REUNIONES

Conceptos, consejos y herramientas sencillas para convertir sus reuniones en un instrumento más productivo

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¿Qué es una reunión eficaz?

Las herramientas de la profesión

- Tipos de reuniones - Organizar el trabajo

- Herramientas, procedi-mientos y bibliografía reco-mendada (recursos digitales)

- El líder en las reuniones

- Una reunión eficazderiva en una acción

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La reunión

Reuniones estratégicas y de gobernanza

- Preparación de la reunión- Manejo y toma de decisiones- Roles dentro de las reuniones - Después de la reunión

- Reuniones de empresas de familia

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CONCEPTOS CLAVES

124/- Los SÍ y los NO en la toma de decisiones y solución de problemas-Diez claves de una reunión eficaz

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CONSEJOS PRÁCTICOS

MODELO DE GESTIÓN

BUENAS PRÁCTICAS

HERRAMIENTAS

SOLUCIÓN

ROLES

RespaldaApoya

HAGA QUE LAS REUNIONES SEAN PRODUCTIVAS

EFICACES

Reuniones eficaces GUÍA DE LIDERAZGO PRÁCTICO

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01.¿QUÉ ES UNA REUNIÓN EFICAZ?

CONCEPTOS CLAVES

Instrumento de ejecución. Exis-ten varios tipos de reuniones, pero en lo más básico, una reunión es un mecanismo que permite organizar el trabajo, lo que significa dividirlo y coordinarlo. En la reunión se asignan roles y responsabilidades, se toman decisiones y se faculta para la acción, con el fin último de hacer el trabajo que hay que hacer.

Propósito. Para que una reunión sea eficaz, los participantes deben conocer el propósito de la reunión, y deben estar prepara-

dos para brindar el aporte que se espera de cada uno de ellos. En una reunión eficaz se cumple con la agenda prevista, se respetan las reglas de funcionamiento y se ter-mina con un listado de acciones, personas responsables de su eje-cución y un plan de seguimiento.

Seis tipos de reuniones. To-mando en cuenta la forma en que interactúan los participantes y cómo se ajustan al propósito de la sesión, podemos identificar 6 tipos de reuniones diferentes.

Organizar el trabajo

Andrés Rico ToroFundador de NORTEM, firma líder en empre-sas de familia y capital humano. Cuenta con 16 años de trayectoria en consultoría geren-cial innovando en la creación de herramien-tas de gestión. Fundador y miembro honora-rio del Family Business Network Colombia. Fue VP de Talent de Mercer Latinoamérica, Director Regional Latam en TechnoServe y consultor de McKinsey & Co. Es Ingeniero Civil de WPI y MBA (Univ. New South Wales). Consultor certificado de Lominger. Cursó Helping Leaders Succeed (Oliver Wyman, 2013) y Making Corporate Boards Effective (Harvard Business School, 2012)

¿QUIÉN ESCRIBE ESTA GUÍA?

Nicolás Uribe GonzálezConsultor asociado de NORTEM. Es-pecializado en la alineación de tácticas de gestión de talento humano con la estrategia empresarial y la consecución de resultados. Ha desarrollado capacidad en compensación y gestión de talento asesorando a grandes empresas en Latino América. Su especialidad actual se centra en el desarrollo de herramientas de evaluación y desarrollo para ejecutivos a través de la parametrización de compe-tencias. Es Administrador de Empresas de la Universidad de los Andes, Bogotá Colombia (2013)

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En los roles de liderazgo es muy común que quienes ejercen actividades de toma de decisión y gestión de equipos directivos se vean involucrados en una gran cantidad de reuniones. Muchas veces, en nuestro entorno, son percibidas de forma peyorativa por la cantidad de tiempo que demandan, la convocatoria de asistentes y por la percep-ción de que muchas veces son una pérdida de tiempo. Por el contrario, las reuniones representan el camino correcto hacia la gestión y la estrategia de la organización. Según el London School of Economics, los CEO gastan, en promedio, un 60% de su

¿QUÉ HAY AQUÍ PARA GANAR?

tiempo en algún tipo de reunión. Razón por la cual es fundamental que ese gran esfuer-zo de tiempo se traduzca en gran efectivi-dad para los asistentes, la organización y el logro de objetivos.

Esta guía le ayudará a:

-Lograr que sus reuniones sean eficaces y agradables- Asegurar el logro de los objetivos planteados - Cambiar la percepción sobre las reu-niones, y que estas se transformen en un instrumento de ejecución

En una reunión eficaz, los participantes conocen el propósito de la reunión y están preparados para brindar el aporte que se espera de cada uno de ellos.

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TIPOS DEREUNIONES

Existe una tendencia a equiparar las discrepancias con los conflictos, y es trabajo del líder evitar que esto se promueva.

TIPO

TIPO

OBJETIVOS

OBJETIVOS

ROLES

ROLES

Poner todos al tanto y equilibrar el conocimiento.

Educar y comunicar sobre un tema relevante.

Vender una idea o asunto que requiera una aprobación.

Actualizar o alinear a un equipo sobre un proyecto o sus resultados.

Intercambiar información entre los participantes para alinear sus objetivos personales con el objetivo general del equipo o empresa.

Alinear varios equipos o uno en particular.

INFORMATIVAS

REVISIÓN DE AVANCE

Presentador:Dueño de la información.

Audiencia:Decisores o apoyo de la información.

Miembros de equipos:Todos los invitados deben poder ejercer un rol participativo.

Líder de la reunión:Modera la reunión y se asegura de que se toma una decisión.

Es fundamental una clara

definición del propósito de

la reunión

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TIPO

TIPO

OBJETIVOS

OBJETIVOS

ROLES

ROLES

TOMA DE DECISIONES

SOLUCIÓNDE

PROBLEMAS

Llegar a un acuerdo de acción entre diferentes personas contemplando las diferencias existentes.

Crear el plan de acción para cumplir esas decisiones que se tomaron.

Definir el plan de acción para ejecutar la decisión.

Lograr un acuerdo o una decisión para solucionar un problema que se le presente al grupo.

3 objetivos específicos:

- Identificar claramente el problema:Muchas veces el origen del problema no es el que se tenia en mente. Anticipar-se al problema.

- Definir los limites de la solución. Trabajar con un marco definido.

-Llegar a un acuerdo o una solución,

Desglosar alternativas y establecer esquema para definir la más adecuada. Una solución no debe ser solo la más realista y posible de ejecutar, debe ser con la que todos los miembros del equipo se identifiquen y se comprometan.

Líder:Evitar que la reunión se dis-perse.Mediar en las discusiones. Asegurar el cumplimiento de la agenda y la toma de una decisión final.

Secretario:Tomar registro de las discusio-nes. Es esencial tener un soporte de la decisión con el fin de ha-cer seguimiento.

Participantes:Todos los miembros deben ser consultados sobre su opinión. Quien disponga de información relevante debe compartirla.

Líder:Autoridad for-mal o informal para mantener orden y aportar claridad sobre los límites. Controlar el tiempo que se invierte en la solución del problema.

Participantes:1. Quienes han tenido contacto con los eventos que llevaron a la reunión. No para ser criticados o juzgados, sino para que den información de primera mano.

2. Quienes se verán impactados con la solución al problema. Sus opi-niones deben ser escuchadas, pero también deben aceptar cambios si se hacen.

Según la forma en que interactúan los participantes y cómo se ajustan al propósito de la sesión, podemos identificar 6 tipos de reuniones diferentes.

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TIPO

TIPO

OBJETIVOS

OBJETIVOS

ROLES

ROLES

Establecer una nueva idea o rediseñar alguna existente. Encontrar una manera diferente de hacer una tarea, con mejores resultados.

Definir indicadores de desempeño y metas.

Revisar el desempeño individual de los miembros de un equipo.

Establecer pasos de mejora y planes de acción individuales.

Retroalimentar el desempeño de un miembro del equipo o líder.

INNOVACIÓN

REVISIÓN DE RESULTADOS Y FEEDBACK

Líder: Mantener la línea de la discusión evitando jerarquías. Tiene responsabilidades claras, pero no tiene autoridad sobre los otros participantes.

Secretario: Documentar lo que se está diciendo para no perder la mejor idea por una distracción.

Participantes:Todos los invitados deben hacerlo. La mentalidad general debe ser de crear y no de destruir.

Líder: Jefe directo o indirecto de las personas convocadas

Asistentes: Los miembros de un equipo.

En los equipos es clave acordar

reglas de funcionamiento

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El propósito debe ser explícito por parte del líder para que los asistentes entiendan lo que se busca y predeterminen cuál será su rol.

02.LAREUNIÓN

Fortalecer los equipos de trabajo.

Crear fraternidad entre los miembros.

Establecer objetivos como grupo diferentes a los laborales.

TIPO OBJETIVOS ROLES

CONS-TRUCCIÓN

DE EQUIPO

Líder: Jefe de los convocados para apoyar y moderar

Participan-tes:Todos los miembros de un equipo o grupo que deben interactuar constante-mente.

Propósito. El propósito de una reunión es lo funda-mental (Ver tema 3 “Reuniones Estratégicas y de Gobernanza”) y transmite qué es lo que se busca. En otras palabras, define el “por qué estamos aquí sentados”.

Explícito. El propósito debe ser explícito por parte del líder, para que los asistentes entiendan lo que se busca y predeterminen cuál será su rol.

Agenda. Es ineludible definir una agenda. Según el tipo de reunión, puede hacerse previamente o en la reunión misma junto con los asistentes. La agenda debe contener el propósito, los temas a discutir y la obligación de llegar a acuerdos con respecto a esquemas de seguimiento.

Perfiles. A una reunión deben ser invitadas las perso-nas que están facultadas para tomar decisiones, los que conocen de un tema o tienen información clave, quienes deben luego ejecutar las acciones y aquellos que van a resultar afectados de alguna manera con las decisiones o acciones que surjan de esa reunión.

Equipos. Es muy importante acordar con anticipa-ción algunas reglas de funcionamiento para el bien del equipo. Estas reglas, adaptadas a cada caso, también pueden ser de utilidad para cualquier tipo de reunión, como por ejemplo la duración máxima, la interacción, el lenguaje que se permite, el direc-cionamiento entre los asistentes, así como normas de convivencia.

Preparación de la reunión

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Ideas. Las reuniones buscan que los asistentes promuevan ideas o formas para mejorar alguna situación y que los equipos se cohesionen a través de dichas so-luciones. Lo cierto es que no todas las ideas valen, pero sí deben ser vistas como parte del aporte, lo que hace que el líder no descali-fique ninguna desde el principio y su moderación es la que tiene que lograr que las mejores o más aplicables sean las seleccionadas. Lo más importante que realiza el líder es estimular a que los asistentes participen y que no se limiten solamente a asistir. Esto último no debe ser permitido ni mucho menos promovido.

Dudas. Según el tipo de reunión, pero sobre todo en las informati-vas, su contenido puede generar preocupación en los asistentes. El rol del líder en este caso es más complejo, porque debe intuir quiénes son los individuos con dudas y debe resolverlas antes del fin de la reunión.

Tiempo. Para mantener el control del tiempo se debe:

• Asegurar que las participa-ciones se realicen con orden, que tengan foco y sean propo-sitivas.

• Limitar el tiempo de las in-tervenciones a menos que sean programadas.

• Asignar un tiempo limite para cada tema a tratar.

• Exigir puntualidad tanto al iniciar como al terminar,

Manejo y toma de decisiones

y prever sanciones para ambas infracciones.

• Establecer un máximo de duración para las reuniones.

Decisiones. La mejor decisión es aquella en la que todos están de acuerdo (consenso). Pero esto no siempre es posible. Cuando hay diferencias pero no son muy profundas, una buena actitud es colaborar en la adopción de una decisión que conforme a todos. Discrepancias. Existe una tendencia a equiparar las discrepancias con los con-flictos y es trabajo del líder evitar que esto se promueva. Las discrepancias son sanas y además en los casos de reuniones formales (Juntas Directivas) son necesarias para generar la votación. Es muy importante que el líder establezca los límites del consenso para así permitir la discrepancia.

Afectados. No se tomarán decisiones unilaterales sin haber verificado previamente su efecto sobre otras áreas de la organización. En caso de que las afecten, es necesario revisar la decisión o conver-sarla con el área afectada.

Líder. Es quien convoca la reunión y por lo general también es quien la modera. Pero no necesariamente lo hace siempre, porque en al-gunos casos puede preferir delegar esa función en otra persona y participar como un integran-te más de la reunión. Sea o no el moderador, es siempre el responsable y es quien debe asegu-rarse de que la reunión logre su objetivo.

Moderador. Puede ser el líder y lo más prác-tico es que así lo sea. Es responsable de que los temas sean tratados adecuadamente y que los participantes no se desvíen del asunto que está siendo tratado. También es el responsable de que haya equilibrio en las intervenciones de los participantes y que los temas sean tratados en el tiempo predefinido. Además, es el respon-sable de que el tono de la conversación sea de acuerdo con los lineamientos que ha estableci-do el equipo.

Guardatiempo. Controla que se cumpla con los tiempos predefinidos para la reunión, coordina cada intervención por tema y avisa al grupo sobre su cumplimiento o sobrepaso.

Secretario. Es quien registra toda la infor-mación clave y la mantiene visible para todos. Además registra las decisiones tomadas, las personas responsables de ejecutar las acciones a futuro y otras necesidades que surjan de la reunión. Al final, es quien realiza el informe o acta de la reunión. Esta posición es fundamen-tal, por lo que el líder la debe hacer ver como tal.

Participantes. Se invitan por una razón muy específica. Todos deben tener claro que su rol implica algún tipo de aporte.

La mejor decisión es aquella en la que todos están de

acuerdo (consenso). Pero esto no siempre es posible.

Roles dentro de las reuniones