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MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE
N!! ACTA: 2
Reunión de la COMISIÓN TÉCNICA DE ARCHIVOS HISTÓRICO PROVINCIALES
FECHA: jueves, 21 de abril de 2016.
HORA: 11 h.
SECRETARIA DE ESTADO DE CULTURA
LUGAR: Antesala de la Sala de Prensa. Planta 2ª. Secretaría de Estado de Cultura.
Plaza del Rey, l. Madrid
ASISTENTES:
MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE
D. Severiano Hernández Vicente
Subdirector General de los Archivos Estatales
Dña. Blanca Desantes Fernández
Jefe de Área de Programación y Coordinación Archivística
Dña. Beatriz Franco Espiño
Jefe de Servicio de Valoración y Tratamiento Documental
Representantes Comunidades Autónomas
COMUNIDAD AUTÓNOMA DE ARAGÓN
Dña. Maite lranzo Muñio
Directora Archivo Histórico Provincial de Zaragoza
COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANTABRIA
D. José María Gutiérrez Rodríguez
Jefe del Servicio de Archivos y Bibliotecas
COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CASTILLA-LA MANCHA
D. Carlos Flores Varela
Director Archivo Histórico Provincial de Toledo
COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CASTILLA-LEÓN
D. Luis Miguel Rodríguez Alfageme
Director Archivo Histórico Provincial de Salamanca
COMUNIDAD AUTÓNOMA DE EXTREMADURA
Dña. Begoña M ancera Flores
PLAZA DEL REY, 1 28004 MADRID TEL" 91 701 72 64 FAX: 91 701 7 4 03
Directora Archivo Histórico Provincial de Badajoz
COMUNIDAD AUTÓNOMA DE GALICIA
Dña. M aría Dolores Pereira Oliveira
Directora Archivo Histórico Provincia l de Lugo
COMUNIDAD AUTÓNOMA DE ILLES BALEARS
D. Ricard Urgell Hernández
Director del Arch ivo del Reino de Mallorca
COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LA RIOJA
Dña. Micaela Pérez Sáenz
Directora Archivo Histórico Provincia l de La Rioja
COMUNIDAD AUTÓNOMA DE MADRID
Dña. María Teresa Díez de los Ríos
Directora del Archivo Histórico de Protocolos de Madrid
COMUNIDAD AUTÓNOMA DE MURCIA
D. Javier Castillo Fern ández
Director del Archivo Hist órico Provincia l de Murcia
COMUNIDAD FORAL DE NAVARRA
D. Félix Segura Urra
Director Archivo Rea l General de Navarra
COMUNIDAD AUTÓNOMA DEL PAÍS VASCO
D. José Anton io Sa inz Varela
Director del Arch ivo Histórico Provincial de Á lava
COMUNIDAD AUTÓNOMA DE VALENCIA
Dª. Noem í Galán Serrano
Jefa del Servicio de Arch ivos
Excusan su as istencia:
Dª. Alejandra Gil Gandarillas, Consejera Técn ica del Área de Coordinación de Archivos y Gest ión Document al del M inisterio de Interior;
D. Luis Casado de Otaola, Jefe de Área de Document ación Admin istrativa del Minist erio
de Empleo y Seguridad Social;
Dª. Rosa Martín Rey, Jefa de Área de Archivo Centra l del M inisterio de Hacienda y
Admin istraciones Públicas;
D!! Esperanza Díaz García
Directora Archivo Histórico Provincial de Cáceres.
En Madrid, a las 11 horas del día 21 de abril de 2016, en la Antesa la de la Sala de Prensa
de la Secretaría de Estado de Cultura, se reúnen representantes de las distintas
Comunidades Autónomas y de la Subdirección General de Archivos Estatales del
Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.
Siendo el orden del día el siguiente:
1. Apertura de la sesión y presentació n de los asistentes
2. Aprobación del act a de la reunión anterior
3. Inform es de los Grupos de Trabajo creados en el seno de la Comisión Técnica
Grupo de Trabajo de Regist ros y Notariado. Normativa y Transferencia
Grupo de Trabajo de Valoración y eliminación de documentos de titularidad
est atal
Grupo de Trabajo de Transferencias a los Archivos Histórico Provinci ales
Grupo de Trabajo de Acceso a la documentación de titularidad estat al
Grupo de Trabajo de Catastro
Grupo de Trabajo de Infraestructuras y Sistemas de Seguridad
4. Plan de trabajo para los próximos meses
5. Repaso de las decisiones
6. Ruegos y preguntas
Punto 1. Apertura de la sesión por el Secretario de l Consejo de Cooperación Archivística
Se abre la sesión a las 11 y qu ince minutos y toma la palabra D. Severi ano Hernández
Vicente que agradece la asistencia de los representant es enviados por las CCAA y seña la
el rep arto de competencias entre la Administ ración central y autonómica en re lación a los
Archivos Históricos Provinciales (en adelante AHPs) y en la responsabilidad compart ida de
los mismos ya que, por ejemplo, debe existir la aplicación de una normativa común en
materi a de acceso y también procedimientos unificados de valoración y eliminación para
la documentación de titulari dad est at al custodiada en los citados Archivos.
Señala asimismo la problemática de la documentación judicial que est á ingresando en los
AHPs y la im portancia de la Sentencia del Tribun al Supremo de 2006 que establece que la
documentación generada por los tribunales de justi cia es documentación de titularidad
estatal, t ema muy complejo en el que hay que buscar soluciones con el Minist erio de
Justici a. También informa que en breve será presentado PARES 2.0 como herramienta
que va a permitir la interoperabilidad y el multil ingüismo (lenguas cooficiales del
t erritorio, además de inglés y francés) mediante tesauros multilingües.
Incide en que es necesario que se normalicen los procedimientos de transferenci as y que
sea posible conocer el volumen de las mismas para poder planificar las infraestructuras
pertinentes. Por último, plantea que, dada la complejidad de las cuestion es de acceso y
que afect a t anto a los AHPs como a cualquier otra tipo logía de archivo, convendría que se
conformara un grupo de t rabajo o comisión transversa l en mat eri a de acceso que no se
delimitara exclusivamente a los AHPs.
Punto 2: Aprobación del acta de la reunión anterior.
Queda aprobada por unanim idad el act a de la reunión anterior, incorporando a la misma
los cambios so licitados por D. Luis Casado de Otaola, representante del Ministerio de
Empleo y Seguridad Social, por D. Félix Segura Urra, representante de la Comunidad Foral
de Navarra, y por D. José Ant onio Sa inz Varela, representante de la Comunidad Autónoma
del País Vasco.
El Subdirector General de los Archivos Estatales abandona la reunión y antes cede la
palabra a D. José Antonio Sainz Valera que se incorpora a la misma corno Presid ente de la
Comisión de AHPs, según el acuerdo adoptado en la reunión de 20 de octubre de 2015
por el que la Presidencia de la Comisión Técnica recaía en el representante de la
Comunidad Autónoma del País Vasco, por ser la Comunidad Autónoma con mayor
antigüedad desde la aprobación de su Estatuto de Autonomía.
Se lleva a cabo la presentación de los asistentes.
Punto 3: Informes de los Grupos de Trabajo creados en el seno de la Comisión
Técnica
Se pasa a la presentación de los informes de los distintos Grupos de Trabajo por parte
de los coordinadores de los mismos.
Grupo de Trabajo de Registros y Notariado. Normativa y Transferencia
Toma la palabra Dñ a. M aría Teresa Díez, coordinadora del Grupo de Trabajo. Hast a el
momento dicho Grupo no ha t enido actividad, pero se va a establecer el contacto
entre los miembros, así corno una próxima reunión presencial en octubre.
D. Luis Miguel Rodríguez Alfageme pregunta por la prob lemática de la documentac ión
de los Corredores de Comercio (libros de operaciones y póli zas de comercio y los
Registros de los Corredores de Comercio) y sobre qué régimen se debe aplicar a dichos
fond os, si el de los Registros Notariales, régimen que les corresponde desde el año
2001. So licita que dicho tema se trate en el Grupo de Trabajo. También se plantea por
iniciativa de Dña. Blanca Desantes la neces idad de delimitar en el seno del Grupo de
Trabajo la competencia de los Notarios para expedir certificados de los protocolos
centenarios.
Grupo de Trabajo de Valoración y eliminación de documentos de titularidad
estat al
Toma la pa labra Dña. Beatriz Franco, coordinadora del Grupo de Trabajo. A través de la
Sede Colaborativa se ha presentado un informe de este Grupo, que se incluye como
Anexo 1 a este Acta. Este Grupo de Trabajo se reunió de manera presencial el pasado
19 de enero, reunión en la que se acordó la metodología de trabajo a seguir por dicho
Grupo, así como los t rabajos que se iban a llevar a cabo. Por parte de los miembros del
Grupo se recopilaron listados con las series comunes de titularidad estata l custodiadas
en sus Archivos y se ha trabajo en diversos borradores de peticiones de dictamen para
su elevación al Pleno de la Com isión Superior Ca lificadora de Documentos
Administrativos (CSCDA) para su dictamen.
En la página web de la CSCDA se ha creado un nuevo espacio para dar visibilidad a las
actividades de este Grupo de Trabajo, donde se recoge información sobre el objet ivo,
miembros, metodología y trabajo llevado a cabo.
Dña. Beatriz Franco informa que en la reunión del próximo Pleno del Consejo de
Cooperación Archivística se va a solicitar que dicho Consejo delegue en la Comisión
Técnica el envío de las seri es com unes para su dictamen a la CSCDA. Mientras tanto, se
han arbitrado so luciones para poder elevar peticiones de dictamen al próximo pleno
de la CSCDA, previsto a principios de julio. Además de que cada AHP puede remitir sus
propias peticiones de dictamen de manera individual a la CSCDA, se está en contacto
con el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (MINHAP) para que se
presenten estudios de identificación y valoración que afecte a documentación de las
Delegaciones y Subdelegaciones de Gobierno. En dichos dictámenes se inclui rán
t ambién a los AHPs, publicando el MINHAP las reso luciones que afect en a las
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Delegaciones y Subd elegaciones y el M ECO las reso luciones de dicha document ación
que ya est é custodiada por los AHPs.
La coordinadora se compromete a enviar a la Sede Colaborativa un documento en el
que se recojan todos aquellos dictámenes en que est én incluidos los AHPs1 para
facilitar la efectividad de los mismos.
El representante de la Junta de Casti lla y León, D. Luis Miguel Rodríguez Alfageme
señala la problemática derivada de que un mismo procedimiento puede ser valorado
de manera diferente en una Comunidad Autónoma y otra .
Por otra parte} el Presidente de la Comisión añade que puede ser pertinente
estab lecer vías de colaboración con los responsables o secretarios de las comisiones de
valoración} evaluación o ca lificación de las diferentes Comunidades Autónomas con el
grupo de trabajo que se ha creado y la posibilidad de remitir una carta de invitación a
la colaboración de los mismos} aspecto que se eleva rá al Consejo.
Grupo de Trabajo de Ingresos y Transferencias a los AHPs
Toma la palabra D. Carlos Flo res, coordinador del Grupo de Trabajo. Por parte del
mismo, se ha preparado un a Recopilación de norm as de transf erencia e ingreso de las
Comunidades Autónomas integradas en el Grupo} que se ha subido a la Sede
Colaborativa para que todos los miembros tengan acceso a la misma.
Informa que el Grupo se ha centrado en el análisis de la práctica actual: normas1
costumbres} procedimientos} etc. En particular} se debate en la necesidad de
est ab lecer previament e las previsiones de transferencias de documentación a los AHPs
para que no existan conflictos de volumen a ocupar en los depósitos por parte de la
Administración Central y la Autonómica. Pretenden extender este análisis al resto de
CCAA y, posteriormente, elaborar un documento de Buenas Prácticas.
Se solicita que forme parte de este Grupo una persona designada por la Subdirección
General de los Archivos Estatales. Dña. Blanca Desantes señala que se informará de la
petición al Subdirector Genera l para que nombre a un representante, preferiblemente
del Archivo General de la Administración, para formar parte del Grupo.
Grupo de Trabajo de Acceso a la documentación de titularidad estatal
Toma la palabra D. José Antonio Sainz, coordinador del Grupo de Trabajo. Presenta un
informe de las actuaciones del Grupo que se adjunta como Anexo 11 a la presente acta.
Dña. Blanca Desantes señala la posibilidad de convertir a este Grupo de Trabajo en un
Grupo transversal sobre Acceso dentro del Consejo de Cooperación Archivística, tal y
como ha seña lado el Subdirector General de los Archivos Estatales en las palabras de
inicio a la reunión.
Tras discutir sobre la conveniencia o no de seguir con este Grupo de Trabajo en el seno
de la Comisión Técnica tras la creación de uno transversal, se llega como acuerdo que,
desde la Subdirección Genera l de los Archivos Estatales en la próxima reunión plenaria
del Consejo de Cooperación Archivística se va a proponer la creación de este grupo
transversal sobre acceso y el Grupo de Trabajo de Acceso dentro de la Comisión
Técnica de los AHPs, seguirá trabajando y posteriormente se abordará la m anera de
articular el mismo con el que se cree en el seno del Consejo de Cooperación.
Grupo de Trabajo de Catastro
Toma la palabra D. Carlos Flores, por delegación de la coordinadora del Grupo de
Trabajo, que ha excusado su presencia, Dña. Esperanza Díaz García. Est e Grupo de
Trabajo se reunió de manera presencial el pasado 16 de marzo en la Secretaría de
Estado de Cultura. El acta de dicha reunión se incorpora a la presente acta como Anexo
111. Se ha preparado por el Grupo un cuestionario para enviar a todos los AHPs para
recopi lar información sobre la situación de los fondos de Catastro en cada uno de los
archivos.
Dña. Blanca Desantes informa que se ha subido a la Sede Colaborativa un Excel con
información de contacto de todos los AHPs, tras la solicitud de la coordinadora del
Grupo de Trabajo para proceder al envío de dichos cuestionarios. Dicha información se
ha recogido del Censo Guía de Archivos a través del CIDA (Centro de Información
Documental de Archivos) . Cua lquier modificación que se precise hacer en el mismo, se
puede hacer por cada uno de los miembros y guardar el documento en suces ivas
versiones. Asimismo, aprovecha la reunión para recordar la importancia de mantener
actualizados los datos que hay en el Censo de Archivos por parte de las CCAA ya que es
una plataforma ampliamente consultada y qu e ofrece visibilidad a la información de
los Centros de Archivo de todo el t erritorio nacional.
D. Carlos Flores señala qu e en la reunión se tomaron como acuerdos, asimismo:
que la Comunidad Autónoma de Andalucía y la Comunidad Autónoma de
Murcia procediesen a la búsqueda de información y normativa sobre el Acceso
a los fondos de la Gerencia del Catastro para poder ser analizada y estudiada
por el Grupo de Trabajo
la necesidad de elaborar un Protocolo de actuación y relación de los Archivos
Históricos Provinciales y las Gerencias del Cat astro en materia de
transferencias, conservación, digitalización y apoyo t écnico. Por lo que la
Comunidad Autónoma de Canarias procederá a la búsqueda de información
sobre procedimientos nacionales e internacion ales entre los órganos
productores y receptores de documentos.
que la Comunidad Autónoma del Principado de Asturias proceda a la búsqueda
de información y normativa sobre los procedimientos de valoración con las
Gerencias del Catastro para poder ser analizada y estudiada por el Grupo de
Trabajo.
Grupo de Trabajo de Infraestructuras y Sistemas de Seguridad
Toma la palabra Dña. Dolores Pereira, coordinadora del Grupo de Trabajo. Desde est e
Grupo se está realizando una recopilación normativa sobre la materia y est á
trabajando en la elaboración de un cuestionario de toma de datos sobre
infraestructura y seguridad. Se ha enviado al Grupo un modelo que est á actualmente
en discusión.
Punto 4: Plan de trabajo para los próximos meses
Los diferentes Grupos de Trabajo se irán reuniendo según los acuerdos adoptados en
el seno de cada uno de ellos. Dña. Blanca Desantes recuerd a que la Secretaría de
Estado de Cultura ofrece la sede de la misma para cualquier reunión de los Grupos que
se quiera celebrar.
Punto 5: Acuerdos Adoptados
Acuerdo 01/2016: Nombrar un representante de la Subdirección General de los
Archivos Estata les para su incorporación en el Grupo de Trabajo de Transferencias.
Acuerdo 02/2016: Eleva r al Consejo de Cooperación Archivística la posible delegación
en la Com isión Técnica de AHPs la potestad de enviar las peticiones de dict amen de
series comunes de los AHPs ya va loradas para su dictamen en el seno de la Comisión
Superior Ca lificadora de Documentos Administrativos con el fin de agilizar y simplificar
e l proced imiento.
Acuerdo 03/2016: Elevar al Consejo la posibilidad de arbitrar mecanismos de
comunicación entre los responsables o secretarios de las comisiones de valoración,
evaluación o ca lificación de las diferentes CCAA para establecer sinergias y cauces de
colaboración con el Grupo de Trabajo de Valoración y eliminación de documentos de
titularidad estatal.
Acuerdo 04/2016: Elevar al Consejo la propuesta de creación de un grupo transversa l
sobre acceso. El Grupo de Trabajo de Acceso dentro de la Comisión Técnica de los
AHPs, segui rá trabajando y posteriormente se abordará la manera de articular el
mismo con el que se cree en e l seno del Consejo de Cooperación.
Acu erdo 05/2016: Rea lizar la próxima reunión de la Comisión Técnica en Vitoria
Gasteiz en t orno al día 20 de octubre de 2016.
Sin más asuntos por trat ar, se levanta la sesión a las 13:45 h.
LA SECRETARIA,
Blanca Desantes Fernández
ntonio Sainz Vare la