requerimientos de propuestas y...

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Nov.

2008 FIUBA – Administración y Control de Proyectos II

Requerimientos de Propuestas

y

Propuestas

Nov.

2008

Índice

Requerimientos

De Información

De Propuestas

Administración de contratos

Propuestas

FIUBA – Administración y Control de Proyectos II 2

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2008

El Jefe de Proyecto en su rol de Comprador

Administración de ComprasEl Jefe de Proyecto normalmente debe

adquirir software, equipos, y servicios de terceros

Esto lo puede hacer directamente el,

o bien a través de un sector especializado como una Oficina de Compras

En ambos casos la responsabilidad de la adquisición adecuada recae en el Jefe de Proyecto


Nov.


Requerimientos de

Información y de Propuesta

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Nov.

2008

Requerimiento de Información o RFI

Utilizado para investigar información

acerca de productos y posibles soluciones

posibles implementaciones

Información de precios

Información de proveedores

No es vinculante


Nov.


Requerimiento de Propuesta

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Requerimiento de Propuesta o RFP

Especifica los requerimientos para una solución

Especifica el tipo de contratación que se hará

Es vinculante

El posible proveedor responderá proponiendo una solución técnica

proponiendo un calendario de implementación

cotizando la solución


Nov.

2008

Cuándo y porqué debe generarse una RFP

Cuándo y porqué

las especificaciones no pueden ser lo suficientemente precisas para seleccionar en base a precio

la solución de distintos proveedores puede basarse en distintos productos

los servicios ofrecidos por los proveedores difieren

lo que se compra no es un producto de tipo “caja cerrada”


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Contenido típico de una RFP

Sección Administrativa Quién requiere la Propuesta, resumen del pedido, quién se

puede presentar, formato de la presentación, fechas límites, etc.

Sección Técnica Solución requerida aclarando lo obligatorio y lo opcional,

requerimientos de hw y sw, situación actual.

Sección de Administración del Proyecto Equipo propuesto, fecha requerida, calendario propuesto,

documentación, entrenamiento, soporte.

Sección Precios Costo de la solución completa, modalidad y formas de pago

Sección Antecedentes Experiencia del proveedor, soluciones similares

implementadas, referencias de clientes


Nov.


Evaluación de las respuestas

a un

RFP

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2008

Evaluación subjetiva

Se observa

Respuesta concreta al pedido

Profesionalismo y experiencia en la forma

de redactar la respuesta

Profesionalismo de los vendedores

Impresión acerca de la Compañía

Afinidad entre comprador y posible

proveedor (le compraría Ud. un auto

usado?)


Nov.

2008

Evaluación Objetiva

Cumplimiento de aspectos

administrativos y legales

técnicos

de administración del proyecto

Las respuestas permite comparar los

precios?


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2008

Evaluación de Riesgos

El riesgo es un factor más a evaluar

Se buscan posibles zonas de

potenciales riesgos en:

el Proveedor

el Producto

el Proyecto


Nov.

2008

Evaluación del Precio

Qué porcentaje de la puntuación es el precio del total evaluado?

Es posible comparar las distintas propuestas.

se refieren a lo mismo?

presentan soluciones equivalentes?

Qué pasa si los precios difieren en órdenes de magnitud?

100.000 y 600.000 por ejemplo?

Normalmente, el precio debería ser un factor de decisión cuando técnicamente ningunapropuesta es superior a otra.


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Tipo de Oferentes

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2008

Tipo de oferente

Proveedor directoFabricante del producto

Revendedor que agrega valor (VAR)Provee y completa el producto, en la mayoría

de los casos con ampliaciones o servicios adicionales

IntegradorAgrupa diversos proveedores, los administra,

normalmente responde financieramente por el proyecto y ofrece una solución integrada


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Nov.


Administración de un Contrato

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Nov.

2008

El Jefe de Proyecto en su rol de Administrador de un Contrato

Administración de Contratos

El rol del Jefe de Proyecto en el caso que

la aplicación sea desarrollada totalmente

por un Proveedor será fundamentalmente

la administrar un contrato


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Nov.

2008

Administración de Contratos

Qué es administrar un contrato?

Basado en un plan de entregas que se

pactó con el Proveedor,

verificar que las mismas sean cumplidas en

fecha y con la calidad convenida

Los entregables que generará y si interesa las

actividades para completar estos entregables

Estos entregables y actividades Identificadas por el

proveedor a través de una WBS detallando como

descompuso el Alcance


Nov.

2008

Seguimiento del Contrato - Reunión de Avance

Reunión periódica para evaluar el

progreso del trabajo y el cumplimiento

del contrato

Formal y con fechas pre-establecidas

Frecuente, dependiendo de la

extensión del proyecto y su avance


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Nov.

2008

Seguimiento del Contrato - Avance y Pagos

En un contrato basado en entregables,

el pago

también estará asociado a estos

entregables

podrá liberarse o retenerse en función de

acordar Comprador y Proveedor que el

hito fue cumplido

El cumplimiento estará atado a la fecha de

entrega y a la calidad de la entrega


Nov.


Propuestas

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Nov.

2008

El Jefe de Proyecto en su rol de Colaborador en la Preparación de Propuestas

Colaboración en preparación de PropuestasUna Propuesta es

la respuesta a un requerimiento formal, RFP, o informal de un potencial cliente o cliente,

para proveer un proyecto o servicio

y también puede ser no solicitada

El rol del Jefe de Proyecto en este caso es colaborar en la confección de dicho documento, en las áreas que son de su competencia


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FIUBA – Administración y Control de Proyectos II24

pedidos de propuestas que se atrasan, congelan o se incorporan

en otras más grandes

33% de aciertos

>$10.000.000 en

oportunidades

identificadas

$3.600.000

propuestas

presentadas

$1.200.000

propuestas

ganadas

Facturación del año anterior $1.200.000.-

Para mantener el mismo valor que el año anterior

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2008

Ventas - Generación de Propuestas

Asumamos que su compañía factura $1.200.000.-por año Para mantener la facturación se necesita obtener $

100.000.- al mes.

Esto significa que se deben ganar $ 100.000 al mes en propuestas sólo para mantenerse igual al año anterior.

Para ganar $ 100.000.- de negocios al mes, deberá ofertar por $ 300.000.- asumiendo que gana un 33% de lo que presenta.

Para presentar por $ 300.000.-, se deben identificar negocios para los cuales estamos calificados para ofertar por 2 a 3 veces esa cantidad .

Normalmente los pedidos de propuestas se atrasan, o congelan o se incorporan en otros más grandes En consecuencia, lo que en el mes 1 parecía una buena

oportunidad, en el mes 5 desapareció.


Nov.

2008

Presentar o no presentar la propuesta?

Decisión fundamental pasa/no pasa

Las propuestas bien hechas llevan tiempo,

son caras, consumen recursos valiosos

Existe posibilidad razonable de ganar?

Si ganamos, podremos cumplir con lo

comprometido?

Es rentable la propuesta?


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2008

Presentar o no presentar la propuesta

Checklist para pasa/no pasaNuestra posición para competir

El costo de preparación de la propuesta

La relación entre la propuesta y nuestro negocio

Costo del proyecto y facturación al cliente

Características del cliente

El valor profesional del contrato

Implicancias en personal y carga de trabajo

Experiencia que podemos realmente ofrecer


Nov.

2008

Riesgos del Proyecto a evaluar

Valor del contrato

Capital de trabajo requerido promedio y pico

Modalidad de Facturación

Margen esperado

Pagos atados a cumplimiento de hitos

Cambios en cantidad de personal (aumentar)

Penalizaciones del contrato, nivel de la perdida por cancelación

Riesgos legales

Formación de consorcios o nuevas sociedades


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Orden de preparación de la Propuesta

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Contenido

PropuestaPresentación

Carta presentación

Título, índice

Resumen ejecutivo

Necesidad Requerimientos del Cliente

Solución Presentación en alto nivel de la solución

Factores diferenciadores de nuestra propuesta


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2008

Propuesta

Propuesta

Plan de Proyecto Calendario

Entregables

Implementación

Documentación

Entrenamiento

Equipo de trabajo CVs, organización del equipo

Subcontratistas


Nov.

2008

Propuesta

Propuesta Precios

Precio, desagregados o consolidados

Modalidad de Facturación

Impuestos

Garantía a proveer

Referencias

Experiencias similares

Testimonios


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Bibliografía

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Bibliografía

Request for Proposal: A Guide to Effective

RFP Development Addison-Wesley 2001

Bids, Tenders and Proposals, H. Lewis, 2003

requerimientos de propuestas y...

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