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Organizational Culture THE O.C

Explorando nuestra

Cultura

Organizacional ISO 9001

Requisito 4

Revista del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia

Octubre 2014

ISN 90-452014

Ed. 17 Año 3

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Índice

Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia

Contenido

Todo sobre los Requisitos de las normas ISO que

implementó nuestro Ministerio

Agenda del mes

Visitas al gusto: Ramo, Alpina y muchos más!

Torneo deportivo en el Ministerio

Conoce todo sobre la calidad en Cancillería

10 señales de que tu jefe se está cansando de ti

Curiosidades

Horoscopo

Cuentos de terror en el Ministerio

Radio pasillo

Crucigrama

27 de Octubre de 2014

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Remember, there’s a table waiting for

you

Mesa de Ayuda

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En Portada

TODO SOBRE LOS

REQUISITOS DE LAS

NORMAS ISO QUE

IMPLEMENTÓ NUESTRO

MINISTERIO

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En marzo de 2013, el Ministerio de Relaciones Exteriores recibió las certificaciones de calidad ISO 9001 y la certifi-cación en norma técnica de calidad de la gestión NTCGP 1000, entregadas por el Instituto Colombiano de Normas

Técnicas y Certificación (Icontec)

Sobre los autores:

Manuel, Lina, Jonnathan,

Kelly, Gabiel y Ana María

son estudiantes del Curso

de Formación Diplomática

2014.

Disfrutan de los paseos

por la playa, pasear a sus

perros en las noches y

leer Paulo Coelho y

Walter Riso.

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En marzo de 2013, el Ministerio de

Relaciones Exteriores recibió las

certificaciones de calidad ISO 9001

y la certificación en norma técnica

de calidad de la gestión NTCGP

1000, entregadas por el Instituto

Colombiano de Normas Técnicas y

Certificación (Icontec). Con este

reconocimiento, Colombia se con-

virtió en el primer país del mundo

en obtener una norma técnica de

calidad adoptada por ley para to-

das sus entidades públicas.

La implementación de normas téc-

nicas de calidad de la gestión supo-

ne un gran reto para toda organiza-

ción, pues es común que los em-

pleados se encuentren tan inmer-

sos en sus actividades rutinarias

que olviden la importancia de con-

tribuir activamente a la conforma-

ción de un sistema de gestión inte-

gral con enfoque de calidad. Afor-

tunadamente, con el paso de los

años, el personal de las organiza-

ciones ha aprendido a reconocer

que la planeación y la organización

son indispensables para el éxito de

sus operaciones. En la actualidad,

el Ministerio de Relaciones Exterio-

res de Colombia sigue trabajando

incansablemente en el manteni-

miento de un sistema sólido de

gestión de calidad, que cumpla con

los estándares planteados por las

normas ISO.

Desde luego, para que la labor de

la Oficina Asesora de Planeación

sea exitosa, cada uno de los miem-

bros del Ministerio debe participar

del proceso de fortalecimiento ins-

titucional. A continuación se abor-

darán algunas de las preguntas más

comunes acerca del sistema de

gestión de calidad implementado

por el Ministerio, haciendo énfasis

en el requisito 4 de la norma ISO

9001, con el ánimo de aclarar du-

das frecuentes y explicar la impor-

tancia que tiene el Sistema de Ges-

tión de Calidad para la institución.

Para que la labor de la Oficina Asesora de

Planeación sea exitosa, cada uno de los

miembros del Ministerio debe participar del

proceso de fortalecimiento institucional

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¿Qué es un

sistema de

gestión de

calidad (SGC)?

¿Qué es la

norma ISO 9001?

¿Cómo está

organizada la

norma ISO 9001?

¿Cuáles son los

requisitos?

Un SGC es la forma de trabajar mediante la cual una

organización asegura la satisfacción de las necesidades

de sus clientes. Este sistema implica la planificación,

mantenimiento y mejora continua de los procesos, bajo

un esquema de eficiencia y eficacia que le permite lo-

grar ventajas competitivas.

La norma ISO 9001 es una norma internacional que se

aplica a los sistemas de gestión de calidad y que se cen-

tra en todos los elementos de administración de calidad

con los que una empresa debe contar para tener un sis-

tema efectivo que le permita administrar y mejorar la

calidad de sus productos y servicios.

La norma ISO 9001 contiene 8 secciones. De estas, las

primeras tres corresponden al ámbito, referencia nor-

mativa y términos y definiciones. Las 5 restantes hacen

referencia a los requisitos para implementar el SGC.

Los requisitos del SGC se encuentran en las secciones 4,

5, 6, 7 y 8 de la norma ISO. El requisito cuarto hace re-

ferencia a los requisitos generales que debe tener el

sistema, el quinto a las responsabilidades de la direc-

ción, el sexto a la gestión de recursos, el séptimo a la

prestación del servicio, y el octavo a medición, análisis

y mejora.

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Requisito

IV ¿Cuáles son Requisitos Generales para recibir esta

certificación (requisito 4to)?

Para recibir la certificación ISO 9001, la organización debe demostrar que

cuenta con las herramientas para establecer, documentar, implementar y

mantener un Sistema de Gestión de Calidad, buscando una mejora

continua en la eficacia, eficiencia y efectividad de sus procesos internos y

externos. Para tal fin, el Ministerio de Relaciones Exteriores creó el

Sistema Integrado de Gestión de Calidad (http://sigc.cancilleria.gov.co/),

mediante el cual se establecen su misión, visión, objetivos y asignación de

funciones. El Sistema Integral del Ministerio también establece los

procedimientos para el control de documentos, control de los registros de

calidad, control de productos no conformes, acción correctiva y preventiva

y verificaciones de inspección de calidad internas.

Para coordinar las diferentes acciones de sus funcionarios en cada proceso,

el Ministerio ha implementado el Sistema Maestro, que es una herramienta

tecnológica que permite facilitar el proceso de gestión documental y

facilita el control de todos los documentos necesarios para la eficaz

planificación, operación y control de los procesos, garantizando además

que estarán disponibles las versiones vigentes, con las revisiones y

aprobaciones requeridas, conservando los archivos libres de

daño y previendo su pérdida.

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¿Q

ué componentes hacen parte del requisito 4?

El requisito 4 del SGC posee cuatro elementos fundamentales: Datos

generales, Manual de calidad, Control de documentos y Control de

registros de calidad.

Es importante que el Ministerio cuente con una política de calidad

documentada que pueda ser consultada en todo momento por sus

empleados. De igual manera, es vital documentar los procedimien-

tos y procesos, ya que a partir de estos será posible realizar una pla-

neación eficaz y controlar de manera eficiente las operaciones reali-

zadas.

De acuerdo a la ISO, los procedimientos que se deben tener para sa-

tisfacer los requisitos de la norma son Control de documentos, Con-

trol de los registros de calidad, Control de productos no conformes,

Acción correctiva y preventiva y Verificaciones de inspección de ca-

lidad internas.

ué es el manual de calidad?

El manual de calidad es un documento que traza las políticas, proce-

dimientos y requerimientos del SGC. De acuerdo a la ISO, todo ma-

nual de calidad debe incluir el ámbito del sistema de calidad, inclui-

dos los detalles de justificación de toda exclusión, los procedimien-

tos documentados (o una referencia a los mismos) y una descripción

de la interacción entre los procesos. El Manual de Calidad de la Can-

cillería puede ser consultado en la sección “Búsqueda de documen-

tos” de la página web del Sistema Integrado de Gestión de Calidad.

¿Q

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¿Qué controles deben realizarse sobre los

documentos y registros de calidad?

De acuerdo a la ISO, se deben realizar los si-guientes controles: Aprobación, revisión y ac-tualización de los documentos; identificación de los cambios y estado actual de los docu-

mentos; disponibilidad de las versiones actua-lizadas en el punto de uso; mantenimiento de los documentos legibles e identificables; pre-

vención del uso invo-luntario de docu-mentos obsoletos.

Recuerda que…

1. Es importante mantener el SGC para que nuestras ope-

raciones estén planeadas adecuadamente y podamos tener una labor exitosa.

¡Tu eres parte esencial en este proceso!

2. La norma ISO 9001 está dividida en 8 secciones. Las úl-timas 5 establecen los requisitos para el establecimiento

del sistema.

3. El requisito cuarto, denominado “Requisitos del siste-ma”, aborda todo lo concerniente a los requisitos genera-les del sistema y al proceso de documentación dentro de

la organización.

4. El manual de calidad es un documento que traza las po-líticas, procedimientos y requerimientos del SGC.

5. Todos los documentos deben estar debidamente identi-ficados, almacenados y actualizados. Todos los procesos y procedimientos pueden ser consultados. Por lo tanto, si tienes duda, siempre puedes acudir al Sistema Maestro.

6. No debes usar documentos obsoletos. Mantén todo ac-tualizado y recuerda reportar todos los cambios que reali-

ces en tus documentos.

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Crucigrama

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