reporte anual ebequest 2014
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REPORTE DE
GESTIÓN Q4- anual
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CRECIMIENTO ABSOLUTO
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Logros
• Enfoque en gestión de proyectos garantizó un cambio radical en el volúmen del programa.
• 825% de crecimiento con respecto al periodo de gestión anterior, en intercambios realizados (EBequest: 33 XP ; EBelieve: 4 XP).
• Desarrollo de procesos de control con el EP para dar cumplimiento a los criterios de Auditoría (Cumplimiento por encima del 80% en todos los periodos de revisión).
• Empoderamiento de proyecto social a nivel nacional que se convirtió en proyecto bandera del LC.
• Experiencia en P-BOX.
• Net Promoter Score.
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COOPERACIÓN INTERNACIONAL
• El proceso de Cooperación Internacional se desarrollo con el
propósito de abrir el mercado del LC en materia de MA.
• Este proceso se llevo a cabo por medio de inversiones del fondo
operativo en beneficios para los trainees de summer y eventos
internacionales, se dejaron cooperaciones con los siguientes países:
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Reporte IGIP
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Acompañamiento constante e intervención directa en los proyectos.
Estandarización y fortalecimiento de los procesos
Enfoque en Pipeline del Área
ESTR
ATE
GIA
S
Q4
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GCP´s
Utilización de canales de comunicación eficientes para mejorar el flujo interno de información.
Alineación de tiempos de respuesta con el TN takers.
Obtención de certificación CLO
Acercamiento a empresas como Shlumberger, Facebook en Colombia y Bimbo.
Fidelización y mejoramiento de las relaciones con nuestros aliados
Estandarización en los costumer Flows del Area. (TN Takers / EP´s )
Centralización de la información técnica y teórica para apalancar los procesos. Fidelización y mejoramiento de las relaciones con nuestros aliados
GC
Ps
An
ua
les
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GCP´s
Estandarización en los costumer Flows del Area. (TN Takers / EP´s )
Centralización de la información técnica y teórica para apalancar los procesos.
GC
Ps
An
ua
les
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Lea
rnin
g
po
ints
A
nu
ale
s Timelines extendidos para la generación de proyectos
Alineación de Expectativas con los Trainees
La falta de conocimiento y estandarización de los procesos al inicio del termino genera complicaciones para lograr las metas propuestas
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Est
rate
gias
Q4
Estandarización de procesos debido al
cambio de plataforma
Sesiones informativas personales y entrevista
virtual
Foco en pipeline de aplicantes
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Convenio con facultades
Costumer flow claro y estandarizado
Auditoria como foco
Procesos mas rápidos y eficientes Relación
con los EPS
GCPs
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Tiempo de contacto
Foco en el marcado
Tasas de conversión
BCPs
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Resultados oGCDP 2014
53 RA
42 MA 39 RE
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OGIP 2014
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TLP
Project Adviser
Project manager
TLP
VP CEM VP CSI
The Team 2014
Liz Gonzales
Wil
Caro
Lau
Elizabeth Ramirez
Leo Santi Gil
Santi Ruiz Clau Puerto
Vale
Dani Botero Kevin Lisa
Liz
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Cumplidas
1. Cambio de estructura para equilibrar tasas de conversión 2. Enfoque en el ER y en la eficiencia de las tasas de conversión 3. Mejorar el Tracking de aplicantes. 4. Protocolos para ser aplicantes 5. Introducción de nuevos productos 6. Entrenamiento pre EXPA
Estrategias del año
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1. Acercamiento al MC 2. Capacitación en EXPA 3. Canales de comunicación con los Eps 4. Implementación de MRBs Virtuales 5. Roles específicos para auditoria 6. Entrenamiento y alineamiento de los EPs 7. Re Raise
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1. Tasa de conversión de interesado a Aplicante 2. Eficiencia de procesos de legalización para el RA 3. Asistencia a las reuniones y eventos 4. Rotación de equipo 5. Falta de soporte al Match de los Eps demasiado
enfoque en RA y en delivery 6. No hubo muchos espacios de comunicación
presencial con los Eps
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Puro VGA!!
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Estrategias Principales
RECLUTAMIENTO • Campaña interna #TodoSomosReclutamiento – Comité empoderado con el
proceso de reclutamiento ( TM como un área de ventas) • Reclutamiento rápido y sencillo ( 2 semanas ) Reconocimiento en LDC !! • Cumplimos satisfactoriamente la necesidad de talento en las áreas en los
tiempos necesarios para apalancar las operaciones. • Reconocimiento del programa de líder global reflejado en # de aplicantes (
mas de 150 aplicantes al link nacional) • Estandarización del proceso de selección ( Entrevista, taller por
competencias y alineación de expectativas de los aplicantes) • Estudio de mercados para promoción enfocada a perfiles específicos. • Análisis y descripción de cargos para aumentar la tasa de retención (TODOS
LOS MIEMBROS DE AIESEC EN ECI CONTABAN CON SU JD O MOF)
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Estrategias Principales
Soporte a Intercambios
• Plan de incentivos en sinergia con finanzas • Promoción interna en sinergia con Comm • Acompañamiento a trainees antes de su llegada y durante su
experiencia • Returnee day
GCDP IXP Summer ( 8 miembros en intercambio; 2 Returnees) IXP Winter ( 4 Miembros en intercambio) Micro XP Summer (8 trainees)
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Estrategias Principales
MINIMOS DE CALIDAD EN LAS EXPERIENCIAS. • Reconocimiento por parte del comité acerca de cuales son los mínimos de calidad
de experiencias TLP y TMP • Seguimiento a experiencias de equipo (OC´s) • Cierres de experiencia a miembros ( Retiros , recesos , Re-allocation) • Formatos estandarizados para 121 ( DDL de aplicación ) • Miembros Espía (Evaluación de reuniones y compromisos ) • Herramienta de seguimiento para evaluación de performance ( Master Track)
EMPODERAMIENTO Y CULTURA ORGANIZACIONAL • AIESEC days ( VGA Day, Trabajo en equipo, LC simulation) • Campaña interna #PuroVGA , #SoyunmiembroVGA • Re- estructuración de logo y creación de camisa oficial del comité • Reuniones de córner (sinergias, confianza y trabajo en equipo) • Identidad de la EBequest ( compromiso y legado como mensaje final) • Identidad de TLPs ( M&M , medios de comunicación efectivos) • Rewards and Recognition enfocado en retos de colaboración ( Puntos ECI)
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Good Case Practices
Reclutamiento
Políticas de membresía y proceso legal estructurado
Soporte a GCDP ( IXP y Micro XP)
Seguimiento a experiencias ( Quality Team )
Sistema de reconocimientos ( Puntos ECI)
Sinergias ( Finanzas, Educación, OGCDP )
Pipeline de membresía y liderazgo
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Sinergia ( MKT + COMM , GIP )
Herramienta de seguimiento ( Ejecucion)
Campaña interna ( Cultura organizacional )
Returnee Day
Red Alumni
Plan carrera ( Mentoring )
Evaluación de ciclos de educación.
Bad Case Practices
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Sin excusas y dando siempre lo mejor CUMPLIENDO LA PROMESA!!! https://www.youtube.com/watch?v=FzdTjf4Fktc
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REPORTE DE GESTIÓN Q4- anual
LINA MARIA LASSO CARABALI
EB MANAGER EDUCATION AND DEVELOPMENT
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• KM cierres de experiencia (Recopilación de información)
• Estructuración del programa de SDP – Construcción de lineamientos
ESTR
ATE
GIA
S
Q4
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GC
Ps
An
ua
les
• Canales de comunicación con TLPs
• Capacitaciones en Diferentes ambientes globales de aprendizaje
• Asistencia a los espacios del Comité
• Sinergia con TM
• Capacitadores externos
• Contenidos brindados
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• Falta de sinergia con COMM • Falta de evaluación a los espacios
realizados (Zonalito, AIESEC DAY) • Falta de seguimiento al
compromiso de los TLPs • Falta de estandarización de
procesos • Falta de organización con el
calendario
BC
Ps
An
ua
les
![Page 41: Reporte anual ebequest 2014](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022031821/568ca9e01a28ab186d9f50d1/html5/thumbnails/41.jpg)
MUCHAS GRACIAS
VGA MEMBERS
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REPORTE DE GESTIÓN Q4- anual
MARKETING & COMM
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MKTEAM
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• Seguimiento y soporte a las áreas
operativas
• Ejecución estrategia de Familias
Globales
ESTR
ATE
GIA
S
Q4
![Page 45: Reporte anual ebequest 2014](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022031821/568ca9e01a28ab186d9f50d1/html5/thumbnails/45.jpg)
GC
Ps
An
ua
les
• Campaña referidos
• Fortalecimiento de alianzas
(Aparición en medios de las Universidades)
• Capacitación en ventas
Soporte IGCDP
Stands con BTLs estratégicos
Participación en ferias
Realización estudio de Mercado
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• Tasa de conversión de aplicantes a Ra muy baja
• Capacitación para uso de Blog
• No ejecución efectiva
de estrategias Comm
• No ejecución de Global
Village
BC
Ps
An
ua
les
![Page 47: Reporte anual ebequest 2014](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022031821/568ca9e01a28ab186d9f50d1/html5/thumbnails/47.jpg)
MUCHAS GRACIAS
VGA MEMBERS
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REPORTE DE GESTIÓN Q4- anual
Andres Felipe Baez Acosta
EB MANAGER IM
![Page 49: Reporte anual ebequest 2014](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022031821/568ca9e01a28ab186d9f50d1/html5/thumbnails/49.jpg)
• KM (Recopilación de información)
• Soporte GIS
ESTRATEGIAS Q4
![Page 50: Reporte anual ebequest 2014](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022031821/568ca9e01a28ab186d9f50d1/html5/thumbnails/50.jpg)
GCPs Anuales
• Estandarización de Canales de comunicación.
• Capacitaciones GIS
• KMs Centralizados
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• Falta de sinergia con COMM
• Buen uso del Blog
• Seguimiento de Plan de medios
• BI
• Sinergia con Áreas de operaciones
BCPs Anuales
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![Page 53: Reporte anual ebequest 2014](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022031821/568ca9e01a28ab186d9f50d1/html5/thumbnails/53.jpg)
FINANCE & MANAGEMENT
![Page 54: Reporte anual ebequest 2014](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022031821/568ca9e01a28ab186d9f50d1/html5/thumbnails/54.jpg)
![Page 55: Reporte anual ebequest 2014](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022031821/568ca9e01a28ab186d9f50d1/html5/thumbnails/55.jpg)
RESOURCES MANAGEMENT 1. Dejar 20 millones de patrimonio en el
comité. 2. Sin deudas con la oficina nacional. 3. Procesos legales y financieros en orden. 4. Cultura de OCs Autosostenibles
EXCHANGE SUPPORT 1. Fast Responding 2. Apoyo y consultoría para ICX
(Presupuestos, Visado, Convenios, Fechas, seguimiento metas)
3. Soporte en proyectos de ICX
Governability & Auditing 1. Compendium local creado en el
2014. 2. Pleno derecho es un privilegio. 3. Cumplimiento +80% de las ultimas
dos auditorias.
Lo logramos!!!! Cumplir nuestros Milestones en Finance.
![Page 56: Reporte anual ebequest 2014](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022031821/568ca9e01a28ab186d9f50d1/html5/thumbnails/56.jpg)
1. Respuesta rápida para solucionar problemas 2. Uso Efectivo de Expa, Start y Podio. 3. Cumplimiento de DDL 4. Manejo del flujo de caja. 5. Presencia en eventos de finanzas a nivel nacional e internacional. 6. Plan de riesgos al perder liquidez funciono correctamente. 7. Consolidación de la Gobernabilidad del comité al crear el compendium
local. 8. Finanzas empoderado a soportar al comité y no solo ser caja y bancos. 9. Análisis de inversiones. 10. Pago de nomina puntuales según acuerdos establecidos con los trainees GIP. 11. La Auditoría se cumple. 12. Seguimiento a cumplimientos de RA MA RE de intercambio con la EB.
![Page 57: Reporte anual ebequest 2014](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022031821/568ca9e01a28ab186d9f50d1/html5/thumbnails/57.jpg)
1. Falta de capacitación en procesos de Delivery y planeación de proyectos para soportar adecuadamente el Summer.
2. Baja ejecución del presupuesto. 3. Legalizaciones lentas al no soportar el proceso
con las áreas de intercambio directamente. 4. Afiliación Salud trainees IGIP.
![Page 58: Reporte anual ebequest 2014](https://reader031.vdocuments.co/reader031/viewer/2022031821/568ca9e01a28ab186d9f50d1/html5/thumbnails/58.jpg)
“Cada acción que realizamos debe estar orientada a generar
valor a nuestros productos”
Connect FIN + Operations
Be able to formulate the right questions
Grow
Like Never Before