resoluciÓn n° 001 (10 de enero de 2017) “por medio de la cual se aprueba y adopta el plan...

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200.12.01

RESOLUCIÓN N° 001

(10 de Enero de 2017)

“POR MEDIO DE LA CUAL SE APRUEBA Y ADOPTA EL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE

ATENCIÓN AL CIUDADANO DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE OLAYA – ANTIOQUIA,

PARA LA VIGENCIA 2017”

El Personero Municipal de Olaya (Ant.), en uso de sus atribuciones constitucionales y legales,

especialmente las conferidas por los artículos 178 de la Ley 136 de 1994, 73 de la 1474 de 2011

y el Decreto Nacional 2641 de 2012 y,

CONSIDERANDO

Que de conformidad con el artículo 178 de la Ley 136 de 1994, el Personero ejercerá en el

municipio, bajo la dirección suprema del Procurador General de la Nación, las funciones del

Ministerio Público, además de las que determine la Constitución, la Ley, los Acuerdos.

Que la Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos

de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la

gestión pública, en su artículo 73, ordena que cada entidad del orden nacional, departamental y

municipal, deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención

al ciudadano.

Que el artículo 4° del Decreto Nacional 2641 de 2012 norma, que la máxima autoridad de la

entidad u organismo, velará directamente porque se implementen debidamente las disposiciones

contenidas en el documento de “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de

Atención al Ciudadano”. La consolidación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano,

estará a cargo de la oficina de planeación de las entidades o quien haga sus veces.

Que la Personería Municipal de Olaya (Ant.), es una entidad del orden municipal con autonomía

presupuestal y administrativa.

Por anteriormente expuesto, este Personero Municipal de Olaya (Ant.)


RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: Aprobar y adoptar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de

la Personería Municipal de Olaya (Ant.), para la vigencia 2017, documento que hace parte

integrante de este acto administrativo, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva.

ARTICULO SEGUNDO: Para el cabal cumplimiento y desarrollo del Plan Anticorrupción y de

Atención al Ciudadano, todos los funcionarios de la Personería Municipal de Olaya (Ant.) se

hacen responsables del mismo, pues será de carácter obligatorio su ejecución, para mantener

estándares de calidad y transparencia.

ARTÍCULO TERCERO: El acto administrativo por el cual se acoge el Plan Anticorrupción y de

Atención al Ciudadano de la Personería Municipal de Olaya (Ant.), se dará a conocer a todos los

funcionarios de la entidad.

ARTICULO CUARTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Dado en la Personería Municipal de Olaya (Ant.), a los diez (10) días del mes de enero del año

dos mil diecisiete (2017).

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

JORGE MARIO MENA PARRA

Personero Municipal


200.09.01

PLAN DE ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO

PERSONERÍA MUNICIPAL DE OLAYA (ANT.)

“PROTEGE, VIGILA Y DEFIENDE TUS DERECHOS CON CALIDAD HUMANA”

JORGE MARIO MENA PARRA Personero Municipal

Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano del 1° de enero al 31 de diciembre

VIGENCIA 2017


TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………………… 3 2. MARCO NORMATIVO…………………………………………………………………………..…… 4 2.1. Constituciones...…………………………………………………………………………………….. 4 2.2. Leyes…………………………………………………………………………………………………. 4 2.3. Decretos……………………………………………………………………………………………… 5 2.4. Documentos…………………………………………………………………………………………. 5 3. OBJETIVOS…………………………………………………………………………………………… 7 3.1. Objetivos Generales………………………………………………………………………………… 7 3.2. Objetivos Específicos……………………………………………………………………………….. 7 4. ELEMENTOS ESTRATÉGICOS…………………………………………………………………….. 8 4.1. Misión………………………………………………………………………………………………… 8 4.2. Visión…………………………………………………………………………………………………. 8 4.3. Funciones……………………………………………………………………………………………. 8 4.4. Política de Calidad…………………………………………………………………………………. 11 4.5. Objetivos de Calidad………………………………………………………………………………. 11 5. SERVIDOR PÚBLICO EN EJERCICIO DE SU TRABAJO……………………………………... 12 5.1. Valores Éticos Institucionales…………………………………………………………………….. 12 5.2. Principios Éticos……………………………………………………………………………………. 13 5.3. Procederes Éticos…………………………………………………………………………………. 13 5.4. En sus Relaciones Externas……………………………………………………………………… 13 5.5. En el Buen Servicio a los Usuarios Ciudadanos……………………………………………….. 14 5.6. Con los demás Servidores Públicos……………………………………………………………… 14 5.7. Con otras Corporaciones Públicas……………………………………………………………….. 14 5.8. Con Órganos de Control y Judiciales……………………………………………………………..14 5.9. Con la Comunidad en General……………………………………………………………………. 14 5.10. Con los Medios de Comunicación………………………………………………………………. 14 6. ELEMENTOS DEL PLAN…………………………………………………………………………… 15 6.1. Diagnostico…………………………………………………………………………………………. 15 6.2. Mapa de Riesgos de Corrupción…………………………………………………………………. 17 6.3. Medidas para Mitigar los Riesgos………………………………………………………………… 19 6.4. Estrategias Antitrámites…………………………………………………………………………… 21 6.5. Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano…………………………………………... 26


1. INTRODUCCIÓN La Personería Municipal de Olaya (Ant.), como agente del Ministerio Público, está comprometida con la defensa y guarda de los derechos humanos, la protección del interés público y la vigilancia de la conducta de quienes desempeñan funciones públicas.1 En consecuencia, le corresponde la vigilancia y salvaguarda del tesoro público y, la garantía del ejercicio correcto, legal y diligente de la función pública, teniendo como apoyo fundamental, la participación ciudadana, espacio que genera confianza de la comunidad, en la Administración Municipal. De allí, que sea necesario diseñar estrategias encaminadas al ejercicio de la función pública, de manera responsable, eficaz, eficiente y transparente, como marco de referencia, en las prácticas de buen gobierno. Lo anterior, se traduce en crear confianza en la ciudadanía, para que esta pueda participar e intervenir en la administración pública, ya que la estructura del Estado, está al servicio de los ciudadanos, para la efectividad de sus derechos adquiridos. De otro lado, existe un compromiso con la construcción de condiciones y metas que generen bienestar para toda la comunidad olayense, por lo que la Personería Municipal de Olaya (Ant.), constantemente se encuentra en la búsqueda de adelantar, al interior de su Despacho, todas y cada una de las actividades, que puedan hacer sentir al ciudadano, legitimado para participar e intervenir en los diferentes programas, proyectos y planes preestablecidos por la administración, haciendo así, un efectivo goce de sus derechos. Es así, como la Personería Municipal, en cumplimiento del artículo 73 del Estatuto Anticorrupción2, debe diseñar un instrumento que contenga su estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, que ha sido diseñada para ser implementada en la vigencia 2017, la cual se pone a disposición y en conocimiento de toda la ciudadanía y demás autoridades públicas, logrando ejercer el control que le corresponde, vinculando de manera activa a la ciudadanía, y logrando la transparencia de las actuaciones de la administración del nivel local. El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, busca adoptar y aplicar medidas que ayuden a prevenir los eventos de corrupción que se puedan presentar en la Personería Municipal, y mejorar los servicios de atención a los ciudadanos, definiendo las directrices y los mecanismos básicos para la realización de una gestión de puertas abiertas a toda la comunidad y de conformidad con el marco legal aplicable a la gestión pública, teniendo en cuenta, que las políticas de administración del riesgo, son la mejor formas de prevenir distintas incidencias, que pueden afectar, el normal funcionamiento de la administración pública.

1 Artículo 118: “El Ministerio Público será ejercido por el Procurador General de la Nación, por el Defensor del Pueblo, por los procuradores delegados y los agentes del ministerio público, ante las autoridades jurisdiccionales, por los personeros municipales y por los demás funcionarios que determine la ley. Al Ministerio Público corresponde la guarda y promoción de los derechos humanos, la protección del interés público y la vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas.” (subrayas por fuera del texto original). Congreso de la República de Colombia (1991) Constitución Política. 2 Artículo 73. “Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra

la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. “El Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción señalará una metodología para diseñar y hacerle seguimiento a la señalada estrategia. “Parágrafo. En aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema integral de administración de riesgos, se podrá validar la metodología de este sistema con la definida por el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción”. Congreso de la República de Colombia (2011) Ley 1474.


2. MARCO NORMATIVO En la Personería Municipal de Olaya, por mandato legal, se hace de obligatorio cumplimiento, el diseño, la adopción, la publicación y la implementación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, obedeciendo a las siguientes normas: 2.1. Constituciones: 2.1.1. Constitución Política de Colombia de 1991 2.2. Leyes: 2.2.1. Ley 42 de 1993 (Control Fiscal Financiero). 2.2.2. Ley 80 de 1993 (Estatuto General de Contratación de la Administración Pública). 2.2.3. Ley 87 de 1993 (Sistema Nacional de Control Interno). 2.2.4. Ley 190 de 1995 (Preservación de la Moralidad en la Administración Pública). 2.2.5. Ley 200 de 1995 (Código Disciplinario Único). 2.2.6. Ley 489 de 1998 (Organización y Funcionamiento de las Entidades del Orden Nacional). 2.2.7. Ley 599 de 2000 (Código Penal). 2.2.8. Ley 600 de 2000 (Código de Procedimiento Penal). 2.2.9. Ley 610 de 2000 (Procesos de Responsabilidad Fiscal). 2.2.10. Ley 617 de 2000 (Fortalecimiento de la descentralización, y racionalización del gasto público nacional.). 2.2.11. Ley 644 de 2001 (Reforma la Ley 42 de 1993). 2.2.12. Ley 678 de 2001 (Acción de Repetición). 2.2.13. Ley 734 de 2002 (Código Único Disciplinario). 2.2.14. Ley 850 de 2003 (Veedurías Ciudadanas). 2.2.15. Ley 1150 de 2007 (Eficiencia y Transparencia en la Ley 80 de 1993). 2.2.16. Ley 1357 de 2009 (Modifica el Código Penal). 2.2.17. Ley 1416 de 2010 (Fortalecimiento al Ejercicio del Control Fiscal). 2.2.18. Ley 1437 de 2011: Artículos 67, 68, 69 y concordantes (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo). 2.2.19. Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción). 2.2.20. Ley 1482 de 2011 (Modifica el Código Penal).


2.2.21. Ley 1709 de 2014 (Reforma la Ley 65 de 1993, la Ley 599 de 2000 y, la Ley 55 de 1985). 2.2.22. Ley 1752 de 2015 (Sancionar Penalmente la Discriminación Contra las Personas con Discapacidad). 2.2.23. Ley 1755 de 2015 (Derecho Fundamental de Petición). 2.2.24. Ley 1757 de 2015 (Promoción y Protección del Derecho a la Participación Democrática). 2.2.25. Ley 1778 de 2016 (Responsabilidad de las Personas Jurídicas por Actos de Corrupción Transnacional y se dictan otras disposiciones en materia de Lucha Contra la Corrupción). 2.3. Decretos: 2.3.1. Decreto 1826 de 1994 (Reglamenta Parcialmente la Ley 87 de 1993) 2.3.2. Decreto 2232 de 1995: Artículos 7º, 8º, 9º y concordantes (Reglamenta la Ley 190 de 1995). 2.3.3. Decreto 1122 de 1999 (Suprimir Trámites, Facilitar la Actividad de los Ciudadanos, Contribuir a la Eficiencia y Eficacia de la Administración Pública y Fortalecer el Principio de la Buena Fe). 2.3.4. Decreto 626 de 2001 (Reglamenta Parcialmente la Ley 80 de 1993) 2.3.5. Decreto 1537 de 2001 (Reglamenta Parcialmente la Ley 87 de 1993) 2.3.6. Decreto 3629 de 2004 (Reglamenta Parcialmente la Ley 80 de 1993) 2.3.7. Decreto 4567 de 2011 (Reglamenta Parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto Ley 770 de 2005). 2.3.8. Decreto 4632 de 2011 (Comisión Nacional para la Moralización y la Comisión Nacional Ciudadana para la Lucha contra la Corrupción). 2.3.9. Decreto 019 de 2012 (Ley Antitrámitres). 2.3.10. Decreto 2641 de 2012 (Metodología Plan Anticorrupción). 2.3.11. Decreto 1510 de 2013 (Sistema de Compras y Contratación Pública). 2.3.12. Decreto 335 de 2016 (Corrige yerro artículo 69 de la Ley 1474 de 2011). 2.4. Documentos: 2.4.1. Documento CONPES 3294 DNP de 2004 (Renovación de la Administración Pública: Gestión por Resultados y Reforma del Sistema Nacional de Evaluación). 2.4.2. Documento CONPES 3714 DNP de 2011 (Riesgo Previsible en el Marco de la Política de Contratación Pública). 2.4.3. Documento CONPES 166 DNP de 2013 (Política Pública Nacional de Discapacidad e Inclusión Social).

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0065_1993.html#Inicio

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0599_2000.html#Inicio


2.4.4. Documento CONPES 3785 DNP de 2013 (Política Nacional de Eficiencia Administrativa al Servicio del Ciudadano). 2.4.5. Documento CONPES 3861 DNP de 2016 (Distribución de los Recursos del Sistema General de Participaciones para la Atención Integral de la Primera Infancia, Vigencia 2016, y Orientaciones para su Inversión).


3. OBJETIVOS

3.1. Objetivos Generales: Adoptar e implementar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Personería Municipal de Olaya (Ant.), conforme a lo establece la Ley 1474 de 2011 o Estatuto Anticorrupción, y sus Decretos reglamentarios. 3.2. Objetivos Específicos: 3.2.1. Identificar los posibles riesgos en que se puede incurrir en el desempeño de la función administrativa. 3.2.2. Señalar medidas de mitigación, frente a los riesgos detectados. 3.2.3. Definir las acciones que contribuyan a mantener, las fortalezas de los procesos que se realizan, con motivo de la función administrativa. 3.2.4. Diseñar las políticas que permitan potenciar, las fortalezas observadas en el proceso. 3.2.5. Definir un sistema de seguimiento y control de las mismas. 3.2.6. Generar instrumentos orientados a la prevención y disminución de actos de corrupción.

3.2.7. Implementar estrategias, con el fin de reducir trámites innecesarios.


4. ELEMENTOS ESTRATÉGICOS

4.1. Misión

“Vigilar que las actuaciones de los servidores públicos, empleados y contratistas del municipio de Olaya (Ant.), se circunscriba en el marco de la legalidad, imparcialidad, publicidad y transparencia. “Promocionar y proteger los derechos humanos de la comunidad olayense, evitando cualquier tipo de amenaza a violación de éstos, por parte de la Administración Municipal o de los particulares.”

4.2. Visión “Consolidar una efectiva gestión administrativa, que persiga el logro pleno de las metas o planes preestablecidos, siempre buscando el beneficio de la comunidad olayense.”

4.3. Funciones 4.3.1. Constitucionales: ARTICULO 118 CONSTITUCIÓN NACIONAL: El Ministerio Público será ejercido por el Procurador General de la Nación, por el Defensor del Pueblo, por los procuradores delegados y los agentes del ministerio público, ante las autoridades jurisdiccionales, por los personeros municipales y por los demás funcionarios que determine la ley. Al Ministerio Público corresponde la guarda y promoción de los derechos humanos, la protección del interés público y la vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas. 4.3.2. Legales: ARTÍCULOS 178 DE LA LEY 136 DE 1994, 38 DE LA LEY 1551 DE 2012, 24 DE LA LEY 617 DEL 2000 y 18, LITERAL E DE LA LEY 850 DE 2003: El Personero ejercerá en el municipio, bajo la dirección suprema del Procurador General de la Nación, las funciones del Ministerio Público, además de las que determine la Constitución, la Ley, los Acuerdos y las siguientes: 4.3.2.1. Vigilar el cumplimiento de la Constitución, las leyes, las ordenanzas, las decisiones judiciales y los actos administrativos, promoviendo las acciones a que hubiere lugar, en especial las previstas en el artículo 87 de la Constitución. 4.3.2.2. Defender los intereses de la sociedad. 4.3.2.3. Vigilar el ejercicio eficiente y diligente de las funciones administrativas municipales. 4.3.2.4. Ejercer vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas municipales; ejercer preferentemente la función disciplinaria respecto de los servidores públicos municipales; adelantar las investigaciones correspondientes acogiéndose a los procedimientos establecidos para tal fin por la Procuraduría General de la Nación, bajo la supervigilancia de los procuradores provinciales a los cuales deberán informar de las Investigaciones. Las apelaciones contra las decisiones del personero en ejercicio de la función disciplinaria, serán competencia de los procuradores departamentales. 4.3.2.5. Intervenir eventualmente y por delegación del Procurador General de la Nación en los procesos y ante las autoridades judiciales o administrativas cuando sea necesario en defensa del orden jurídico, del patrimonio público o de los derechos y garantías fundamentales. 4.3.2.6. Intervenir en los procesos civiles y penales en la forma prevista por las respectivas disposiciones procedimentales.


4.3.2.7. Intervenir en los procesos de policía, cuando lo considere conveniente o cuando lo solicite el contraventor o el perjudicado con la contravención. 4.3.2.8. Velar por la efectividad del derecho de petición con arreglo a la ley. 4.3.2.9. Rendir anualmente informe de su gestión al Concejo. 4.3.2.10. Exigir a los funcionarios públicos municipales la información necesaria y oportuna para el cumplimiento de sus funciones, sin que pueda oponérsele reserva alguna, salvo la excepción prevista por la Constitución o la ley. 4.3.2.11. Presentar al Concejo proyectos de acuerdo sobre materia de su competencia. 4.3.2.12. Nombrar y remover, de conformidad con la ley, los funcionarios y empleados de su dependencia. 4.3.2.13. Defender el patrimonio público interponiendo las acciones Judiciales y administrativas pertinentes. 4.3.2.14. Interponer la acción popular para el resarcimiento de los daños y perjuicios causados por el hecho punible, cuando se afecten intereses de la comunidad, constituyéndose como parte del proceso penal o ante la jurisdicción civil. 4.3.2.15. Divulgar, coordinar y apoyar el diseño, implementación y evaluación de políticas públicas relacionadas con la protección de los derechos humanos en su municipio; promover y apoyar en la respectiva jurisdicción los programas adelantados por el Gobierno Nacional o Departamental para la protección de los Derechos Humanos, y orientar e instruir a los habitantes del municipio en el ejercicio de sus derechos ante las autoridades públicas o privadas competentes. 4.3.2.16. Cooperar en el desarrollo de las políticas y orientaciones propuestas por el Defensor del Pueblo en el territorio municipal. 4.3.2.17. Interponer por delegación del Defensor del Pueblo las acciones de tutela en nombre de cualquier persona que lo solicite o se encuentre en situación de indefensión. 4.3.2.18. Defender los intereses colectivos en especial el ambiente, interponiendo e interviniendo en las acciones judiciales, populares, de cumplimiento y gubernativas que sean procedentes ante las autoridades. El poder disciplinario del personero no se ejercerá respecto del alcalde, de los concejales y del contralor. Tal competencia corresponde a la Procuraduría General de la Nación, la cual discrecionalmente, puede delegarla en los personeros. La Procuraduría General de la Nación, a su juicio, podrá delegar en las personerías la competencia a que se refiere este artículo con respecto a los empleados públicos del orden nacional o departamental, del sector central o descentralizado, que desempeñe sus funciones en el respectivo municipio o distrito. 4.3.2.19. Velar porque se dé adecuado cumplimiento en el municipio a la participación de las asociaciones profesionales, cívicas, sindicales, comunitarias, juveniles, benéficas o de utilidad común no gubernamental sin detrimento de su autonomía, con el objeto de que constituyan mecanismos democráticos de representación en las diferentes instancias de participación, control y vigilancia de la gestión pública municipal que establezca la ley. 4.3.2.20. Apoyar y colaborar en forma diligente con las funciones que ejerce la Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas.


4.3.2.21. Vigilar la distribución de recursos provenientes de las transferencias de los ingresos corrientes de la Nación al municipio o distrito y la puntual y exacta recaudación e inversión de las rentas municipales e instaurar las acciones correspondientes en casos de incumplimiento de las disposiciones legales pertinentes. 4.3.2.22. Promover la creación y funcionamiento de las veedurías ciudadanas y comunitarias. 4.3.2.23. Todas las demás que le sean delegadas por el Procurador General de la Nación y por el Defensor del Pueblo. 4.3.2.24. Velar por el goce efectivo de los derechos de la población víctima del desplazamiento forzado, teniendo en cuenta los principios de coordinación, concurrencia, complementariedad y subsidiariedad, así como las normas jurídicas vigentes. 4.3.2.25. Coadyuvar en la defensa y protección de los recursos naturales y del ambiente, así como ejercer las acciones constitucionales y legales correspondientes con el fin de garantizar su efectivo cuidado. 4.3.2.26. Delegar en los judicantes adscritos a su despacho, temas relacionados con: derechos humanos y víctimas del conflicto conforme a la ley 1448 de 2011 y su intervención en procesos especiales de saneamiento de títulos que conlleven la llamada falsa tradición y titulación de la posesión material de inmuebles. 4.3.2.27. Ser veedor del tesoro público, en los municipios donde no exista contraloría municipal. Para tal efecto tendrá las siguientes atribuciones: 4.3.2.27.1. Velar por el cumplimiento de los principios rectores de la contratación administrativa establecidos en la ley, tales como: transparencia, economía, responsabilidad, ecuación contractual y selección objetiva. 4.3.2.27.2. Velar por el cumplimiento de los objetivos del control interno establecidos en la ley, tales como: igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. 4.3.2.27.3. Realizar las visitas, inspecciones y actuaciones que estime oportunas en todas las dependencias de la administración municipal para el cabal cumplimiento de sus atribuciones en materia de tesoro público municipal. 4.3.2.27.4. Evaluar permanentemente la ejecución de las obras públicas que se adelanten en el respectivo municipio. 4.3.2.27.5. Exigir informes sobre su gestión a los servidores públicos municipales y a cualquier persona pública o privada que administre fondos o bienes del respectivo municipio. 4.3.2.27.6. Coordinar la conformación democrática a solicitud de personas interesadas o designar de oficio, comisiones de veeduría ciudadana que velen por el uso adecuado de los recursos públicos que se gasten o inviertan en la respectiva jurisdicción. 4.3.2.27.7. Solicitar la intervención de las cuentas de la respectiva entidad territorial por parte de la Contraloría General de la Nación o de la contraloría departamental, cuando lo considere necesario.


4.3.2.27.8. Tomar las medidas necesarias, de oficio o a petición de un número plural de personas o de veedurías ciudadanas, para evitar la utilización indebida de recursos públicos con fines proselitistas. 4.3.2.27.9. Promover y certificar la publicación de los acuerdos del respectivo concejo municipal, de acuerdo con la ley. 4.3.2.27.10. Procurar la celebración de los cabildos abiertos reglamentados por la ley. En ellos presentará los informes sobre el ejercicio de sus atribuciones como veedor del tesoro público. 4.3.2.28. Inscribir y llevar el registro público de veedurías ciudadanas. Cabe anotar, que esta relación de funciones, no es taxativa, pues por fuera de éstas, se encuentran muchas otras más, que también son propias de los Personeros Municipales.

4.4. Política de Calidad La Personería Municipal de Olaya (Ant.), en cumplimiento de la Carta Política y las leyes, se encuentra completamente comprometida con la defensa, promoción y divulgación de los Derechos Humanos, la vigilancia administrativa y la protección del interés público de la comunidad, buscando garantizar la calidad, mediante la atención y asesoría oportuna al usuario, para lo cual se encuentra dotada de personal competente y de excelente calidad humana y ética, aunado, a que cuenta con los elementos, instrumentos y logística necesaria, para la prestación del servicio en las condiciones más optimas, con miras a la satisfacción plena de los objetivos institucionales, desarrollando procesos eficientes, eficaces y transparentes.

4.5. Objetivos de Calidad

Para el logro de la política de la calidad, se suscriben los siguientes objetivos: 4.5.1. Mejorar la atención oportuna al usuario, y aumentar su nivel de satisfacción, implementando nuevas técnicas de servicio. 4.5.2. Incrementar los canales de comunicación e interacción con las diferentes entidades que desarrollen divulgación de los Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario y, la comunidad. 4.5.3. Disminuir la incursión en faltas disciplinarias, por parte de los funcionarios. 4.5.4. Mejorar la competencia del personal, que permita responder con calidad, en la prestación del servicio. 4.5.5. Mejorar los sistemas de comunicación e información. 4.5.6. Estimular la participación ciudadana y atender los requerimientos de la ciudadanía. 4.5.7. Cumplir con los requisitos del servicio, para satisfacer las expectativas de sus clientes. 4.5.8. Garantizar el nivel de competencia del talento humano y, gestionar adecuadamente los recursos físicos y financieros. 4.5.9. Consolidar, documentar y asegurar la sostenibilidad y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad.


5. SERVIDOR PÚBLICO EN EJERCICIO DE SU TRABAJO

5.1. Valores Éticos Institucionales 5.1.1. Moralidad: Conjunto de principios, valores y virtudes fundamentales, aceptados por la generalidad de los individuos, que deben informar permanentemente las actuaciones del Estado, a través de sus organismos y agentes. Lo anterior, con el fin de lograr la convivencia de sus miembros, de manera libre, digna y respetuosa, así como la realización de sus servidores, tanto en el plano individual, como en su ser o dimensión social. 5.1.2. Economía y Celeridad: Las normas de procedimiento, deben utilizarse para agilizar las decisiones, trámite y gestión, suprimiendo pasos innecesarios. 5.1.3. Imparcialidad: Falta de designio anticipado o de prevención, a favor o en contra de personas o cosas, que permiten juzgar o proceder con rectitud. La neutralidad del funcionario, garantiza la recta aplicación de las normas, sus juicios deben ser objetivos, y no tener en cuenta sus propios intereses o los de sus allegados. 5.1.4. Eficacia: El servidor público, demostrará capacidad para obrar y capacidad de acción, para hacer efectivas sus funciones, y así mismo, los objetivos del plan de acción. 5.1.5. Eficiencia: Los servidores públicos de la Personería Municipal de Olaya Antioquia, dispondrán sus actuaciones con la facultad de lograr un efecto determinado, con la capacidad de acción para lograr un propósito con el menor uso de los recursos dispuestos para tal fin. 5.1.6. Responsabilidad: Obligación de responder por los propios actos. Capacidad para reconocer y hacerse cargo de las consecuencias de las propias acciones. 5.1.7. Transparencia: Actuar y comunicar abiertamente a la ciudadanía, las acciones de su gestión y los efectos potenciales de estas acciones. De esta forma, todas las relaciones y decisiones que establezca y tome la Entidad, serán aceptables públicamente. Manejo de la información, de forma abierta, para todos los servidores públicos y ciudadanos, de manera que se asegure una constante retroalimentación y se garantice el derecho del control ciudadano a la gestión. 5.1.8. Confianza: Esperanza firme que se tiene en una persona o cosa. Es el resultado del juicio que se hace, sobre una persona, para asumirla como veraz, competente e interesada en el bienestar de uno mismo. 5.1.9. Rectitud: Actuación con prudencia, de manera que se busquen construir acuerdos, que permitan equilibrar los diversos intereses expresados por los diferentes sectores de la comunidad, siempre buscando el interés público y el cumplimiento de los fines sociales del Estado. 5.1.10. Responsabilidad: Capacidad para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho realizado libremente, comprometiendo el profesionalismo, entendido como el trabajo con calidad, oportunidad y con atención amable hacia los ciudadanos. 5.1.11. Honestidad: Rectitud de comportamiento, moderación y respeto a la conducta moral y social, que se considera apropiada en ejercicio de la función pública 5.1.12. Lealtad: Cualidad de las personas que acatan las leyes de la fidelidad y del honor. Implica la confianza, la amistad, compromiso y solidaridad, con lo que creemos y con nuestros ideales.


5.2. Principios Éticos

5.2.1. El interés general de la comunidad y partes interesadas, prevalecerá sobre el interés particular. 5.2.2. Los bienes públicos son sagrados. 5.2.3. La función primordial del servidor público, es servir a la ciudadanía. 5.2.4. Quien administra recursos públicos, rinde cuentas a la sociedad sobre su utilización y, los resultados de su gestión. 5.2.5. Los ciudadanos tienen derecho a participar, en las decisiones públicas que los afecten.

5.3. Procederes Éticos

Los servidores públicos de la Personería Municipal de Olaya (Ant.), en desarrollo de las funciones asignadas, deberán aplicar y cumplir los siguientes procederes éticos: 5.3.1. Desarrollarán su trabajo con rectitud, sentido profesional, dedicación, compromiso, honestidad y sentido de pertenencia con la Personería. 5.3.2. Deberán utilizar el tiempo laboral, en un esfuerzo responsable para cumplir con sus obligaciones, de manera que el desempeño sea eficiente y eficaz. 5.3.3. Aportarán el conocimiento y esfuerzo necesarios para el cumplimiento de objetivos y metas institucionales, cuando lo amerite la necesidad del servicio. 5.3.4. Velarán por el buen nombre de la Personería, dentro de la entidad, y en todos los contextos. 5.3.5. Protegerán los bienes de la institución; y evitarán la utilización de éstos, para fines distintos para lo cual fueron asignados. 5.3.6. Deberán prestar servicios con calidad, veracidad, oportunidad, eficiencia y eficacia, que redunde en el bienestar de la comunidad. 5.3.7. A excepción del Personero, o a quién éste delegue, no declararán a nombre de la Personería.

5.4. En sus Relaciones Externas

5.4.1. Las relaciones entre los directivos y demás servidores, se deben basar en el respeto, aunando esfuerzos, y poniendo todo el empeño, para cumplir con las expectativas de los usuarios. 5.4.2. Se deben evitar hechos que pongan en peligro, la integridad y seguridad de la Personería, de los ciudadanos y los servidores públicos. 5.4.3. Toda inversión que ejecute la Personería, debe estar precedida, por criterios de garantía, calidad, seguridad, protección, precio y rentabilidad. 5.4.4. Es deber de los servidores, actuar responsablemente.


5.4.5. En situación de conflicto de intereses, no se obtendrá beneficio personal, o a favor de terceros, a costa de la Personería. 5.4.6. Como ciudadanos, los servidores de la Personería, y ésta como dependencia del ente territorial, darán ejemplo en la observancia de sus deberes cívicos, sociales y políticos; de participación, solidaridad y colaboración.

5.5. En el Buen Servicio a los Usuarios Ciudadanos 5.5.1. El usuario, es la persona más importante en la Personería. 5.5.2. El ciudadano no depende de nosotros, nosotros dependemos de nuestros ciudadanos, pues nosotros trabajamos para ellos. 5.5.3. Toda persona merece respeto, nuestros usuarios son la mayor razón de ser de nuestro objetivo, por lo tanto, se debe actuar cada día, para que su bienestar sea el mejor. 5.5.4. El usuario, tiene derecho a servicios de alta calidad. 5.5.5. El usuario no interrumpe nuestro trabajo, sino que es el propósito de éste.

5.6. Con los demás Servidores Públicos

La Personería Municipal de Olaya (Ant.), reconoce los derechos y particularidades de sus servidores, e identifica sus capacidades, habilidades y competencias, para aplicarlos en el desarrollo de sus labores, asegurando el cumplimiento de la misión institucional. Igualmente reconoce los logros personales y laborales de sus servidores, y aplica criterios de igualdad e imparcialidad en la promoción, capacitación y desarrollo del talento humano.

5.7. Con otras Corporaciones Públicas

La Personería Municipal de Olaya (Ant.), rinde cuenta de su gestión al Concejo Municipal, a través de informes anuales, de manera oportuna y verás, que reflejan nuestra situación real, y la de los sujetos de control, posibilitando el ejercicio del control político.

5.8. Con Órganos de Control y Judiciales

La Personería Municipal de Olaya (Ant.), interactúa con los órganos de control y los organismos judiciales, de manera armónica y diligente, suministrando información pertinente, debidamente soportada, para facilitar el ejercicio de sus respectivas competencias.

5.9. Con la Comunidad en General

La Personería Municipal de Olaya (Ant.), abre espacios a los ciudadanos y a la comunidad organizada, para el ejercicio del control social, promoviendo los mecanismos de participación ciudadana, y rinde cuentas de su gestión de manera amplia y detallada, ya sea anualmente, o con motivo de un requerimiento, siempre y cuando se considere necesario.

5.10. Con los Medios de Comunicación La Personería Municipal de Olaya (Ant.), se relaciona con los medios de comunicación, sin discriminaciones de ninguna índole, y entrega información clara, cierta y precisa, sobre los resultados de su gestión, o sobre los temas objeto de indagación.


6. ELEMENTOS DEL PLAN

De conformidad con lo normado por el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, debe contemplar, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrámites y, los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. En cumplimiento de lo anterior, se describen los siguientes elementos:

6.1. Diagnostico

Previo a la elaboración del Plan Anticorrupción, y con miras a orientarlo, los servidores públicos de la Personería Municipal de Olaya (Ant.) se reunieron, para llevar a cabo un diagnóstico general de la Personería, con el fin de identificar, a groso modo, las debilidades, las fortalezas, las amenazas y las oportunidades con que cuenta el Despacho. A saber: 6.1.1. Debilidades: 6.1.1.1. Poca participación ciudadana, en los procesos administrativos de cualquier índole. 6.1.1.2. Recursos económicos insuficientes para el fortalecimiento de los objetivos institucionales. 6.1.1.3. Bajo personal, frente a la multiplicidad de funciones que cada vez otorga la Ley a las Personerías Municipales. 6.1.1.4. Instalaciones locativas limitadas y anti funcionales para la gestión misional. 6.1.1.5. Ausencia de recursos, para adquisiciones e implementaciones de sistemas, tales como, MECI y ARCHIVO. 6.1.1.6. Baja interacción con la ciudadanía, por la inexistencia de buenos canales de comunicación. 6.1.1.7. Inexistencia de página web propia. 6.1.1.8. Lejanía del Despacho, con relación a algunos centros poblados del municipio. 6.1.2. Fortalezas: 6.1.2.1. Adecuada estructura de trabajo en equipo. 6.1.2.2. Posicionamiento institucional, frente a la comunidad y otras instituciones. 6.1.2.3. Talento humano cualificado, con sentido de pertenencia, cultura de prestación de servicios. 6.1.2.4. Experiencia y capacidad instalada, para brindar capacitación y acompañamiento a la comunidad. 6.1.2.5. Autonomía presupuestal y administrativa. 6.1.2.6. Se cuenta con el trámite de peticiones, quejas y reclamos. 6.1.2.7. Presentación de informes de ley, periódicamente, a las distintas entidades de control.


6.1.2.8. Proceso de actualización e implementación adecuada, del Modelo Estándar de Control Interno - MECI y las tablas de retención documental. 6.1.2.9. Realización de rendición de cuentas, a la ciudadanía y al Concejo Municipal. 6.1.2.10. Actualización y publicación de la información en general de la Personería, en la página web de la Administración Municipal (Link órganos de control) y, en la página de Facebook propia del Despacho (Personería Municipal de Olaya - Antioquia). 6.1.2.11. Facilidad de traslado del personero, a los diferentes centros poblados del municipio, referente a vías de acceso. 6.1.2.12. Sentido de representación de la comunidad, en la figura de Personero Municipal. 6.1.3. Amenazas: 6.1.3.1. Pérdida de credibilidad por parte de la ciudadanía, en los procesos llevados por la Personería Municipal. 6.1.3.2. Ineficiencia en los procesos administrativos. 6.1.3.3. Creciente demanda del servicio. 6.1.3.4. Cambios constantes en la legislación, sin los recursos humanos, técnicos y económicos para la implementación. 6.1.3.5. Dilatación de los procesos que se llevan en la oficina por falta de personal. 6.1.4. Oportunidades: 6.1.4.2. Posibilidad de acceder a los escasos medios de comunicación con que se cuenta. 6.1.4.3. Credibilidad frente a la comunidad y demás partes interesadas. 6.1.4.4. Portafolio de servicios, que aporta a la solución de problemas de la comunidad. 6.1.4.5. Capacidad de brindar apoyo logístico y asesoría jurídica a otras Instituciones. 6.1.4.6. Institución con disponibilidad de recursos, para la realización de acciones con la comunidad. 6.1.4.7. Capacidad de convocatoria para capacitar en temas de interés. 6.1.4.8. Adecuada política de modernización institucional. 6.1.4.9. Experiencia de las funcionarias en las labores desarrolladas. 6.1.4.10. Empeño de la alta dirección en el mejoramiento integral de la entidad. 6.1.4.11. Diseño de herramientas para el mejoramiento del servicio. 6.1.4.12. Credibilidad, trasparencia, visibilidad y confianza por parte de la comunidad hacia la entidad.

https://www.facebook.com/personeriamunicipaldeolayantioquia/?ref=page_internal


6.1.4.13. Acciones de prevención, en el ejercicio de la función pública, ante las diferentes autoridades municipales y funcionarios de la administración.

6.2. Mapa de Riesgos de Corrupción Antes de señalar los riesgos de corrupción que se identificaron en la Personería Municipal de Olaya (Ant.), se hace necesario encuadrar el concepto, a partir de su definición, entendiendo éste, como “la posibilidad de que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una entidad, y en consecuencia, del Estado, para la obtención de un beneficio particular”. Se identificaron los siguientes riesgos:

RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS PONDERACION

Ausencia de controles 1. No realizar anualmente informe de gestión, lo que dificultad la evaluación de la gestión y el ejercicio del control político. 2. No realización de rendición de cuentas o constitución de veedurías ciudadanas, lo que impide el control social.

Riesgo Bajo

Ausencia de procedimientos debidamente estandarizados

y adoptados

1. Alta discrecionalidad y concentración de poder en las decisiones que afectan la gestión de los recursos. 2. No se cuenta con parámetros que favorezcan una administración racional de los trámites y procedimientos. 3. Los ciudadanos desconocen las condiciones, trámites y servicios que ofrece la entidad.

Riesgo Alto

Baja capacidad tecnológica 1. Incide en el procedimiento y calidad de la información, en la agilidad, costos y credibilidad en cuanto a los procedimientos y seguridad de los mismos. 2. Se favorece el fraude y el soborno, impide la ejecución exitosa de otros procesos y afecta la competitividad de la entidad. 3. Impide la efectividad en los procesos, haciendo más lentos los procedimientos y respuestas oportunas.

Riesgo Alto

Baja planta de personal, lo que imposibilita el trabajo por

sobrecarga laboral.

1. Retardo en los procedimientos 2. Dificultad para la atención de los casos requeridos

Riesgo Bajo

Comunidad desconoce los trámites y servicios que

brinda la entidad

1. Poca afluencia de la comunidad, afectando la eficacia de la entidad.

Riesgo Medio

Debilidad de los marcos legales que previenen y sancionan la corrupción

administrativa en diferentes niveles

1. Falta de estudios de serios de oportunidad, factibilidad y conveniencia. 2. Estudios previos o de factibilidad manipulados por personal interesado en el futuro proceso de contratación. 3. Pliegos de condiciones hechos a la medida de una persona en particular.

Riesgo Alto


4. Facilitar el favorecimiento de la adjudicación de un contrato, a determinada persona. 5. Adendas que cambian condiciones generales del proceso, para favorecer a grupos determinados. 6. Urgencia manifiesta inexistente. 7. No publicar los procesos de contratación, en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP 8. Impedir la veeduría ciudadana a los contratos.

Desinterés en que la información de la entidad

llegue a lo largo y ancho del territorio municipal

1. Imposibilidad de que la comunidad se informe sobre las diferentes acciones y decisiones adelantadas por la entidad.

Riesgo Medio

Entidad no permite divulgación de información

1. Se viola el derecho a la información, en los casos que no existe reserva.

Riesgo Bajo

Exceso de autoridad 1. Posible extralimitación de funciones. 2. Ineficiencia administrativa. 3. Ineficiencia administrativa.

Riesgo Bajo

Falta de adecuada planeación presupuestal

1. Retardar el pago de obligaciones legales. 2. Destinación de recursos a otros fines distintos a los inicialmente planteados.

Riesgo Medio

Falta de control sobre los bienes del Estado

1. Perdida de inventarios. 2. Inventarios obsoletos. 3. Utilización de bienes para actividades particulares 4. Recursos tecnológicos inapropiados y obsoletos

Riesgo Bajo

Falta de estrategia de comunicación

1. Inoperatividad de los sistemas y canales de información y participación ciudadana. 2. Inexistencia de Pagina Web de la Personería Municipal 3. Inexistencia de Buzón de Quejas, Sugerencias y Reclamos.

Riesgo Alto

No se ejerce control, sobre los procedimientos de la

entidad

1. Se permite el tráfico de influencias y se pierde el curso de la entidad, como ente de control.

Riesgo Bajo

No se estimula lo suficiente, o se restringe, la presencia

de la comunidad, en la vigilancia o acompañamiento

de las actividades de la entidad

1. Los funcionarios, hacen uso indebido de los intereses o de los recursos de la entidad, aprovechando la falta de control ciudadano.

Riesgo Alto

Otorgamiento de responsabilidades, autoridad y, capacidad para decidir, sin

criterios bien definidos

1. Desorden administrativo por ausencia de políticas claras y homogéneas. 2. Derroche o desaprovechamiento de recursos, por falta de criterios para establecer economía de escala.

Riesgo Medio


Recursos económicos insuficientes, para el fortalecimiento de los

objetivos institucionales.

1. Afectación a la comunidad, en programas de capacitación y ayuda.

Riesgo Bajo

Se limita la presencia de la comunidad en la vigilancia y

acompañamiento de las actividades de la entidad

1. Uso indebido de intereses por funcionarios y particulares.

Riesgo Bajo

Términos, y requisitos de atención a los servicios, no

se encuentran descritos

1. La comunidad pierde credibilidad en la entidad.

Riesgo Bajo

Uso indebido de la norma, según intereses particulares

1. Interpretación y utilización de las normas, para favorecer intereses personales, políticos, de la institución o de cualquier otro tipo.

Riesgo Alto

6.3. Medidas para Mitigar los Riesgos

Con el propósito de mitigar los riesgos en materia de corrupción, se implementaran, por la Personería Municipal de Olaya (Ant.), las siguientes medidas: 6.3.1. Contar con un mapa de riesgos, en donde se les identifica, describe sus causas y consecuencias. 6.3.2. La Personería cuenta con los siguientes medios informativos, donde se divulgan los distintos actos administrativos y demás documentos de interés público, adicional a las actividades que se adelantan: 6.3.2.1. Un link (órganos de control - Personería) en la página web oficial de la Alcaldía Municipal de Olaya (http://www.olaya-antioquia.gov.co/Personeria.shtml). 6.3.2.2. Buzón de Sugerencias, Quejas y Reclamos. 6.3.2.3. Cartelera informativa de la Personería Municipal de Olaya (Ant.). 6.3.2.4. Espacio en perfiles de redes sociales de la Alcaldía Municipal de Olaya: Facebook (https://www.facebook.com/profile.php?id=100010908543121&fref=ts) y Twitter (https://twitter.com/alcaldiaolaya1). 6.3.2.5. Página de Facebook Personería Municipal de Olaya - Antioquia (https://www.facebook.com/personeriamunicipaldeolayantioquia/?ref=aymt_homepage_panel). 6.3.3. En el sitio web oficial de la Alcaldía Municipal de Olaya, se encuentra disponible y al servicio de la ciudadanía, el enlace de peticiones, quejas y reclamos virtuales, para que los ciudadanos presenten sus solicitudes y denuncias de los actos de corrupción realizados por funcionarios de la Personería Municipal de Olaya (Ant.). 6.3.4. Adoptar un manual de protocolos de seguridad que rijan las tecnologías de información y las comunicaciones corporativas. 6.3.5. Adelantar las investigaciones disciplinarias, que por razón de competencia, correspondan a la Personería Municipal, o en defecto, remitir a los organismos de control correspondientes,



cualquier situación o conducta de servidores públicos, que comprometan la transparencia de la Personería y se consideren actos de corrupción. 6.3.6. Actualizar cada año, las declaraciones de bienes y rentas del Personero Municipal, y demás funcionarios de la Personería, a quienes por ley les corresponda, procediendo con la comprobación de éstas. 6.3.7. Audiencias públicas en los procesos de contratación, para permitir a los interesados, conocer y discutir los resultados de las adjudicaciones de los resultados de las adjudicaciones de licitaciones de contratos. 6.3.8. Audiencias públicas de rendición de cuentas a la ciudadanía, por lo menos una vez al año, en aras de que el ciudadano pueda opinar, acerca de la gestión de la Personería Municipal de Olaya (Ant.). 6.3.9. Promover en los ciudadanos, o en las diferentes organizaciones comunitarias, el ejercicio del control social, sobre el proceso de la gestión pública, a través del mecanismo de las veedurías ciudadanas, para que de esta forma, se colabore con el control ciudadano. 6.3.10. Permitir a los ciudadanos, poner en conocimiento, las anomalías presentadas, en la debida prestación del servicio, por parte de un funcionario; para esto se implementará el buzón de sugerencias en las instalaciones de la Personería Municipal de Olaya (Ant.). 6.3.11. Atender y responder de manera oportuna (dentro del término de ley), los derechos de petición, solicitudes, requerimientos y tutelas, que incoen los ciudadanos, en contra de la Personería Municipal de Olaya (Ant.). 6.3.12. Promocionar la cultura de la legalidad, tanto al interior como al exterior de la entidad. 6.3.13. Propiciar la coordinación interinstitucional en la lucha contra la corrupción. 6.3.14. Divulgar, al interior de la Personería, el presente Plan Anticorrupción, los Acuerdos, compromisos y protocolos éticos. 6.3.15. Firmar, con todos los servidores públicos de la Personería Municipal, el compromiso de cumplimiento del principio de Buen Gobierno. 6.3.16. Publicar en el sitio web, o en la cartelera, u otro medio de información, el documento que contiene el Plan de Acción de la Personería Municipal, para la vigencia fiscal 2017. 6.3.17. Garantizar que todos los procesos contractuales regulados por la Ley 80 de 1993, y sus normas reglamentarias y complementarias, se adelanten conforme a la normatividad vigente y se publiquen oportunamente en el Portal Único de Contratación – SECOP. 6.3.18. Todos los actos y actuaciones de los funcionarios de la Personería Municipal, deberán ceñirse a los postulados de ética, transparencia, interés común; en consecuencia, el comportamiento de funcionarios y voluntarios, deberán ir acompañados de actuaciones fundadas en principios, tales como, rectitud, lealtad, honestidad y transparencia. 6.3.19. Capacitar a los servidores públicos de la Personería Municipal, sobre la normatividad vigente en materia de lucha contra la corrupción, políticas antitrámites y atención al ciudadano. 6.3.20. Implementación del Código de Ética y de Buen Gobierno.


6.3.21. Mejoramiento de los procesos internos de comunicación, con el fin de hacer más eficiente la atención de los ciudadanos. 6.3.22. Capacitación al personal de planta. Las acciones estarán bajo la dirección y responsabilidad del Personero Municipal, quien presentará, al finalizar la vigencia, un informe de evaluación y cumplimiento de las acciones, mostrando indicadores de resultados.

6.4. Estrategias Antitrámites

Por parte de los funcionarios de la Personería Municipal de Olaya (Ant.), se propenderá porque se cumpla cabalmente, lo establecido en el Decreto 019 del 10 de enero de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”, corregidos unos yerros, mediante el Decreto 53 del 13 de enero de 2012, “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.” La política de racionalización de trámites, busca facilitar el acceso a los servicios que brinda la administración pública. En este componente, la Personería se propone simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes, así como acercar a los ciudadanos a los servicios que se prestan, mediante la modernización y el aumento de la eficiencia de sus procedimientos. En virtud de lo anterior, las diferentes actuaciones que involucran la actividad de la Personería, y sus pertinentes procesos y procedimientos, deberán ceñirse a los postulados de buena fe, honestidad, lealtad, sinceridad, moralidad, celeridad y economía, acorde con el artículo 84 de la Constitución Política, de conformidad con el cual, las autoridades públicas, no podrán establecer ni exigir permisos, licencias o requisitos adicionales, para el ejercicio de sus funciones, cuando se encuentren reglamentados de manera general, pues son precisamente los trámites, procedimientos y regulaciones innecesarias, las que afectan los principios de la función pública, pues a mayor cantidad de trámites y de actuaciones, aumentan las posibilidades de que se presenten hechos de corrupción. Así mismo, la Personería Municipal de Olaya (Ant.), deberá adoptar las medidas administrativas y tecnológicas necesarias, para la implementación efectiva de la norma, la cual tiene por objeto, suprimir o reformar los trámites, procedimientos y regulaciones innecesarios existentes en la administración pública, con el fin de facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas, ante las autoridades, y contribuir a la eficacia, eficiencia y calidad en la prestación de los diferentes servicios prestados a la ciudadanía. En cumplimiento a las disposiciones del régimen general consagradas en los precitados Decretos, referidas a los principios y normas aplicables a los trámites y procedimientos administrativos que se adelantan ante la Personería Municipal y a los servicios públicos, y hecha la revisión de los mismos, con el fin de evaluar la pertinencia, importancia y valor agregado para el usuario, corresponde a este Despacho, la comunicación y efectiva puesta en marcha de éstos, en el marco de su competencia, y atendiendo los siguientes postulados: 6.4.1. Moralidad: La actuación administrativa debe ceñirse a los postulados de la ética y cumplirse con absoluta transparencia en interés común. En tal virtud, todas las personas y los servidores públicos, están obligados a actuar con rectitud, lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas.


6.4.2. Celeridad en las actuaciones administrativas: Las autoridades tienen el impulso oficioso de los procesos administrativos; deben utilizar formularios gratuitos para actuaciones en serie, cuando la naturaleza de ellas lo haga posible y cuando sea asunto de su competencia, suprimir los trámites innecesarios, sin que ello las releve de la obligación de considerar y valorar todos los argumentos de los interesados y los medios de pruebas decretados y practicados; deben incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de que los procesos administrativos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas; y deben adoptar las decisiones administrativas en el menor tiempo posible. 6.4.3. Economía en las actuaciones administrativas: Las normas de procedimiento administrativo deben ser utilizadas, para agilizar las decisiones; los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos; las autoridades administrativas y los particulares que cumplen funciones administrativas, no deben exigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal, sino cuando la ley lo ordene en forma expresa, o tratándose de poderes especiales. En tal virtud, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas. 6.4.4. Simplicidad de los trámites: Los trámites establecidos por las autoridades, deberán ser sencillos, eliminarse toda complejidad innecesaria y los requisitos que se exijan a los particulares, deberán ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir. Las autoridades deben estandarizar los trámites, estableciendo requisitos similares para trámites similares. 6.4.5. Prohibición de declaraciones extra juicio: Se prohíbe exigir como requisito para el trámite de una actuación administrativa, declaraciones extra juicio ante autoridad administrativa o de cualquier otra índole. Para surtirla bastará la afirmación que haga el particular ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento. 6.4.6. Prohibición de exigir actuación judicial previa para la decisión administrativa: Se prohíbe exigir como requisito previo, para obtener una decisión administrativa, la interposición de una acción judicial, y la presentación de la copia de la providencia que ordene el reconocimiento o adjudicación de un derecho. 6.4.7. Prohibición de exigir documentos que reposan en la entidad: Cuando se esté adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación. Las entidades públicas, contarán con los mecanismos para que cuando se esté adelantando una actuación ante la administración, y los documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual reposan, para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos de trámites y procedimientos, el suministro de información que repose en los archivos de otra entidad pública 6.4.8. Errores de citas, de ortografía, de mecanografía o de aritmética: Ninguna autoridad administrativa podrá devolver o rechazar solicitudes contenidas en formularios por errores de citas, de ortografía, de mecanografía, de aritmética o similares, salvo que la utilización del idioma o de los resultados aritméticos resulte relevante para definir el fondo del asunto de que se trate y exista duda sobre el querer del solicitante. Cualquier funcionario podrá corregir el error sin detener la actuación administrativa, procediendo en todo caso a comunicar por el medio más idóneo al interesado sobre la respectiva corrección. 6.4.9. Presentación de solicitudes, quejas o reclamos por parte de los niños, niñas y adolescentes:


Los niños, niñas y adolescentes podrán presentar directamente solicitudes, quejas o reclamos en asuntos que se relacionen con su interés superior, su bienestar personal y su protección especial, las cuales tendrán prelación en el turno sobre cualquier otra. 6.4.10. Atención especial a infantes, mujeres gestantes, personas en situación de discapacidad, adultos mayores y veteranos de la fuerza pública: Todas las entidades del Estado o particulares que cumplan funciones administrativas, para efectos de sus actividades de atención al público, establecerán mecanismos de atención preferencial a infantes, personas con algún tipo de discapacidad, mujeres gestantes, adulto mayor y veterano de la Fuerza Pública. 6.4.11. Presentación de solicitudes, quejas, recomendaciones o reclamos fuera de la sede de la entidad: Los interesados que residan en una ciudad diferente a la de la sede de la entidad u organismo al que se dirigen, pueden presentar sus solicitudes, quejas, recomendaciones o reclamaciones a través de medios electrónicos, de sus dependencias regionales o seccionales, Si ellas no existieren, deberán hacerlo a través de aquellas en quienes deleguen en aplicación del artículo 9 de la Ley 489 de 1998, o a través de convenios que se suscriban para el efecto. En todo caso, los respectivos escritos deberán ser remitidos a la autoridad correspondiente dentro de las 24 horas siguientes. 6.4.12. Acceso de las autoridades a los registros públicos: Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos, pueden conectarse gratuitamente a los registros públicos que llevan las entidades encargadas de expedir los certificados de existencia y representación legal de las personas jurídicas, los certificados de tradición de bienes inmuebles, naves, aeronaves y vehículos y los certificados tributarios, en las condiciones y con las seguridades requeridas que establezca el reglamento. La lectura de la información, obviará la solicitud del certificado y servirá de prueba bajo la anotación del funcionario que efectúe la consulta. 6.4.13. Eliminación de huella dactilar: Suprímase el requisito de imponer la huella dactilar en todo documento, trámite, procedimiento o actuación que se deba surtir ante las entidades públicas y los particulares que cumplan funciones administrativas. Excepcionalmente se podrá exigir huella dactilar, en los siguientes casos: 6.4.13.1. Servicios financieros de entidades públicas. 6.4.13.2. Trámites propios del Sistema General de Seguridad Social en Pensiones. 6.4.13.3. Trámites ante Registro Públicos. 6.4.13.4. Trámites relacionados con el Pasaporte y la Cédula de Extranjería. 6.4.13.5. Visas y prórrogas de permanencia. 6.4.13.6. Escrituras Públicas. 6.4.13.7. Visita a internos e internas en Establecimientos de Reclusión del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC-. 6.4.13.8. Cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad. 6.4.13.9. Autorización para salida de menores de país. 6.4.13.10. Cesión de derechos.


6.4.13.11. Comercio de armas, municiones y explosivos. 6.4.13.12. Otorgamiento de poderes. 6.4.13.13. Registros delictivos. 6.4.13.14. Trámites para el registro de víctimas y ayuda humanitaria. En todo caso, la exigencia de la huella dactilar, será remplazada por su captura mediante la utilización de medios electrónicos, conforme a lo previsto en el presente Decreto. 6.4.14. Verificación de la huella dactilar por medios electrónicos: En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones administrativas, en los que se exija la obtención de la huella dactilar, como medio de identificación inmediato de la persona, ésta se hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella, con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Si el trámite no requiere de la identificación inmediata de la persona, la autoridad o el particular encargado de funciones administrativas coordinarán, con la Registraduría Nacional del Estado Civil, el mecanismo de verificación de la información requerida. Cuando por razones físicas, la persona que pretenda identificarse no pueda imponer la huella dactilar, o esta carezca de calidad suficiente para identificarla, la verificación de la identidad, se hará mediante la comparación de su información biográfica, con la que reposa en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. De igual forma, se procederá para identificar a personas menores de siete (7) años, caso en el cual deberá acompañarse copia del Registro Civil de Nacimiento. La comprobación de identidad a través de la Registraduría Nacional del Estado Civil, no tendrá costo para la entidad pública o el particular que ejerza funciones administrativas. La identificación mediante la obtención electrónica de la huella dactilar, no excluye la presentación del documento de identidad. En caso de que la persona no tenga documento de identidad, el requisito se surtirá con la exhibición del comprobante del documento en trámite, expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, el cual se presume auténtico. 6.4.15. Verificación de la identidad de personas mayores de siete (7) años que no hayan cumplido la mayoría de edad: La verificación de la identidad de personas mayores de siete (7) años, que no hayan cumplido la mayoría de edad, se hará mediante la exhibición de la tarjeta de identidad y la obtención de la huella dactilar. No obstante, en los trámites que se realicen en el exterior, no se les exigirá la tarjeta de identidad, sino el registro civil de nacimiento. 6.4.16. Identificación de los colombianos residentes en el exterior: Los colombianos residentes en el exterior, se identificarán ante las sedes diplomáticas y consulares nacionales, a través de los mecanismos señalados en este decreto. 6.4.17. Prohibición de exigencia de presentaciones personales o certificados para probar la fe de vida (supervivencia): La verificación de la supervivencia de una persona, se hará consultando únicamente las bases de datos del Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Este servicio es gratuito para la autoridad pública o el particular, en ejercicio de funciones administrativas. En consecuencia, no se podrán exigir certificados de la fe de vida (supervivencia). El reporte constituirá plena prueba de la existencia de la persona. 6.4.18. Acreditación de la fe de vida (supervivencia) de connacionales fuera del país: En todos los casos, la fe de vida (supervivencia) de los connacionales fuera del país, se probará ante las entidades que forman parte del Sistema General de Seguridad Social Integral, cada seis (6) meses. Se podrá acreditar mediante documento expedido por parte de la autoridad pública del lugar, sede donde se encuentre el connacional, en el que se evidencie la supervivencia. Los


trámites de apostillaje, se podrán realizar ante el consulado de la respectiva jurisdicción, a través de medios electrónicos o correo postal. Sin perjuicio de lo anterior, los connacionales se deberán presentar una vez al año, al consulado de la respectiva jurisdicción donde residan, para acreditar su supervivencia. El certificado de fe de vida (supervivencia), el cual se presume auténtico, se remitirá por parte de las autoridades consulares, a través de medios electrónicos, a la entidad del Sistema General de Seguridad Social Integral que indique el ciudadano. 6.4.19. Eliminación de autenticaciones y reconocimientos: Todos los actos de funcionario público competente, se presumen auténticos. Por lo tanto, no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento. Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones. Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales. Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos, no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite. 6.4.20. Denuncia por pérdida de documentos: Ninguna autoridad administrativa, podrá exigir la presentación de denuncia por pérdida de documentos, con el fin de tramitar la expedición del duplicado o remplazo correspondiente, para lo cual bastará la afirmación del peticionario sobre tal circunstancia, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad del juramento. Lo anterior, no aplicará a los documentos de identificación de los miembros de la fuerza pública y de los cuerpos de seguridad del Estado. 6.4.21. Actuación en sede administrativa: Excepto cuando se trate de la interposición de recursos, en ninguna otra actuación o trámite administrativo, se requerirá actuar mediante abogado. 6.4.22. Presunción de validez de firmas: Las firmas de particulares impuestas en documentos privados, que deban obrar en trámites ante autoridades públicas, no requerirán de autenticación. Dichas firmas se presumirán que son de la persona respecto de la cual se afirma corresponden. Tal presunción se desestimará, si la persona de la cual se dice pertenece la firma, la tacha de falsa, o si mediante métodos tecnológicos debidamente probados se determina la falsedad de la misma. Los documentos que implican transacción, desistimiento y, en general, disposición de derechos, deberán presentarse y aportarse a los procesos y trámites administrativos de acuerdo con las normas especiales aplicables. De la misma manera, se exceptúan los documentos relacionados con el sistema de seguridad social integral y los del magisterio. 6.4.23. Procedimiento para establecer los trámites autorizados por la ley. Las entidades públicas y los particulares que ejercen una función administrativa expresamente autorizadas por la ley, para establecer un trámite, deberán previamente someterlo a consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública, adjuntando la manifestación del impacto regulatorio, con la cual se acreditará su justificación, eficacia, eficiencia y los costos de implementación para los obligados a cumplirlo; así mismo deberá acreditar la existencia de recursos presupuestales y administrativos necesarios para su aplicación. En caso de encontrarlo razonable y adecuado con la política de simplificación, racionalización y estandarización de trámites, el Departamento Administrativo de la Función Pública autorizará su adopción e implementación. 6.4.24. Información y publicidad: Sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, para que un trámite o requisito sea oponible y exigible al particular, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites y Procedimientos -SUIT- del


Departamento Administrativo de la Función Pública, entidad que verificará que el mismo cuente con el respectivo soporte legal.

6.5. Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano Este componente, busca mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la administración pública y satisfacer las necesidades de la ciudadanía. 6.5.1. Definiciones: 6.5.1.1. Petición: Es el derecho fundamental que tiene toda persona, a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades, por motivos de interés general o particular, y a obtener su pronta respuesta. 6.5.1.2. Queja: Es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad, que formula una persona, en relación con una conducta que considera irregular, de uno o varios servidores públicos, en desarrollo de sus funciones. 6.5.1.3. Reclamo: Es el derecho que tiene toda persona, de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio, o a la falta de atención de una solicitud. 6.5.1.4. Sugerencia: Es la manifestación de una idea o propuesta, para mejorar el servicio, o la gestión de la entidad. 6.5.1.5. Denuncia: Es la puesta en conocimiento, ante una autoridad competente, de una conducta posiblemente irregular, para que se adelante la correspondiente investigación penal, disciplinaria, fiscal, administrativa sancionatoria o ético profesional. 6.5.2. Procesos: 6.5.2.1. La Personería Municipal de Olaya (Ant.), cuenta con una línea telefónica (8550006), una línea de celular (3136577940) y un correo electrónico ([email protected]), de pleno conocimiento de toda la ciudadanía, medios a través de los cuales, se le brinda a la comunidad, una orientación e información veraz y oportuna. Igualmente, se brinda una atención presencial y personalizada, a quienes visitan las instalaciones de la entidad, creando relaciones de respeto y calidad humana, buscando fortalecer la confianza de la comunidad en el personal que labora en el a Personería. 6.5.2.2. Realizar periódicamente publicaciones, con información de interés a la comunidad, emanada de la Personería Municipal de Olaya (Ant.), en la página web oficial de la Alcaldía Municipal de Olaya, link órganos de control – Personería (http://www.olaya-antioquia.gov.co/Personeria.shtml), en la cartelera informativa de la Personería, en los perfiles de redes sociales de la Alcaldía Municipal de Olaya: Facebook (https://www.facebook.com/profile.php?id=100010908543121&fref=ts) y Twitter (https://twitter.com/alcaldiaolaya1) y, en la página de Facebook de la Personería Municipal de Olaya - Antioquia (https://www.facebook.com/personeriamunicipaldeolayantioquia/?ref=aymt_ homepage_panel). 6.5.2.3. La presentación de peticiones, quejas y reclamos, se harán a través del buzón de sugerencias y en el sitio web oficial de la Alcaldía Municipal de Olaya (http://www.olaya-antioquia.gov.co/index.shtml), en donde se encuentra un enlace, dentro de atención a la ciudadanía, de “Peticiones, Quejas y Reclamos”; en donde se pueden formular los requerimientos y a la vez hacerle el respectivo seguimiento. De igual forma, se hace recepción de éstas, directamente en las instalaciones de la Personería Municipal de Olaya (Ant.), en donde se pueden




presentar de manera escrita o verbal, siendo obligatorio en este último caso, elevar un registro por parte del funcionario que hace la atención. Finalmente, se cuenta con el buzón de sugerencias, quejas y reclamos. 6.5.2.4. Realizar un proceso de instrucción y acompañamiento al ciudadano, con el objetivo de que éste se sienta empoderado, para a través de las acciones constitucionales de tutela, de grupo, populares, de cumplimiento, o del derecho de petición, buscar el reconocimiento de los derechos que considere le vienen siendo amenazados o afectados. 6.5.2.5. A través de un proceso pedagógico continuo, ofrecer capacitación permanente a la comunidad, en materia de derechos humanos, participación ciudadana y otros temas de interés. 6.5.2.6. Capacitar a toda la comunidad, sobre la ley de veedurías ciudadanas, e incentivar la constitución e inscripción de las mismas, con miras a la constante realización de la vigilancia ciudadana y control social, sobre el proceso de la gestión pública, de sus programas, proyectos y procesos de contratación. Llevar el registro público de veedurías ciudadanas. 6.5.2.7. Descentralización de la Personería Municipal de Olaya (Ant.), al área rural del municipio, con la finalidad de facilitar a la comunidad campesina, un mejor y fácil acceso a la entidad. 6.5.2.7. Hacer presencia activa, en todos y cada uno de los procesos de audiencias públicas y rendiciones públicas de cuentas, adelantadas por las distintas entidades que puedan tener una afectación directa o indirecta sobre nuestro municipio. Adicional, participar en reuniones de comités, consejos, mesas, sesiones del Concejo Municipal, entre otros, con el fin de conocer y evaluar las necesidades de la comunidad.

Atentamente,

JORGE MARIO MENA PARRA Personero Municipal

resoluciÓn n° 001 (10 de enero de 2017) “por medio de la cual se aprueba y adopta el plan...

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