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Requerimientos de etiquetado con código de barras estándar

Proyecto ESPH

Mayo 2016

© GS1 Costa Rica 2015

Agenda

• ¿Quien es GS1?

• Estándares GS1.

• Uso y registro del archivo de equivalencias, medidas.

• Proceso de Certificación.

• Cierre

2

© GS1 Costa Rica 2015 3

GS Uno en el mundo


¿Quiénes somos?

4

GS1 en el mundo

• Fundado en Bélgica en 1973.

• Más de 42 años de experiencia.

• Organización mundial: 112 oficinas en 150 países.

• Declarado por las Naciones Unidas como una ONG por su labor social.

• Desarrolla y administra los estándares mundiales para la cadena de abastecimiento.

Países con organizaciones miembro GS1

Países representados en forma directa por Bruselas


¿Quiénes conforman GS Uno?

5


GS Uno en Costa Rica


¿Quiénes somos?

7

GS Uno en Costa Rica

• Fundada en 1994.

• 22 años de experiencia.

• Asociación empresarial privada sin fines de lucro.

• Declarada de interés público.

• Más de 2.000 empresas afiliadas, de todo tipo de sector y productos.

• 90% Mipymes y 10% gran empresa.


Misión / 4 Objetivos

8

• 1. Administrar, difundir e implementar los estándares mundiales GS1.

• 2. Capacitar y asesorar a las empresas, para que estas mejoren la logística de su cadena de abastecimiento y demanda.

• 3. Automatizar sus procesos e implementar mejores prácticas logísticas.

• 4. Lograr reducir costos e incrementar la rentabilidad de sus negocios.

© 2014 GS19

Objetivos del proyecto en la ESPH


Automatizar la operación del Almacén Central de la

ESPH mediante la puesta en marcha de los

estándares mundiales de GS1 para lograr una

mejora en sus procesos y el nivel de servicio hacia

las UEN´s.

Objetivo del Proyecto de la ESPH


Introducción a los sistemas GS1


Estándares GS1

12


Generalidades código de barras


¿Qué es el GTIN?

Identificación única y no ambigua de un producto

representada mediante un símbolo compuesto

por una serie de barras oscuras y espacios claros

paralelos entre sí y de anchos variables


Es la única identificación estándar paraproductos, servicios y localizaciones, solamenteGS1 puede asignarlas.

Es un sistema lógico que garantiza la captura yel procesamiento de datos, evitando lasambiguedades.

Son las identificaciones físicas estándares másampliamente usadas en el mundo.

Código de Barras


1) SÍMBOLO:

Representación gráfica del Código.

1) SÍMBOLO:

Representación gráfica del Código.

2) CÓDIGO:

Representación numérica.

2) CÓDIGO:

Representación numérica.

5 6 7 8 9 7

El Código de Barras

• Herramienta para captura automática de la información de un producto o

servicio.


Niveles de codificación


Unidades de

ConsumoGTIN-13

Nivel 1: Unidad de Consumo

1- Unidades de Consumo: artículo que utiliza el usuario final en su

operación.

GTIN-12

GTIN-8


Capacidad de 1.000 productos

Prefijo de Oficina

GS Uno Costa RicaEmpresa

Consecutivo de Producto

Dígito Verificador 0-9

744 301234 000 V

Brindado por GS Uno Costa Rica La asignación es responsabilidad de la empresa


10.000 productos744 10420 0000 V

744 301234 000 V

744 5030 00000 V 100.000 productos

1.000 productos

La cantidad de códigos asignados depende de:• Cantidad de Artículos Comerciales

• Variantes de estos Artículos Comerciales

Prefijo de Oficina

GS Uno Costa Rica EmpresaConsecutivo de

ProductoDígito Verificador 0-9

Brindado por GS Uno Costa Rica La asignación es responsabilidad de la empresa

Asignación del GTIN-13


Cálculo dígito de control

7 4 4 3 8 4 8 0 0 0 0 1 ?

1 3 1 3 1 3 1 3 1 3 1 3

7 + 12 + 4 + 9 + 8 + 12 + 8 + 0 + 0 + 0 + 0 + 3 = 63

RESULTADO DE LA SUMA : 63DECENA SUPERIOR A LA SUMA : 70

DIGITO DE CONTROL :70 - 63 = 7

7443848000017


EmpresaConsecutivo de Producto

Dígito Verificador

720144 00001 V

Estructura del código GTIN - 12


EmpresaConsecutivo de Producto

Dígito Verificador

786 1234 V

Estructura del código GTIN - 8


Cálculo dígito de control

http://www.gs1cr.org/index.php/servicios-complementarios/calculo-del-digito-verificador


Código UPC-A y UPC-E

http://www.gs1cr.org/index.php/servicios-complementarios/expansion-del-upc-e

Los números de identificación de artículo GTIN-12 que

comienzan con un Prefijo U.P.C. 0 pueden representarse

en un pequeño símbolo de código de barras UPC-E.

El Número de Artículo GTIN-12 se condensa en un

símbolo de código de barras que consiste en 6 posiciones

de caracteres de símbolo.

Para el procesamiento de aplicación, el número de

artículo debe ser transformado a su longitud total por

medio del software lector de código de barras o por

medio del software de aplicación.

012345000065

Siempre inicia con 0 y tiene 8

dígitos


¿Cómo asignar un código de unidad de consumo?


744 10420 0002 4

744 10420 0003 1

744 10420 0001 7Pintura XYZ Amarillo

CÓDIGO GS1Color REFERENCIA

Negro

Rojo

Tamaño

¼ Galón

¼ Galón

¼ Galón

Amarillo

Negro

½ Galón

1 Galón

744 10420 0004 8

744 10420 0005 5

Pintura XYZ

Pintura XYZ

Pintura XYZ

Pintura XYZ

Asignación de código de producto


El código es para identificar, no es para clasificar.

El código identifica un producto, NO el precio.

Cualquier cambio en las características del producto como: color,

sabor, tamaño, peso, marca, aroma, talla, presentación, etc.,

…requiere un nuevo número de código de producto.

Principios de Asignación


¿Cómo asignar un código de unidad de distribución?


ESTÁNDAR DE IDENTIFICACIÓN PARA LA UNIDAD DE

DISTRIBUCIÓN QUE SEÑALA EL PRODUCTO Y LA

CANTIDAD DE UNIDADES DE CONSUMO AGRUPADAS.

Unidad de distribución- GTIN 14


Códigos para

unidades de distribución

GTIN-14

Controla la referencia del ítem y su respectiva unidad de empaque (cantidad). Cuando lo capturo, puedo saber cuantas unidades viajan en el cartón.

17441234567899

Mismo código de la unidad de consumo ya que en el corrugado sigue viajando el mismo

producto

Estructura del código GTIN -14


7441234 12345 9

1 744 1234 12345

1 744123412345 3

GTIN -13

GTIN-14

744 1234 12345 9

Caja x 24 Unidades

Unidad de consumo

Generación del GTIN 14

Taladro de percusión ½X 24 UNID


24 unidades3 744 123456 789 3

16 unidades 2 744 123456 789 6

El indicador permite identificar distintas presentaciones de un mismo producto

10 unidades1 744 123456 789 9

Unidad de consumo

744123456789 2Ejemplo:


Preguntas


7 441234567892

Ventajas

GTIN-13

Data Matrix

Ca

ntid

ad

de

info

rma

ció

n

Aprovechamiento el espacio

GS1-128


GS1 DataMatrix

Cuadrado

Aplicaciones en automatización de trazabilidad en unidades de consumo

Capacidad máxima 2335 caracteres alfanuméricos o 3116 numéricos .

Puede tener 24 tamaños diferentes según la cantidad de información.

Su dimensión puede ser menor a 1 cm2


Etiquetado para la unidad de distribución GS1 Datamatrix

• Descripción del artículo.

• GTIN del artículo.

• Número de la bodega de la UEN.

• Estado del articulo: Nuevo (N) o Usado (U).

• Fecha de vencimiento: yymmdd

• Número de orden de compra.

• Código interno del artículo usado por la

ESPH.


Identificadores de Aplicación

Los AIs son prefijos estándar que definen los campos de datos siguientes e

indican su formato.

Los datos a continuación del AI pueden ser caracteres alfabéticos y/o

numéricos, de longitud fija o variable de hasta 30 caracteres.

Identificador

Aplicación

Nombre Completo Formato Nombre de Datos

01 Número Mundial de Artículo Comercial N2+N14 GTIN

92 Número de bodega de la UEN N2+N4 Uso interno por la ESPH

93 Estado del producto: Nuevo (N) o Usado (U) N2+X1 Uso interno por la ESPH

17 Fecha de expiración (Año, Mes, Día) N2+N6 Utilizar hasta o fecha de

vencimiento

400 Número de Orden de Compra del cliente N3+N10 Uso interno por la ESPH


Ejemplos de uso


Preguntas


Archivo de Equivalencias


Archivo de equivalencias

• ID Compañía: corresponde siempre al digito número 1 y tiene una

extensión única de un digito.

• Número de la orden de compra: corresponde al dato suministrado por el

departamento de proveeduría de la ESPH.

• Código Interno: es el utilizado por la ESPH a lo interno y especificado en la

orden de compra.

ID Compañía Orden de Compra Codigo Interno Descripcion del Articulo GTIN GTIN Item Contenido Tipo Embalaje (C o D) Contenido Ancho (centimetros) Alto (centimetros) Profundidad (centimetros)

1 1234567890 123-456-789-012 CEMENTO DE SECADO RAPIDO 02100000000012 C 1 60 30 10

1 1234567890 123-456-789-012 CEMENTO DE SECADO RAPIDO 12100000000019 02100000000012 D 10 190 95 32




Descripción general del artículo: Esta descripción debe de servir como guía para

efectos de garantizar que la información registrada concuerda con lo solicitado

en la orden de compra.

GTIN: El registro del GTIN corresponde primeramente al GTIN 13 de la unidad

de consumo y en las siguientes líneas al GTIN 14 de la unidad de distribución y

serán tantos como unidades de distribución tenga el artículo entregado por el

proveedor.

GTIN Ítem Contenido: El GTIN del ítem contenido, hace referencia al GTIN que

tiene ya sea la unidad de consumo o distribución, que se encuentra contenida

dentro de una unidad de distribución.







Tipo de Embalaje: identifica si la línea corresponde a una unidad de consumo o

a una unidad de distribución.

Contenido del empaque: corresponde a la cantidad de unidades de consumo o

distribución que está conteniendo. Siempre en base al producto de la ESPH.

Dimensiones de Alto, Ancho, Profundidad: son las dimensiones de la unidad de

consumo y/o distribución en centímetros.






Nombre del Campo Formato del Campo Variable de Campo Longitud de Datos

ID Compañía Texto Extensión Única 01 dígito

Orden de Compra Numeral Extensión Variable 10 dígitos máximo

Código Interno Numeral Extensión Única 12 dígitos

Descripción del Articulo Texto Extensión Variable 50 dígitos máximo

GTIN Texto Extensión Única 14 dígitos

GTIN Ítem Contenido Texto Extensión Única 14 dígitos

Tipo Embalaje (C o D) Texto Extensión Única 01 dígito

Contenido Numeral Extensión Variable 05 dígitos máximo

Ancho (centímetros) Numeral Extensión Variable 05 dígitos máximo

Alto (centímetros) Numeral Extensión Variable 05 dígitos máximo

Profundidad (centímetros) Numeral Extensión Variable 05 dígitos máximo



OC de la ESPH


¿Cómo se mide un producto ?


Reglas para medición

Antes de medir un producto hay que determinar cuál es la cara frontal,

esta cara determina la orientación del producto para propósitos de su

medición. Ésta no debe confundirse con la orientación o ubicación final

que éste tendrá en el estante.

Las medidas deben ser bajo el sistema métrico decimal.

Todas las medidas deben redondearse. Los milímetros siempre se

redondean a milímetros enteros. Por ejemplo 99,3 mm sería 100 mm.

Para efectos de la ESPH se trabajará todo en centímetros.

Determinación del frente de un producto

Es el lado predefinido con mayor superficie utilizado por el

fabricante para colocar su marca o una base natural.


Dimensiones


Reglas para medición


Preguntas


Siguientes pasos…


Paso #1Verifique si sus productos tienen Código de Barras Estándar Internacional

53

Productos importados

Productos nacionales

Distribuidor


Diagrama General


Paso #2Requisitos para afiliarse y obtener Código de Barras

• Dos (2) Contratos de afiliación.

• Dos (2) de solicitudes del servicio Código de Barras GTIN.

• Copia de la cédula de identidad del representante legal.

• Copia de la certificación de personería jurídica dada por el Registro Nacional con

menos de 3 meses de emitida (Solo si es persona jurídica).

• Documentos financieros:

Si su empresa tiene un año o más de operar: Copia de la declaración de impuesto sobre la

renta “R3” (formulario D-101) del último período fiscal. (Nota: Si la declaración no registra

movimientos debe presentar una declaración jurada).

Empresa sin operación o menos de un año: Copia de la inscripción a Tributación Directa y

Declaración Jurada de los activos, personal y ventas proyectadas para el primer año de

operación, este documento debe venir autenticado por un abogado (solamente se permite el

machote facilitado por GS Uno).

55


Interno

- Impresora

- Ribbon

- Etiquetas

- Manual de

especificaciones técnicas

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Proveedores externos

- Etiquetas según el tipo de

material

- Datos requeridos en el

GS1 Datamatrix

- Manual especificaciones

técnicas

Paso #3Imprima sus Códigos de Barras


Paso #4Solicite la certificación de GS1 para entregar a la ESPH

57

• Certificación

Proceso cuando se certifican un producto.

• Verificación

Certificar para avalar nuevos tirajes de etiquetas

• Reimpresión

En caso de extravío de documentación


Paso #5Solicite la certificación de GS1 para entregar a la ESPH

• Copia de la orden de compra.

• Lista de los productos = Archivo de equivalencias

• Muestra de las etiquetas o empaques de los productos,

impresos con los códigos de barras que desean registrar.

58


Preguntas


GRACIAS GS1 Costa Rica – Tel.: 2507-8000 – www.gs1cr.org –

[email protected]

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