con lo que establece la normativa de control



interno, y por tanto podría afectar el mejoramiento de los procesos, el control interno, y la gestión de la Dirección General de Hacienda.

Adicionalmente al existir ausencia de informes a la Dirección, no se está informando al responsable, que es el Director, sobre el cumplimiento y seguimiento de las recomendaciones, lo cual es una limitación para un adecuado seguimiento, así como para la toma de decisiones conforme lo establece el Manual para la Atención de los Informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en el Ministerio de Hacienda (Decreto Nº 34323 y sus reformas).

3. CONCLUSIONES

3.1 Para realizar las funciones que le competen a la Dirección General de Hacienda, de conformidad con el Decreto No. 35366-H Reglamento de Organización y Funciones, se ha realizado esfuerzos importantes para disponer de una serie de instrumentos de control gerencial, los cuales van orientados a lo siguiente:

Comunicación permanente al personal sobre la emisión de resoluciones, instrucciones, directrices para el logro de los objetivos de la Dirección.

Emisión de la Directriz DGH-D-002-2010 “Presentación de Informes de Cumplimento del Plan Operativo Anual, Informe Mensual de Logros y /o Resultados Obtenidos e Informes de Cumplimiento del Plan de Acción de Control Interno”.

Documentación a las propuestas a reformas normativas y criterios técnicos realizados por la Dirección General de Hacienda.

Rendición de cuentas a través de informes asociados al Plan Estratégico y Plan Nacional de Desarrollo.


Establecimiento de una comisión para la actualización de los manuales de procedimiento, con las nuevas funciones que realiza cada División y Departamento que integran esta Dirección.

Inventario del portafolio de proyectos tecnológicos 2007-2011. Valoración de Riesgos. Autoevaluación anual Control Interno.

Estos controles dan una garantía razonable de que esa Dirección dispone de instrumentos y herramientas sobre planes y programas de trabajo, y brinda seguimiento al cumplimiento de objetivos y metas propuestos según sus competencias.

Ver punto 2.1 del presente informe.

3.2 La Dirección General de Hacienda no dispone de un procedimiento que apoye las actividades relacionadas con la formulación de los diferentes planes que debe elaborar según sus competencias, con el objeto de establecer las actividades que se deben llevar a cabo, cuándo y cómo, la vinculación con los planes institucionales, los responsables de ejecutarlas, y los insumos requeridos, entre otros aspectos, a fin de establecer las actividades de mayor riesgo, optimizar el uso de los recursos asignados, respaldar la formulación de dichos planes, y generar valor al cumplimiento de objetivos. Actualmente la labor de planificación es guiada con los documentos remitidos por la Unidad de Planificación Institucional del Ministerio de Hacienda, que emite los lineamientos y fórmulas establecidos para este fin. Ver punto 2.2 del presente informe.

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3.3 La Dirección General de Hacienda ha realizado esfuerzos para mejor el Sistema de Control Interno, mediante la aplicación de la Autoevaluación anual de control interno y el establecimiento de un Plan de Mejoras, no obstante, no dispone de un plan con las herramientas suficientes para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno de los diferentes procesos que ha establecido esa Dirección en sus Divisiones según las competencias que le establece la normativa vigente, en el que se visualice las acciones y actividades que debe realizar a corto, mediano y largo plazo orientadas al mejoramiento del control interno en sus diferentes componentes y según se establece en los artículos 7 y 10 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, para garantizar razonablemente el cumplimiento de objetivos y metas. Ver punto 2.3 del presente informe.

3.4 A pesar de que se emitió la Directriz DGH-D-002-2010 “Presentación de Informes de Cumplimiento del Plan Operativo Anual, Informe Mensual de Logros y/o Resultados obtenidos e Informes de cumplimiento del Plan de Acción de Control Interno” y en la cual se señala que el informe consolidado preparado por la Subdirección, será analizado de forma conjunta en las reuniones de directores que se realizarán trimestralmente, a efectos evaluar la gestión y tomar las medidas de corrección requeridas si fuere necesario, se determinó, que no existe una metodología oficializada sobre esas reuniones, ya que no se ha calendarizado dichas reuniones, tampoco se ha adoptado la práctica de respaldar los acuerdos, comentarios y otros aspectos tratados en las reuniones que sostienen los Jefes de Divisiones con la Dirección como parte de la revisión y evaluación de los informes antes citados. Ver punto 2.4 del presente informe.

3.5 La Subdirección General de Hacienda ha establecido algunos controles para brindar el seguimiento a las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República y las recomendaciones de la Dirección General de Auditoría Interna, sin embargo, no se dispone de un plan general con actividades, responsables y plazos, que le permita conocer en un momento dado, la situación de cada uno de los informes y sus respectivas recomendaciones, y tomar decisiones oportunas en caso de corresponder. Actualmente se dispone de unas matrices con información al respecto, sin embargo, se requiere incorporar mayor información y que los funcionarios designados presentan informes de la situación de cada recomendación, considerando que el Director es el responsable de cumplimiento y seguimiento de las disposiciones o recomendaciones que se le ordenen implementar, según lo establece el Manual para la Atención de los Informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en el Ministerio de Hacienda (Decreto Nº 34323 y sus reformas).Ver punto 2.5 del presente informe.

4. RECOMENDACIONES

A la Directora General de Hacienda

4.1 Ordenar a quien corresponda la elaboración de un Manual de procedimientos que describa en forma lógica, sistemática y detallada las actividades que se deben seguir para el proceso de formulación de la planificación estratégica y anual de la Dirección General de Hacienda, con el objeto de orientar la realización de este proceso y su vinculación con los planes institucionales, establecer cuándo y cómo se debe realizar, los insumos requeridos, considerar las actividades de mayor riesgo, optimizar el uso de los recursos asignados, y que sirva como instrumento para generar valor al cumplimiento de los objetivos de la DGH y respaldar la formulación de los planes. Ver punto 3.2 del presente informe.

4.2 Tomar acciones para que en forma complementaria a la Autoevaluación de control interno se disponga de un plan general para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno en las diferentes Divisiones y procesos que la DGH atiende, a fin de fortalecer este sistema en sus diferentes componentes y disponer en el corto plazo de un Sistema de Control Interno aplicable, completo, razonable, integrado y congruente con las competencias y atribuciones que le han sido conferidas en la normativa vigente. Ver punto 3.3 del presente informe.

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4.3 Tomar acciones para que se elabore una metodología oficializada sobre las reuniones que se realizan para analizar los informes que se presenten a esa Dirección, se calendarice dichas reuniones y se adopte la práctica de documentar los acuerdos, comentarios y otros aspectos tratados en las reuniones que sostienen los Jefes de Divisiones con la Dirección como parte de la revisión y evaluación del cumplimiento de objetivos y metas. Ver punto 3.4 del presente informe.

4.4 Ordenar lo que corresponda para que se disponga de un plan o programa general para la atención de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República y las recomendaciones de la Dirección General de Auditoría Interna, dicho plan debe incluir cronogramas de actividades para la atención y los responsables; además establecer informes a la Dirección presentados por los funcionarios a cargo del cumplimiento, a fin de informar sobre la situación del cumplimiento de cada recomendación o disposición y que en caso necesario se tomen las medidas correctivas necesarias para el cumplimiento efectivo de las mismas. Ver punto 3.5 del presente informe.

Las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días hábiles posterior al recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado elevará el informe de auditoría al jerarca, quién deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles, ordenando la implantación de recomendaciones de la Auditoría Interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa.

Licda. Xinia R. López Corella Lic. Oldemar Murillo Arce Profesional de Auditoría Interna 3 Coordinador de Auditoría Área de Ingresos

Estudio 016-2010

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san josé, 14 de enero de 2010 · web viewa pesar de que se emitió la directriz dgh-d-002-2010...

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