respaldo carpetas person ales outlook 2007

Respaldo de mensajes en Carpetas Personales

Guía de uso del Sistema


Guía de uso del SistemaGUÍA DE USO

Procedimiento de respaldo y almacenamiento de los mensajes de correo electrónico en “Carpetas Personales” (Microsoft Outlook 2007 - Exchange)


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Microsoft Outlook 2007 brinda la posibilidad de administrar y organizar los mensajes que se envían y/o reciben en la cuenta de correo electrónico institucional, descargándolos directamente del servidor de correo a Carpetas personales que se generan en el equipo de computo personal.

Al utilizar las Carpetas personales para almacenar los mensajes de correo, no se satura el buzón en el servidor, los mensajes que se han transferido a estas carpetas permanecen en la computadora y pueden ser consultados aún sin conexión con el servidor.

Una ventaja de utilizar Carpetas personales es la posibilidad de generar una Estructura de carpetas que se identifiquen, por ejemplo, por la fecha de recepción de los mensajes, su destinatario o remitente, etcétera; facilitando la clasificación, ubicacion, consulta y respaldo de mensajes.

A continuación se describen los procedimientos para crear, administrar y respaldar las Carpetas personales que se generan en Outlook. Cabe mencionar que el Sistema Operativo con el que se ejemplifican los procedimientos es Windows XP.

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Respaldo de mensajes en Carpetas Personales, Outlook-Exchange

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I. Creación de las “Carpetas personales” Para crear “Carpetas personales” realice el siguiente procedimiento:

a. Abra Microsoft Outlook, por ejemplo, mediante la secuencia: Botón Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Office Outlook 2007:

Figura 1. Ruta de ejecución para abrir Outlook 2007

O bien, haga clic en el icono de Microsoft Outlook 2007 si lo tiene en el Escritorio de Windows, o bien, en el menú Inicio:

Figura 2

b. Ingrese sus claves de acceso de su cuenta de correo electrónico institucional y espere a que Outlook se conecte con el servidor.


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c. En la ventana principal de Outlook (Bandeja de entrada), seleccione la opción Administración de archivos de datos…que se localiza en el menú Archivo:

Figura 3

d. En la ventana Configuración de la cuenta que aparece, presione el botón Agregar:

Figura 4


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e. En la ventana Nuevos archivos de datos de Outlook haga clic en la opción: Archivo de carpetas personales (.pst) de Office Outlook y presione el botón Aceptar :

Figura 5

f. En la ventana Crear o abrir archivo de datos de Outlook, seleccione una ubicación para crear el archivo que contendrá las Carpetas personales , asigne un NOMBRE que lo identifique y presione el botón Aceptar :

Figura 6. Creando las Carpetas personales

Puede conservar la ubicación por omisión (que determina Outlook) para crear el archivo de las carpetas personales, que en Windows XP es: C:\Documents and Settings\<usuario>\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook (en Windows Vista es C:\Usuarios\<usuario>\AppDATA\Local\Microsoft\Outlook).

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g. En la ventana Crear carpetas personales de Microsoft se recomienda conservar los parámetros que aparecen. Sin embargo, puede cambiar el nombre de la CARPETA RAÍZ (en el ejemplo de la Figura 7, el nombre que aparece por omisión es Carpetas personales) si lo desea. También puede asignar una Contraseña de acceso a la CARPETA RAÍZ, observe la siguiente figura:

Figura 7

Figura 8. Estableciendo una contraseña de las Carpetas personales

Una vez establecidos los parámetros de configuración en las ventanas de las Figuras 7 y 8, presione el botón Aceptar en ambas.

NOTA IMPORTANTE: si asigna una contraseña a las Carpetas personales, debe conservarla en algún lugar seguro, ya que Outlook se la solicitará en el momento de entrar a su correo, o bien, cuando haga doble clic sobre las carpetas para abrirlas. Si pierde esta contraseña NO será posible recuperarla.


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h. Cierre la ventana Archivos de datos de Outlook:

Figura 9

II. Creación de carpetas personalizadas en las “Carpetas personales”

i. Para crear una subCARPETA al interior de las Carpetas personales, haga clic en Carpetas personales y después en las opciones: Carpeta Nueva carpeta del menú Archivo:

Figura 10

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j. En la ventana Crear nueva carpeta ASIGNE UN NOMBRE que identifique la CARPETA (por ejemplo RECIBIDOS_2008) que se va a crear al interior de las Carpetas personales (asegúrese de seleccionar la ubicación correspondiente) y presione el botón Aceptar , observe el siguiente ejemplo:

Figura 11

k. Observe que la nueva carpeta se crea al interior de las Carpetas personales:

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III. Respaldo de mensajes de correo (enviados y recibidos)

Moviendo los mensajes RECIBIDOS a las Carpetas personales•

l. Haga clic en la carpeta Bandeja de entrada y seleccione los mensajes que desee mover a la Carpeta personal para respaldarlos. Puede optar por seleccionar todos los mensajes por medio de la opción Seleccionar todo del menú Edición:

Figura 13

NOTA MUY IMPORTANTE: Una vez que se MUEVEN los mensajes del servidor a una Carpeta personal, éstos permanecerán sólo en la computadora donde se creó la Carpeta y ya NO podrá visualizarlos en otro equipo de cómputo vía el cliente Web, esto es, por medio del navegador Internet Explorer.

Asimismo, las carpetas personales .pst de Outlook son “portables”, es decir, pueden copiarse o EXPORTARSE de la computadora donde fueron creadas, hacia algún dispositivo de almacenamiento (una memoria USB por ejemplo) y después realizar el procedimiento de IMPORTACIÓN en otro equipo de cómputo; de esta manera los mensajes almacenados en las carpetas .pst podrán visualizarse por medio de Outlook en cualquier computadora (consulte el apartado Exportación e Importación de carpetas personales) .


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m. Después seleccione la opción Mover a una carpeta del menú Edición:

Figura 14

n. En la ventana Mover elementos, haga clic en la carpeta que creó en el apartado de las Carpetas personales y presione el botón Aceptar .

Figura 15

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ñ. Espere hasta que la totalidad de mensajes seleccionados se transfieran a la Carpeta personal:

Figura 16

o. Observe el resultado del respaldo realizado:

Figura 17


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Este mismo procedimiento puede realizarlo para los mensajes que se encuentran en la carpeta ELEMENTOS ENVIADOS (mensajes enviados a diferentes destinatarios). Asimismo, puede crear tantas carpetas como requiera en el apartado de las Carpetas personales para organizar los distintos mensajes que reciba, o bien, que envíe.

NOTA MUY IMPORTANTE: si usted ya cuenta con carpetas personales, no será necesario realizar el procedimiento descrito en esta sección para su creación, pues podrá organizar sus mensajes en subcarpetas que podrá generar a partir de la carpeta raíz. Para respaldar las carpetas personales en dispositivos de almacenamiento de información, realice el procedimiento que se describe el la siguiente sección.


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RESPALDO DE MENSAJES (EXPORTACIÓN DE CARPETAS .pst)• Para realizar el respaldo de una CARPETA PERSONAL .pst (o SUBCARPETA) de Outlook, en algún dispositivo de almacenamiento de información (disco duro externo, memoria USB, etc.), con el propósito proteger y resguardar los mensajes, por ejemplo como medida preventiva en caso de falla en el equipo de cómputo, o simplemente para consultarlos fuera de línea en cualquier computadora, realice el siguiente procedimiento:

a. A partir de la ventana principal de Outlook (Bandeja de entrada), seleccione la opción Importar y exportar… que se localiza en el menú Archivo:

Figura 18. Ruta de ejecución para la opción Importar y exportar...

b. En la ventana del Asistente para importar y exportar seleccione la opción Exportar a un archivo y presione el botón Siguiente>:

Figura 19. Ventana Asistente para importar y exportar


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c. En la ventana Exportar a un archivo, seleccione la opción Archivo de carpetas personales (.pst) y presione el botón Siguiente>:

Figura 20. Ventana Exportar a un archivo

d. En la ventana Exportar carpetas personales, seleccione la CARPETA(s) y/o SUBCARPETA(s) a respaldar (en el ejemplo de la Figura 22 se respaldará la Carpeta personal RECIBIDOS_2008) y presione el botón Siguiente>:

Figura 21. Ventana Exportar carpetas personales


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e. En la ventana Exportar carpetas personales, presione el botón Examinar... . Por medio de la ventana Abrir carpetas personales, seleccione la ubicación (y el dispositivo de almacenamiento) o carpeta de su computadora personal, en donde desea almacenar el archivo de respaldo que contendrá la(s) carpeta(s) personal(es) , escriba el nombre que le asignará a este archivo ; presione el botón Aceptar , y después el botón Finalizar .


Figura 23. Ventana Abrir carpetas personales que permite seleccionar la ruta de almacenamiento y la

asignación del nombre del archivo de datos que contendrá las carpetas

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f. En la ventana Crear carpetas personales de Microsoft que aparece, escriba el nombre de la Carpeta personal que va a exportar y presione el botón Aceptar :

Figura 24. Ventana Crear carpetas personales de Microsoft

Note en esta ventana que en el campo Archivo aparece la ubicación del archivo de datos que se seleccionó en el paso anterior. En nuestro ejemplo se exportará la Carpeta personal a una memoria USB. Puede asignar también una Contraseña a la Carpeta, pero deberá tenerla a la mano durante el proceso de consulta e Importación en Outlook para poder visualizar los mensajes respaldados.

g. Espere a que finalice el proceso de Exportación de la Carpeta personal:

Figura 25. Ventana de avance de la exportación de la Carpeta personal

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h. Verifique, utilizando el Explorador de Windows, que el archivo del respaldo de la Carpeta personal .pst haya sido generado en la ubicación elegida y que cuente con el nombre asignado.

Figura 26. Ventana de Explorador de Windows mostrando el aspecto de la Carpeta personal respaldada

De esta manera, el respaldo de la Carpeta personal .pst ha sido realizado.

Como se observó en el procedimiento de exportación, la Carpeta .pst puede guardarse en alguna ubicación del disco duro de la misma computadora, o bien, en un dispositivo de almacenamiento portable (memoria USB o disco duro externo) para ser transportada a otro equipo de cómputo, en caso de que falle el que se utiliza habitualmente.

Los mensajes respaldados en la Carpeta personal podrán visualizarse por medio de Outlook en un equipo distinto al original, realizando el procedimiento de IMPORTACIÓN que se expone a continuación.

NOTA: Si durante el procedimiento de creación de la Carpeta personal. pst se definió que la Carpeta se encuentre en alguna ubicación del mismo equipo de cómputo, NO es necesario realizar el procedimiento de EXPORTACIÓN y tampoco el de IMPORTACIÓN. Como ya fue mencionado el contenido de una Carpeta personal .pst podrá visualizarse en Outlook aún sin tener conexión a la red, en el equipo en el que fue creada.

En caso de que se haya asignado contraseña a alguna de las carpetas o subcarpetas personales .pst, Outlook solicitará que ésta sea proporcionada.


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IMPORTACIÓN DE CARPETAS .pst•

Para IMPORTAR y visualizar, en cualquier computadora, la información de correo electrónico contenida en una CARPETA PERSONAL .pst (o SUBCARPETA) generada en Outlook, que haya sido respaldada mediante el procedimiento de EXPORTACIÓN, realice lo siguiente:

a. En el equipo donde requiera visualizar la información, abra Outlook y cree un Archivo de datos y una Carpeta personal con los nombres que desee, conforme se detalló en los apartados I y II de esta Guía.

b. En el menú de Outlook, en el apartado de Correo, haga clic en la Carpeta personal que creó para seleccionarla, observe el siguiente ejemplo:

Figura 27. Selección de la Carpeta personal que contendrá el archivo a importar

b. Seleccione la opción Importar y exportar... que se localiza en el menú Archivo:

Figura 28. Ruta de ejecución para la opción Importar y exportar...


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c. En la ventana del Asistente para importar y exportar, seleccione la opción Importar de otro programa o archivo y presione el botón Siguiente>:

Figura 29. Ventana del Asistente para importar y exportar

d. En la ventana Importar un archivo, seleccione la opción Archivo de carpetas personales (.pst) y presione el botón Siguiente>:

Figura 30. Ventana del Asistente para importar y exportar


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e. En la ventana Importar carpetas personales, presione el botón Examinar... . Por medio de la ventana Abrir carpetas personales que aparece, empleando la lista Buscar en , localice el archivo de respaldo de la Carpeta personal, haga un clic en el archivo para seleccionarlo , presione el botón Aceptar , y después el botón Finalizar :


Figura 32. Ventana Abrir carpetas personales que permite localizar y la Carpeta personal a importar

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f. En la última ventana, denominada Importar carpetas personales, si la Carpeta personal contiene a su vez subcarpetas, haga clic en el recuadro Incluir subcarpetas , después seleccione la opción Importar elementos en la carpeta actual y, para terminar el proceso, presione el botón Finalizar :

Figura 33. Ventana final del proceso de Importación

g. Espere a que finalice el proceso de Importación de la Carpeta personal:

Figura 34. Ventana de avance de la importación de la Carpeta personal

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h. Observe que en el menú izquierdo de Outlook se agregó la Carpeta personal con el nombre que le fue asignado cuando se exportó, en nuestro ejemplo RECIBIDOS_2008. Si hace doble clic sobre la Carpeta personal podrá consultar su contenido, observe el siguiente ejemplo:

Figura 35. Ventana de Outlook, mostrando el contenido de la Carpeta personal importada

De esta manera, podrá consultar los mensajes respaldados en la Carpeta personal .pst generada y exportada por medio de Outlook en otro equipo de cómputo.