rigoberto melo zambrano gerente cehani ese...c.i. no. 175 san juan de pasto, noviembre 10 de 2016...

C.I. No. 175

San Juan de Pasto, Noviembre 10 de 2016

Doctor

RIGOBERTO MELO ZAMBRANO

Gerente

CEHANI ESE

Asunto: Cumplimiento informe pormenorizado del estado del control interno Segundo cuatrimestre 2016, que comprende entre los meses de Julio – Octubre de 2016, del CEHANI ESE, Ley 87 de 1993, disposiciones. Ley 1474 de 2011, Decreto 2145 de 1999, Decreto 1599 de 2005.

Cordial saludo Dr. Rigoberto:

Me permito enviar a usted los resultados obtenidos cumplimiento informe pormenorizado del estado del control interno para el primer cuatrimestre 2016, que comprende los meses de Julio – Octubre de 2016, en cumplimiento Ley 87 de 1993, disposiciones. Ley 1474 de 2011, Decreto 2145 de 1999, Decreto 1599 de 2005. Se notifica que el presente informes será publicado en la página web de la entidad en cumplimiento a la normatividad vigente, por lo cual le solito si existe alguna aclaración se presente la solicitud para dar respuesta oportuna antes de emitir las RAM al proceso en comité de control interno. Cordialmente,

Liliana Palacios Molina

Jefe Oficina de Control Interno

Copia: Subgerencias y líderes de procesos Medio Magnético

Archivo de gestión

SEGUIMIENTO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (MECI-SGC)

PARTIMOS DE UN SUEÑO LLAMADO “MEJOR CEHANI”

CUATRIMESTRE JULIO-OCTUBRE DE 2016

CONTROL

INTERNO CEHANI ESE

PASTO NOVIEMBRE DE 2016

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO SEGUNDO CUATRIMESTRE 2016

OFICINA DE CONTROL INTERNO CEHANI ESE

El informe pormenorizado del estado del Sistema de Control Interno, fue establecido por el

artículo 9 de la ley 1474, Estatuto Anticorrupción, el informe presentado se precisan las

fortalezas y debilidades de cada uno de los subsistemas, estratégico, de gestión y de

evaluación, que conforma el método de gestión del CEHANI ESE, de esta forma se evalúa

la implementación del diseño y el estado general del Sistema del Control Interno para el del

Centro de Habilitación del Niño CEHANI ESE en la vigencia Julio Octubre de 2016.

El Sistema de gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno MECI, integra

todos los aspectos de CEHANI ESE, ya que la calidad y el control están presentes en todas

las áreas, procesos y actividades de la entidad, su implementación involucra seguir

desarrollando cultura de control y contar con una organización armónica y sistémica que

permita el desarrollo constante de la entidad, la cual será medida básicamente en términos

de satisfacción social en la prestación de los servicios que misionalmente le correspondan.

El primer producto de cumplimiento a las directrices establecidas en el MECI, lo respaldan

los productos de control creados en los diecisiete (17) planes operativos, los cuales

establecen los objetivos y logros a alcanzar frente al cumplimiento de la visón y misión

institucional para la vigencia 2016, dentro de ellos se autoevalúa los avances y logros

efectuados en cada periodo de evaluación.

Otro factor importante de medición de logros y objetivos son los resultados obtenidos dentro

del comité Calidad –MECI el cual es analizado para toma de decisiones de forma mensual.

El seguimiento y control a SGC y planes de mejora son otros instrumentos que hacen parte

de la evaluación por dependencias y sus resultados nos indican el estado de la entidad

en términos de reportes de acciones cumplidas para el mejoramiento institucional.

CENTRO DE HABILITACIÓN DEL NIÑO “CEHANI” E.S.E

4

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO APLICADO CEHANI ESE.

El CEHANI ESE, cuenta con un Modelo implementado, mediante una estructura del

Modelo Estándar de Control Interno MECI, el cual para la vigencia de julio a octubre de

2016 alcanza un porcentaje de cumplimiento en su avance del 83%, de cumplimiento

Se debe observa decrecimiento por parte de la entidad en su implementación del MECI

al cumplimiento del segundo cuatrimestre del año 2016, de 1.6 puntos con respecto del

margen que se venía ejecutando en las anteriores vigencias, el cual llego en la vigencia

2015 a un cumplimiento del 95% sobre 100%, se recomienda a la gerencia de CEHANI

ESE que se efectúe una evaluación de su cumplimiento con énfasis en los elementos de

control que han bajado su porcentaje de cumplimiento y que se tomen decisiones frente

al cumplimiento del MECI, y se ejecute un plan de acción para el siguiente cuatrimestre.

Se debe entender que el MECI aplicado desarrolla dentro del sistema administrativo,

mecanismos de carácter organizacional para la gestión y manejo de los procesos del

talento humano y de los demás recursos, orientados a fortalecer la capacidad

administrativa, el desempeño institucional y la efectividad de la entidad para producir

resultados que satisfagan los intereses de nuestros clientes a través del modelo, que

además se concibe como el reconocimiento de control Interno de la entidad, como un

conjunto de elementos interrelacionados, donde deben intervenir todos los servidores de

la entidad, como responsables del control en el ejercicio de sus actividades.

Como una de las herramientas gerenciales del CEHANI ESE se ejecuta el plan operativo

POA 2016, para cada uno de los líderes en cumplimiento de las metas frente a lo planeado

dentro del plan estratégico institucional PDI, los resultados alcanzados dentro nivel de

cumplimiento para el segundo cuatrimestre alcanzan el 87.12 % en su ejecución global.

Se recomienda aunar esfuerzos por parte de los líderes para su desempeño y buscar

alternativas de autocontrol para la medición de cumplimiento por parte de las

subdirecciones las cuales son responsables del desempeño de los funcionarios que tiene

a cargo.

Para el proceso de gestión El CEHANI ESE, en observancia a lo establecido a la NTC ISO

90001:2008 y NTCGP 1000:2009, se continúa accionando y desarrollando actividades de

control de documentos e instructivos de elaboración de documentos que forman parte del

SGC, obteniendo el mantenimiento de la certificación por parte de la entidad certificadora,

como la PRIMERA INSTITUCIÓN DE HABILITACIÓN – REHABILITACIÓN EN

COLOMBIA EN SER DOBLEMENTE CERTIFICADA EN LA CALIDAD DE SUS


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PROCESOS Y EN LA TRANSPARENCIA EN LA GESTIÓN que integran todos los

aspectos de la organización, se cuenta con una organización sistémica que permite el

desarrollo constante de la entidad, básicamente en términos de satisfacción social en la

prestación de los servicios que misionalmente le corresponden.

Se tiene diseñado para el último cuatrimestre de 2016 la vista de auditoria externa

para lograr el mantenimiento de la certificación por parte de la entidad certificadora

Bureau Veritas, por lo cual la entidad desarrolla estrategias para su gestión dentro

de la visita de certificación donde hay la participación de los 15 procesos de la

entidad.

El Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, integran

todos los aspectos de la organización, porque la calidad y el control están presentes

en todas las áreas, procesos y actividades que se ejecutan, su implementación

implico contar con una organización armónica que permite el desarrollo constante de

la entidad, la cual será medida básicamente en términos de satisfacción social en la

prestación de los servicios que misionalmente le correspondan.

Para el segundo cuatrimestre de 2016, se viabiliza retraso en el desarrollo estrategias

direccionadas a dar consecución a la normatividad vigente en torno a cumplimiento

de Plan Anticorrupción y sus componentes, los cuales se encuentran enmarcados en

la guía “Estrategias para la construcción del plan anticorrupción y atención al

ciudadano” CEHANI ESE, documento que contiene 6 componentes adoptado del

modelo de matriz de seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

emitido por la DAFP, para el año 2016, dentro del plan se construyó la estrategia de

racionalización de trámites, se realizará directamente en el Sistema Único de

Información de Trámites (SUIT), su evaluación llega a un cumplimiento del 71.4%

La oficina de control interno cumple con las fechas de seguimiento para el primer y

segundo seguimiento con corte al 30 de abril, 30 de agosto de 2016, y su publicación

que se surte dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de siguiente en

cumplimiento a las directrices dadas por la Secretaria de Transparencia de la

Presidencia de la Republica.

El cumplimiento en el avance de las estrategias de Gobierno en línea se encuentra en

el 54% de consecución se evidencia retraso en la implementación de la estrategia de

gobierno en línea, entendido desde que para terminar la vigencia faltan únicamente

dos meses.


6

2. ALCANCE La evaluación tuvo en cuenta la autoevaluación por dependencias y los avances que presentan cada una de las áreas frente al cumplimiento del modelo, su aplicación por parte de los líderes de procesos y demás funcionarios y contratistas pertinentes. El seguimiento y control sistemático que efectúa la oficina de control interno permite emitir resultados frente a los logros alcanzados en la gestión del desarrollo de los elementos que lo integran. 3. CRITERIOS

Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.

Manual de Implementación del Modelo de Control Interno para el Estado Colombiano MECI: 2014 (DAFP) decreto 943 de 21 de mayo de 2014.

Resultados Etapa de MECI 2016 Con el propósito de seguir afianzando este objetivo en la administración se presenta los avances del MECI para CEHANI ESE, el cual continúa sustentándose en los tres aspectos filosóficos esenciales en los que se ha venido fundamentando el Modelo, a saber: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación; los cuales son los pilares que siguen siendo la base para un control efectivo en la administración pública y por ende de nuestra entidad.


7

Dentro informe se puede evidenciar el alcance de resultados obtenidos con corte al mes

de octubre de 2016, que alcanzan 83% de los objetivos alcanzados dentro de los

elementos de control implementados a través de la aplicación de un enfoque del Sistema

de Gestión de Calidad alienado al Modelo Estándar de Control Interno MECI.

El CEHANI ESE utilizó la herramienta diagnóstico para determinar la calificación de

avance de cada uno de los componentes del MECI resultado obtenido desde la

autoevaluación de los procesos y desde el cumplimiento que ejerce el Direccionamiento

estratégico de la entidad.

También se presenta un cronograma de trabajo a desarrollar dentro de lo que resta de

la vigencia 2016, el cual se recomienda tener en cuenta dentro de la implementación

para el siguiente cuatrimestre y dentro de la planeación estratégica alineada al MECI de

la entidad.

Resultados de cumplimiento de MECI julio octubre de 2016.

Elemento de control

II Cuatrimestre

% De Estado

OCTUBRE

2016

I

Cuatrimestre

% De Estado

JUNIO

2016

% De Estado Abril 2016

III

Cuatrimestre % De Estado

Nov 2015 –

Feb 2016

% De Estado septiembre

2015

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Sistemasde Inf.

Acuerdos,

Compromisos yProtocolos Éticos

Desarrollo del TH

PlanesProgrmas

yproyecto

s

Modelode

Operación por

procesos

Estructura

Organzacional

Indicadores de

gestión

politicasde

operación

Administración

delRiesgo

Autoevaluacion

Auditoriainterna

Planes deMejoram

iento

Información y

comunicación

externa

Información y

comunicación

interna

Sistemasde

información y

comunicación

Series1 88 90 93 95 93 50 75 88 90 70 100 88 60 88

% d

e A

van

ce

Factores de MECI

FACTORES DE CALIFICACION CEHANI ESE AVANCE MECI 2016


8

Información y

Comunicación

Interna

40% 40% 60% 60%

40%

Autoevaluación Institucional

70% 70% 90% 90%

35%

Información y

Comunicación Externa y interna

60% 81% 92% 89%

89%

Administración de Riesgos

90% 85% 95% 90%

45%

Sistemas de

Información y Comunicación

88% 88% 92% 92%

88%

Indicadores de Gestión

75% 88% 100% 100%

50%

Políticas de Operación

88% 88% 100% 100%

63%

Plan de Mejoramiento

88% 88% 100% 100%

100%

Acuerdos,

Compromisos y

Protocolos Éticos.

90% 92% 100% 100%

83%

Desarrollo del Talento Humano

93% 88% 100% 100%

78%

Planes, Programas y Proyectos

95% 90% 100% 100%

85%

Modelo de

Operación por

Procesos

93% 93% 96% 96%

57%

Estructura Organizacional

50% 100% 100% 100%

25%

Auditoría Interna 100% 100% 100% 100%

85%

Calificación Global

83% 85% 99% 94%

70%

1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

Para el proceso de Control, se encuentran los componentes y elementos que permiten asegurar de una manera razonable, que la planeación y ejecución de la misma en la entidad tenga los controles necesarios para su realización. Uno de sus objetivos aplicados fue la de introducir una cultura organizacional de auto control a la gestión en los procesos de direccionamiento estratégico, Misionales, de apoyo y de evaluación en aras de una prestación de los servicios de manera oportuna y eficiente a partir de la vigencia 2014, 2015, y 2016. La gerencia debe propender por que los líderes de no pierdan el enfoque de cultura de control y autocontrol alineado al direccionamiento estratégico y al cumplimiento de la misión, visión , y objetivos institucionales y que desarrollen cultura de responsabilidad y cumplimiento frente a los lineamientos emitidos por la oficina de control interno del CEHANI ESE. 1.1 COMPONENTE TALENTO HUMANO La entidad desarrollo elementos que le permitieron crear una conciencia de


9

control y un adecuado desarrollo del talento humano, en tormo a la ejecución de actividades que se enmarcan dentro de los elementos fundamentales del MECÍ: 2014. La aplicación del modelo estándar de control Interno integran modelo para la vigencia 2016, que permite mejorar todos los aspectos de la organización, ya que la calidad y el control están presentes en todas las áreas de gestión del CEHANI ESE, su implementación tiene costos humanos, físicos y financieros, que implico contar con una organización sistémica que condescendió al desarrollo constante de la entidad. El cumplimiento del Plan operativo anual POA 2016, como uno de los principales lineamientos de planeación estratégica emitidos por la Gerencia, tuvo ajustes para lograr su seguridad dentro del cumplimiento al terminar la vigencia 2016, logrando resultados eficientes y determinantes dentro del proceso bajo las directrices establecidas en los productos de control de los POAS, se establecen cuáles son los principales avances en el cuatrimestre segundo del año 2016. Dentro del siguiente cuadro se presenta los planes proyectados y su porcentaje de cumplimiento frente a las actividades programadas / cumplidas. De 132 actividades programadas a cumplirse dentro de la vigencia los líderes alcanzan un cumplimiento de 115 actividades lo que representa un cumplimiento de 87%. Se debe propender por un cumplimiento óptimo del POA. 1.1.1 Acuerdos, compromisos y protocolos éticos El CEHANI ESE presenta un documento con los principios valores de la entidad, construido participativamente. El Código de Ética y Buen Gobierno se encuentra aprobado por parte de la Alta Dirección el documento fue ingresado dentro de la agenda de temas de inducción y reconocimiento institucional el cual se cumple. Para el segundo cuatrimestre de 2016 la entidad no ha efectuado actualizaciones al Código de Ética y Buen Gobierno, ni se ha cumplido con el despliegue mediante programación de actividades.


10

La entidad ha trabajado en la actualización de temas específicos para las sesiones de inducción y re-inducción en el formato de agenda con sus respectivos responsables. Se desarrolla jornadas de inducción al nuevo personal vinculado a la entidad y se generan evidencias de la aplicación del proceso a cada sesión desarrollada. La entidad ha efectuado cambios a los Manuales de Funciones mediante acuerdo No 12 del 28 de julio de 2016, los cambios surten en cumplimiento al Plan de Mejoramiento establecido como resultado de RAM interpuesto por entidades externas dentro del proceso de auditorías. Se ha consolidado y analizado los reportes de acción de mejoramiento en las cuales se incluyen las PQRSF, presentadas para buscar acciones de mejoramiento con la articulación de planes en la vigencia 2016 dentro de lo correspondiente al SGC. los resultados de seguimiento y control a los planes de mejoramiento en cual se incluye dentro del Programa de auditoria 2016 y cumple los lineamientos emitidos por el DAFP dentro del Manual Técnico Modelo Estándar de Control Interno -MECI 2014, en el componente planes de mejoramiento - se presentan en comité de control interno e informes de indicadores dentro del comité Calidad MECI de manera periódica, para la vigencia objeto de este informe 2016, los cuales alcanzan unos resultados del 66% de cumplimiento en la elaboración e implementación de planes de mejoramiento y 75% en cumplimiento de acciones de mejora evaluadas, esto permite viabilizar el desempeño de la calidad esperada dentro de la entidad. LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN RECOMIENDA:

1. Una mayor divulgación del código de ética y buen gobierno, apropiación de los principios y valores, lo cual redunda en el comportamiento y actitud frente al servicio, para la vigencia 2016, de acuerdo a los cambios que se presenten para la nueva administración y el PDI 2016- 2020.

2. Se deben hacer campañas de adopción de valores y principios éticos

de forma bimensual liderada a través de proceso de Gestión Humana, del CEHANI ESE.


11

3. El encargado de Talento Humano debe asegurar que en los ejercicios

de inducción y reinducción se socialice y comprenda el documento que contiene los principios y valores de la Entidad, de tal manera que éste sea conocido por todos los funcionarios, y que éstos lo entiendan y apliquen de manera correcta para ello se debe implementar mecanismos de evaluación que permitan medir la comprensión y aplicación de los principios y valores éticos.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano

Para segundo cuatrimestre de 2016, se gestiona el desarrollo del talento humano, mediante el cumplimiento de los programa de bienestar y capacitación de manera articulada con los demás procesos de gestión de la entidad, lo que ha permitido ejecutar los programas de capacitación y bienestar de manera global a todo el personal de la entidad en capacitaciones que permiten tener un desarrollo laboral y mayor conocimiento de la normatividad y programas vigentes que ejercen sobre la entidad. Acorde a la programación realizada para el estudio de clima organizacional de la vigencia anterior, se toma de decisiones frente a las estrategias que se proyecten implementar par a la vigencia siguiente, El Método de aplicación del estudio de clima organizacional fue entregado, recopilado y tabulado: con la distribución de 60 encuestas direccionadas al personal de la institución. De acuerdo a las recomendaciones del diagnóstico se han consignado actividades a desarrollar dentro de los planes de Capacitación y Bienestar lo cual se ha venido gestionando por parte del líder de gestión de talento humano. La capacitación y formación de los empleados está orientada al desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional, de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios. El Plan institucional de formación y capacitación, se lo realiza teniendo en cuenta las necesidades del personal, teniendo en cuenta los resultados de la encuesta realizada para este propósito.


12

Para el Año 2016, después de la tabulación de la encuentra se evidencia que existen temas de interés y entre los más solicitados se encuentra que existen 20 temas, los cuales se los programa para realizarlos en el transcurso del año. El plan institucional de capacitación está ejecutado en un 70% ya que de 20 actividades programadas se han ejecutado 14 capacitaciones dentro de las cuales s e incluyen: Resultados del Plan de Capacitación CEHANI ESE.


13

Gestión del Riesgo Todo Cumplido

Seguridad del Paciente (socialización del

programa de seguridad del paciente, política y

grupo referente), (protocolos de prevención de

abuso sexual en los usuarios, bronco aspiración

durante la atención en salud, lavado de manos,

aislamiento, uso y rehúso de dispositivos

médicos), (Guías de procesos seguros en

piscina, identificación correcta de pacientes)

Todo Cumplido

Bioseguridad Asistencial Cumplido

Comunicación Asertiva Todo Cumplido

Manejo de estrés y cargas laborales Todo Cumplido

Manejo de tiempo y organización administrativa Todo Cumplido

Compañerismo y trabajo en equipo -

fortalecimiento de relaciones

Todo Cumplido

Educación emocional – Motivación Todo Cumplido

Talleres de integración y resolución de conflictos Todo Cumplido

Relaciones interpersonales Todo Cumplido

Emergencias y desastre (brigadas de

emergencias, socialización plan de

emergencias, acondicionamiento físico,

primeros auxilios, signos vitales, evaluación

inicial, vendajes, hemorragias, rcp, evacuación y

puntos de encuentro, incendios, extintores,

atención pre hospitalaria básica, señalización,

rutas de evacuación, riesgos y accidentes en el

lugar de trabajo)

Todo Cumplido

Servicio al Cliente Todo Cumplido

Manejo de Indicadores de Gestión Todo Cumplido

Aplicativos Informáticos Institucionales Todo En

cumplimiento

Al personal que se le

instaló nuevo sofward.

Microsoft Excel Todo Por Cumplir Programada para el

18/11/2016

Socialización constante del código de ética Todo En

cumplimiento

Se socializa en la

inducción


14

Las áreas de gestión implementan los indicadores de cumplimiento y satisfacción frente al plan de bienestar social programas de capacitación, bienestar y estímulos y salud ocupacional. De igual manera, la gestión del talento humano incluye el desarrollo de prácticas orientadas a hacer viable el cumplimiento de lo establecido en la Ley 909 de 2004, en cuanto a la programación de reuniones del grupo de colaboradores que conforman la Comisión de Personal. Se continúa con la ejecución del procedimiento de Evaluación de desempeño, sustentado en los registros de evaluación de desempeño con un cumplimiento y aplicación del 100%. En cumplimiento al Decreto 1072 del 2015, define a la Seguridad y Salud en el trabajo como una disciplina de prevención de lesiones y enfermedades que se causen por el desempeño de las funciones laborales; también señala que son las acciones de protección y promoción de la salud laboral, por lo tanto se enfoca en proporcionar las condiciones adecuadas para los trabajadores en relación con su salud física, mental y social y Para lograr este objetivo, se creó el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, también conocido como SGSST. El Centro de Habilitación CEHANI ESE esta direccionando sus esfuerzos al cumplimiento del Seguridad y Salud en el trabajo el cual es liderado e implementado por la alta dirección, como es también se ha sensibilizado a los funcionarios y contratistas a todo nivel sobre la obligación, en el actuar conforme a este; por tanto, deberán cumplir con la aplicación y aprovechar los medios de seguridad y salud dados por el trabajador. La política está encaminada al desarrollo de la Identificación: se debe promover la identificación, evaluación y valoración de los riesgos, para así establecer los controles necesarios. Para la implementación del SGSST la entidad cuenta con la asesoría de personal externo el cual cumple con los requisitos exigidos por la normatividad vigente en este tema, pudiendo asegurar que existen grandes avances al respecto y en lo que aún falta se están haciendo grandes esfuerzos ya que somos conscientes de la gran responsabilidad que tenemos. Por otro lado existe la conformación del COPASST (Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo) es un comité encargado de la promoción y vigilancia de las normas en temas de seguridad y salud en el trabajo dentro de las empresas públicas y privadas, y que según el tamaño del CEHANI E.S.E,

http://actualicese.com/normatividad/2015/05/26/decreto-1072-de-26-05-2015/


15

se encuentra conformado por 2 representantes del empleador y 2 representantes de los trabajadores Es importante resaltar que los integrantes del COPASST, asisten a capacitaciones frecuentes sobre la seguridad y salud en el trabajo, capacitaciones que ofrece la ARL Colmena. LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN RECOMIENDA:

Se debe establecer ejercicios de autoevaluación, por parte de área de talento humano en las que se involucren las disposiciones sobre talento humano con el fin de tener información que permita tomar decisiones que sirvan para proponer cambios o ajustes en las políticas de talento humano adoptadas por la entidad. Se recomienda que el responsable de la gestión de talento humano, determine si el Plan Institucional de Capacitación PIC responda a las necesidades de los servidores públicos, y que el desarrollo del mismo satisfaga dichas necesidades, que se analice sus resultados en el desarrollo de sus funciones y se diseñe nuevos retos de capacitación para la nueva vigencia donde se incluya las necesidades por cada una de las dependencias que conforman la entidad. 1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO La gerencia del CEHANI ESE presenta debilidades frente al compromiso que debe tener dentro del cumplimiento del POA por parte de los líderes, cumplimiento a compromiso de comités , plan anticorrupción y gobierno en línea, programas que de acuerdo a la ley se debe cumplir de manera eficiente y efectivos cumplimiento del plan institucional y en la consecución de los objetivos propuestos, por parte del Gobierno Nacional Paralelo a éste proceso, la Dirección no se están generando espacios para el seguimiento en el cumplimiento de las metas establecidas por las diferentes áreas de la entidad como es el cumplimiento mensual del comité MECI Calidad. 1.2.1 Planes y Programas


16

En lo que respecta a la planeación, se tiene que la entidad para la vigencia

2016 tiene debilidades de direccionamiento frente al cumplimiento del Plan

de Desarrollo Institucional PDI, alineado con las políticas de desarrollo

administrativo ya que a la fecha no se ha formulado ya que solamente hasta

el mes de octubre se nombra en propiedad el nuevo gerente de la entidad.

En complementariedad con el Plan de Desarrollo, se han formularon 17 Planes Operativos para la vigencia 2016, de acuerdo al Plan de Desarrollo Institucional que existe a la fecha de este informe y alineado a la plataforma estratégica de la entidad, en él se determinan para cada uno de los proyectos información que permite a la entidad realizar un seguimiento, medición y control más efectivo y eficaz, permitiéndole tomar acciones de corrección, correctivas y/o preventivas de manera oportuna. Los resultados de la auditoria de cumplimiento programa anual de auditoria 2016, - POA Plan operativo anual alcanza el 87% al cierre del segundo cuatrimestre de 2016.


17

Código: FR- CDG-013

Versión: 0

1

Proyecto: MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE

GESTION DE AYUDAS DIAGNOSTICOS FRENTE AL

CUMPLIMIENTO DE LA NORMA ISO 9001, NTCGP

1000: 2009, MECI Y LA RESOLUCIÓN 2003 DEL 2014

GESTION DE

AYUDA

DIAGNOSTICA

Subgerencia

técnica3 3 100

2MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE GRI FRENTE AL


1000: 2009, MECI Y LA RESOLUCIÒN 2003 DEL 2014

CONTROL DE

GESTIÓN

Jefe de Control

Interno4 4 100

3MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE CDG FRENTE AL


1000: 2009, MECI Y LA RESOLUCIÒN 2003 DEL 2014

CONTROL DE

GESTIÓN

Jefe de Control

Interno12 12 100

4IMPLEMENTACIÓN DE LOS ESTÁNDARES DE

ACREDITACIÓN Y MEJORAMIENTO CONTINUO A

TRAVÉS DEL PAMEC

CONTROL DE

GESTIÓN

Jefe de Control

Interno12 12 100

5

MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE GAF FRENTE AL



GESTION DE

AMBIENTE

FISICO

Subgerencia

Administrativa 13 11 85

6

MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE GAR FRENTE AL



GESTION DE

ADMISION Y

REGISTRO

Auxiliar

Administrativo8 6 75

7FORTALECIMIENTO SISTEMA INTEGRAL

ACOMPAÑAMIENTO AL USUARIO

GESTION DE

ATENCION AL

USUARIO

Profesional

Universitaria GAU 5 4 80

8MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE GFI FRENTE AL



GESTION

FINANCIERA

PROFESIONAL

UNIVERSITARIO

GRADO 03

13 12 92

9

MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE GHR FRENTE AL



GESTIÓN DE

HABILITACIÓN Y

REHABILITACIÓ

N

Profesional Área

de la salud10 9 90

10Mejoramiento del proceso de GHU frente al

cumplimiento de la norma ISO 9001, NTCGP 1000:

2009, MECI y la resolución 2003 DEL 2014

GESTION DEL

TALENTO

HUMANO

Profesional

Universitario12 8 67

11 MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE GJU FRENTE AL



GESTIÓN

JURÍDICA

Profesional


12 MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE GSI FRENTE AL



GESTIÓN DE

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

Profesional


13

MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE GTE FRENTE AL



GESTIÓN DE

TECNOLOGÍA

Profesional

Universitario 4 2 50

14FORMULACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UNA

POLÍTICA DE SEGURIDAD DEL PACIENTE

GESTION DE

CALIDAD

Lider de seguridad

del paciente16 15 94

15MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE DRE FRENTE AL



DIRECCIONAMIE

NTO

ESTRATEGICO

Gerencia 5 4 80

16 Implementación de la ISO 9001:20 08, NTGCP

1000:2009 y MECI en el proceso GSF

GESTIÓN DE

SERVICIO

FARMACÉUTICO

Profesional


17Implementación de la ISO 9001:2008, NTGCP

1000:2009 y MECI en el proceso GDC

GESTION DE

CALIDAD

Profesional


132 115

87,12

Fuente: AUTOEVALUACION POA MES DE OCTUBRE DE 2016

PROCESO RESPONSABLEPROGRA

MADAS

PROCESO CONTROL DE GESTIÓNFecha Aplicación: 01

Septiembre de 2014

MEDICIÓN CUMPLIMIENTO POA

PERIODO EVALUADO: MES DE OCTUBRE DE 2016

RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN: JEFE DE CONTROL INTERNO

TOTAL

CUMPLIDAS % CUMPLIMIENTO

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO -SGC

No. PROYECTOS PDI 2016


18

Se continua con la Implementación del sistema de PQRS a través del instructivo de apertura de buzones, el procedimiento de recepción y gestión de PQRS y los formatos Petición, queja, sugerencia, felicitación; consolidado para el seguimiento a peticiones, quejas, reclamos y sugerencias; Investigación interna de PQRS; control de llamadas, Acta de Fijación – des fijación; matriz de aseguramiento / calidad esperada proceso gestión acompañamiento al usuario, caracterización de este proceso, matriz de indicadores, desempeño del proceso, matriz de riesgos del proceso. La gerencia desde su rol estratégico, ha emitido lineamientos y ha priorizado temas como el mejoramiento de las comunicaciones, el establecimiento de las estrategias de atención al ciudadano. En los resultados obtenidos con respecto al nivel de satisfacción frente a los servicios brindados por la entidad, se encuentra que los procesos de Gestión Habilitación y Rehabilitación, Gestión de Ayudas Diagnosticas y Admisión y Registro cumplen satisfactoriamente con el 90% de meta establecida por la entidad, sin embargo en dichos meses el proceso del Servicio Farmacéutico obtiene un bajo nivel de satisfacción, en el mes de septiembre se resalta y por primera vez en lo que llevamos del año el servicio farmacéutico cumple la satisfacción con un 91 % en el mes de Octubre se evidencia nuevamente un bajo nivel de satisfacción con un 76%. Finalmente el porcentaje global de satisfacción se ubica en el periodo julio – octubre con el 93%

LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN RECOMIENDA: 1. La gerencia debe propender por fortalecer La Autogestión y Autocontrol con el cumplimiento del MECI y de la ISO 9001 -2009 para que los responsables de su cumplimiento ejecuten acciones concretas y medibles frente a su implementación en observancia a la normatividad vigente.

2. se recomienda al representante del MECI ante la dirección actué en cumplimiento de la normatividad vigente y gestione el desempeño de seguimiento y control de la gestión dentro del rol de su competencia. 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos


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La entidad tiene establecido un mapa de procesos donde se evidencia la interrelación estratégica, misional, de apoyo, y de evaluación y seguimiento. Los resultados emitidos por la oficina de Calidad dentro de los criterios de evaluación norma ISO 9001: 2008 NTCGP 1000 2009 alcanzan un 90 % de cumplimiento dentro del proceso de implementación. A continuación se presenta el informe de CRITERIOS DE EVALUACIÓN NORMA ISO 9001:2008 - NTCGP 1000:2009 - CEHANI E.S.E. dentro de él se evidencia que el Sistema de Gestión de Calidad debe mantenerse y fortalecerse en los requisitos sanforizados en color rojo, es necesario tomar las acciones que se determinan en dichos capítulos y requisitos, ya que para el cuatrimestre de este informe el Sistema se mantiene pero se debe proyectar una mejora continua a los procesos de: Enfoque al cliente, responsabilidad, autoridad y comunicación, revisión por la dirección, provisión de los recursos, infraestructura y ambiente de trabajo, los cuales están calificados para una e toma de decisiones urgente por no cumplimiento de la meta.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN NORMA ISO 9001:2008 - NTCGP 1000:2009 - CEHANI E.S.E.

Metas a Agosto de 2016

Óptimo: ≥95% Para análisis: 94 .99- 90% Toma decisión urgente:

≤ 90 %

CAPITULO PESO AVANCE CRITERIO

CALIFICACIÓN CON CORTE A AGOSTO DE

2016

CALIFICACIÓN 2015

CALIFICACIÓN 2014

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD 20% 99

4.1 REQUISITOS GENERALES

100 100 75,6

4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

97 96 90,5

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

20% 85

5.1 COMPROMISO CON LA DIRECCIÓN

96 96 88,0

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE 80 80 60,0

5.3 POLÍTICA DE CALIDAD 100 100 96,7

5.4 PLANIFICACIÓN 85 85 90,0

5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

87 87 86,7

5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

60 60 42,2


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6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

20% 75

6.1 PROVISIÓN DE LOS RECURSOS

70 70 100

6.2 RECURSOS HUMANOS 84 84 64

6.3 INFRAESTRUCTURA 67 67 80,00

6.4 AMBIENTE DE TRABAJO

80 80 80

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

20% 97

7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

100 100 80,00

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

100 100 75,11

7.4 COMPRAS 93 93 61,67

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

92 92 59,62

7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

100 100 54,00

8. MEDICIÓN ANÁLISIS Y

MEJORA 20% 97

8.1 GENERALIDADES 100 100 53,33

8.2 SEGUMIENTO Y MEDICIÓN

100 100 65,00

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

100 100 77,50

8.4 ANÁLISIS DE DATOS 90 90 70,00

8.5 MEJORA 96 96 69,29

TOTAL 91 90 90 74

Cada proceso cuenta con su matriz de aseguramiento / calidad esperada, de la cual se ha elaborado la matriz de indicador y el desempeño de proceso.

Cada Líder de proceso es responsable de consolidar la información relacionada con los resultados de sus indicadores y presentar los resultados en los Comités de Calidad – MECI, análisis que no se cumple por parte de la alta dirección, como herramienta evidencia de una manera gráfica la tendencia del proceso con respecto a las meta y al esfuerzo así como también proporciona el marco para realizar análisis de los procesos y en el caso de que no cumplan con las metas asociarlos a la fuente de información para el mejoramiento continuo, en concordancia con la Implementación “Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI 2014. La entidad desarrolla una feria de socialización de cada uno de los procesos que conforman la entidad, como se encuentra diseñado en los planes operativos de cada proceso esto contribuye al cumplimiento de los objetivos institucionales a nivel de toda la entidad y fortalece el conocimiento global delos funcionarios ante el que hacer institucional por proceso.


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La entidad presenta debilidades dentro del proceso de planeación financiera, se recomienda que efectué de manera oportuna y con una periodicidad del reuniones el comité de sostenibilidad contable como una instancia asesora de la entidad para toma de decisiones de las áreas de gestión en la formulación de políticas y estrategias, cuyo objeto de garantizar la sostenibilidad del sistema contable, produciendo información financiera confiable y oportuna.

LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN RECOMIENDA: 1. Los procesos y procedimientos deben ser revisados periódicamente por parte de sus responsables, y los ajustes que se realicen deben ser informados a los funcionarios y contratistas involucrados en el proceso de manera oportuna. 2. No se da cumplimiento al MECI de manera oportuna y adecuada su calificación baja de un cumplimiento del 85% calificación para el mes de junio de 2016 al 83% ultima calificación con corte al mes de noviembre. 3. Se evidencia falta de autocontroles por parte del nivel directivo al cumplimiento a POA de cada proceso frente las metas gerenciales, se recomienda efectuar autoevaluaciones para medir su nivel de cumplimiento como proceso de autoevaluación institucional. 1.2.3 Estructura Organizacional La entidad muestra un organigrama por áreas que cuenta con la estructura básica de la Entidad antes de la resolución 808 del 1 de agosto de 2013, la cual complementa la planta global de personal del CEHANI E.S.E. Se requiere actualizar la estructura frente a la situación actual ya que a la fecha se presenta inconvenientes por la falta de una estructura organizacional que conlleva a atrasos en los procesos de gestión administrativa. 1.2.4 Indicadores de Gestión El CEHANI cuenta con indicadores de eficiencia y efectividad, consignados en el Plan de Gestión Gerencial, los cuales le permiten medir y evaluar el avance en la ejecución de los planes, programas y proyectos. La entidad tiene establecido procedimientos que le permiten evaluar


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permanentemente la satisfacción de los clientes con respecto a los servicios ofrecidos en la organización, y el seguimiento respectivo. A partir del mes de enero y hasta octubre de 2016 se ha incumplido con la periodicidad de la medición del desempeño de cada proceso, se realiza a través del Comité de Calidad y MECI. LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN RECOMIENDA: 1. los responsables y sus equipos de trabajo deberán hacer seguimiento según la periodicidad definida de cada uno de los indicadores de los cuales son responsables a fin de cumplir las metas. 2. La alta dirección debe propender por el control y autocontrol de indicadores y cumplimiento de todas las metas y objetivos gerenciales de manera periódica.

3. Se recomienda seguir desarrollando mecanismos de planeación efectivos como un proceso dinámico y sistemático que debe cumplir toda entidad pública. realizar su planeación según lo dispuestos en el Decreto 2482 de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, adoptando el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación.

4 La entidad debe actualizar de forma inmediata la estructura organización frente a la situación actual ya que a la fecha se presenta inconvenientes administrativos. 5. La gerencia debe suscribir acuerdos de gestión donde se definen las responsabilidades y metas frecuentes por parte de los gerentes públicos.

1.2.5 Políticas de Operación La entidad cuenta con el Manual General de Políticas, de las cuales se ha divulgado a los funcionarios. Las políticas de operación de la entidad son las que sirven de elementos claves de acción que permiten el cumplimiento del que hacer de nuestra entidad Se actualizó, tanto en el Manual de Políticas como en el Código de Ética y


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Buen Gobierno la política relacionada con el Sistema de Garantía y Seguridad en el Trabajo. Dentro del seguimiento y control se ha efectuado los correctivos necesarios para la ejecución correcta de lo planeado mediante la aplicación de planes de mejoramiento diseñados para su cumplimiento. LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN RECOMIENDA 1. Se debe propender porque cada día se implemente estrategias que conlleven a los funcionarios a la adopción de las políticas mediante elementos y herramientas como correos y/o mecanismos de divulgación etc...

2. La gerencia debe suscribir acuerdos de gestión donde se definen las responsabilidades y metas frecuentes por parte de los gerentes públicos.

1.3. Componente Administración del Riesgo de los Procesos 1.3.1 Políticas de Administración de Riesgos 1.3.2 Identificación del Riesgo La alta gerencia del CEHANI definió las políticas para el manejo de los riesgos, las cuales se encuentran registradas en Manual General de las Políticas. La participación del Mapa de riesgos se efectuó por parte de todas las unidades de gestión, a fin de consolidar toda esta información en un mapa de riesgos de la entidad Se diseñó la matriz de riesgos por parte de 15 líderes, y se actualiza como instrumento que define el marco de acción donde es necesario la identificación, análisis y valoración del riesgo.

Por otro lado, es importante tener en cuenta dentro de la administración del riesgo el cumplimiento del artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, en este sentido, se debe propender para dar cumplimiento a los lineamientos de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, la entidad cuenta el mapa de riesgos de corrupción el cual se encuentra diseñado por los 14 líderes que gestionan los procesos de la entidad, de lo cual la entidad cumple con diseñar una estrategia denominada plan anticorrupción y atención al ciudadano, el cual


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no es evaluado por la gerencia y el nivel directivo dentro de los temas que contiene para tomar decisiones integrales que le beneficien a la entidad y que los recursos sean utilizados de manera óptima con miras a la austeridad del gasto. Para el proceso de gestión del riesgo La oficina de control interno dentro de su rol de evaluación y seguimiento brinda a la gerencia un informe de evaluación sobre la administración de los riesgos, su valoración y controles con el fin de que se implementen estrategias de mitigación de riesgos y se adopten controles correctivos y preventivos definidos para cada proceso o actividad para aminorar la probabilidad e impacto de los Riesgos cuyos resultados son:

Se diseña MATRIZ DE RIESGOS vigencia 2016 por cada uno de los procesos CEHANI ESE.

Se evalúa MATRIZ DE RIESGOS por procesos vigencia 2016.

Se socializa resultados a equipo de líderes Comportamiento de los riesgos vigencia 2015 –evaluada primer semestre 2016 CEHANI ESE. Se analiza los riesgos según área y proceso

RIESGOS

2015 RIESGOS

2016

ZONA DE RIESGO

BAJA 2 63

ZONA DE RIESGO

MODERADA 37 19

ZONA DE RIESGO

ALTA 41 12

ZONA DE RIESGO

EXTREMA 21 7


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RIESGOS 2015 POR PROCESO

PROCESO

ZONA DE

RIESGO ALTA

ZONA DE

RIESGO BAJA

ZONA DE RIESGO

MODERADA

ZONA DE RIESGO

EXTREMO

GCD 7 1

GRI 1 2

GHR 9

GAD 3 7

GAR 5 1

GAU 1 1 1

GSF 1 1 3

GAF 7 2

GTE 7 2

GJU 4 1 3 4

GHU 22

CDG 4 1


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RIESGOS 2016 POR PROCESO

PROCESO

ZONA DE

RIESGO ALTA

ZONA DE

RIESGO BAJA

ZONA DE RIESGO

MODERADA

ZONA DE RIESGO

EXTREMO

GCD 5 3

GRI 1 2

GHR 1 7 1

GAD 5 1 2 2

GAR 5 1

GAU 2 1

GSF 1 1 2 1

GAF 2 4 3

GTE 1 7 1

GJU 10 2

GHU 22

CDG 4 1


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LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN RECOMIENDA: 1. La entidad debe seguir trabajando en que los funcionarios adopten las

políticas de administración del riesgo, para tal efecto puede valerse de la inducción y re inducción o cualquier mecanismo de comunicación como carteleras, correo electrónico, pagina web, etc, a efectos de lograr mitigar los riesgos.

2. La entidad debe analizar riesgos extremos y altos y apropiar recursos humanos, físicos y financieros para el tratamiento adecuado de los riesgos para minimizar su impacto y evitar que estos se materialicen.

2. Componente de Auditoría Interna

Auditoría Interna

1. La Oficina de Control Interno del CENTRO DE HABILITACIÓN DEL NIÑO CEHANI ESE, para la vigencia, cumple con un programa de auditorías con la finalidad de efectuar seguimiento y evaluación al modelo estándar de control interno MECI y SGC, y PAMEC entre otros, contemplando la implementación, continuidad y sostenibilidad de los respectivos sistemas para la vigencia 2016.

2. En el segundo cuatrimestre del Año 2016, el PAMEC es cumplido a través del

programa de auditorías, se evidencia una buena planificación de auditorías durante la vigencia 2016 el cual es satisfactorio en torno al porcentaje e cumplimiento el nivel de cumplimiento del programa de auditoria es del 100%.

Los objetivos logrados dentro del programa de auditoria para el CEHANI ESE, se cumple y se evidencian en:

Determinación del grado de estandarización de los procedimientos de acuerdo a

los lineamientos establecidos en el marco de la documentación

Determinar el grado de eficacia del proceso de acuerdo a los objetivos

planteados.

Determinar el grado de aplicación de las herramientas y directrices gerenciales

para el mejoramiento del proceso.


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Determinar el nivel de conocimiento de los responsables de políticas y

procedimientos.

Determinar las fortalezas y oportunidades de mejoramiento de los procesos, con

el objetivo de establecer planes de mejora en el marco del MECÍ, Plan

anticorrupción, Gobierno en línea, Control que a la fecha no se encuentran

actualizados ni cumplido.

Al finalizar el cuatrimestre el CEHANI ESE, ejecuta el programa de auditoria de

control, autocontrol de la gestión administrativa, financiera que incluyen todos

los procesos de la entidad que incluye:

Programa de auditoria por procesos.

Proceso Criterios de la auditoría


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GESTION HUMANA

Auditoria Interna (Ley 909 de 2004 Arti.

39, Decreto 127 de 2005 Art. 52 Circular 004 de 2005 del DAFP) Antes del 30 de enero al representante legal y Lideres de Procesos,

TODOS LOS PROCESOS

AUTOCONTROL: PLANES OPERATIVOS ANUALES

AUDITORIA INTERNA : PLANES OPERATIVOS ANUALES

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

AUTOCONTROL: PLAN DE IMPLEMENTACION MECI

GESTION FINANCIERA AUDITORIA INTERNA CONTROL INTERNO CONTABLE

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

AUTOCONTROL : APROPIACION DE LA ESTRATEGIA, PLATAFORMA ESTRATEGICA Y POLITICAS INSTITUCIONALES.

AUTOCONTROL: NIVEL DE CONOCIMIENTO DEL CODIGO DE ETICA

Proceso Criterios de la auditoría


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DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

AUTOCONTROL:IMPLEMENTACION DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001: 2008 - NTCGP 1000.2009 NORMA ISO 9001: 2008 - NTCGP 1000.2009 -

ESTRUCTURA DOCUMENTAL-REQUISTOS LEGALES - REQUISITOS DE LOS CLIENTES

TODOS LOS PROCESOS

AUTOCONTROL;ADMINISTRACION DE RAM - PLANES DE MEJORAMIENTO -MEJORAMIENTO CONTINUO

TODOS LOS PROCESOS

AUTOCONTROL : ACCIONES DE CONTROL ESTABLECIDAS EN LOS MAPAS DE RIESGOS

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

AUTOCONTROL: PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LINEA ,ESTRATEGIA ANTITRAMITES Ley 1474 de junio 12 e 2011, art. 73 y 76, Decreto 2641 de 17 de Diciembre de 2015, ley 1712 del6

de marzo de 2014-

SERVICIO FARMACEUTICO

AUDITORIA INTERNA : INVENTARIOS , DISPENSACION DE MEDICAMENTOS

GESTIÓN DE AMBIENTE FISICO

AUDITORIA INTERNA : INVENTARIOS


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TODOS LOS PROCESOS

AUDITORIA INTERNA : SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD/ Sistema unico de habilitación/ NORMAS ISO 9001-2008/ NTCGP1000 2009

Los procedimientos de auditorías internas se basan en evidencias los documentales que

permiten ejercer control permanente a la gestión administrativa.

Los resultados de las auditorias se emiten a la oficina de calidad mediante el reporte de acciones de mejoramiento a la fecha se han implementado 12 auditorías direccionadas al cumplimiento de los planes y programas que adelanta la entidad en los términos establecidos dentro del Programa de auditoria 2016.

Los informes emitidos cumplen los lineamientos establecidos por al entidades de control y el

Departamento Administrativo de la Función Pública.

1.3 Componente Planes de Mejoramiento El CEHANI ESE para la vigencia 2016, ha implementado acciones necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de los procesos, como resultado de los procesos de autoevaluación realizados por cada líder de proceso de la Oficina de Control Interno.

Se ha establecido, revisado, aprobado, socializado e implementado el procedimiento de

mejoramiento continuo y los resultados de planes de mejoramiento a cada uno de los líderes

de los procesos.

Se ha evidenciado ante la gerencia de la entidad los resultados obtenidos al proceso de

seguimiento y control de los planes de mejora que se ejecutan por parte de los líderes para el

cada cuatrimestre del año.

Se desarrolla gestión de Reporte de Acciones de Mejoramiento y seguimiento y control de los

planes de mejoramiento de manera periódica.

En cumplimiento al plan de auditoria se desarrolla la auditoria de autocontrol a todos los procesos

en el seguimiento y control a las acciones implementadas por cada uno de los líderes de proceso,


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AUTOCONTROL; ADMINISTRACIÓN DE RAM - PLANES DE MEJORAMIENTO de los reportes

de acciones de mejora y de las observaciones presentadas por los órganos de control.

Se realiza una verificación de las acciones del FR-GDC-007-2015 para el segundo cuatrimestre

cuyos resultados son:

CONSOLIDADO GENERAL

Periodo de enero a marzo de 2016

SEGUIMIENTO Y CONTROL

No RAM C NC OB SEGUIMIENTO OFICINA DE CONTROL INTERNO

661 501 98 56

Para la vigencia de Enero a noviembre de 2016 se presentan 661 RAM

de las cuales se pudo establecer que 501 RAM cumplen con la

oportunidad en respuesta y diseño de Planes de Mejoramiento,

98 RAM no presentan planes de mejora y 56 RAM se encuentran en

proceso por vencimiento de fechas las cuales no se han cumplido para

su ejecución.

Lo anterior nos indica que los líderes de procesos los cuales son los

responsables cumplir y hacer cumplir de las acciones contenidas en los

planes de mejoramiento, deben implementar gestiones de seguimiento

permanente al cumplimiento de las mismas ya que el incumplimiento

ocasiona riesgos para la entidad.

Dentro de los planes se deben consolidar las acciones de mejoramiento

derivadas de la autoevaluación, de las recomendaciones generadas por

la evaluación independiente y de los hallazgos del control fiscal y partes

interesadas.

El incumplimiento a la ejecución de los Planes de Mejoramiento

evidencia desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno, en

el direccionamiento estratégico, en la gestión y resultados de la

entidad, Al ser un aspecto importante dentro del mejoramiento

continuo.


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LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN RECOMIENDA

1. Que los responsables de las acciones contenidas en los planes de mejoramiento, ejecuten el plan y hagan seguimiento permanente a la efectividad del mismo. 2. Que la gerencia tome acciones de mejoramiento frente al incumplimiento reiterativo por parte delos líderes para la falta de autocontrol en la ejecución de acciones que conlleven a dar respuesta concreta y definitiva a las RAM evidenciadas.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN El CEHANI ESE, tiene identificadas sus fuentes de información externas como son (Recepción de Peticiones, Quejas, Reclamos y/o Denuncias, Buzón de sugerencias, Encuestas de satisfacción, entre otras), El sistema implementado incluye los derechos de petición.

Se tiene establecido mediante página web un mecanismo donde se comunica información sobre programas, proyectos, obras, contratos y administración de los recursos rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía. Se cuenta con un servidor de internet el cual garantiza un servicio eficiente y de calidad el cual ofrece un mecanismo de control y seguridad para la entidad Se tiene a disposición de sus usuarios y/o grupos de interés, diferentes medios de acceso a la información como página Web, plataforma electrónica, carteleras, buzón de sugerencias.

LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN RECOMIENDA

1. aprobación de las tablas de retención documental por parte del Comité de Archivo el

Acuerdo del AGN No.004 de 2013- art. 3. y acto administrativo de aprobación de la estructura.

2. Implementación de un mecanismo y/o un documento (electrónico, físico) que permita

consultar toda la documentación y/o archivos de importancia para el funcionamiento y

gestión de la entidad y SGC.


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LILIANA PALACIOS MOLINA Jefe Oficina de Control Interno Febrero de 2016 Tercer cuatrimestre Copia: Gerencia

rigoberto melo zambrano gerente cehani ese...c.i. no. 175 san juan de pasto, noviembre 10 de 2016...

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