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Resumen Ejecutivo DGICO-CA-PO-018-04

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Resumen ejecutivo DGICO-CA-PO-018-04

I. Nombre y antecedentes de la práctica

1. Anote el nombre de la práctica (tal y como se nombró en la solicitud de registro)

Sistema Automatizado de Seguimiento y Acreditación (SASA) en Línea

2. Describa brevemente la situación o estado del proceso que se está mejorando,

previo a la implantación de la práctica (máximo 350 palabras).

El Instituto Nacional para la Educación de los Adultos (INEA) es un organismo descentralizado de la administración pública federal, con personalidad jurídica y patrimonio propio, creado por Decreto Presidencial el 31 de agosto de 1981, con el objeto de promover, organizar, impartir, acreditar y certificar la educación básica para adultos.

A raíz de la federalización de los servicios educativos, el INEA norma y coordina a nivel nacional la educación para adultos que se ejecuta a través de las 32 entidades federativas. En este contexto, sus atribuciones son desarrollar e implementar el modelo educativo (MEVyT); así como, los procesos de evaluación del aprendizaje y de certificación oficial.

Dichos servicios se rigen por un proceso de incorporación, avance académico, acreditación y certificación que demandó de la Dirección de Acreditación y Sistemas, el desarrollo de un sistema eficaz que diera respuesta a los requerimientos que el proceso educativo involucra.

Con el propósito de sistematizar esas funciones para normar el proceso y elaborar un mecanismo de control y seguimiento que mejore el desempeño de sus funciones, para obtener óptimos resultados en la información generada; la cual, debe tener las características de confiable y oportuna.

Durante 1997 y 1998 la Dirección de Acreditación y Sistemas desarrolló el Sistema Automatizado de Seguimiento y Acreditación (SASA). Durante el siguiente año, cubre el programa para implementar el Sistema, al cual llama SASA-99, mediante la instalación en los equipos de cómputo de las Delegaciones e Institutos Estatales de Educación para Adultos; así como, en las Coordinaciones de Zona, ubicadas en los principales municipios, por ser las responsables en forma directa de coordinar los servicios educativos del Instituto.

Para agosto de 2008, el Instituto maneja dos versiones del Sistema: la original denominada SASA-99 que opera en 11 estados y el SASA en Línea, práctica que atiende las necesidades cambiantes del proceso de educación y a la cual hace referencia el presente documento, en las 21 entidades restantes.

3. Anote de manera específica el o los grupos de beneficiarios/usuarios que cubre la

práctica (población objetivo).

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Delegados del INEA en los estados de: Baja California, Distrito Federal, Guanajuato, México, Michoacán, Nuevo León y Querétaro. Directores Generales de los Institutos Estatales para la Educación de los Adultos, en el resto del país En oficinas centrales de las Delegaciones e Institutos Estatales, los Responsables o Directores de área de:

• Acreditación • Operación • Planeación • Informática • Jefes de Departamento

En Coordinaciones de Zona: • Coordinadores de Zona • Responsables del área de Informática • Responsables de Acreditación • Apoyos Técnicos • Técnicos Docentes

Figuras solidarias: • Asesores educativos de la población objetivo inscrita en el Instituto

En plazas comunitarias: • Responsable • Apoyo Técnico • Jóvenes y adultos en rezago educativo, inscritos en el Instituto

En las oficinas centrales del Instituto Nacional para la Educación de los Adultos: • Directores de Área

En la Dirección de Acreditación y Sistemas: • Subdirector de Tecnologías de Información • Jefes de departamento • Técnicos responsables de la operación del SASA

4. Describa la(s) necesidad(es) o problema(s) a los que la práctica está dando

respuesta (máximo 1000 palabras).

Satisfacción de necesidades:

1. Cumple con el proceso de inscripción, acreditación, avance educativo y certificación de la educación básica para jóvenes y adultos en rezago educativo, atendidos por el Instituto

2. Disminuye en Coordinación de Zona el tiempo invertido en el trabajo de revisión de documentos, registro de educandos y validación de la información capturada.

3. Brinda, en la Coordinación de Zona y demás sedes institucionales, una atención con mayor control, calidad, transparencia y confiabilidad, ya que el proceso se da en forma ágil y rápida.

4. Proporciona atención inmediata al requerimiento de consulta de información;

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mediante una respuesta transparente y oportuna de cifras reales, que contribuyen a satisfacer el desarrollo de la gestión y la toma de decisiones tanto en Institutos Estatales, como en Delegaciones.

5. Facilita el seguimiento escolar de los educandos y contribuye en forma permanente a la mejora de la calidad de los servicios que proporciona el Instituto.

6. Fortalece la correcta aplicación del proceso sistematizado de control y seguimiento escolar, el cual logra la homogeneidad y transparencia en todo el país.

7. Controla el expediente electrónico del educando inscrito, y facilita en cualquier momento su traslado de una Coordinación de Zona a otra, y por ende de un estado a otro; además brinda ahorro de papel y de tiempos para elaborar, emitir y entregar los certificados de educación básica.

8. Reduce la impresión de un gran número de documentos, concentrados, reportes o informes; lo cual representa un excelente ahorro de tiempo, de consumibles y de papel; ya que ofrece una gran variedad de información muy útil en el análisis de la productividad del Instituto, sin necesidad de su impresión y almacenamiento.

9. Ofrece para la operación del Sistema, permiso por figura institucional, y la identifica plenamente de acuerdo a su rol, además identifica cuáles son las funciones de cada persona para que con certeza se pueda saber, quién, qué, cuándo y en dónde, se modificaron los registros.

Soluciona los siguientes problemas, presentados con SASA-99:

1. Las figuras institucionales, asesores solidarios y educandos no tienen facilidad de acceso a la consulta de información, en forma inmediata y actualizada.

2. La asignación con un control específico de roles de acceso, por figuras usuarias, a nivel de Coordinación de Zona, restringe las acciones del rol asignado, y no identifica a la persona que agrega, modifica, elimina, consulta o imprime información en el sistema.

3. La protección de los datos que integran las bases informativas, se da por medio de un respaldo al final de cada mes. Sin embargo, en algunas ocasiones las Coordinaciones de Zona incumplen la norma y resulta difícil aplicar el plan DRP (Disaster Recover Planning) para reconocer información valiosa de los educandos.

4. Requiere instalación de las versiones, en los equipos de la Delegación o Instituto Estatal, a fin de actualizar los aspectos técnicos del Sistema; actividad que debe ser supervisada por el responsable del área de Informática, y que implica un gasto económico por las visitas realizadas a las Coordinaciones de Zona, y por ende una inversión de tiempo dedicado para el desarrollo de las mismas, que puede ser entre 2 y 5 días en el mejor de los casos, ya que las distancias entre las Coordinaciones varían

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en cada estado.

5. Genera información mensual concentrada por cada Coordinación de Zona, por estado y a nivel nacional, mediante un proceso periódico de cierre. Si se requiere analizar estadísticas e indicadores, entonces es indispensable la impresión de reportes y concentrados por Coordinación, que resultan ser muy extensos por su contenido y que demandan gran inversión de tiempo dedicado a esa tarea. Además de provocar lentitud en la captura para alimentar nueva información en el sistema.

SASA en Línea, hace respaldos globales al cierre de la captura y respaldos incrementales por toda la operación del instituto, cada 2 horas.

Ambos, restauran las bases de datos si ocurre alguna pérdida del sistema, y así se reduce la caída o fuera de servicio, por más de dos horas. Ya que logra restablecer la operación a pesar del daño, por incluir protección en parte del sistema operativo. Los respaldos se guardan en el centro de datos de la Dirección de Acreditación y Sistemas, en cintas magnéticas.

Las actualizaciones en Línea, se dan a través de la alimentación nocturna en los servidores centrales de la Dirección de Acreditación y Sistemas. El proceso se da una sola vez y con ello al día siguiente, los 21 estados, visualizan y operan con la nueva versión; a fin de satisfacer el propósito de la transparencia y al cumplimiento de la normatividad; así como a los acuerdos establecidos con los estados.

SASA en Línea permite la concurrencia para consultas, actualizaciones, inserciones y obtener reportes de información.

Brinda mayor confiabilidad y transparencia en la información del expediente electrónico del educando, ya que permite al propio educando, al asesor y al Técnico Docente conocer el seguimiento del avance educativo. Sólo, se requiere ingresar a la página del Portal educativo www.inea.gob.mx, cualquier día del año; sin necesidad de solicitud previa o autorización para su impresión.

II. Novedad de la práctica

5. Anote los objetivos que pretende alcanzar la práctica (máximo tres).

1.

Operar el SASA en Línea, sin limitación de tiempo o geográfica, en las Delegaciones e Institutos Estatales para la Educación de los Adultos, en 437 Coordinaciones de Zona, en más de 2,176 Plazas Comunitarias Institucionales del país; así como, en la Dirección de Acreditación y Sistemas del Instituto Nacional para la Educación de los Adultos, empleando cualquier software navegador de Web, para dar cumplimiento al Acuerdo Nº SO/I-05/09 que regula la norma de los procesos de registro, acreditación y certificación de la educación básica para adultos.

2. Generar y garantizar información estatal y nacional que sea transparente, real y oportuna para la toma de decisiones, mediante las bases de datos sobre los resultados del proceso de atención, acreditación y certificación.

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Brindar atención inmediata a las necesidades de consulta de los Institutos Estatales y Delegaciones, para el desarrollo correcto de la gestión educativa. Y para el educando, poner a su disposición la consulta de la información de su expediente electrónico, respecto de su proceso educativo a fin de facilitar que pueda cursar y concluir su educación básica.

6. Describa las estrategias o acciones emprendidas para alcanzar los objetivos

(máximo 2000 palabras).

En 1997, la Dirección de Acreditación y Sistemas conceptualiza una herramienta informática que sistematiza el proceso de inscripción, acreditación y certificación de la educación básica. Además da soporte al registro y control de la información, ya que facilita el manejo y crecimiento de las cifras de dicho proceso. Esa herramienta es el Sistema Automatizado de Seguimiento y Acreditación, SASA-99; el cual ha tenido un gran salto de su concepción original a su versión en Línea, en 2007.

El Sistema SASA, es una estrategia prioritaria del Instituto; la cual vincula la productividad del recurso humano al uso de la infraestructura tecnológica del Instituto. Es considerada como la fuente oficial de información que refleja el desempeño institucional respecto a la atención del rezago educativo del país, y además cubre los estándares de economía, transparencia, eficiencia y eficacia.

Parte de las líneas de acción de la estrategia, está en el desarrollo de la versión 3.3 que nombra al sistema como SASA-99. Esa actualización incorporó una metodología de reingeniería de sistemas para modelado de datos, procesos y reglas de negocio. Así se logró mejorar la respuesta a la demanda de nuevas estrategias de operación, como la incorporación del Modelo de Educación para la Vida y el Trabajo (MEVyT).

Dicha estrategia comprendía la implantación del SASA-99, mediante una plataforma cliente/servidor utilizando PROGRESS, para correr en 420 Coordinaciones de Zona, de los 32 estados. Con el propósito de generalizar la aplicación del sistema para mejorar el registro de educandos, la calificación de exámenes, para la acreditación de módulos y niveles, y para tener un mayor control en la certificación de la educación básica. Además de, generar reportes y elaborar el cierre mensual con las cifras de atención en cada Delegación e Instituto Estatal. Después consolidar de manera cuantitativa y cualitativa la base de datos del país y elevar la transparencia, calidad y confiabilidad de la información oficial que la Dirección de Acreditación y Sistemas entrega a entidades globalizadoras o cabezas de sector.

SASA en Línea ha depurado varios rubros de una gran lista de datos informativos que no son necesarios para integrar el registro y expediente electrónico del educando. Esa validación, ha disminuido la emisión de errores en la captura, y los pocos casos especiales que se presentan, son enviados más rápidamente al área correspondiente de dar solución.

• SASA en Línea permite cumplir en forma adecuada las normas de inscripción, certificación y acreditación de educación básica para adultos

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señaladas en el Acuerdo Nº SO/I-05/09 del 21 de abril de 2005, establecido en coordinación con la Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación de la Secretaría de Educación Pública y el Instituto Nacional para la Educación de los Adultos.

• Dichas normas, se aplican al Modelo de Educación para la Vida y el Trabajo (MEVyT), al Modelo de Educación para la Vida y el Trabajo en su vertiente de MEVyT Indígena y para Educación en Línea de las Pl@zas Comunitarias e-México.

A partir del SASA-99 se eliminan muchos registros manuales de información que era impresa y guardada en expedientes clasificados como “archivos vigentes o activos” y “archivo muerto o inactivo”. Ambos requerían un espacio para su almacenaje, custodia y posible consulta. SASA en Línea, guarda y custodia esa información; la cual en caso necesario, es mucho más fácil de consultar y siempre conservará su transparencia, ya que la estructura de tal forma que permite:

• mayor clasificación y aprovechamiento,

• registrar información sobre la incorporación de educandos en las diferentes etapas y modelos educativos que ofrece el Instituto,

• aplicar la evaluación diagnóstica mediante exámenes o reconocimiento de estudios de sistemas escolarizados,

• integración a los jóvenes y adultos inscritos en el Instituto, a un círculo de estudio para su atención educativa por parte de asesores,

• organizar la aplicación de exámenes y programar las sedes al considerar la solicitud de materiales, el registro de hojas de respuestas de exámenes para su calificación automática y retroalimentación del aprendizaje con base en los resultados del examen,

• integrar el expediente de cada educando con los resultados de los exámenes, e identificar en forma automática las conclusiones de nivel y certificación.

Al convertirse el SASA en el sistema oficial de información, las Delegaciones e Institutos Estatales enviaban a la Dirección de Acreditación y Sistemas, los primeros días de cada mes, el cierre del mes anterior con la información de todas las Coordinaciones de Zona; para que esta Dirección preparara el consolidado nacional. Trabajo que requería alrededor de 15 días, por el análisis a las cifras de atención e indicadores más relevantes. Por lo cual, la Dirección de Planeación, Administración, Evaluación y Desarrollo del Instituto recibía las bases de datos durante las siguientes dos semanas y en consecuencia, la entrega estadística a las entidades globalizadoras, era con 45 días de diferencia.

La operación del SASA-99 marcó prioridades y satisfacción de necesidades. Entre las cuales, se definió como oportuno y estratégico, que fuera un sistema dispuesto en la Web para mejorar su operación y obtener información transparente de mayor calidad e inmediatez. La respuesta se concreta a partir del 2005; por lo cual, se diseña un esquema global para su instrumentación, y se desarrolla un programa para capacitar en las Delegaciones e Institutos Estatales,

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al personal responsable del manejo y operación del SASA en Línea.

Su implantación abarcó como primera etapa, la inclusión de cinco estados para trabajar con el Sistema en Línea. A los cuales se les garantizó también, en cada Coordinación de Zona la conectividad a Internet más adecuada para el funcionamiento óptimo de la práctica, necesidad impostergable para tal propósito. Operar el sistema por medio de la Internet, permitió conocer el impacto de esta estrategia institucional y detectar algunos problemas de concurrencia en su operación que la Dirección de Acreditación y Sistemas debía resolver con la ayuda de programas de trabajo en campo; para identificar las fallas en el desempeño y demostrar la necesidad de llevar a cabo los primeros ajustes al sistema. En consecuencia, se corrigen los factores más importantes en la infraestructura tecnológica del Centro de Datos y se reorganizan los procesos en Coordinación de Zona.

Los resultados de la evaluación, permiten identificar que el desempeño del SASA en Línea, a nivel de Coordinación de Zona, requería transformar la forma de operar del sistema. Adicionalmente, los problemas detectados sugirieron revisar la concentración de las cargas de trabajo de las Coordinaciones, en períodos cortos donde se registra a los educandos y se califica casi simultáneamente.

Para romper el paradigma institucional de trabajar en redes locales sin acceso a conectividad a Internet, se convocó a los jefes y responsables del sistema para que fomentaran en el personal institucional encargado de su operación un mayor interés por manejar el SASA a través de la Web; como parte decisiva para el éxito del Sistema. La respuesta fue positiva y contribuyó en gran medida a lograr el cambio en la cultura organizacional sobre la ventaja de usar y aprovechar dicha tecnología, y obtener más eficiencia en los recursos.

Con referencia a la infraestructura tecnológica; se revisaron y redefinieron algunas especificaciones funcionales como: el impacto de la red y el desempeño del Sistema en Línea, la excesiva normatividad inserta en la práctica, que generaba fuertes demandas de transacciones, y por último las prácticas no adecuadas en la institución con respecto al trabajo que se realizaba en las Coordinaciones de Zona.

De ahí, se modificó la representación de la operación en la atención educativa, en términos de las entidades básicas como son: educando, asesor, técnico docente, unidad operativa y sub proyecto. De igual manera, se mejoró la seguridad mediante el registro de los usuarios que accedan al Sistema y el control con distintos perfiles de acceso y roles de operación. Por último, se desarrollaron los programas para la migración de las bases de datos de las Delegaciones e Institutos Estatales conforme se fueran incorporando, y se mejoraron las prácticas de programación; así en forma conjunta, se aseguró la calidad en el desempeño del Sistema.

Por lo anterior, el año 2005, fue de gran relevancia para el Instituto, por haberse llevado a cabo la implantación y operación del SASA en Línea, ya que se lograron todas esas acciones. Además de mantener actualizadas a las figuras sobre la operación de la práctica, haber adquirido sistemas de seguridad independientes de los servicios de antivirus, antispyware y antispam.

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La continuidad en la implementación de la práctica, permite al Instituto que para el ejercicio 2007, cubra los requerimientos físicos, tecnológicos y humanos para operar el SASA en línea en 21 estados; para lo cual fue necesario llevar a cabo la migración paulatina y exitosa de los respaldos de las bases de datos de cada una de las Delegación o Institutos Estatales para lograr la ejecución del sistema tal y como opera en la actualidad.

En cuanto al impacto de la práctica por su uso y aprovechamiento a partir del 2005, momento en que está dispuesto en Línea, existen dos indicadores que reflejan cifras importantes de conocer:

El conteo nacional de consulta en línea, del avance académico por educando, asciende a 1’225,941 usuarios (al 25 de septiembre de 2008)

El conteo nacional en la consulta en línea, del avance académico por círculo de estudio por operadores del SASA y figuras institucionales, asciende a 137,711 (al 25 de septiembre de 2008)

El fortalecimiento del Sistema, hace que la implementación del SASA en Línea sea un proceso apegado a los propósitos de la mejora de la gestión, para la administración óptima de los recursos tecnológicos, el incremento en la productividad y para un mayor desempeño de los recursos humanos.

7. Describa aquellos elementos o procesos novedosos que se han adoptado en la

operación con la implantación de la práctica y que, según su perspectiva, justificarían la obtención del Reconocimiento a la Mejora de la Gestión (máximo 500 palabras).

Después de dos décadas de llevar a cabo en forma manual el proceso de registro, acreditación y certificación de la educación básica, se logró desarrollar el SASA-99. Después, se dio la adopción de nuevos conceptos y métodos de reingeniería de sistemas que permitieron lograr el SASA en Línea; siendo un proceso innovador que da respuesta a los desafíos de la educación, sobre todo por poseer controles que garantizan su transparencia y porque no existe en México otro sistema de gestión académica que haga más eficiente el proceso educativo.

Asegura la disponibilidad de información confiable y oportuna, permite conocer sistemáticamente las características del rezago educativo y analiza, entre otras opciones, las variables de:

adultos en atención,

adultos en cada municipio y localidad,

porcentaje de aprovechamiento escolar,

educandos con mejor calificación y por cada módulo,

identifica cuáles y cuántos son los mejores educandos por materia

Estas cifras son la base para definir estrategias de operación, mejorar los

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servicios y optimizar los costos, ya que contribuye a determinar la cantidad de módulos del MEVyT y su programa de impresión por entidad federativa. Por lo que, convierte a este sistema en la alternativa para mejorar la operación y hacer más eficiente el cumplimiento de los objetivos y el logro de mayores resultados.

Para implementar el Sistema, se aprovechó la conectividad a Internet del Sistema Nacional e-México de las plazas comunitarias y Coordinaciones de Zona; lo que representa un costo-beneficio en estos servicios. Ya que la asignación de antenas satelitales, cuenta con subsidio de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes. En cuanto a proveedores de conectividad terrestre, se da través de contratos específicos que facilitan la recepción del servicio para obtener mayores y mejores resultados con el menor costo de inversión. En consecuencia se da un gran beneficio al proceso educativo en el país.

Al hacer más eficientes los procesos para los educandos, facilita su registro e incorporación al Instituto a través del acceso gratuito a las tecnologías de información y comunicación que ofrecen las plazas comunitarias, dispuestas en más de 1,100 sitios -de los 21 estados con SASA en Línea- lo cual representa una oferta que innova la imagen institucional.

Ofrece a las figuras solidarias, consulta del expediente educativo de los adultos inscritos, y permite optimizar el aprovechamiento del tiempo. SASA en Línea, torna esa tarea más fácil y de mejor calidad, ya que los asesores atienden más ampliamente al educando y logran mejorar las asesorías de los siguientes módulos.

Sí el expediente electrónico del adulto está completo, el estado puede emitir la certificación del nivel, al siguiente día de concluir su educación.

SASA-99 brinda como única opción para conocer la información de las bases de datos de una entidad federativa, la impresión de reportes y concentrados emitidos por cada Coordinación de Zona y que en conjunto facilitan el análisis y la toma de decisiones estatal. Cabe la comparación, al mencionar que varios de los reportes generados por SASA-99 no son emitidos por SASA en Línea, ya que la información de las bases de datos pueden ser consultadas directamente en Línea, de cada Instituto Estatal o Delegación y desde luego, la nacional.

III. Efectividad y eficiencia de la práctica

8. Describa los resultados que se han alcanzado con la implantación de la práctica en

función de los objetivos que fueron descritos en el punto 5 (máximo 2000 palabras). Si considera necesario, puede anexar al final del documento estadísticas o gráficas para robustecer la descripción de la práctica. Es importante que los anexos estén numerados y se haga referencia a ellos en el texto.

Al modernizar la infraestructura tecnológica, se logró en la gestión administrativa:

1. mayor profesionalización en los servicios que se ofrecen a la población en rezago educativo.

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2. mejora de la gestión y los procesos de incorporación, atención, acreditación y certificación.

3. resultados cuantitativos y cualitativos que por sus cifras son alentadores y en beneficio del objeto por el que fue creado el Instituto.

4. importante disminución de la presencia física de los beneficiarios que acuden para realizar trámites o solicitar información sobre los servicios educativos a las oficinas representativas del Instituto, Delegaciones o Institutos Estatales; ya que el educando acude a los espacios educativos de su localidad.

5. beneficio directo en tiempo y ahorro de dinero, ya que miles de jóvenes y adultos que recorrían grandes trayectos para llevar a cabo su proceso de registro, acreditación y certificación, con SASA en Línea resuelven esas necesidades al acudir a la plaza comunitaria más cercana a su domicilio.

6. un solo canal de acceso, el portal educativo www.inea.gob.mx con los servicios y programas del SASA en Línea, (Anexo 1 Pantalla acceso a servicios en Línea) pone a disposición de la población en rezago educativo inscrita en los niveles de alfabetización, educación primaria o secundaria la variedad de los servicios en Línea.

7. consulta del avance académico, Pre-Registro en Línea, Exámenes en Línea, y Cursos del MEVyT en Línea, entre otros. Tanto los educandos como las figuras solidarias que participan en los servicios de exámenes en línea, obtienen una prestación adicional, una cuenta de correo electrónico en la cual reciben todas las notificaciones relacionadas con sus solicitudes de atención.

a. si el interesado elige Pre-registro, contestará once sencillas preguntas. Con sus datos personales, la solicitud será enviada a la Coordinación de Zona del Instituto Estatal o Delegación que corresponda de acuerdo a su domicilio y en pocos días, un Técnico Docente del Instituto, se pondrá en contacto con la persona para orientarle sobre los servicios educativos y formalizar su incorporación,

b. la opción de Exámenes en Línea, agiliza la presentación de exámenes y obtiene los resultados de manera más rápida en forma electrónica o impresa. Reduce en forma considerable los tiempos de respuesta, y sobre todo el proceso se realiza en una forma más transparente.

8. guarda el expediente electrónico del educando para que pueda ser reactivado en el momento que así lo decida el interesado.

9. al concluir y certificar la educación básica, el control del sistema registra en el libro electrónico, los datos del folio del certificado y la fecha de emisión; para que al momento de solicitar un duplicado de certificado, el trámite se realice en pocos días, ya que existe el sistema controla la

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emisión de duplicados.

10. el expediente electrónico de cada educando brinda confiabilidad y agiliza el traslado de una Coordinación de Zona a otra, o de un estado a otro; a fin de facilitar la continuidad del educando en el sistema educativo abierto hasta la certificación de su educación básica.

11. mayor confiabilidad en las bases de datos y consolidados generados en Coordinaciones de Zona y en el estado.

12. mayor eficiencia en los procesos y tiempos dedicados para el registro y análisis de la información que integra las bases de datos, por facilitar la detección y corrección de datos erróneos ya que el contenido se valida y se evitan contratiempos en la depuración de datos.

13. coadyuva con certeza y rapidez en la emisión de la información que las figuras institucionales requieren para la toma de decisiones.

14. entrega oportuna y transparente de las cifras estadísticas solicitadas por las entidades globalizadoras.

15. importante ahorro del recurso económico por la reducción de impresiones de la información que ofrece el sistema a través de: avances académicos, consultas por logros por Técnico Docente, consultas por Círculo de estudio y una gran variedad de reportes generados por logros de acreditación, realimentación y certificados; que al ser consultados vía Internet no se necesita tenerlo en documento.

16. define roles para usuarios en cada sede donde opera el SASA en Línea, además del control de accesos por bitácoras de movimientos. Este proceso permite identificar huellas de auditoria respecto al registro de educandos.

17. ahorro de recursos materiales para impresión de reportes; un ejemplo es el “Reporte de resultado de la aplicación de exámenes diagnósticos por Coordinación de Zona” (Anexo 2 Resultados ED xCZ). Si se desea conocer el total de un estado, SASA-99 ofrece el resultado global en 107 hojas impresas y para el nacional, se rebasarían las tres mil. Con una inversión de horas dedicadas a la impresión, más las dedicadas a conjuntar los reportes de cada Coordinación en la sede estatal, sin olvidar el factor económico.

Si además, se desea programar las acciones para la aplicación de exámenes escritos en Coordinación de Zona, entonces es necesario imprimir el “Concentrado de exámenes solicitados por Coordinación de Zona” para el resultado estatal, el consolidado puede contener de 50 a 150 hojas impresas.

Otro de los estadísticos, es el “Concentrado de exámenes diagnósticos presentados y acreditados por Coordinación de Zona” (Anexo 3 P Y A ED), para conocer el global de un estado, entonces es necesaria su impresión y envío al Instituto Estatal en un término aproximado de 2

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semanas; lo cual impacta en tiempo ya que presenta un desfase importante que afecta en forma directa las necesidades del educando, porque la información no es oportuna.

Con SASA en Línea, estos documentos no requieren ser impresos, ni enviados, ni ser integrados y archivados en la sede estatal; basta que las figuras institucionales responsables de la toma de decisiones ingresen al portal www.inea.gob.mx para la consulta al día de esos rubros que son básicos en la toma de decisiones, sobre todo por ser información oportuna y transparente.

Con base en la estrategia de operación de los servicios educativos, el Instituto implementó un esquema de atención y productividad para los asesores educativos que participan en el proceso de incorporación, atención, acreditación y certificación que considera rubros como: gratificación por adulto incorporado, por evaluación formativa aprobada, por adulto que concluye nivel inicial, por continuidad al siguiente nivel, por examen final acreditado en módulo del MEVyT en Línea o por certificado entregado y registrado en SASA, entre otros conceptos. De acuerdo a los criterios de cada Instituto Estatal o Delegación, para fijar rubros distintos o adicionales e importes diferentes; las entidades con SASA-99 extraen de este sistema, la información que corresponde a cada asesor solidario y la integran a una aplicación propia que les permite obtener los importes globales.

Como respuesta innovadora para el control de ese esquema, el SASA en Línea unifica y estandariza los rubros de pago, con base en las Reglas de Operación del ejercicio correspondiente, respetando los importes que fije cada sede estatal. Así, emite en forma periódica con transparencia, control y confiabilidad los reportes automatizados de gratificación que agiliza su pago, pues toma en cuenta que su monto está orientado a premiar los resultados exitosos que obtengan los asesores que dan clases a los jóvenes y adultos.

9. Describa en qué medida se han alcanzado los objetivos planteados por la práctica y qué se está haciendo para cerrar la brecha. En caso de haber cubierto todos los objetivos al cien por ciento, describa qué mejoras se están planteando o realizando a la práctica (máximo 1000 palabras). En ambos casos incluya como anexo el programa de trabajo correspondiente. De las 32 entidades federativas, 21 estados operan de manera completa el SASA en Línea, lo que representa 66 % de avance en el logro de los objetivos. Los 11 estados restantes: Coahuila, Chiapas, Durango, Guerrero, México, Michoacán, Morelos, Nayarit, Querétaro, Tabasco y Veracruz operan SASA-99 y serán migrados a base de exportación e importación de archivos con base en el programa de trabajo para tal fin. Sin embargo las cifras de éstos últimos, obtenidas del SASA-99, (Anexo 4 Situación Institucional por Instituto Estatal) se integran mes a mes al SASA en Línea, para el consolidado nacional que aparece en el portal www.inea.gob.mx

Cumplir el programa de trabajo para la expansión del Sistema en las entidades

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que operan SASA-99, eliminará la brecha que evita concluir con el objetivo nacional. El Programa Operativo Anual de la Dirección de Acreditación y Sistemas define las acciones a seguir para llevar a cabo las concertaciones necesarias, entre esa Dirección y los Directivos de cada Instituto Estatal o Delegación, por ser indispensable que faciliten los medios durante la transición del proceso de incorporación de un estado al nuevo SASA en Línea, además de apoyar los trabajos de reingeniería de sistemas, y la respuesta del personal institucional por su reacción al cambio en la operación del proceso en Línea para la incorporación, acreditación, avance académico y certificación. (Anexo 5 Cronograma de la Dirección de Acreditación y Sistemas)

Una vez formalizada la etapa de migración al SASA en Línea, la Dirección de Acreditación y Sistemas requiere de la disponibilidad económica que sufrague los materiales y elementos indispensables que demanda la formación y capacitación de las figuras estatales, como son: Delegados o Directores, Jefes o Responsables del área de Acreditación, Operación e Informática, Coordinadores de Zona, Jefe de Informática, Jefe de Acreditación, Apoyos Técnicos y Técnicos Docentes de Coordinaciones de Zona; a fin de brindar las herramientas que requieren los instructores para multiplicar la formación al resto de las figuras que operarán el SASA en Línea en la sede estatal y en cada una de las Coordinaciones de Zona; lo cual representa un gran ahorro en el presupuesto de esta Dirección.

Cabe señalar que se garantiza en la sede estatal, en cada Coordinaciones de Zona y en un gran número de plazas comunitarias un servicio con mayor ancho de banda en conectividad a Internet, y se busca mejorar la infraestructura estatal con servidores más robustos, mayor seguridad, alta disponibilidad, esquemas de respaldos y automatización de las tareas dentro de las Base de Datos. Así, queda programada la infraestructura tecnológica y el sistema puede operar en forma eficiente en Línea.

Para fortalecer la infraestructura física que opera el SASA en Línea, la Dirección de Acreditación y Sistemas está enfocada a lograr un incremento en el número de servidores existentes, para determinar una solución de alta disponibilidad que garantice 98 % de acceso a la base de datos y al propio sistema; ya que se considera primordial el crecimiento de entradas vía Internet, derivado de los usuarios y beneficiarios que ingresarán al sistema a partir del momento en que esté disponible en la Web un nuevo estado.

Parte importante en el programa de implementación de la práctica es la etapa de evaluación de la aplicación. Después de cada migración, las figuras que operarán el sistema expresan su opinión sobre: el Diseño, la Funcionalidad, los Tiempos de respuesta y la Satisfacción; en un rango que va de mala a excelente. Cabe señalar que la mayoría de las evaluaciones arrojan arriba del 90 % de éxito.

(Anexo 6 fotografías)

El soporte a la base de datos en la que se realizan un mayor número de actualizaciones, consultas, ingresos, registros, obtención de estadísticas y emisión de reportes que genera el SASA en Línea, ha sido mejorado con lo cual existe una optimización de los servidores; donde se encuentra instalada la

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aplicación, desde los webservers hasta los Server de Base de datos.

Esta funcionalidad del sistema permitirá que a futuro se integren esquemas de inteligencia de negocios para la explotación directa de cualquier área del INEA.

10. Describa la manera en que se ha mejorado el uso de los recursos (humanos, económicos, informáticos o materiales) asignados al proceso en el que se ha implantado la práctica (máximo 500 palabras)

El aprovechamiento de horas-hombre se al eliminar procesos para consolidar datos y cifras estadísticas, solucionar duplicidad de registros de educandos entre Coordinaciones de Zona, importar datos y actualizar catálogos o generar reportes para Institutos Estatales o Delegaciones.

Al excluir el envío de versiones de sistemas a los 32 Estados, también existe un ahorro en tiempo, ya que el trabajo dedicado a estos procesos fue eliminado; lo cual permite al personal de la Coordinación de Zona, ejecutar mejor sus tareas e incorporar otras para lograr un retorno de inversión al corto plazo (ROI) respecto al costo de implementación de las versiones.

Confiabilidad y transparencia en la información, al eliminar procesos que no agregaban valor a la captura y sí requerían mayores tiempos invertidos en la tarea. El resultado actual es una captura más limpia en todos los campos y por ello, se genera información con calidad.

Las figuras usuarias del Sistema, involucradas en el proceso educativo se enfocan en brindar un servicio en forma oportuna y veraz para el educando inscrito en el Instituto y para todo aquel que sea usuario de los servicios educativos.

Importante ahorro de consumibles en los 21 estados que operan el SASA en Línea, por la disminución de impresiones de documentos y reportes para usuarios del Sistema.

Incremento en el número de sedes de aplicación de exámenes en Línea, al considerar las plazas comunitarias como sitios idóneos para tal fin.

El proceso para migrar las bases de datos de cada entidad federativa, que se incorpora a esta practica, se da a través de la generalización de los procedimientos y programas sistematizados que transfieren la información de la Coordinación de Zona al SASA en Línea, aprovechando así la tecnología del Instituto en cada sede.

A través del SASA en Línea, existe un mejor aprovechamiento de la operación ya que se eliminaron los procesos complejos que hacían cada vez más difícil el control del seguimiento escolar. Además se logró respetar la norma del proceso de inscripción, acreditación y certificación de la educación básica. En consecuencia, existe ahorro notorio en consumibles por la enorme disminución de impresiones de documentos y reportes para usuarios del Sistema en Coordinación de Zona, Delegaciones e Institutos Estatales; así como, en las

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Oficinas Centrales del Instituto.

En la obtención de información, el tiempo de respuesta al usuario y beneficiario es: en llamado de complejidad sencilla, máximo 3 segundos. Para complejidad media, máximo 5 segundos. En formas de complejidad alta, un máximo de 10 segundos. Tiempos que comparativamente, con el sistema anterior, resultan eficientes ya que antes, estas tareas podían llevarse en un término de diez días para obtener información.

Reducción de tiempo para la consulta uso y aprovechamiento de la información consolidada, y de mayor productividad en la respuesta oportuna a demandas de información de áreas estratégicas del Instituto, para la toma de decisiones y mejoras para el Sistema.

El sistema, brinda al educando información oportuna, clara y confiable durante el desarrollo de su proceso educativo y mejora los tiempos para la emisión del certificado al interesado.

11. Anote las evidencias (verificables) con las que cuenta la práctica para demostrar los

resultados alcanzados (archivos, registros, bases de datos, etc). Describa brevemente sus contenidos (máximo 50 palabras por cada una).

Aguascalientes http://ags.sasa.inea.gob.mx

Baja California http://bcn.sasa.inea.gob.mx

Campeche http://cam.sasa.inea.gob.mx

Chihuahua http://chi.sasa.inea.gob.mx

Distrito Federal http://df.sasa.inea.gob.mx

Guanajuato http://gto.sasa.inea.gob.mx

Hidalgo http://hgo.sasa.inea.gob.mx

Jalisco http://jal.sasa.inea.gob.mx

Nuevo León http://nl.sasa.inea.gob.mx

Puebla http://pue.sasa.inea.gob.mx

Quintana Roo http://qroo.sasa.inea.gob.mx

San Luís Potosí http://slp.sasa.inea.gob.mx

Sinaloa http://sin.sasa.inea.gob.mx

Sonora http://son.sasa.inea.gob.mx

Tamaulipas http://tam.sasa.inea.gob.mx

Tlaxcala http://tlx.sasa.inea.gob.mx

Baja Sur http://ww.sasa.inea.gob.mx

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Colima http://ww.sasa.inea.gob.mx

Oaxaca http://ww.sasa.inea.gob.mx

Yucatán http://ww.sasa.inea.gob.mx

Zacatecas http://ww.sasa.inea.gob.mx

INEA en números, en la sección del portal www.inea.gob.mx.

Consulta en línea del avance académico, para uso y aprovechamiento del Técnico Docente, asesores y educando, www.inea.gob.mx.

IV. Impacto de la práctica

12. Describa los beneficios que se ofrecen a los usuarios/beneficiarios de la práctica

(máximo 350 palabras). 13.

SASA en Línea es una estrategia que contribuye a disminuir el rezago educativo, por ser un vínculo para que la población objetivo, jóvenes y adultos en rezago educativo, inscrita en el Instituto tenga:

• gratuidad en los servicios educativos en Línea que ofrecen las pl@zas comunitarias para el proceso de inscripción, avance educativo, acreditación y certificación. Para la población en general, programas de formación continúa que ofrece el Consejo Nacional para la Vida y el Trabajo CONEVyT,

• en el medio rural; una ubicación estratégica de las mismas, por estar en cabeceras municipales y localidades alejadas que presentan mayor demanda de servicios de comunicación, por tratarse de pueblos y comunidades indígenas,

• libre tránsito de educandos registrados en el Sistema Educativo Nacional, ya que se atiende en forma ágil a 2’477,879 de jóvenes y adultos (cifra al cierre de agosto de 2008) con necesidades de educación y certificación distintas, sin importar los cambios de residencia que presenten,

• la oportunidad de adoptar los programas educativos para el uso de las nuevas Tecnologías de Información y Comunicación.

Es indispensable eliminar la brecha digital existente entre los que tienen acceso a la tecnología y los que no la tienen, para facilitar el acceso a estas nuevas tecnologías de información; ese fenómeno representa para el Instituto un nuevo rezago educativo de la población beneficiaria; por lo tanto, es una oportunidad de aprendizaje e interacción directa con la computadora y la Internet. El Instituto brinda al adulto y también a los asesores, y Técnicos Docentes las herramientas necesarias para facilitar esa interacción y aprovechar las opciones del sistema.

En lo que compete a figuras institucionales, mejora el desempeño y productividad del trabajo realizado por el Coordinador de Zona, Técnico Docente y personal de

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la Delegación o Instituto Estatal.

Se reduce el tiempo de espera para que un adulto pueda recibir su certificado de educación básica, una vez cubiertos todos los requisitos y aprobados los módulos necesarios para tal fin.

En las Delegaciones, Institutos Estatales, Coordinaciones de Zona y Oficinas Centrales del Instituto, brinda respuesta oportuna a demandas de información de las áreas estratégicas, para la toma de decisiones.

14. Describa el impacto que se ha alcanzado en los usuarios/beneficiarios de la

práctica, a partir de sus resultados (máximo 350 palabras).

Mejora en el desempeño del trabajo educativo de las figuras solidarias, ya que genera interés en adquirir conocimiento para el uso de las Tecnologías de Información y Comunicación, dispuesta en las plazas comunitarias para disminuir los tiempos invertidos en los anteriores controles manuales, lo que facilita aprovechar su tiempo en mejorar las asesorías.

Para presentar sus exámenes, el educando no requiere trasladarse a un domicilio distinto al de la plaza comunitaria donde recibe sus asesorías, ni tiempos de espera para conocer su calificación, si es que opta por los servicios en Línea; ya que se facilita la programación y presentación de exámenes, además conocerá los resultados de cada módulo presentado y recibirá realimentación sobre los temas de las respuestas no acertadas.

Control eficiente de la información registrada en el SASA de cada CZ para generar eficientemente el respaldo para las gratificaciones por productividad de 72,365 figuras solidarias que participan en 123,620 círculos de estudio; 24,142 puntos de encuentro y en 2,733 plazas comunitarias.

En palabras de los usuario, el SASA en Línea es:

“el medio para que logrará retomar mis estudios después de haber dejado la escuela. Acudo a la plaza cercana a mi trabajo y no gasto en transporte, uso la computadora para mis tareas y exámenes, y obtengo el resultado inmediatamente. Es más fácil hacer mis trámites para terminar mis estudios, no pago nada, ni tengo que comprar tantos libros. En la computadora es increíble lo rápido que hago las cosas, además puedo mejorar en el trabajo”

“cuando me enteré que podía inscribirme ese mismo día, me sentí muy satisfecho pues había dejado los estudios por tantos papeles que piden. Yo mismo me inscribí, y ese día presenté un examen y así aprobé la primaria, entonces escogí los módulos para empezar mi secundaria. Todo se me hace más fácil, sencillo y rápido, los trabajos de investigación no se me hacen difíciles pues la información la obtengo del portal, aprendí a navegar y hago consultas rápidas y sencillas. Presentaré mis últimos exámenes en la computadora, y obtendré mi certificado de secundaria, ojalá obtenga un mejor puesto, además pienso seguir estudiando”

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V. Promoción de la participación

15. Describa los procesos, mecanismos o la manera en que la práctica está promoviendo la participación ciudadana, administrativa o de la comunidad escolar (máximo 250 palabras)

El responsable de la operación del SASA en línea, divulga el funcionamiento de la práctica en foros, sedes estatales y Directivos de instancias gubernamentales del sector educativo.

En las Delegaciones e Institutos Estatales, a través de la capacitación a las figuras operativas y solidarias, se promueve el uso constante de la práctica para el desempeño de sus funciones a fin de lograr un mejor aprovechamiento de los contenidos.

Existen cursos disponibles para fortalecer el uso de las Tecnologías de Información y Comunicación dirigidos a los asesores educativos, en temas como: Introducción al uso de la computadora e Internet, Un acercamiento al eje de la alfabetización tecnológica y Ser asesor en línea; con lo cual se logra hacer permanente el uso del SASA en línea para la atención de los diferentes grupos de educandos.

En las Delegaciones, IEEA y CZ, cuando el SASA-99 ha sido migrado a la práctica, se divulga la implementación del SASA en línea entre todas las figuras institucionales y solidarias del estado.

Se da mayor énfasis en las Coordinaciones de Zona para que promuevan en las Unidades Operativas, que las figuras solidarias informen a jóvenes y adultos inscritos en el Instituto, la facilidad de consultar los resultados del sistema mediante el acceso al portal educativo www.inea.gob.mx; así como su expediente electrónico o las cifras estadísticas de atención. A través del Sistema de aprendizaje en línea, podrán llevar a cabo sus exámenes en línea, además de otras múltiples opciones de contenidos educativos e informativos que son compatibles con el portal www.conevyt.org.mx.

VI. Sustentabilidad de la práctica

16. Describa las principales acciones que han sido tomadas para institucionalizar la práctica, es decir, para asegurar su permanencia más allá de la administración en turno (máximo 350 palabras).

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Las Reglas de Operación del Instituto, emitidas cada año, en el apartado 7 “Lineamientos específicos”, punto 7.3 “Instancia normativa INEA”, mencionan que las oficinas centrales del Instituto, integradas por la Dirección General y Direcciones de Área, ubicadas en la Ciudad de México, realizan las siguientes funciones normativas:

• Normar y operar el Sistema nacional de acreditación y certificación para adultos, con validez nacional

• Desarrollar y asegurar la calidad del sistema de información sobre el campo, mediante el SASA y los estudios y proyecciones estadísticos

En el apartado 8 de Operación, en forma particular en el punto 8.1 Proceso operativo para otorgar los servicios aparece el Diagrama para dicho proceso (Anexo 7 Diagrama del proceso operativo de los servicios educativos DOF dic28-2007) en el cual se indica: “Una vez que el educando acredita todos los módulos de un nivel educativo y los requisitos documentales con base en la información capturada en el SASA, se emite el certificado correspondiente”.

El Sistema Automatizado de Seguimiento y Acreditación en Línea, con el respaldo anterior, evita que sea considera como un operación temporal y asegura su permanencia en pro de la educación para adultos.

La eficiencia del Sistema garantiza el incremento en la productividad, en forma permanente. Además fomenta que los educandos, tengan confiabilidad desde el proceso de inscripción hasta el de certificación.

17. Describa cuáles son los principales problemas a los que se enfrentó en el proceso

de implantación de la práctica y cómo fueron resueltos (máximo 350 palabras).

• Mayor tiempo invertido al análisis, revisión e integración al sistema, del esquema de gratificaciones a figuras solidarias. Ya que el estado modifica las variables de pago o agrega rubros no considerados en las Reglas de Operación; por lo cual, se requieren adecuar el esquema a la forma estatal de operación y no como lo plantea el Sistema.

• En cuanto a la plataforma tecnológica, a pesar de la inversión en tecnología de punta, en algunas Coordinaciones de Zona, no cuentan con ella. Lo cual provoca, en el país, una incompatibilidad para operar el Sistema, además de afectar el cumplimiento de los objetivos y repercutir en los resultados esperados.

• Existen sitios con antenas de conectividad digital satelital, del Sistema Nacional e-México con un ancho de banda menor al que reclama el Sistema para operar en forma óptima. Sustituir este servicio por uno de mayor capacidad, incrementaría el monto del recurso económico asignado al rubro de la conectividad en el Instituto.

• Respecto a las figuras que operan el Sistema en las Coordinaciones de Zona, existe indiferencia, rechazo y renuencia a la tecnología de punta; por ende no se generaliza su uso ni se aprovechan las ventajas que ofrece el SASA en Línea.

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• Obstrucción en la creación y permanencia de una cultura tecnológica, por la falta del recurso económico para brindar a las figuras que operan la práctica, una capacitación constante en el manejo de las Tecnologías de Información y Comunicación. Aceptan la capacitación para el manejo de dichas tecnologías, pero no la ejercen para mejorar su trabajo o en beneficio personal.

• Paradigma erróneo en el uso del Sistema, las figuras usuarias lo consideran como un control para el desempeño de su trabajo y una evaluación negativa, que repercute en sus ingresos económicos. No elimina procesos, sino que incrementa sus funciones, representa una carga adicional y no la mejor alternativa para hacer eficiente su trabajo, transparente, fácil y seguro.

• Figuras con una preparación tecnológica débil, consideran más confiable el trabajo manual y juzgan de poca firmeza el uso de la tecnología, por el riesgo que sienten al trabajar con una herramienta en Línea.

“Certificamos que toda la información contenida en este resumen

ejecutivo y sus anexos es verdadera”

VII. Replicabilidad de la práctica (opcional)

18. Sugiera algunos temas en los cuales podría replicarse la práctica en otros ámbitos o áreas de la Secretaría (máximo 250 palabras).

SASA en Línea ofrece una eficiencia en el control y manejo estadístico de la información sistematizada. Factibilidad para ser modificado en los menús, pantallas y reportes; lo cual permite su adopción, adecuación e implementación en instituciones como CONAFE, CONALEP o Colegio de Bachilleres. Porque permite, centralizar la información del control escolar de dichas instituciones.

La replica externa de la implementación probada del Sistema, reafirma el enfoque de su funcionalidad, y garantiza el incremento en la productividad, de manera globalizadora y permanente. Además de garantizar la calidad del servicio que se ofrece a la población objetivo.

Lic. María Gertrudis Alcaraz Ortega Directora de Acreditación y Sistemas Titular de la unidad administrativa

que propone la práctica

Lic. Juan Froylán López Morales Subdirector de Tecnologías de Información

Responsable de la operación de la práctica propuesta

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