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1 V.1.0_AzHCBS/ManagedCare/Employee & Subcontractor_9-2011

RISE Portal de Tiempos y Cobros

Entrada de Tiempo

HCBS/Managed Care Employee/Subcontractor

Guia de Uso

Arizona

RISE Time & Billing Portal Time Entry (HCBS/ManagedCare Employees & Subcontractors)


Tabla de Contenidos Introducción ........................................................................................................................................................... 3

Como conectarse al Internet ................................................................................................................................... 4

Desde una computadora local

Desde una computadora en una oficina de RISE

Acceso y Registro al Portal de la Red para empleados y subcontractors .............................................................. 7

Acceso y Entrada al Portal de la Red para empleados y subcontractors ............................................................. 10

Como registrar su tiempo (Información de nómina/cuentas por pagar y soporte al usuario) .............................. 12

Nómina/cuentas por pagar

Soporte al usuario

Información sobre otros registros para los empleados ......................................................................................... 18

Cómo revisar sus registros de tiempo .................................................................................................................. 19

Cómo cambiar sus registros de tiempo ................................................................................................................ 20

Notes .................................................................................................................................................................... 21



Introducción y lineamientos;

Empleados y contratistas de HCBS & Managed Care:

Bienvenidos al Portal de Registro de tiempos y cobranza de RISE. Rise está presentando este sistema basado en

la Red que eventualmente reemplazará el uso de tarjetas de papel para registrar los tiempos. El registro de

tiempo y el rastreo de servicio exacto sirve para varios propósitos esenciales. Esto asegura que los empleados y

contratistas sean pagados correctamente por el tiempo que trabajan. Ademáas de proveer la documentación de

que RISE cumplió con la entrega de las horas (o unidades) de servicio que fueron contratadas.

Durante el periodo de prueba, usted continuará registrando su tiempo utilizando las tarjetas de registro así como

el sistema en red. Los dos sistemas serán comparados para asegurar la exactitud y la función correcta del Portal

de Tiempos y Cobranza de RISE

Registre su tiempo de la manera habitual, utilizando las tarjetas de papel hasta

nuevo aviso.

Efectivo inmediatemente, registre su tiempo en el Portal de Tiempos y Cobranza de

RISE. Puede utilizar su propia computadora desde casa, o en algún lugar público

como una biblioteca, etc., y/o utilizar una computadora con winterm en la oficina de

RISE más cercana.

Cada empleado y contratista debe registrarse en el Portal de registro de tiempos y

cobranza de RISE. El proceso de registro se debe completar una sola vez.

Le recomendamos que registre sus horas trabajadas de manera diaria en el Portal

de registro de Tiempos y Cobranza de RISE. Sin embargo, estamos conscientes de

que usted puede no tener acceso diario a una computadora, por ello, los

requerimientos mínimos para registro de tiempo se presentan a continuación:

Dos veces a la semana, y en los dias 15 y último de cada mes

o Antes de las 11:59PM en noches de Miércoles y Domingo

o Antes de las 11:59PM en los dias 15 y último de cada mes

Utilice la sección de notas como ha sido señalado por su Jefe de

equipo/Coordinador. o HCBS – Utilice strategias de enseñanza para Notes: La seccion de documentación

o Managed Care – Utilice las Notas: para documentar “Cambio de Estado.”

Siga las instrucciones contenidas en este paquete de entrenamiento.



Contacte a su jefe de equipo/coordinador o a su asistente administrativo/especialista de recursos en caso de que

tenga preguntas o necesite ayuda. Ellos son los responsables de revisar sus registros de tiempo y de comunicarse

con usted en todo lo referente al sistema.

Conectarse a la Red Paso Procedimiento Pantalla o comentario

1. Encienda la computadora y el

monitor.

2. La pantalla que aparece se

llama desktop. Muchas

computadoras tienen un ícono

de acceso al internet en el

desktop. El ícono de acceso que

se muestra a la derecha es el

ícono de Windows 7 (es el

ícono para el programa

Windows Explorer). Si usted ve

este ícono en su escritorio, haga

doble click en él para accesar al

internet.

Si su computadora no está

equipada con Windows 7,

consulte el manual de usuario

de su computadora para

aprender como accesar al

internet.

3. Si usted no ve el ícono de

Windows Explorer en el

desktop y su computadora está

equipada con Windows 7, dé

un click en el símbolo redondo

de Windows que se encuentra

en la esquina inferior derecha

de la pantalla.



Paso Procedimiento Pantalla o comentario


llama home page para la

máquina particular que esté

usted utilizando. En la parte

superior verá una línea similar

a la que se muestra en la

derecha. El testo normalmente

empezará con las letras "http".

Este texto se llama URL y es la

dirección de internet de la

home page escogida para la

máquina que está usted

utilizando.

5. Ponga el cursor dentro del testo

y de un click triple. El URL

entero será resaltado.

6. Presione la tecla Del o Delete

de su teclado para borrar el

URL.

7. Escriba el URL del sitio web

que desea visitar, por ejemplo:

http://risebillingtest.riseinc.net/

8. Presione la tecla Enter.

9. El sitio web que usted escribió

aparecerá a continuación.

Si está utilizando una computadora con winterm en una oficina de RISE, siga las siguientes instrucciones

1. Asegúrese que la computadora

winterm y el monitor estén

encendidos.

El asistente administrativo/especialista de recursos en la oficina

de RISE le ayudará con el acceso a la computadora






llama desktop. La computadora

de su programa tiene un ícono

en el escritorio para el Internet.

Seleccione (haciendo doble

click) el ícono y ingresar la

dirección que se ve a la

derecha.

3.

La página de RISE Time &

Billing Portal se abrirá en el

monitor.



Registro de Empleados/Subcontractors


1. Cada empleado y contratista debe

registrarse en el sistema.

Este procedimiento solo debe realizarse una sola vez.

2. Para registrarse, haga click en la pestaña

Access y despues seleccione Registration.

3. Escriba su Registration ID

Nota: Su Registration ID es su primer

inicial, apellido, y los últimos 4 dígitos de

su número de seguro social (SSN).

Por ejemplo, si su nombre es John y los

últimos 4 dígitos de su SSN son 1234,

entonces su Registration ID es jdoe1234

4. Escriba su nombre.

Nota: Debe escribir su nombre de la misma

manera que lo escribio cuando lleno sus

documentos de pre-servicio. No utilize

sobrenombres, apodos ni abreviaciones.




5. Escriba su Apellido.

Nota: Debe escribir su nombre de la misma

manera que lo escribio cuando lleno sus

documentos de pre-servicio. No utilize

sobrenombres, apodos ni abreviaciones.

Si su nombre cambia (por matrimonio, etc,)

y presenta al departamento de

Payroll/Accounts Payable una forma de

cambio completa y una nueva tarjeta de

seguridad social, deberá trabajar con su

asistente administrativo/Especialista de

recursos para cambiar su nombre en el

RISE Time & Billing Portal.

6. Escriba su dirección de correo electrónico

dos veces.

Nota: Utilice una dirección de correo

electronic donde quiera que se envíe su

contraseña en caso de que la olvide.

Si no tiene una dirección de correo

eletrónico, utilice la dirección de correo

electrónico de RISE de su asistente

administrativo/Especialista de Recursos.

Contacte a su asistente

adminitrativo/Escpecialista de Recursos si

necesita ayuda.

7. Set Password creando una contraseña que

recuerde facilmente.

Nota: Debe ulitizar al menos 4 carácteres.




8. Haga clic en Register.

Nota: Se le avisará que se ha registrado.



Accesso & Sign-In al Portal Web para empleados y subcontractors


1. Para ingresar al portal ingrese lo

siguiente:


Nota: Este ingreso cambiará en un

future cercano. Usted sera notificado

acerca del Nuevo URL cuando sea

tiempo de hacer el cambio.

Siga las instrucciones de la pág. 5 &

6 si está ingresando desde una

computadora del programa de RISE

con winterm.

2.

Dé click en la pestaña de Access y

después seleccione Sign In; dé click

en Sign In.

3.

Una vez que esté en la pantalla de

Sign In, asegúrese de que la categoría

Type esté en modo Employee. (si es

usted subcontractor también se va a

seleccionar Employee en esta

categoría)





4.

En el campo denominado User Name,

escriba su Registration ID.

Nota: su Registration ID es su primer

inicial, apellido y los últimos 4

dígitos de su SSN.

5.

1) Escriba su Password (el que creó

cuando se registró) y presione la

tecla Enter en su teclado.

2) Ponga su cursor en Sign In y dé

click.



Registrando su Tiempo (Información para soporte al cliente y nómina/cuentas por pagar)


1. Una vez completado

el sign in, se abre la

pantalla de Time

Review. Vea las

ilustraciones de la

derecha. (Esta pantalla

no muestra ningún

nombre.)

Usted tendrá 3

opciones para

escoger:

Add Payroll

Add Other

Add Residential

2.

Para realizar un

registro de tiempo que

documente horas que

usted trabajó

directamente con cada

cliente, de click en

Add Payroll.

3.

Esto abrirá la pantalla

de Manage Hours, la

cual le permite

registrar el tiempo

para cada uno de los

clientes con los que

usted trabajó.

Nota: Necesitará

crear un registro

individual para cada

persona con la que

usted trabajó.




4.

Dé click en la flecha

que se encuentra a un

la do de la categoría

Client. Una caja de

selección aparecerá

con los nombres de

cada cliente para que

usted escoja alguno.

5.

Seleccione (dando un

click) el nombre del

cliente con quién

usted trabajó.

6.

Después de que dé

click en el nombre del

cliente, la pantalla

cambiará y se verá

como esta.




7.

En seguida, de click

en la flecha de Service

Code: aparecerá la

caja para seleccionar

el Service Code

correcto:

8.

Dé click en la flecha

al lado de Service

Date:

Esto abrirá un

calendario y usted

podrá seleccionar la

fecha correcta en que

usted trabajó con este

cliente para hacer su

registro de tiempo.

9.

Ignore la categoría

Auth: .

Nota: Auth: muestra

que el cliente tiene

una autorización

actual para el servicio

brindado y las

unidades (u horas de

servicio) que el clente

está calificado para

recibir. (Este número

disminuirá con cada

registro de tiempo)




10. Usted tiene dos (2)

opciones que le

permiten registrar la

hora al inicio de

servicio y la hora al

finalizar el servicio

que usted realize.

Nota: Usted puede

escribir en su hora de

Check In: y Check

Out:, o bien, puede

utilizar las flechas

ascendentes o

descendentes para

cambiar el horario y

seleccionar el tiempo

correcto de su

servicio.

11.

Escriba su

documentación diaria

en la caja denominada

Notes:.

Importante:

HCBS

Nota: Por favor

consulte las

estrategias de soporte

al cliente para

cualquier aclaración

acerca de en qué está

usted trabajando o

sobre lo que está

escribiendo.

Managed Care

Utilice las notas para

documentar

“Cambios de Estado”



Paso Procediemento Pantalla o comentario

12.

Dé click en el botón Save.

13.

Después que de click en

Save, la pantalla cambiará y

regresará a la pantalla de

Time Review.

14. Por favor revise los dos (2)

primeros campos hacia la

mitad de la pantalla.

1) El primero es un

número de Item ID que

se refiere al registro que

usted acaba de hacer.

Esté número se

actualiza cada vez que

usted edita sus

registros.

2) El Segundo es una

categoría denominada

Approved que dice NO.

Usted puede editar sus

registros pasados hasta que

su jefe de

equipo/coordinado cambia

el NO a YES bajo la

categoría de Approved.

(YES indica que su tiempo

ha sido aprobado y puede

ser envíado a

nómina/cuentas por pagar.)



Paso Procediemento Pantalla o comentario

15.

Para cambiar/editar alguno

de sus registros, éste debe

tener un NO bajo la

columna Approved. Si hay

un NO, entonces usted

puede dar click en el

número de Item ID (que es

la primer categoría a la

izquierda.)

16.

Después de que haya

revisado y editado su

registro (fecha, hora, notas,

etc.), usted podrá

seleccionar dando un click

en Save (para guardar los

cambios) o Delete (para

borrar los cambios).



Registro de otra información para empleados (Millas, horas de

entrenamiento, etc.


1. Ignorar el

botón Add

Other



Cómo revisar sus registros de Tiempo Siga los siguientes pasos para revisar los registros de tiempo que usted haya realizado.


1. Ingrese al Rise Web Portal

utilizando los pasos para Sign In

descritos en las páginas 10 & 11.

2.

Dé click en la pestaña Employee.

3.

Desde la lista bajo la pestaña

Employee, dé click en el botón de

Time Review.

4.

Revise la lista de turnos y tiempos

que usted ha registrado.

Vea la siguiente sección para

obtener información sobre cómo

cambiar o corregir sus registros de

tiempo.



Cómo cambiar sus registros de tiempo. Siga las instrucciones para cambiar o corregir sus registros de tiempo. Usted puede actualizar sus registros de

tiempo hasta que su jefe de equipo/coordinador los haya aprobado. Una vez que estén aprobados, solo el jefe de

equipo/coordinador puede realizar cambios.


1. Ingrese a la pantalla de Time

Review tal como fue descrito en la

sección anterior.

Es la primer pantalla que usted

verá después de haber terminado

su log in.

2.

Dé click en el número bajo la

columna ID y haga los cambios

necesarioss siguiendo los pasos

descritos en “Cómo registrar su

Tiempo”

3.

Su jefe de equipo/coordinador

puede revisar la información que

usted ha registrado y aprobar sus

turnos y tiempos antes de enviarlos

a nómina. Hasta que ellos los

envíen, la columna Approved

columna indicará No.

Si hay alguna información con

respecto al turno que necesite ser

modificada, su jefe de

equipo/coordinador se lo

comunicará.



Notas

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