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REPORTE FINAL

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Reporte Final de la serie de Seminarios y Talleres que se llevaron a cabo en la Ciudad de Cancun sobre Green Meetings, Responsabilidad Social, Esfuerzos Sustentables en la Región y Estandares Internacionales sobre el segmento. Incluye decálogo de acciones a desarrollar para solidificar a Cancun como Destino apto para desarrollar Green Meetings (Reuniones Sustentables). Ago-Sep 2012

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Page 1: Reporte Final Green Meetings Summit Cancun

REPORTE FINAL

Page 2: Reporte Final Green Meetings Summit Cancun
Page 3: Reporte Final Green Meetings Summit Cancun

Patrocinadores:

Page 4: Reporte Final Green Meetings Summit Cancun

Objetivos:

Actualizar en materia de “Green Meetings” o “Reuniones Sustentables” a la proveeduría

relacionada con el Segmento de Reuniones en Cancún

Conocer los esfuerzos locales vigentes relativos al “Turismo de Reuniones” y a las

“Reuniones Sustentables” o “Green Meetings

Reconocer las carencias o retos que en materia de “Reuniones Sustentables” tiene el

Destino Turístico, identificándolos y proponiendo soluciones o alternativas

Conocer las bases de los Estándares APEX/ASTM y aprender a desarrollar una póliza de

sustentabilidad

Conocer, a partir de un caso exitoso, formas eficientes de comunicar los esfuerzos en

Materia de Responsabilidad Social y Sustentabilidad

Desarrollar, a partir de los conocimientos adquiridos, un decálogo sobre el camino a seguir

para la consolidación de las “Reuniones Sustentables” o “Green Meetings” en el Destino

Page 5: Reporte Final Green Meetings Summit Cancun

Conferencistas:

Midori Connolly Platinum Speaker MPI

Co-Chair AV Committee for ASTM Environmentally Sustainable Meeting Standards

Chief AVGirl - Pulse Staging and Events

Johanna Walsh, CMP CEO Twirl Management-Eco Planning;

Certified Trainer of the APEX/ASTM Green Meetings Standards

Mtro. Vicente Ferreyra Consultor en Turismo Sustentable, Media Ambiente y RSE

Coordinador del Proyecto “Diversificación de la oferta turística de la Riviera Maya en base al aprovechamiento

sustentable de los atractivos de la Reserva de la Biosfera en Sian Ka’an”

Coordinador de la Maestría en Gestión, Política y Derecho Ambiental de la Universidad Anáhuac Cancún

Iliana Rodriguez Directora de Comunicaciones y Relaciones publicas de Experiencias Xcaret

Coordinación General:

Jorge Torio, CASE

Director General MMS

Líder de la Iniciativa de Compensación de CO2 para

Grupos y Convenciones en Cancun

Coordinación Académica:

Benjamin Jimenez

Director General

ADHOC Marketing + Turístico

Page 6: Reporte Final Green Meetings Summit Cancun

Programa:

Viernes Ago 31

3:45 Registro

4.00 PM – 4.15 PM Introducción

4.15 PM -6.00PM Iniciativas y Proyectos de Turismo y Reuniones Sustentables

desarrollados en el Caribe mexicano Por Vicente Ferreyra

6:00 PM - 6:10 PM Coffee Break

6:10 PM -8:00 PM Marco Contextual Y Tendencias de las “Green/Sustainable

Meetings”. Establecimiento de “Route Map” para el desarrollo y consolidación de las

“Green Meetings” en el Destino. Por Johanna Walsh & Midori Connolly

Sábado Sep 1

9:00 AM – 10:50 AM Los estándares APEX/ASTM y como estos regularan las Green

Meetings Por Johanna Walsh and Midori Connolly

11:00 AM -12:00 PM Comunicación Efectiva de la Responsabilidad Social Por Iliana

Rodriguez

12:00 PM -1:30 PM Conclusiones y desarrollo del Sumario Ejecutivo del Evento

(“Cancun Green Meetings Manifest”) Por Johanna Walsh y Midori Connolly

1:45 PM Cierre

Page 7: Reporte Final Green Meetings Summit Cancun

Conferencia: Iniciativas y Proyectos de Turismo y Reuniones Sustentables desarrollados en el

Caribe mexicano

Por: Vicente Ferreyra

Síntesis: La conferencia ha sido en sí un repaso general de

algunas de las acciones que se llevan a cabo en los destinos

del Caribe Mexicano en materia de Sustentabilidad y que de

alguna u otra forma están relacionadas con el turismo en

general y el turismo de reuniones. De inicio, Vicente Ferreyra

ha establecido un marco contextual que incluye conceptos

sobre “sustentabilidad”, “turismo sustentable” y “desarrollo

sustentable”, además de compartir datos muy interesantes

sobre la “Huella Ecológica”. Así mismo, ha hecho hincapié en

3 factores indivisibles y necesarios en todo esquema

“sustentable”, tambien llamados las 3 “P”: People (gente),

Planet (Gente) y Profit (utilidad), elementos

Ya en materia del Caribe Mexicano, Vicente tocó temas

sobre la afectación de la flora y la fauna en el estado por

factores como el calentamiento global, el crecimiento

indiscriminado de las urbes, la caza y tala irresponsables y en

general la ignorancia o negligencia de un sector de la

población. Mencionó también las áreas naturales protegidas

y explicó una serie de proyectos que se dan en el estado,

tales como el “The MesoAmerican Reef Tourism Initiative

(marti)”, “The Coral Reef Alliance”, la “Guía de Promoción,

Diseño y Construcción Sustentable en el Caribe Mexicano”,

la “Iniciativa por un turismo bajo en Carbono”, el Proyecto

“Sustainable Riviera Maya” y la “Iniciativa de Compensación

de CO2 para grupos y convenciones en Cancun”.

Acto seguido, Vicente Ferreyra se ha referido a diversas

empresas certificadoras (EarthCheck, Rainforest

Alliance y Green Globe) y certificaciones que

actualmente ostenta un importante numero de

Empresas en la región.

Por ultimo, enumeró las razones por las que es

importante sumarse a iniciativas de este tipo,

siendo estas la Competitividad, la Exigencia del

mercado y la Imagen Publica.

Page 9: Reporte Final Green Meetings Summit Cancun

Marco Contextual Y Tendencias de las

“Green/Sustainable Meetings” Por: Midori Connolly

Síntesis: Como preámbulo de la parte activa del

evento y para cerrar el Marco Contextual sobre sustentabilidad y eventos sustentables, en esta

conferencia se habló de diferentes tendencias a nivel

global en la materia. Se mencionó, de inicio, el

como un 67% de las empresas del Índice Global

Fortune 500 crean reportes anuales de

sustentabilidad y de cómo las empresas

internacionales y globales han llevado a nivel de

estrategia sus esfuerzos sustentables y/o de

responsabilidad social, trayendo a colación nombres

como Unilever, Mc Donalds, Oracle, AARP, etc. Así

mismo Midori Connolly menciono como los eventos de gran escala (Juegos Olímpicos, COP16) hacen

grandes esfuerzos para seguir practicas sustentables,

estableciendo generalmente un parte-aguas en

dicha materia en la Ciudades que son sede. También mencionó la tendencia a que las Ciudades

alcancen posicionamientos en los visitantes mas altos

incluso al país que pertenecen, y el cómo se tiende

a que las regiones o países se promocionen y realicen

proyectos en conjunto. Siguiendo dicha tendencia,

Midori aconsejaba que los esfuerzos en materia de

sustentabilidad se hagan como destino o se

regionalicen, siguiendo ejemplos como el “Acuerdo

sobre Eventos Sustentables en Escandinavia” (que

engloba colaboración político-privada en toda la

región y hacia el exterior para compartir y aprender practicas y soluciones en la materia) o el proyecto

del Buro de Convenciones de Tailandia,

promoviéndose como país para convertirse en sede

de “Green Meetings” (www.greenmeetingsthailand.com;

http://www.youtube.com/watch?v=IlRCzaXaF8w;

En la conferencia también se mencionaron la

tendencia a ostentar certificaciones diversas que

avalen los esfuerzos de sustentabilidad, el como las

empresas en estos días deben desarrollar una cultura

en la materia al interior de las mismas y a la

comunidad en que se localizan y el como la

creatividad y la innovación han ayudado a muchas

empresas a evitar grandes costos al hacer sus

procesos e instalaciones mas sustentables.

Page 10: Reporte Final Green Meetings Summit Cancun

Establecimiento de “Route Map” para el desarrollo y

consolidación de las “Green Meetings” en el Destino. Por Johanna Walsh & Midori Connolly

Síntesis: La premisa de este taller ha sido tomar nota de la situación en que, en materia de sustentabilidad, se

encuentra el destino, considerando el material obtenido

de las primeras dos conferencias, así como el

conocimiento previo sobre procesos o practicas que en

sus empresas o comunidades estén llevando a cabo los

asistentes, buscando que al final, y tras un entendimiento

mas extenso como grupo, se generen propuestas de

soluciones de manera individual e incluso personal para

convertir Cancun en un destino sustentable y que logre un

mayor posicionamiento como sede de “Green Meetings”

o “Reuniones Sustentables”. La primera actividad ha

solicitado identificar, a partir de 5 áreas básicas, los retos

que se vive en Cancun. Dichas áreas fueron:

1) Comunicación/Percepción

2) Operaciones Internas

3) Practicas Estándares

4) Regulación Gubernamental

5) Infraestructura Cívica

Las respuestas, en cada caso, fueron en el siguiente tenor:

1) Comunicación/Percepción: La información que fluye

en la materia no es confiable; El mercado no ve a

Cancun/Riviera Maya como destinos sustentables, No

se conocen a fondo las opciones de destino para promoverse en el nicho, etc.

2) Operaciones Internas: Se cree que los materiales para

ser sustentables son caros; invertir en la materia se

considera un gasto; hay poca información sobre el

tema entra la gente, etc.

3) Practicas Estándares: No son conocidos los parámetros sobre el tema o en algunos casos no hay estándares;

en Mexico no existe la cultura o habito; los lideres de

opinión y expertos en el tema no son conocidos por la

gente común; hay mucha practicas que no se han

etiquetado como sustentables

4) Regulación Gubernamental: Son muy pocas ( o no

muy conocidas) las leyes o regulaciones

gubernamentales; no se le da prioridad a practicas

como manejo de desperdicio, control de CO2, o

reciclaje; el segmento de reuniones no esta unido para

desarrollar o gestionar programas y regulaciones

sustentables, etc.

5) Infraestructura Cívica: La tecnología o Infraestructura

que incentive la sustentabilidad es precaria en el

Destino; No hay programas en las escuelas, o para la

comunidad; los lideres en Mexico siguen sus propios

intereses; hace falta sustentabilizar el “Parque

Vehicular”

Page 11: Reporte Final Green Meetings Summit Cancun

Marco Contextual Y Tendencias de las

“Green/Sustainable Meetings”

Por: Midori Connolly

Descargas:

http://mediaandmeetingssolutions.files.wordpress.com/2010/06/global-trends.pdf

http://mediaandmeetingssolutions.files.wordpress.com/2010/06/roadmap-opening.pdf

Establecimiento de “Route Map” para el

desarrollo y consolidación de las “Green

Meetings” en el Destino. Por Johanna Walsh & Midori Connolly

Page 12: Reporte Final Green Meetings Summit Cancun

Los estándares APEX/ASTM y como estos regularan

las Green Meetings Por Johanna Walsh and Midori Connolly

Síntesis: Después de mas de un año de negociaciones,

finalmente en este 2013 han sido liberados los

Estándares APEX/ASTM sobre Green Meetings. Para abrir

el taller, se revisó detenidamente que eran en sí los estándares. Al final, se concluyó lo siguiente:

1) Son una lista de acciones para asegurar que un

evento es verde

2) Fueron desarrollados por expertos de la Industria

3) Se han desarrollado para 9 diferentes áreas:

Hospedaje, Audiovisual, Comunicaciones, Destinos,

Exposiciones, Alimentos y Bebidas, Oficinas en Sitio,

Transportación y Locaciones

4) Tienen 4 niveles de alcance y la forma en que cada

uno puede/debe usarse como referencia va a

depender de las practicas sustentables utilizadas en

un evento. Para referirse, por ejemplo a que un

evento sustentable alcanza el nivel 1, deberán

haberse alcanzado y seguido los estándares de las 9

áreas

5) Trabajan en conjunto con otros estándares y

certificaciones

Así mismo, se repasó como los estándares facilitarán los

la relación entre “Planners” y “Suppliers” y los porqués

de que se espere sean altamente exitosos: a)Definen

finalmente que es un evento verde; b) Ayudan a la

medición; c)Permiten a todos saber las metas

sustentables de un evento . También se habló de algunos de las recomendaciones

para la utilización adecuada de los estándares, entre

ellos la elaboración de una Póliza de Sustentabilidad.

Acto seguido se hizo un ejercicio que dio a los asistentes

lo parámetros de cómo elaborar una para sus propias

empresas. También se hizo un ejercicio para determinar

las acciones que cada una de las empresas de los

asistente podrían/deberian llevar a cabo en pro de la

sustentabilidad, asignando 3 valores específicos sobre el

nivel de cumplimiento de estas.

Finalmente, se hizo una revisión somera de los

estándares APEX/ASTM enlistados y se permitió leer un

poco sobre su contenido en cada uno de las 9 áreas.

Los nuevos estándares APEX/ASTM y las políticas para su

utilización adecuada pueden obtenerse en la pagina

web: www.astm.org

Page 13: Reporte Final Green Meetings Summit Cancun

Los estándares APEX/ASTM y como estos regularan

las Green Meetings Por Johanna Walsh and Midori Connolly

Descarga: http://mediaandmeetingssolutions.files.wordpress.com/2010/06/cancunapexwkshp.pdf

Page 14: Reporte Final Green Meetings Summit Cancun

Síntesis: Una conferencia muy esperado en virtud de

el éxito probado de el grupo Xcaret en comunicar

todas y cada una de las actividades y proyectos

sustentables (culturales, caritativos, de conservación,

etc.) que a través de los años ha ido realizando.

Iliana Rodriguez, con muchos años trabajando para

el grupo, dio cuenta de lo satisfactorio que ha sido ir

consiguiendo el reconocimiento de la prensa,

autoridades y de la gente en general al respecto.

Ella, como Vicente Ferreyra, reflexionó sobre los

aspectos ambiental, económico y sociocultural a que refieren los principios de sustentabilidad,

destacando la importancia del equilibrio entre ellos

para garantizar la sostenibilidad a largo plazo.

Habló además de las certificaciones y la importancia

que estas tienen a la vista de terceros, mencionando

algunas de las que ostenta el grupo (EarthCheck,

ESR, El Pacto Mundial y otras).

Mencionó también la importancia de educar a los

públicos y emplear diferentes lenguajes para cada

uno de ellos, sin que esto signifique perder la esencia

del mensaje. Iliana dio varios ejemplos de situaciones con las que

se han enfrentado durante los años trabajando y

comunicando temas de los Parques, incluyendo los

criaderos de tortugas, de guacamayas, la travesía

maya, los programas de ayuda comunitaria,

la relación con la Fundación Flora, Fauna y Cultura,

AC, con la prensa y, sobre todo, con los empleados

de los parques, principales actores de muchas de las

practicas sustentables de los parques.

Para concluir, Iliana hablo de los resultados positivos

que las practicas sustentables y su adecuada

comunicación han reportado al Grupo:

La sustentabilidad termina siendo parte de la

identidad corporativa.

Disminuye la rotación de personal.

La percepción de valor aumenta. Logra defensores (advocacy).

Contribuye a elevar la satisfacción del cliente.

Comunicación Efectiva de la Responsabilidad

Social Por Iliana Rodriguez

Page 16: Reporte Final Green Meetings Summit Cancun

Síntesis: La ultima parte del evento consistió en un taller

en donde se tomó un poco de lo revisado durante todo

el evento y en especial del tema de los retos que

actualmente tienen Cancun y el Caribe Mexicano

como destinos sustentables y como sedes aptas para

las “Reuniones Sustentables” o “Green Meetings”.

En forma general, se obtuvieron respuestas y propuestas que se resumen líneas abajo y que nos dan pie a crear

un decálogo de actividades que nos permita

emprender el camino hacia nuestro objetivo.

Bajo la premisa de lo que “se puede hacer” para

corregir o dar un giro a los retos, los asistentes

mencionaron conceptos por demás interesantes. Entre

esas conclusiones, las siguientes:

La percepción general es que Cancún no es

reconocido como un destino sustentable.

Al no haber una cultura sustentable es importante el

concientizar, educar e implementar practicas desde el hogar, hasta el lugar de trabajo y la comunidad.

No se tiene información abierta sobre las acciones

que lleva a cabo el gobierno y/o las empresas por lo

que se propone fomentar los procesos de

comunicación para dar a conocer lo que actualmente

se está haciendo.

Que cada empresa promueva sus acciones

individuales pero también se integren a las de destino y

se le de una mayor difusión (OVC) en los eventos en los

que se participa, en medios, redes sociales, etc.

Aprovechar el impulso que la COP16 le dio a Cancun y

el Caribe Mexicano en cuestión de imagen como

destino pro-sustentabilidad

Tener en consideración actividades que el gobierno

ha implementado y han trascendido, tales como

reciclatón y la separación de basura

Tomar el ejemplo de empresas locales que ya

fomentan el turismo sustentable y desarrollar proyectos

corporativos para apoyo a las comunidades , asi como

a la flora y fauna de la región

Tomar e ejemplo de empresas que tienen programas

de reciclaje, prácticas de ahorro energético,

separación de basura, creación de viveros.

En procedimientos gubernamentales, hacer las cosas

de acuerdo a la ley y no apoyar sobornos.

Buscar llevar a cabo proyectos de inversión para

infraestructura en colaboración con el gobierno e

iniciativa privada.

Buscar y aprovechar mejor los nuevos nichos

interesados en este segmento.

Introducir a los clientes en los temas sustentables.

Aprovechar mejor la tecnología en cuestión de apps,

cd, dispositivos y evitar en lo posible las impresiones o

hacerlo en papel certificado (imprentas locales ya lo

ofrecen)

Al final, la conferencista invitó a los asistentes a

plasmar y compartir compromisos profesionales y

personales en materia de sustentabilidad a corto y

largo plazo.

Cierre del “Route Map” y desarrollo del Sumario

Ejecutivo del Evento

Por Johanna Walsh

Page 17: Reporte Final Green Meetings Summit Cancun

Conclusiones y desarrollo del Sumario Ejecutivo

del Evento (“Cancun Green Meetings Manifest”)

Por Johanna Walsh

Descarga: http://mediaandmeetingssolutions.files.wordpress.com/2010/06/roadmap-closing.pdf

Page 18: Reporte Final Green Meetings Summit Cancun

CONCLUSIONES

En general, el evento ha logrado sus objetivos y nos

obliga a fijar como siguiente paso el establecimiento

de un programa con acciones que incluya en definitiva cada uno de los elementos de la

sustentabilidad en los grupos y convenciones que se

desarrollen en el destino y de como resultado la

proyección internacional de este como sede para

eventos del segmento. El primer paso, la clarificación

del momento especifico en el que Cancun y el

estado se encuentran, no solo en lo referente a las

“Green Meetings” o “Reuniones Sustentables” sino en

general al “Turismo Sustentable”, ha sido posible

gracias a la participación de cada uno de los

oradores invitados, así como a las opiniones vertidas

por el resto de los profesionales asistentes a los talleres

y seminarios del evento. El saber que en el Destino no

se está empezando de cero nos invita a ser

optimistas y, aunque se reconoce que los esfuerzos

relevantes y casos de éxito provienen de iniciativas

individuales y particulares, también se ha podido

detectar buena voluntad e intención en diferentes

sectores de gobierno e iniciativa privada hacia

proyectos regionales relacionados con el “Turismo

Sustentable” y con las llamadas “Green Meetings”.

Como resultado de lo anterior y para dar por

terminados los trabajos del evento, ha sido menester

realizar un manifiesto con 10 acciones a realizar que

marquen el inicio de el proceso de conversión de

Cancun como destino de grupos y convenciones.

Page 19: Reporte Final Green Meetings Summit Cancun

DECALOGO “Cancun Green Meetings Summit Manifest”

Acciones a seguir para el inicio de la consolidación de Cancun como Destino de Grupos y Convenciones Sustentables

1) La “Iniciativa de Compensación de CO2 para Grupos y

Convenciones en Cancun” se transformará en “Iniciativa

Pro-Consolidación de Cancun como destino Sustentable

para Grupos y Convenciones” (Nombre corto: “Cancun Reuniones Sustentables” o “Sustainable Meetings Cancun”),

sin afectar su espíritu inicial pero adicionando la

coordinación, recomendación y promoción de practicas

sustentables para grupos y convenciones que se

desarrollen en Cancun convirtiéndose en la referencia y

representación del gremio en esta materia

2) Se establecerá un comité para “La Iniciativa” mencionada

que incluya a los miembros fundadores de su predecesora

(de así desearlo) y a un máximo de 5 nuevos miembros que

determinen el nuevo accionar , con el compromiso de estar

listos para la inclusión abierta a partir de enero del 2013

3) “La Iniciativa” solicitará y coadyuvará a que la Oficina de

Visitantes y Convenciones de Cancún finalice su proyecto

de recuento y adición de cada una de Iniciativas

individuales pro-sustentabilidad por parte de los Hoteles y

principales proveedores de servicios para grupos y

convenciones en Cancun , completando y poniendo “en

línea” dicha información en el área destinada para el tema

en su sitio web. Solicitará también a la OVC que permita una

actualización periódica trimestral para incluir nuevos

proyectos

4) “La iniciativa” solicitará a el Maestro Vicente Ferreyra que

funja como asesor y supervisor en materia de ”Turismo

Sustentable” y “Practicas Sustentables” aplicables al

Segmento de Reuniones, además de convertirse en enlace con otros proyectos e iniciativas relacionadas con el “turismo

sustentable”

5) “La Iniciativa” solicitará a la OVC de Cancun que, además

de seguir como miembro fundador, patrocinador y

aval, refiera en sus editoriales publicitarias del 2013 (en

medida y medios que considere pertinentes) información

sobre los trabajos y esfuerzos que en materia de “Sustenta-

bilidad” y “Reuniones Sustentables” se desarrollan en el destino, ya sea en forma individual o a través de “La iniciativa”

6) El Comité desarrollará un documento en donde aconseje

un mínimo de 50 prácticas sustentables al operar una Reunión, Congreso, Convención o Viaje de Incentivo en

Cancún, considerando 5 de las 9 áreas utilizadas en el establecimiento de los Estándares APEX/ASTM para “Green

Meetings”. Dicho documento mismo que divulgará en todos

los sectores que integran el segmento de Reuniones en México y el Extranjero

7) “La Iniciativa” desarrollará un blog que promueva y de a conocer sus acciones, notas e información de Cancún como

sede para Reuniones Sustentables, promueva además las

recomendaciones para la Operación Sustentable de los mismos y promueva y distribuya (en combinación con otros

medios) el Manual de Operaciones de Eventos Sustentables realizado por la SECTUR Federal, así como las vías para

obtener los estándares APEX/ASTM sobre “Green Meetings”

8) “La Iniciativa” establecerá vínculos directos con al menos 5 fundaciones u ONGs con el fin de promover su interacción

con asistentes a Eventos de Reuniones, incluyendo la generación de condiciones para fomentar la donación y la

participación en actividades de Responsabilidad Social y de

Conservación del Medio Ambiente 9) “La Iniciativa” establecerá vínculos con el mayor numero

posible de Dependencias de Gobierno Municipal, Estatal y Federal para mantenerse al tanto de proyectos, legislación u

otros que afecten o beneficien el desarrollo de las “Reuniones

Sustentables” en el Destino Turístico 10) “La Iniciativa” gestionará y organizará en 2013, en

combinación con la OVC de Cancun y otros patrocinadores, al menos 3 conferencias o talleres sobre temas relativos a las

Reuniones Sustentables, Turismo Sustentable, Certificaciones,

etc.

Page 20: Reporte Final Green Meetings Summit Cancun

EMPRESAS E INSTITUCIONES PARTICIPANTES

EN GREEN MEETINGS SUMMIT 2012

AD HOC MARKETING + TURISTICO AVI-SPL AUDIVOUSAL

BEL AIR RESORTS CANCUN CENTER

CANCUN OVC CELEBRACION

DREAMS CANCUN EXPERIENCIAS XCARET

GRUPO REGIO JSAV AUDIOVISUAL

MMS, MEDIA AND MEETINGS SOLUTIONS NOW RESORTS

PALACE RESORTS SANDOS RESORTS

SARAO