resguardo de depósito · resguardo de depósito manual de usuario f.a.t.a. – protección digital...
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ReD Resguardo de Depósito
Manual de Usuario
F.A.T.A. – Protección Digital - GRClub
Vehículos
Gestión completa de vehículos de clientes
Clientes
Gestión de clientes del
taller
Resguardos
Gestión de resguardos
para presupuesto, con y sin presupuesto
Manual de usuario - Programa ReD
Pág. 2
0. Índice
0. Índice … páginas 2
1. Introducción: Qué es el Programa ReD… página 3
2. Instalar Programa ReD… páginas 4-5
3. Ventajas de la versión On-line … página 6
4. Iniciar Programa ReD… página 7
5. Desarrollo del Programa Red… páginas 8-29 5.1. Resumen del Programa ReD… páginas 9-12 5.1.1. Resguardos … páginas 9-10
5.1.1.a) Todos los resguardos … página 9
5.1.1.b) Sin presupuesto … página 9 5.1.1.c) Con presupuesto … página 10
5.1.1.d) Para presupuesto … página 10
5.1.2. Ficheros … páginas 11-12 5.1.2.a) Vehículos … página 11
5.1.2.b) Clientes … página 11
5.1.2.c) Línea de trabajo … página 12 5.1.3. Cerrar sesión … página 12
5.1.4. Acerca del Programa ReD … página 12
5.2. Elementos comunes en todas las ventanas … páginas 13-14 5.3. Resguardo de Depósito … páginas 15-23
5.3.1. Resguardo sin presupuesto … páginas 15-20
5.3.2. Resguardo con presupuesto … página 21 5.3.3. Resguardo para presupuesto … página 22
5.3.4. Opciones de todos los resguardos … página 23
5.4. Ficheros … páginas 24-29 5.4.1. Vehículos … páginas 24-25
5.4.2. Clientes … páginas 26-27
5.4.3. Líneas de trabajo … páginas 28-29
6. Crear y eliminar un resguardo de depósito … páginas 30-32 6.1. Crear un resguardo de depósito … página 30 6.2. Eliminar un resguardo de depósito … páginas 31-32
7. Imprimir resguardo de depósito y factura … páginas 33-36 7.1. Imprimir un resguardo de depósito … páginas 33-34 7.2. Imprimir factura de un resguardo de depósito … páginas 35-36
Manual de usuario - Programa ReD
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1. Introducción: Qué es el programa ReD
ReD es un programa informático cuyo objetivo es facilitar a los talleres de
Andalucía cumplimentar informáticamente, de una manera fácil y sencilla, los
resguardo de depósito y de presupuesto que desarrolla el Real Decreto 9/2003,
incluidas las modificaciones introducidas por el Decreto 327/2012 de 10 de Julio, que
regulan la actividad de los talleres de reparación de vehículos a motor de la Comunidad
Andaluza.
El Programa informático consta de los siguientes módulos:
Gestión de clientes
Gestión de vehículos
Gestión de líneas de trabajo
Gestión de resguardos de depósito y de presupuesto
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2. Instalar programa ReD
El programa ReD (Resguardo de Depósito) ha sido diseñado de forma específica en
su versión online, para que sea accesible desde cualquier ordenador, con cualquier
sistema operativo, siendo sólo necesario un ordenador con acceso a Internet y un
navegador Web.
El programa ReD genera el resguardo de depósito completado en un fichero PDF.
Por ello, es necesario contar en el equipo con un lector de ficheros PDFs, tal como
Adobe Reader, disponible de forma gratuita desde la web:
http://get.adobe.com/es/reader/
Si no se dispone en el taller de un equipo con acceso a Internet será necesario que
se requiera la versión instalable del programa ReD, siendo entregada en un CD de
instalación. Esta versión instalable ha sido probada de forma correcta en los siguientes
sistemas operativos:
Microsoft Windows XP
Microsoft Windows Vista
Microsoft Windows 7, versión de 32 y 64 bits
Si su sistema operativo es distinto o tiene problemas en la instalación habrá que
ponerse en contacto con el equipo técnico para que trate de resolver el problema.
Para la instalación en un ordenador de la versión instalable del programa ReD, se
han de seguir los siguientes pasos:
1- Introduzca el CD de la aplicación en el lector de CD de su ordenador.
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2- Ejecute el fichero que encontrará y siga los pasos que el instalador le indica.
3- Finalizada la instalación, tendrá ya la aplicación instalada en su ordenador, con un
acceso directo en su escritorio. Cada vez que quiera abrirlo, ejecute este aplicación y se
le abrirá de forma automáticamente.
4- En esta versión del programa ReD no necesitará ningún tipo de usuario ni
contraseña, porque los datos han sido insertado previamente cuando ejecutó la
instalación del programa.
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3. Ventajas de la versión On-line
La versión online del Programa ReD realiza automáticamente copias de seguridad
diaria de todo el contenido almacenado en la base de datos de cada uno de los usuarios
que la utilizan, no siendo necesario que el cliente tenga que realizar ningún tipo de
acción para ello.
Junto con la facilidad de instalación de la versión online, el programa ReD presenta
otra serie de ventajas:
Aplicación online disponible 24 horas al día, 365 días al año
Posibilidad de conexión desde: el propio taller, un dispositivo móvil o Tablet,
casa, etc.
Totalmente seguro. Mediante un acceso identificado personal para cada cliente,
podrá acceder a sus datos solamente usted. Toda la información que se trasmite
a través de Internet viaja y se almacena de forma segura.
Copia de seguridad automática. Los datos se quedan almacenados en varios
centros de datos situados en distintas localizaciones de España, donde se
replican de forma automática, pudiendo recuperarlos en cualquier momento y
sin riesgo de pérdida de datos.
Protección de Datos. Los ficheros con datos personales almacenados están
protegidos convenientemente y cumplen todos los requisitos de la Ley de
Protección de Datos (LOPD).
Para la versión instalable en el ordenador del Programa ReD, cada taller tendrá la
obligación de realizar copias de seguridad periódicas, cuando y como considere
necesario, para no perder en un momento dado toda la información grabada y
guardada en el ordenador.
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4. Iniciar Programa ReD
La aplicación online está disponible a través de: los banners o enlaces con acceso
directo que podrá encontrar en el portal web de FATA y asociaciones que la componen
y cualquier navegador introduciendo la dirección Web:
www.resguardo.es
Se le abrirá una web en el navegador con la siguiente ventana de identificación de
usuario:
Introduzca su nombre de usuario y contraseña (que se le habrá facilitado
previamente) y pulse en la tecla Entrar. Si tiene algún problema con la contraseña
podrá recuperarla introduciendo su nombre de usuario y pulsando con el ratón en
“Recordar contraseña” se le enviará automáticamente un correo electrónico a su cuenta
de correo con las instrucciones para realizar un cambio de contraseña.
.
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5. Desarrollo del programa
5.1.- Resumen
5.1.1.-Resguardos:
5.1.1.a) Todos los resguardos
5.1.1.b) Sin presupuesto
5.1.1.c) Con presupuesto
5.1.1.d) Para presupuesto
5.1.2.-Ficheros:
5.1.2.a) Vehículos
5.1.2.b) Clientes
5.1.2.c) Líneas de trabajo
5.1.3.- Cerrar sesión
5.1.4.- Acerca del programa ReD
5.2.- Elementos comunes en todas las ventanas
5.3.- Resguardos de Depósito
5.3.1.- Resguardo sin presupuesto
5.3.2.- Resguardo con presupuesto
5.3.3.- Resguardo para presupuesto
5.3.4.- Opciones de todos los resguardos
5.4. Ficheros
5.4.1. Vehículos
5.4.2. Clientes
5.4.3. Líneas de trabajo
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5.1. Resumen del Programa Re.D.
5.1.1. Resguardos
5.1.1.a) Todos los resguardos
5.1.1.b) Resguardos sin presupuesto
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5.1.1.c) Resguardos con presupuesto
5.1.1.d) Resguardos para presupuesto
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5.1.2. Ficheros
5.1.2.a) Vehículos
5.1.2.b) Clientes
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5.1.3.c) Líneas de trabajo
5.1.3. Cerrar sesión
Al pulsar sobre esta opción se cerrará el programa ReD, volviendo a la ventana de
identificación de usuario (página 7 del manual de usuario).
5.1.4. Acerca del programa ReD
Muestra información sobre el Programa ReD
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A
B
C
D
E
F
5.2. Elementos comunes en todas las ventanas
B. Buscar
Barra de búsqueda, por
cualquier palabra clave, texto o número.
C. Nombre del formulario y Ordenación
Informa al usuario en qué
formulario está. La zona de
ordenación desplegable
permite ordenar el listado visible por varios campos
E. Navegación por páginas y por nº
de registros
Permite navegar por páginas
de resultados del listado
actual, y mostrar en cada página más o menos registros
F. Operaciones
A la derecha aparece siempre
un botón con la operación
principal y otras operaciones secundarias posibles
A. Menús de opciones
Menú desplegable con todas las opciones.
D. Información de registros
Muestra el total de registros
del listado actual, y si están
filtrados aparecerá otro mensaje indicativo
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Al entrar en la aplicación ReD veremos un listado con todos los
resguardos actuales existentes.
Para cada resguardo aparecerán los datos siguientes: - Nº de resguardo (tipo de resguardo)
- Estado del resguardo
- Modelo del vehículo
- Matrícula del vehículo - Propietario del vehículo
En esta pantalla podremos realizar las siguientes operaciones: - Crear un nuevo resguardo
- Ver un resguardo ya creado
- Editar un resguardo ya creado
- Eliminar uno o varios resguardos
Pantalla principal
Red
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5.3. Resguardo de Depósito 5.3.1. Resguardo sin presupuesto
(Imagen del Programa ReD de resguardo sin presupuesto)
Los datos del Resguardo sin presupuestos están organizados en los siguientes
apartados:
a) Datos del resguardo
En el apartado Datos del resguardo aparecen los siguientes campos, los cuales son
introducidos de manera manual:
Estado del vehículo. Puede ser:
o Pendiente de presupuestar
o Pendiente de aceptar el presupuesto
o Pendiente de empezar
o En proceso
o Reparado, pendiente de retirar
o Terminado y retirado
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Fecha del resguardo
Número de resguardo. No puede coincidir con otro existente en la base de datos.
Porcentaje de IVA a aplicar
Fecha de entrada del vehículo
Nº de factura
Gastos de estancia del vehículo diaria
Siendo calculados de manera automática por el programa ReD:
IVA de los gastos de estancia
Total Gastos
b) Datos del vehículo
En el apartado Datos del vehículo aparecen los siguientes campos, los cuales son
introducidos de manera manual:
Código del vehículo o matrícula. Insertando alguno de estos dos campos, si el
vehículo ya se encuentra guardado, el programa ReD cargará los datos
automáticamente sin necesidad de reescribirlos. Si por el contrario, previamente, no se
encuentra el vehículo guardado, pulsando en la palabra Buscar se abrirá la ventana de
Vehículos donde poder insertar uno nuevo y asignarlo a este resguardo de depósito.
Kilómetros. Kilómetros del vehículo al llegar al taller.
Depósito de gasolina. Nivel de gasolina del vehículo al llegar al taller.
Seguro. Puede seleccionarse: en vigor o no.
Aseguradora. Nombre de la Aseguradora.
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Perito. Nombre del perito de la aseguradora.
Nº de siniestro.
c) Datos del solicitante
En todos los resguardos de depósito aparecen tres tipos de datos personales:
Propietario del vehículo
Datos del Solicitante
Datos de contacto.
Al asignar un vehículo a un resguardo de depósito, por defecto, el programa ReD
carga automáticamente en estos tres apartados los datos del propietario del vehículo,
pudiendo ser modificados en cualquier momento manualmente.
En el apartado Datos del solicitante encontramos el siguiente campo:
Código / NIF. Si los datos del cliente se encuentran guardados en el Programa
ReD, sólo habrá que introducir el código interno asignado o el NIF del cliente
para que se carguen automáticamente el resto de datos. Si no recordamos el NIF
o el código interno, habrá que pulsar en la palabra Buscar para seleccionar un
cliente existente o crear uno nuevo.
d) Datos de contacto
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Similar al apartado anterior, este apartado permite asignar una persona de contacto
distinta al propietario del vehículo.
En el apartado Datos de contacto encontramos el siguiente campo:
Código / NIF. Si los datos de la persona de contacto se encuentra guardados en el
programa ReD, solo habrá que introducir el código interno asignado o el NIF para que
se carguen automáticamente el resto de datos. Si no recordamos el NIF o el código
interno, habrá que pulsar en la palabra Buscar para seleccionar un contacto existente o
crear uno nuevo.
e) Coste del trabajo a realizar
Los datos de este apartado, los calcula el Programa ReD. de forma automática a
partir de los datos introducidos en el apartado Líneas de trabajo a realizar.
Nota: Este punto se encuentra más detallado en el punto “7. Calculo del coste hora” del
Manual de usuario.
f) Líneas del trabajo a realizar
Al crear un nuevo resguardo de depósito no aparecerá ninguna línea de trabajo.
Pulsando en Nueva línea se desplegará un bloque donde poder introducir la
información.
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En el apartado Líneas de trabajo a realizar encontramos los siguientes campos a
introducir de manera manual:
Descripción. Puede insertarse un texto libre o seleccionar un “texto predictivo” del
programa ReD. En la ventana Líneas de trabajo (punto 5.4.3. del manual de usuario) se
han insertado algunos trabajos predefinidos, trabajos que pueden ser modificados,
añadidos o eliminados según el interés y necesidades de cada taller. El texto predictivo
consiste en que cuando empiece a escribir una línea de trabajo o indique alguna palabra
en este campo, si el programa encuentra líneas de trabajo relacionadas las mostrará
para que se pueda seleccionar una.
Tipo de trabajo. Puede seleccionarse entre: Comprobación, Reparación,
Sustitución, Pintado y Otros.
Número de horas de mano de obra
Modificación. Habrá que marcar esta opción si la línea de trabajo, que se está
introduciendo, es una modificación de lo que ya se le había indicado previamente al
cliente.
Número de materiales
Precio materiales
El Programa ReD calculará automáticamente los campos:
Total de mano de obra
Total de materiales
Total base de la línea
Nota: Este punto se encuentra más detallado en el punto “7. Calculo del coste hora” del
Manual de usuario.
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g) Autorizaciones
En este apartado encontramos las cuatro autorizaciones que es necesario indicar en
el Resguardo de Depósito. Aparecerán por defecto en blanco, pudiendo indicar en cada
una de las distintas opciones:
No
Si
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5.3. Resguardo de Depósito
5.3.2. Resguardo con presupuesto
(Imagen del Programa ReD de resguardo con presupuesto)
El resguardo con presupuesto contiene, además de los distintos apartados y campos
indicados anteriormente en el punto. 5.3.1. Resguardo sin presupuesto del manual de
usuario, encontrar nuevos campos dentro del apartado Datos del resguardo:
Siendo estos, para ser introducidos de manera manual:
Fecha de entrega del presupuesto (Rectángulo amarillo)
Coste de la elaboración del presupuesto (rectángulo rojo)
Siendo calculados de manera automática por el programa ReD:
IVA del coste de la elaboración del presupuesto (rectángulo verde)
Total coste de la elaboración del presupuesto (rectángulo azul)
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5.3. Resguardo de Depósito
5.3.3. Resguardo para presupuesto
(Imagen del Programa ReD de resguardo para presupuesto)
En este tipo de resguardo de depósito, todos los apartados son iguales que en los
resguardos anteriores (con y sin presupuesto), con dos salvedades:
Aparecen dos campos nuevos dentro del apartado Datos del resguardo:
o Descripción de Incidencia. Campo donde se puede introducir un texto
explicativo de lo que el cliente indica que le sucede al vehículo.
o Coste de Elaboración se detallan los trabajos o se justifica el coste de
elaboración del presupuesto, que se indica en valor numérico en el campo
inferior Coste de Presupuesto.
En los resguardos para presupuesto no aparece la opción de insertar líneas de
trabajo.
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5.3. Resguardo de Depósito
5.3.4. Opciones de todos los resguardos
Una vez guardado un resguardo de depósito, el Programa ReD permite realizar las
siguientes opciones u operaciones:
Modificar. Editar el contenido de un resguardo de depósito. Para que los cambios
se realicen es necesario pulsar en el botón Guardar.
Eliminar resguardo. Al pulsar en esta opción aparecerá una ventana preguntando
“¿Está usted seguro de que quiere eliminar?”. Si se pulsa en Aceptar, el resguardo se
eliminará del Programa ReD (apartado más detallado en el punto 6.2. Bajas del manual
de usuario).
Generar PDF. Al pulsar esta opción, el programa ReD genera un fichero en
formato PDF con toda la información referente al resguardo de depósito seleccionado
(apartado más detallado en el punto “8.1.Generar PDF” del manual de usuario).
Generar factura en PDF. Al pulsar esta opción, el programa ReD genera un
fichero en formato PDF con la factura del resguardo de depósito seleccionado
(apartado más detallado en el punto “8.2.Generar Factura en PDF” del manual de
usuario).
Ver Vehículo. Muestra los datos del vehículo relacionado con el resguardo de
depósito.
Ver solicitante. Muestra los datos del cliente relacionado con el resguardo de
depósito.
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5.4. Ficheros 5.4.1. Vehículos
La ventana Vehículos aparece tras pulsar en la palabra Ficheros (rectángulo naranja)
y pulsar, dentro del desplegable que aparece, en la palabra Vehículos.
Dentro de esta ventana se pueden hacer las siguientes operaciones:
Ver los datos de un vehículo concreto.
Editar y modificar los datos de un vehículo concreto.
Marcar y desmarcar vehículos
Eliminar vehículos
Si se quiere insertar un nuevo vehículo pulsaremos sobre el botón Nuevo vehículo
(rectángulo amarillo).
En la nueva ventana que se abre, los datos que se pueden introducir son:
Matrícula del vehículo. El programa ReD no permite la existencia de matrículas
repetidas. En el caso de producirse una repetición, aparecerá un mensaje
indicando el error.
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Número de Chasis.
Marca del vehículo
Modelo concreto del vehículo
Observaciones. Este campo permite introducir más información
Cada vez que se crea un Nuevo vehículo siempre es obligatorio asignar un
propietario antes de guardarlo. Para ello, si ya tenemos al cliente guardado en el
Programa, podremos indicar su código de identificación de cliente o NIF (rectángulo
azul) y el programa lo cargará automáticamente.
Si no se recuerda el código de identificación del cliente o NIF, pulsaremos en la
tecla Buscar (flecha verde) y se abrirá la ventana Clientes donde poder buscar al
propietario.
En el supuesto de ser un nuevo cliente, será necesario registrarlo previamente en la
ventana Clientes (apartado más desarrollado en el punto 5.4.2.Clientes del manual de
usuario) antes de asignarlo a un vehículo.
Una vez introducidos todos los datos pulsaremos en la tecla Guardar (rectángulo
amarillo) para guardar el vehículo en la base de datos.
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5.4. Ficheros
5.4.2. Clientes La ventana Clientes aparece tras pulsar en la palabra Ficheros (rectángulo naranja) y
pulsar, dentro del desplegable que aparece, en la palabra Clientes.
Dentro de esta ventana se pueden hacer las siguientes operaciones:
Ver los datos de un cliente concreto.
Editar y modificar los datos de un cliente concreto.
Marcar y desmarcar cliente
Eliminar cliente
Si se quiere insertar un nuevo vehículo pulsaremos sobre el botón Nuevo
cliente (rectángulo amarillo).
En la nueva ventana que se abre, los datos que se pueden introducir son:
NIF / CIF del cliente
Nombre completo del cliente
Teléfono
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Fax
Dirección
Código postal
Población
Provincia
Una vez introducidos todos los datos pulsaremos en la tecla Guardar (rectángulo
amarillo) para guardar el nuevo cliente en la base de datos.
El programa ReD cuenta con un dispositivo de aviso mediante el cual, si se
produce algún error mientras se introducen los datos, se activará automáticamente
(rectángulo azul).
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5.4. Ficheros
5.4.3. Líneas de trabajo
La ventana Líneas de trabajo aparece tras pulsar en la palabra Ficheros (rectángulo
naranja) y pulsar, dentro del desplegable que aparece, en el texto Líneas de trabajo.
Dentro de esta ventana se pueden hacer las siguientes operaciones:
Ver una línea de trabajo concreta.
Editar y modificar los datos de una línea de trabajo concreta.
Marcar y desmarcar líneas de trabajo.
Eliminar líneas de trabajo.
El Programa ReD cuenta con varias líneas de trabajo pre-insertadas, las cuales,
pueden utilizarse o servir de guía a la hora de insertarlas en un resguardo de depósito,
facilitando así su inserción y permitiendo que un resguardo se complete en el menor
tiempo posible.
Sobre cada línea de trabajo pre-insertada, cada taller puede personalizar las suyas
propias:
Añadiendo nuevas líneas de trabajo.
Modificando las líneas de trabajo existentes.
Eliminando las líneas de trabajo que no necesite.
Si previamente insertamos y guardamos en una línea de trabajo la información
sobre el precio de la mano de obra y coste de los materiales, no tendremos que
indicarlo posteriormente en la realización de un resguardo de depósito porque se
completarán de forma automática al seleccionar una línea ya guardada.
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Si se quiere insertar una nueva Línea de trabajo pulsaremos sobre el botón
Nueva línea (rectángulo amarillo).
Dentro de la nueva ventana que se abre pueden introducirse los siguientes datos:
Obligatorio
o Descripción de la línea de trabajo (rectángulo rojo)
Aconsejado
o Precio hora de la mano de obra (rectángulo verde)
o Precio de los materiales (rectángulo verde)
Opcional según la necesidad de cada taller
o Número de horas de mano de obra (rectángulo azul)
o Numero de materiales (rectángulo azul)
Introducidos los datos en los distintos campos, es necesario pulsar en la tecla
Guardar (rectángulo amarillo) para guardar la información.
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6. Crear y eliminar un resguardo de depósito
6.1. Crear un resguardo de depósito
Crear un nuevo resguardo de depósito es posible desde cualquiera de las ventanas
recogidas en el desplegable de la tecla Resguardos (rectángulo verde) del Menú
principal:
Todos los resguardos (rectángulo amarillo)
Resguardos sin presupuesto (rectángulo amarillo)
Resguardos con presupuesto (rectángulo amarillo)
Resguardos para presupuesto (rectángulo amarillo)
Desde cualquiera de las ventanas anteriormente mencionadas, hay que pulsar sobre
la tecla Nuevo Resguardo, para iniciar la creación de un nuevo resguardo:
Sin presupuesto
Con presupuesto
Para presupuesto
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6.2. Eliminar un resguardo de depósito
Cualquier tipo de resguardo (sin presupuesto, con presupuesto y para presupuesto)
guardado en el Programa ReD puede darse de baja siendo eliminado. Para ello,
primero, es necesario marcar uno o varios en las casillas que se encuentran a la derecha
de cada resguardo previamente guardado (círculo azul).
Si deseamos eliminar todos los resguardos guardados, puede utilizarse la opción de
Marcar/Desmarcar todos (rectángulo amarillo) para seleccionar todos pulsando una sola
tecla.
Una vez seleccionados los resguardos de depósito que se quieran eliminar, sólo hay
que pulsar en la opción Eliminar resguardo (rectángulo azul).
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Antes de que el Programa ReD elimine completamente un resguardo de depósito,
preguntará
¿Está usted seguro de que quiere eliminar 1 registro?
Si se pulsa la tecla Aceptar, el Programa ReD eliminará definitivamente el
Resguardo de depósito seleccionado.
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7. Imprimir un resguardo de depósito y la factura
7.1. Imprimir un resguardo de depósito
Cada resguardo de depósito, guardado en el Programa ReD, presenta la opción
“Generar PDF”
Si se pulsa encima de esta opción, el programa creará un documento en PDF, el
cual, permitirá:
Guardar el documento en la carpeta que nosotros queramos del ordenador
pulsando en el icono del disco
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7.2. Imprimir factura de un resguardo de depósito
Cada resguardo de depósito guardado en el Programa ReD presenta la opción
“Generar factura en PDF”
Si se pulsa encima de esta opción, el programa creará un documento en .PDF, el
cual, permitirá:
Guardar el documento en la carpeta que nosotros queramos del ordenador
pulsando en el icono del disco.
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Imprimir el documento pulsando en el icono de la impresora.
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