requerimientos funcionales - intercontinental

SISTEMA DE LOGISTICA Y TRANSPORTEMODULO DE RECEPCION Y ENTREGA DE MERCANCIAS

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

1. Introducción

1.1 PropósitoEste documento busca mostrar la especificación de requerimientos funcionales para la fabricación del modulo de Recibo y entrega de mercancías dentro del sistema de información de transporte, se incluye un análisis inicial de los procesos del negocio que busca mejorar la comprensión del problema y conocer qué desea el cliente con respecto a diferentes tareas y actividades que tiene cada oficina operativa en la empresa TRANSCONTINENTAL y así mismo comprender que roles realizan estos procesos.

1.2 Alcance del documentoEl sistema de información le permitirá a la empresa Transcontinental proponer de manera efectiva los procedimientos relacionados con las áreas de la empresa a partir de la información almacenada en éste. De la misma manera le ayudará a reunir y unificar toda la información que se almacena en cada una de las oficinas a nivel nacional ya que tiene oficinas en 300 municipios y se necesita tener un manejo y control de las ventas de cada una así como unos informes que se generaran a partir de cada mes de las ventas realizadas.

1.3 Glosario, (incluir Acrónimos y Abreviaturas).

Remesa: Documento que evidencia la recepción de la mercancía, por parte del funcionario de la empresa. También representa documento factura, por el pago de los servicios contratados.

Rutero: Pagina web, donde se visualiza el estado de la remesa, desde que su recepción hasta su entrega en destino.

DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia Garantiza el cumplimiento de las obligaciones tributarias aduaneras y cambiarias y facilita las operaciones de comercio internacional

Proceso: Un conjunto de actividades, material y/o flujo de información que transforma un conjunto de entradas en resultados definidos.

Propietario del proceso: Responsable del rendimiento y los recursos de un proceso, y quien aporta a los proyectos apoyo, recursos y experiencia funcional.

2. Descripción General

2.1 Perspectiva del productoLa propuesta planteada cumplirá con los algunos de los requerimientos mencionados en este documento, los cuales están enfocados en el área de recepción de mercancías (carga que seca) el cual se divide en paqueteo (Cajas y sobres hasta 3kg) y encomiendas (Paquetes 3-10 kg y masiva mayor a 10kg), estos procesos son realizados solo en las oficinas en las cuales se instalará el

modulo del sistema de información, que les ayude a establecer el precio de cada envió, este precio varía teniendo en cuenta datos como el volumen del paquete, el peso y el destino.

El modulo incluye la gestión de los dineros recibido por los operarios (remesadores); los cuales hacen un informe diario de caja; estos valor son recibido por el Tesorero de la oficina, al finalizar el turno del operario. De la misma manera, el tesorero elabora un informe diario que envía a la oficina central. La oficina central mensualmente elabora un balance general de las ventas de la empresa a nivel nacional.

Debe haber un cargue inicial de los datos de los clientes para agilizar el proceso a la hora de realizar una factura-remesa, ya que no sería necesario volver a pedir los datos del cliente y por ende se reduciría el tiempo a la hora de generar la respectiva remesa.

2.2 Interfaces de usuarioEl sistema debe proveer unas interfaces que faciliten la interacción de los usuarios con la aplicación, estas interfaces deberán estar enfocadas a permitir la ejecución de los casos de uso definidos para la herramienta. Estas interfaces son:

Registro de Apertura de caja (Entrega de base al remesador). Registro de remesas/facturas. Registro de clientes. Registro de Funcionarios. Registro de Llegada de la mercancía a la cuidad destino (bodega) Registro de Entrega de Mercancía en la ciudad destino. Registro de cierre de turno del remesador. Registro de Cierre diario de Tesorería. Registro de Cierre mensual de tesorería Nacional. Consulta de rutero. Consulta de una remesa. Consulta de informes diarios/mensuales.

2.3 Interfaces de comunicaciónA la hora de generar la factura, el número que la identifica es proporcionado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia por ende se necesitara establecer una comunicación del sistema de información de Transcontinental con el servicio ofrecido por la Dian, para poder generar satisfactoriamente una remesa-factura.

3. Requerimientos Funcionales

Requerimientos de datos o información: Creación de usuarios Registro de los clientes de la mercancía Registro de las remesas Por cada remesa-factura debe existir un registro de rutero con el número de remesa

Requerimientos de interfaz (con el usuario): Cada actor se identifica mediante usuario y contraseña por medio de su respectiva inter-

faz.

Requerimientos transaccionales o funcionales internos: Debe realizar unos informes diarios/mensuales para poder consultarlos El sistema debe dar una base automáticamente a cada caja Se debe poder consultar del estado del envió por medio del número de remesa en la pági-

na web Debe permitir modificar de los datos de un cliente Debe permitir modificar los datos del rutero

Requerimientos:

ID del Requerimiento: R1

Nombre del Requerimiento:

Registro de Apertura de Caja

Características: Requerimientos de datos o información

Descripción del requerimiento:

Se debe desarrollar una pantalla para registrar los datos del funcionario que inicio la caja, al inicio de cada turno. El funcionario registro el valor recibido por el tesorero para inicia el turno.



Registro de los clientes



Se debe desarrollar una pantalla para registrar los datos de los clientes tales como: nombre, cedula, apellido, dirección, municipio, teléfono fijo, teléfono móvil y día de nacimiento. El sistema debe permitir modificar de los datos de un cliente



Registro de las remesas



Se debe desarrollar una pantalla para registrar las remesas-facturas con los datos: ciudad origen, ciudad destino, peso, tamaño, valor, Cliente, Destinatario (Nombre, identificación,

teléfono).



Consulta de rutero



Se debe desarrollar una pantalla para consultar el rutero de la mercancía, por el número de remesa, con los siguientes datos: fecha de recepción, fecha de salida, fecha de llegada, estado (bodega, transito, entregado) y observaciones



Registro de Funcionarios

Características: Requerimientos de interfaz


El sistema debe permite la creación de usuarios y su ges-tión a través del tiempo en la compañía. El sistema debe permitir modificar de los datos de un funcionario.



Registro de cierre de turno del remesador.

Características: Requerimientos transaccionales o funcionales internos


El sistema debe generar un informe diario de cada caja o puesto de trabajo, en el que se encuentra el funcionario, que termina el turno. El tesorero debe revisarlo y aprobado por el sistema este informe.



Registro de Llegada de la mercancía a la cuidad destino (bodega)



El sistema debe permitir, a los funcionarios de la oficina destino de la mercancía, el registro de la llegada de la mercancia.



Consulta de una remesa.



Se debe poder consultar del estado de la mercancía en la página web por medio del número de remesa generado por la DIAN y asignado a la remesa de la respectiva encomien-da.



Registro de Entrega de Mercancía en la ciudad destino.



El sistema permita la entrega de la mercancía al destinata-rio que figura en el documento remesa. El funcionario debe verificar la idéntica de quien recibe la mercancía.



Registro de Cierre diario de Tesorería.



El sistema debe permitir el cierra diario de la tesorería, don-de se genera un balance del dinero que recibe de las cajas o remesadores.


Nombre del Registro de Cierre mensual de tesorería Nacional.

Requerimiento:



El sistema debe permitir el cierre mensual de la tesorería nacional, donde se muestra un balance del recaudo de to-das la oficinas a nivel nacional



Consulta de informes diarios/mensuales



El sistema debe permite la consulte de los informe diarios de las oficinas y tesorerías.

4. Requerimientos no funcionales

Para esta aplicación hemos definido los siguientes requerimientos no funcionales:

Cargue Inicial: El sistema también debe tener un cargue inicial de datos de los clientes, así como también, las diferentes tarifas del servicio de transporte de mercancías según el volu-men, origen y destino y peso.

Interfaces: Interface de información entre los sistemas DIAN y El sistema de información transcontinental

Usabilidad: La interacción entre el sistema y los usuarios será, por lo general, a través de botones de acción y menús desplegables que son los puntos de inicio para los casos de uso de la aplicación. La interfaz de la aplicación de fácil entendimiento para los usuarios

Confiabilidad: El control de acceso a la aplicación será controlada por una validación de nombre de usuario y contraseña. De esta manera para que un usuario pueda ingresar al sistema debe haber sido previamente autorizado por el supervisor de la aplicación, quien creara un nombre de usuario y una contraseña asociado a un perfil, el cual definirá los permisos y funcionalidades que tendrá el usuario sobre el sistema.

5. Descripciones de Casos de Uso

5.1 Tabla de Actores / InteresadosActor Descripción

Jefe de oficina Realiza las respectivas correcciones de los datos del cliente

Supervisor Administra y crea usuarios asignándole los permisos y funciones necesarias

Tesorero Verifica los balances de los informes tanto diarios y mensuales, autoriza una base inicial para cada caja.

Remesador Recepción y entrega de mercancía, además del registro del rutero y de clientes.

Vendedor Verifica el rutero, puede dar descuentos dependiendo la carga.

DIAN Sistema que asigna un número específico para cada remesa

Bodeguero Realiza un embalaje especial dependiendo si el cliente lo desea o no

Cliente Verifica como está el envió mediante el número de remesa asignado a su encomienda

Destinatario Persona que recibe la mercancía en el lugar destino registrado en a remesa.

5.2 Diagramas de cada Caso de Uso

5.3 Especificaciones de cada Caso de Uso

Caso de Uso – ID CU01

Nombre/ID: Registrar cliente

Descripción: Se ingresa un cliente al sistema con sus respectivos datos personales necesarios para identificarlo.

Precondiciones: El usuario no debe estar en el sistema.


Flujo Normal: Actor Sistema

El remesador ingresa los datos del cliente.

El remesador verifica la información

Ingresa los datos administrados por el remesador en la base de datos.

El sistema muestra los datos ingresados.

Flujo Alterno: Si el sistema falla se procede a anotar los datos del cliente de forma manual para su posterior registró.


Nombre/ID: Registrar remesas

Descripción: Se ingresa una remesa a la base de datos del sistema con sus respectivos datos y numero asignado por la DIAN.

Precondiciones: La DIAN asigna el numero


El remesador ingresa los datos de la remesa.

Verifica la información de la remesa

Obtiene el número de la remesa Ingresa la remesa a la base de datos y

la muestra en pantalla.

Flujo Alterno: Si el sistema falla, se procede a registrar la remesa y hacer de forma manual la transacción.


Nombre/ID: Cargar información rutero

Descripción: Al momento de realizar la remesa el sistema también crea un rutero con su respectiva información.

Precondiciones: Haber registrado una remesa


El remesador ingresa los datos de la remesa.

Verifica la información de la remesa

Obtiene el número de la remesa Ingresa la remesa al sistema y se

muestra en pantalla.

Flujo Alterno: Si el sistema falla se procede realizar el rutero con la información de la remesa de forma manual para su posterior registró en el sistema.


Nombre/ID: Registrar la llegado de la mercancía a la oficina destino

Descripción: Cuando una encomienda llegue a la oficina destino, el bodeguero


registra la entrada a bodega; el sistema debe cambiar el estado de la encomienda en el rutero.

Precondiciones: Tener el número de remesa para identificar el rutero


El bodeguero ingresa el número de remesa.

Verifica la remesa y procede a registra su ingreso a bodega

Verifica el número de remesa Muestra la remesa. Registra el nuevo estado del rutero

Flujo Alterno: Si el sistema falla se procede a informar al cliente de forma manual el estado de la encomienda


Nombre/ID: Administración de usuarios

Descripción: Se crea un usuario con las respectivas funciones y roles dependiendo el tipo de usuario a crear

Precondiciones: Obtener la información del nuevo usuario


El supervisor ingresa los datos del nuevo usuario

Verifica la información

Registra el nuevo usuario mostrando la información en pantalla

Flujo Alterno: Se anotan los datos de forma manual y los permisos.


Nombre/ID: Consultar informes

Descripción: Se realizan las consultas de los informes diarios y mensuales para posteriormente hacer un respectivo balance.

Precondiciones: El tesorero debe haber ingresado al sistema y haber aprobado el informe.


El tesorero se identifica El tesorero consulta los informes

Verifica los datos ingresados Muestra la información de los

respectivos informes

Flujo Alterno: Si no está en el sistema el supervisor procede a crearle un usuario para poder consultar los informes.


Nombre/ID: Aprobar base inicial

Descripción: En cada caja se debe ingresar un cargue inicial de dinero.

Precondiciones: El tesorero debe haber ingresado al sistema y haber aprobado el cargue inicial.


El tesorero se identifica El tesorero aprueba el cargue

Verifica los datos ingresados Carga el dinero en las cajas

respectivas

Flujo Alterno: Si no está en el sistema el supervisor procede a crearle un usuario para poder aprobar el cargue inicial.


Nombre/ID: Realizar embalaje

Descripción: Si el cliente lo desea puede pedir un servicio adicional de empaque especial por un monto más.

Precondiciones: Debe estar registrada la factura


El bodeguero procede a realizar el embalaje y a registrar el monto adicional

Verifica el costo

Verifica los datos ingresados del monto

Registra el monto ya actualiza el costo

Flujo Alterno: Si no está la factura se procede a informar al remesador para su respectivo registro.


Nombre/ID: Modificar datos cliente

Descripción: El remesador pudo haber ingresado mal un dato del cliente a la hora de realizar la factura por lo cual el jefe de oficina procederá a modificar el dato correspondiente.

Precondiciones: El usuario debe estar registrado en el sistema.


El jefe de oficina ingresa los datos del usuario

Modifica el correspondiente dato Verifica la información del cliente

Verifica los datos ingresados y los muestra en pantalla

Registra nuevo dato

Flujo Alterno: Si no está registrado el usuario se procede a realizar el respectivo registro.


Nombre/ID: Consultar envio

Descripción: El cliente puede verificar el estado del envió por medio del número de remesa del mismo

Precondiciones: Debe estar registrado el rutero


El cliente ingresa el número de remesa

Verifica la ruta y horario que ha seguido la encomienda

Verifica el número de remesa Busca el respectivo rutero Muestra el estado en pantalla

Flujo Alterno: Si no se encuentra o no esta registrado la encomienda se procede a llamar a la empresa para hacer lo de forma manual.


Nombre/ID: Realizar descuento

Descripción: El vendedor puede hacer descuentas dependiendo si es un tipo de cliente especial.

Precondiciones: Debe estar registrado el cliente, y la remesa


El vendedor ingresa al sistema Procede realizar el descuento del

valor en la remesa Verifica el nuevo valor

Verifica los datos del vendedor Verifica el nuevo valor Registra el nuevo monto

Flujo Alterno: El vendedor se comunica a la empresa para que el remesador establezca el nuevo monto en la remesa.

Modelo procesos del negocio:

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