RESUMEN DE OPERACIÓN DEL SAF

• Fase 1.- REGISTRO DE VIAJE• Fase 2.- ASIGNACIÓN DE OPERADORES Y VEHÍCULOS• Fase 3.- COMPROBACIÓN DE GASTOS• Fase 4.- LIQUIDACION DEL VIAJE

La operación básica del SafWin la podemos dividir en 4 fases principales, algunas de las cuales podrán contener subprocesos.

SAF Win 2.0

RESUMEN DE OPERACIÓN DEL SAF

Fase 1.- REGISTRO DE VIAJE

Cada vez que se registra un viaje nuevo, el sistema le asignará a dicho viaje un FOLIO,que será el NUMERO DE VIAJE, el cual será el número de control , desde que se registra el viaje hasta que se liquida (finiquita).

- Cliente- Ruta- Fecha Programada de Carga- Fecha Programada de Descarga- Peso/Volumen- Tipo de Cuota (Tonelada o Convenio)/ Importe del Flete ($)- Datos del Remitente de la Carga- Datos del Destinatario de la Carga- Descripción de la Carga

Cuando el Cliente solicita el viaje y conocemos generalmente la siguiente información:

Fase 2.- ASIGNACIÓN DE OPERADORES Y VEHÍCULOS

2.2) Asignación de Anticipo para Viaje

Entrega de:

Anticipo para Viaje ($) (para gastos en carretera: Casetas, Parte de su Sueldo, Diversos, etc.)Vales de Combustible (Sólo si la empresa trabaja en convenio con Gasolineras)

Es opcional debido a que el operador puede iniciar su viaje sin dinero y sin vale de combustible y posteriormente se la hace el envío de dinero pero ya no se manejaría como un Anticipo sino como un COMPLEMENTO DE GASTOS.

En el sistema sólo se maneja un anticipo para viaje, que es cuando inicia el viaje, todo lo que se le envía posteriormente se hace vía COMPLEMENTO DE GASTOS pero cumple la misma función, pues ambos seven reflejados en su liquidación.

2.1) Operador y Vehículos

Qué Operador y Vehículos serán asignados para realizar el viaje que se registró. Aquí se captura la siguiente información:

OperadorTractor

Remolque 1

Dolly (Sólo si se utilizará Full)Remolque 2 (Sólo si se utilizará Full)

No. Remisión o Carta Porte

No. Orden de Carga

ESTE PROCESO ES OPCIONAL

Después de realizada esta Fase 2 , EL OPERADOR INICIA SU VIAJEentregándosele el dinero y su documentación: Remisión o Carta Porte y Vale de Combustible.

DEDUCCIONES (COMPLEMENTOS DE GASTOS)

Proceso INTERMEDIO entre FASE 2 (cuando inicia el Operador el viaje) y la FASE 3 (Comprobación de Gastos).

Después de Iniciado el viaje, y si el operador solicita más dinero para este viaje, y la empresa lo autoriza, se proceden a generar tantos COMPLEMENTOS DE GASTOS como se autoricen, los cuales se verán reflejados cuando el operador regrese a hacercuentas a la empresa (SU LIQUIDACION).

Normalmente es cuando el operador se encuentra en carretera.

ESTE PROCESO ES OPCIONAL, esto debido a que puede ser que el operador no necesite mas dinero para completar su viaje.

Fase 3.- COMPROBACIÓN DE GASTOS

Se le hacen cuentas al operador, es decir, se verificará en qué se gastó el operador TODO el dinero que se le dió por concepto de ANTICIPO y de COMPLEMENTOS DE GASTOS.

Aquí se detalla cada uno de los GASTOS AUTORIZADOS en que incurrió el operador durante todo el viaje, por ejemplo:

• Combustible• Talachas• Federal• Maniobras• Casetas de contado• Casetas IAVE (en caso de que se tenga)• Etc.

También se capturan las fechas reales del viaje: Carga, llegada a destino, descarga y fin de viaje, así como los kilómetros reales recorridos, tanto cargados como vacíos, de tal manera que se pueda obtener el rendimiento exacto de combustible.

Un REQUISITO para poder LIQUIDAR un viaje es que dicho viaje debe estar FACTURADO, por lo que se deberá de realizar dicho proceso antes de intentar liquidarlo.

CxCGenera la CxC actualizando el Saldo del Cliente

Fase 4.- LIQUIDACION DEL VIAJE

FINIQUITO DEL VIAJE.

El finiquito es el alcance o diferencia entre :

(ANTICIPO + COMPLEMENTOS ) VS (GASTOS COMPROBADOS + SUELDO)

1 Viaje 1 Factura

N Viajes (varios viajes) 1 Factura

1 Viaje N Facturas (varias facturas)

El SAF cuenta con 3 tipos diferentes de Facturación:

El viaje debe estar FACTURADO para poder ser Liquidado. Se podrá realizar la liquidación por cada viaje o de varios viajes, llamada liquidación múltiple.

Muchas Gracias por su interés en el SAFWin.

Si desea obtener mayor información al respecto o alguna demostración en sus oficinas, por favor contáctenos y con mucho gusto le atenderemos.

¡Gracias!