s : 255518 : 2556300 · desarrollo de un plan estratÉgico de informÁtica para la facultad de...
TRANSCRIPT
-
DDEESSAARRRROOLLLLOO DDEE UUNN PPLLAANN EESSTTRRAATTGGIICCOO DDEE IINNFFOORRMMTTIICCAA PPAARRAA LLAA FFAACCUULLTTAADD DDEE OODDOONNTTOOLLOOGGAA,, UUNNIIVVEERRSSIIDDAADD NNAACCIIOONNAALL DDEE CCOOLLOOMMBBIIAA -- SSEEDDEE BBOOGGOOTT
SSAAIIRRAA AALLEEJJAANNDDRRAA RROOMMEERROO TTOORRRRAADDOO CCDDIIGGOO:: 225555551188 JJOOHHAANNAA MMAARRCCEELLAA RROOMMEERROO MMOORREENNOO CCDDIIGGOO:: 225555663300
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERA
DPTO. DE INGENIERA DE SISTEMAS BOGOT, D.C.
22003
-
DDEESSAARRRROOLLLLOO DDEE UUNN PPLLAANN EESSTTRRAATTGGIICCOO DDEE IINNFFOORRMMTTIICCAA PPAARRAA LLAA FFAACCUULLTTAADD DDEE OODDOONNTTOOLLOOGGAA,, UUNNIIVVEERRSSIIDDAADD NNAACCIIOONNAALL DDEE CCOOLLOOMMBBIIAA -- SSEEDDEE BBOOGGOOTT
SSAAIIRRAA AALLEEJJAANNDDRRAA RROOMMEERROO TTOORRRRAADDOO CCDDIIGGOO:: 225555551188 JJOOHHAANNAA MMAARRCCEELLAA RROOMMEERROO MMOORREENNOO CCDDIIGGOO:: 225555663300
Trabajo de grado para optar al ttulo de Ingeniero de Sistemas
Director FELIX ANTONIO CORTES ALDANA
Ingeniero de Sistemas
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERA
DPTO. DE INGENIERA DE SISTEMAS BOGOT, D.C.
2003
-
Nota de aceptacin
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________ Jurado
______________________________________ Jurado
______________________________________ Director del proue prioyecto Bogot D.C., mayo de 2003
-
TABLA DE CONTENIDO
Pag. No.
INTRODUCCIN ............................................................................................................................... 1
1. MARCO CONCEPTUAL................................................................................................. 3
1.1 ANLISIS SISTMICO DE LA ORGANIZACIN ................................................................. 3 1.2 PLANEACIN ESTRATGICA EMPRESARIAL..................................................................... 4 1.3 SISTEMAS DE INFORMACIN........................................................................................... 4 1.4 PLANEACIN ESTRATGICA DE INFORMTICA ............................................................... 7
2. METODOLOGAS PARA REALIZAR PLANEACIN ESTRATGICA DE
INFORMTICA............................................................................................................ 9
2.1 METODOLOGA CIFI-PESI. ............................................................................................. 9 2.1.1 Etapa I: Levantamiento y anlisis de la informacin. .................................................................10 2.1.2 Etapa II: Definicin de la estrategia de sistemas y elaboracin de una borrador inicial del plan. ...10 2.1.3 Etapa III: Elaboracin del Plan General de desarrollo. ..............................................................11 2.2 METODOLOGA SISP (STRATEGIC INFORMATION SYSTEM PLANNING). ...................... 11 2.2.1 Necesidades de la empresa. .....................................................................................................11 2.2.2 Determinar objetivos informticos.............................................................................................12 2.2.3 Seleccionar la estrategia informtica .........................................................................................12 2.3 METODOLOGA PARA LA REINGENIERA DE PROCESOS (R.I.P).................................... 12 2.4 MODELO BSP/SA (BUSSINES SYSTEM PLANNING/STRATEGIC ARRAINGEMENT) ........ 14 2.5 ANLISIS COMPARATIVO DE LAS METODOLOGAS EXPUESTAS ................................... 16 2.6 JUSTIFICACIN DEL USO DE LA METODOLOGA BSP/SA .............................................. 18
3. ETAPAS DEL BUSINESS SYSTEMS PLANNING (B.S.P).............................................. 19
3.1 CONFORMACIN DEL EQUIPO ....................................................................................... 19 3.2 PREPARACIN PARA EL ESTUDIO.................................................................................. 20 3.3 INICIACIN DEL ESTUDIO............................................................................................. 21 3.4 DETERMINACIN DE LOS PROCESOS............................................................................. 21 3.5 DEFINICIN DE LOS DATOS (ENTIDADES Y CLASES DE DATOS)................................... 26 3.6 DETERMINACIN DE LA ARQUITECTURA DE INFORMACIN ........................................ 28 3.7 ANLISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ACTUALES.......................................... 36 3.8 ENTREVISTAS EJECUTIVAS ............................................................................................ 40 3.9 DEFINICIN DE CONCLUSIONES Y RESULTADOS.......................................................... 41 3.10 DAR PRIORIDAD A LA ARQUITECTURA DE INFORMACIN ........................................... 42 3.11 REVISIN DE LA GESTIN DEL RECURSO DE INFORMACIN ....................................... 43 3.12 DESARROLLO DE RECOMENDACIONES .......................................................................... 43 3.13 PRESENTACIN DEL PLAN PARA APROBACIN............................................................. 44
4. REVISIN DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGA...................................................... 45
4.1 BREVE RESEA HISTRICA DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGA................................. 45
viii
-
4.2 FILOSOFA DE LA FACULTAD.......................................................................................... 46 4.3 ESTRUCTURA ORGNICA................................................................................................ 49 4.3.1 Reestructuracin Acadmico Administrativa ...............................................................................49 4.4 PLAN ESTRATGICO DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES DE LA UNIVERSIDAD ... 51
5. INVENTARIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN AUTOMATIZADOS DE LA
FACULTAD DE ODONTOLOGA ................................................................................. 54
5.1 RESEA HISTRICA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN........................................... 54 5.2 HARDWARE..................................................................................................................... 55 5.3 SOFTWARE...................................................................................................................... 57 5.4 ORGWARE Y LIVEWARE.................................................................................................. 57 5.5 DESCRIPCIN Y ESTADO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ACTUALES.................. 59 5.5.1 Base de Datos de Recepcin de Pacientes .................................................................................59 5.5.2 Software de Historias Clnicas ...................................................................................................59 5.5.3 Sistema Financiero Integrado-QUIPU.. .....................................................................................60 5.5.4 Aplicacin para el manejo de Registro. ......................................................................................60 5.5.5 Base de datos de docentes.......................................................................................................61 5.5.6 Aplicacin para el manejo de usuarios de la sala de informtica..................................................61 5.5.7 Aplicativo para el manejo de las bases de datos de la biblioteca. ...............................................61 5.6 DESCRIPCIN Y ESTADO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EN PROCESO ............. 63 5.6.1 Proyecto de adquisicin, adecuacin e implantacin del Sistema de Informacin Acadmico de la
Universidad Nacional de Colombia.............................................................................................63 5.6.2 Proyecto de Talento Humano....................................................................................................63 5.6.3 Sistema de Informacin de la Investigacin (Hermes) ................................................................64 5.6.4 Prototipo para el Sistema de Servicios de la Facultad de Odontologa..........................................65
6. DETERMINACIN DE LOS PROCESOS DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGA........... 66
6.1 SERVICIOS QUE OFRECE LA FACULTAD DE ODONTOLOGA........................................... 66 6.1.1 Servicio de Formacin Pregrado................................................................................................66 6.1.2 Servicio de Formacin Posgrado. ..............................................................................................67 6.1.3 Servicio de Atencin de Pacientes .............................................................................................67 6.1.4 Cursos de educacin continuada (o cursos de extensin). .........................................................67 6.2 RECURSOS DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGA ........................................................... 67 6.3 IDENTIFICACIN DE LOS PROCESOS DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGA.................. 68
7. IDENTIFICACIN DE ENTIDADES Y CLASES DE DATOS PARA LA FACULTAD DE
ODONTOLOGA ........................................................................................................ 76
7.1 ENTIDADES DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGA.......................................................... 76 7.1.1 Personas. ................................................................................................................................76 7.1.2 Lugares...................................................................................................................................77 7.1.3 Objetos. ..................................................................................................................................77 7.1.4 Conceptos. ..............................................................................................................................78 7.2 CLASES DE DATOS DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGA ............................................... 79
8. ARQUITECTURA DE INFORMACIN DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGA.............. 80
9. ANLISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ACTUALES EN LA FACULTAD DE
ODONTOLOGA ........................................................................................................ 83
10. RESULTADOS DE LAS ENTREVISTAS Y CONCLUSIONES DEL ESTUDIO ................... 89
ix
-
11. PRIORIZACIN DE LA ARQUITECTURA DE INFORMACIN.................................... 93
11.1 PROYECTO 1: IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA PLANEACIN Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGA... 93
11.2 PROYECTO 2: REFINAMIENTO E IMPLEMENTACIN DEL PROTOTIPO PARA EL MANEJO DEL SISTEMA DE SERVICIOS........................................................................................ 94
11.3 PROYECTO 3: DESARROLLO E IMPLEMENTACIN DE UN APLICATIVO PARA LA ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN DE LOS CURSOS DE EXTENSIN ............... 95
11.4 CALIFICACIN DE LOS PROYECTOS PROPUESTOS ........................................................ 95
12. REVISIN DE LA GESTIN DEL RECURSO INFORMTICO ...................................... 97
13. PLAN DE ACCIN (RECOMENDACIONES DEL ESTUDIO) ......................................... 98
13.1 CONTRATACIN DEL PERSONAL PARA EL DESARROLLO DE LOS PROYECTOS PROPUESTOS.................................................................................................................. 98
13.2 ADQUISICIN Y ACTUALIZACIN DE LOS EQUIPOS NECESARIOS PARA LA IMPLANTACIN DE LOS PROYECTOS PROPUESTOS ...................................................... 99
13.3 INSTALACION DE LAS HERRAMIENTAS DE DESARROLLO PARA LOS PROYECTOS PROPUESTOS................................................................................................................ 100
13.4 REFINAMIENTO E IMPLEMENTACIN DEL PROTOTIPO PARA EL MANEJO DEL SISTEMA DE SERVICIOS.............................................................................................................. 101
13.5 IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA PLANEACIN Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGA............................................ 104
13.6 DESARROLLO E IMPLEMENTACIN DE UN APLICATIVO PARA LA ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN DE LOS CURSOS DE EXTENSIN .................................................... 106
13.7 ESTIMACIN DE COSTOS PARA EL PLAN ..................................................................... 108 13.8 CONSIDERACIONES ESPECIALES ................................................................................ 109 13.8.1 Equipo de trabajo para el desarrollo de los proyectos propuestos ............................................ 109 13.8.2 Comit de informtica. ........................................................................................................... 111 13.8.3 Consideraciones sobre la financiacin del plan ......................................................................... 113 13.8.4 Indicadores de Gestin. ....................................................................................................... 113
14. DISEO DE LA PGINA WEB PARA EL ESTUDIO....................................................114
14.1 ESTRUCTURA DE LA PGINA ........................................................................................ 114 14.2 JUSTIFICACIN DEL USO DE LA HERRAMIENTA MACROMEDIA DREAMWEAVER ....... 117 14.3 DISEO Y CONSTRUCCIN DE LA PGINA .................................................................. 118
15. CONCLUSIONES .....................................................................................................119
16. RECOMENDACIONES..............................................................................................121
OTRAS REFERENCIAS...................................................................................................................127
ANEXOS.................... ....................................................................................................................128
x
-
LISTA DE FIGURAS
Pag. No.
Figura 1. Sistema de informacin para el apoyo a la toma de decisiones [COHEN, 1999] ....... 6 Figura 2. Modelo BSP/SA [IBM,1984]..................................................................................... 16 Figura 3. Comparacin de las metodologas para realizar Planeacin Estratgica de
Informtica. ............................................................................................................. 17 Figura 4. Etapas del BSP/SA ................................................................................................... 19 Figura 5. Ejemplos de Procesos de Planeacin[IBM,1984] .................................................... 22 Figura 6. Ejemplo de Identificacin de Procesos[IBM,1984] ................................................. 24 Figura 7. Matriz Proceso/Organizacin. ................................................................................. 25 Figura 8. Anlisis de datos que utiliza el proceso Atender requerimientos propiedad
horizontal ............................................................................................................... 27 Figura 9. Esquema de la asociacin entre entidades y clases de datos .................................. 27 Figura 10. Matriz Procesos/Clases de datos ............................................................................ 31 Figura 11. Grupos de procesos.................................................................................................. 32 Figura 12. Definicin de Flujos de datos................................................................................... 33 Figura 13. Relacin entre los principales Sistemas de Informacin ......................................... 34 Figura 14. Arquitectura de Sistemas de Informacin para GUPOL LTDA.................................. 35 Figura 15. Matriz Sistema/Unidad-organizacional ................................................................... 37 Figura 16. Matriz Sistemas de Informacin/Procesos.............................................................. 38 Figura 17. Matriz Sistemas de Informacin/Clases de datos ................................................... 39 Figura 18. Ejemplo de formato Causa/Efecto para el anlisis de problemas ........................... 40 Figura 19. Ejemplo de la Priorizacin de Proyectos ................................................................ 43 Figura 20. Estructura del Plan Estratgico de Desarrollo 1999-2003....................................... 47 Figura 21. Filosofa de la Facultad de Odontologa .................................................................. 48 Figura 22. Distribucin por pisos de las dependencias de la Facultad de Odontologa
(marzo de 2002) ..................................................................................................... 50 Figura 23. Organigrama reestructuracin Acadmico administrativa ...................................... 52 Figura 24. Sistemas que incluye El Plan estratgico de informtica y comunicaciones de la
Universidad ............................................................................................................ 53 Figura 25. Esquema general para determinacin de requerimientos para sistematizar la
Facultad de Odontologa 1990[Moncada, 1990].................................................... 56
xi
-
Figura 26. Inventario de los Sistemas de Informacin- Facultad de Odontologa ................... 58 Figura 27. Comparacin de los Sistemas de Informacin actuales ......................................... 62 Figura 28. Estructura general del sistema de administracin de gestin humana SARA ...... 64 Figura 29. Recursos de la Facultad de Odontologa.................................................................. 69 Figura 30. Identificacin de Procesos para los servicio de Formacin Pregrado y Posgrado,
y para los Cursos de extensin ................................................................................ 70 Figura 31. Identificacin de Procesos para el Servicio de Atencin de Pacientes .................... 71 Figura 32. Clasificacin propuesta para los procesos de la Facultad de Odontologa .............. 72 Figura 33. Matriz Procesos/Organizacin................................................................................. 74 Figura 34. Clasificacin propuesta para las Clases de Datos de la Facultad de Odontologa ... 79 Figura 35. Matriz Procesos/Clases de datos de la Facultad..................................................... 81 Figura 36. Arquitectura de Informacin de la Facultad de Odontologa................................... 82 Figura 37. Matriz Sistema/Unidad-organizacional de la Facultad de Odontologa................... 85 Figura 38. Matriz Sistema/Procesos de la Facultad de Odontologa. ....................................... 86 Figura 39. Matriz Sistemas de Informacin/Clases de datos de la Facultad de Odontologa... 87 Figura 40. Soporte actual a la Arquitectura de Informacin .................................................... 88 Figura 41. Directivos entrevistados .......................................................................................... 89 Figura 42. Formato Causa/Efecto para el anlisis de problemas de la Facultad de
Odontologa ............................................................................................................. 90 Figura 43. Priorizacin de proyectos propuestos para la Facultad ......................................... 96 Figura 44. Barras de Gantt para el proyecto CONTRATACIN DEL PERSONAL PARA EL
DESARROLLO DE LOS PROYECTOS PROPUESTOS.................................................. 99 Figura 45. Barras de Gantt para el proyecto ADQUISICIN Y ACTUALIZACIN DE LOS
EQUIPOS NECESARIOS PARA LA IMPLANTACIN DE LOS PROYECTOS
PROPUESTOS........................................................................................................100 Figura 46. Barras de Gantt para el proyecto INSTALACION DE LAS HERRAMIENTAS DE
DESARROLLO PARA LOS PROYECTOS PROPUESTOS............................................101 Figura 47. Barras de Gantt para el proyecto REFINAMIENTO E IMPLEMENTACIN DEL
PROTOTIPO PARA EL MANEJO DEL SISTEMA DE SERVICIOS ..............................102 Figura 48. Barras de Gantt para el proyecto IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
INFORMACIN PARA PLANEACIN Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LA
FACULTAD DE ODONTOLOGA..............................................................................105 Figura 49. Barras de Gantt para el proyecto DESARROLLO E IMPLEMENTACIN DE UN
APLICATIVO PARA LA ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN DE LOS
CURSOS DE EXTENSIN.......................................................................................107 Figura 50. Costos estimados por proyecto .............................................................................110 Figura 51. Funciones del comit de informtica .....................................................................111
xii
-
Figura 52. Secciones de la Pgina P.E.I Facultad de Odontologa ..........................................115 Figura 53. Esquema de Navegacin de la Pgina P.E.I Facultad de Odontologa ...................116 Figura 54. Esquema de la pgina P.E.I Facultad de Odontologa............................................117 Figura 55. Despliegue de pantalla de la pgina P.E.I Facultad de Odontologa.....................118
xiii
-
xiv
LISTA DE ANEXOS
Pag. No.
ANEXO A. EJEMPLOS DE PROCESOS COMUNES PARA MUCHOS NEGOCIOS.......................128
ANEXO B. CICLO DE VIDA DE UN PRODUCTO.....................................................................130
ANEXO C. FORMATO DE DESCRIPCIN DE PROCESOS.......................................................131
ANEXO D. FORMATO DE DESCRIPCIN DE CLASES DE DATOS...........................................132
ANEXO E. FASES PARA LA REALIZACIN DE ENTREVISTAS EJECUTIVAS..........................133
ANEXO F. OBJETIVOS DEL PLAN DE DESARROLLO DE LA FACULTAD DE
ODONTOLOGA 1999-2003.................................................................................135
ANEXO G. APARTES DEL DOCUMENTO PROYECTO: SISTEMA DOCENCIA, SERVICIOS
E INVESTIGACION EN SALUD ...........................................................................138
ANEXO H. FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGA......143
ANEXO I. DETALLE REESTRUCTURACIN ACADMICO ADMINISTRATIVA .......................147
ANEXO J. MDULOS DE QUIPU .........................................................................................151
ANEXO K. SUBSISTEMAS DEL SISTEMA DE INFORMACIN ACADMICA DE LA
UNIVERSIDAD. ...................................................................................................153
ANEXO L. MODULOS DEL SISTEMA DE SERVICIOS DE LA FACULTAD DE
ODONTOLOGA ...................................................................................................154
ANEXO M. PLAN DE ESTUDIOS ............................................................................................155
ANEXO N. EXAMEN DE ADMISIN A LA CARRERA DE ODONTOLOGA*..............................156
ANEXO O. REQUISITOS PARA INGRESAR A LOS PROSGRADOS OFRECIDOS POR LA
FACULTAD DE ODONTOLOGA ............................................................................157
ANEXO P. PROCESOS DE PLANEACIN Y CONTROL ...........................................................159
ANEXO Q. PROCESOS DE ADMINISTRACIN DEL PROGRAMA ...........................................166
ANEXO R. PROCESOS DE ADMINISTRACIN DE ESTUDIANTES ........................................172
ANEXO S. PROCESOS DE ADMINISTRACIN DEL SERVICIO DE ATENCIN ......................195
ANEXO T. PROCESOS DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS .............................................204
ANEXO U. CLASES DE DATOS DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGA ...................................217
ANEXO V. GRUPOS DE PROCESOS Y DEFINICIN DE FLUJOS DE DATOS PARA LA
FACULTAD DE ODONTOLOGA ............................................................................249
ANEXO W. ESTIMACIN DEL TIEMPO DE DESARROLLO PARA LOS PROYECTOS
PROPUESTOS ......................................................................................................250
ANEXO X. COSTOS...............................................................................................................253
ANEXO Y. INDICADORES DE GESTIN .............................................................................255
-
INTRODUCCIN
La Facultad de Odontologa de la Universidad Nacional tiene como funcin principal brindar formacin en el
rea de la salud Oral, y adicionalmente prestar el servicio de atencin odontolgica a personal externo, por
medio de prcticas realizadas por los estudiantes. Por esta razn debe mantener una gran cantidad de
informacin relacionada con los docentes, estudiantes, clnicas, pacientes, entre otros, con el fin de llevar un
registro y control sobre todas las actividades que se realizan en la Facultad. Para manejar parte de esta
informacin la Facultad cuenta con algunas aplicaciones, en su mayora disociadas, lo cual dificulta el cruce de
la informacin para la generacin de reportes que brinden apoyo a la toma de decisiones. As mismo se ha
visto necesario contar con cierta informacin que en la actualidad no se captura y que en muchos casos
resulta crtica para la determinacin de acciones correctivas frente a problemas comunes.
Teniendo en cuenta lo anterior, se vislumbra la necesidad de disponer de una arquitectura de informacin lo
suficientemente slida como para permitir un rendimiento eficiente en la manera en que se procesan los datos
en la Facultad y una racionalizacin de sus recursos de informacin. Ms que buscar la automatizacin de los
procesos se debe apuntar a la consolidacin de los datos. Con el propsito de administrar eficientemente los
recursos de informacin de la Facultad, se plante la realizacin de un Plan Estratgico de Informtica,
partiendo de los resultados del plan de desarrollo de la Facultad 1999-2003.
Para el desarrollo del Plan estratgico de informtica se utiliz la metodologa B.S.P/S.A ya que permite
obtener un plan priorizado de Sistemas de Informacin, con base en un anlisis previo de la organizacin,
dnde se tienen en cuenta sus procesos y el flujo de informacin entre los mismos.
El presente documento parte de un referente terico (presentado en el captulo 1), en el cual se aclaran
conceptos fundamentales que deben conocerse para iniciar un estudio de esta ndole. Teniendo un marco
terico claramente definido, se hace una revisin de las metodologas existentes para la Planeacin Estratgica
de Informtica. Este anlisis permite reconocer las ventajas y desventajas de aplicar una metodologa
especfica en un ambiente empresarial determinado. Unido a este anlisis se exponen las razones por las
cuales se escogi la metodologa BSP/SA. Posteriormente, se explican en forma detallada cada una de las
etapas de la metodologa utilizada y los requerimientos previos a su aplicacin.
Con el objetivo de conocer la organizacin y entender su funcionamiento, se presenta la revisin de la filosofa
de la Facultad, de su estructura, de sus Sistemas de Informacin y, de sus recursos y servicios. As mismo,
1
-
se realiza la descripcin de la forma en que se ejecutan los procesos en la Facultad, los datos que los apoyan
y las personas que en la organizacin estn involucradas en dichos procesos. Este conocimiento preliminar
fue la base para la determinacin de la Arquitectura de informacin (Ver captulo 8.), dnde se especificaron
los mdulos ms importantes que agrupan procesos relacionados y la forma en que intercambian datos.
La Arquitectura de Informacin constituy la herramienta base para determinar los Sistemas de Informacin a
desarrollar y realizar un anlisis para establecer problemas relacionados y no relacionados con los Sistemas de
Informacin, y fallas en la gestin del recurso informtico, mediante la ejecucin de entrevistas ejecutivas. El
anlisis anterior condujo al planteamiento de alternativas de solucin frente a los problemas detectados, las
cuales se presentan en los proyectos recomendados con su respectiva priorizacin. Adicionalmente se evalu
qu requerimientos son necesarios en la gestin del recurso informtico para que la adopcin de dichos
proyectos tenga xito, y se defini el plan de accin para la ejecucin de los mismos (Ver captulo 13). Este
plan de accin incluye algunas consideraciones acerca de la estructura propicia con la que debera
conformarse el equipo de desarrollo y, posteriormente, el comit de informtica de la Facultad, as como una
estimacin de costos para el plan. Con el nimo de facilitar un modo de evaluacin de las aplicaciones una
vez implementadas, se recomienda un conjunto de indicadores de gestin para evaluar Sistemas de
Informacin.
Pensando en la consulta frecuente de los resultados del estudio, se consider conveniente el diseo de una
pgina web que resumiera los mismos, el cual se presenta en el captulo 14.
Finalmente, el captulo 15 contiene una serie de conclusiones y recomendaciones con respecto a la aplicacin
de metodologa BSP/SA para el presente estudio.
2
-
1. MARCO CONCEPTUAL1
En el presente captulo se abordan algunos conceptos generales sobre los cuales se debe tener claridad para
entender el sentido de la Planeacin Estratgica de Informtica en una organizacin. Adicionalmente, se
presentan ciertas consideraciones relevantes acerca del contexto en el que debe desarrollarse, quines deben
participar en el proceso y algunas implicaciones.
1.1 ANLISIS SISTMICO DE LA ORGANIZACIN
El Anlisis sistmico de la organizacin es un estudio que se recomienda realizar antes de llevar a cabo la
Planeacin Estratgica de Informtica. Para comprender el sentido de este tipo de estudio se
considera importante tener claridad sobre los siguientes conceptos:
Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados e interactuantes que funcionan para cumplir un
objetivo comn.
Sistema abierto: Conjunto de elementos interrelacionados e interactuantes que admiten elementos
de entrada y producen elementos de salida en un proceso organizado.
Sistema abierto viable: Es aquel que tiende a seguir siendo sistema a pesar de los cambios en su
medio ambiente. Un Sistema abierto es viable si contiene como mnimo los subsistemas de
produccin, apoyo, mantenimiento, adaptacin y direccin.
El Anlisis sistmico es un estudio que permite visualizar a la organizacin como un sistema que interacta
con el medio ambiente, y donde se analizan sus relaciones internas y externas, estableciendo si dicho sistema
es o no viable. De acuerdo a lo anterior el anlisis sistmico de la organizacin estara conformado por dos
partes. La primera parte contempla una descripcin del Sistema organizacin o empresa, dnde se
detallan:
Objetivo del Sistema o Misin: La misin es la razn que asiste a la sociedad para perpetuar la
vida de la empresa, define el sentido de existencia de la empresa. 1 Basado principalmente en anotaciones del curso Gestin y Gerencia de Sistemas, Jairo TORRES, Bogot-Universidad Nacional de Colombia, 2000.
3
-
Medioambiente del Sistema: Todo aquello que incide sobre la empresa y sobre lo cual no se
puede efectuar ninguna modificacin.
Elementos: Contempla las entradas, conjuntos de componentes, salidas y la forma en que se
efecta la retroalimentacin en el sistema.
Direccin: detalla la manera en que se toman las decisiones.
La segunda parte de este estudio contiene un Anlisis de Viabilidad del Sistema, en el cual se busca
verificar la existencia de cada uno de los subsistemas necesarios para que se considere viable (es decir los
subsistemas de produccin, apoyo, mantenimiento, adaptacin y direccin).
1.2 PLANEACIN ESTRATGICA EMPRESARIAL
La Planeacin Estratgica Empresarial es un conjunto de componentes dedicados a la orientacin de la
empresa a largo plazo, con el fin de buscar una ventaja competitiva, adelantndose a los cambios del medio
ambiente. Su objetivo es asegurar que la empresa sea viable, es decir que tienda a permanecer a pesar de los
cambios en su entorno. El Plan Estratgico de una Organizacin debe contener:
Filosofa de la organizacin (misin-visin, metas, polticas y principios).
Determinacin de la posicin estratgica de la empresa. Para este fin se utilizan ciertas matrices
como la matriz DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas), BCG (Boston Consultor
Group), HOFER o ciclo de vida del producto, entre otras. A travs de estas matrices se evalan
ciertos aspectos de la organizacin relacionados con caractersticas de los productos/servicios
ofrecidos y la posicin competitiva de la empresa.
Determinacin de las estrategias, entendindose por estrategia el mtodo o lnea de accin que se
utiliza para conseguir un objetivo.
Determinacin de los proyectos a desarrollar con base en las estrategias trazadas. Debe incluirse la
asignacin de recursos y la priorizacin de dichos proyectos.
1.3 SISTEMAS DE INFORMACIN
Se entiende por Sistema de Informacin el Conjunto de componentes interrelacionados e interactuantes
que admiten datos como entrada y producen informacin como salida, en un proceso organizado. Si el
4
-
Sistema de Informacin es automatizado estos elementos son: Equipo computacional (hardware +
software), recursos humanos(liveware), datos de entrada y resultados o salidas originadas por el
sistema[DURAN y NIO, 1998]. Adicionalmente, se considera la estructura organizacional sobre la que se
apoya el Sistema de Informacin (Orgware), como uno de sus elementos.
Un Sistema de Informacin realiza cuatro actividades bsicas:
Entrada de datos.
Almacenamiento de la informacin.
Procesamiento de dicha informacin, a travs de los algoritmos diseados para este fin.
Salida de informacin procesada, la cual ser la fuente para la toma de decisiones.
1.3.1 Ciclo de vida de un sistema de informacin.
Un Sistema de Informacin incluye todos los recursos dentro de la organizacin que participan en la
recoleccin, administracin, uso y diseminacin de la informacin. En un entorno computarizado, estos
recursos incluirn los datos mismos, el sistema de gestin de base de datos, el hardware del computador y los
medios de almacenamiento, el personal que usa y maneja los datos (usuarios finales, usuarios paramtricos,
etc.), el software de aplicacin que tiene acceso a los datos y los actualiza, y los programadores que crean
estas aplicaciones [DURAN y NIO, 1998].
El ciclo de vida de un Sistema de Informacin se puede representar por las siguientes fases.
Anlisis de factibilidad: Se ocupa de analizar las posibles reas de aplicacin, realizar estudios
preliminares de costo-beneficio y establecer prioridades entre las aplicaciones.
Recoleccin y anlisis de requerimientos: se obtienen requerimientos detallados, interactuando
con los posibles usuarios para identificar sus problemas y necesidades especficas.
Diseo: esta fase tiene dos aspectos: el diseo de bases de datos y el diseo de los sistemas de
aplicacin (programas), que usan y procesan la base de datos.
Implementacin: El Sistema de Informacin se implementa, la base de datos se carga y las
transacciones de la base de datos se implementan y prueban.
Validacin y prueba de aceptacin: se valida la aceptabilidad del sistema en cuestin, la
satisfaccin de los requerimientos de los usuarios y los criterios de rendimiento del sistema.
Operacin: sta puede ir precedida por la conversin de un sistema anterior as como por la
capacitacin de los usuarios. La fase operativa comienza cuando todas las funciones del sistema estn
disponibles y han sido validadas.
5
-
1.3.2 Sistemas de apoyo a las decisiones.2
Los Sistemas de Informacin dedicados al apoyo de la toma de decisiones (Ver Figura 1.), se
pueden definir como un conjunto de programas y herramientas que permiten obtener oportunamente la
mayor cantidad de informacin relevante en el menor tiempo posible para apoyar el proceso de la toma de
decisiones, en un ambiente de incertidumbre. [COHEN,1999]
Figura 1. Sistema de informacin para el apoyo a la toma de decisiones [COHEN, 1999]
Los sistemas de apoyo a las decisiones se han desarrollado bsicamente para automatizar los procesos
operativos, proporcionar informacin que sirva de apoyo a los procesos de toma de decisiones y lograr
ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.
Sus caractersticas son las siguientes:
Apoyan a los mandos intermedios y a la alta administracin en toma de decisiones.
No ahorran mano de obra en la organizacin.
2 Basado en el documento Prototipo de indicadores de procesos acadmicos para la Universidad Nacional, caso prctico aplicado al departamento de Ingeniera de Sistemas. Bogot:1998
6
-
Son bastante interactivos y estn desarrollados con los ms altos estndares de diseo protocolar, ya
que fueron desarrollados para trabajar con el usuario final.
Constituyen un termmetro para el ejecutivo.
Permiten realizar inferencias y/o extrapolaciones.
Son de uso frecuente por parte de la medio y alta administracin.
Permiten la comunicacin de informacin relevante a travs de reportes grficos.
Tienen la capacidad de acceder informacin de la base de datos local y/o corporativa.
Son simples de aprender y usar.
Se pueden implantar en computadores personales, o mainframes, adems de que utilizan la
infraestructura de comunicaciones que tiene la empresa (redes).
1.4 PLANEACIN ESTRATGICA DE INFORMTICA
Para toda organizacin, la informacin es un recurso valioso ya que se constituye en el soporte para la toma
de decisiones tanto estratgicas como tcticas y operativas. Por esta razn es necesario saber administrar
este recurso, por lo cual hay que planearlo bien. Teniendo en cuenta este enfoque, La Planeacin
Estratgica de Informtica, pretende planear el recurso de la informacin de una organizacin, apoyada
en la alta gerencia y en lnea con la Planeacin Estratgica de la empresa, conociendo todos y cada uno de sus
procesos para saber la informacin que se requiere para as poder suministrarla [LEN, 1996].
La Planeacin estratgica de Informtica es un estudio que pretende determinar s dentro de una
organizacin la informacin esta siendo suministrada en el momento oportuno, a quien la requiere y en el sitio
adecuado. Durante este proceso se analiza la situacin actual de los Sistemas de Informacin de la
organizacin, determinando cules estn funcionando bien y suministran la informacin requerida, cules
proveen un soporte parcial, cules no funcionan bien, y cules se llevan en forma manual y podran
mejorarse con un Sistema automatizado.
Para llevar a cabo el proceso de Planeacin Estratgica de Informtica se requiere tener plenamente definidos
la misin, metas, objetivos, polticas, principios y estrategias que la empresa se traza para perpetuar su
existencia. Toda esta informacin es el resultado de un plan estratgico empresarial (Ver numeral 1.2), que
pretende dar las pautas para la orientacin de la misma a largo plazo. Para llevar a cabo dicho plan es
recomendable hacer una anlisis sistmico de la organizacin (Ver numeral 1.1), lo cual permitir visualizar a
la organizacin como un sistema que interacta con el medio ambiente, y analizando sus relaciones internas y
externas, establecer si dicho sistema es o no viable.
7
-
Para que la Planeacin Estratgica de Informtica sea exitosa es fundamental el compromiso de toda la
organizacin tanto en el proceso como en la ejecucin del plan obtenido. En la elaboracin del Plan
Estratgico de Informtica se ven comprometidos los siguientes grupos de personas: El comit directivo de la
organizacin, el director del proyecto, los asesores o expertos en el plan de sistemas y las unidades
operativas.
Las principales causas de fracaso en un proceso de Planeacin Estratgica de Informtica son:
Falta de apoyo de la alta gerencia.
Los objetivos estratgicos del plan no estn de acuerdo con los de la empresa.
Se implantan Sistemas de Informacin sin conocer y entender bien a la empresa y sus procesos.
Se busca eliminar todos los Sistemas de Informacin actuales para implantar Sistemas rediseados.
El informe final de este estudio o Plan Estratgico de Informtica, contendr las acciones que la
organizacin debe ejecutar para que el recurso informacin este adecuadamente administrado y para que sea
suministrado en el momento y lugar oportunos.
Existen diferentes metodologas que buscan trazar los lineamientos para llevar a cabo la Planeacin Estratgica
de Informtica. Ninguna metodologa puede asegurar el xito del proceso, sin embargo, es necesario definir
una con la cual trabajar, ya que esto permitir tener un mayor control sobre las actividades a realizar. En el
siguiente numeral se presentan las metodologas ms relevantes para realizar la Planeacin Estratgica de
Informtica, explicando detalladamente la metodologa BSP/SA.
8
-
2. METODOLOGAS PARA REALIZAR PLANEACIN ESTRATGICA DE INFORMTICA
El seguimiento de una metodologa es el medio ms apropiado para formalizar un plan estratgico, cualquiera
que sea su ndole. De igual forma se constituye en una herramienta til para informar a cualquier persona que
ingrese al equipo de trabajo que desarrolla el estudio, en que etapa se encuentra el plan y a que se espera
llegar.
Para realizar planeacin estratgica de informtica existen diversas metodologas, las cuales se pueden
clasificar en dos grupos [GALVIS, 1994]:
Metodologas Pasivas: Aquellas que a partir de lo que es la estrategia de la organizacin, procuran
alinear la informtica con el plan de la empresa, o con los requerimientos de la misma (BSP, CIFI).
Metodologas activas: Son aquellas que se encuentran dentro de la escuela de los factores crticos
de xito, como la SISP (Strategic Information System Planing).
A continuacin se exponen las metodologas existentes, y se incluye un anlisis de las ventajas y desventajas
de cada una, con el objetivo de obtener un marco documental que permita orientarse hacia el seguimiento de
una metodologa especfica.
2.1 METODOLOGA CIFI-PESI. 3
El CIFI-PESI es un mtodo desarrollado y utilizado en el Ministerio de hacienda en la direccin nacional de
crdito pblico, como mecanismo de entrenamiento en la elaboracin del plan estratgico de sistemas.
Este mtodo tiene en cuenta los objetivos de la empresa, el nfasis en que el proceso de planificacin es ms
relevante que el plan y la importancia de la concepcin de sistema a nivel global. Para el proceso de
elaboracin del plan existen 3 etapas claramente diferenciadas:
3 Basado en el documento Factores que inciden en la eficacia de la Planeacin estratgica de informtica. Bogot:1996.
9
-
2.1.1 Etapa I: Levantamiento y anlisis de la informacin. El objetivo de esta etapa es determinar
cual es la estructura informtica de la organizacin. Esto se logra mediante un anlisis de la administracin
del recurso informtico, los sistemas de informacin de los que dispone la empresa, la tecnologa informtica,
la organizacin de recursos humanos, todo esto para determinar el papel que juega la informtica en la
organizacin.
En esta etapa se identifican las relaciones de informacin con entidades externas y la estructura funcional de
la organizacin. Adicionalmente, se hace un anlisis y diagnstico sobre debilidades, fortalezas,
oportunidades, y flujos y necesidades de informacin. Lo anterior permite hacer un diagnstico de la
tecnologa informtica y de la funcin sistemas dentro de la empresa.
El desarrollo de esta etapa se lleva a cabo mediante 6 fases, que son: levantamiento de la informacin,
anlisis y diagnstico del manejo de la informacin, anlisis y diagnstico del sistema de informacin, anlisis y
diagnstico de la tecnologa informtica, anlisis y diagnstico de la funcin sistemas, y anlisis y diagnstico
del papel de la informtica
2.1.2 Etapa II: Definicin de la estrategia de sistemas y elaboracin de una borrador inicial del
plan. En esta etapa el grupo de planificacin, conformado por un comit de direccin, un grupo de usuarios,
un director tcnico administrativo del proyecto y un grupo de trabajo, asesoras y expertos, elaboran
propuestas que pretenden definir la estrategia de sistemas. Esta etapa conduce a la elaboracin de un plan en
el cual se asignan las prioridades a los proyectos, se evalan las diferentes alternativas de desarrollo y se llega
a un acuerdo preliminar de factibilidad con la alta direccin.
El cumplimiento de la etapa se lleva a travs de 4 fases que pretenden obtener propuestas acerca de cuatro
puntos especficos. El primer punto se relaciona con el papel que debe cumplir la informtica dentro de la
organizacin, de tal forma que se detallen los aportes estratgicos que debe hacer la informtica. El segundo
punto se refiere a la determinacin de las aplicaciones que deberan existir, a partir del anlisis de las bases
de datos y clases de datos en una organizacin. El tercer y cuarto punto se relacionan con la tecnologa
informtica que apoyar el desarrollo informtico de la organizacin, y la funcin sistemas en la misma.
El desarrollo de estas fases implica analizar detenidamente la informacin y las aplicaciones actuales y modelar
una arquitectura global de datos. Partiendo de esto se propone la tecnologa informtica que apoyar el
desarrollo informtico de la institucin, detallando las caractersticas tcnicas y cantidades del hardware y
software para cada sitio en la organizacin. Finalmente se presentan las recomendaciones y validaciones de
tipo organizacional sobre aspectos que se vislumbren como problemas para el desempeo de la funcin
sistemas.
10
-
2.1.3 Etapa III: Elaboracin del Plan General de desarrollo. La elaboracin del plan general se hace
en cuatro fases: propuesta de un plan de trabajo, estimativos de costos, estimativos de beneficios y beneficios
finales para la ejecucin del plan.
Una vez definidas las propuestas sobre sistemas de informacin, la tecnologa y la funcin sistemas, el plan de
desarrollo define el conjunto de proyectos para llevar a cabo cada una de las propuestas planteadas. Esto
requiere de la priorizacin previa de los proyectos, la estimacin de tiempo, recursos humanos y cronograma
del desarrollo del sistema de informacin.
Los beneficios del plan se estiman clasificando y detallando los beneficios que obtendr la organizacin con la
implantacin del sistema de informacin, la tecnologa propuesta y la estructura planteada.
2.2 METODOLOGA SISP (STRATEGIC INFORMATION SYSTEM PLANNING).4
Para llevar a cabo este enfoque es necesario tener claridad sobre el concepto de estrategia de la empresa. Se
entiende por estrategia de la empresa un conjunto de objetivos y metas y la concepcin de polticas y planes
necesarios para alcanzarlos [CANO 1996]. Partiendo de este concepto la metodologa SISP busca resaltar las
reas de ventaja estratgica, ambiente informtico actual y oportunidades informticas que van a determinar
las aplicaciones objetivo con base en la forma en que se comparte la informacin en la organizacin.
Esta metodologa se lleva a cabo a travs de las etapas que se describen a continuacin.
2.2.1 Necesidades de la empresa. Esta primera etapa busca determinar los requerimientos de la
organizacin mediante dos fases orientadas al conocimiento de la empresa y la determinacin de las reas de
ventaja estratgica en la misma. Durante la primera fase se realiza una evaluacin de alto nivel de la
organizacin y su ambiente informtico actual. Para este fin se realizan entrevistas, dnde se busca obtener el
mayor conocimiento que permita elaborar un preliminar del plan del proyecto. A continuacin se indaga junto
con los altos ejecutivos de la organizacin las reas de ventaja estratgica en la organizacin, que
posteriormente sern objeto de estudios adicionales y valoradas con criterios de experiencia.
4 Apartes del documento Las herramientas Upper Case como apoyo a los procesos de planeacin estratgica de informtica. Bogot: 1996.
11
-
2.2.2 Determinar objetivos informticos. Esta etapa abarca tres fases. La primera se orienta a la
determinacin de oportunidades informticas en la organizacin, tras revisar sus procesos asociados. Estas
oportunidades se detallan al nivel de clases de datos y requerimientos de procesos. La siguiente fase pretende
revelar el ambiente informtico actual, a travs de la evaluacin de las caractersticas informticas existentes,
con el fin de establecer ideas preliminares sobre las aplicaciones y las condiciones para realizar la migracin
propuesta. La ltima fase en esta etapa es la definicin de las aplicaciones objetivo. Para esto se realiza una
seleccin de las oportunidades elaboradas en la primera etapa, se agrupan de acuerdo con los datos que
comparten y sus caractersticas de procesamiento. Adicionalmente se establecen prioridades de acuerdo a los
factores crticos de xito obtenidos en la etapa anterior.
2.2.3 Seleccionar la estrategia informtica. Esta etapa involucra el desarrollo de cuatro fases, que se
describen a continuacin.
Analizar alternativas estratgicas para aplicaciones. En esta fase se pretende valorar la operacin,
implementacin y elaboracin de cada una de las aplicaciones identificadas.
Analizar alternativas estratgicas de tecnologa. En esta fase se determina cual ser la localizacin de
las aplicaciones y la distribucin de los datos, proponiendo las herramientas e instrumentos que
demandan dicha propuesta.
Analizar alternativas de estrategia de organizacin. Se valida a este nivel el recurso humano con
relacin a cada estrategia. Todo este estudio se basa en un anlisis del perfil organizacional que
permitir definir las necesidades, impacto, y niveles de capacitacin necesarios para alinear la
tecnologa con la razn de ser de la organizacin.
Seleccionar la estrategia informtica. En este punto se consolida toda la informacin acumulada en
trminos de variables como costo/beneficio, riesgos, impacto organizacional, capacidad de aprendizaje
y tiempo de ejecucin.
2.3 METODOLOGA PARA LA REINGENIERA DE PROCESOS (R.I.P)5.
La reingeniera de procesos es una metodologa que permite proponer cambios radicales acerca de cmo se
hacen las cosas para mantener altos niveles de competitividad, como una respuesta al cambio constante en el
ambiente empresarial.
5 Ibid.
12
-
Los cambios que puede sealar la R.I.P tienen un gran impacto sobre la infraestructura de los Sistemas de
informacin. El plan estratgico de informtica propuesto por esta metodologa se orienta a los procesos de la
empresa que cuentan con apoyo tecnolgico, pues son los que permiten lograr una adaptacin rpida al
cambio.
Es importante tener en cuenta que la implementacin de un proceso de reingeniera requiere que el equipo
humano involucrado en estas actividades sea entrenado, y as mismo implicar inversiones proporcionales a la
flexibilidad de la infraestructura tecnolgica de informacin de la cual disponga la empresa.
En los puntos siguientes se describen las etapas involucradas en el proceso de reingeniera.
Crear una visin preliminar. Durante esta fase la administracin comunica sus objetivos buscando
el conocimiento de los mismos, encaminados a efectuar cambios significativos. Adems se selecciona el
patrocinador, y se conforma el equipo del proyecto entrenndolo en los conceptos de reingeniera de
procesos.
El equipo de trabajo y el nivel administrativo identifican los lmites del proyecto y desarrollan una visin
de alto nivel de la nueva prctica de negocios. El equipo adems deber identificar las mejores
posiciones, oportunidades y restricciones que se aplicarn en la fase de anlisis. Para el desarrollo de
estas actividades se debe contar con ciertas herramientas como matrices y diagramas de procesos,
donde se esbocen los flujos de trabajo y sus relaciones. Este tipo de herramientas permiten medir los
propsitos de los procesos y el xito de estos en su futura implementacin.
Anlisis de las prcticas de negocios existentes. En esta fase se busca entender el cmo y el
porque de cada actividad clave dentro de las funciones de la organizacin. Para esto se analiza los
procesos mayores y los flujos de trabajo, se valora la estructura organizacional incluyendo roles y
responsabilidades, se analizan polticas y procedimientos, y se identifican fortalezas y debilidades.
Para esta etapa se cuenta con numerosas herramientas que permiten modelar una operacin de
negocios como son los diagramas de transicin de estados, modelos de red, diagramas de relacin,
modelos matemticos, entre otros.
Identificar los requerimientos futuros y tecnolgicos. En esta fase se identifican requerimientos
futuros que aseguren que el esfuerzo de reingeniera se dirija no solo a los objetivos existentes, sino
que se d el espacio para la formulacin de nuevos. El equipo revisar tendencias en la seleccin de
tecnologas para determinar su potencial.
13
-
Obtener la perspectiva de los clientes. Una vez los procesos y el potencial tecnolgico se han
definido, el equipo entrevistar a los clientes claves para determinar sus impresiones acerca del
proceso.
Desafo e ideas. El equipo de estudio valorar los procesos existentes y realizar una sesin de lluvia
de ideas acerca de soluciones posibles frente a los problemas identificados. En este proceso es muy
vlido tomar en cuenta los casos de compaas externas consideradas como las mejores en el
desarrollo de la funcin que ser revisada.
Esta etapa da como resultado una serie de alternativas propuestas que evalan las reas crticas de
informacin y plantean los aportes de la tecnologa a los procesos de la empresa, en cuanto a las
comunicaciones, monitoreo, apoyo a la toma de decisiones, control de tareas, aumento de velocidad,
entre otros.
Desarrollar y confirmar la visin. En esta etapa se evalan las soluciones alternas propuestas y se
selecciona de manera minuciosa la mejor de ellas. Una vez determinada la solucin a seguir se describe
de manera detallada los nuevos flujos de trabajo, cambios organizacionales, requerimientos de los
sistemas de Informacin y el anlisis de impacto econmico. Finalmente el equipo presenta la solucin
a la administracin y las reas afectadas.
Implementar la prctica de la reingeniera. Durante esta fase el equipo de reingeniera
implementa la RIP. ste desarrolla y ejecuta un plan de implementacin el cual especifica los cambios
menores y mayores, prerrequisitos de los procesos, necesidades de los recursos, roles y
responsabilidades, eventos transitorios y acontecimientos.
Implementar el proyecto de reingeniera. Para incrementar la probabilidad de xito en un
proyecto de reingeniera, el equipo debe anticiparse y prepararse para los obstculos. Estos obstculos
pueden clasificarse dentro de cuatro puntos cruciales: resistencia al cambio, conflicto de cruce
funcional, golpes contra la creatividad y el entendimiento de costos.
2.4 MODELO BSP/SA (BUSSINES SYSTEM PLANNING/STRATEGIC ARRAINGEMENT)
El BSP es una metodologa para la planeacin de Sistemas de Informacin, desarrollada por I.B.M en la
dcada de los 70's, para soportar sus ofertas de equipos. El objetivo del BSP es determinar la estructura
estable de informacin que apoya todos los procesos de la organizacin, mediante la generacin de un plan
14
-
priorizado de Sistemas de Informacin, tomando en cuenta las necesidades de informacin que estn
asociadas al desarrollo de todas y cada una de las funciones identificadas en la empresa.
Las principales razones que tuvo IBM para crear esta metodologa fueron6:
Se debe tener una arquitectura de informacin (portafolio de aplicaciones) que efectivamente soporte
las metas de la empresa.
Se debe hacer planeacin iniciando el anlisis en los niveles altos de la empresa (misin, metas,
objetivos de la organizacin) para descender en el anlisis de procesos que realice la empresa para
cumplir la misin y la informacin requerida para su funcionamiento.
La informacin debe tratarse como un recurso especial de la empresa
El plan debe basarse en los procesos que realiza la empresa, analizando y determinando los que hacen
que la empresa cumpla su misin y funcione exitosamente.
La metodologa BSP/SA se basa en el modelo ilustrado en la Figura 2. En este modelo se pueden apreciar dos
grandes fases: la fase de planeacin, y la fase de diseo e implementacin.
Como puede observarse, para llevar a cabo la planeacin se realiza un anlisis de Arriba Abajo (TOP DOWN),
en el cual se comienza identificando la misin, metas y objetivos de la organizacin, y determinando como se
encuentra estructurada para cumplir dichos objetivos. Posteriormente, se establece como la organizacin
busca cumplir sus objetivos, lo cual se logra determinando los procesos de la misma. Estos procesos deben
ser apoyados con informacin para su realizacin. Por esta razn se definen los datos de la empresa.
Finalmente, se determina la arquitectura de informacin de la organizacin, que no es mas que la agrupacin
lgica de los datos obtenidos. La Metodologa BSP/SA, que posteriormente ser analizada con ms
detenimiento, se centra en esta fase de planeacin.
Para la fase de diseo e implementacin se utiliza un enfoque Abajo Arriba (BOTTOM UP), en el cual,
partiendo de la arquitectura de informacin, se disean las bases de datos y aplicaciones empresariales, se
soportan los procesos de la empresa (es decir, se determina si los Sistemas de Informacin realmente estn
ofreciendo un soporte a los procesos), y finalmente se realiza una evaluacin de lo planeado contra lo
ejecutado, con lo cual se busca determinar la efectividad del proceso de planeacin.
6 IBM, Bussiness System Planning Information System Planning Guide, 1984.
15
-
Figura 2. Modelo BSP/SA [IBM,1984].
2.5 ANLISIS COMPARATIVO DE LAS METODOLOGAS EXPUESTAS
En el presente numeral se realiza un anlisis de ventajas y desventajas de las metodologas expuestas, y as
mismo una evaluacin del ambiente sobre el cual es propicio o no aplicar cada una de ellas (Ver Figura 3).
Esto proveer un contexto para la evaluacin crtica de la metodologa ms adecuada a aplicar sobre la
organizacin objetivo. Es importante evaluar la cultura corporativa de la organizacin, ya que esto permitir
mirar el grado de compromiso institucional y el sentido de pertenencia de sus componentes como factor
decisivo en el desarrollo del proceso de Planeacin Estratgica de Informtica. Para la realizacin de este
anlisis se utiliz la informacin de las referencias [CANO, 1996] y [PARRA, 1996].
16
-
17
VENTAJAS O BENEFICIOS POTENCIALES DEL MTODO DESVENTAJAS O DEBILIDADES ANLISIS DE CONTEXTOS PARA EL DESARROLLO DEL MTODO C
IFI-
PES
I Estudio muy detallado de la informtica de la organizacin en el proceso
de levantamiento de informacin (funcin sistemas, tecnologa informtica, sistema de informacin, papel de la informtica)
Identificacin de relaciones de informacin de la organizacin con entidades u organizaciones externas.
Estimacin cualitativa y cuantitativa de beneficios Organizacin de un grupo de planificacin al iniciar el proyecto, lo cual
asegura el control, responsabilidad, direccin y coordinacin del proyecto.
No identifica desde un principio las reas de ventaja estratgica potencial con los altos directivos de la empresa.
En organizaciones abiertas donde son comunes la alta movilidad, los niveles informales y la gerencia matricial o por equipos[Cano 1996], CIFI-PESI permite realizar un anlisis global de los procesos que se desarrollan en la empresa y que son gerenciados por los diferentes equipos o unidades estratgicas. En organizaciones formales, afianzadas por niveles rgidos con poca interaccin entre ellos, propensas a reglas estrictas y orientadas a la eficiencia en los procesos, CIFI-PESI proporciona un anlisis detallado de los Sistemas de Informacin, lo cual permitira el mejoramiento de los procesos que se apoyen en tecnologa informtica, contribuyendo as al logro de la eficiencia en las actividades que realiza este tipo de organizaciones. Sin embargo, el hecho de que esta metodologa se centre en los Sistemas de Informacin de la organizacin y no profundice en el estudio de sus procesos internos puede implicar el desconocimiento de fallas en la concepcin de los mismos. Para organizaciones progresivas, donde los deseos de avance y los intentos por realizar nuevas cosas son constantes, CIFI-PESI puede no resultar apropiada, ya que la propuesta de Sistemas de Informacin apoyados en tecnologas, se basa en las condiciones actuales de la organizacin, y no resultara tan factible dar apoyo a entornos en permanente cambio. En organizaciones tipo poltica, donde se favorece la formacin de alianzas para la toma de decisiones, CIFI-PESI permite considerar dentro de las propuesta las relaciones que la empresa mantiene con entidades externas. En organizaciones de tipo empresarial, dnde el poder se concentra en los ejecutivos de la compaa, CIFI- PESI ofrecera un apoyo significativo en la medida que la funcin sistemas relacionada con las altas directivas sea identificada como prioritaria.
SISP
Se concentra en la estrategia de la organizacin, apoyado por metodologas como DOFA, logrando afinar las destrezas corporativas en funcin de las oportunidades informticas.
Define etapas claramente delimitadas, donde se evaluarn las necesidades de la empresa, objetivos informticos, estrategias informticas y desarrollo de planes de implementacin.
Establece cuales son las estrategias que se deben seguir. Asegura la alineacin entre el pensamiento estratgico de informtica y el
pensamiento estratgico de la compaa. Establece prioridades de acuerdo a las necesidades de la organizacin. Establece la estrategia de desarrollo humano a travs de la definicin d
organizacional.
No define con claridad cmo conducir el mtodo. No se establece desde el principio un ejecutivo
patrocinador o responsable del proyecto. No se conocen cuales son las clases de datos
corporativas. No concentra esfuerzos en los procesos de la
organizacin, sino en la bsqueda de ventaja competitiva con tecnologa.
No formula polticas para el desarrollo de los proyectos informticos propuestos.
No hay una clara definicin de la arquitectura de datos corporativa.
No existe un estudio exhaustivo del entorno corporativo.
En organizaciones abiertas esta propuesta metodolgica encaja con el modelo organizacional, de manera que impulsa el desarrollo de procesos y proyectos resultantes. Esta metodologa es favorable para organizaciones de tipo progresiva, SISP busca el posicionamiento tctico de la compaa. En organizaciones formales, SISP encuentra todas las barreras organizacionales. Este ltimo tipo de empresas orientadas a promover la eficiencia de los procesos, tienen dbiles canales de comunicacin y un pobre desarrollo organizacional que entorpece la aplicacin de este mtodo. En entornos empresariales, SISP logra solo modelar soluciones alrededor de necesidades personales. En conclusin la cultura corporativa es una limitante en la aplicacin de la metodologa.
REI
NG
ENIE
RA
D
E P
RO
CES
OS
Permite estudiar los procesos, flujos de trabajo y actividades claves dentro de las funciones de la organizacin, lo cual es necesario para el rediseo eficiente, consistente y afinado de los mismos en funcin de la empresa.
Identifica procesos crticos y roles organizacionales susceptibles de potenciar con tecnologa,
Formula una arquitectura corporativa tecnolgica articulada con la organizacin.
Se centra en el rediseo efectivo y la formulacin de procesos eficientes, sin darle demasiada relevancia a la formulacin de estrategias corporativas.
No formula polticas para el desarrollo de proyectos. El concepto de visin tiende a desvanecerse a lo largo
del proceso.
El hecho de que la reingeniera intente repensar el negocio o los negocias de la empresa con tecnologa implica un exhaustivo conocimiento organizacional. Esta metodologa aplicada en cualquier cultura corporativa, trae consigo un enfrentamiento de la administracin operativa con la alta gerencia. Las labores y prcticas organizacionales se revalan favoreciendo la estrategia de la empresa. As mismo en cualquier entorno dnde la reingeniera se aplique, el apoyo de las directivas y la experiencia de quin realice el estudio sern factores crticos de xito.
B.S
.P/S
.A
Para el ejecutivo: Evaluacin de la efectividad de los sistemas de informacin en curso. Definicin de la aplicacin para evitar resolver problemas de control
administrativo. Definicin de las necesidades futuras de los sistemas de informacin de
acuerdo a su evolucin y prioridades. Aplicacin del modelo de datos obtenido para incluir al sistema de
informacin de la compaa. Planeacin del sistema de informacin relativamente independiente de la
estructura organizacional. Para el nivel operativo: Definicin de una aplicacin para evitar controles administrativos y
controles de problemas operacionales. Permite obtener datos consistentes para ser compartidos por todos los
usuarios. Para el sistema de informacin: Se involucra a los usuarios en los sistemas de informacin prioritarios. Definicin de personal necesario para el procesamiento de datos
planeados que responden a las necesidades de la organizacin. Da un mejor rango de tiempo planeado para los recursos de
procesamiento de datos. En general las fortalezas del BSP son: Promueve la prctica del ciclo de vida de productos y/o servicios,
habilidad que identifica recursos necesarios, procesos y administracin del control, informacin relevante en la definicin de los procesos.
Define, afina y articula las necesidades de informacin que estn asociadas al desarrollo de todas y cada una de las funciones de la organizacin.
Define la arquitectura de informacin desarrollando un diagrama de flujo de datos en el que se representan las relaciones entre procesos y clases de datos.
Genera un plan priorizado de sistemas de informacin, sustentados en los procesos de la empresa.
Es una metodologa que busca una integracin de los Sistemas de Informacin de la empresa, ms no un aprovechamiento estratgico de los mismos.
Es susceptible de parlisis-anlisis en el diagnstico de la organizacin dada la multivariedad de funciones, procesos y relaciones implcitas identificadas, perdiendo su horizonte: potenciar la integracin de datos.
En organizaciones abiertas BSP permite integrar funcionalmente los datos de las diferentes unidades estratgicas de la organizacin, estableciendo las responsabilidades existentes sobre los datos y flujos de informacin de la empresa. BSP ser exitoso en la medida en que el equipo de trabajo elabore, valide y verifique indicadores de logro apoyados en los factores crticos de xitos, sobre los que es necesario invertir recursos. En organizaciones formales BSP entra a confirmar o revaluar procesos existentes, dada la rigidez de la organizacin. La identificacin de clases de datos propuesta por BSP asegura la relacin entre procesos y suprime la posible redundancia de datos. Para organizaciones progresivas BSP puede no resultar apropiada, ya que la propuesta de una integracin funcional innovadora conlleva una posible rigidez en el desarrollo de nuevas alternativas. En organizaciones tipo poltica, donde se favorece la formacin de alianzas para la toma de decisiones, BSP entra como ente regulador de procesos, asignando prioridades a las actividades de la organizacin, desmontando las alianzas sectoriales apadrinadas. En organizaciones de tipo empresarial BSP fortalece la posicin del mximo ejecutivo, en la medida en que los procesos que atiendan necesidades gerenciales sean prioritarios. BSP alcanzar sus propsitos de optimizacin o solo optimizara funciones privilegiadas, en la medida en que el grupo de trabajo y las directivas se identifiquen con la organizacin.
Figura 3. Comparacin de las metodologas para realizar Planeacin Estratgica de Informtica7
7 Basado en los documentos [CANO, 1996] y [PARRA, 1996].
xxxx17 -
2.6 JUSTIFICACIN DEL USO DE LA METODOLOGA BSP/SA
Para llevar a cabo el proceso de Planeacin Estratgica de Informtica en una organizacin es importante
contar con una metodologa especfica que gue los pasos a seguir y defina los resultados a los que se espera
llegar con cada etapa. No solo las fortalezas de una metodologa son un criterio suficiente para su seleccin,
es importante considerar adicionalmente la cultura propia de la organizacin que ser objeto de estudio, pues
finalmente, sin el compromiso de sus integrantes el Plan Estratgico de Informtica no ser exitoso. Para
el desarrollo del presente estudio se escogi la metodologa BSP/SA, teniendo en cuenta los resultados del
numeral anterior y las razones que se presentan a continuacin:
La estructura organizacional de la Facultad de Odontologa se ajusta ms al tipo de organizacin
formal, donde se puede observar una estructura adaptada del nivel central, que conserva ciertas
dependencias propias a toda la Universidad y otras acorde a las actividades que realiza; pero entre las
que existe constante interaccin. Tendiendo en cuenta lo anterior, la utilizacin de BSP es apropiada
ya que apuntara a la integracin funcional de los datos de las diferentes dependencias, estableciendo
las responsabilidades existentes sobre los datos y flujos de informacin de Facultad.
Adicionalmente, debido a que en la Facultad se perciba la disociacin entre los Sistemas de
Informacin existentes, situacin que conlleva a la redundancia de datos y a la demora en la obtencin
de informacin, se vio la necesidad de utilizar una metodologa que validara los procesos internos de la
organizacin y que permitiera obtener un plan dirigido a la consolidacin de los datos.
Es importante tener en cuenta que esta metodologa suministra en sus diferentes etapas
herramientas que facilitan el anlisis de la informacin obtenida, y as mismo es lo suficientemente
flexible como para permitir la utilizacin de otras herramientas, sobre todo en lo relacionado con
descripcin de procesos y clases de datos.
La principal razn para aplicar la metodologa BSP/SA en el presente estudio, fue la necesidad de
proveer un material de consulta para los estudiantes de la asignatura Gestin y Gerencia de
Sistemas8, en el cual se pudiera encontrar tanto la explicacin detallada de cada una de las etapas de
la metodologa estudiada en este curso, como su aplicacin prctica en una organizacin real. Lo
anterior se sustenta en que no existe un documento al alcance de los estudiantes que provea una
explicacin clara y detallada de cada una de las actividades que conllevan la obtencin de la
Arquitectura de Informacin, base para la determinacin de los proyectos que dan respuesta a las
necesidades de informacin de la organizacin.
8 Gestin y Gerencia de Sistemas, cdigo 25831: Asignatura de octavo semestre del plan de estudios de Ingeniera de Sistemas
18
-
3. ETAPAS DEL BUSINESS SYSTEMS PLANNING (B.S.P)
Dentro de la metodologa BSP se reconocen 13 etapas, 2 de las cuales son de preparacin para el inicio del
estudio y las 11 restantes corresponden al estudio en s (Ver Figura 4). Adicionalmente, existen cinco puntos
de control, en los cuales se verifica el cumplimiento de los objetivos de las etapas preliminares. A
continuacin se presenta una descripcin de cada una de las etapas que incluye el BSP. La explicacin de
esta metodologa se hizo conforme al documento de IBM: Gua para la planeacin de Sistemas de Informacin
(Business Systems Planning, 1984.)
Figura 4. Etapas del BSP/SA
3.1 CONFORMACIN DEL EQUIPO
Para iniciar un plan bajo esta metodologa, se debe lograr el compromiso de los ejecutivos de la
empresa, mediante la exposicin de objetivos, ventajas, resultados esperados y requerimientos.
Entre las actividades que deben llevarse a cabo en esta fase, estn [CANO, 1996]:
19
-
Establecer el ejecutivo patrocinador, es decir aquella persona que dentro de la organizacin se
responsabiliza por el resultado del estudio.
Establecer el alcance del estudio.
Establecer los objetivos del estudio.
Formalizar las razones o justificaciones del estudio.
Seleccionar el equipo de trabajo, su estructura y responsabilidades.
Capacitacin del equipo del estudio.
Generalmente un estudio BSP/SA contempla los siguientes objetivos [CANO, 1996]:
Suministrar un mtodo formal para que la alta gerencia pueda establecer prioridades en la
construccin de sistemas de informacin, eliminando profesiones e intereses particulares.
Determinar el desarrollo de sistemas de informacin de larga duracin, protegiendo la inversin que
sobre ellos se haga y eliminado la funcin de apagar incendios.
Mejorar la eficiencia en el manejo de los recursos asignados a los sistemas de informacin
automatizados.
Identificar el recurso de informacin que en la empresa se debe administrar y controlar con eficiencia
y efectividad.
Identificar las funciones de procesamiento (manejo de terminales, trascripcin de datos, generacin
de reportes) que pueden ser ejecutados directamente por los usuarios cuando los nuevos sistemas
estn implementados.
Sustentar la necesidad del estudio, analizando los beneficios que se obtendran y los obstculos para
realizarlo con algn xito.
Mejorar la credibilidad que tienen los usuarios en los sistemas de informacin y en el rea de
informtica.
Mejorar la relacin usuario-analista a travs del suministro de sistemas de informacin adecuados.
3.2 PREPARACIN PARA EL ESTUDIO
Una vez conformado el equipo que efectuar el estudio, se procede a realizar una serie de actividades de
preparacin, dentro de las que se encuentran [CANO, 1996]:
Conseguir el sitio y elementos de trabajo para el grupo conformado.
Revisar los objetivos del estudio y asegurar su clara comprensin por cada miembro del equipo.
20
-
Elaborar un preliminar del reporte final del estudio y conseguir su aprobacin por el ejecutivo
patrocinador.
Determinar los aspectos sobre los cuales se requiere recoger informacin con relacin a la organizacin
y a los Sistemas de Informacin existentes (manuales de procedimiento, de funciones, de
aplicaciones).
Seleccionar, orientar y preparar un plan de entrevistas.
Elaborar un plan de trabajo que cubra todas las actividades hasta la entrega final.
Establecer el soporte administrativo necesario como secretarias, herramientas de software,
computadores , etc.
Conseguir toda la informacin referente a la empresa y a sus Sistemas de Informacin (manuales de
procedimientos, funciones, aplicaciones, Organigrama, etc.)
3.3 INICIACIN DEL ESTUDIO
Cuando ya han sido efectuadas las etapas preliminares, se procede a iniciar el estudio en s. Durante esta
etapa se hace principalmente una revisin del ambiente y objetivos de la organizacin. Se requiere conseguir
informacin sobre la resea histrica de la empresa, misin, metas, objetivos, polticas, y principios. Para tal
fin, el grupo de trabajo junto con el patrocinador del proyecto debaten y comparten puntos de vista con
respecto al proyecto y sobre el ambiente de la empresa donde se vislumbren tendencias, factores crticos de
xito, problemas neurlgicos, que permitan formalizar un contexto real de la situacin. As mismo, para tener
un mejor conocimiento de la organizacin, se recomienda revisar su estructura orgnica y determinar las
responsabilidades de cada rea dentro de la misma. Esto es de gran importancia cuando el equipo de trabajo
es externo a la empresa. Adicionalmente es recomendable indagar sobre los Sistemas de Informacin
existentes en la empresa, conocer su historia, saber cuales se encuentran en produccin y cual es su estado.
De acuerdo a la experiencia del equipo que realiz el presente documento, esta etapa permite obtener una
visin general de la empresa, lo cual ser de gran importancia para la determinacin de los procesos de la
misma.
3.4 DETERMINACIN DE LOS PROCESOS
Se entiende por proceso un conjunto de actividades interrelacionadas que buscan obtener un resultado, a
travs del manejo de los recursos de la organizacin [TORRES, 2000]. Una empresa se organiza de tal
21
-
forma que efecta procesos para conseguir la misin que se ha trazado. La definicin de los procesos permite
[IBM, 1984]:
Determinar los Sistemas de Informacin que son en gran parte independientes de los cambios de la
organizacin.
Entender como la organizacin cumple a cabalidad con sus objetivos, a travs de la realizacin de sus
procesos.
Obtener una base para definir la Arquitectura de Informacin que requiere la empresa, determinar su
alcance, establecer los mdulos que la componen y determinar las prioridades para su desarrollo.
Proveer una base sobre la cual definir los requerimientos de datos que son claves.
En el Anexo A se presenta una lista de los procesos ms comunes que se dan en una empresa, como gua
para este fin.
La identificacin de los productos y/o servicios, recursos necesarios, procesos de planeacin estratgica y
control administrativo son cruciales para la definicin de los procesos de produccin. De acuerdo a lo anterior
se recomiendan las siguientes actividades para la determinacin de los procesos9:
Identificacin de los productos y/o servicios de la empresa. En este paso se realiza un anlisis de
los objetivos de la empresa, los cuales definen sus productos y/o servicios. Pueden existir dos o ms
grupos de productos y/o servicios. Para cada uno de ellos se debe identificar los recursos que requiere.
Existen cuatro clases de recursos bsicos: materiales (insumos, materias primas, etc), recurso econmico,
instalaciones y equipos (maquinaria, edificios, etc.), y recurso humano (personal administrativo, personal
operativo, etc.). Toda la informacin recopilada en esta fase es bsica para la identificacin de los
procesos de la organizacin.
Determinar Procesos de Planeacin. Este tipo de procesos puede dividirse en procesos de
planeacin estratgica y procesos de control administrativo. Los procesos de planeacin estratgica
se relacionan con planes a largo plazo, como planes de desarrollo. Los procesos de control
administrativo pueden ser referidos como planes de operacin, planes de gestin, plan de recursos y
algunas veces planes de contratacin. Ejemplos de este tipo de procesos se presentan a
continuacin:
Procesos de Planeacin estratgica Procesos de control administrativo Hacer pronsticos econmicos Planear desarrollo organizacional Desarrollar metas y Objetivos de la org. Determinar la lnea del producto
Hacer pronsticos de productos Planear capital de trabajo Desarrollar plan de operacin Desarrollo del presupuesto
Figura 5. Ejemplos de Procesos de Planeacin[IBM,1984]
9 Basado en el documento Business Systems Planning, Information systems Planning Guide. 1984.
22
-
Identificar los procesos de produccin y manejo de recursos. Para identificar este tipo de
procesos, es recomendable tomar cada producto o servicio, junto con los recursos que lo soportan y
establecer un ciclo de vida donde se pueden observar: actividades para determinar los requerimientos
del producto, actividades para desarrollar el producto, actividades para refinar, formar, modificar y
mantener los productos, as como actividades que terminan con la responsabilidad de la organizacin
sobre el producto. Es recomendable realizar una matriz dnde se ubique el producto y/o servicio y sus
recursos de soporte en el eje horizontal, y las etapas del ciclo de vida en el eje vertical, de tal forma
que en el cuadro de interseccin se anoten los procesos relacionados con cada producto o recurso, de
acuerdo a la etapa del ciclo de vida, como se puede apreciar en la Figura 6. Por ejemplo para la etapa
de adquisicin, los procesos que se llevan a cabo con relacin al producto Ropa para Hombre son
Programacin y Control de la produccin. Cabe anotar que en este paso se repetirn procesos de
planeacin y control, identificados en la actividad anterior. En el Anexo B se presenta una descripcin
del ciclo de vida de un producto.
Agrupar/separar procesos lgicamente. Es recomendable agrupar o separar algunos de los
procesos identificados en las etapas anteriores con el fin de que todos los procesos a definir tengan el
mismo nivel de especificidad, es decir, que no existan procesos que abarquen muchas operaciones y a
su vez, otros que estn muy simplificados. La agrupacin de procesos puede darse al nivel de una
misma etapa dentro del ciclo de vida del producto/servicio. No existen criterios especficos para la
realizacin de esta actividad, lo que da a los encargados del estudio cierta libertar al respecto. Lo
importante es obtener un nmero de procesos manejable, para su uso posterior.
Describir cada proceso. En este paso se realiza una descripcin de cada uno de los procesos
obtenidos despus de la agrupacin o separacin lgica de los mismos. La metodologa no especifica
una forma para la realizacin de esta fase, pero el equipo de estudio pudo constatar que existe una
serie de herramientas que pueden ser utilizadas en la descripcin de los procesos, tales como el
lenguaje estructurado, las tablas de decisin, los rboles de decisin y los diagramas de flujo de
datos10. Se pudo concluir que lo ms relevante en dicha descripcin es la especificacin de las
actividades que conlleva el proceso, de la dependencia responsable y de las dependencias involucradas
en el mismo. Adicionalmente se recomienda que contenga las entradas y salidas del proceso,
informacin que ser de gran importancia en etapas posteriores. En el caso de que al interior de la
organizacin existan formatos prediseados para la descripcin de procesos, se debe considerar la
conveniencia de su utilizacin de acuerdo a la informacin que se requiera, e incluso se pueden
modificar para ajustarlos a dichas necesidades. En el Anexo C se presenta un formato de descripcin
de procesos, el cual fue elaborado con base en un formato utilizado en una de las dependencias de la
Facultad. El uso de este formato es adecuado en esta etapa, ya que permite especificar la informacin
10 Para ms informacin se recomienda consultar el texto Anlisis y diseo de Sistemas [KENDALL,1997]
23
-
del proceso ms relevante, tal como dependencias involucradas, actividades que conlleva, entradas y
salidas con su destino especfico, y adicionalmente, las medidas del control sobre el proceso.
Producto/Servicio Recursos de soporte
Ropa para Hombre Materiales Instalaciones y Equipos
Dinero Personal
Requerimientos Pronosticar requerimientos del producto. Analizar Mercado. Disear Producto.
Determinar requerimientos de Instalaciones y equipos.
Determinar y controlar requerimientos Financieros.
Determinar requerimientos de personal
Adquisicin Programar y controlar Produccin.
Comprar Insumos
Adquirir Instalaciones y Equipos.
Administrar recibos de compra
Contratar personal
Administracin Controlar Inventario del Producto. Transportar Producto.
Controlar Inventario de Insumos
Mantener Equipo. Administrar Instalaciones.
Determinar la rentabilidad del producto. Administrar Cuentas
Administrar Personal.
Disposicin Promover el producto. Mercadear el producto. Ingresar y controlar orden del cliente.
Programar y controlar la produccin.
Vender o desechar Instalaciones y Equipos.
Administrar Gastos
Despedir Personal.
Establecer la Direccin de la Empresa Cumplir Requisitos Legales
Planear Produccin Temporal
Figura 6. Ejemplo de Identificacin de Procesos[IBM,1984]
Obtener la matriz PROCESOS vs ORGANIZACIN. Una vez los procesos han sido descritos,
pueden relacionarse con la estructura organizativa de la empresa. Para cada unidad organizativa (en la
cual se pueden agrupar varias dependencias de la empresa), se determina el grado de participacin en
las decisiones de un proceso, de acuerdo al paso anterior. Para esto se utiliza la siguiente simbologa:
Con el objetivo de explicar la metodologa, se presentarn en adelante algunos resultados de un ejercicio
previamente elaborado por el equipo de trab