REVISTA SECRETARIAL

Nº 001/AGOSTO2011

TITULOS: EL ÉXITO SECRETARIAL LA SECRETARIA UNA PROFESIONAL EXITOSA SECRETARIA EFICAZ SER SECRETARIA

LA NUEVA ERA DE LAS SECRETARIAS EJECUTIVAS Y ASISTENTES DE GERENCIA

SECRETARIAS EMPRENDEDORAS

CONTENIDOS

1. EDITORIALSer Secretaria Los retos de una secretaria 2. LO QUE LA SECRETARIA DESCONOCE¿Qué significa secretaria?Secretaria Una Hermosa Profesión3. LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIALLa organización moderna define su MISIÓN como la razón de ser de su existencia.4. LOS TIPOS DE SECRETARIAS ¿En Cuál Clasificación Está Usted?5. TIPS SECRETARIALESLo que una secretaria debe utilizar y aplicar para evitar malos entendidos (103 L. S a G)

6. DE SECRETARIA A GERENTE¿Cuáles son los obstáculos típicos que impiden a una secretaria llegar al puesto gerencial, si está calificada para ello?7. ADICTAS/OA AL TRABAJOConsejos para darse tiempo para: la familia, el trabajo, lo social, y para sí misma.8. CLAVES PARA APROVECHAR MEJOR EL TIEMPOAprovecha el momento9. RELÁJATELibérate del estrés10. ACTIVATEConsejos para mejorar tu memoria11. ACTUALIZATEOfimáticaWeb 2.012. DIVIÉRTETEADIVINANZAS, CRUCIGRAMAS, FABULAS13. EL CLIENTEEl cliente es importante14. COMO MANEJAR QUEJAS DEL USUARIO PERSONALMENTETécnicas COEDS.

¿Qué significa secretaria?

Según la Real Academia de la Lengua, Secretaria deriva del latín “secretum”, que significa secreto.

Hace siglos se usaba casi siempre en masculino, los ejemplos son muchos, como el secretario de gobernación, o el secretario de educación.

Desde la sociedad industrializada, la secretaria entro a formar parte en los trabajos y la mujer en los negocios, de un modo muy importante, cualquier directivo que tuviera cierta importancia tenia secretaria, sino estaba mal visto.

Esta situación ha cambiado mucho, ahora podemos ver secretarias y secretarios como mano derecha de los directivos o directivas, y son parte del panorama de las empresas como un confidente o asistente muy importante dentro de la organización.

Podemos ver como secretario/a, a la primera imagen de la empresa, y el referente para el resto de la plantilla.

Desde Misecretariaonline seguimos esta línea de trabajo, y damos a nuestros clientes toda la confidencialidad necesaria para su trabajo, y toda la ayuda precisa para realizar bien su labor.

Qué Significa Ser Secretaria

¿Qué significa hoy en día ser secretaria? ¿Significa renunciar a los objetivos profesionales

propios y dedicarse en cuerpo y alma a la persona a la que se asiste? Lejos de lo que quizá aún

se piensa, una secretaria ya no es la sombra de un directivo/a, sino que, por el contrario, es

alguien con capacidad de decisión, margen de maniobra y, lo más importante, con proyección

profesional y oportunidades de promoción. El mercado laboral actual ofrece grandes

oportunidades para aquellas personas que deciden desarrollarse en el apasionante mundo del

secretariado.

La prosperidad económica de los años 70 hizo proliferar una de las profesiones femeninas por

antonomasia: la de secretaria, persona servicial y metódica, a las órdenes de su directivo,

organizada y con atención al detalle, sin la oportunidad de cuestionar ninguna de las tareas que

se le encomendaban a servir con eficiencia y pulcritud. A comienzos del siglo XXI, la figura

tradicional (y en ocasiones un tanto gris) de la secretaria convencional ha dado un giro de 180º.

Las secretarias actuales (que además ya no son secretarias, sino Asistentes Personales) ya no

son personas formadas para servir, para mecanografiar cartas con diligencia y corrección, para

servir cafés y sonreír, sino que son profesionales formadas para ser resolutivas y muy

polivalentes, con capacidad de prever situaciones y entender la línea de negocio en la que

trabajan. Las asistentes personales de hoy son personas capaces de adaptarse a situaciones

diferentes, flexibilizar su nivel de interlocución según la persona a la que se dirigen (ya sea el

proveedor de mantenimiento o el presidente de la compañía) y poseedoras de la discreción

necesaria a la que les obliga la situación privilegiada de acceder a información confidencial de

la dirección estratégica de la compañía.

¿Cómo se llega a ser una asistente personal? ¿Qué cualidades demanda el mercado actual para

convertirse en un profesional del secretariado eficiente y resolutivo? Una...

SECRETARIA UNA HERMOSA PROFESIÓN

Ser una ejecutiva y ejercer la profesión de Secretaria es la mejor oportunidad que se puede tener; ya que nos permite relacionarnos con un amplio mundo social, y, con el transcurso del tiempo gracias a las buenas relaciones interpersonales que logramos obtener muchas de las veces los procesos se facilitan. Una verdadera secretaria es un ser capaz de sonreír a pesar de las dificultades e inconvenientes que se le presente.

Secretaria. No sólo somos las mujeres; también hay secretarios abogados quienes día a día se preparan para aportar con la sociedad, las secretaria no sólo se queda de secretaria, ella es un ser que día a día se encuentra en constante aprendizaje, con el transcurso del tiempo llega a ser asistente de gerencia y hoy en día ya se habla de dar ese gran paso que es de SECRETARIA A GERENTE. Realmente esto es un gran avance y debemos sentirnos muy orgullosas/os de nuestra profesión.

 

Ing. Claudia Sandoval V.

La (el) Secretaria (o) Ejecutiva (o) en Sistemas de Información está capacitado para:

• Representar aptitudes directrices en la función de coordinar, asesorar, dirigir, y formar equipos de trabajo.• Aplicar la ética en el ejercicio profesional. • Tomar decisiones administrativas con capacidad de análisis, selección, evaluación y sigilo empresarial.• Desarrollar habilidades y técnicas de comunicación eficiente sean orales y escritas, que sepan expresarse correctamente con claridad y concisión.• Demostrar habilidades en el manejo de paquetes integrados para oficina en software de computación. • Clasificar el procesamiento de la administración de documentos desde la creación, el archivo la localización, transferencia hasta la retención y eliminación de la correspondencia

LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

Como todos sabemos, una organización a cualquier nivel es un sistema y funciona como un todo integrado en el cual las partes son interdependientes. Una empresa como sistema esta formada por un conjunto coherente de elementos que interactúan armónicamente.

La organización moderna contradictoriamente con el alto nivel de desarrollo técnico y automatización alcanzado en este siglo, depende cada día más de los hombres, de su capital humano, siendo su desempeño la mayor ventaja competitiva del sistema, y algo que no podrá copiar la competencia.

La organización moderna define su MISIÓN como la razón de ser de su existencia. Aquello que si no se cumple no merece la pena que exista la misma.

La misión como punto que marca el rumbo organizacional está soportada en metas o aspiraciones a corto, mediano y largo plazo que van acotando de forma concreta en el tiempo las responsabilidades definidas de la organización total y de cada una de los niveles de la estructura, gerentes, mandos intermedios y empleados.

Las Secretarias y Asistentes de Gerencia se convierten entonces en los brazos de los gerentes para impulsar y multiplicar las acciones de la organización en aras de cumplir las metas y la Misión Empresarial.

En la medida en que las personas que ocupan estos cargos dominen y compartan toda la información acerca de la misión y metas en la organización; y se ganen el respeto de la gerencia, de los colaboradores, y de los clientes con un desempeño proactivo y eficiente; alcanzarán la autoridad necesaria y la “luz verde” del nivel superior para influir más directamente en el buen cumplimiento de los objetivos empresariales.

Toda organización tiene su propia cultura, que evidencia “algo especial” que la diferencia de otras, aunque a simple vista nos resulte definir en qué consiste.

Según E. Schein:Cultura es el patrón de asunciones básicas inventadas, descubiertas o desarrolladas por un grupo determinado, a medida que aprende a enfrentarse a los problemas de adaptación externa y de integración interna.

Este patrón define muy fuertemente los valores y la manera correcta de percibir, pensar y sentir de las personas de una organización ante los problemas del entorno.

Es por ello que cada organización se comporta de acuerdo a sus creencias y difiere de otras, aceptando o no las decisiones y los comportamientos de sus miembros y de los externos de acuerdo con estas creencias.

La generalización del “modo de hacer y pensar” de cada grupo humano es lo que define y sintetiza su cultura.

Las secretarias y asistentes de gerencia tienen la obligación de penetrar y conocer la cultura de su organización, para adoptar formas de actuación y de comportamiento congruentes con los pensamientos válidos y sentimientos del colectivo, como base de consenso y aceptación de su persona y función.

La profesión de secretaria ha tenido una notable evolución de perspectiva y contenido en el tiempo; asociada al desarrollo de los medios y sistemas informáticos así como de la globalización mundial.

Para tener una idea más exacta de estos cambios en los contenidos y puntos de vista de la profesión, hemos incluido a continuación un grupo de artículos actualizados que aparecen al respecto en INTERNET que nos muestran variadas opiniones coincidentes en cuanto al nuevo rol de la secretaria en este milenio, a las tareas que realizan y al perfil de formación profesional que ofrecen las instituciones dedicadas a su formación.