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RESPUESTA A LAS OBSERVACIONESPRESENTADAS AL PROCESO IAC-FP-
007-2019
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RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA DE LA
INVITACiÓN ABIERTA PÚBLICA A COTIZAR No,IAC.Fp.007.2019
OBJETO: "Contratar el servicio especializado de gestión documental, para desarrollar las actividades
correspondientes a la organización técnica, clasificación de archivos, digitalización de los expedientes y la
indización de la información generada por la Oficina del Alto Comisionado para la Paz."
OBSERVACiÓN PRESENTADA POR ALMARCHIVOS:
1. Por favor aclarar la cantidad minima de códigos del clasificador de bienes y servicios por certificación,
teniendo en cuenta que el numeral de Experiencia Minima Habilitante no es claro.
RESPUESTA: La experiencia mínima habilitante exigida debe estar relacionada por lo menos con un código
clasificador de bienes y servicios contemplados en la invitación abierta pública a cotizar y que ésta experiencia
esté relacionada con el objeto a contratar.
2. Se da por entendido que no se harán entrega de hojas de vida del personal minimo requerido, ya que
para la evaluación de la oferta bastara con la presentación del Formato 6 CARTA DE COMPROMISO
PERSONAL MíNIMO REQUERIDO, el cual ira firmado por el represente legal de ALMARCHIVOS.
RESPUESTA: Bastará con la presentación del Formato 6 - CARTA DE COMPROMISO PERSONAL MíNIMO
REQUERIDO. Es importante tener en cuenta que para ponderar el ítem de calidad de personal, se requiere
adjuntar las hojas de vida de los dos perfiles profesionales (L1DER DEL PROYECTO Y COORDINADOR DE
ACTIVIDADES).
El Formato 6 fue modificado y se publicará con el presente documento.
3. ¿La oferta económica debe ser presentada en ML para todos los ítems?
RESPUESTA: La oferta económica debe ser presentada en valor unitario por metro lineal (ML), por lo cual se
ajustó Formato 7- PROPUESTA ECONÓMICA, el cual se publicará con el presente documento.
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4. Al diligenciar el valor ofertado dentro del formato 7, se debe diligenciar con el valor unitario por ML
para cada uno de los ITEM, IVA incluido.
RESPUESTA: La oferta económica debe ser presentada en valor unitario por metro lineal (ML), por lo cual se
ajustó Formato 7- PROPUESTA ECONÓMICA, el cual se publicará con el presente documento.
5. Se solicita a la entidad hacer la publicación de los valores unitarios, ya que una de las causales de
rechazo cita así: - Que el valor de la propuesta económica supere algún valor unitario de las
cotizaciones hechas por la entidad o se presente algún valor en cero.
RESPU ESTA: La causal de rechazo mencionada en la invitación, aplicará cuando el valor de la oferta total
presentada supere el presupuesto oficial estimado en la invitación.
6. ¿Cómo se realizará la validación del ponderable de calidad del personal?
RESPUESTA: La asignación de puntaje para la calidad del personal se verificará con la presentación de las
hojas de vida que allegue proponente de los dos perfiles profesionales ponderables.
OBSERVACiÓN PRESENTADA POR GTS (GLOBAL TECHNOLOGY SERVICES):
1. CON RELACiÓN AL íTEM: BODEGA CERCANA AL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA
LA PAZ (MÁXIMO DIEZ (10) PUNTOS). Se solicita a la entidad, aclarar y corregir esta solicitud, ya
que no están teniendo en cuenta las bodegas de menos de 7 km., actualmente esta solicitud expresa:
"...entre 7 y 10 km ... ":
CRITERIO
Ofrecimiento del
proponente de una bodega
con ubicación cercana a la
DISTANCIA PERIMETRAL EN
K1M
Si la bodega ofrecida por el
proponente se encuentra ubicada
entre 7 y 10 kilómetros de
distancia
PUNTAJE
10
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.• J
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CI. 7 # 6-54 - Fondo de Perimetral con relación a la
Programas Especiales para la dirección suministrada. Recorrido
Paz vehicular - particular.
Si la bodega ofrecida por el
proponente se encuentra ubicada
entre 11 y 15 kilómetros de
distancia perimetral con relación a
la dirección suministrada.
Recorrido vehicular - particular.
Si la bodega ofrecida por el
proponente se encuentra ubicada
entre 16 o más Kilómetros de
distancia perimetral con relación a
la dirección suministrada.
Recorrido vehicular - particular.
5
o
Lo que va en contra de su mismo requerimiento: "... una bodega cercana al Fondo de Programas Especiales
para la Paz ... "
BODEGA CERCANA AL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ (MÁXIMO DIEZ (10)
PUNTOS)
Teniendo en cuenta el planteamiento técnico de solución en la descripción del bien o servicio, y es que el
proponente cuente con una bodega propia o en arrendamiento, se otorgarán hasta un máximo de 10 puntos, a
la oferta que ofrezca una bodega cercana al Fondo de Programas Especiales para la Paz, ubicado en la CI. 7
# 6-54
Solicitamos que el íTEM quede:
"Si la bodega ofrecida por el proponente se encuentra ubicada a menos de 10 KM de distancia perimetral con
relación a la dirección suministrada. Recorrido vehicular - particular"
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RESPUESTA: Nos permitimos aclarar que para el ítem BODEGA CERCANA AL FONDO DE PROGRAMAS
ESPECIALES PARA LA PAZ (MÁXIMO DIEZ (10) PUNTOS), se tomará como rango para calificar esta
puntuación de la siguiente forma:
CRITERIO
Ofrecimiento del
proponente de una bodega
con ubicación cercana a la
CI. 7 # 6-54 - Fondo deProgramas Especiales para la
Paz
DISTANCIA PERIMETRAL ENK1M
Si la bodega ofrecida por elproponente se encuentra ubicadaentre O a 10 kilómetros dedistancia perimetral con relación ala dirección suministrada.Recorrido vehicular - particular.
Si la bodega ofrecida por elproponente se encuentra ubicadaentre 11 y 15 kilómetros dedistancia perimetral con relación ala dirección suministrada.Recorrido vehicular - particular.
Si la bodega ofrecida por elproponente se encuentra ubicadaentre 16 o más Kilómetros dedistancia perimetral con relación ala dirección suministrada.Recorrido vehicular - particular.
PUNTAJE
10
5
o
OBSERVACiÓN PRESENTADA POR RICOH IMAGINE. CHANGE.
1. Ricoh Colombia S.A, compañía Multinacional con presencia en Colombia desde hace más de 20 años,
y que como interesado en presentar propuesta al proceso para contratar el servicio especializado de
gestión documental, para desarrollar las actividades correspondientes a la organización técnica,
clasificación de archivos, digitalización de los expedientes y la indización de la información generada
por la Oficina del Alto Comisionado para la Paz, solicitamos de la manera más atenta y en aras de
permitir pluralidad poner en consideración de la Entidad las siguientes observaciones:
Indicador de Rentabilidad del Patrimonio Mayor o igual a 7.5%
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En el documento "INVITACiÓN ABIERTA A COTIZAR IAC-FP-007-2019 ", capitulo "REQUISITOS
HABILlTANTES TÉCNICOS (CUMPLE/NO CUMPLE):", subtítulo: "Experiencia mínima Habilitante: "el último
párrafo dice:
"Sólo serán válidos los contratos que se hubieren ejecutado con entidades públicas, o entidades privadas que
cumplan funciones públicas, teniendo en cuenta que solo aplica para éstas la normatividad archivística en
Colombia."
Solicitamos muy gentil y respetuosamente se tenga en cuenta los contratos de Empresas Privadas vigiladas
por la Superintendencia de Industria y Comercio SIC, ya que de acuerdo a los estipulado en la resolución 8934,
por la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben
cumplir los vigilados por la superintendencia de industria y comercio. Esta obliga de igual manera a todos sus
vigilados a cumplir con la normativa colombiana en materia Archivistica, colocando la obligación de
cumplimiento de la normativa Archivística al nivel de las entidades públicas.
RESPUESTA:
En atención a su solicitud, se tendrán en cuenta las certificaciones que sean acreditadas con empresas privadas
en general.
OBSERVACiÓN PRESENTADA POR PROTECH INGENERIA:
1. En el numeral VIII. CRITERIOS DE PONDERACiÓN BODEGA CERCANA AL FONDO DE
PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ (MÁXIMO DIEZ (10) PUNTOS), la entidad requiere que
el proponente cuente con una bodega propia o en arrendamiento, y que la oferta ofrezca una bodega
cerca a la sede del Fondo de Programas Especiales para la Paz ubicada en CI. 7 # 6-54 de la ciudad
de Bogotá.
Este requerimiento va en contra de la ley 80 para la contratación estatal toda vez que vulnera los
principios de libre concurrencia y el principio de igualdad porque discrimina las empresas que tenemos
bodegas de custodia, almacenamiento y conservación de información en un rango superior en menor
medida a los 10 km y que cumplen con todo lo dispuesto en el acuerdo 049 de 2000 del Archivo
General de la Nación.
~'" .'1. 1,
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En el apartado REQUSITOS E INDICADORES FINANCIEROS perteneciente al proceso en mención,
en la estructuración Económica - Financiera del Proceso cuyo objeto es Contratar el servicio
especializado de gestión documental, para desarrollar las actividades correspondientes a la
organización técnica, clasificación de archivos, digitalización de los expedientes y la indización de la
información generada por la Oficina del Alto Comisionado para la Paz, en REQUISITOS
HABILlTANTES FINANCIEROS se solicita un índice Requerido de RENTABILIDAD DEL
PATRIMONIO que debe ser MAYOR O IGUAL A 8%, a partir de las cifras registradas en el Registro
Único de Proponentes "RUP" con estados financieros a corte 31 de diciembre de 2018: Se solicita que
dicho indicador sea cambiado a: MAYOR O IGUAL AL 7,5%. Lo anterior partiendo de no limitar la
participación de oferentes, sino con el objetivo de, por el contrario, tener la mayor pluralidad de
oferentes yen aras de la transparencia, que pese a tener indicadores naturalmente aceptados en las
licitaciones en Colombia de acuerdo con los comportamientos registrados en los mercados sectoriales,
y que con este requerimiento se está limitando en su participación. Solicitamos poner en consideración
este cambio, luego de analizar el histórico de este indicador solicitado en licitaciones anteriores y
teniendo en cuenta que con el cumplimiento del indicador como es ahora solicitado, los Proponentes
están en la capacidad de asumir las obligaciones del Acuerdo Marco de Precios, pudiéndose llevar a
cabo los contratos sin afectación alguna para la Entidad.
RESPUESTA:
Los indicadores financieros establecidos como requisitos habilitantes para la presente invitación, son tomados
de los promedios establecidos en los procesos publicados en la página de Colombia Compra Eficiente, para
procesos por cuantías y objetos similares.
La anterior es una práctica adelantada por parte del Fondo, con el fin de estar alineados con las buenas
prácticas promulgadas por parte de Colombia Compra Eficiente,
Por lo anterior NO es viable hacer modíficaciones a los indicadores establecidos en la invitación en mención.
2, Incluir contratos de Empresas Privadas vigiladas por la Superintendencia de Industria y Comercio
SIC.
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Solicitamos de manera cordial a la entidad, para la obtención de los 10 puntos por este criterio, ampliar
la ubicación de la bodega ofertada por el oferente a 14 km; toda vez que los tiempos de respuesta
pueden ser cumplidos satisfactoriamente y las actividades de supervisión del contrato no se verán
afectadas, permitiendo de esta forma la igualdad de condiciones dentro de los proponentes.
RESPUESTA: Nos permitimos aclarar que este criterio no es habilitante, ni es casual de rechazo.
El proponente que cuente con una bodega fuera del perimetro establecido en la invitación no se le asignará
puntaje para este criterio.
OBSERVACiÓN PRESENTADA POR COLVATEL
1. VIII. CRITERIOS DE PONDERACiÓN CALIDAD DEL PERSONAL (MÁXIMO VEINTE (20) PUNTOS):
Solicitamos a la entidad aclarar si junto con la propuesta se deben presentar las hojas de vida del
personal ofrecido como factor de ponderación
RESPUESTA: Para ponderar el ítem de calidad de personal, se requiere adjuntar las hojas de vida de los dos
perfiles profesionales (L1DER DEL PROYECTO Y COORDINADOR DE ACTIVIDADES).
2. VIII. CRITERIOS DE PONDERACiÓN BODEGA CERCANA AL FONDO DE PROGRAMAS
ESPECIALES PARA LA PAZ (MÁXIMO DIEZ (10) PUNTOS: Solicitamos a la entidad no limitar la
ubicación de la bodega ofertada por el contratista, pues se estaría favoreciendo únicamente a
proponentes que cuenten con instalaciones aledañas a la entidad. De lo anterior solicitamos se permita
que los proponentes utilicen bodegas ubicadas en el perímetro urbano e Bogotá o municipios aledaños
(Funza, Mosquera, Siberia, etc.).
RESPUESTA: A la observación nos permitimos informar que no se está limitando la ubicación de la
bodega, lo que se está calificando es la cercanía de la misma a la entidad para asignación de puntaje,
correspondiente a 10 puntos de 100 de los criterios de ponderación.
3. VIII. CRITERIOS DE PONDERACiÓN BODEGA CERCANA AL FONDO DE PROGRAMAS
ESPECIALES PARA LA PAZ (MÁXIMO DIEZ (10) PUNTOS: Solicitamos a la entidad ampliar los
rangos para factor de ponderación así: De 10 a 17km: 10 Puntos - De 17 a 22km: 5 puntos
, - . ,
El futuro~es de:todos'RESPUESTA A LAS OBSERVACIONESPRESENTADAS AL PROCESO IAC-FP-
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RESPUESTA: Nos permitimos aclarar que para el ítem BODEGA CERCANA AL FONDO DE PROGRAMAS
ESPECIALES PARA LA PAZ (MÁXIMO DIEZ (10) PUNTOS), se tomará como rango para calificar esta
puntuación de la siguiente forma:
CRITERIO
Ofrecimiento del
proponente de una bodega
con ubicación cercana a la
CI. 7 # 6-54 - Fondo deProgramas Especiales para la
Paz
DISTANCIA PERIMETRAL ENK1M
Si la bodega ofrecida por elproponente se encuentra ubicadaentre O a 10 kilómetros dedistancia perimetral con relación ala dirección suministrada.Recorrido vehicular - particular.
Si la bodega ofrecida por elproponente se encuentra ubicadaentre 11 y 15 kilómetros dedistancia perimetral con relación ala dirección suministrada.Recorrido vehicular - particular.
Si la bodega ofrecida por elproponente se encuentra ubicadaentre 16 o más Kilómetros dedistancia perimetral con relación ala dirección suministrada.Recorrido vehicular - particular.
PUNTAJE
10
5
O
4. XIV. RECHAZO Plazo para la presentación de propuestas. 15 de octubre de 2019 Hasta las 10:00:00
am: solicitamos a la entidad ampliar en mínimo tres dias la fecha de entrega de la oferta.
RESPUESTA: No es viable aceptar la observación toda vez que la entidad publicó la invitación abierta a
cotizar en razón de la necesidad y urgencia del objeto a contratar,
5. Numeral 5 y 8 - 5. ("') El indice u hoja de control deberá ir en el Formato F-GD-08 en su última versión
expedido por el DAPRE (... ) 6. Inventario Documental: Diligenciar la información de cada carpeta en
el Formato Único de Inventario Documental F-GD-07 vigente (...)
RESPUESTA: Formato F-GD.08: 5 campos por Formato: Serie, código de serie, subserie, código de
subserie y nombre de carpeta o expediente. 7 campos por documento: Nombre del productor, asunto, dia,
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mes, año, folio el, folio hasta. FormatoF.GD.07: 11 campos por registro: No. De orden, Nombre de la serie
y/o subserie , nombre del asunto, fechas extremas, unidad de conservación, soporte, número de folios,
frecuencia de consulta, calificación, DDHH/DIH, notas.
6. Numeral 9 Control de calidad: La entidad realizará control de calidad sobre los metros lineales
organizados, previa digitalización para que luego de ser avalado proceda a la indización del expediente
documento por documento en el aplicativo: ¿Cuál será el porcentaje de la muestra para realizar el
control de calidad? Para el control de calidad por parte de la entidad, ¿se requiere que el contratista
disponga de puestos de trabajo para sus funcionarios? ¿En este caso por favor indicar: Cantidad,
Características, Se requiere computadores?
RESPUESTA: Se realizará el control de calidad sobre el 100% de los documentos intervenidos. Sí se
requieren puestos de trabajo, la cantidad depende de la producción diaria del contratista; por lo tanto y
teniendo en cuenta que una persona realiza la revisión aproximada de 3ML diarios, se requerirá estación
de trabajo con computador y escritorio.
7. Numeral 10 DIGITALIZACiÓN DOCUMENTO POR DOCUMENTO: ¿Cómo se requiere la entrega de
los documentos digitales? ¿Cuántos y cuáles son los campos de indexación? ¿la indexación podrá
realizarse en formato Excel o la Presidencia proporcionará acceso a su software?
RESPUESTA: Cada carpeta debe ser escaneada en formato PDF/A, en resolución de por lo menos 300
DPI para conservación total. Los archivos deben ser entregados en medio magnético, organizados en
carpetas por serie, sub serie y nombre de expediente conforme a su ordenación en físico. La indexación
debe hacerse en formato Excel realizando la descripción de los siguientes campos: Serie, Código de serie,
Subserie, Código de subserie, Nombre de carpeta o expediente, Nombre del productor, Asunto, Día, Mes,
Año, folio del, folio hasta.
8. Numeral 14 Transporte Expedientes: El Transporte de los expedientes hasta el sitio de trabajo y
viceversa deberá ser provisto por el proveedor, garantizando la seguridad de los expedientes que le
sean entregados con los siguientes mecanismos de seguridad como mínimo. ¿Cuántas cajas
contienen los 123ML? Indicar cantidad por tipo. ¿Cuál es el plazo para realizar el traslado inicial? ¿se
tienen alguna restricción de horario u otro aspecto para el retiro de las cajas del actual custodio? ¿en
dónde se encuentran actualmente los documentos? ¿la entidad cuenta con un inventario de las cajas
a entregar? ¿Cómo se realizará el punteo? ¿a nivel de cajas o carpetas? Durante la ejecución del
~ 1 '" ;q- ~El futuroes de,tQdQs,
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proyecto, ¿se deben realizar atención de consultas o prestamos documentales? En este caso, aclarar:
Cantidad y tipo de consultas mensuales, Tiempo de respuesta.
RESPUESTA: 324 cajas X200, Los primeros dos a tres dias de inicio del contrato, Horario del Archivo
General de la Nación: de lunes a viernes de 8 am a 4 pm. Se cuenta con un inventario natural por carpeta,
la entrega se realiza con un punteo de carpetas. Los documentos tienen un nivel bajo de consulta. Es
posible que se presenten consultas de carpetas completas. Mensualmente aproximadamente de 20 a 30
consultas.
9. General: ¿a cuantas cajas x200 corresponde un metro lineal? ¿Cuál es la cantidad total de imágenes
a digitalizar?
RESPU ESTA: 4 cajas x200. Pendiente por determinar, los mismos que resulten de la organización del
archivo fisico.
OBSERVACiÓN PRESENTADA POR PROCESOS Y SERVICIOS SAS
1. Respetuosamente solicitamos a la entidad aclarar si los contratos que se presenten para acreditar la
experiencia mínima del proponente, deben estar clasificados en TODOS los códigos UNSPSC que
se relacionan en la tabla del apartado "experiencia minima habilitante".
RESPUESTA: La experiencia mínima habilitante exigida debe estar relacionada por lo menos con un código
clasificador de bienes y servicios contemplados en la invitación abierta pública a cotizar y que ésta experiencia
esté relacionada con el objeto a contratar.
2. Para nosotros no es totalmente claro si con la propuesta se deben presentar las hojas de vida del
personal minimo requerido y las hojas de vida de los dos perfiles que dan el puntaje adicional (20
puntos) o sólo se debe presentar la carta de compromiso suscrita por el representante legal, en donde
hace el ofrecimiento para optar a los puntos. En caso de que se deban presentar con la propuesta las
hojas de vida del personal consagrado en el formato 5 "PERFíLES MíNIMOS REQUERIDOS EN LA
FICHA TÉCNICA", por favor indicar la cantidad de TÉCNICOS Y AUXILIARES necesarios, ya que en
dicho formato no lo dice.
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RESPUESTA: Bastará con la presentación del Formato 6 - CARTA DE COMPROMISO PERSONAL MíNIMO
REQUERIDO. Es importante tener en cuenta que, para ponderar el item de calidad de personal, se requiere
adjuntar las hojas de vida de los dos perfiles profesionales (L1DER DEL PROYECTO Y COORDINADOR DE
ACTIVIDADES).
El Formato 6 fue modificado y se publicará con el presente documento.
3. Respetuosamente solicitamos a la entidad ampliar la información sobre la garantía de seriedad de la
oferta, ya que en el numeral XII "GARANTíAS", en el apartado A) De seriedad de la oferta no aparece
el nombre del ASEGURADO/BENEFICIARIO ni el NIT y tampoco es clara la fecha de vigencia, puesto
que aparece "hasta la suscripción del contrato" pero en el cronograma no hay una fecha especifica.
RESPUESTA: Nos permitimos aclarar que el Proponente deberá anexar junto a su oferta una garantía,
expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia a favor de la
NACiÓN - DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA - FONDO DE
PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ (NIT: 899.999.083-0), que ampare la seriedad de la propuesta,
asegurada igual al 10% del presupuesto del proceso, con vigencia de treinta (30) días calendario, contados a
partir de la fecha de cierre del proceso.
El proponente deberá aportar Original de la Garantía de seriedad de la propuesta, debidamente suscrita por el
tomador y allegar constancia de pago de la prima correspondiente o incluirse constancia de que la garantía no
expirará por falta de pago de la prima ni por revocación unilateral.
Los proponentes no seleccionados, podrán retirar la póliza en el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES
PARA LA PAZ, una vez culmine la etapa de adjudicación.
NOTA: Se aclara que para el requisito habilitante de experiencia, la sumatoria de los valores de los contratos
ejecutados y terminados a satisfacción, deberá ser igualo mayor al 100% del presupuesto oficial expresado en
salarios mínimos mensuales legales vigentes, correspondiente así:
I SMLV 1509.878
Se suscribe por el Comité Evaluador en Bogotá, a los 10 días del mes de octubre de 2019.