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lontral oria Depart amental de NariñoN.I.T. 800.157.830-3

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2 4 0[T. 2008POR LA CUAL SE AUTORIZA Y DETERMINA EL PROCEDIMIENTO PARA

DAR DE BAJA BIENES MUEBLES EN LA CONTRALORIA DEPARTAMENTALor ruaRrño

El Contralor Departamental de Nariño, en uso de sus facultadesConstitucionales, Legales y:

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política confiere a los Contralores autonomía administrativapara el manejo de sus bienes y el señalamiento de sus normas internas deprocedimientos.

Que de conformidad con los artículos 209 y 269 de la Carta Constitucionalimponen el control interno para garantizar la debida protección de sus recursoscon la práctica de criterios administrativos.

Que en desarrollo de estos preceptos constitucionales se dictaron las Leyes 87de 1993 y 489 de 1998, conforme a las cuales cada entidad debe adoptar unsistema integrado por el conjunto de los planes, métodos, principios, normas,procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, con el fin deprocurar que la administración de la información y los recursos, se realicen deacuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, a fin de fortalecerel cumplimiento cabal y oportuno de las funciones del Estado.

Que la Contraloría Departamental de Nariño, no dispone de espacio suficientepara almacenar elementos o bienes inservibles por su estado de obsolescenciay/o que no prestan ningún servicio a la entidad.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE ELEMENTOSINSERVIBLES: Para dar de baja elementos inservibles o no requeridos, seseguirá el procedimiento que a continuación se establece:

1. Solicitud de baja: El funcionario encargado de archivo o quien haga susveces, solicita al Jefe de Talento Humano y Recursos Físicos mediante oficio, labaja de los elementos, presentando una relación pormenorizada de los bienesagrupada por cuentas y subcuentas de Balance, debidamente cuantificada yvalorizada, con base en libros, indicando su estado físico actual.

2. Inspección y clasificación de Bienes: Inicialmente, se deberá efectuarinspección ocular cumpliendo las normas y disposiciones legales quereglamentan las operaciones relativas al manejo de los bienes de Ia entidad,revisando, confirmando o modificando la clasificación inicial presentada por elpersonal de apoyo de recursos físicos, definiendo que elementos podrían serdonados y/o enajenados, y cuales serán para la destrucción, procedimientoeste que se llevara a cabo por el Profesional Especializado de Talento Humano,y personal de apoyo de recursos físicos.

3. Acta de clasificación y Reglamentación del proceso de venta,destrucción o donación: El acta de clasificación y avalúo de los bienes seráelaborada y firmada por el grupo de que trata el numeral anterior y serárefrendada por el funcionario de Control Interno. Todas las personasactuantes firmarán el acta.

GoNSTRUYENDO MORALIDAD, CRED¡BTLTDAD y GENERANDO RESULTADOSCarrera24# 19-33 Ediflcio Pasto Plaza piso 4 Teléfono7222432 -1236056 -Fax7235023 San Juan de pasto

¿tlontral oría Departamental de Nariño

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ARTICULO SEGUNDO: CRITERIOS PARA LA DONACION, VENTA ODESTRUCCION DE LOS BIENES: Para todos estos actos se tendrá en cuentalos siguientes criterios :

a) Para la donación, el ofrecimiento se hará mediante oficio firmado por elProfesional Especializado de Talento Humano y Recursos Físicos, a entidadesde beneficencia con Personería Jurídica, las cuales deberán acreditar suexistencia y su representación legal.

b) Si existe aceptación, se elaborara un acta de los bienes a donar, firmada porel representante legal de la entidad beneficiaría, por el ProfesionalEspecializado de Talento Humano y Recursos Físicos y la Contraloría Auxiliar,

c) De no aceptarse la oferta de donación, se ofrecerán a otras instituciones opersonas que la merezcan y, si no existe ánimo de recibir los bienes seprocederá a su destrucción

d) Cuando se trate de papelería impresa o prenumerada, esta deberádestruirse y/o reciclarse.

e) Cuando se trate de reposición de equipos de cómputos, se podrán ofrecerlos bienes a la Presidencia de la República, programa "computadores paraEducar", conforme lo establece el Decreto 2324 del 9 de noviembre de 2000.

f) Cuando comercialmente carezcan de valor los bienes objeto de baja,por obsolescencia, deterioro, avería, rotura o cualquier otro hecho objetivoque impida su venta o no Ia haga aconsejable, los funcionarios descritos en elnumeral 2 del artículo primero determinarán su destrucción. En todo caso, dela diligencia de destrucción se levantará un acta suscrita por el ProfesionalEspecializado de Talento Humano, La Contraloría Auxiliar, el Asesor de ControlInterno, y el personal de apoyo de recursos físicos indicando las razones quesustentaron la determinación de la destrucción.

g) Enviar la documentación correspondiente a la Subdirección Administrativapara descargar los elementos de los inventarios de la ContraloríaDepartamental de Nariño, para depurar los registros contablescorrespond ientes.

ARTrcuLo rERcERo: DE Los BTENES MUEBLES pERDrDos oEXTRAVIADOS: El funcionario responsable, en el termino de la distancia yconocido el hecho, formulara la denuncia penal correspondiente, de la cualremitirá copia a su jefe inmediato, junto con el informe levantado.

PARAGRAFO 1: Habrá iniciación de proceso de Responsabilidad Fiscalcuando la perdida, daño o deterioro de bienes se produzca por causasdirectas relacionadas con la gestión fiscal de conformidad al articulo 7 dela Ley 610 de 2000.

PARAGRAF} 2: En caso de que se produzcan daños a los bienesmuebles, no imputable al uso y al deterioro normal, el funcionario dará cuentaa su jefe inmediato, quien remitirá a la Unidad de Control InternoDisciplinario para la iniciación del respectivo proceso, imponiendo como penaaccesoria el resarcimiento del daño causado, y a la Subdirecciónadministrativa y Financiera para lo de su competencia,

ARTICULO CUARTO: RESPONSABILIDADES, Los funcionarios comprometidos conel proceso, habrán de prever los mecanismos acciones a que hubiere lugar con el finde lograr una efectiva realización de las actividades tendientes a cristalizarlos objetivos y metas que por medio de la presente resolución se

CO]{STRUYEiIDO i|ORALIDAD, GREDTBILIDAD Y GENERANDO RESULTADOSCarrera 24 # 19-33 Edificio Pasto Plaza piso 4 Teléfono 1222432 - 7236056 - Fax7235023 San Juan de pasto

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presente resolución se definen, sin perjuicio denegligencia, dolo o culpa se generen en el manejo deconfía.

ARTICULO QUINTO: La presente resolución rige aexpedición.

las acciones que porlos elementos que se les

partir de la fecha de su

COT{STRUYENDO MORALIDAD, GREDI BILIDAD Y GEI{ERAiI DO RESULTADOSCarrera 24 # 19-33 Edificio Pasto Plaza piso 4 Teléfono 7222432 - 7236056 - Fax 7235023 San Juan de pasto