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Profa. María L. Moctezuma Dewey University

11/08/2014

Reuniones y Conferencias

Objetivos

11/08/2014 Profa. M. Moctezuma 2

Planificar reuniones con poco tiempo fuera de la oficina.

Planificar reuniones en salones de conferencia. Planificar reuniones en facilidades fuera de la

oficina. Planificar para servir comida en las reuniones. Evaluar lugares para reuniones. Preparar la agenda y minutas de una reunión. Entender la utilidad del audio y vídeo

conferencias.

La reunión Términos relacionados:

Asistente – persona que asiste a una reunión Participante – otro término que se utiliza para los

asistentes a una reunión Organizador – persona que planifica la reunión Presidente/moderador – persona que habla o

introduce a otros conferenciantes en una reunión Facilitador/coordinador:

persona que facilita la transición de una sesión o confe-renciante a otro

maneja la atmósfera y establece el tono de la reunión estimula la participación de todos y mantiene el control

en la reunión


La reunión Al planificar una reunión determine el

tiempo necesario para lograr los objetivos.

Mantenga la reunión lo más corta posible.

Una reunión que dure una mañana o tarde entera requiere un descanso de quince minutos.


La reunión: agenda Es la lista de temas a discutirse en la reunión. De ser posible, debe hacerse por escrito. Hay que enviarla con antelación o distri-

buirla a los participantes antes de comenzar la reunión.

Cuando se distribuye por adelantado, deben hacerse copias adicionales por si alguien no la tiene.

Debe incluir la hora del comienzo y conclusión de la reunión.


La reunión: modelo de agenda COLEGIO CENTRAL UNIVERSITARIO

Departamento de Adiestramientos y Desarrollo Profesional AGENDA

30 de septiembre de 20___ 10:00 a.m. – Salón de Conferencias

Aprobación de Minutas del 29 de agosto de 20___ Presentación de nuevos empleados Informes de las divisiones

Adiestramiento y Educación, Leishla M. Valentín Relaciones Obrero-patronales, Isamar Gomila Compensaciones, Jaydee Guzmán Beneficios, Danyellis Borrero Plan médico

periodo de ingreso programa dental

Bono navideño Convenio Laboral, Jennifer Quiñones Asuntos Gerenciales, María del P. Lucas

Innovaciones en políticas laborales y procedimientos Programa de reconocimientos 20___

Visión y misión Desarrollo del itinerario Requisitos mínimos

Informe de la producción por departamentos Clausura


La reunión: reuniones informales

Hay que verificar: la disponibilidad del supervisor antes de citarla quiénes son esenciales para la reunión

Se convocan por teléfono o email. Si hay calendarios electrónicos, se facilita la

coordinación. Aunque se fije fecha en calendarios electró-

nicos, hay que enviar emails o llamar a los participantes para confirmar asistencia.

El horario de la reunión influencia en la discusión y resultados.


La reunión: reuniones informales

Hay que mantenerlas cortas y enfocadas.

Es preferible programarlas para antes del almuerzo o cerca de la hora de salida.

Hay que recordar a los participantes mantener el móvil apagado o vibrando.

Evite enviar/recibir mensajes de texto. 11/08/2014 Profa. M. Moctezuma 8

La reunión: reuniones en salones de conferencia Los salones de conferencia regularmente

son amplios con sillas colocadas en fila. Algunos los diseñan de forma flexible

para acomodar a los participantes de diferentes maneras.

Usualmente tienen podios con micrófo-nos, de modo que se pueda ver y oír al conferenciante.

Algunos tienen equipo de proyección para uso de los conferenciantes.


La reunión: reuniones en salones de conferencia Algunos tienen sillas fijas dispuestas en

forma de teatro. En algunos lugares las paredes son

movibles para ajustar el tamaño de los salones.

También podría haber disponibles mesas largas con sillas colocadas en filas para facilitar tomar notas.

Podrían tener sistemas electrónicos para responder a preguntas.


La reunión: arreglos de comida Es responsabilidad del asistente administrativo

comprar o hacer arreglos de comida para algunas reuniones.

Puede solicitarse al ayudante administrativo que pare a comprar donas, dulces, frutas, yogurt, etc., de camino a la oficina. Probablemente tenga que preparar café.

También podría reservar en un restaurante para que los participantes coman.

Podrían ordenarse sándwiches de una cafetería o delicatesen.

En todos los casos se debe conocer la política de la compañía en cuanto al pago de desayunos, almuerzos o meriendas para reuniones.


La reunión exitosa No programe reuniones el día antes

de un feriado o los viernes en la tarde. Distribuya la agenda por adelantado. Decida por adelantado cuánto espe-

rará por los participantes que tarden en llegar.

Comience la reunión estableciendo el objetivo y los resultados deseados.

Esté alerta de la comunicación no verbal de los participantes. 11/08/2014 Profa. M. Moctezuma 12

La reunión exitosa

Esté alerta de las tensiones que surjan entre participantes y no permita que la situación altere el objetivo de la reunión.

No permita discusiones ni ataques verbales entre participantes.

No permita que los tópicos se salgan de la agenda.


La reunión exitosa

Utilice un rotafolio para para organizar la discusión; asigne una página a cada tema.

Si una persona está monopolizando la discusión, estimule al resto a participar.

Resuma cada punto de la agenda antes de pasar al siguiente.

Evite denigrar los comentarios de alguien.


La reunión exitosa Si alguien hace una sugerencia que no

tiene que ver con el tema, agradézcala y continúe con el siguiente tema.

Si surge algún problema, responda con diplomacia y continúe con el próximo tópico.

Si alguien trata de sabotear frecuente-mente las reuniones, hable con el/ella en privado acerca de esa actitud o comportamiento y hágale saber sus responsabilidades.


La reunión exitosa: sugerencias para los participantes Prepárese para la reunión; lea el material y la

agenda. Llegue a tiempo siempre. Traiga los documentos importantes. Sea cortés siempre con los participantes. Tome notas durante la reunión. Conozca a los asociados nuevos en la

reunión. Evite las conversaciones entre compañeros

mientras se desarrolla la reunión. Los empleados nuevos deben ser cautelosos

hasta familiarizarse con el grupo.


¿Por qué las reuniones no son exitosas? El presidente y los participantes

difieren en los tópicos a discutir. El horario de la reunión no es el ade-

cuado porque los participantes tienen otros proyectos que completar.

Los participantes no están interesados en los tópicos a discutir.

Los participantes sienten que no hay un motivo valido para la reunión.


Planificar una reunión grande: el plan Visitar facilidades en el área; solicitar informa-

ción por escrito. Mantener listas de participantes y datos de

actividades anteriores; pueden ser útiles al planificar nuevas reuniones.

Mantener archivos digitales o impresos de actividades previas.

Hacer una lista de cotejo para asegurar que se cubran todos los detalles.

Anticipar situaciones adversas que puedan surgir y crear un plan para solucionarlas.


Planificar una reunión grande: decisiones básicas ¿Cuál es el propósito de la reunión?

¿Qué resultado se espera? ¿Cuándo y dónde se llevará a cabo la

reunión? La ubicación depende del: número de participantes facilidades disponibles duración de la actividad


Planificar una reunión grande: decisiones básicas ¿Cuántos participantes esperan? comparar con actividades previas cuántas personas asistieron qué indica el informe de seguimiento

¿Cuánto durará la reunión? ¿Cuándo comenzará y terminará? ¿Cuál es el presupuesto? ¿Habrá algún tema? ¿Cómo se evaluará?


Planificar una reunión grande: requisitos ¿Se grabarán las sesiones? ¿Cuántas sesiones se planifican? habrá sesiones concurrentes cuántos salones se necesitan

¿Se servirá comida? ¿Se proveerá agua a los

conferencian-tes? De ser así, jarras y vasos o botellas.


Planificar una reunión grande: requisitos ¿Se requerirá equipo para las

presentaciones? ¿Habrá exhibidores? ¿Vendrán visitantes foráneos? quién hará los arreglos de transportación

y hotel quién pagará

¿Se enviarán notificaciones de RSVP?


Planificar una reunión grande: facilidades Primero se considera la disponibilidad

del lugar. En segundo término se investiga el

precio. La ubicación, ¿es conveniente para

los asistentes? Las facilidades, ¿son accesibles para

discapacitados? El lugar, ¿es atractivo y limpio? 11/08/2014 Profa. M. Moctezuma 24

Planificar una reunión grande: facilidades Si la actividad se va a celebrar en un

hotel, ¿tiene un bloque de habitaciones disponibles a un precio razonable?

¿Hay estacionamiento adecuado y cuál es la tarifa?

Los empleados, ¿son atentos y serviciales?

¿Hay disponible un vestíbulo o área para registrarse?

¿Hay disponible un área para los exhibidores?


Planificar una reunión grande: salones para reuniones ¿Hay suficientes salones de reunión? ¿Son lo suficientemente amplios para

acomodar a los asistentes? ¿Son las sillas cómodas; hay mesas

disponibles? La temperatura en los salones, ¿es

confortable?


Planificar una reunión grande: salones para reuniones La iluminación ¿es adecuada? ¿Hay cortinas para bloquear el sol? Los salones, ¿están ubicados en áreas

fuera de distracciones; lejos de elevadores, de la cocina, de la calle?

Los salones, ¿están disponibles las 24 horas del día o alguna otra persona los utilizará en algún momento?


Planificar una reunión grande: audiovisuales Si se van a utilizar equipos, como,

computadoras, proyectores, etc., ¿lo suplirá el hotel? ¿Cobrarán por el uso?

Si se requiere conexión a Internet, ¿está disponible?

Si se necesita resguardo vía satélite, ¿está disponible?

¿Hay sistemas de sonido?


Planificar una reunión grande: audiovisuales ¿Hay suficientes enchufes o extensiones

eléctricas para los equipos? ¿Hay técnicos disponibles de surgir

problemas con los equipos? La calidad de la comida, ¿es buena, la

sirven rápidamente, cuanto es el costo? Hay un espacio lo suficientemente

grande para colocar artículos/equipos grandes como los que llevan los exhibidores. 11/08/2014 Profa. M. Moctezuma 29

Planificar una reunión grande: servicio de comida El presupuesto afecta lo que se servirá en las

actividades. Cuando se ordena comida para una actividad

grande, el cargo por los salones es menos e, inclusive, gratis.

Para que las facilidades sean gratis hay que garantizar una cantidad específica de comensales.

El costo de la comida es a base del precio por persona.

Hay que tener en cuenta las dietas especiales, por ejemplo, bajas en carbohidratos, en sodio, grasa o vegetarianas.


Planificar una reunión grande: habitaciones Hay que determinar quien se hará cargo de reservar las

habitaciones: el participante o el organizador. Si es el organizador, debe tener un récord de las tarjetas

de crédito de los participantes: número de tarjeta nombre como aparece escrito en esta fecha de vencimiento código de seguridad (tres dígitos al dorso de la tarjeta)

Si no es el organizador, se circunscribe a recomendar facilidades cerca del lugar de la actividad.

Cuando se bloquea una cantidad de habitaciones, los participantes reservan, pero tienen que indicar clara-mente al grupo que pertenecen para acogerse a las tarifas reducidas.


Planificar una reunión grande: contratos Regularmente cuando celebramos

una actividad en un local se firma un contrato.

Es necesario verificar que incluye todo lo discutido acerca de los arreglos: fecha y duración mesas y sillas equipos área de exhibidores


Planificar una reunión grande: VIPs Estas son personas importantes que

asisten a la actividad: ¿Quiénes son los VIPs (very important people)? ¿Quién los recogerá en el aeropuerto o estación

del tren? ¿Se les colocará algún regalo en la habitación

del hotel (dulces, frutas, vino o flores)? ¿Se necesita automóvil o chofer para ellos? Entregue una lista en el hotel de estas personas. Recopile información sobre qué le gusta o no.


Planificar una reunión grande: necesidades especiales Verifique si hay alguien que necesite: ayuda para escuchar sillas de rueda ayuda para personas ciegas

Asegúrese de que las facilidades sean completamente accesibles (ley ADA).

Probablemente necesite un intérprete de lenguaje de señales, materiales traduci-dos en Braille o alguien que provea ayuda a personas en silla de rueda o con otra discapacidad.


Planificar una reunión grande: visitantes internacionales La mayoría de la corporaciones, institu-

ciones educativas, agencias sin fines de lucro y gobierno operan en ambientes globales.

Probablemente algún asistente de este tipo requiera un intérprete.

También estas personas aprecian una lista con la dirección de diferentes embajadas.

Verifique el procedimiento de entrada a EU.


Planificar una reunión grande: identificación Para ayudar a recordar los nombres y

conocer a asociados y participantes se preparan distintivos (badges).

Se distribuyen en el registro de la actividad.

Deben prepararse con una letra grande y legible, destacando el nombre.


Planificar una reunión grande: página Web Es conveniente preparar una página

en línea con detalles de la reunión. También podría contener información

del hotel, localización, agenda, papeles importantes, tarifas aéreas y datos de alquiler de autos.

Colocar mapas en la página (Google maps) ayuda también.


Planificar una reunión grande

Es conveniente preparar una hoja de evalua-ción a ser completada por los participantes.

Como mejorar la reunión: Informe los cambios de planes según ocurran

(salones, horarios, etc.) Prepare anticipadamente los materiales de la

reunión. Decida con antelación quién pagará los gastos. Considere las necesidades de transportación. Envíe un mapa e información acerca de la

trasportación terrestre.


Día de la reunión y seguimiento

El día de la reunión llegue temprano y verifique que todo está bien.

Haga copias extra de la agenda y otros materiales importantes.

Cuando comience la reunión trate de seguir el itinerario lo más fielmente posible.

Si se atrasan los trabajos, informe inme-diatamente al gerente de servicio para posponer la hora de la comida.


Día de la reunión y seguimiento: conclusión Resuma las discusiones, hallazgos,

conclusiones y recomendaciones. Recuerde a los participantes las asig-

naciones y estimúlelos a involucrarse en los proyectos.

Anuncie la fecha de la próxima reunión.


Seguimiento

Si hay personas a quienes se les solicitó com-pletar proyectos o investigaciones hay que darle seguimiento.

Después de la reunión se debe enviar un resumen a los auspiciadores.

El ayudante administrativo es responsable de organizar y repasar las formas de evaluación.

Después de la reunión, mantenga récord de los nombres de las personas que ayudaron y envíe notas de agradecimiento.


Día de la reunión y seguimiento: minutas La minuta consta del resumen de los

acuerdos tomados en la reunión. El formato dependerá de la

organización. Se toman en reuniones informales y en

las de juntas de directores. Se preparan inmediatamente finaliza

la reunión para que no se olviden acuerdos importantes.


Día de la reunión y seguimiento: minutas La preparación de minutas requiere la

combinación de buena destreza para escuchar, concentración, para tomar notas y resumir los puntos importantes.

Deben ser exactas, por lo que es prefe-rible grabar reuniones extensas.

En las reuniones extensas y con muchos participantes se solicita a las personas dar el nombre antes de dirigirse a la audiencia o presentar mociones.


Reuniones virtuales: conferencias de audio y video Es una alternativa mas económica

para que los participantes interactúen cara a cara.

Si se incluye de este tipo de conferen-cias en la actividad el local tiene que tener equipo para este tipo de evento.


Reuniones virtuales: a través de la Red Los participantes se dirigen a una página en

Internet para verse cara a cara o una presentación.

Los participantes pueden comunicarse por medio de mensajería instantánea o por teléfono.

Estas reuniones no deben exceder de dos horas.

Hay que planificarlas muy bien. Se pueden utilizar las tecnologías que en una

conferencia presencial (imágenes, presenta-ciones, demostraciones, etc.).


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