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xxx Reunión Nacional de BibliotecariosIII Encuentro Nacional de Bibliotecas Agrícolas:La investigación científicas en informaciónagrícolaBuenos Aires, 17 y 18 de abril de 1996

HACIA UN CATALOGO COLECTIVO DE PUBLICACIONESPERIODICAS DEl AREA AGROPECUARIA: REALIDAD Y

PROSPECTIVA

Lydia H. Revello de Lucio (*)Daniel H. Spina

Nicolás M. Tripaldi I~

Adriana J. BonomoINTA. Departamento de Documentación

e Información BibliográficaCerviño 3101 (1425) Buenos Aires, Argentina

TE I FAX: (541) 806-5395e-mail: postmaster@sidint.edu.ar

(*' UDA • Facultad de Filosofía y LetrasPuán 470 (1407) Buenos Aires

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Buenos Aires, abril de 1996

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HACIA UN CATALOGO COLECTIVO DE PUBLICACIONESPERIODICAS DEL AREA AGROPECUARIA: REALIDAD Y

PROSPECTIVA

Lydia H. Revello de Lucio (*)Daniel H. Spina

Nicolás M. Tripaldi ",)Adriana J. Bonomo

INTA. Departamento de Documentacióne Información Bibliográfica

Cerviño 3101 (1425)8uenos Aires, ArgentinaTE I FAX: (541)806.5395

e-mail: postmaster@sidint.edu.ar(*) UBA - Facultad de Filosofía y Letras

Puán 470 (1401) Buenos Airesb

CONTENIDO

l. Resumen

2. Los primeros pasos: el Catálogo de Bibliotecas del INTA2a. Historia de un proyecto2b. La cristalización de un proyecto2c. Del papel a la base de datos

identificaciónla base definitiva y lapuente de la información

3. Reformulaciones y transformaciones3a. Alcance3b. Los cambios estructurales3c. Prácticas y métodos

3cl. Las unidades cooperantes:la cooperación

3c2. El proceso de3c3. El nexo entre

temporaria: el

el presente

flexibilizacién de

4. Hacia un Catálogo Colectivo del Area Agropecuaria

5. Balance y prospectiva

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1. Resumen

Se presenta una breve reseña histórica y un desarrollo de lasetapas realizadas para la compilación del Catálogo Colectivode Publicaciones Periódicas del Area Agropecuaria (CCPPAA).Se detallan las evaluaciones. los cambios y ajustesaplicados. Se realiza un balance de lo actuado y se exponenalgunas perspectivas para el futuro.

2. Los primeros pasos: El Catálogo de Bibliotecasdel INTA

2a. Historia de un proyecto

Desde su creación en 1988, el Sistema de Información yDocumentación del INTA -SIDINTA- tuvo como uno de susobjetivos, dada la distribución geográfica del Instituto,mantener reunida en el área central la información completade su acervo bibliográfico disperso por todo el país. Sinembargo, los integrantes del Sistema tuvieron desde elprincipio la fantasía, o tal vez la pretensión, de unproyecto más ambicioso que trascendiese la instituciónmisma.

Con lógica, se pensó en un catálogo colectivo nacionalde publicaciones periódicas del área agropecuaria comoherramienta de primera necesidad, convencidos de que lascincuenta bibliotecas del INTA constituyen uno de losmayores repositorios bibliográficos de la especialidad, alque sería muy interesante sumar la información del resto delas bibliotecas agropecuarias.

La idea se fue pasando al papel en varios borradoresde proyecto durante 1989. En abril de 1990, la FundaciónAntorchas se dirigió al presidente del INTA mencionando elposible apoyo para la confección de catálogos colectivossectoriales. Con este incentivo crecieron las expectativasy se renovaron las esperanzas de todos los sectores de laentidad, ante la posibilidad de concretar un viejo anhelo.

El Departamento de Documentación e InformaciónBibliográfica (DDIB) había adquirido prestigio ante laFundación Antorchas como coordinador responsable en elproyecto Portones de Acceso a la Información Bibliográficano Disponible en el país (Area Agropecuaria). Durante tresaños había demostrado aptitud para trabajar en proyectoscooperativos, interés por aprovechar en forma óptima lasofertas disponibles y la capacidad de su personal paraadiestrarse y adiestrar.

Apoyado en las posibilidades que le otorgaban estosvaliosos antecedentes, el DDIB pidió a la Fundación suapoyo financiero presentando, en junio de 1990, elUProyecto para la realización de un catálogo colectivo depublicaciones periódicas del área agropecuaria" (CCPPAA).

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2b. La cristalización del proyecto

Los objetivos específicos señalados para el Catálogoen ese proyecto eran:

Conmutación bibliográfica entre las bibliotecascooperantes- Ampliación del servicio a otras unidades de informacióndel país y del exterior- Ampliación y perfeccionamiento del servicio por el uso demedios electrónicos- Posibilitar la transferencia de la base de datos CCPPAA,para ofrecer un servicio de consulta en línea dentro yfuera del país

Unir la base CCPPAA a los catálogos nacionales (delCentro Argentino de Investigaciones en Ciencia y Técnica -CAICYT- y del Sistema de Bibliotecas e Información de laUniversidad de Buenos Aires -SISBI- ) e internacionales(por ejemplo del Consultive Group on InternationalAgricultural Research, CGIAR)

Lamentablemente, la Fundacióndespués sus políticas de ayuda y susproyecto volvió a fojas cero.

Antorchas cambióáreas de interés,

pocoy el

El DDIB se decidió entonces a gestionar ante lasautoridades del INTA el financiamiento del Catálogo peroesta vez reducido a las colecciones existentes en lasbibliotecas propias. Con la consolidación de su Sistema yla obtención de un producto concreto que comenzase aprestar servicios, el futuro traería sin duda lacooperación extrainstitucional.

Se considera de interés contar con algunos detalles,los primeros pasos de esta experiencia, pues es unademostración cabal de lo que puede hacerse cuando se creeen algo, cuando cada miembro del Sistema pone todo suesfuerzo e interés por hacer su parte y cuando lasautoridades de la Institución, en esa oportunidad elDirector Nacional Ing. Agr. Edgardo Moscardi, estánconvencidas de la necesidad y utilidad de la propuesta.

2c. Del papel a la base

La primera etapa fue preparatoria: estudio defactibilidad, elección de las herramientas de trabajopreviendo compatibilizaciones futuras, elaboración delproyecto, diseño de la base de datos y realización depruebas piloto. Hasta aquí el esfuerzo mayor estuvocentrado en el DDIB.

Apoyándose en la experiencia nacional e internacionalsobre el tema se decidió formalizar la elección de normas yherramientas para la tarea. Así se optó por el software ¡0Micro CDSjISIS, el Formato común para el ingreso deinformación en bases de datos bibliográfi~s (1988) y las A../AACR2. /

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Entre algunos de los presupuestos manejados se sabíaque algunas bibliotecas contaban con computadoras yprofesionales idóneos como para realizar una simpleexportación de los registros de su propia base cuyaestructura sería, obviamente, análoga a la del CCPPAA¡mientras j otras unidades apenas si tenían un personal demedio tiempo encargado de innumerables tareasadministrativas a los cuales el sólo hecho de completar unahoja de entrada significaba un esfuerzo adicional. Ello sincontar con la posibilidad de que alguna Biblioteca yacontara con un catálogo automatizado con una estructura ymodalidad de trabajo distinta a la que tenía y entregaba laCoordinación.

Seguros ya del qué y el cómo se comenzó lasegunda etapa, que consistió en la capacitación delpersonal en servicio, para lograr un equipo con losconocimientos básicos y un lenguaje común. En este punto sesumó el esfuerzo masivo de la Institución. Durante un año ymedio, los bibliotecarios del INTA absorbieron la mayorparte del presupuesto que la entidad dedica a lacapacitación de su personal, lo que traducía el apoyo totalde las autoridades. Por su parte, los directores de cadaunidad permitieron que su bibliotecario asistiese en cuatrooportunidades a algún punto del país, para realizar cursossobre normas, formatos de descripción bibliográfica yaplicación de un software determinado, en este caso MICROCDS/ISIS. Cada bibliotecario dejó por cuatro veces susobligaciones laborales y familiares para aprender.

Una auspiciosa casualidad hizo que todos losintegrantes del DDIB fuesen docentes, acostumbrados no sóloal ejercicio profesional sino también a impartirconocimientos. Esta circunstancia evitó costos adicionalespara el dictado de los cursos, y permitió preparar losmanuales necesarios para el dictado de cada uno de ellos.

El paso siguiente se verificó al concretarse elenvío de la información al DDIB. En esta etapa, cada una delas personas a cargo de las bibliotecas cooperantesdemostró su capacidad de interés y de esfuerzo.

La mayor parte de los casos consistía en unbibliotecario único, con la responsabilidad total de latarea, acompañado solamente por los manuales obtenidos enlos cursos, a cientos de kilómetros del compañero máspróximo y a mucho más de mil del Centro Coordinador, conlas dificultades que implica no tener a nadie cercano conquien consultar una duda técnica.

En estas1.526 registros queque se cerró laedición.

condiciones 22 bibliotecas enviaronrepresentaban unos 800 títulos, con lorecepción para concretar la primera

La compaginación general fue trabajosa. Lasentregas escalonadas de la información permitieron a losprofesionales del DDIB absorber paulatinamente las hojas deentrada, controlar y corregir. La tarea más difícil fue laidentificación de las revistas, a través de múltiples

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catálogos especializados y cientos de fotocopias deportadas solicitadas a quienes tenían la publicación. Deesta manera se fueron formando archivos de trabajo(registros maestros, portadas, fuentes), con cierto gradode confiabilidad, exactitud y certeza.

de losaquellosno teníahojas de

El trabajo más tedioso fue la cargaen la base de datos colectiva. Enmayoría de las bibliotecas cooperantesequipos y la información se recibía en

registrostiempos, lasus propiosentrada.

Sin embargo en poco tiempo se pudo mostrar unproducto. La primera edición del Catálogo se presentóoficialmente en una ceremonia realizada en la Sala delConsejo Directivo, con la presencia simbólica de algunas delas bibliotecas cooperantes y la compañía de muchaspersonas que como autoridades del INTA o como profesionalesamigos, dieron su apoyo material y afectivo a esta fantasíaque se concretaba en aquel 22 de diciembre de 1992.

3. Reformulacionespresente

y transformaciones : el

3a. AlcanceLa publicación del ItCatálogo Colectivo deX

Publicaciones Periódicas Existentes en las Bibliotecas -'delINTAllen 1992 marcó la finalización de una etapa inicial detrabajo. Antes de comenzar un nuevo período era menesterreflexionar y evaluar, a la luz de la experienciaadquirida, acerca de los resultados obtenidos, lametodología y las técnicas operativas. El objetivoprimordial que nos guió era, obviamente, intensificar losaspectos positivos y rectificar los puntos pocosatisfactorios en aras de un mayor nivel de excelencia enel proyecto.

Esto, por otra parte, permitiría crear un entornoprofesional adecuado para la invitación a participar en elCatálogo a otras bibliotecas agrícolas fuera del ámbito delINTA; sobre todo tratando de flexibilizar la dinámica de lacooperación, pero con pautas y procedimientos claros que noimplicaran un esfuerzo adicional para las bibliotecasinvitadas.

Los resultados obtenidos en los dos primeros años detrabajo hacían posible avizorar un panorama cambiante parael CCPPAA. En principio, se contaba con información de unaveintena de bibliotecas del INTA sobre un potencial decincuenta unidades. De las bibliotecas informantes muypocas suministraron datos del total de sus colecciones,sino que más bien sus aportes eran parciales (por logeneral se trataba de las publicaciones periódicassuscriptas excluyendo las obtenidas por canje o donación) .La inferencia inmediata de esta situación era la necesidadperentoria de impulsar una participación más activa de lasunidades cooperantes, pero, a su vez, esto acarrearía una

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consecuencia previsible: el crecimientonúmero de registros, tanto sea otrasrevistas ya informadas como nuevos títulos.

exponencialcolecciones

delde

Esta perspectiva derivó en una serie de cambiosimportantes tendientes a:

flexibilizar los mecanismos de información de lasbibliotecas,

pensar en una posible reestructuración de la Base deDatos para operar con mayores volumenes de información,- ajustar e intensificar los controles de identificación delas publicaciones a fin de que la Base contara coninformación confiable, y, por último

adecuar la estructura de la base a posibilidadesconcretas del software usado

Todas estas inquietudes, conjuntamente con susposibles vías de canalización, se expusieron en la "PrimeraReunión de Bibliotecas del INTA" celebrada en Buenos Airesentre el 7 y el 9 de marzo de 1994. Dentro del nutridotemario de este encuentro figuraba los miembros del equipoCCPPAA procedieron a informar a los representantes de lasbibliotecas la problemática futura de este proyecto, cuyosaspectos básicos ya han sido expuestos en los párrafosprecedentes.

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Lo más importante, sin lugar a dudas, fue que seestaba gestando un espacio de discusión donde tanto loslogros, los problemas y las soluciones, podían enfocarse de~las diferentes perspectivas del centro coordinador y de fasunidades cooperantes. Las discusiones versaron, una vezmás, sobre algunos aspectos recurrentes: la necesidad de uncompromiso activo de las bibliotecas ya sea actualizando lainformación de sus colecciones o incorporándose al proyectosegún el caso, el análisis de la estructura de la Base deDatos, los nuevos formatos de salida y la reconsideraciónde la metodología de trabajo con miras a facilitar unamayor colaboración de las unidades del sistema.La fluidez del trabajo conjunto posibilitó consensuar lasprincipales directrices operativas, ratificar los objetivoscentrales del proyecto y delinear cambios estructuralesbásicos. Las recomendaciones de los grupos de trabajo de laReunión fueron tenidos en cuenta en la dinámica operacionaldel CCPPAA en los años subsiguientes. Los beneficiosquedaron reflejados en los avances técnico-profesionalesalcanzados, algunos de los cuales se comentarán acontinuación.

3b. Los cambios estructurales• t

En breve reseña las principalesintroducidas fueron las siguientes:

modificaciones

- Se agregaron campos destinadoscompleto de la publicación: porfuente de identificación; _,,(.4,-

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a lograrejemplo,

un registro másotros títulos,

Se empezaron a incluir descriptores y clasificacionestemáticas en los casos en que se contaba con lainformación; ~- Se utilizó el concepto de relación entre/Ámadre e hijos,con lo cual un sólo registro contenía los datos completosde la revista y los siguientes el estado de colección;

Se amplió el número de formatos de visualización,adecuándolo a necesidades propias y de los usuarios finales

Se creó una base de datos temporaria, que facilitaríaconcentrar en una sola fuente todos los registrospendientes de ingreso y, al mismo tiempo, serviría paratodas las tareas previas a la incorporación a ladefinitiva.3c. Prácticas y métodos3cl. Las unidades cooperantes: flexibilizacién de la

cooperación

Como quedó dicho, al comienzo se habían diseñado parael Proyecto CCPPAA hojas de entrada de datos conformadaspor un conjunto de campos afines a la naturalezabibliográfica de las publicaciones periódicas sobre la basedel "Formato Común para el Ingreso de Información en Basesde Datos Bibliográficos" (Documento SID Nro. 44).Aún cuando este criterio respondía a una política clara deunificación de formatos para una mejor gestión de la Basecoletiva y al mismo tiempo permitiría automatizar loscatálogos de las cooperantes se advirtió que, endeterminadas circunstancias, confería cierta rigidez alsistema. En efecto, las condiciones de infraestructura, dedesarrollo de la biblioteca y de recursos técnico-profesionales diferían en las distintas unidadescooperantes del interior del país, y vaticinaban un gradoheterogéneo de posibilidades de integración.

Por tanto se hacía necesario facilitar en todomomento, y de acuerdo con las posibilidades de cadacooperante, que cualquiera sea su situación hallara unamanera conveniente para entregar información.

En ese momento otras circunstancias determinaron laoportunidad de poner en marcha la flexibilización: laposibilidad de acceder a una fuente confiable deidentificación (el CD-ROM del ISDS) y el número elevado deregistros con que contaba la base, con lo cual habíaprobabilidades de que el título se encuentrehrepresentado.

Es así que se permitió que la entrega de información,además de los formatos habituales, se realizara confotocopias de las fichas kardex, listas mecanografiadas,etc. En muchos casos bastaría únicamente con unos pocosdatos de la revista y el estado de colección.

A poco de anunciada esta decisión se pudo evaluar suacierto. Comenzaron a llegar colaboraciones de todas lasbibliotecas, y en un lapso relativamente breve se duplicóla cantidad de Unidades cooperantes y se cuadruplicó elnúmero de registros.

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7 302. El proceso de identificación

Desde el comienzo se tuvo como premisa, que cadatítulo que fuera a integrar el Catálogo estuvieradebidamente identificado. Desde un punto cualitativo, seintrodujo una mejora sustancial en la modalidad deidentificación de las publicaciones periódicas ya quemerced a un acuerdo con el CAICYT, se ha logrado contar conuna fuente única para la verificación de los datosvinculados a la naturaleza y la historia de las revistasinformadas por las bibliotecas. Esta fuente es la base dedatos en CD-ROM del rSDS (International Serial s DataSystems)I que suministra información precisa sobrediferentes aspectos de las publicaciones: ISBN, títulos ysus variantes, fecha de inicio y cierre, periodicidad,editores y responsables institucionales e historia.Lamentablemente, no hay una real conciencia por parte delos editores, en cuanto a qué es el ISSN y los beneficiosde la necesidad de registrar en la base del ISDS. Estoredunda en que hay una gran cantidad de publicaciones(argentinas, muchas de ellas) que no pueden seridentificadas por este medio.

Para paliar esta falencia, hemos conformado uninteresante archivo de portadas que fuimos recolectandogracias a la colaboración de los cooperantes quienes noslas fueron facilitando. También apelamos a otras fuentes:catálogos editoriales, otros catálogos colectivos del paísy extranjeros, bibliografías selectivas y cualquier otraherramienta que se considere fiable.

/~3c3. El nexo entre base definitiva y base temporaria: el

puente de la información

La base de datosestructura que la definitiva,algunos campos de uso internode la información.

temporaria tiene la mismaexcepto por el agregado deútiles para el procesamiento

El hecho de contar con esta base de datostemporaria permite optimizar los controles previos alingreso definitivo de los datos. ¿Cuáles son los beneficiosde esta base?:

1°) Si un título nuevo es informado por más de una unidad,al recuperarlo se los puede procesar simultáneamente.

2°) Se minimizan los márgenes de riesgoel trabajo con gran cantidad de papelesanotaciones varias, etc)

que trae aparejado(hojas de entrada,

3°) Se puede establecer exactamente enproceso se encuentra el registro, gracias acodificadas en los camposJrespectivos

{Í( " j, '"

8

quélas

tramo delanotaciones

• •

en estaincorpora

Una vez finalizado el procesamiento del registro , ~base temporaria, una simple exportación rra--~a la definitiva.

4. Hacía unagropecuaria

catálogo colectivo del área

El proyecto primitivo de coordinar desde el INTAun Catálogo Colectivo Nacional delse había dej ado de lado, sólo quedieran las circunstanciasmaterialización.

Area Agropecuaria, nuncahubo que esperar que sepropicias para su

Así, y en forma piloto, hemos invitado a dosInstituciones a participar de nuestro Catálogo. Se trata dela Biblioteca de Ciencias Agrarias de la Universidad delSur y del Centro de Documentación e Información de laSecretaría de Agricultura, Pesca y Alimentos. Ambos aportessuman alrededor de 2800 registros. También hemos tentado,con éxito, a otros colegas. ,~_J~ n __

La incorporacJ.on se hizo realidad en el pasadodiciembre. Luego de tres meses de trabajo constante hemospodido justipreciar la factibilidad de abordar tal tarea yseguir incorporando otras Instituciones interesadas enparticipar de este ambicioso proyecto.

No nos guía el apuro, pero tenemos constancia yexperiencia. Queremos hacer las cosas bien, lIsinprisa perosin pausas" como señala el dicho.

Si el objetivo general de este emprendimiento fueel de ofrecer a cualquier investigador del áreaagropecuaria la posibilidad de ubicar eficazmente lainformación requerida, la incorporación de unidades extra-institucionales amplía estas posibilidades disponiendo deuna mayor cobertura temática y ampliando el número de"bocas de expendiollque satisfagan su necesidad.

5. Balance y prospectiva

El balance de poco más de cinco años de trabajomuestra resultados positivos: una edición impresa, unaedición en diskette (finalizada y en proceso dedistribución) y la disponibilidad del Catálogo en líneapara consulta remota, montado en el server de la RedInformática del INTA.

Las sucesivas evaluaciones, a la par de generarcambios, nos han enfrentado con dos limitantes: laconversión al FOCAD y la necesidad de incorporar programasPascal para ayudar al ingreso de datos y realizarverificaciones automatizadas. Esperamos superarlas a labrevedad.

Al mismo tiempo pensamos que un catálogo de estanaturaleza puede -o debería- tener más utilidades que la de

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,•

simple agente de localización. Por ejemplo para realizarestudios bibliométricos sobre:

a) desarrollo de colecciones básicas (core collections)

b) determinar si las colecciones responden a las citas delos investigadores (recuérdese el trabajo presentado porJulieta Zabala en las anteriores Jornadas) i

e) desarrollo de colecciones en determinadas zonas;

d) indicadores de barreras lingüísticas y geográficas enlos títulos compilados;

e) cicloscontinuidad

económicos comode las colecciones;

factor afectante en la

tener relaciónfacilitarle larecuperada.

contar con modelos de normalizaciónsignifica poner a prueba o forzarnormas de catalogación y/o los

f} distribución de colecciones versus especialización debibliotecas

También pensamos que el trabajo de estos años nosha dejado experiencias enriquecedoras y nos ha permitidollegar a la extracción de conclusiones interesantes. A lasya señaladas anteriormente podríamos agregar:

al que el CD-ROM del ISDS tiene un grado de confiabilidad yacierto cercano al 99,9%;bl que para el 0,01% restante se deben extremar losrecaudos y permitirse la im20.Ciinación,ya que en historia depublicaciones periódicas nunca está dicha la últimapalabra;c) que la necesidad dede citas muchas veceshasta el límite lasformatos; yd) que todas las decisiones adoptadas debencon las prácticas de los usuarios, a fin delocalización y comprensión de la información

)ypJJ,~_Tenemos otras ~ntasías respecto del Catálogo, su

crecimiento, su interacción, su difusión, su utilización ysu empleo como fuente de investigaciones. No siemprepodemos concretarlas, o por lo mepos. no dentro de lasurgencias que se preveen en las fantas£as. Sin embargo, yreiterando nuestros propios dichos, tenemos la constancia,la experiencia y el entusiasmo necesarios para llevarlas acabo. Lo cual no es poco en estas postrimerías del siglo.

Buenos Aires, abril de 1996

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