Resumen Capitulo 7Efectivo e inversiones temporales

En el presente captulo analizaremos estas dos importantes partidas del Balance general: Efectivo en caja y bancos e inversiones a corto plazo (temporales).Efectivo en caja y bancosEl efectivo que posee un negocio normalmente se clasifica en dos partidas: Caja chica: fondo normalmente limitado con el que se cuenta para hacer frente a erogaciones cuyo monto es pequeo y cuya naturaleza y oportunidad exige que el pago sea en efectivo. Bancos: forma de mantener efectivo es mediante cuentas de cheques en instituciones bancarias. Algunas de stas pueden generar intereses; en Inversiones a corto plazo Los excedentes temporales de efectivo se depositan en cuentas de inversiones con el objetivo de lograr un buen rendimiento y aprovechamiento. La suma del efectivo en caja y en bancos y las inversiones a corto plazo es lo que se conoce como Efectivo disponibleRelacin del efectivo e inversiones temporales con el ciclo de operacinPara que una inversin financiera pueda ser calificada como equivalente al efectivo, debe poder ser fcilmente convertible en una cantidad determinada de efectivo y estar sujeta a un riesgo insignificante de cambios en su valor. El saldo de la cuenta de efectivo que presenta una organizacin normalmente proviene o se destina a actividades de operacin, mismas que constituyen la principal fuente de ingresos ordinarios de la entidad.En resumen, el criterio general utilizado para definir el efectivo consiste en que sea un medio de cambio, disponible inmediatamente para el pago de obligaciones en el corto plazo y libre de restricciones contractuales que podran limitar a la administracin en su uso para enfrentar las obligaciones. GRAFICOEl efectivo aumenta segn las ventas efectuadas al contado o la cobranza de las ventas realizadas a crdito. De la misma manera, la cuenta de efectivo disminuye debido a las compras de mercanca pagadas al contado y a los pagos de las cuentas por pagar generadas por las compras de mercanca efectuadas a crdito. El saldo de efectivo depender de la buena administracin que de los cobros y pagos hagan los ejecutivos financieros del negocio.Objetivos del control del efectivo La administracin del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio debido a que es el medio para obtener mercancas y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilizacin de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser mal invertido.La administracin del efectivo generalmente se centra alrededor de dos reas: El presupuesto de efectivo : permite identificar los requisitos o sobrantes de efectivo en un periodo determinado El control contable: Asegura que el efectivo se utiliza para propsitos propios de la empresa, es decir, cerciorarse de que no se desperdicia, se invierta mal o se robe. Control internoEl control interno se disea para reducir la oportunidad de que ocurran errores o fraudes.Los propsitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes: Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias. Promover la real y adecuada contabilizacin de la informacin relativa al efectivo. Alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la empresa. Juzgar la eficiencia operativa de todas las divisiones de la empresa. Efectivo en caja y bancos Fondo de caja chica: registro contable La mayor parte de las compaas tienen disponible un fondo de efectivo para efectuar pagos menores. Este fondo se conoce como caja chica o fondo fijo de caja chica.Sistema de fondo de caja chica y registros contables El sistema de caja chica funciona de la siguiente manera: a) Creacin del fondo de caja chica. Se determina la cantidad necesaria para formar el fondo de caja chica, el cual debe entregarse a la persona designada como responsable de su manejo. Para registrar la creacin de la caja chica se hace un asiento cargado a caja chica y acreditado a bancos. b) Erogaciones a travs del fondo de caja chica. El responsable de la caja chica debe llevar el control de los desembolsos que efecte mediante recibos o comprobantes de caja, en los cuales es conveniente que anote el concepto del desembolso y la persona que lo solicit. En todo momento el responsable debe tener disponible la totalidad del fondo, ya sea en efectivo, comprobantes o ambos. c) Reposicin del fondo de caja chica. Cuando el encargado del fondo considera que el mismo est por agotarse, debe solicitar que se le repongan los desembolsos que haya realizado. Para ello debe elaborar un reporte en el que especifique los conceptos de cada desembolso. Al generar el cheque para cada reposicin de caja chica, el registro se hace cargando cada uno de los conceptos por los que se haya hecho algn desembolso y acreditarse a bancos. El asiento descrito se realiza de la siguiente forma:hd) Incremento o disminucin del fondo de caja chica. Si se considera que la cantidad que se dispone en el fondo de caja chica es excesiva o no satisface las necesidades para cubrir los gastos menores de la empresa, el responsable debe hacer un reporte en el que aclare cualquiera de las dos circunstancias anteriores. Para modificar la cantidad del fondo se deben realizar los siguientes asientos.Es de suma importancia subrayar que la cuenta de caja chica slo se ver afectada cuando se desee incrementar o disminuir la cantidad que se estableci originalmente. Cuando se realizan erogaciones de las que no se tiene comprobante alguno, se recurre a la cuenta de gastos varios. Dicha cuenta se debe presentar en el estado de resultados al finalizar el periodo como un gasto de operacin.Efectivo en bancos (cuentas de cheques): Una vez abierta la cuenta, el banco entrega cheques numerados con el nombre de la empresa, su direccin y el nmero de la misma. Cada mes, la compaa debe recibir un estado de cuenta enviado por el banco. El estado de cuenta muestra los saldos de efectivo, inicial y final, los depsitos, los cobros efectuados por el banco a nombre de la compaa, los cheques pagados, las deducciones correspondientes a honorarios por servicios y otros cargos, as como los cheques de clientes que fueron depositados pero que no pudo cobrar el banco. Junto con el estado del banco se incluyen las notas de cargo de todas las deducciones que no sean cheques y las notas de abono correspondientes a los incrementos que no sean depsitos.Procedimiento para la conciliacin bancaria Por lo general, el saldo de efectivo que se presenta en el estado del banco no concuerda con el saldo de la cuenta Bancos en los registros contables. Existen tres razones bsicas por las cuales el saldo del banco no concuerda con el que aparece en los libros de una compaa: 1. Depsitos en trnsito. Los depsitos que realiz a destiempo la empresa, para incluirlos en el estado del banco, se conocen como depsitos en trnsito. Estos depsitos se incluyen en la cuenta de la compaa, pero no aparecen en el estado de cuenta actual del banco. 2. Cheques pendientes de cobro. Los cheques que no se han presentado para su cobro se conocen como cheques pendientes. El saldo de la compaa debe incluir estos cheques como deducciones, pero mientras no sean presentados al banco para su pago, no aparecern descontados del estado de cuenta correspondiente al mes en curso. 3. Errores del banco. En alguna ocasin, el banco puede cometer un error. El ms frecuente es cargar o abonar una cuenta con un cheque de otra compaa.Son cinco las razones fundamentales por las cuales el saldo que aparece en los libros no concuerda con el saldo que muestra el estado de cuenta del banco: 1. Cargos por servicios bancarios. El banco cobra sus honorarios, conocidos como cargos por servicios por el manejo de una cuenta. El monto de los cargos por servicios que descuenta el banco no se conoce sino hasta que se recibe el estado de cuenta. 2. Depsito de cheques sin fondos (SF). El banco puede devolver un cheque depositado en la cuenta de un cliente debido a que no tena suficientes fondos en su banco para cubrirlo. Estos cheques que no ha logrado cobrar el banco se denominan cheques SF (sin fondos). 3. Cobro de documentos. El banco puede operar como un cobrador de la compaa y obtener el pago de un documento que recibi la empresa de un cliente. El banco cobra honorarios por este servicio. Cuando se cobra, el banco aade a la cuenta de la compaa el importe del documento ms los intereses, si los hubiera, y descuenta de dicha cuenta los honorarios por las gestiones de cobro. 4. Pago de documentos. La compaa puede autorizar al banco para que un documento pendiente de pago sea pagado a su vencimiento, junto con los intereses que pudieran existir, deduciendo el importe de la cuenta de la empresa en el banco. 5. Errores en los libros. La compaa puede cometer un error al registrar un pago o una recepcin de efectivo. Por lo general, no se descubre el error sino hasta que se recibe el estado de cuenta del banco y se concilia con el saldo que se detalla en los libros de la empresa.Elaboracin de la conciliacin bancaria Tan pronto como se recibe el estado de cuenta bancario, se prepara un estado de conciliacin bancaria. La conciliacin de la cuenta bancaria se hace para determinar la razn de cualquier diferencia entre el saldo que aparece en los libros y el que muestra el estado del banco. Existen tres formas de conciliar los saldos del banco y el de los registros contables (libros): A partir del saldo de los registros contables de la empresa se llega al saldo del estado de cuenta. Con base en el saldo del estado de cuenta se llega al saldo en libros. Por conciliacin cuadrada, en la que se parte de ambos saldos para llegar a un saldo conciliado. Existen dos etapas en la preparacin de una conciliacin bancaria para determinar el saldo correcto a fin de mes: 1. Determinar las diferencias en el estado del banco. 2. Determinar las diferencias en el saldo en libros.Registro contable para actualizar el saldo en bancos Si en la conciliacin bancaria se hicieron adiciones o deducciones al saldo, debe hacerse un asiento para registrarlas en libros. Despus de anotar el ajuste en el diario y pasarlo al mayor, la cuenta de bancos presentar el saldo conciliado, que es el saldo correcto. La suma del total de adiciones en la seccin del estado en que se concilia el saldo en libros se presenta como un cargo a la cuenta Bancos. La suma total de deducciones en la seccin del estado en que se concilia el saldo en libros se acreditar a esta cuenta.Inversiones temporalesLas inversiones temporales estn representadas por valores negociables o por cualquier otro instrumento de inversin, convertibles en efectivo en el corto plazo y tienen por objeto, normalmente, obtener un rendimiento hasta el momento en que estos instrumentos sean utilizados por la entidad. En efecto, como se puede advertir del concepto enunciado anteriormente, las inversiones temporales, para considerarse como tales, deben cumplir al menos dos requisitos fundamentales: 1. Las inversiones deben ser fcilmente convertibles en efectivo. 2. La administracin debe tener por objetivo convertirlas en efectivo dentro del ciclo normal de operaciones de la organizacin. Para estudiar las inversiones temporales, se centrar la atencin en las inversiones en valores negociables.Este tipo de inversiones son tan lquidas como el efectivo, sin embargo, las empresas prefieren estas inversiones en lugar de efectivo debido al rendimiento que generan.Costo de adquisicin Cuando se adquieren inversiones temporales se efecta un cargo a la cuenta de Inversiones temporales, y se abona a la cuenta de Bancos la cantidad que represente el precio total de compra, incluyendo cualquier comisin que se haya pagado a casas de bolsa y cualquier impuesto a que haya sido sujeta la transaccin. Instrumentos de inversin comunes De acuerdo con el excedente de efectivo que se posea para invertir, as como del fin que se persiga, existen varias opciones de instrumentos a corto plazo para el pblico inversionista: a) Sociedades de inversin. b) Inversin en acciones. c) Inversin en instrumentos gubernamentales.Sociedades de inversin Estas instituciones son sociedades annimas que emiten valores (acciones), los cuales adquiere el gran pblico inversionista (socios). El dinero que se obtiene por la venta de estas acciones se utiliza para la compra de acciones (u otros valores) de diferentes empresas industriales, comerciales, bancarias, de servicio, etc. De esta manera, los valores que adquiere la sociedad de inversin constituyen su principal activo. Una de las mayores ventajas que presentan las sociedades de inversin es que aceptan como socios a pequeos y medianos inversionistas y, por lo tanto, no se requiere de un gran monto para invertir. Otra ventaja es que al tener una mezcla de valores de diferentes empresas se diversifica el riesgo.Instrumentos gubernamentales Los gobiernos de los pases generalmente emiten instrumentos de inversin para financiar sus operaciones. Dichos instrumentos gubernamentales se caracterizan por ser seguros y libres de riesgo, ya que el pago de su valor nominal est garantizado por el gobierno federal. Asimismo, la mayora de estos instrumentos son de fcil convertibilidad al efectivo. Anlisis nanciero Las partidas de efectivo e inversiones temporales estn en estrecha relacin con el anlisis financiero de la liquidez de una entidad, bsicamente con el clculo de las razones de liquidez, ms especficamente con la razn circulante y la prueba del cido. La razn circulante se expresa como:Razn circulanteActivos circulantes/Pasivos circulantes La razn circulante consiste en la capacidad de la empresa para generar efectivo a partir de sus activos circulantes y as cubrir sus compromisos, motivo por el cual no se incluyen partidas que no implican una entrada o salida de efectivo, por ejemplo, los pagos anticipados y crditos diferidos por amortizar. Cuanto mayor sea el resultado de la razn circulante, mayor posibilidad existe de que los pasivos sean pagados, ya que hay activos suficientes para convertirlos en efectivo cuando as se requiera. La prueba del cido (o prueba de liquidez) se expresa como: PruebadelcidoActivos circulantes-Inventario /Pasivos circulantesEsta razn financiera es similar a la razn circulante. La diferencia radica en que sta slo incluye partidas cuya conversin en efectivo es inmediata, por lo cual los inventarios no se consideran, ya que requieren de ms tiempo para convertirse en efectivo.