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RESOLUCIÓN PRESIDENCIA EJECUTIVA

Lima, 2 6 MAR 2018

N° O -2018-SERVIR/PE

Vistos; los Informes N° 007-2018-SERVIR/GG-OPP y 020-2018- SERVIR/GG-OPP de la

Oficina de Planeamiento y Presupuesto, los Memorandos N° 572-2017-SERVIR/GG-OGAF y

1106-2017-SERVIR/GG-OGAF de la Oficina General de Administración y Finanzas, el Informe

Legal N° 056-2018-SERVIR/GG-OAJ de la Oficina de Asesoría Jurídica; y,

CONSIDERANDO:

Que, con Resolución de Presidencia Ejecutiva N' 018-2010-SERVIR-PE se aprobó el

Manual de Procesos de la Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR, que comprende la

descripción del conjunto de operaciones descritas en forma clara, sistemática, ordenada y

secuencial, así como el diagrama de flujo de las actividades en las que participan cada una de

las unidades orgánicas de SERVIR;

Que, mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 291-2017-SERVIR-PE se modificó el Manual de Procesos de la Autoridad Nacional del Servicio Civil — SERVIR, incorporándose

ocho (8) procedimientos vinculados a la Subjefatura de Abastecimiento de la Oficina General

de Administración de SERVIR;

Que, la Oficina General de Administración y Finanzas en coordinación con la Oficina de

Planeamiento y Presupuesto mediante documentos de vistos, proponen la incorporación del

procedimiento "Adjudicación sin procedimiento", versión 07, código SJA-PR-02, vinculado a las

funciones de la Subjefatura de Abastecimiento, como parte de la implementación de las

recomendaciones del Órgano de Control Institucional y la modificación de la normativa de

contrataciones del Estado;

Que, en ese sentido, resulta necesario modificar del Manual de Procesos de SERVIR

para incorporar el procedimiento "Adjudicación sin procedimiento", versión 07, código SJA-PR-

02, vinculado a las funciones de la Subjefatura de Abastecimiento;

Con los vistos de la Gerencia General, de la Oficina General de Administración y

Finanzas, la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, y la Oficina de Asesoría Jurídica;

N1L uta

De conformidad con lo establecido en el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley

del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo N° 006-2017-JUS; el Reglamento de la Ley N° 29091, aprobado mediante Decreto Supremo N° 004-2008-PCM y el

Reglamento de Organización y Funciones de SERVIR, aprobado por Decreto Supremo N° 062-

2008-PCM y modificatorias;

SE RESUELVE:

Artículo 1°.- Modificar el Manual de Procesos de la Autoridad Nacional del Servicio

Civil — SERVIR, incorporándose el procedimiento denominado "Adjudicación sin procedimiento" vinculado a la Subjefatura de Abastecimiento, conforme al anexo que forma parte de la presente Resolución; procedimiento cuya vigencia estará suspendida hasta que el

Subjefe de Abastecimiento ostente la atribución para suscribir las órdenes de compra y

órdenes de servicio correspondientes a contrataciones menores o iguales a ocho (8) UIT.

Artículo 2°.- Disponer la publicación de la presente Resolución y su respectivo anexo en el Portal del Estado Peruano (www.peru.gob.pe) y en el Portal Institucional de SERVIR (www.servir.gob.pe).

Regístrese, comuníquese uL íquese.

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PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02

ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO Versión 07

Página 1 de 13

Elaborado por:

enneth Felipa Moreno Analista de Compras

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FI I lores Loayza Coordinador en Sistemas de

Gestión 9 t Mila 2111f1

Revisado por:

Abel Ceballos acheco Jefe de la Oficina General de

Admini ción y Finanzas

o: ' . o ngus Gomes efe de A i stecimiento

7 E Mi 2013

26 MAR i13

Aprobado por:

Mar -lo Cedamanos Rodrígu-: Gerei -

2 6 MAR 2018

01

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la adquisición de bienes y servicios por montos menores o iguales a ocho (8) UIT, en el marco de la normativa legal vigente.

2. ALCANCE

Desde la recepción del requerimiento realizado por el área usuaria hasta la entrega del expediente a la Sub Jefatura de Contabilidad.

3. BASE NORMATIVA

3.1. Decreto Legislativo N° 1023, que crea SERVIR como ente rector del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos.

3.2. Decreto Supremo N° 062-2008-PCM, que aprueba el Reglamento de Organizaciones y Funciones de la Autoridad Nacional del Servicio Civil, y sus modificatorias.

3.3. Texto Único Ordenado de la ley, N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. 3.4. Decreto Legislativo N° 1246, Decreto Legislativo que aprueba diversas medidas de

simplificación administrativa. 3.5. Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado. 3.6. Decreto Supremo N° 350-2015-EF, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 30225, Ley de

Contrataciones del Estado. 3.7. Decreto Legislativo N° 1341, que modifica la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado. 3.8. Decreto Supremo N° 056-2017-EF, que modifica el Reglamento de la Ley N° 30225.

Nota: Los documentos mencionados son los vigentes incluyendo sus modificaciones.

4. REFERENCIAS

Procedimiento: SJA-PR-03 Gestión de Almacenes.

Formato: Digital La impresión de este documento desde la Intranet constituye una "COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario.

Clasificación: interno

Sellar HERRAMIENTA DEL PERÚ QUE CAKE



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5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

5.1. Área usuaria Es la dependencia cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratación o que dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias, que colabora y participa en la planificación de las contrataciones, y realiza la verificación técnica de las contrataciones efectuadas a su requerimiento, previas a su conformidad.

5.2. Área técnica Dependencia de la Entidad especializada en el bien o servicio que es materia de la contratación. El área técnica puede ser también área usuaria.

5.3. Bienes Son objetos que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de sus funciones y fines.

5.4. Consultoría Son los servicios profesionales altamente calificados que realiza una persona natural o jurídica para la elaboración de estudios y proyectos; en la inspección de fábrica, peritajes de equipos, bienes y maquinarias; en investigaciones, auditorías, asesorías, estudios de prefactibilidad y de factibilidad técnica, económica y financiera, estudios básicos, preliminares y definitivos, asesoramiento en la ejecución de proyectos y en la elaboración de términos de referencia, especificaciones técnicas y Bases de distintos procesos de selección, entre otros.

5.5. CCP Certificación de Crédito Presupuestario.

5.6. Expediente de Contratación Para las contrataciones menores o iguales a 8 UIT, es el conjunto de documentos que contiene todas las actuaciones relativas a la contratación, desde el requerimiento del Área Usuaria hasta la culminación de la contratación. Su custodia inicia en la Subjefatura de Abastecimiento y culmina en el Expediente de pago almacenado junto con el Comprobante de Pago a cargo de la Subjefatura de Tesorería; hasta su disposición final al Archivo Central.

5.7. Especificaciones técnicas (ET) Descripción de las características técnicas y/o requisitos funcionales del bien a ser contratado. Incluye las cantidades, calidades y las condiciones bajo las que deben ejecutarse las obligaciones.

5.8. INTEGRIX Sistema Administrativo Gubernamental implementado en SERVIR, mediante el cual se planifican y programan las necesidades de bienes y servicios con la correspondiente vinculación al POI aprobado, para su posterior presentación a la Subjefatura de Abastecimiento.

5.9. MEF Ministerio de Economía y Finanzas.

5.10.0/C u 0/S Orden de compra u Orden de servicio. Es el documento emitido por las Entidades contratantes que formaliza, entre otros, el compromiso presupuestario vinculado a una contratación. Actúa como contrato entre la Entidad y el Contratista, en tanto que también puede ser utilizado como medio de pago para continuar la ejecución contractual.

5.11. OGAF Oficina General de Administración y Finanzas.

Formato: Digital La impresión de este documento desde la Intranet constituye una

"COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario. Clasificación:

interno

servir PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02


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5.12. RNP Registro Nacional de Proveedores.

5.13. Requerimiento Solicitud del bien o servicio formulado por el área usuaria. El documento de requerimiento contiene la finalidad pública, los términos de referencia y/o especificaciones técnicas, la vinculación al POI o Gastos Fijos; además debe ser remitido en el formato del Sistema Administrativo Gubernamental que tenga implementado SERVIR.

5.14. Servicio Actividad o labor que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de sus funciones y fines. Los servicios pueden clasificarse en servicios en general, consultoría en general y consultoría de obra. La mención a consultoría se entiende que alude a consultoría en general y consultoría de obras.

5.15. SIAF Sistema Integrado de Administración Financiera.

5.16. SERVIR Autoridad Nacional del Servicio Civil.

5.17. SJA Subjefatura de Abastecimiento es el Órgano Encargado de las Contrataciones.

5.18. Términos de referencia (TdR) Descripción de las características técnicas y las condiciones en que se ejecuta la contratación de servicios en general, consultoría en general y consultoría de obra. En el caso de consultoría, la descripción además incluye los objetivos, las metas o resultados y la extensión del trabajo que se encomienda (actividades).

5.19. V°B° Visto bueno.

6. RESPONSABLES

6.1. El Subjefe de Abastecimiento es el responsable de asegurar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el presente documento.

6.2. El personal de la Subjefatura de Abastecimiento, involucrados en el desarrollo de las actividades descritas son responsables de cumplir lo establecido en el presente procedimiento, mantener sus registros actualizados, garantizar su almacenamiento en lugares apropiados y seguros, con el fin de evitar su deterioro.

6.3. La Subjefatura de Abastecimiento es responsable del archivo y resguardo del Expediente de Contratación de las contrataciones menores o iguales a 8 UIT, desde la recepción del requerimiento hasta la entrega del Expediente de pago a la Subjefatura de Contabilidad.

6.4. La Subjefatura de Contabilidad es responsable del archivo y resguardo del Expediente de Contratación de las contrataciones menores o iguales a 8 UIT, desde la recepción del Expediente de pago hasta su remisión a la Subjefatura de Tesorería.

6.5. La Subjefatura de Tesorería es responsable del archivo y resguardo del Expediente de Contratación de las contrataciones menores o iguales a 8 UIT, desde la recepción hasta su disposición final al Archivo Central.



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7. FLUJO DEL PROCESO

PROVEEDOR ENTRADA - Órganos y unidades orgánicas. - Requerimiento.

- TdR o ET.

PROCESO Flujograma de Adjudicación Menor o Igual a Ocho UIT

SALIDA ENTRADA - Bien entregado. - Servicio ejecutado.

- Áreas usuarias.



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Se PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02

ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO Versión Versión 07

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sanar PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02


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8. DESARROLLO

Actividad Responsable Descripción de las actividades 1. Recibir

requerimiento Asistente de

Abastecimiento Previo requerimiento elaborado por el Área Usuaria mediante el Sistema INTEGRIX; el Asistente de Abastecimiento recibe el requerimiento, el mismo que debe estar firmado por el responsable (funcionario competente) del Área Usuaria y contener el TdR o ET con el V°6° del responsable del Área Usuaria.

Luego, registra en el cuadro de seguimiento de requerimientos, el ingreso del requerimiento a la SJA y entrega el requerimiento al Especialista en Planificación y Programación de Compras.

Nota: Los requerimientos deben ser enviados por parte del área usuaria en los plazos establecidos por OGAF antes de la fecha proyectada para el inicio de la prestación, salvo ante situaciones excepcionales y debidamente justificadas por el área usuaria, la cual deberá ser expuesta acompañando el requerimiento.

Los requerimientos que extraordinariamente se presenten fuera de los plazos establecidos podrán ser atendidos previa autorización de la OGAF, siempre que la contratación resulte viable, conforme a lo que indique la SJA.

2. Revisar requerimiento

Especialista en Planificación y Programación de Compras

Revisa el requerimiento y verifica que la siguiente información se encuentra debidamente consignada: • Naturaleza del gasto. • Clasificador de Gasto. • Meta Presupuestal. • Alcance (Actividades). • Vinculación al POI.

¿Existen observaciones?

Si. Anota las observaciones y las adjunta al requerimiento para que sean subsanadas por el área usuaria y lo devuelve al Asistente de Abastecimiento.

Solo en caso que el requerimiento es parte de un servicio fraccionado (servicio que en conjunto superan las 8 UIT) informa al Subjefe de Abastecimiento y coordina con el área usuaria.

No. Da V93° al requerimiento y lo devuelve al Asistente de Abastecimiento.

3. Recibir requerimiento visado

Asistente de Abastecimiento

Recibe requerimiento visado y registra su recepción en el cuadro de seguimiento de requerimientos.

Requerimiento con observaciones Coordina y remite el requerimiento con las observaciones ante el área usuaria y registra la salida en el cuadro de seguimiento de requerimientos.



interno

servAT PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02


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Actividad Responsable Descripción de las actividades

Requerimiento visado Entrega el requerimiento visado al Subjefe de Abastecimiento y registra su entrega en el cuadro de seguimiento de requerimientos.

4. Revisar el requerimiento visado

Subjefe de Abastecimiento

Revisa TdR o ET, da V°B° al requerimiento visado por el Especialista en Planificación y Programación de Compras y lo deriva al Jefe de OGAF.

5. Validar el requerimiento visado

Jefe de OGAF Valida el requerimiento visado como acción de supervisión.


Si. Lo devuelve al Subjefe de Abastecimiento para su devolución al área usuaria.

No. Lo devuelve a la Subjefatura de Abastecimiento para su trámite correspondiente.

6. Asignar requerimiento validado


Asigna el requerimiento validado al Analista de Compras.


Si. A través del Asistente de Abastecimiento, solicita especificar y/o aclarar el requerimiento validado.

No. Da V°B° al requerimiento validado y lo asigna al Analista de Compras de acuerdo a los criterios establecidos (sectorista, meta presupuestal, naturaleza de contratación o carga administrativa) y deriva el requerimiento asignado mediante proveído al Asistente de Abastecimiento.

7. Recibir requerimiento asignado

Asistente de Abastecimiento

Recibe el requerimiento asignado y registra su recepción en el cuadro de seguimiento de requerimientos.

Requerimiento visado con observaciones Coordina y remite el requerimiento visado ante el área usuaria y solicita especificar y/o aclarar el requerimiento, registra la salida en el cuadro de seguimiento de requerimientos.

Requerimiento asignado Entrega el requerimiento asignado al Analista de Compras. Asimismo, el Asistente de Abastecimiento registra la entrega en el cuadro de seguimiento de requerimientos.

8. Indagar precios en el mercado

Analista de Compras

Solicita cotizaciones a proveedores del rubro mediante correo electrónico o medio físico, adjuntado el TdR o ET, formato de Declaración Jurada de no estar impedido de contratar con el estado.

Según el monto, el número de cotizaciones debe ser:

y

N° MONTO DE CONTRATACIÓN BIENES Y SERVICIOS

1 <= a 2 UIT Mínimo 1 cotización (*) 2 > a 2 UIT y <= a 5 UIT Mínimo 2 cotizaciones (**) 3 > a 5 UIT y <= a 8 UIT Mínimo 3 cotizaciones (**)



servni PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02


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Actividad Responsable Descripción de las actividades

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N° MONTO DE CONTRATACIÓN SERVICIOS

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Nota: (*)

(**)

(***)

Para beneficio Ex cuya (dicha V°B° que indicar cumplimiento

Para personas

Cuando solo se cuente con una cotización, podrá consignar además precios históricos como referencia.

Excepcionalmente, en atención a la naturaleza oportunidad establecida o inferida del requerimiento, se podrá contratar con solo una cotización validada por el Área Usuaria (dicha validación podrá ser mediante: correo electrónico, V13° en la cotización, informe, mediante otro mecanismo que evidencie fehacientemente la validación). Se deberá indicar este supuesto en el Cuadro de verificación de cumplimiento de lo solicitado en el TdR.

Se considera servicio especializado a: consultoría, defensa legal, docencia y otros que se sustenten en el requerimiento emitido por el Área Usuaria.

los servicios de docencia y defensa legal como a Gerente Públicos, Funcionarios, Servidores

Servidores Civiles, podrá invitar a un solo proveedor, cotización deberá ser validada por el Área Usuaria

validación podrá ser mediante: correo electrónico, en la cotización, informe, o mediante otro mecanismo

evidencie fehacientemente la validación). Se deberá este supuesto en el Cuadro de verificación de

de lo solicitado en el TdR.

los servicios autónomos (servicios de terceros de naturales), el Área Usuaria deberá consignar en

TdR el precio del servicio. 9. Recibir

cotización de postor

Analista de Compras

Recibe del postor, mediante correo electrónico o medio físico, lo siguiente: -Cotización. -Declaración Jurada de no estar impedido para contratar con el estado. -Documento(s) donde se declare o acredite el cumplimiento de lo establecido en el TdR o ET.(*) -Constancia de RNP cuando la contratación sea mayor a 1 UIT.

(*) En los casos donde el objeto a contratar sea complejo, se podrá solicitar al postor que adjunte la documentación que acredite el cumplimiento del TdR o ET, para que ésta sea validada por el Área Usuaria o Área Técnica (esto podrá ser mediante: correo electrónico, V°B° en la cotización, informe, o mediante otro mecanismo que evidencie fehacientemente la validación).

10. Seleccionar contratista

Analista de Compras

Elabora el cuadro comparativo de evaluación y el cuadro de verificación de cumplimiento de lo solicitado en el TdR o



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Se PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02

ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO Versión Versión 07

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Actividad Responsable Descripción de las actividades ET, da V°B° a ambos cuadros.

La selección del contratista contempla los criterios de: i) comparación de precios, ii) plazo de entrega del bien o ejecución de servicio.

Registro - Cuadro comparativo de evaluación (de corresponder

según lo indicado en la actividad 8). - Cuadro de verificación de cumplimiento de lo solicitado

en el TdR o ET. 11. Realizar

registro de CCP

Analista de Compras

Realiza la solicitud de CCP en el SIAF ingresando la partida presupuestal y meta presupuestal.

¿Hay presupuesto?

Si. Envía vía correo electrónico el requerimiento y TdR o ET a OPP (Analista de Presupuesto) para su validación y posterior aprobación mediante el SIAF. Continúa en la actividad 12.

No. Dar aviso al área usuaria que no cuenta con presupuesto y coordina con el Técnico en Ejecución SIAF la modificación presupuestal.

12. Verificar y aprobar CCP

OPP Recibe el requerimiento y verifica que se cumpla el objetivo y la finalidad publica definidos en el POI. Remite un correo de aprobación; caso contrario, coordina con el Analista de Compras.

Registro - Correo electrónico de aprobación.

13. Imprimir CCP

Analista de Compras

Recibe correo de aprobación y verifica el registro en el SIAF, luego imprime el Certificado de Crédito Presupuestario (CCP) generado en el INTEGRIX.

Registro - Certificado de Crédito Presupuestario INTEGRIX.

14. Generar número de 0/S u 0/C

Analista de Compras

Genera el número de la 0/S u 0/C en el INTEGRIX.

0/C: Debe contener las características del bien a adquirir (marca, modelo, serie) y otros que permitan identificar y verificar su ingreso; además debe concordar con la información consignada en la cotización ganadora.

Registro - 0/C u 0/S INTEGRIX.

15. Generar Compromiso Anual

Analista de Compras

Registra en el SIAF, el Compromiso Anual ingresando los datos de la 0/C u 0/S, debiendo consignar la misma fecha de la 0/C u 0/S correspondiente, graba y realiza la transferencia de datos al MEF para su aprobación.

16. Generar Compromiso Mensual

Analista de Compras

Luego de aprobado el compromiso anual en el SIAF, genera el Compromiso Mensual en el INTEGRIX, trasfiere la información al sistema SIAF, obteniendo como resultado el número de expediente SIAF, graba y envía al MEF para su aprobación.



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Se Versión Versión 07 ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO

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Actividad Responsable Descripción de las actividades Registro - OS/OC con Expediente SIAF de INTEGRIX

17. Imprimir y firmar 0/C u 0/S

Analista de Compras

Imprime y firma 0/S u O/C, luego la entrega al Asistente de Abastecimiento junto con los documentos que sustentan la contratación, éste luego los entrega al Subjefe de Abastecimiento.

Registro - 0/C u O/S firmada por Analista de Compras. - Documentos que sustentan la contratación:

*Certificación de Crédito Presupuestario. *Cuadro comparativo de evaluación (de corresponder según lo indicado en la actividad N° 8).

*Cuadro de verificación de cumplimiento de lo solicitado en el TdR o ET.

*Cotización ganadora. *Declaración Jurada de no estar impedido para contratar con el estado.

*Documento(s) donde se declare o acredite el cumplimiento de lo establecido en el TdR o ET.

*Constancia de RNP cuando la contratación sea mayor a 1 UIT.

*Consulta RUC. *Cotizaciones no ganadoras (de corresponder según lo indicado en la actividad N° 8).

*Solicitud de cotización. *Requerimiento Asignado.

18. Revisar y firmar O/C u 0/S


Revisa y firma O/C u O/S, luego devuelve los documentos al Asistente de Abastecimiento, quien registra y los entrega al Analista de Compras.

Registro - O/C u 0/S firmada por Subjefe de Abastecimiento. - Documentos que sustentan la contratación.

La O/C u O/S deberá precisar que el computo de los plazos, para todos los efectos de la ejecución del contrato, se computan en días calendario; el plazo se ejecuta de acuerdo a lo establecido en la OC/ u O/S.

19. Notificar al Contratista

Analista de Compras

Notifica la O/C u 0/S al contratista, mediante correo electrónico o de manera presencial.

Además, notifica al área usuaria y área técnica mediante correo electrónico.

El inicio de la prestación del servicio o la adquisición de bien será según lo establecido en el TdR o ET elaborado por el Área Usuaria.

Servicio: Continua en la siguiente actividad.

Bien: Comunicar mediante correo electrónico al Área de Almacén para gestión el ingreso y salida según procedimiento; en caso sea un activo se comunicará al Área de Patrimonio para el alta correspondiente.



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Senar Versión 07 ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO

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Actividad Responsable Descripción de las actividades 20. Brindar Área Usuaria Una vez culminada la ejecución de la prestación parcial o

conformidad total, otorga la conformidad de la prestación mediante la de la emisión del Formato de Conformidad. prestación

El Formato de Conformidad es formulado por personal del Área Usuaria, firmado por el Jefe, Subjefe, Gerente o Director según lo establecido en el TdR o ET; y remitido a la Subjefatura de Abastecimiento.

Nota: El área usuaria deberá considerar:

1.8 producto o entregable deberá cumplir con los TdR o ET establecidos.

2.La entrega deberá estar dentro del plazo de ejecución de la prestación total o parcial señalada en los TdR o ET y 0/C u 0/S.

3.EI Formato de Conformidad se emite en un plazo máximo de diez (10) días calendario de producida la recepción del entregable/producto/servicio.

4.EI Formato de Conformidad debe acompañarse del entregable/producto de la prestación realizada; de no adjuntarlo, el Área Usuaria deberá indicar en el Formato de Conformidad que dicha documentación obra en sus archivos, y adjuntar sólo el documento de presentación del entregable/producto, el mismo que deberá contener el sello de recepción que permita determinar fehacientemente la fecha de entrega por parte del contratista.

5.De mantener el entregable/producto original en poder del Área Usuaria, ésta deberá garantizar el almacenamiento en lugares apropiados y seguros, con el fin de evitar su deterioro.

6.En caso de servicios realizados por personas naturales en donde el comprobante de pago sea Recibo por Honorarios Electrónico, éste deberá acompañar al Formato de Conformidad.

7.Si el Área Usuaria determina la existencia de observaciones al entregable/producto, estas deberán comunicarlas inmediata y formalmente (documento, acta o correo electrónico) al Contratista.

Las observaciones deben ser desarrolladas de forma objetiva tomando como referencia los TdR o ET de la contratación; además el Área Usuaria deberá indicar los plazos a otorgar al contratista para la subsanación de observaciones, los cuales no podrán ser menores a dos (2) días calendario, ni mayores a cinco (5) días calendario, excepcionalmente y dependiente de la magnitud de la observación, el plazo otorgado por el Área Usuaria para subsanar podrá ser superior, siempre y cuando esté debidamente justificado. Si el contratista no cumple, la Entidad puede resolver el contrato (Parcial o total), sin perjuicio de aplicar las penalidades que correspondan.



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PROCEDIMIENTO Código SJ A-P R-02


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Actividad Responsable Descripción de las actividades Registro - Formato de Conformidad. - Entregable/Producto (según nota 4). - Recibo por Honorarios Electrónico (según nota 6).

21. Revisar Formato de Conformidad

Analista de Compras

Revisa el Formato de Conformidad, solicita la factura al contratista y verifica la existencia de penalidad a aplicar al contratista.

De existir penalidad a aplicar, elabora el Formato de Penalidad y lo adjunta al Expediente de Pago.


Sí. Coordina y devuelve al área usuaria el Formato de Conformidad indicando las observaciones.

No. Armar el Expediente de pago.

Registro - Expediente de pago. (Según Anexo 01).

22. Revisar Expediente de pago


Revisa el expediente de pago antes que sea entregado a la Subjefatura de Contabilidad.

De existir penalidad, firma el Formato de Penalidad. 23. Entregar

Expediente de Pago

Analista de Compras

Entrega el expediente de pago (según Anexo 01) a la Subjefatura de Contabilidad, registra la entrega en cuaderno de cargo o mediante correo electrónico al personal de la Subjefatura de Contabilidad.

Registro - Cuaderno de cargo o correo de recepción.



interno


servh• Versión 07 ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO

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9. ANEXOS

Anexo N°1 Contenido del Expediente de pago

1. El Expediente de pago (cuando la 0/S u 0/C contempla un único pago o cuando corresponde al ter pago) debe contener:

OC/ u 0/S original. Formato de Conformidad original. (*) Certificado de Crédito Presupuestario INTEGRIX. Factura original, Factura o Recibo por Honorarios Electrónico. Constancia de entrega de producto (Guía de Remisión), solo para bienes. Suspensión de 4ta Categoría (opcional). Entregable/Producto (según nota 4 de Actividad 20). Consulta RUC. Cuadro comparativo de evaluación original (de corresponder según lo indicado en la actividad N° 8). Cuadro de verificación de cumplimiento de lo solicitado en el TdR o ET original. Cotización ganadora. Declaración Jurada de no estar impedido para contratar con el estado. Documento(s) donde se declare o acredite el cumplimiento de lo establecido en el TdR o ET. Constancia de RNP cuando la contratación sea mayor a 1 UIT. Cotizaciones no ganadoras (de corresponder según lo indicado en la actividad N° 8). Solicitud de cotización. Requerimiento y TdR o ET original.

2. El expediente de pago (cuando la 0/C u 0/S contempla más de un solo pago), del 2do pago sucesivamente hasta el último pago, debe contener:

OC/ u 0/S copia. Formato de Conformidad de Servicio original. (-) Constancia de entrega de producto (Guía de Remisión), solo para bienes. Certificado de Crédito Presupuestario INTEGRIX. Factura original, Factura o Recibo por Honorarios Electrónico. Suspensión de 4ta Categoría (opcional). Entregable/Producto (según nota 4 de Actividad 20). Consulta RUC. Requerimiento y TdR o ET copia.

Y

(*) La conformidad en caso de bienes la brinda el Almacén y se verifica mediante la firma del Analista de Almacén en la Guía de Remisión correspondiente, salvo en los casos en que la ET haya establecido expresamente que deberá incluirse además la Conformidad por parte del Área Usuaria y/o Área Técnica, en cuyo caso deberá adjuntarse un Formato de Conformidad suscrito por dicha Área Usuaria y/o Área Técnica.

10. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Anterior

Cambios Cargo de quien

modificó

06 - Se modificó denominación de actividades 6, 7, 8, 9, 10, 11,

15, 16 y 18. - Se actualizo anexo N° 1 Contenido del Expediente de Pago.

12, 13, 14, Coordinador en Sistemas de Gestión / Analista de Compras



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resoluciÓn presidencia ejecutiva -...

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