REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD RAFAEL BELLOSO CHACÍN

VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADODECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO

MAESTRÍA EN GERENCIA DE PROYECTOS INDUSTRIALES

MODELO SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DEL PROYECTO

Franco, ZorangelIseas, Douglas

Rodriguez, Iliana

Maracaibo, marzo de 2009

Sistema de Información Gerencial para la Identificación de Riesgos del ProyectoÁrea de Conocimiento: Gestión de Riesgos del Proyecto

Un riesgo de un proyecto es un evento o condición inciertos que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto, como tiempo, coste, alcance o calidad (es decir, cuando el objetivo de tiempo de un proyecto es cumplir con el cronograma acordado; cuando el objetivo de coste del proyecto es cumplir con el coste acordado; etc.). Un riesgo puede tener una o más causas y, si se produce, uno o más impactos. (Guía del PMBOOK 2004).No todos los proyectos requieren de un enfoque formal de administración de riesgo, pero la administración de riesgo debe convertirse en un proceso sistemático aplicado de una manera disciplinada para obtener el máximo beneficio.La administración del riesgo es el proceso sistemático de planificar, identificar, analizar, responder y controlar los riesgos del proyecto. Este proceso trata de maximizar la probabilidad de ocurrencia de los sucesos adversos. Si bien muchos directores de proyectos utilizan un razonamiento intuitivo como punto de partida para el proceso de toma de decisiones, el administrador del riesgo mira más allá, evaluando el nivel de riesgo y los efectos que puede tener el progreso del proyecto. (Lledó y Rivarola, 2007).Los sistemas de información gerencial permiten a los directores de proyectos la toma de decisiones acertada y oportuna en cualquier situación que se identifique como un riesgo para el proyecto, contribuyendo al diseño de estrategias para tomar acción correctiva como para prevenir una situación de riesgo.A continuación se muestra entonces una propuesta de un modelo de Sistema de Información Gerencial orientado a la Identificación de riesgos en el área de Conocimiento de la Gestión de Riesgos de un Proyecto. Este modelo permitirá a un director de proyecto y a su equipo de trabajo, la toma de decisiones oportunas encaminadas al desarrollo de procesos, que dan respuesta a las exigencias de los entornos del proyecto, en términos de efectividad y eficiencia al garantizar la calidad en la administración de un proyecto.

Entradas Procesos SalidasComo elementos de entrada para el sistema de información gerencial se consideran las personas que participan en las actividades de identificación de riesgos, donde se incluye al Gerente del Proyecto, el equipo técnico y si se quiere también la consideración de opinión y apoyo de expertos en riesgos.El personal involucrado en la identificación de riesgos representa también el medio de difusión de todas las entradas para el desarrollo de los procesos respectivos.También se considera información insumo que ayude al conocimiento de posibles riesgos y cómo pueden identificarse, ubicando dicha información en la documentación existente como el alcance del proyecto, elementos de entrada provenientes del cliente para el desarrollo del proyecto, base de datos y lecciones aprendidas de proyectos ya finalizados.Toda la recopilación de estas entradas es procurada utilizando recursos de financiamiento, estaciones de trabajo, servidores de datos, y mediante el empleo de tecnología actualizada, los cuales también se consideran entradas para los procesos de identificación de riesgos.Las entradas mencionadas provienen de las diferentes gerencias de la organización quienes son las fuentes de suministro de estas entradas, tales como la gerencia de administración para los recursos financieros, la gerencia comercial, la gerencia de recursos humanos para suministro y estudio del perfil del personal involucrado (entorno del proyecto), obteniendo a su vez estas entradas también de un entorno más global o externo al proyecto, como lo son los bancos, los proveedores, la comunidad y el gobierno.

Para los procesos de identificación de riesgos debe tomarse acción sobre cada una de las entradas que sirven de alimentación al sistema de información, por lo que se considera lo siguiente:Identificación de los riesgos mediante la revisión de la documentación del proyecto, como por ejemplo su alcance, acta de constitución, plan de gestión, estructura de desglose del trabajo, manuales, entre otras, así como la revisión de la base de datos existente de proyectos ya finalizados, analizando también toda su documentación incluyendo el registro de lecciones aprendidas, lo que contribuye al listado de categorías o fuente de riesgos (Riesgo Técnico, Riesgo relacionado con la administración, Riesgo organizacional y Riesgo Externo), investigación de causas – raíces, y a la caracterización y toma de acciones preventivas para atacar los posibles riesgos que puedan presentarse.El procesamiento de toda esta información se realiza también mediante entrevistas con el personal involucrado tanto propio del proyecto como de agentes externos especializados, que también deben haber revisado la documentación existente para poder emitir opiniones apropiadas y vinculadas con el proyecto.

Toda la información procesada debe ser vaciada en registros de riesgos, los cuales se consideran los productos o salidas del sistema de información, en los cuales se debe reflejar para cada riesgo identificado información como la siguiente: Importancia, Etapa del ciclo de vida del proyecto donde ocurre el riesgo, Frecuencia de ocurrencia, Posibles causas, Detección, Posibles impactos físicos y económicos, actividad o proceso afectado, ente afectado y respuesta inicial al riesgo.Estas salidas van dirigidas hacia el entorno del proyecto y el entorno global, que harán uso de esta información para los fines consiguientes, tal como la dirección técnica de la empresa, los accionistas y los clientes.