repÚblica de colombia congreso de la repÚblica cÁmara de …€¦ · linda johana reyes moreno...

CÁMARA DE REPRESENTANTES DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

MANUAL DE CONTRATACIÓN

CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019

PÁGINA 1 Página 1 de 71

Elaboró: Revisó: Aprobó:

ISABELLA MARTÍNEZ CHACÓN

DIANA PILAR PULIDO GÓMEZ

LINDA JOHANA REYES MORENO

CRISTIAN ANDRÉS CARRANZA

RAMÍREZ

MARÍA CAROLINA CARRILLO

SALTARÉN

REPÚBLICA DE COLOMBIA

CONGRESO DE LA REPÚBLICA

CÁMARA DE REPRESENTANTES


Enero 2020



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

Contenido 1. INTRODUCCIÓN 5

2. ASPECTOS GENERALES 6

2.1. OBJETIVO. 7

2.2. ALCANCE. 7

2.3. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL 8

3. NATURALEZA Y COMPETENCIAS DE LA CÁMARA DE REPRESENTANTES 9

3.1. NATURALEZA JURÍDICA DE LA CÁMARA DE REPRESENTANTES 9

3.2. COMPETENCIA Y DELEGACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DE LA CÁMARA DE REPRESENTANTES 10

3.3. COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y DE ADJUDICACIONES DE LA CÁMARA DE REPRESENTANTES 12

3.3.1. El Comité de Contratación está conformado por: 12

3.4 COORDINACIÓN, DIRECCIÓN Y ADELANTAMIENTO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN 14

3.5 SECOP II 14

4. TÉRMINOS GENERALES 15

4.1. TÉRMINOS GENERALES EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL 15

5. PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL DE LA CÁMARA DE REPRESENTANTES 24

5.1. ETAPAS DEL PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL. 24

5.1.1 ETAPA DE PLANEACIÓN 24

5.1.2. ETAPA PRE - CONTRACTUAL 26

5.1.3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA, JUSTIFICACIÓN Y FUNDAMENTOS JURÍDICOS 31

5.1.4. ETAPA CONTRACTUAL 33

5.1.5. ETAPA POST-CONTRACTUAL. 34

6. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 35

6.1. ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES PARA DESARROLLAR LA GESTIÓN CONTRACTUAL. 35

6.1.1. Trámite del proceso de gestión contractual 35

7. RECOMENDACIONES PARA UNA ADECUADA GESTIÓN CONTRACTUAL 37

7.1 EN LA ETAPA DE PLANEACIÓN 38

7.2 EN LA ETAPA PRE – CONTRACTUAL 39

7.3 ETAPA CONTRACTUAL 40



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

7.4 ETAPA POST-CONTRACTUAL 41

8. SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS 42

8.1. DEFINICIÓN 42

8.2. DESIGNACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA SUPERVISIÓN 43

8.3. EXPEDICIÓN DEL REGISTRO PRESUPUESTAL, SI EL CONTRATO O CONVENIO SE FINANCIA TOTAL O PARCIALMENTE

CON RECURSOS DE LA ENTIDAD 44

8.4. APROBACIÓN DE LA GARANTÍAS DE LOS CONTRATOS O CONVENIOS 44

8.5. EXPEDICIÓN Y PUBLICACIÓN DEL ACTA DE INICIO 44

8.6. VIGILANCIA DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO O CONVENIO EN SECOP II 44

8.7. MODIFICACIONES CONTRACTUALES A LOS CONTRATOS 45

8.8. ADICIÓN DE CONTRATOS 45

8.9. ADICIÓN Y PRÓRROGA DE LOS CONTRATOS DE INTERVENTORÍA 45

8.10. ADICIÓN, PRÓRROGA, MODIFICACIÓN, SUSPENSIÓN Y/O CESIÓN DE LOS CONTRATOS O CONVENIOS

RELACIONADOS CON LA ADMINISTRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA CÁMARA DE REPRESENTANTES 46

8.11. TERMINACIÓN ANTICIPADA DE LOS CONTRATOS O CONVENIOS RELACIONADOS CON LA ADMINISTRACIÓN Y

FUNCIONAMIENTO DE LA ENTIDAD 46

8.12. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS O CONVENIOS RELACIONADOS CON LA ADMINISTRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA ENTIDAD 47

8.13. RESPONSABILIDADES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR 47

8.14. FACULTADES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR 48

8.15. ACTIVIDADES PRINCIPALES DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA 49

8.15.1. Administrativas 49

8.16.5. Técnicas 52

8.15.3. Financieras y Contables 52

8.15.4. Legales 54

8.16 PROHIBICIONES EN LA INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN 55

8.17. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 55

8.18. RESPONSABILIDADES 56

8.19 PÉRDIDA DE COMPETENCIA PARA LIQUIDAR LOS CONTRATOS O CONVENIOS 57

8.20. COMUNICACIÓN CON LOS OFERENTES Y CONTRATISTAS 58



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

9. RÉGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE INTERESES 56

9.1 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES 59

9.2 CONFLICTO DE INTERESES 59

10. CONTROVERSIAS CONTRACTUALES 60

10.1 MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS –MASC 61

10.2 FINALIDAD DE LOS MASC 61

10.3 CLASES DE MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTO- MASC 61

10.3.1 ARREGLO DIRECTO 61

10.3.2 LA TRANSACCIÓN 61

10.3.3 COMITÉ DE CONCILIACIÓN 62

10.3.4 ARBITRAJE 63

10.4 CONFLICTOS TÍPICOS DE LAS RELACIONES CONTRACTUALES DEL ESTADO 64

10.4.1 CONFLICTOS SUSCITADOS EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL 64

10.4.3 CONFLICTOS DERIVADOS DE LA INEXISTENCIA DE SOPORTE PRESUPUESTAL 65

10.4.4 CONFLICTOS DERIVADOS DE FALENCIAS EN LA FASE DE PLANEACIÓN DEL CONTRATO 65

10.4.5 CONFLICTOS SUSCITADOS DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO 66

10.4.6 CONFLICTOS SUSCITADOS DURANTE LA TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO 68

11. DISPOSICIONES FINALES 68

9.1 MANEJO DOCUMENTAL. 68

9.2 MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN DE LA CIUDADANÍA A TRAVÉS DE VEEDURÍAS ORGANIZADAS E

INTERESADOS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN. 69

9.3 LAS CONTROVERSIAS Y LA SOLUCIÓN DE CONFLICTOS DERIVADOS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN. 69

9.4 RESPONSABLES DEL DOCUMENTO. 69

9.5 VIGENCIA DEL MANUAL Y MECANISMOS DE REFORMA. 69

CONTROL DE CAMBIOS. 69

ANEXOS 70

PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS 70



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

1. INTRODUCCIÓN

El Manual de Contratación de la Dirección Administrativa de la Cámara de Representantes, constituye un instrumento para los

servidores públicos, involucrados en la gestión contractual, Colombia Compra Eficiente, los oferentes en los Procesos de

Contratación, los contratistas, los supervisores, los interventores y las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando

ejercen la participación ciudadana en los términos de la Constitución Política y de la ley, que permite conocer los procesos y

procedimientos para llevar adecuadamente la contratación de la Entidad. De igual manera, establece lineamientos y directrices para

la dirección, orientación y vigilancia de los procesos de contratación, con el fin de garantizar la transparencia en la misma y el

fortalecimiento de la gestión administrativa realizada por la Corporación, en igual sentido, se tiene que, el mismo debe ser tenido en

cuenta por la Mesa Directiva de la Cámara de Representantes, Presidencia, Primera Vicepresidencia y Segunda Vicepresidencia,

las Comisiones Constitucionales Permanentes, legales, especiales y accidentales.

Las disposiciones señaladas en el presente Manual, se encuentran conforme a los lineamientos generales dados por la Agencia

Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente en el documento “Lineamientos Generales para la Expedición de

Manuales de Contratación LGEMC-01” o el que se encuentre vigente que corresponde a lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.5.3. del

Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 - Sector Planeación Nacional y los principios que rigen la función administrativa, y la

actividad contractual de la Entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Adicionalmente, contiene los principios orientadores de la contratación estatal, términos frecuentes de la gestión contractual, etapas

que abarcan el proceso de conformación de los acuerdos de voluntades entre la administración y sus diferentes colaboradores,

efectuando en cada una de ellas una serie de recomendaciones para adelantarlas de la mejor manera posible, actividades de

supervisión e interventoría, garantías, regímenes especiales y finalmente responsabilidades y sanciones de los involucrados en la

gestión contractual. Adquirir los bienes, obras y servicios que requiera la CÁMARA DE REPRESENTANTES para el cumplimiento

de sus funciones misionales y para su adecuado funcionamiento, con austeridad de costos y tiempos, buscando la plena satisfacción

de las necesidades y la salvaguarda del interés general y del erario público.

2. ASPECTOS GENERALES

El régimen jurídico aplicable en materia de contratación estatal está regulado por las Leyes 80 de 1993 “Por la cual se expide

el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”, 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas

para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con

Recursos Públicos.”, 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,

investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” y 1882 de 2018 “Por medio de

la cual se expide el Código de Ética y Disciplinario del Congresista y se dictan otras disposiciones”, así como por el Decreto

Único Reglamentario 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de

planeación nacional” y el Decreto Nacional 392 de 2018 “Por el cual se reglamentan los numerales 1, y 8 del artículo 13 de la

Ley 1618 de 2013, sobre incentivos en Procesos de Contratación en favor de personas con discapacidad”; el Código Civil y el

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0080_1993.html#1



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

Código de Comercio, también le son aplicables las normas presupuestales del orden nacional, departamental municipal y

distrital y las demás disposiciones legales que regulen de manera particular el negocio jurídico a celebrar.

El Manual de Contratación, legal y jurisprudencialmente se ha definido como el instrumento a través del cual, las entidades

públicas garantizan el cumplimiento de los fines del estado consagrados en el artículo 2 de la Constitución Política de Colombia,

asegurar la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los

administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.1

2.1. OBJETIVO.

El presente documento tiene por objeto dar a conocer a los partícipes del Sistema de Compra Pública, la forma cómo opera la

Gestión Contractual de la Dirección Administrativa de la Cámara de Representantes en las etapas de planeación,

precontractual, contractual y postcontractual, en virtud de lo dispuesto en las normas vigentes para el cumplimiento de sus

funciones, metas y objetivos institucionales y constituye un instrumento de Gestión Estratégica que tiene como propósito

principal servir de apoyo al cumplimiento del objetivo misional de la Cámara de Representantes

Para ello, se establece como objetivos específicos del Manual de Contratación:

I. Brindar elementos básicos a las diferentes dependencias de la Cámara de Representantes, la Mesa Directiva de

la Cámara de Representantes, Presidencia, Primera Vicepresidencia y Segunda Vicepresidencia, las Comisiones

Constitucionales Permanentes, legales, especiales y accidentales, en materia de contratación, para facilitar la

Gestión Contractual.

II. Apropiar conceptos en materia de contratación estatal, de manera amigable, didáctica y de fácil comprensión

para los partícipes de la Gestión Contractual en la Cámara de Representantes.

III. Efectuar recomendaciones en materia de buenas prácticas en la contratación pública a fin de contribuir en la

eficiencia de los procesos de qué trata el Manual de Contratación y disminuir los riesgos que puedan generar

actos de corrupción dentro de la Corporación.

IV. Realizar la Gestión Administrativa y contractual por parte de la Cámara de Representantes, materializando los

principios de planeación, previsibilidad, libre concurrencia, transparencia, igualdad, publicidad, celeridad,

eficiencia, buena fe, selección objetiva, economía y los demás relacionados con la materia.

1 Artículo 3 Ley 80 de 1993.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

2.2. ALCANCE.

El presente Manual de Contratación deberá ser observado y acatado por todos los partícipes de la gestión contractual de la

Cámara de Representantes encargados de adelantar los procesos contractuales, en cada una de sus etapas, así como a los

contratistas y proponentes que se encuentren interesados en participar en los diferentes procesos que adelante la Corporación.

En el manual se establecen los procedimientos para desarrollar la gestión contractual en su etapa previa, así como las

actividades que deben llevarse a cabo respecto de la vigilancia y control de los contratos celebrados por la Cámara de

Representantes, de manera que se identifican las tareas que deben adoptarse por virtud de la delegación o desconcentración

de funciones.

2.3. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL

Las actuaciones contractuales deben someterse al cumplimiento de los principios que rigen la función administrativa

establecidos en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, así como los definidos en el Estatuto General de

Contratación de la Administración Pública y los desarrollados por la jurisprudencia tanto de la Corte Constitucional como del

Consejo de Estado.

En ese orden de ideas, la Gestión Contractual adelantada por la Cámara de Representantes se desarrolla con arreglo a los

principios de planeación contractual, transparencia, economía, selección objetiva, buena fe, publicidad, igualdad, libre

concurrencia, ecuación contractual, responsabilidad2, moralidad, prevalencia del interés general y previsibilidad3.

Cabe recordar, que conforme a la Ley Antisoborno (Ley 1778 de 2016), los partícipes del proceso de gestión contractual,

especialmente, los cargos directivos con poder de decisión o que cumplan funciones de gestión de recursos o de servicio al

interior de la entidad, como son los jefes de talento humano, contratación, jurídicos y de control interno, deben velar por la

imparcialidad y transparencia en la contratación.

Finalmente, los involucrados en el proceso contractual, serán sujeto del Régimen de Inhabilidades e Incompatibilidades,

descrito en la Constitución Política de Colombia, la ley y las disposiciones reglamentarias.

2 Los principios de la contratación estatal, están contenidos y desarrollados por los artículos 23, 24, 25, 26, 27 y 28 de la Ley 80 de 1993 y sus

Decretos reglamentarios.

3 Implica la sujeción plena a la identificación, tipificación y asignación lógica y proporcional entre las partes intervinientes, de los riesgos o

contingencias del contrato, de manera tal que la estructuración del negocio se haga sobre la base de la anticipación, lo más completa posible,

de todos aquellos eventos que puedan a futuro impactar la conmutatividad. En consecuencia, el equilibrio surgido al momento de proponer o

contratar, que de no ser previstos y sujetos a mecanismos adecuados y oportunos de corrección durante la ejecución del contrato, puedan

generar en situaciones causantes de desequilibrio económico. Consultado en https://sintesis.colombiacompra.gov.co/sintesis/1-etapa-

precontractual-principios-de-la-contrataci%C3%B3n-estatal

https://sintesis.colombiacompra.gov.co/sintesis/1-etapa-precontractual-principios-de-la-contrataci%C3%B3n-estatal






CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

La Cámara de Representantes, está comprometida con el diseño y desarrollo de estrategias que permitan la lucha contra la

corrupción, prevención de los riesgos, la gestión transparente y el control, la racionalización de trámites, la accesibilidad a sus

trámites y servicios, la creación de espacios de participación ciudadana y el mejoramiento de la atención al ciudadano. Dichas

estrategias buscan generar confianza en la ciudadanía que se beneficia directa e indirectamente de los servicios que presta la

Cámara de Representantes, encaminando el accionar de la entidad hacia la transparencia en la gestión y lucha contra la

corrupción.

Es así como a partir de la Cámara de Representantes, construye su Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, cuyo

objetivo es entre otros, fijar estrategias institucionales encaminadas a la lucha contra la corrupción y el acceso a la información

pública y transparente de una manera íntegra, que permitan prevenir y mitigar el riesgo de corrupción.

Aunado a estas actividades, la entidad en el marco de la Política Pública de Transparencia, Integridad y No Tolerancia con la

Corrupción, participa con dos productos: una la emisión de directrices en temas de contratación estatal orientados a la lucha

contra la corrupción estatal y la otra corresponde a la publicación de las entidades que gestionan sus procesos contractuales

a través de la plataforma sistema de compra pública SECOP II.

3. NATURALEZA Y COMPETENCIAS DE LA CÁMARA DE REPRESENTANTES

3.1. NATURALEZA JURÍDICA DE LA CÁMARA DE REPRESENTANTES

La Cámara de Representantes como Entidad Estatal hace parte de la Rama Legislativa del poder público, y aunque carece de

personería jurídica, ostenta capacidad jurídica para el adelantamiento de los procesos de contratación.

La Cámara de Representantes está integrada de la siguiente manera.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

A Través Del Parágrafo 2º del Artículo primero de la Ley 1318 de 2009, se confiere a la Directora Administrativa de la Cámara de

Representantes la competencia para ejercer la representación legal en materia administrativa y contratación estatal.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

3.2. COMPETENCIA Y DELEGACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DE LA CÁMARA DE

REPRESENTANTES

Para efectos de adelantar la actuación contractual la misma será desarrollada por los funcionarios competentes de acuerdo a

las normas que sobre delegación de esta actividad se encuentren establecidas en las disposiciones legales vigentes, así como

las normas internas de la Corporación.

En atención a lo anterior, se tiene que, la Cámara de Representantes, Entidad Estatal de la Rama Legislativa del Poder Público,

creada por mandato Constitucional, compuesta e integrada conforme lo dispuesto en el Título VI de la Constitución Política de

1991, con autonomía administrativa según la Ley 5 de 1992, facultada para celebrar contratos a través de la Directora

Administrativa según lo señalado en el parágrafo 2º, del numeral 4, del artículo 382 de la Ley 5 de 1992, adicionado por el

artículo 1 de la Ley 1318 de 2009, el cual indica que, “tendrá tres parágrafos del siguiente tenor: El orden administrativo, la

competencia para dirigir licitaciones y celebrar contratos, ordenar el gasto y ejercer la representación legal de la Cámara de

Representantes en materia administrativa y contratación estatal, corresponden al Director Administrativo. Sobre el desarrollo

de sus funciones deberá rendir informes a la Mesa Directiva de la Cámara de Representantes, semestralmente o cuando ella

los requieran. (…)”

De conformidad con el inciso primero artículo 13 de la Ley 80 de 1993, los contratos que celebre LA CÁMARA DE

REPRESENTANTES se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente

reguladas en el Estatuto General de la Contratación Pública integrado actualmente por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007,

la Ley 1474 de 2011, el Decreto Ley 019 de 2012, el Decreto Reglamentario 1082 de 2015 y demás normas que las adicionen,

modifiquen o sustituyan; o en regímenes particulares, como el caso de los contratos de Ciencia y Tecnología (Decreto 591 de

1991) o los que se celebren en desarrollo del artículo 355 de la Constitución Política - Convenios de Asociación y Cooperación

regidos por la Ley 489 de 1998 y reglamentados por el Decreto N° 092 del 23 de enero de 2017 a partir de su entrada en

vigencia, esto es, a partir del 01 de junio de 2017, o los contratos suscritos con Recursos Banca, entre otros.

Por esta razón, las estipulaciones de los contratos serán las señaladas en el Estatuto General de la Contratación Pública, y en

lo no previsto en éstas, se aplicarán las normas civiles, comerciales, las directrices dadas por Colombia Compra Eficiente a

través de sus manuales y los regímenes particulares que correspondan a la esencia y naturaleza del contrato.

Por otra parte, es importante precisar que en virtud de lo dispuesto en el artículo 2 de la Ley 1437 de 2011 “Código de

Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, que señala: “Las autoridades sujetarán sus actuaciones a

los procedimientos que se establecen en este Código, sin perjuicio de los procedimientos regulados en leyes especiales. En lo

no previsto en los mismos se aplicarán las disposiciones de este Código”, en las actuaciones precontractuales respecto de las

cuales no se establezcan procedimientos especiales en el Estatuto General de la Contratación Pública se debe cumplir lo

dispuesto en la norma antes transcrita.

Así mismo de acuerdo con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 80 de 1993, la competencia “…para ordenar y dirigir la

celebración de licitaciones o concursos y para escoger contratistas será del jefe o representante de la entidad”, es decir la

competencia se encuentra en la Dirección Administrativa.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

No obstante, lo anterior, de acuerdo con lo señalado en el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, cuando el representante legal de

la entidad lo estime oportuno y pertinente, podrá delegar tal competencia mediante acto administrativo en los servidores

públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes. En ningún caso, La Dirección

Administrativa quedará exonerada por virtud de la delegación, de sus deberes de control y vigilancia de la actividad

precontractual y contractual.

3.3. COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y DE ADJUDICACIONES DE LA CÁMARA DE REPRESENTANTES

Es la máxima instancia de orientación, estudio, consulta, planeación, revisión, definición y decisión de los lineamientos que

regirán la actividad precontractual, contractual y postcontractual de la entidad y como la instancia encargada de asesorar y/o

recomendar el/la Director(a) Administrativo(a), su delegado, o quien actúe como ordenador del gasto, la adjudicación o la

declaratoria de desierta de las licitaciones públicas, los procesos de selección abreviada y los concursos de méritos cuyo valor

sea superior al 10% de la menor cuantía de la Entidad, teniendo en cuenta la tabla de cuantías para los procesos de contratación

vigente en el periodo correspondiente y demás contratos cuando así lo estimen pertinentes los miembros del comité

Tiene como objetivo asistir y brindar apoyo a los funcionarios competentes en los procesos concernientes a las etapas de

Planeación, selección, suscripción y legalización del contrato, ejecución, liquidación y cierre del expediente. Tendrá una

regulación interna bajo los siguientes términos:

3.3.1. El Comité de Contratación está conformado por:

Miembros permanentes:

● El/la Director(a) Administrativo (a)

● El/la Jefe de la División Jurídica

● El/la Jefe de la División Financiera y de Presupuesto

● El/la Jefe de la Oficina de Planeación y Sistemas

● En caso de revisión de procesos de contratación específicos, asistirá como invitado el Ordenador del Gasto y/o Jefe

de la Dependencia donde surge la necesidad de la contratación.

Miembros invitados con voz y sin voto:

● El/la Jefe de la Oficina Coordinadora de Control Interno

● Los servidores públicos, asesores o particulares que tengan conocimiento en el tema de discusión o análisis.

El Comité de Contratación será convocado por El/la Director(a) Administrativo y/o Jefe de la División Jurídica y/o Secretaría

Técnica del Comité de Contratación. Para que el Comité pueda sesionar, deliberar y recomendar válidamente se requiere de

la asistencia mínima de dos (2) de sus integrantes. La asistencia podrá ser presencial o virtual.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

El Comité de Contratación sesionará ordinariamente una (1) vez al mes y extraordinariamente a solicitud del/la Director(a)

Administrativo y/o Jefe de la División Jurídica y/o Secretaría Técnica del Comité de Contratación.

Las funciones del Comité de Contratación serán las siguientes:

a) Definir políticas para el Proceso de Contratación tendientes a garantizar los principios en la contratación pública, por

iniciativas propias o vinculadas a las recomendaciones de los órganos de control, de las auditorías internas y externas

de calidad y los cambios normativos.

b) Conocer y recomendar El/la Director(a) Administrativo y/o a quien este delegue la ordenación del gasto, la aprobación

del Plan Anual de Adquisiciones y sus modificaciones, relacionadas con la inclusión o exclusión de procesos de

contratación y modificaciones en cuanto a la modalidad de selección y valor del contrato.

c) Evaluar y realizar seguimiento a los informes que de manera bimensual presenta cada Dependencia Delegada en

Contratación, relacionados con el PAA y su respectiva ejecución presupuestal.

d) Conocer el inicio de los procesos contractuales, cuyo valor sea igual o superior al 10% de la menor cuantía de la

Entidad, para lo cual, se deberán aportar los documentos y estudios previos y el proyecto de pliego de condiciones

cuando aplique.

e) Dirimir los conflictos de competencia y demás asuntos relacionados con la contratación que se presenten entre las

diferentes dependencias.

f) Propender por la estandarización, aprobación y modificaciones del documento de modelo de pliegos, contratos y otros

documentos, en los términos en que lo permita la regulación y los modelos de pliegos y minutas propuestos por

Colombia Compra Eficiente.

g) Dar lineamientos sobre la implementación de planes de continuidad dentro de los negocios contractuales de la entidad.

h) El Comité de Contratación en ejercicio de sus funciones impartirá lineamientos que permitan el mejoramiento frente a

la incorporación de criterios ambientales, y de seguridad y salud en el trabajo sirviendo estos de insumo para el

cumplimiento de las actividades definidas en el plan de acción del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) y del Sistema

de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), los cuales deben ser tenidos en cuenta por los miembros

de la Cámara de Representantes que participan en los procesos de compra y contratación institucional.

i) Las demás que se deriven de la naturaleza del Comité de Contratación.

No obstante, las competencias asignadas al Comité de Contratación, la responsabilidad de la contratación en todas sus etapas

corresponde a los servidores en los cuales se encuentra delegada o asignada o contratada, según se trate, la respectiva

actividad en el Proceso de Contratación.

Secretaría Técnica del Comité de Contratación

El/la Jefe de la División Jurídica designará a un funcionario o contratista para que se encargue de la Secretaría Técnica del

Comité (el cual tendrá voz, sin voto), ejerciendo las siguientes actividades en previa coordinación con el Jefe de la División

Jurídica:

a) Citar y preparar la agenda de las reuniones del Comité de Contratación.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

b) Establecer la metodología para la presentación de información pertinente en materia contractual al Comité.

c) Compilar y mantener actualizadas en forma permanente las políticas en materia contractual que apruebe el Comité

de Contratación, para lo cual, deberá elaborar las actas, y responderá por su debida custodia.

d) Publicar las políticas adoptadas por el Comité de Contratación en los sistemas de información definidos para ello, y

coordinar estrategias de pedagogía y comunicacionales con los procesos de apoyo institucional o misional para dar a

conocer las mismas, garantizando su aplicación en procesos y manuales que corresponda.

e) Gestionar la realización de las sesiones, asegurando la logística y verificando que todos los temas que vayan a ser

tratados cuenten con el soporte documental requerido.

Ordenador del Gasto

De acuerdo a los Actos de Delegación internos, los Ordenadores del Gasto son aquellos funcionarios en los que se delega la

función de ejecutar el gasto, en los términos previstos en dicho acto, es decir que, a partir del programa de gastos aprobado,

es el que decide la oportunidad de contratar, comprometer los recursos y ordenar el gasto. Así mismo, es el responsable de

designar a los intervinientes en el Proceso de Contratación y de vigilar en la órbita de sus competencias el adecuado desarrollo

del mismo.

Para adelantar el Proceso de Contratación por el SECOP II, éste deberá registrarse con su Usuario y Contraseña intransferible

en la Plataforma Virtual de Colombia Compra Eficiente y adelantar las aprobaciones de su competencia.

3.4 COORDINACIÓN, DIRECCIÓN Y ADELANTAMIENTO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

La coordinación, dirección y adelantamiento del proceso de contratación en todas sus etapas, estará a cargo del Ordenador(a)

del Gasto o a quien delegue.

3.5 SECOP II

El SECOP II, siendo la plataforma transaccional del Estado colombiano, para realizar todo el Proceso de contratación

electrónica, es acogido por la Cámara de Representantes. Es por ello que en el momento que Colombia Compra Eficiente limite

el acceso total al SECOP I la totalidad de trámites de los Procesos de Contratación, deberán ser adelantados mediante el

SECOP II, bajo los términos dispuestos para ello por Colombia Compra Eficiente.

En atención a lo anterior la Cámara de Representantes deberá tener en cuenta todos los funcionarios, contratistas y Comités,

y participantes del proceso contractual creados y reglamentados en el presente Manual de Contratación, para que sean

generados los usuarios, perfiles, y configuradas las respectivas cuentas, las cuales estarán autorizadas para acceder y usar la

plataforma del SECOP II.4

4

Manual de uso del SECOP II Entidades Estatales, Versión 14, marzo de 2017.Colombia Compra Eficiente.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

Así mismo, debe tenerse en cuenta los procedimientos que forman parte del Manual de Contratación de la Entidad, en la

parametrización de las instancias de aprobación, para que los procedimientos del presente Manual se reflejen en los flujos de

aprobación dispuestos para cada modalidad de contratación en el SECOP II.

No obstante, en la medida en que se utilice el SECOP II podrá prescindirse del procedimiento interno, sin perjuicio de respetar

las instancias de aprobación creadas mediante el presente documento.

Con el USUARIO y CONTRASEÑA el o los administradores de la Cámara de Representantes, definen ciertos permisos y roles

en las distintas fases del proceso de contratación. Cada usuario y contraseña es personal e intransferible para cada uno de los

partícipes en el proceso de contratación, o que genere diversas acciones en el proceso contractual, para ello deberá registrarse

el Supervisor, el Ordenador del Gasto, el rol jurídico del Comité Estructurador de Estudios Previos y/o el abogado designado

por la División Jurídica que realiza el acompañamiento en la etapa de aprobación de pólizas, o todos los que actúan en las

diferentes fases del proceso contractual. El SECOP II permite realizar todas las modalidades de contratación, excepto por la

compra al amparo de Acuerdos Marco y otros instrumentos de agregación de demanda, que se realiza a través de la Tienda

Virtual del Estado Colombiano con un usuario y contraseña diferentes.

De acuerdo con la Circular N. º 21 expedida por Colombia Compra Eficiente, el expediente electrónico es válido en el proceso

de contratación, así como el contrato o minuta electrónica tendrá la misma validez que el contrato o minuta física, es decir, que

hará sus veces y la reemplazará para todos sus efectos.

Conforme a lo anterior, la Cámara de Representantes tendrá en cuenta todos los manuales, guías y formatos de uso del SECOP

II, expedidos por Colombia Compra Eficiente, y demás documentación electrónica que disponga dicha plataforma, en la medida

en que haga uso de esta.

4. TÉRMINOS GENERALES

4.1. TÉRMINOS GENERALES EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL

Para la gestión contractual de la Cámara de Representantes, los términos utilizados con mayúscula inicial deben ser entendidos

de acuerdo con la definición contenida en este manual, en el Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, en los Lineamientos

Generales para la Expedición de Manuales de Contratación, expedidos por Colombia Compra Eficiente y en las demás

disposiciones aplicables. Así como los procesos y procedimientos establecidos al respecto en el Sistema Integrado de Gestión.

En caso de existir discrepancia entre los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión y las disposiciones aplicables a la

materia, se debe dar cumplimiento a éstas últimas.

Los términos no definidos deben entenderse de acuerdo con su significado natural.

Acta de iniciación de los contratos: Documento que suscriben las partes signatarias de un contrato estatal y que sirve para

señalar el inicio del plazo pactado para la ejecución o cumplimiento del contrato.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

Acuerdo marco de Precios: contrato celebrado entre dos o más proveedores y Colombia Compra Eficiente para la provisión

de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, en los términos allí pactados.

Aviso de Convocatoria: Aviso por medio del cual las entidades estatales ponen en conocimiento de los posibles oferentes

que pretenden iniciar un proceso de selección, señalando para tal fin los aspectos esenciales a tener en cuenta, dependiendo

de cada modalidad de contratación (si aplica).

Acto de Apertura: Acto administrativo en virtud del cual se da inicio formalmente a un proceso de selección.

Adenda: Documento en virtud del cual las entidades estatales modifican los pliegos definitivos de condiciones de determinado

proceso de selección.

Adición de contrato: Modificación del contrato que implica aumentar el valor del mismo, siempre y cuando no se exceda el

50% del valor del mismo, expresado en Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes -SMMLV-, ni se altere el objeto del

contrato. La limitación anterior no aplica en el caso previsto en el artículo 85 de la Ley 1474 de 2011.

Acuerdos Comerciales: son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos

y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los

bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.

Análisis del Ciclo de Vida: Conjunto de procedimientos que investiga y evalúa los aspectos ambientales de un producto o

servicio durante todas las etapas de su existencia (Diseño, producción, comercialización, uso y disposición final.

Análisis del Sector: es la recolección de datos que realizan las entidades estatales durante la etapa de planeación del contrato,

sobre determinado sector en el que se abarcan perspectivas legales, comerciales, financieras, organizacionales, técnicas y de

análisis de riesgo, con miras a obtener la información necesaria para conocer los distintos y posibles proveedores dentro del

sector relativo al proceso de contratación.

Análisis de riesgos: es el estudio que hacen las entidades estatales, al momento de estructurar sus procesos de contratación,

de las diferentes variables que pueden afectar todo el proceso de contratación (desde su planeación hasta la liquidación del

mismo), sus magnitudes e impactos, así como de las alternativas para mitigarlas.

Anticipo: Es la suma de dinero que se le autoriza al contratista para ser destinada al cubrimiento de los costos en que éste

debe incurrir para iniciar la ejecución del objeto contractual, según lo establecido en el artículo 40 de la Ley 80 de 1993, artículo

91 de la Ley 1474 de 2011 y los artículos 2.2.1.1.2.1.3; 2.2.1.1.2.4.1; 2.2.1.2.3.1.7, numeral 1, y 2.2.1.2.3.1.10 del Decreto

Único Reglamentario 1082 de 2015, entre otros.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

Asociaciones Público Privadas (APP): son un instrumento de vinculación de capital privado, que se materializan en un

contrato entre una entidad estatal y una persona natural o jurídica de derecho privado, para la provisión de bienes públicos y

de sus servicios relacionados, que involucra la retención y transferencia de riesgos entre las partes y mecanismos de pago,

relacionados con la disponibilidad y el nivel de servicio de la infraestructura y/o servicio.

Bienes de Características Uniformes y de Común Utilización: Son bienes y servicios de común utilización con

especificaciones técnicas (independientemente de su diseño o de sus características descriptivas) y patrones de desempeño

y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su

adquisición.

Buenas Prácticas Ambientales (BPA): Conjunto de formas correctas de actuación de las personas y de la gestión de control

de las actividades productos y servicios que favorecen, la minimización de residuos y de emisiones.

Capacidad para contratar. La competencia para la ordenación del gasto de la Cámara de Representantes y la facultad de

iniciar procesos de selección, adjudicar, celebrar, supervisar, adicionar, suspender, modificar, prorrogar, interpretar, terminar,

liquidar, caducar contratos y convenios que se requieran, y en general, para la toma de decisiones en materia de contratación,

corresponde según el Parágrafo 2º del Artículo primero de la Ley 1318 de 2009, a la Directora Administrativa de la Cámara de

Representantes o a quien ésta designe.

Capacidad residual o K de contratación: es la aptitud de un oferente para cumplir oportuna y cabalmente con el objeto de

un contrato de obra, sin que sus otros compromisos contractuales afecten su habilidad de cumplir con el contrato que está en

proceso de selección.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Certificado en virtud del cual el responsable del presupuesto de una entidad

pública garantiza que existe una apropiación presupuestal libre de compromiso, con miras a garantizar que existen los recursos

disponibles para soportar una obligación que se pretenda adquirir.

Certificado de Registro Presupuestal: Certificado en virtud del cual el responsable del presupuesto de una entidad pública

garantiza que un rubro presupuestal determinado queda afectado para soportar determinado compromiso adquirido por la

entidad, en el monto específico que corresponda.

Cesión: es una forma de sustitución por un tercero, consistente en un acto jurídico por medio de la cual un contratante (cedente)

hace que un tercero (cesionario) ocupe su lugar en el contrato, transmitiéndose tanto los créditos como las deudas derivadas

del mismo, en todo o en parte, previa autorización expresa por parte de la entidad. La cesión requiere la autorización escrita

de la División Jurídica, suscrita, según el caso, por el Ordenador del Gasto.

Ciclo de Vida: Conjunto de estados o fases por los cuales pasa un producto o servicio, mientras es útil.

http://alizee.uniandes.edu.co/ava/AVA_200610_Derecho_Hipertexto/doku.php?id=sustitucion

http://alizee.uniandes.edu.co/ava/AVA_200610_Derecho_Hipertexto/doku.php?id=acto_juridico

http://alizee.uniandes.edu.co/ava/AVA_200610_Derecho_Hipertexto/doku.php?id=contratante

http://alizee.uniandes.edu.co/ava/AVA_200610_Derecho_Hipertexto/doku.php?id=cedente

http://alizee.uniandes.edu.co/ava/AVA_200610_Derecho_Hipertexto/doku.php?id=tercero

http://alizee.uniandes.edu.co/ava/AVA_200610_Derecho_Hipertexto/doku.php?id=cesionario

http://alizee.uniandes.edu.co/ava/AVA_200610_Derecho_Hipertexto/doku.php?id=contrato

http://alizee.uniandes.edu.co/ava/AVA_200610_Derecho_Hipertexto/doku.php?id=creditos

http://alizee.uniandes.edu.co/ava/AVA_200610_Derecho_Hipertexto/doku.php?id=deudas



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

Clasificador de Bienes y Servicios: es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y

servicios, conocido por las siglas UNSPSC.

Cláusula Penal Pecuniaria: Es aquella en que una persona natural o jurídica o proponente plural, para asegurar el

cumplimiento de una obligación, se sujeta a una pena que consiste en dar una suma de dinero en caso de no ejecutar o retardar

la obligación principal. Las cláusulas penales cumplen variadas funciones, como la de ser una tasación anticipada de los

perjuicios, o la de servir como una sanción convencional con caracterizada función compulsiva, ordenada a forzar al deudor a

cumplir los compromisos por él adquiridos en determinado contrato.

Cláusulas Excepcionales o Exorbitantes: Son facultades excepcionales y unilaterales que el Estatuto General de

Contratación de la Administración pública confiere a las entidades estatales para la salvaguarda del interés general y que se

entienden incluidas en todos los contratos que aquellas celebran, a saber: Interpretación unilateral, modificación unilateral,

terminación unilateral y caducidad.

Colusión: Acuerdos entre oferentes actuales o potenciales para limitar o eliminar la rivalidad al interior del proceso de

contratación.5

Compras Públicas Sostenibles (CPS): se entienden como un instrumento que contribuye a la disminución de los impactos

ambientales y al consumo responsable y racionalizado de los recursos naturales por medio del cumplimiento de la normatividad

ambiental vigente en la adquisición de productos con un valor ambiental agregado en el ciclo de vida del producto.

Contrato Estatal: Es un acuerdo de voluntades entre la administración y una persona (natural o jurídica), celebrado para

cumplir los cometidos funcionales de la respectiva entidad pública, así como los fines del Estado.

Contrato Interadministrativo: Es el acuerdo de voluntades en virtud del cual una entidad pública pacta con otra un objeto

contractual determinado a cambio de una contraprestación económica.

Consorcio: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración

y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y

del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del

contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. (Art. 7-1 Ley 80/93).

Convenio Interadministrativo: es un acuerdo de voluntades en virtud del cual dos o más entidades públicas aúnan esfuerzos

y recursos para cumplir con sus objetivos institucionales o para prestar conjuntamente servicios a su cargo.

5 Serrano Pinilla, Felipe. Manual de Prevención y Detección de la Colusión en Procesos de Contratación Estatal. Alcaldía Mayor de Bogotá – Bogotá

Mejor para Todos.

Página 5. 2018



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

Convenio de Asociación: Son convenios celebrados entre una o varias entidades públicas con una persona jurídica, sin ánimo

de lucro y de “reconocida idoneidad” en los cuales el objeto contractual, además de corresponder al objeto social de la entidad

sin ánimo de lucro, debe corresponder a programas y actividades de interés público, acordes con el plan nacional o los planes

seccionales de desarrollo y con la misión de la entidad.

Convenio de Ciencia y Tecnología: Convenios en virtud de los cuales las entidades públicas fomentan el desarrollo de

actividades científicas y tecnológicas, proyectos de investigación, creación de tecnologías, organización de centros científicos

y tecnológicos, parques tecnológicos, incubadoras de empresas, establecer redes de información científica y tecnológica, entre

otras. Aquellos acuerdos de voluntades pueden ser: a) convenios especiales de cooperación; b) contratos de financiamiento y;

c) contratos para la administración de proyectos.

Convenios de Cooperación Internacional: Convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al

cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, los cuales

pueden someterse a los reglamentos de tales entidades incluidos los recursos de aporte de fuente nacional o sus equivalentes

vinculados a estas operaciones en los acuerdos celebrados, o sus reglamentos, según el caso. En caso contrario, los contratos

o convenios que se celebren en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con recursos de

origen nacional se someterán a las normas nacionales.

Comités. Son instancias organizativas conformadas por funcionarios o contratistas designados por el ordenador del gasto, que

cumplen las funciones a ellos asignadas en el marco de un proceso de selección o en la ejecución de un contrato o convenio.

Cronograma: Es el rango de fechas establecido por la entidad estatal para adelantar las etapas y actuaciones de un proceso

de contratación determinado, de acuerdo con cada una de las diferentes modalidades de selección previstas en el Estatuto

General de Contratación de la Administración Pública y en sus decretos reglamentarios y complementarios.

Desarrollo Sostenible: se define como la satisfacción de «las necesidades de la generación presente sin comprometer la

capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades». (Nuestro futuro común, 1987, Comisión

Mundial sobre el Medio Ambiente y el Desarrollo).

Documentos del proceso contractual: Son aquellos documentos que fungen como soporte del proceso contractual, desde

la etapa de estructuración del mismo, abarcando la selección del contratista, la ejecución del contrato e incluso la liquidación

del mismo, si hay lugar a ello.

Etapas del proceso contractual: son las fases en virtud de las cuales se desarrolla un proceso de contratación determinado,

y abarcan desde su planeación hasta la liquidación del mismo.

Estudios previos: son los documentos que sirven como insumo para estructurar un proceso de contratación, en virtud del

cual, se establece claramente la necesidad que la entidad pretende satisfacer, su objeto, obligaciones, análisis de riesgos,

garantías a solicitar, calidades que el posible contratista debe reunir, entre otras variables, que varían de acuerdo a las distintas

modalidades de selección previstas en las normas contractuales vigentes.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

Etiqueta Ecológica (Eco-etiqueta): Esta indica que un P+S se ha sometido a un proceso de certificación que asegura un

impacto ambiental menor, respecto a productos y servicios corrientes.

Garantías: son los mecanismos solicitados por las entidades estatales para cubrir los riesgos a los que se pueden ver

expuestas, con ocasión de la celebración de procesos de contratación, y que abarcan desde la planeación del contrato hasta

la liquidación del mismo. De conformidad con lo previsto por el Decreto 1082 de 2015, aquellos mecanismos pueden consistir

en Garantías bancarias, Patrimonios autónomos o Contratos de Seguro contenidos en una póliza.

Gestión del Residuo: Conjunto de actividades que se inician con la recolección del residuo con destino a su tratamiento y

disposición final.

Grandes superficies: son los establecimientos de comercio que venden bienes de consumo masivo al detal y tienen las

condiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Impacto Ambiental: Alteración de las características iniciales del medio ambiente provocadas por un proyecto, uso de un

producto, obra o actividad

Informe de Evaluación: Documento en el que se consigna el resultado de la comparación de las propuestas recibidas con

ocasión de los procesos de selección adelantados por la Entidad.

Incumplimiento del contrato: Son aquellas circunstancias de hecho, cometidas por una o ambas partes del contrato y que

afectan la cabal ejecución del objeto y obligaciones, de forma total o parcial. Para declarar la existencia del mismo, deberá

guardarse observancia de lo previsto en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

Justificación de la contratación directa: Acto administrativo en virtud del cual la entidad debe justificar las razones por las

cuales adelanta un proceso de contratación directa, señalando para el efecto la causal invocada, el objeto del contrato, el

presupuesto del mismo y las condiciones exigidas al contratista, así como el lugar donde pueden consultarse los documentos

del proceso. Dicho acto no es necesario en tratándose de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la

gestión, ni para la contratación de empréstitos, los contratos interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crédito

Público con el Banco de la República, ni los contratos a los que se refiere el artículo 2.2.1.2.1.2.26 y el artículo 2.2.1.2.1.4.6

del Decreto 1082 de 2015.

Lance: Son las posturas que realizan los distintos proponentes en el marco de una subasta.

Liquidación del contrato: Acto en virtud del cual las partes del contrato hacen un balance de la ejecución y cumplimiento de

las obligaciones del mismo, y determinan si existen obligaciones a cargo de uno u otro, se consignan salvedades y en general,

se hace un ajuste de cuentas entre las partes, se da con el fin de establecer si se encuentran o no a paz y salvo por todo

concepto relacionado con su ejecución.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

Margen mínimo: Es el porcentaje mínimo sobre el cual el oferente en una subasta inversa debe reducir el valor del Lance o

en una subasta de enajenación debe incrementar el valor del Lance, el cual puede ser expresado en dinero o en un porcentaje

del precio de inicio de la subasta.

Medio Ambiente: Conjunto de elemento bióticos y abióticos que integran un determinado espacio que afecta el desarrollo y

supervivencia de un organismo que permiten el desarrollo de un ecosistema.

Minimización: Conjunto de actividades organizativas, operativas y tecnológicas necesarias para disminuir la cantidad y

peligrosidad que contiene los residuos.

Mipyme: Es la micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente aplicable.

Modificación: documento en virtud del cual se modifican aspectos del contrato (obligaciones, entre otras), sin afectar sus

características esenciales (objeto, por ejemplo).

Multa: Facultad discrecional de la administración, que tiene como finalidad el constreñimiento, coerción, coacción y presión o

apremio al contratista para que cumpla con sus obligaciones, cuando en los términos y desarrollo del contrato se observa que

aquél no está al día en el cumplimiento de las mismas, que se encuentra en mora o retardado para satisfacer oportunamente,

conforme al plazo pactado, los compromisos contractuales asumidos.

Pasivos Ambientales: Problemas ambientales no solucionados o el conjunto de impactos ambientales negativos para la salud

o el medio ambiente, ocasionados por determinadas obras o actividades, cuando existe la obligación de resarcirlos mediante

el pago de una suma de dinero o la realización de actividades de restauración, por lo que se enmarcan en el campo de la

responsabilidad cuantificable económicamente.

PIGA: Plan Institucional de Gestión Ambiental.

Plan Anual de Adquisiciones: Es un instrumento de planeación de la entidad, que permite establecer el seguimiento a las

necesidades que se pretenden satisfacer a través de procesos de contratación, el momento estimado en el cual deberán

adelantarse, sus modalidades, valores estimados, entre otras variables. Dicho Plan debe actualizarse por lo menos una vez

durante cada vigencia, de conformidad con lo establecido en el Decreto Nro. 1082 de 2015.

Pliego de Condiciones: Documento que contiene el objeto del proceso de selección y del futuro contrato, las características,

obligaciones, plazos y demás condiciones de los bienes y/o servicios que requiere contratar la entidad para atender las

necesidades del servicio, así como las reglas que regirán dicho proceso de selección.

Proponente: Persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal, etc., que presenta propuesta en un determinado proceso

de selección de contratistas.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

Propuesta u Oferta: Corresponde a los ofrecimientos recibidos por la entidad respectiva en un proceso de selección, para la

contratación de un bien, servicio, obra o consultoría, la cual al igual que el pliego y el contrato, obliga al contratista

Prórroga del Contrato: Hace referencia al aumento del plazo de ejecución del contrato; debe realizarse antes de su

vencimiento.

Proveedor Ambiental: Es aquel proveedor que lleva a cabo una gestión ambiental limpia, mediante mecanismos de producción

limpia, reciclado y otros.

Reciclaje: Opción de valorización que consiste en reutilizar un residuo en el proceso de fabricación del mismo producto o de

otro producto con las mismas características y su mismo uso.

Recuperación: Opción de valorización, consistente en aprovechar las materias primas, sustancias o de los recursos

energéticos que contiene un residuo.

Reducción en la Fuente: Reducción de las cantidades y peligrosidad de los residuos generados mediante prácticas adecuadas

o de modificación de las actividades que implican el uso de tecnologías más limpias o de equipos más eficientes.

Residuo: Material que se genera como consecuencia no intencionada de cualquier actividad natural o humana y que el

generador está en la obligación de desecharlo.

Riesgo: es un evento que puede generar efectos adversos, de distinta magnitud y repercusión en el curso de las distintas

etapas de un proceso de contratación, entendidas desde su planeación hasta su liquidación.

Registro Único de Proponentes: Es el Registro que llevan las Cámaras de Comercio, en el cual deben estar inscritos los

proponentes interesados en participar en procesos de contratación, y en el cual se relacionan los aspectos atinentes a

experiencia, capacidad organizacional, actividades en las cuales prestan servicios o producen bienes los oferentes, con su

respectiva codificación.

SECOP: Es un sistema electrónico que presenta la información sobre los procesos de convocatoria pública para selección de

contratistas que adelantan las entidades sujetas al Régimen de Contratación de la Administración Pública. Portal Único de

Contratación, de acuerdo con lo dispuesto por el Artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015.

SECOP II: Es la nueva versión del SECOP, que opera como una plataforma transaccional que permite a Compradores y

Proveedores realizar el Proceso de Contratación en línea. Las Entidades Estatales (Compradores) crean y adjudican procesos

de contratación, registran y hacen seguimiento a la ejecución contractual y los Proveedores por su parte, buscan oportunidades

de negocio, aplicar a ellas, hacen seguimiento a los Procesos y envían observaciones y ofertas.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

Sistema de Gestión Ambiental (SGA): Conjunto de estructuras organizativas, procedimientos, responsabilidades, prácticas y

recursos que definen la política ambiental de una entidad o empresa y la manera de ponerlas en práctica.

Suspensión del Contrato: Es la posibilidad legal de interrumpir transitoriamente y por un término claramente determinado, la

ejecución del contrato. Requiere la existencia de una razón que la justifique, el acuerdo entre las partes y la determinación

expresa de su levantamiento y continuidad del contrato.

Terminación Anticipada del Contrato de Mutuo Acuerdo: Es la posibilidad contractual de terminar el contrato de común

acuerdo entre las partes, antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado.

Valorización: Conjunto de actividades que tiene por objetivo, que un residuo pueda ser reutilizado total o parcialmente.

5. PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL DE LA CÁMARA DE REPRESENTANTES

5.1. ETAPAS DEL PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL.

Se entiende por proceso contractual el conjunto de actos y actividades que a la Cámara de Representantes le corresponde

adelantar para la selección de sus proveedores de bienes y servicios, a fin de cumplir con el objeto de su misión institucional,

inicia con la planeación y finaliza con el vencimiento de las garantías.

Este proceso está integrado por los procedimientos del proceso de Gestión Contractual que se encuentran disponibles en la

plataforma INTRANET.

En este contexto el proceso contractual se compone de cuatro (4) etapas, así:

I. Planeación

II. Pre-Contractual

III. Contractual

IV. Post-Contractual.

Dentro de todas las etapas del proceso contractual, se deben tener en cuenta los criterios y cláusulas ambientales definidas

por la Entidad, contenidas en la normatividad vigente.

5.1.1 ETAPA DE PLANEACIÓN.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

En esta etapa la Cámara de Representantes, definirá las necesidades a satisfacer con la gestión contractual, así como la

estructuración de los estudios correspondientes para garantizar la adecuada selección de contratistas, los riesgos y demás

aspectos que permitan llevar a cabo la contratación.

5.1.1.1. Plan Anual de Adquisiciones - PAA.

El Plan Anual de Adquisiciones -PAA- es el instrumento que permite a la Cámara de Representantes identificar, registrar,

programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios, para la vigencia correspondiente.

Para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones -PAA-, se deberá atender lo dispuesto en las normas vigentes y deberá

procederse a su divulgación, mediante publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP II) o el que

haga sus veces, a más tardar el 31 de enero de cada año o en la fecha que disponga la normatividad vigente para tal efecto.

Todo contrato que la Cámara de Representantes, pretenda suscribir deberá estar incluido en el Plan Anual de Adquisiciones -

PAA.

El cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones - PAA, del cual se derivan los contratos a suscribir, será responsabilidad de

las dependencias y jefes de División y Oficinas de la Cámara de Representantes

Con base en lo anterior, las diferentes dependencias de la Cámara de Representantes para la formulación del Plan Anual de

Adquisiciones –PAA- deben enviar a la Oficina de Planeación y Sistemas la información para tal efecto, para su correspondiente

revisión y consolidación.

La dependencia interesada sustentará ante el Comité de Contratación de la Corporación, la inclusión de su contratación en el

Plan para cada vigencia fiscal, y este último, revisará, analizará, emitirá las recomendaciones del caso y aprobará el proyecto

del Plan Anual de Adquisiciones (PAA) de bienes, obras y servicios de la Cámara de Representantes, así como sus

modificaciones o actualizaciones.

Adicionalmente, en caso de que se requiera modificación del Plan Anual de Adquisiciones -PAA- se deberá informar mediante

correo electrónico a la Oficina de Planeación y Sistemas y al Secretario/a Técnico del Comité de Contratación. Previa remisión

de la información, para la programación de inversión, las dependencias que así lo requieran, deberán validar lo correspondiente

con la Oficina Asesora de Planeación.

La Cámara de Representantes debe actualizar el Plan Anual de Adquisiciones -PAA cuando: (i) haya ajustes en los

cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos, plazo; (ii) para incluir nuevas obras,

bienes y/o servicios; (iii) excluir obras, bienes y/o servicios; o (iv) modificar el presupuesto anual de adquisiciones.

Para efectos de modificar el Plan Anual de Adquisiciones -PAA de la Cámara de Representantes, se solicitará por parte de la

Oficina o División interesada, a través de correo electrónico dirigido a la Secretaría Técnica del Comité de Contratación y al



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

Jefe de la Oficina de Planeación y Sistemas o quien haga sus veces, la información correspondiente a la misma, indicando si

se trata de una nueva necesidad, la actualización de una previamente registrada o la eliminación de una existente o cualquier

otro cambio que se requiera.

La Oficina Asesora de Planeación o quien haga sus veces, será la encargada de revisar, analizar y emitir las recomendaciones

acerca de las necesidades de contratación de bienes y servicios con cargo a recursos de inversión, si se encuentran ajustadas

a la formulación de los proyectos, e informará de ello a la Secretaría Técnica del Comité de Contratación o quien haga sus

veces, para que consolide las solicitudes de actualización definitivas, obteniendo una nueva versión del Plan Anual de

Adquisiciones - PAA- en el formato establecido para el mismo.

El Plan Anual de Adquisiciones - PAA- no obliga a la Cámara de Representantes a efectuar los procesos de adquisición que

en él se enuncian. La Corporación además debe publicar su Plan Anual de Adquisiciones - PAA y las actualizaciones del mismo

en su página web y en el SECOP II, o en la plataforma que haga sus veces, en la forma que para el efecto disponga la Agencia

Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente.

Respecto al uso del SECOP II, este le ofrece la posibilidad de relacionar los Procesos de Contratación creados con el plan

Anual de Adquisiciones publicado por la Entidad Estatal, esto con el fin de tener una trazabilidad entre la etapa de planeación

y la de ejecución contractual y queda registrada en el pliego electrónico6. Lo anterior significa que todos los procesos de

contratación que se adelanten al interior de la Corporación estarán entrelazados con el SECOP II.

NOTA: Ver procedimiento No. 12 “Elaboración y Actualización del Plan Anual de Adquisiciones”7 o el que haga sus veces.

Coordinador del Plan Anual de Adquisiciones -PAA

Garantiza la oportuna y eficiente coordinación en la preparación, elaboración, consolidación, aprobación y ajustes al Plan Anual de

Adquisiciones. La coordinación del PAA, estará en cabeza del funcionario o contratista designado para tal efecto por el Director

Administrativo, el cual tendrá las siguientes funciones:

a) Coordinar la elaboración del PAA específico de cada una de las Dependencias Delegadas en contratación, de acuerdo con

el procedimiento establecido.

b) Será el encargado de recopilar la información gestada por cada uno de los Responsables del PAA.

c) Determinar el plan de trabajo - cronograma para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia respectiva

y su actualización.

6 Concepto Plan Anual de Adquisiciones, Colombia Compra Eficiente

7 En la formulación del Plan Anual de Adquisiciones, deben tomarse en cuenta las recomendaciones que se indican en Colombia compra eficiente, en

especial para clasificar bienes y servicios (a http://www.colombiacompra.gov.co/es/ compradores. Para consultar la guía para clasificar ingrese

a http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/ files/manuales/manualclasificador.pdf)

http://www.colombiacompra.gov.co/es/

http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

d) Consolidar el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad de forma estratégica para conformar los grupos de los bienes y

servicios de características técnicas uniformes y de común utilización que se adquirirán mediante acuerdos marco de

precios.

e) Una vez consolidado el PAA, lo pondrá a consideración del Comité de Contratación a efectos de recibir recomendaciones

o sugerencias sobre el mismo.

f) Actualizar y publicar el Plan Anual de Adquisiciones.

g) Aprobar las modificaciones, inclusiones o exclusiones concernientes al Plan Anual de Adquisiciones relacionadas con la

inclusión o exclusión de procesos de contratación y modificaciones en cuanto a la modalidad de selección y valor del

contrato.

h) Realizar seguimiento y gestionar mediante verificaciones mensuales el cumplimiento del PAA y presentar informe ante el

Comité de Contratación con la misma periodicidad.

i) Deberá subir a la plataforma SECOP II el PAA y sus respectivas modificaciones y ajustes, dentro del siguiente día hábil a

la aprobación en el Comité de Contratación de la Entidad.

5.1.2. ETAPA PRE - CONTRACTUAL.

La etapa pre-contractual, inicia con la elaboración de los estudios previos describiendo la necesidad, justificación de la

modalidad, obligaciones y demás elementos requeridos en el Decreto 1082 de 2015 y los formatos y procedimientos

establecidos en la INTRANET, continúa con la elaboración del análisis del sector y estudio de mercado, indicando el

presupuesto oficial y la justificación del mismo, la solicitud de contratación dirigida al/el ordenador(a) del gasto y finaliza con la

adjudicación del proceso de contratación, suscripción del contrato u orden de compra, según la modalidad del proceso

adelantado.

Esta etapa se constituye como base fundamental del proceso de contratación, ya que es allí en donde se establece el insumo

para dar inicio al mismo.

Una vez distribuido el presupuesto en la Entidad para la vigencia fiscal correspondiente, el Responsable de la Contratación,

elaborará y dará a conocer a las dependencias de la Cámara de Representantes la tabla de cuantías, insumo para determinar

los procesos de selección a seguir.

De conformidad con la normativa vigente, se dará inicio al proceso de contratación, previa verificación de la existencia de los

siguientes requisitos mínimos, incluidos en los procedimientos del proceso de contratación de la Entidad.

a) La solicitud de contratación debe ser suscrita por el responsable del Área titular de la necesidad dirigida al ordenador

del gasto, en la cual se deberá indicar el objeto a contratar.

b) Para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, además de lo señalado, se debe

señalar que la dependencia no cuenta con el personal, o que el mismo es insuficiente para desarrollar el objeto

contractual.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

c) Estudios y documentos previos con sus correspondientes soportes, incluyendo el Análisis del Sector (Según aplique).

d) Certificado de Disponibilidad presupuestal y en el evento en que el plazo de ejecución supere la vigencia fiscal, se

deberá aportar la correspondiente autorización de vigencias futuras expedida por la Dirección General de Presupuesto

Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

En los casos de Contratación Directa para servicios profesionales y apoyo a la gestión, se deberán aportar los documentos que

identifican al contratista, de acuerdo con el listado de requisitos señalados para persona natural y persona jurídica.

5.1.2.1. Estudios o Análisis del Sector y Estudios del Mercado.

Las dependencias de la Cámara de Representantes que requieran la contratación, luego de conocer e identificar su necesidad,

procederán a definir el sector o mercado al cual pertenece y continuarán con la elaboración de los Estudios previos

correspondientes.

En relación con la elaboración del análisis del sector y los estudios de mercado, el/la ordenador(a) del gasto o quien haga sus

veces designará al profesional responsable de dicha actividad. Estos análisis y estudios harán parte del documento de Estudios

Previos y deberán elaborarse a través de la plataforma transaccional SECOP II, cuya administración se encuentra a cargo de

el/la ordenador (a) del gasto o la persona que haga sus veces.

Los análisis y estudios enunciados, de acuerdo con la necesidad que se pretende contratar8, deberán:

I. Determinar la disponibilidad del bien o servicio en el mercado.

II. Reconocer las alternativas que ofrece el mercado.

III. Entregar antecedentes para evaluar el monto del contrato.

IV. Determinar mejor la necesidad y sus especificaciones técnicas.

V. Mantenerse al tanto de innovaciones y de las tendencias del mercado.

VI. Determinar la estrategia a desarrollar durante el proceso de selección.

VII. Generar interés en los proveedores por participar en el proceso de selección.

8 Artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

Para realizar el análisis de sector se debe dar aplicación a la “Guía para la Elaboración de Estudios de Sector” que ha sido

elaborado por la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente o documento que haga sus veces y

que se encuentre disponible a través de la página www.colombiacompra.gov.co, y diligenciar el formato, establecido por la

Cámara de Representantes, disponible a través de la página web de la entidad y en el Sistema INTRANET, o en el sistema

que ella defina.

Además, se debe consultar el marco normativo y técnico, así como contar previamente con las autorizaciones, permisos y

licencias, los análisis de viabilidad o los estudios de factibilidad según corresponda, gestionar vigencias futuras en el caso en

que los contratos deban extenderse por varias vigencias, entre otros, y ejecutar todas aquellas actividades y factores requeridos

para mejorar la eficacia y eficiencia de la gestión contractual.

Los estudios previos deberán elaborarse en el formato dispuesto en el Sistema de Gestión de Calidad de la Cámara de

Representantes, los cuales conformarán los documentos definitivos que servirán de soporte para la elaboración del contrato o

proyecto de pliego de condiciones en la plataforma transaccional SECOP II o la que haga sus veces, según corresponda, de

manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el análisis de

distribución de riesgos que la entidad propone.

NOTA: Ver Formato No. 1 “Análisis del Sector Económico” o el que haga sus veces.

5.1.2.2. Descripción de las condiciones del contrato

El estudio previo deberá contener las condiciones y especificaciones técnicas del objeto del contrato, teniendo en cuenta:

I. La vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico

que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la

contratación.

II. Las características generales y particulares, intrínsecas y extrínsecas, físicas o inmateriales, que pueden ser

dimensiones, medidas, peso, color, especificaciones, elementos que lo componen, funciones que ha de

desempeñar, utilidad, destinación, cantidad solicitada, calidad esperada de los bienes o servicios a adquirir,

dependiendo de la utilidad y destinación que les confiera la entidad y por último los costos relacionados con la

adquisición del bien o servicio, precio de mercado, costo de flete, transporte o puesta en operación, costo de

mantenimiento, entre otras características necesarias para identificar el bien o servicio requerido.

III. El tiempo oportuno para recibir el bien o servicio contratado.

http://www.colombiacompra.gov.co/



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

IV. Las características y calidades de las obras, productos o servicios que se deben entregar. Se deben utilizar

verbos rectores que definan con claridad y precisión la actividad esencial que comprende la prestación. Por

ejemplo: ejecutar, suministrar, entregar; entre otros.

V. La dependencia solicitante deberá tener en cuenta también cuál es el plazo estimado para cumplir esas

obligaciones, tanto las que están a cargo del contratista como las que están a cargo de la Cámara de

Representantes

VI. Para la determinación del plazo, la dependencia solicitante tendrá en cuenta los tiempos de la etapa

precontractual hasta la legalización del contrato, así como el principio de anualidad presupuestal, las

disposiciones internas de la entidad y el Plan Anual de Caja - PAC-.

VII. Así mismo, deberá tomarse en consideración los compromisos, declaraciones y acreditaciones que deberán

efectuar los proponentes en materia técnica, certificaciones de experiencia, declaraciones, catálogos, muestras,

entre otros, que serán verificados por la entidad, dependiendo de la modalidad de selección requerida.

VIII. Los servicios conexos: entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como

capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, etc.

IX. Para la definición de los factores de selección del oferente se debe tener en cuenta como criterios de selección

los establecidos en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y 1882 de 2018, Decreto Nacional 1082 de 2015 y

aquellas normas que la reglamenten, adicionen, modifiquen o sustituyan.

5.1.2.3. La Estimación y Cobertura de Riesgos.

Las dependencias deberán elaborar una matriz utilizando el formato establecido para tal fin, incluyendo todos los riesgos

identificados del Proceso de Contratación, estableciendo su clasificación, la probabilidad de ocurrencia estimada, su impacto,

la parte que debe asumirlos, el tratamiento que debe dárseles para eliminarlos o mitigarlos y las características del monitoreo

más adecuado para administrarlo.

Para la estimación y determinación de los riesgos, se deberá atender lo dispuesto en el Manual elaborado por la Agencia

Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente y que se encuentra disponible a través de la página

(www.colombiacompra.gov.co/manuales). y utilizar el formato establecido para tal fin por la Cámara de Representantes

Además, se recomienda tener en cuenta, para los casos que aplique, los lineamientos o directrices expedidos por la Contraloría

General de la República y la Procuraduría General de la Nación.

En caso de que los contratos requieran ser modificados (ampliación, prórrogas o adiciones) estas deberán constar por escrito

y atender, los lineamientos que para tal efecto ha impartido tanto la jurisprudencia de la Corte Constitucional como el Consejo

http://www.colombiacompra.gov.co/manuales





CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

de Estado, y deberán considerar los riesgos predecibles de acuerdo con la nueva realidad contractual para que haga parte de

las nuevas condiciones acordadas en la justificación de la modificación.

5.1.2.4. Determinación y verificación de requisitos habilitantes.

De acuerdo a la especificidad de cada una de las modalidades de selección, la Secretaría Técnica del Comité de Contratación

o quien haga sus veces, orientará a las diferentes oficinas y direcciones, en la determinación de los criterios habilitantes

determinados en la ley.

Para la determinación de los requisitos habilitantes, se podrá consultar el manual o el documento que haga sus veces y que

para el efecto expida la Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente.

(www.colombiacompra.gov.co/manuales).

5.1.2.5. Codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios

de las Naciones Unidas.

Para facilitar la gestión contractual, la Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente puso a disposición de

todas las entidades, la guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios

de las Naciones Unidas, la cual podrá ser consultada en el portal de contratación SECOP

(www.colombiacompra.gov.co/manuales). Una vez identificada la clasificación, la misma deberá ser incluida en los documentos

correspondientes a los estudios previos.

5.1.2.6. Aplicación de Acuerdos Comerciales, incentivos, contratación en el exterior y con organismos

de cooperación.

En el estudio previo deberá determinarse la aplicación de:

I. INCENTIVOS EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA: La Cámara de Representantes implementará en los pliegos

de condiciones, criterios de calificación de las propuestas para los bienes y servicios nacionales o aquellos

considerados como tales, que en ningún caso podrán ser contrarios a la normativa vigente.

II. ACUERDOS COMERCIALES Y TRATO NACIONAL: Durante la etapa de planeación, deberá analizarse si los

Acuerdos Comerciales entre Colombia y otros países son aplicables a los procesos de contratación que adelante

la Cámara de Representantes.

III. CONTRATOS EJECUTADOS FUERA DEL TERRITORIO NACIONAL: Para el caso de los procesos de

contratación adelantados por la entidad en el exterior y cuyos contratos se deban ejecutar en el exterior podrán

someterse a la normatividad extranjera.







CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

IV. ORGANISMOS DE COOPERACIÓN: La Cámara de Representantes, deberá atender las disposiciones vigentes

para la contratación con estos organismos en el evento en que esta se requiera.

Para la aplicación de este numeral se puede consultar los dispuesto por la Agencia Nacional para la Contratación Pública –

Colombia Compra Eficiente, en el Manual Versión M-MACPC-13 o documento vigente para el manejo de los Acuerdos

Comerciales en procesos de contratación.

5.1.2.7. Criterios ambientales.

Para la inclusión de los criterios ambientales en los procesos de contratación se deberán tener en cuenta las disposiciones

legales vigentes y los programas nacionales, que persiguen la protección del medio ambiente.

Para tal efecto, se deberá consultar la Guía Conceptual y Metodológica de Compras Públicas Sostenibles de la Agencia

Nacional para la Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, o documento vigente.

5.1.3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA, JUSTIFICACIÓN Y FUNDAMENTOS JURÍDICOS.

La Cámara de Representantes adelantará la contratación a través de las modalidades de selección previstas en la Ley y los

procesos y procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad, aprobados por la Cámara de Representantes.

La modalidad de selección elegida, deberá justificarse en los estudios previos y atender a los criterios dispuestos en la Ley, en

procura de una selección objetiva.

A continuación, se relaciona en el siguiente cuadro las diferentes modalidades de selección a través de los cuales la Cámara

de Representantes podrá adquirir bienes, servicios y obras:

MODALIDAD DEFINICIÓN Y PROCEDENCIA

LICITACIÓN PÚBLICA

La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública.

NOTA: Ver procedimiento No.11 “Licitación Pública” o el que haga sus veces.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

SELECCIÓN

ABREVIADA DE MENOR

CUANTÍA

Aplica para aquellos casos en que, por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse mediante procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

Es preciso verificar hasta qué monto, representado en salarios mínimos, la Cámara de Representantes adelantará procesos de contratación por esta modalidad.

Se aplica el procedimiento de selección abreviada cuando el bien o servicio no es de características técnicas uniformes y la cuantía está por encima del 10% de la menor cuantía e inferior a la mayor cuantía.

NOTA: Ver procedimiento No. 9 “Selección abreviada de menor cuantía” o el que haga sus veces.

SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN

DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR ACUERDO MARCO

DE PRECIOS

En el Acuerdo Marco de Precios los compradores se vinculan a un Acuerdo mediante

una manifestación de su compromiso de cumplir las condiciones del mismo y la colocación de una

orden de compra para la adquisición de los bienes o servicios previstos en el acuerdo.

NOTA: Ver procedimiento No. 2 “Selección abreviada por Acuerdo Marco de Precios” o el que

haga sus veces.

SELECCIÓN ABREVIADA PARA

LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

UNIFORMES POR SUBASTA INVERSA

Es aquella modalidad en la cual los bienes que se requieren cuentan con características técnicas uniformes y de común utilización, que se adquieren mediante lances en búsqueda de la oferta más económica.

NOTA: Ver procedimiento No. 10 “Selección abreviada de subasta inversa” o el que haga sus

veces.

SELECCIÓN ABREVIADA

PARA LA ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS

TÉCNICAS

Para la adquisición de bienes por esta modalidad, la Cámara de Representantes debe estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, al Acuerdo Marco de Precios o a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios para tales bienes o servicios, incluyendo el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

UNIFORMES POR BOLSAS DE

PRODUCTOS

El estudio mencionado debe mostrar la forma en que la entidad estatal garantiza los principios y objetivos del sistema de compras y contratación pública.

CONCURSO DE MÉRITOS

Modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrá utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación.

Es obligatoria esta modalidad de selección, para la interventoría en los contratos de obra.

NOTA: Ver procedimiento No. 3 “Concurso de méritos abierto” o el que haga sus veces.

CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA

La modalidad de selección de mínima cuantía es un procedimiento sencillo y rápido para escoger al contratista en la adquisición de los bienes, obras y servicios cuyo valor no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Cámara de Representantes

NOTA: Ver procedimiento No. 7 “Selección de Mínima Cuantía” o el que haga sus veces.

CONTRATACIÓN

DIRECTA

Constituye una forma de escogencia del contratista, excepcional a la regla general de la licitación, mediante un procedimiento administrativo distinto al previsto para la referida regla general, de ordinario y en contraste con aquella, más ágil y expedito, atendiendo las circunstancias de cada caso

particular según lo indicado por la ley.

NOTA: Ver procedimiento No. 5 “Contratación directa” o el que haga sus veces.

5.1.3.1 CONTRATOS QUE REQUIEREN ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN.

Requieren de acto administrativo de justificación debidamente motivado, entre otros, los siguientes contratos:

Contratos Interadministrativos (Ley 80 de 1993 y demás normas que la modifican o complementan)

Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas

Contrato directo cuando no existe pluralidad de oferentes

Contratos de arrendamiento y adquisición de inmuebles



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

No requieren de acto administrativo motivado:

Contratos de empréstitos

Contratos bajo urgencia manifiesta

Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

5.1.4. ETAPA CONTRACTUAL.

Esta etapa, comprende el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización, en el evento en que se haya

pactado que el inicio se encuentra sometido a la suscripción del acta de inicio, se contará el término de ejecución a partir de la

suscripción de la misma.

La Plataforma del SECOP II maneja para los Procesos de Contratación y los contratos celebrados la firma electrónica. El SECOP II

se rige por las normas del Sistema de Compra Pública y por aquellas que rigen el comercio electrónico, de esta manera dentro de

la plataforma quien se inscribe obtiene una firma electrónica con su usuario y contraseña, el cual es personal e intransferible, y

obliga por medio de esta firma a quien suscriba el contrato, o a la persona a la que el firmante representa.

Los contratos en SECOP II son electrónicos, por lo cual su publicación se da de manera simultánea a la actuación, al ser una

plataforma en línea. Teniendo en cuenta lo anterior no hay lugar a la publicación de manera posterior porque las actuaciones se

hacen en la plataforma de manera inmediata.

Está totalmente prohibido ordenar o permitir la ejecución de actividades contractuales sin el lleno de estos requisitos o sin la

existencia de contrato.

Durante la ejecución del contrato deberá hacerse seguimiento a la vigencia de las garantías del mismo.

NOTA: Ver procedimiento No. 6 “supervisión e interventoría” o el que haga sus veces.

5.1.5. ETAPA POST-CONTRACTUAL.

Una vez terminado el contrato, se procederá a revisar la vigencia de todas las garantías y, se adelantará la liquidación del

mismo, si a ello hay lugar.

Una vez suscrita la liquidación se adelantará el cierre del expediente del contrato, el cual determina la finalización de la relación

contractual, cuando aplique.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

En este período las partes contratantes, realizan una revisión a las obligaciones contraídas por cada una de ellas, para

declararse a paz y salvo. En esta etapa la actuación del supervisor o interventor del contrato, es fundamental toda vez que

realiza junto con el contratista, la revisión y análisis sobre el cumplimiento de las obligaciones pactadas. La liquidación, procede

por regla general, en los contratos de tracto sucesivo, es decir contratos cuya ejecución se prolonga en el tiempo, también debe

realizarse cuando las partes así lo acordaron en el contrato respectivo.

La liquidación de los contratos deberá realizarse en el término establecido en el contrato o en su defecto dentro del término

legal.

En aras de disminuir las controversias contractuales, las partes podrán pactar mecanismos alternativos de solución de

conflictos, para lo cual entre otras en el acta de liquidación podrán constar los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que

llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación

unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

El supervisor o interventor del contrato deberá hacer seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación del contrato,

como las de velar por la calidad, estabilidad y mantenimiento del bien o servicio entregado durante el término de duración de

las garantías, las condiciones de disposición final o la recuperación ambiental de las obras o bienes, así como exigir al

contratista la extensión o ampliación de las garantías previstas.

5.1.5.1. Obligaciones posteriores a la liquidación

Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o

recuperación ambiental de las obras o bienes; la Cámara de Representantes, a través del supervisor debe dejar constancia del

cierre del expediente del Proceso de Contratación en la plataforma transaccional SECOP II.

6. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6.1. ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES PARA DESARROLLAR LA GESTIÓN CONTRACTUAL.

Las actividades y responsabilidades para desarrollar la gestión Contractual de la Corporación están descritos en los

procedimientos establecidos por el Procedimiento de supervisión e interventoría y pueden ser consultados en la INTRANET o

el que haga sus veces. Se debe utilizar los formatos establecidos dentro del Sistema de Gestión de Calidad.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

6.1.1. Trámite del proceso de gestión contractual

Para llevar a cabo cada una de las etapas de los procesos de selección, se recomienda revisar los manuales que para el efecto

expida Colombia Compra Eficiente, como ente rector de la contratación pública y que se encuentran disponibles a través de la

página www.colombiacompra.gov.co.

Todos los procesos contractuales desarrollados por la Cámara de Representantes deben realizarse a través del Sistema de

Electrónico de Contratación Pública SECOP II, por lo tanto, se recomienda revisar las guías que para el efecto expida la Agencia

Nacional para la Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente. No obstante, en caso tal que, exista una falla en el sistema

SECOP II, los contratos realizados en dicho periodo se publicarán en SECOP I, hasta que Colombia Compra eficiente habilite

de nuevo la plataforma transaccional SECOP II.

En caso de fallas en el uso de la plataforma del SECOP II, hace parte integral de este manual el Protocolo de indisponibilidad

del SECOP II. El protocolo aplica cuando dichas fallas se presentan dentro de las cuatro (4) horas calendario previas al Evento,

y en el caso de la subasta, durante la ejecución de esta. Lo anterior para garantizar la transparencia, igualdad de oportunidades

y pluralidad de oferentes en los Procesos de contratación de las Entidades Compradoras, por lo cual no están sujetas a la

discrecionalidad de estas, salvo en los casos taxativos expresos en el protocolo.

Adicionalmente es importante tener en cuenta:

I. Dar estricto cumplimiento a los principios de la contratación estatal.

II. Constituir el Comité Evaluador.

III. Acoger los términos y procedimientos establecidos en el cronograma del proceso.

IV. Tener en cuenta que las adendas9 para modificar los Pliegos deben ser expedidas y publicadas en los días hábiles

entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m. a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas

a la hora fijada para tal presentación, salvo en la licitación pública pues de conformidad con la ley la publicación

debe hacerse con tres (3) días de anticipación.

V. La Entidad puede expedir adendas únicamente para modificar el cronograma, una vez vencido el término para la

presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del proceso.

VI. Desarrollar los procesos de contratación a través de SECOP II.

9 Documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica el pliego de condiciones. Artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015.




CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

VII. Verificar continuamente el proceso en SECOP II si los oferentes formulan observaciones al proceso para

responderlas oportunamente, en los términos fijados en el cronograma del proceso de selección, si hay lugar a

ello.

VIII. Tener diligencia y cuidado con cada una de las actividades a desarrollar dentro del proceso.

IX. Verificar que todos los documentos originados dentro del proceso sean emanados y suscritos por el (los)

funcionario (s) competente(s).

X. Realizar la verificación exhaustiva de todos los aspectos a tener en cuenta en los pliegos de condiciones, al

momento de elaborar la evaluación de las propuestas.

XI. Atendiendo a la competencia y funciones del Comité de Contratación, presentar ante dicha instancia los

documentos necesarios y/o trámites para su respectiva aprobación.

XII. Verificar que todas las actuaciones se adelanten en estricto cumplimiento de las normas que rigen los

procedimientos y actuaciones en la función administrativa, específicamente las disposiciones contenidas en el

Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

NOTA: Ver Procedimiento No. 6 “Supervisión e Interventoría” o el que haga sus veces.

7. RECOMENDACIONES PARA UNA ADECUADA GESTIÓN CONTRACTUAL

En el presente capítulo se formulan recomendaciones prácticas que permitan a los diferentes partícipes de la gestión

contractual en la Cámara de Representantes en procura de desarrollar el mejoramiento continuo del proceso de adquisición de

bienes y servicios u obra.

Durante todo el proceso contractual, los funcionarios responsables e intervinientes deberán planear y ejecutar con la debida

anticipación cada una de las actividades y productos del proceso contractual, respetando la normatividad aplicable, los tiempos,

procedimientos y formatos establecidos por el Sistema Integrado de Gestión de Calidad y que se encuentren vigentes al

momento de su utilización para cada una de las modalidades de selección.

Sin perjuicio de lo anterior a continuación se relacionan una serie de recomendaciones a efectos de anular o mitigar los riesgos

evidenciados en los procesos contractuales:

I. Las observaciones o solicitudes que se presenten por los interesados en los Procesos de Contratación deben

responderse de fondo y de manera justificada.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

II. En los procesos de contratación, se debe exigir a los proponentes suscribir o aceptar el Compromiso

Anticorrupción que adopte la Entidad.

III. En el Anexo de del pliego de condiciones, o en la invitación pública, o en el documento que haga sus veces de

los procesos de contratación, se debe informar los datos de contacto del Programa Presidencial “Lucha contra

la Corrupción” y del proceso de selección, para que toda persona que conozca casos de corrupción con ocasión

a la gestión de la contratación pública de la Cámara de Representantes efectúe el correspondiente reporte.

IV. En todos los procesos de selección, se debe convocar a las Veedurías Ciudadanas establecidas conforme a la

Ley, interesadas en realizar el control social al proceso de contratación.

V. Para realizar la verificación y ponderación de las propuestas se debe designar un Comité Evaluador,

conformado por personas con la idoneidad y responsabilidad suficientes para cumplir a cabalidad y de manera

correcta esta labor, de conformidad con la normatividad aplicable.

VI. Se fijarán plazos razonables para la presentación y evaluación de las ofertas.

VII. Se continuará con la utilización y/o actualización de pliegos, documentos y cláusulas estándar en los procesos

de contratación de la Entidad, de conformidad con la normatividad aplicable a la materia.

VIII. Debida Diligencia: Se debe dar cumplimiento a las disposiciones aplicables a la materia, de acuerdo a los

lineamientos que al respecto expida la Entidad.

IX. El contrato de SECOP II debe incluir una disposición que obligue al contratista a implementar, desarrollar y

ejecutar acciones preventivas para evitar que cualquier persona natural o jurídica utilice a las Entidades

públicas o privadas que participen en la contratación, como instrumento para el lavado de activos y/o

canalización de recursos hacia la financiación del terrorismo y/o actos de corrupción, en cumplimiento de la Ley

Aplicable durante todo el plazo del contrato, por medio de un anexo cuando lo requiera.

X. Durante la ejecución y liquidación de los contratos y convenios, se debe dar aplicación a las disposiciones

vigentes sobre la materia, y a los documentos expedidos por la Entidad.

XI. Con el fin de evitar la fragmentación y/o pérdida de información, el responsable de los documentos

contractuales debe enviar al archivo de la División Jurídica, o la que haga sus veces, toda la documentación a

su cargo, con el fin de que la totalidad de documentos originales repose en un expediente único contractual.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

7.1 EN LA ETAPA DE PLANEACIÓN

I. Realizar la publicación en el SECOP II del Plan Anual de Adquisiciones – PAA-, de acuerdo a lo dispuesto en la

Guía de Colombia Compra Eficiente y bajo los parámetros establecidos, considerando las verdaderas

necesidades de la Cámara de Representantes

II. Revisar la ejecución de los años anteriores, para determinar cuáles son necesarias, prioritarias y permanentes

y la forma como se han realizado.

III. El Plan Anual de Adquisiciones – PAA- debe ser elaborado con la debida antelación, para que la Dirección

Administrativa y el ordenador del gasto o quien haga sus veces, expida y socialice las circulares y directrices a

tiempo, para toda la Entidad.

7.2 EN LA ETAPA PRE – CONTRACTUAL

I. Los pliegos definitivos deberán guardar coherencia con los estudios y documentos previos expedidos por la

Cámara de Representantes, en el marco de un proceso contractual.

II. La elaboración del presupuesto, debe ser conjunta, para que se aplique el sistema de “pesos y contrapesos”,

con lo que se garantiza transparencia y se evita que el funcionario encargado resulte afectado por ofrecimientos

externos.

III. La adecuada elaboración de un estudio de mercado o análisis del sector, implica el uso de diversas variables

que permiten permear de un carácter objetivo la determinación del precio, tales como uso de precios de revistas

especializadas, catálogos de precios, precios históricos de la misma entidad o de otras entidades. En la

contratación directa se debe considerar la oferta del contratista, cuando a ello hay lugar, precios de otros

contratos del mismo contratista u otros si los hubiere, el acuerdo entre las partes y no es procedente la exigencia

de cotizaciones. En caso de contratos de prestación de servicios profesionales y/o apoyo a la gestión con persona

natural se debe aplicar la Resolución No. 1806 de 27 de julio 2016, o la que haga sus veces.

Contar con suficiente información sobre los productos o servicios que requiere la entidad, incluyendo: requisitos

mínimos de calidad, los competidores que puedan satisfacer la necesidad estatal y su nivel de cumplimiento en

otros contratos públicos y privados, los precios que normalmente se cobran por transacciones similares,

indicadores económicos que puedan afectar los precios y los soportes que utilizan las empresas al participar en

estudios de mercado.

IV. Diseñar el proceso de contratación de tal forma que pueda participar la mayor parte de competidores que

cumplan con los requisitos necesarios, con la experiencia y la trayectoria para entregar un producto o prestar un

servicio de calidad.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

V. Los pliegos de condiciones no deben establecer requisitos de participación o contratación más allá de los

necesarios para que la Cámara de Representantes reciba el bien o servicio de calidad, que satisfaga la necesidad

para la cual realiza el proceso contractual.

VI. Evitar que transcurran largos periodos entre la calificación y habilitación de los contratistas, la presentación de

las ofertas y la adjudicación de los contratos, a fin de mitigar posibles conductas colusivas o anticompetitivas.

VII. Reducir al máximo la comunicación entre los oferentes, sin crear oportunidades de contacto diferentes a las

audiencias estrictamente establecidas en la ley. Así como, toda la interacción será a través de la plataforma

transaccional dispuesta.

VIII. En las condiciones o anexo a los pliegos de condiciones, se debe considerar requerir a los oferentes o

proponentes la suscripción de un documento en el que certifiquen bajo la gravedad de juramento que su oferta

fue preparada de forma independiente y sin comunicación con otros competidores.

IX. Conformar equipos interdisciplinarios para estructurar los estudios y documentos previos a fin de que los mismos

sean completos y garanticen la mayor participación de proponentes.

X. Tener claridad sobre las diferentes modalidades de selección y establecer claramente cuáles son los requisitos

de evaluación o ponderación y cuáles son los requisitos habilitantes, con el fin de contar con la mejor oferta.

XI. Elaborar una matriz de riesgos de acuerdo al tipo de contrato que se pretende suscribir y conforme los parámetros

dados por la ley y la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente.

XII. Evaluar de manera objetiva las propuestas y no acceder a ningún tipo de solicitud externa que afecte la

calificación.

XIII. Cumplir con los términos establecidos en la ley, para la contradicción u observaciones por parte de los oferentes,

una vez publicada la evaluación de las ofertas.

XIV. Incluir en el pliego de condiciones las posibles sanciones a que se verían avocados las personas que realicen

alguna práctica contraria a la libre competencia en los procesos de selección.

XV. Determinar claramente los requisitos teniendo en cuenta las causales de conflictos de interés, inhabilidades e

incompatibilidades para participar en los procesos de contratación de la Cámara de Representantes.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

7.3 ETAPA CONTRACTUAL

I. Revisar el cumplimiento de los requisitos de ejecución y perfeccionamiento del contrato.

II. Si por alguna razón se requiere adicionar el contrato, este puede ser adicionado máximo hasta el 50% del valor

inicial del mismo en SMMLV.

III. Durante la ejecución del contrato, el/la Supervisor/a realizará los requerimientos necesarios al contratista.

IV. No acepte ejecución de actividades distintas a las establecidas en las cláusulas del contrato, a fin de evitar la

configuración de hechos cumplidos, ni acepte la prestación de servicios o recepción de bienes sin contar con

un contrato que ampare los mismos.

V. Tenga en cuenta que es viable la suspensión de un contrato, siempre y cuando se encuentre suscrito por el

ordenador del gasto o su delegado, dejando constancia escrita mediante acta en caso que el contrato se

encuentre en SECOP I y si se celebró a través de SECOP II se efectuará en esta plataforma transaccional. La

suspensión deberá contar siempre con la justificación por parte del supervisor o interventor del contrato, según

corresponda, y deberá contener el plazo y fecha de reanudación del contrato.

VI. En el evento en que la entidad haya autorizado subcontratar, tenga en cuenta que no es viable que esta figura

se dé para la ejecución de la totalidad del objeto o la prestación principal del contrato.

VII. Es posible acceder a la cesión del contrato, siempre y cuando sea justificada y la entidad apruebe la misma.

NOTA: Ver procedimiento No. 6 “Supervisión” o el que haga sus veces.

7.4 ETAPA POST-CONTRACTUAL

I. Para aquellos casos en los cuales se ha determinado que el contrato debe liquidarse, tenga en cuenta que la

liquidación sirve para realizar un cruce de cuentas, por lo tanto, se deberá valorar el resultado de la ejecución

de este.

II. Revisar la vigencia de las garantías.

III. Revisar la ejecución presupuestal del contrato y en el evento en que existan saldos efectuar el trámite de

liberación de estos.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

8. SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS

8.1. DEFINICIÓN

La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que, sobre el cumplimiento

del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. 10

Para la supervisión y por autorización legal, la Corporación puede contratar personal de apoyo, a través de los contratos de

prestación de servicios que sean requeridos, destinados específicamente para esta actividad, siempre y cuando no exista

personal de planta suficiente para realizar la labor en condiciones de eficacia o eficiencia o porque la complejidad técnica del

objeto lo requiera.

Las buenas prácticas administrativas en materia de contratación estatal recomiendan designar personal apto para ejercer la

labor de supervisión, quien debe acreditar previamente y como mínimo conocimientos técnicos respecto del objeto del contrato

a supervisar.

La supervisión será realizada única y exclusivamente por quien designe el ordenador del gasto por medio de SECOP II, según

el estudio previo del área de origen, quien podrá además variar unilateralmente la designación de la supervisión.

La interventoría por su parte consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realiza una persona

natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento

especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la

entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, puede contratar el seguimiento administrativo,

técnico, financiero, contable y jurídico del contrato dentro de la interventoría.

Por regla general, no son concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin

embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual, en el contrato respectivo de interventoría,

se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del

supervisor. El contrato de Interventoría siempre será supervisado directamente por la entidad.

8.2. DESIGNACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA SUPERVISIÓN

El supervisor debe ser un funcionario público de la Cámara de Representantes que tenga la experiencia e idoneidad para

realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, teniendo en cuenta el objeto y la naturaleza del

contrato.

10

Art. 83 de la Ley 1474 de 2011 – Estatuto Anticorrupción



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

En el estudio previo y/o en las minutas de las contrataciones, se definirán el/los cargo/s de la/s persona/s que será/n el/los

supervisor/es de los contratos que debe suscribir la Cámara de Representantes, salvo en las comunicaciones de aceptación

de la oferta en los procesos de mínima cuantía teniendo en cuenta el numeral 6 del artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de

2015, donde se informará el nombre del supervisor del contrato.

En el caso que el contrato y/o convenio se realice a través de la plataforma transaccional SECOP II, el sistema remitirá

automáticamente comunicación por correo electrónico al supervisor de la designación.

El Ordenador del Gasto debe comunicar la designación del supervisor mediante memorando en los casos que el contrato y/o

convenio se realice a través de SECOP I o cuando exista más de un supervisor y el contrato y/o convenio se efectuó en la

plataforma SECOP II.

En la citada comunicación, se debe enviar el link en el que están publicados los documentos que hacen parte del proceso de

contratación y del contrato.

8.3. EXPEDICIÓN DEL REGISTRO PRESUPUESTAL, SI EL CONTRATO O CONVENIO SE FINANCIA TOTAL O

PARCIALMENTE CON RECURSOS DE LA ENTIDAD

El supervisor del contrato es responsable de verificar que haya sido expedido el registro presupuestal del contrato, por parte

de el/la Ordenador(a) del gasto o quien haga sus veces.

Si el contrato se suscribe a través de SECOP II, el supervisor debe verificar en la referida plataforma la incorporación del

registro presupuestal.

Si el contrato se publica en SECOP I, el supervisor debe verificar que se encuentre en el archivo correspondiente.

8.4. APROBACIÓN DE LAS GARANTÍAS DE LOS CONTRATOS O CONVENIOS

De acuerdo con lo señalado en el procedimiento Nro. 6 “Supervisión e Interventoría” o el que haga sus veces, el servidor

responsable evaluará e impartirá aprobación a las garantías del contrato.

Si el contrato se suscribe a través de SECOP II, las garantías pactadas en el contrato se revisan y aprueban a través de la

citada plataforma.

Si el contrato se publica en SECOP I, el contratista debe presentar las garantías pactadas en el contrato para ser revisadas y

aprobadas por el servidor competente, lo cual se hace a través de la suscripción del/ las actas/s de aprobación

correspondiente/s.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

8.5. EXPEDICIÓN Y PUBLICACIÓN DEL ACTA DE INICIO

El supervisor debe leer y conocer el contrato, así como todos los documentos que hacen parte de éste y del proceso de

contratación respectivo, incluida la propuesta del contratista.

El supervisor debe verificar que se cumplan todos los requisitos establecidos en el contrato, para dar inicio al mismo. Una vez

se cumpla lo anterior, el supervisor debe suscribir con el contratista el acta de inicio del contrato, si ésta se pactó en el mismo.

Una vez suscrita el acta de inicio el supervisor debe dar cumplimiento al procedimiento No.6 “Supervisión e Interventoría” y

verificar que la publicación del acta de inicio se haya efectuado dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.

8.6. VIGILANCIA DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO O CONVENIO EN SECOP II

Si el contrato se suscribe a través de SECOP II, el supervisor debe revisar el avance de la ejecución del mismo, de conformidad

con la “Guía para hacer la Gestión Contractual en el SECOP II” y los demás documentos que expida Colombia Compra Eficiente

al respecto.

8.7. MODIFICACIONES CONTRACTUALES A LOS CONTRATOS

Se debe dar cumplimiento a la normatividad aplicable al contrato respectivo, al procedimiento Nro.6 “Supervisión” y diligenciar

el formato Nro. 2 “Solicitud modificación contractual” y/o el que sea aplicable del Sistema Integrado de Gestión de la

Corporación.

8.8. ADICIÓN DE CONTRATOS

La adición es una modificación del contrato que implica aumentar el valor del mismo, siempre y cuando no se exceda el 50%

del valor inicial, expresado en Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes -SMMLV-, ni se altere el objeto del contrato. La

limitación anterior no aplica en el caso previsto en el artículo 85 de la Ley 1474 de 2011.

En todo caso, se debe dar cumplimiento a la normatividad aplicable a cada contrato. Así mismo se debe cumplir con el formato

Nro. 2 “Solicitud modificación contractual” o el que haga sus veces y los demás documentos que expida la Cámara de

Representantes al respecto.

8.9. ADICIÓN Y PRÓRROGA DE LOS CONTRATOS DE INTERVENTORÍA

Los contratos de interventoría se podrán adicionar atendiendo las siguientes reglas:

Se debe dar cumplimiento a la normatividad aplicable al contrato respectivo.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

Por regla general se aplicará el artículo 85 de la Ley 1474 de 2011, según el cual los contratos de interventoría podrán

adicionarse y prorrogarse por el mismo plazo en que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia, sin que el valor a

adicionar deba sujetarse al límite del parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.

Por lo anterior, al tratarse de una disposición facultativa, cada caso deberá soportarse en el análisis previo técnico, económico

y jurídico que determine su conveniencia.

Si el contrato se suscribe a través de SECOP II, la modificación del mismo se hará a través de la citada plataforma transaccional.

Si el contrato se publica a través de SECOP I, la modificación del mismo, se debe publicar dentro de los tres (3) días siguientes

a su suscripción.

Si el contrato se suscribe a través de SECOP II, los certificados de modificación de las garantías pactadas en el contrato se

revisan y aprueban a través de la citada plataforma.

Si el contrato se publica en SECOP I, los certificados de modificación de las garantías pactadas en el contrato, se revisan y

aprueban a través de la suscripción del/ las actas/s de aprobación correspondiente/s.

8.10. ADICIÓN, PRÓRROGA, MODIFICACIÓN, SUSPENSIÓN Y/O CESIÓN DE LOS CONTRATOS O CONVENIOS

RELACIONADOS CON LA ADMINISTRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA CÁMARA DE REPRESENTANTES

Si se requiere modificar los contratos o convenios relacionados con la administración y funcionamiento de la Cámara de

Representantes, el supervisor del contrato debe radicar el formato Nro.3 “Solicitud modificación contractual” o el que se

encuentre vigente, al ordenador(a) del gasto o quien haga sus veces, adjuntando los anexos que correspondan, en cada caso,

dando cumplimiento al procedimiento Nro. 6 “Supervisión”

Sobre el particular, se debe dar cumplimiento a la normatividad aplicable a la materia.

Si el contrato o convenio se suscribe a través de SECOP II, la modificación del mismo se hará a través de la citada plataforma

transaccional.

Si el contrato o convenio se publica a través de SECOP I, la modificación del mismo, se debe publicar en éste, dentro de los

tres (3) días siguientes a su suscripción.

Si el contrato o convenio se suscribe a través de SECOP II, los certificados de modificación de las garantías pactadas en el

contrato o convenio se revisan y aprueban a través de la citada plataforma.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

Si el contrato se publica en SECOP I, los certificados de modificación de las garantías pactadas en el contrato o convenio, se

revisan y aprueban a través de la suscripción del/ las actas/s de aprobación correspondiente/s.

8.11. TERMINACIÓN ANTICIPADA DE LOS CONTRATOS O CONVENIOS RELACIONADOS CON LA ADMINISTRACIÓN Y

FUNCIONAMIENTO DE LA ENTIDAD

Si se requiere terminar de mutuo acuerdo un contrato o convenio relacionado con la administración y funcionamiento de la

Cámara de Representantes, el contratista debe radicar comunicación en la Corporación dirigida al Supervisor solicitando la

terminación anticipada de mutuo acuerdo, el supervisor revisa y determina la viabilidad de la misma y radica al/la ordenador(a)

del gasto o quien haga sus veces, el formato Nro.3 “Solicitud modificación contractual” y los soportes correspondientes para

tramitar la terminación.

Si el contrato o convenio se suscribe a través de SECOP II, la terminación de mutuo acuerdo del mismo, se hará a través de la

citada plataforma transaccional.

Si el contrato o convenio se publica en SECOP I, la terminación de mutuo acuerdo del mismo, se debe publicar en éste, dentro

de los tres (3) días siguientes a su suscripción.

8.12. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS O CONVENIOS RELACIONADOS CON LA ADMINISTRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

DE LA ENTIDAD

La liquidación es el acto en virtud del cual las partes del contrato hacen un balance de la ejecución y cumplimiento de las

obligaciones del mismo, y determinan si existen obligaciones a cargo de uno u otro, se consignan salvedades y en general, se

hace un ajuste de cuentas entre las partes, se da con el fin de establecer si se encuentran o no a paz y salvo por todo concepto

relacionado con su ejecución.

En la liquidación debe darse cumplimiento a la normatividad aplicable al contrato o convenio respectivo, el procedimiento Nro.6

“Supervisión” y diligenciar el formato 2 “Acta de liquidación de mutuo acuerdo” y/o el aplicable, del Sistema Integrado de Gestión

de la Cámara de Representantes.

Es de resaltar que el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 11 y 32 de la Ley 1150 de 2007, el artículo

217 del Decreto Ley 019 de 2012, preceptúa que serán objeto de liquidación los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya

ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, de conformidad con lo previsto en el inciso

final de la norma antes citada, la liquidación no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de

apoyo a la gestión.

La liquidación de los contratos deberá realizarse dentro del término establecido en el contrato o en su defecto dentro del término

legal. Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la calidad

del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones,

http://smart.bogotajuridica.gov.co/SJD/index.php?la=2&li=1&op=2&sop=2.4.2&id_doc=346&version=1&back=1



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del

contrato.

En el evento de que fracase la liquidación bilateral por falta de acuerdo entre las partes o ante la inasistencia del contratista

particular, la Cámara de Representantes adquirirá competencia para liquidar unilateralmente el contrato, mediante acto

administrativo.

Para la liquidación unilateral el/la Interventor/a o Supervisor/a del contrato comunicará a el/la Ordenador(a) del Gasto sobre la

falta de acuerdo o inasistencia del contratista para liquidar por mutuo acuerdo, adjuntando el proyecto de liquidación bilateral y

los soportes respectivos.

8.13. RESPONSABILIDADES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR

El supervisor vigila la ejecución del contrato desde el punto de vista técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico

hasta la liquidación del mismo y/o hasta cuando existan obligaciones posteriores a la liquidación; teniendo en cuenta para ello

los documentos pre contractual, contractual y post contractuales que hagan parte integral del contrato (estudios de mercado,

estudios previos, pliego de condiciones, propuesta, contrato celebrado, informes de ejecución, etc.), así como las normas

técnicas y legales aplicables a cada caso en particular.

Establece la norma que, una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las

condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, la Cámara de Representantes debe dejar

constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación, cuando aplique.11

La interventoría por su parte es responsable del seguimiento técnico de lo contratado, siendo posible como ya se señaló,

pactar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto del contrato dentro de una interventoría.12

Los/Las Interventores/as y Supervisores/as serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos

o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan

en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

La supervisión e interventoría debe realizar el seguimiento de la ejecución de los contratos hasta su liquidación.

11

Artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015

12 Ídem



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

8.14. FACULTADES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR

I. Efectuar el seguimiento y exigir al contratista el cumplimiento del objeto y de las obligaciones previstas en el

contrato o convenio.

II. Impartir instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales pactadas.

III. Exigir la información necesaria y recomendar lo que contribuya a la mejor ejecución del contrato.

IV. Sugerir y/o adoptar las medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto contratado en las condiciones

de tiempo, modo y/o lugar pactado.

V. Solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución del contrato o convenio.

VI. Exigir al contratista la calidad de los bienes y servicios contratados, o en su defecto los exigidos por las normas

técnicas obligatorias.

VII. Certificar el recibido a satisfacción de los bienes o servicios contratados, necesarios para pago, de acuerdo con

lo establecido en el contrato.

VIII. Identificar situaciones que puedan afectar la normal ejecución del contrato y adoptar las medidas del caso.

IX. Identificar plenamente las circunstancias de posible incumplimiento del contrato, definiendo las cláusulas violadas

y sus repercusiones, con los soportes respectivos, para iniciar el procedimiento de que trata el artículo 86 de la

Ley 1474 de 2011.

X. Participar en el desarrollo del procedimiento de imposición de multas, sanciones o declaratorias de incumplimiento.

XI. En caso de demostrarse un incumplimiento, determinar los perjuicios causados a la Entidad, cuantificándolos.

8.15. ACTIVIDADES PRINCIPALES DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

Para velar por el cumplimiento de las obligaciones contractuales y el buen desarrollo del contrato, las funciones específicas que

deben cumplir la Supervisión y la Interventoría se clasifican y organizan según su carácter en cuatro (04) grupos, así:

8.15.1 Administrativas

8.15.2 Técnicas

8.15.3 Financieras y contables

8.15.4 Legales



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

En concordancia con lo indicado anteriormente, las principales actividades y gestiones que debe adelantar la supervisión e

interventoría, son las siguientes:

8.15.1. Administrativas

I. Una vez recibido de parte de el/la Ordenador(a) del Gasto o quien haga sus veces, el correo electrónico de SECOP

II de designación de supervisión o el memorando de designación como supervisor según sea el caso, se recomienda

realizar previamente un análisis cuidadoso del contrato suscrito, los documentos anexos al mismo tales como

estudios previos, pliego de condiciones y propuesta. Lo anterior con el ánimo de comprender el objeto del mismo,

sus alcances y especificaciones.

Para el caso del interventor, una vez iniciado su contrato para dichos efectos, deberá revisar los documentos

señalados.

II. El/La Supervisor/a debe conocer todos los formatos y procedimientos establecidos para la ejecución correcta de la

supervisión, así como, las normas legales del Régimen de Contratación y dar cumplimiento a los mismos.

III. Suscribir las actas y/o informes a que haya a lugar con ocasión a la ejecución del contrato y/o convenio, a saber:

a) Acta de inicio del contrato, se debe utilizar el formato establecido en el Sistema Integrado de Gestión. Tomando

en consideración que ésta sólo puede suscribirse una vez se haya recibido la notificación electrónica enviada por

SECOP II o mediante memorando de designación de supervisión según corresponda. La fecha de suscripción del

acta es el momento a partir del cual inicia el plazo de ejecución contractual.

b) Informes, según se disponga en el contrato, a efectos de controlar el desarrollo del objeto y el cumplimiento de

las obligaciones pactadas. Se debe utilizar el formato Nro. 4 “Informe del Contratista - Supervisor”, establecido en

el Sistema Integrado de Gestión o el que haga sus veces.

Sólo para los contratos de obra e interventoría, deberá presentarse un informe final que de cuenta de toda la ejecución

del contrato. Esta obligación se encuentra en cabeza del/a supervisor/a y del/a interventor/a del mismo, según

corresponda. Este Informe Final debe contener como mínimo:

✔ Fecha de expedición

✔ Número del contrato

✔ Nombre del Contratista

✔ Objeto

✔ Valor



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

✔ Modificaciones

✔ Resumen Ejecutivo de la ejecución del contrato (describir el desarrollo del contrato objeto de supervisión o

interventoría, relación de documentos y anexos)

✔ Balance financiero del contrato: Valor ejecutado a la fecha y pagos realizados al Contratista, valor faltante

por ejecutar y/o pagar, etc.

✔ Detalle de amortización del anticipo (si lo hubiere).

✔ Servicios y productos recibidos a satisfacción.

✔ Servicios, cantidad de productos pendientes por recibir.

✔ Novedades o situaciones anormales presentadas durante la ejecución del contrato

c) Acta de suspensión, es el documento donde se formaliza el acuerdo para interrumpir transitoriamente y por un

término claramente determinado, la ejecución del contrato. Requiere la existencia de una razón que la justifique,

el acuerdo entre las partes y la determinación expresa de su levantamiento y continuidad del contrato.

NOTA: La suspensión de los contratos sólo podrá darse previo trámite ante el Ordenador del Gasto. El Acta de

suspensión solo puede ser suscrita por el Ordenador del Gasto y el Contratista.

d) Acta de liquidación de los contratos y/o convenios supervisados, trámite que debe radicar ante el Ordenador

del Gasto o quien haga sus veces junto con todos los soportes, antes del vencimiento del plazo establecido para

la liquidación y la vigencia de la garantía de cumplimiento. Se debe utilizar el formato Nro. 2“Acta de liquidación

de mutuo acuerdo” establecido en el Sistema Integrado de Gestión.

e) Acta de cierre del expediente del Proceso de Contratación, cuando a ello haya lugar.

IV. Remitir toda la documentación que se produzca dentro de las etapas contractual y postcontractual, el/al Ordenador

del Gasto o quien haga sus veces para su archivo en el expediente único de contratos a cargo de ésta

dependencia. En caso tal de pactarse cronograma para la ejecución de las actividades pactadas, el documento

aprobado por el supervisor debe reposar en el expediente contractual.

V. Vigilar el cumplimiento de los plazos, la vigencia del contrato y/o convenio y de los riesgos amparados de la

garantía única.

VI. Exigir al contratista la presentación de los certificados de modificación a la póliza cuando se suscriban

modificaciones, prorrogas, adiciones, suspensiones para su correspondiente aprobación por parte del área a

cargo.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

VII. Solicitar al contratista, por escrito y con la debida antelación, que subsane los inconvenientes que se presenten

en el curso de la ejecución del contrato y/o convenio; situaciones de las cuales deberá mantener enterada a la

División Jurídica o quien haga sus veces.

VIII. Estudiar y preparar de manera oportuna, eficaz y sin ningún tipo de dilación las respuestas a cualquier solicitud

del contratista en relación a la ejecución del contrato.

IX. Proponer las diferentes soluciones que estime pertinentes para la correcta ejecución contractual, así como para

la solución de situaciones que puedan generar traumatismos o discordias que afecten el cumplimiento del objeto

del contrato, verificando para el fin los documentos que lo integran. (Modificación contractual, suspensión,

utilización de cláusulas excepcionales).

X. Participar en el desarrollo del procedimiento de imposición de multas, sanciones o declaratorias de incumplimiento,

rindiendo informe detallado y con soportes dentro de la actuación, y tasar los perjuicios ocasionados a la entidad

con el presunto actuar incumplido del contratista.

XI. Hacer traslado oportuno al área de almacén de la Corporación de los bienes o elementos adquiridos durante la

ejecución del contrato y/o convenio supervisado u objeto de interventoría.

XII. Apoyar cuando haya lugar a el/la Ordenador del Gasto o quien haga sus veces en la respuesta a los requerimientos

que tanto entidades públicas como privadas y/o órganos de control, eleven sobre la ejecución contractual

designada.

XIII. Hacerle seguimiento a la publicación en SECOP II de toda la información de la ejecución contractual.

XIV. Solicitar oportunamente a el/la Ordenador/a del Gasto, la designación de su reemplazo como Supervisor/a cuando

se presente alguna de las siguientes situaciones: traslado, vacaciones, comisión y renuncia o despido.

En tales eventos, se deberá presentar el informe sobre el estado del contrato al momento de presentarse dicha

situación.

XV. Guardar absoluta reserva sobre los resultados obtenidos en el desarrollo del contrato, y no utilizar ni divulgar, para

fines distintos a los previstos en el mismo, los resultados de su trabajo sin la autorización previa y escrita de la

entidad.

XVI. Suministrar de manera veraz y exacta los datos e información del contrato sobre el cual ejerce la supervisión o

interventoría requerida para presentar informes a los organismos de control.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

8.16.5. Técnicas

I. Verificar de acuerdo con la naturaleza del contrato, que se cumplan a cabalidad las normas técnicas, de protección

al medio ambiente, seguridad industrial, y salud ocupacional, entre otras aplicables, cuando hubiere a lugar.

II. Verificar que cada uno de los procesos técnicos a cargo del contratista se adelanten de conformidad con las

especificaciones señaladas en los estudios previos, pliegos de condiciones, oferta, los planos, estudios y diseños,

cronogramas y presupuesto.

8.15.3. Financieras y Contables

Controlar que el contratista y/o asociado cancele cumplidamente las obligaciones laborales y tributarias que se deriven de la

ejecución del convenio o contrato.

I. Vigilar los registros y soportes de la ejecución de la inversión de los recursos asignados para la ejecución del

objeto. Esta se dirige a vigilar la globalidad de la inversión del presupuesto asignado para el cumplimiento de las

obligaciones contractuales. Con su ejercicio se constata que el gasto se efectúe de manera ajustada a la

destinación y montos previstos en el contrato y/o convenio.

II. Revisar que las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista y/o asociado se ajusten a los

requisitos tributarios aplicables.

III. Vigilar que no se asuman compromisos que no tengan el respectivo amparo presupuestal. En el evento de

requerirse mayores recursos, el interventor o supervisor del contrato y/o convenio deberá tramitar con la debida

antelación, la respectiva solicitud de modificación contractual ante el Ordenador del Gasto o quien haga sus veces,

allegando el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

IV. Exigir periódicamente la consignación ante la Tesorería Nacional de los rendimientos financieros a que haya lugar.

8.15.4. Legales

I. Controlar que el contratista cumpla con las obligaciones relacionadas con los aportes al Sistema General de

Seguridad Social (salud, pensión y riesgos profesionales) y parafiscales, en los porcentajes establecidos por la

ley.

II. Adelantar el trámite a su cargo necesario para la imposición de las multas o declaratoria de incumplimiento a que

hubiere lugar. Para el efecto, será necesario que el supervisor y/o interventor haga un seguimiento exhaustivo

de la ejecución contractual y cuente con los soportes que permitan inferir que efectivamente existe un posible



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

incumplimiento contractual que amerite el actuar sancionatorio de la administración, tasando igualmente los

perjuicios ocasionados a la Entidad.

III. Solicitar, recomendar y apoyar de manera activa y eficiente a la Entidad en el trámite de imposición de las multas

o declaratoria de incumplimiento a que hubiere lugar.

IV. Para los pagos derivados del contrato y al momento de su liquidación, verificar que el contratista se encuentra al

día en el pago de aportes parafiscales y de sistema de seguridad social integral.

V. Certificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales mediante el formato Nro. 4 “Informe Del Contratista -

Supervisor”, previo a cada pago pactado en el contrato o convenio.

VI. Vigilar que la ejecución del contrato o convenio se realice conforme a lo estipulado en el mismo, es decir que se

efectúe de acuerdo con los requerimientos contractuales, tales como: el objeto, las obligaciones, el plazo de

ejecución, el valor y la forma de pago etc.

VII. Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista, lo que incluye la verificación del cumplimiento de las

especificaciones inherentes al proyecto, bienes, obras, o servicios contratados previstos en el estudio previo, la

propuesta, el pliego de condiciones y obligaciones del contrato o convenio.

VIII. Verificar de acuerdo con la naturaleza del contrato o convenio, la existencia de los permisos, licencias y

documentación exigida por las autoridades competentes, previo al inicio de las obras o servicios de que se trate

y durante la ejecución de los mismos.

IX. Hacer seguimiento al cronograma de actividades y al plan operativo, cuando aplique, a efectos de solicitar en su

oportunidad una eventual modificación.

X. Exigir al contratista la ampliación de las garantías en los casos de adiciones, prórrogas, suspensiones o en los

eventos en que deban extenderse con ocasión de la liquidación del contrato.

XI. Informar al garante oportunamente sobre los incumplimientos presentados durante la ejecución del contrato, con

el fin de que ejerza los apremios a que haya lugar a sus asegurados.

XII. Según la naturaleza del contrato, exigir al contratista, de acuerdo con los límites legales, las cesiones de

derechos, patentes, etc., a favor de la Cámara de Representantes

8.16 PROHIBICIONES EN LA INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN

I. Transar diferencias en nombre de la Corporación o realizar algún tipo de negociación extracontractual.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

II. Realizar algún tipo de modificación contractual (prórroga, comprometer adición de recursos, suspensión, cambio

en las obligaciones, etc.) sin dar cumplimiento a los procedimientos establecidos.

III. Exonerar al contratista del cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones.

IV. Certificar el cumplimiento de las obligaciones para el pago sin que se haya cumplido lo pactado.

V. Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de

beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista.

VI. Omitir, denegar o retardar el trámite de los asuntos a su cargo.

VII. Incumplir con sus obligaciones de seguimiento y verificación.

8.17. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Como recomendación para garantizar una debida y oportuna gestión, es necesario que los supervisores e interventores

procuren la lectura de algunas normas que regulan la actividad contractual y específicamente la gestión a cargo de la

supervisión e interventoría, así:

I. El contrato, junto con sus estudios previos, el pliego de condiciones, la propuesta del contratista y los documentos

que se produzcan durante su ejecución.

II. Decreto 019 de 2012 - Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y

trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

III. Ley 1474 de 2011 - Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,

investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

IV. Ley 734 de 2002 – Código Disciplinario Único.

V. Ley 1952 de 2019 - Código General Disciplinario

VI. Ley 962 de 2005 -Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos

administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o

prestan servicios públicos.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

VII. Ley 190 de 1995 por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y

se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

VIII. Decreto 2106 de 22 de noviembre de 2019 “Por medio del cual se dictan normas para simplificar, suprimir y

reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración Pública”.

IX. Todas las Directrices que expida la Cámara de Representantes en la materia.

8.18. RESPONSABILIDADES

Sin perjuicio de las sanciones penales a que hubiere lugar, los interventores y/o supervisores responden civil, disciplinaria y

fiscalmente por los perjuicios causados a la entidad estatal, cuando se celebren, ejecuten, terminen o liquiden contratos o

convenios sin el cumplimiento de los requisitos y formalidades consignadas en la ley.

Esta responsabilidad también cobija a las personas que hubieren cesado en el ejercicio de los cargos, siempre que se deduzca

la existencia de hechos u omisiones en el desempeño de los mismos.

Sobre la responsabilidad de los particulares y de los funcionarios o servidores públicos, la Constitución Política de Colombia la

ha definido en su artículo 6, así: “Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las

leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa (infringir la ley) y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus

funciones”.

La responsabilidad del supervisor e interventor en su actividad, puede ser:

• Penal: La consecuencia jurídica cuando se presenta una violación a la ley (Ley 599 de 2000).

• Contractual: Se deriva de sus omisiones en el proceso de seguimiento del contrato (arts. 50 y siguientes Ley 80 de

1993).

• Civil: El artículo 2341 del Código Civil Colombiano, la define: “El que ha cometido un delito o culpa, que ha interferido

daño a otro, es obligado a la indemnización, sin perjuicio de la pena principal que la ley imponga por la culpa o el

delito cometido”.

La responsabilidad civil supone siempre una relación entre dos sujetos, de los cuales uno ha causado un daño y el

otro lo ha sufrido. La responsabilidad civil es la consecuencia jurídica de esta relación de hecho, o sea la obligación

del autor de reparar el perjuicio ocasionado.13

13 Valencia Zea, Arturo. Derecho Civil. Tomo III. Pág. 202



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

• Disciplinaria: La responsabilidad disciplinaria se deriva de la conducta de los servidores públicos o de los particulares que ejercen funciones públicas y contrarían los deberes a los cuales están sujetos en virtud de la

Constitución, las leyes o los reglamentos, es decir quienes en el desempeño de la función pública sea por acción u

omisión no cumplan con los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y

publicidad que señala el artículo 209 de nuestra Constitución14. (Ley 734 de 2002 y Ley 1474 de 2011)

• Fiscal: Declaración jurídica en la cual se precisa con certeza que un determinado servidor público o particular debe cargar con las consecuencias que se derivan de sus actuaciones irregulares en la gestión fiscal que se ha realizado,

y que está obligado a reparar el daño causado al erario, por su conducta dolosa o culposa. Tiene por objeto el

resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público como consecuencia de la conducta dolosa o culposa

de quienes realizan gestión fiscal, mediante el pago de una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio

sufrido por la respectiva entidad estatal.15 (Ley 610 de 2000).

8.19 PÉRDIDA DE COMPETENCIA PARA LIQUIDAR LOS CONTRATOS O CONVENIOS

Si un contrato o convenio, no se liquidó en los términos legalmente establecidos o la Entidad perdió la competencia para

liquidarlo, se debe diligenciar y suscribir un documento de cierre administrativo.

Una vez se suscriba el documento, el área que la expidió, debe ejecutar las siguientes actividades:

I. Remitir por correo electrónico a la División Jurídica, o la que haga sus veces, copia del documento de cierre

administrativo para ser publicada en SECOP dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su firma.

II. Enviar el original del documento, al área de archivo competente.

III. Remitir la copia del acta al Ordenador del Gasto y al área que corresponda, para que se adelanten las actuaciones

presupuestales, contables y administrativas respectivas.

IV. Adelantar las demás actuaciones que establezcan el/la Ordenador(a) del Gasto, o el área que corresponda.

Lo anterior, sin perjuicio de las demás actuaciones que legalmente deban adelantarse.

8.20. COMUNICACIÓN CON LOS OFERENTES Y CONTRATISTAS

14 Cartilla Responsabilidad Fiscal, disciplinaria y penal. www.contraloriagen.gov.co

15 Cartilla Responsabilidad Fiscal, disciplinaria y penal. www.contraloriagen.gov.co



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

En el pliego de condiciones o en la invitación pública, ésta última en el caso de la modalidad de selección de mínima cuantía,

o en el documento que haga sus veces, se establecerá la forma para interactuar con los posibles interesados en participar en

los diferentes procesos de contratación y con los contratistas.

Si el proceso de selección se realiza a través de Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP II la comunicación

con los oferentes, se hará a través de la citada plataforma transaccional, y las propuestas se reciben a través de la misma.

En general la publicidad de los documentos y actos asociados al proceso de contratación, salvo los asuntos expresamente

sometidos a reserva, se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP. Constituye obligación de los

interesados consultar de manera permanente la precitada plataforma, y no será válida como excusa de desconocimiento o

desinformación la omisión de la consulta de la misma.

La Cámara de Representantes debe garantizar la publicidad de los procedimientos, documentos y actos asociados a los

procesos de contratación. La anterior publicidad se hará en la página web de la Entidad y en el Sistema Electrónico para la

Contratación Pública SECOP.

En los contratos deberá incluirse una cláusula en la que se estipulan los mecanismos de comunicación entre la Entidad y el

contratista, con la autorización expresa por parte del contratista de ser notificado a su dirección electrónica de conformidad con

los artículos 35 y 56 de la Ley 1437 de 2011, “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo

Contencioso Administrativo” y las disposiciones que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

En la etapa de planeación la Cámara de Representantes, podrá solicitar cotizaciones e información a diferentes proveedores

con el fin de recoger la información necesaria para el estudio de sector, o para el estudio de mercado, o información relacionada

con los bienes y/o servicios a contratar, sin que esto sea un proceso de contratación, lo anterior, a través de correo electrónico,

o a través de SECOP II, o a través de la comunicación escrita enviada a la dirección física respectiva.

Así mismo la Entidad puede realizar reuniones públicas de pre-mercadeo como parte del análisis de sector y del estudio de

mercado. Las listas de asistencia y las actas de las citadas reuniones harán parte de los documentos del respectivo proceso

de selección.

9. RÉGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE

INTERÉS

9.1 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

Las inhabilidades y las incompatibilidades constituyen una limitación de la capacidad para contratar con las entidades estatales,

tanto para personas naturales como jurídicas, y obedecen a la falta de aptitud o a la carencia de una cualidad, calidad o requisito

del sujeto, la cual lo incapacita para poder ser parte en una relación contractual con dichas entidades, por razones vinculadas con



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

los altos intereses públicos envueltos en las operaciones contractuales o por la existencia de intereses contrapuestos que exigen

que éstas se realicen con arreglo a criterios de imparcialidad, eficacia, eficiencia, moralidad y transparencia.

Una vez se presente una inhabilidad e incompatibilidad sobreviniente, es decir, la que se produce durante el desarrollo del proceso

de selección o durante la ejecución del contrato, el contratista deberá cederlo previa autorización de la entidad, y de no poder cederlo

se procederá a la terminación anticipada del contrato.

Si la inhabilidad o incompatibilidad se presenta durante la ejecución del contrato, en alguno de los integrantes del consorcio o unión

temporal, éste deberá ceder su participación a un tercero previa autorización del supervisor del contrato y el Ordenador del Gasto,

estableciéndose como prohibición la imposibilidad de ceder dicha participación a los miembros del mismo consorcio o unión

temporal.

Estas medidas son de obligatorio cumplimiento, dado que de conformidad con el artículo 44 de la Ley 80 de 1993 la inhabilidad o la

incompatibilidad frente al contrato lo vician de nulidad absoluta, además de generar en el contratista una inhabilidad de 5 años a

partir de la celebración del contrato.

9.2 CONFLICTO DE INTERESES

En el mismo sentido, el conflicto de intereses se presenta cuando existe un “interés”, que puede generar conflicto entre el servidor

público, la entidad y el proponente que acude al proceso de selección, este “interés” debe poseer la potencialidad de alterar el efecto

de la decisión, de forma especial respecto de las personas involucradas en el proceso de selección, de su cónyuge, de un pariente

suyo en los grados señalados por la ley o de sus socios de derecho o de hecho; generándose el conflicto de intereses por no

manifestar el impedimento por esa situación personal o familiar en el trámite del asunto.

Lo anterior dado que esta figura jurídica atiende a la moralización del ejercicio de la función pública y a los aspectos éticos que

impiden que una determinada persona se relacione con la administración pública.

Los servidores públicos que se encuentren en cualquiera de las situaciones antes mencionadas deberán:

a) Abstenerse de firmar, autorizar, aprobar o suscribir los actos relacionados con el proceso contractual a su cargo.

b) Declararse impedido en los eventos en que se configure el conflicto de intereses.

c) Comunicar a la División Jurídica los hechos constitutivos de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses.

La Cámara de Representantes se rige por el estatuto de contratación pública y le son aplicables, a sus procesos de contratación, el

régimen de inhabilidades, incompatibilidades, conflicto de intereses y demás prohibiciones establecidas en la Constitución, la Ley

80 de 1993, la Ley 734 de 2002, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011 y demás normas que las complementen, modifiquen o

sustituyan.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

10. CONTROVERSIAS CONTRACTUALES

En desarrollo de la contratación administrativa que celebra la Cámara de Representantes en su etapa de ejecución, se pueden

presentar diferencias entre las partes, las cuales en primera instancia deben ser solventadas de manera oportuna, con el fin de

evitar traumatismos que afecten el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la contratación e impacten de manera directa o

indirecta la actividad misional de la entidad.

En ese orden de ideas, los supervisores e interventores de los contratos que celebra la Cámara de Representantes según sea el

caso cuando se presenten controversias frente a la ejecución de los contratos, en primer lugar deben acudir a la solución de los

mismos bajo mecanismos que desarrollen el acuerdo entre las partes y permitan finalmente satisfacer el objetivo final propuesto con

el contrato.

Por lo anterior, luego de hacer la valoración del caso en particular, procede en primer lugar adelantar las reuniones entre contratista

y/o Supervisor del Contrato, para establecer posibles mecanismos de solución, los que deben plasmarse en actas que asuman los

compromisos correspondientes.

Ahora bien, cuando las soluciones deriven en la necesidad de efectuar modificaciones de naturaleza contractual, que impliquen un

reconocimiento a favor del contratista, las mismas deberán ser puestas en conocimiento de la Cámara de Representantes a efectos

de analizarlos y tomar las decisiones administrativas que correspondan, para lo cual se consultará al Comité de Contratación de la

Cámara de Representantes, si a ello hay lugar.

Las decisiones que se tomen en esta etapa de manera bilateral, deben estar orientadas a encauzar la ejecución y lograr que se

cumpla el objeto contractual, actuación que debe darse bajo el marco de los artículos 29 y 209 de la Constitución Política que

preceptúan la observancia del debido proceso en todo tipo de actuación administrativa o judicial y determinan los principios rectores

de la actividad administrativa.

De conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993, Capítulo VIII, artículos 68 a 75, complementada por el artículo 22 de la Ley

1150 de 2007, en el momento en que surjan controversias en cualquier proceso contractual, las partes contratantes podrán de

manera directa, ágil y rápida, acudir a los mecanismos alternativos de solución de conflictos –MASC- tales como la conciliación, el

arreglo directo y la transacción.

10.1 MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS – MASC

Son los instrumentos o herramientas con que cuenta la Cámara de Representantes y los contratistas para solucionar de manera

directa, ágil, rápida, eficiente y eficaz, y con una mayor economía, los conflictos que surjan durante y con ocasión de la celebración,

desarrollo, ejecución, terminación y liquidación de los contratos que ellos celebren, sin acudir a la jurisdicción competente,

reservándose en últimas el derecho de acceder a la administración de justicia para tal fin.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

10.2 FINALIDAD DE LOS MASC

Los MASC están dirigidos a que de una manera ágil y económica se pueda solucionar de forma rápida cualquier controversia

contractual para finalmente cumplir con el objeto del contrato.

Conforme a lo consagrado en el artículo 69 de la Ley 80 de 1993, las partes contratantes no podrán incluir cláusulas, dentro de los

contratos, que prohíban la utilización de los MASC para dirimir controversias contractuales cuestión que es extensible para la

incorporación de la cláusula compromisoria o la celebración del compromiso (inciso 2 del artículo 69 ibídem).

10.3 CLASES DE MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTO- MASC

10.3.1 ARREGLO DIRECTO

Se constituye en el mecanismo básico y principal en el marco de la contratación pública. Mediante este mecanismo las partes buscan

de forma directa y sin intermediarios una solución justa, adecuada y proporcional dentro de las condiciones específicas de su relación

contractual, teniendo en cuenta las circunstancias de tiempo, modo y lugar que se han presentado durante ésta, y el comportamiento

de las partes frente a tales eventos.

El acuerdo que surja entre los sujetos involucrados deberá constar por escrito y estar debidamente motivado, de tal forma que, en

caso de incumplimiento, dicho documento, junto con el contrato y demás actuaciones dentro del mismo, se constituirá en título

ejecutivo contra el deudor o sus causantes, el cual consagrará una obligación clara, expresa y exigible, además de constituirse en

plena prueba en su contra, esto bajo los términos del Código General del Proceso.

10.3.2 LA TRANSACCIÓN

Es un pacto o negocio jurídico por medio del cual dos o más sujetos de derecho extinguen sus obligaciones, mediante concesiones

recíprocas. Con la transacción ocurre lo ya explicado para el arreglo directo, en el sentido de que el documento se constituye, esta

vez por sí mismo, en un título ejecutivo susceptible de reclamación judicial, de modo que las obligaciones allí pactadas corren a

cargo del deudor de las mismas, siendo este responsable por su incumplimiento.

10.3.3 COMITÉ DE CONCILIACIÓN

Mediante la conciliación se busca la resolución de conflictos por medio del cual dos o más personas gestionan por sí mismas la

solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador, frente al cual podrán discutirse

todos los asuntos susceptibles de transacción, desistimiento y aquellos que expresamente determine la ley.

La solución de los conflictos mediante la conciliación, al igual que con la transacción y el arreglo directo, tiene su fundamento en el

ejercicio de la autonomía de la voluntad, ya que las partes determinan el alcance de la conciliación y transigen sus diferencias, con

el fin de extinguir la obligación pendiente.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

Así como en los demás mecanismos de solución directa anteriormente expuestos, el acuerdo conciliatorio hace mérito ejecutivo

ante el incumplimiento de este por parte de su deudor, quien se verá compelido a su entera realización a partir del fallo judicial que

así lo ordene.

De conformidad con el capítulo 3 del Decreto 1069 de 2015, el Comité de Conciliación será el organismo de la entidad, que decidirá

sobre la viabilidad de utilizar cualquiera de los MASC compilados en este manual, en la búsqueda de la solución de conflictos que

enfrente la Cámara de Representantes, entre los cuales se encuentran los de carácter contractual, cumpliendo estrictamente con

las normas sustanciales y procedimentales aplicables para evitar la lesión al patrimonio público de la entidad.

10.3.3.1 TRÁMITE DE CONCILIACIÓN ANTE EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN

El Comité de Conciliación de la Cámara de Representantes, revisará las solicitudes de conciliación, analizando las posibles

consecuencias que tendrá la decisión de conciliar, respecto con la eventual condena que pueda percibir la entidad si somete la

controversia a un proceso judicial.

En caso de que se opte por someter la controversia a conciliación, se procederá a presentar ante los procuradores judiciales que

desempeñan sus funciones de intervención ante los jueces o tribunales administrativos competentes para aprobar la respectiva

conciliación, la solicitud de audiencia de conciliación a efectos de que alguno de sus miembros haga las veces de conciliador para

la controversia en cuestión. Si bien estos actores sólo pueden sugerir fórmulas de arreglo, su injerencia en la conciliación debe ser

activa, teniendo en cuenta las circulares No. 4 y No. 5 de la Procuraduría General de la Nación, a efectos de que exista por parte

del agente del Ministerio Público una verdadera custodia del patrimonio público.

Suscrita la conciliación, se someterá a la revisión de legalidad que realizará el Juez de lo Contencioso Administrativo por medio de

un auto que es susceptible de ser apelado. Si la controversia es de competencia del Consejo de Estado en única instancia, el trámite

conciliatorio estará a cargo del procurador delegado que actúe ante la sección competente para conocer del asunto.

Conforme con lo establecido en el Decreto 1069 de 2015, reglamentario de la Leyes 446 de 1998, 640 de 2001 y 1285 de 2009 se

debe agotar la conciliación, como requisito de procedibilidad, para acceder a la Jurisdicción Contencioso Administrativa, incoando

la acción de controversias contractuales.

10.3.4 ARBITRAJE

La regulación del arbitraje en materia de contratación estatal se encuentra de los artículos 69 al 74 de la Ley 80 de 1993, en el

artículo 22 de la Ley 1150 de 2007, en la Ley 1563 de 2012 “Por medio de la cual se expide el Estatuto de Arbitraje Nacional e

Internacional y se dictan otras disposiciones”.

El arbitraje, de conformidad con lo establecido en el artículo 2 de la Ley 1563 de 2012 será ad hoc, si es conducido directamente

por los árbitros, o institucional, si es administrado por un centro de arbitraje. A falta de acuerdo respecto de su naturaleza y cuando

en el pacto arbitral las partes guarden silencio, el arbitraje será institucional. Cuando la controversia verse sobre contratos celebrados



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

por una entidad pública o quien desempeñe funciones administrativas, el proceso se regirá por las reglas señaladas para el arbitraje

institucional.

Los procesos arbitrales son de mayor cuantía cuando versen sobre pretensiones patrimoniales superiores a cuatrocientos salarios

mínimos legales mensuales vigentes (400 SMLMV) y de menor cuantía, los demás.

Cuando por razón de la cuantía o de la naturaleza del asunto no se requiera de abogado ante los jueces ordinarios, las partes podrán

intervenir directamente en el arbitraje.

Para someter una controversia a un Tribunal de Arbitramento, es necesario que se pacte a través de una cláusula compromisoria

en el contrato del cual emana la relación jurídico sustancial, o por un compromiso posterior, en el que se establezca específicamente

que la controversia se someterá a arbitraje. La cláusula compromisoria, podrá formar parte de un contrato o constar en documento

separado inequívocamente referido a él. La cláusula compromisoria que se pacte en documento separado del contrato, para producir

efectos jurídicos deberá expresar el nombre de las partes e indicar en forma precisa el contrato a que se refiere.

10.3.4.1 CLÁUSULA COMPROMISORIA

La cláusula compromisoria se encuentra regulada en el artículo 70 y 71 de la Ley 80 de 1993. A través de esta cláusula, se pueden

acudir a tribunales de arbitramento, con el fin de investir a particulares con la función de administración de justicia transitoriamente

a tenor de lo dispuesto en el artículo 116 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 446 de 1998, el Decreto 1818 de 1998, el

Código General del Proceso, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la Ley Estatutaria de

Administración de Justicia (Ley 1285 de 2009) y la Ley 1563 de 2012.

La cláusula compromisoria es de carácter accidental, que, en atención al principio de legalidad, rige toda la actividad administrativa,

y de acuerdo con el Estatuto de Contratación permite someter a la jurisdicción arbitral los conflictos relacionados con la celebración,

ejecución, desarrollo o liquidación del contrato estatal.

La estipulación de la cláusula compromisoria, tiene como objetivo invocar la jurisdicción arbitral en controversias que en condiciones

normales deberían resolverse ante la jurisdicción de lo contencioso administrativa, con el fin de dar celeridad a procesos que pueden

tardar demasiado tiempo, y en sí por una disposición propia de la autonomía de la voluntad de las partes, de modo que el alcance

del arbitramento que llegue a suscitarse en desarrollo del contrato estatal estará circunscrito expresamente a lo que las partes han

decidido poner a su conocimiento.

10.3.4.2 LIMITACIÓN DE LA CLÁUSULA COMPROMISORIA

La cláusula no solamente se debe limitar a decir de forma genérica qué tipo de conflictos serán decididos en instancia arbitral, sino

que, además debe determinarse el número de árbitros que decidirán la controversia, la forma en que los mismos serán decididos,

el centro de arbitraje en el cual se realizará el arbitramento, y todos los demás aspectos necesarios para la adecuada constitución

del tribunal de arbitramento.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

La cláusula compromisoria constituye una parte integral del contrato, de modo que la primacía del pliego de condiciones o sus

equivalentes sobre el documento contractual determina que su incorporación en éstos, no requiere ratificación escrita en el acuerdo

de voluntades inicial, bien porque puede estar incluida en los mismos pliegos o sus equivalentes o en otro documento posterior a la

celebración del contrato, siempre que, éste se suscriba antes de la liquidación del contrato estatal; situación aceptada por la

jurisprudencia administrativa más reciente.

En todo caso, su incorporación, en lo posible, debe contar con una regulación clara y expresa que no permita dudas, no obstante,

en su ausencia se deba dar aplicación a la normatividad arbitral vigente al momento de convocarse a un arbitramento, pues cualquier

situación que no pueda ser dilucidada por medio del contrato, puede ser motivo de una falta de competencia del tribunal

correspondiente. Lo anterior significa que el pacto ha de ser expreso. Todo lo anterior en lo aplicable será extensible al contrato de

compromiso.

10.3.4.3 PROCEDIMIENTO ARBITRAL

El Tribunal de Arbitramento estará compuesto por tres (3) árbitros, salvo que las partes acuerden acudir a un único arbitro o que la

controversia sea de menor cuantía (inciso 2 del artículo 70 de la Ley 80 de 1993). En todo caso, el número de árbitros siempre será

impar. La convocatoria del Tribunal deberá estar dirigida al Centro de Arbitraje con los mismos requisitos de la demanda de

conformidad con el artículo 75 y siguientes del Código General del Proceso.

El proceso arbitral se llevará a cabo con las reglas generales de los procesos fijados en el Código General del Proceso, pero con

algunas diferencias, debido a la regulación normativa específica que se tiene para el arbitramento.

10.4 CONFLICTOS TÍPICOS DE LAS RELACIONES CONTRACTUALES DEL ESTADO

10.4.1 CONFLICTOS SUSCITADOS EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL

En esta etapa, se pueden identificar, tres clases de conflictos relacionados con la expedición de actos administrativos separables,

algunos que tienen que ver con problemas de orden presupuestal y otros que se relacionan con la mala planeación del contrato.

10.4.2 CONFLICTOS DERIVADOS DE LA EXPEDICIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS SEPARABLES

El más frecuente de los conflictos que se deriva de la tramitación de la etapa precontractual tiene que ver con la expedición de los

llamados actos administrativos separables, en tanto que éstas son las expresiones de la voluntad de la Administración Pública

producidas que pueden ser impugnadas judicialmente.

En el régimen vigente se consideran actos administrativos separables: (i) el acto administrativo de apertura del procedimiento de

selección de contratistas; (ii) el pliego de condiciones definitivo; (iii) el acto mediante el cual se hace el registro, clasificación o

calificación en el Registro Único de Proponentes, y (iv) el acto de adjudicación. Recientemente la jurisprudencia ha calificado como

otro acto administrativo separable la declaración de desierto del procedimiento de selección de Contratistas.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

10.4.2.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LOS MASC EN LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS SEPARABLES

Se debe utilizar los MASC en los temas concernientes a los efectos económicos de los actos administrativos, como bien se encuentra

regulado en los artículos 70 y 71 de la Ley 446 de 1998 al consagrar la conciliación frente a los actos administrativos siempre y

cuando se configure alguna de las causales de revocatoria directa de actos administrativos.

10.4.3 CONFLICTOS DERIVADOS DE LA INEXISTENCIA DE SOPORTE PRESUPUESTAL

Tiene que ver con la ejecución por parte del particular de prestaciones de contenido contractual sin que se cumplan los requisitos

exigidos por el Estatuto General del Presupuesto. El artículo 71 del Decreto-Ley 111 de 1996 y con el numeral 6 del artículo 25 de

la Ley 80 de 1993, previo a la iniciación del procedimiento de selección de contratistas y a la celebración del contrato deben expedirse

las respectivas disponibilidades presupuestales que garanticen que existirán recursos para el pago al contratista. Además, según

las normas citadas, una vez celebrado el contrato es indispensable que se registre presupuestalmente a fin de perfeccionar la

operación presupuestal y afectar de forma definitiva el rubro correspondiente para la formación y ejecución del contrato.

Debe tenerse en cuenta que al no existir un rubro presupuestal específico de dónde hacer el pago, suele ser necesario que el pago

provenga del rubro de sentencias y conciliaciones, para lo cual será necesario realizar un trámite conciliatorio, cumpliendo con los

requisitos señalados en el Decreto 1069 de 2015 o, incluso, suscribir un negocio de transacción, el cual deberá ser previamente

aprobado por el Comité de Conciliación de la respectiva entidad.

10.4.4 CONFLICTOS DERIVADOS DE FALENCIAS EN LA FASE DE PLANEACIÓN DEL CONTRATO

La Ley 80 de 1993 determinó la existencia de obligaciones de planeación previas a la celebración del contrato o de la iniciación del

procedimiento de selección de contratistas, y expresamente fija la obligación de elaborar unos estudios previos que condensan la

adecuada planeación del contrato.

La indebida planeación del contrato puede generar conflictos dentro del procedimiento de selección de contratistas. Esta inadecuada

planeación, puede dar lugar a que se presenten controversias en la ejecución del contrato, dando paso al incumplimiento de las

obligaciones a cargo de la Administración o a la ruptura del equilibrio económico del contrato.

10.4.5 CONFLICTOS SUSCITADOS DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

En la etapa contractual, determinada por la culminación del procedimiento de selección con la escogencia de un colaborador, pueden

presentarse diferencias entre las partes contractuales de cara a la ejecución del objeto contractual por las siguientes causas.

10.4.5.1 CONFLICTOS DERIVADOS DE LA AUSENCIA DE PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

ESTATAL



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

Este tipo de conflictos, se pueden suscitar en aquellos que no se han elevado por escrito, sino que se hicieron de forma verbal,

careciendo de título habilitante para afectar una parte del presupuesto de la entidad pública con el fin de cancelar el valor de las

obras, bienes y servicios que se demandan de su colaborador. En esta medida deberá acudirse a un mecanismo alternativo de

solución de controversias que determine el título jurídico que justifique la procedencia del pago, en el cual quede plenamente

reconocido el total de las prestaciones ejecutadas y su equivalente económico, además de la actualización del valor correspondiente

y los intereses moratorios a que haya lugar. En este punto sería recomendable la suscripción de un contrato de transacción, el cual

deberá estar debidamente revisado y avalado por el Comité de Conciliación, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1069

de 2015.

10.4.5.2 CONFLICTOS DERIVADOS DE LAS CLÁUSULAS EXCEPCIONALES

Para efectos de determinar la aplicación de los MASC, en este punto, son importantes las cláusulas de modificación, interpretación

y terminación unilateral, así como la de caducidad.

En efecto, de conformidad con el numeral 2º del artículo 14 de la Ley 80 de 1993, estas cláusulas, denominadas excepcionales al

derecho común, serán de obligatoria inclusión en los contratos que tengan por objeto la ejecución de actividades de monopolio

estatal, en prestación de servicios públicos o la explotación y concesión de bienes del Estado y en contratos de obra; de adopción

facultativa en los contratos de suministro y prestación de servicios; y prohibidas en los contratos que se celebren con personas

públicas internacionales o de cooperación, ayuda o asistencia, en los contratos interadministrativos, de empréstito, donación y

arrendamiento, y en los contratos con objeto directo de desarrollo de actividades científicas o tecnológicas, en los de seguro y en

aquellos cuyo objeto sean actividades industriales y comerciales y que sean celebrados por entidades que no se consideren

estatales para los efectos de esta ley de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2º de dicha normatividad.

10.4.5.2.1 CAMPO DE APLICACIÓN

El ejercicio de las cláusulas excepcionales propiamente dicho no puede someterse a ningún mecanismo alternativo de solución de

conflictos, en atención a su naturaleza de acto administrativo, caracterizado por ser una manifestación unilateral de la voluntad de

la administración dirigida a producir un efecto jurídico; no obstante, los efectos económicos de tales determinaciones sí pueden ser

objeto de una negociación entre administración pública y contratista, especialmente si se tiene en cuenta que las cláusulas

excepcionales –con excepción de la de terminación unilateral-, obligan al agotamiento de una etapa previa de negociación entre las

partes contratantes, y solamente ante el fracaso de la misma, se podrá utilizar la facultad impositiva.

Las consecuencias económicas de la decisión de interpretar, modificar o terminar unilateralmente la relación contractual, o de la

declaratoria de caducidad; se podrán acordar formas de indemnización para el contratista que no solamente podrán ser en dinero,

sino en mayor plazo de ejecución o la inclusión de otros aspectos relevantes para el adecuado desarrollo del objeto del contrato.

Lo anterior, en el ámbito de la caducidad, se traducirá en una posible negociación sobre las compensaciones a que haya lugar a

favor de la administración pública, e inclusive en los acuerdos a que se pueda llegar con el garante de la obligación para continuar

con la ejecución del objeto pactado con el contratista sancionado.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

Por último, debe anotarse que en el evento de una modificación unilateral cuyo costo supere el veinte por ciento (20%) del valor

inicialmente pactado como precio del contrato, ante la facultad otorgada al contratista de renunciar a la ejecución, podrá adelantarse

un proceso de negociación bajo cualquier modalidad de MASC –especialmente el arreglo directo- para evitar tal circunstancia por

el traumatismo de tiempo y costos que ello podría generar.

10.4.5.3 CONFLICTOS DERIVADOS DE PRESTACIONES SIN SOPORTE CONTRACTUAL

La inclusión en el contrato inicial de nuevas prestaciones u obligaciones que se hacen necesarias para la consecución de una obra,

bien o servicio completo, pero que en la etapa de planeación no se evidenciaron, o no se consideraron fundamentales para el

cumplimiento de los fines de satisfacción del interés general a cargo del Estado, genera un conflicto de carácter contractual.

Se tratan de contratos que inicialmente fueron perfeccionados de acuerdo con lo establecido en la ley, y a los cuales se les adicionan

aspectos que no hacen parte del marco estipulado y que no quedan consignados en ningún documento, atendiendo a la filosofía de

que será contrato todo acuerdo elevado a escrito.

Es evidente que la falta de un documento escrito en el cual queden consignadas estas prestaciones adicionales genera

inconvenientes de todo tipo: el contratista no tiene certeza del alcance exacto de lo solicitado por la entidad estatal, y no se cuenta

con un estimativo del precio final, lo que implica que no se harán las apropiaciones presupuestales correspondientes.

En consecuencia, es recomendable que a través de cualquier mecanismo alternativo de solución de conflictos, en especial mediante

arreglo directo, se eleve a escrito todas y cada una de las prestaciones adicionales requeridas por la entidad al contratista que ya

fueron ejecutadas, y de común acuerdo se dé un valor a las mismas, para con base en ello proceder a la apropiación presupuestal,

ya sea del rubro del contrato específico o del rubro de los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos, pues, en todo caso,

el documento contentivo de tales circunstancias deberá ser analizado por el Comité de Conciliación por mandato expreso del Decreto

1069 de 2015.

10.4.5.4 CONFLICTOS DERIVADOS DE LA EXPEDICIÓN DE OTROS ACTOS ADMINISTRATIVOS

CONTRACTUALES

Tanto la entidad como el contratista pueden verse afectados por el incumplimiento de las obligaciones de su subcontratista, o por la

ocurrencia de circunstancias que alteran las condiciones inicialmente pactadas y que hacen mucho más gravoso continuar con la

ejecución del contrato, pero que no pueden atribuirse a la parte perjudicada ni hacen parte de los riesgos normales derivados de las

prestaciones comprometidas, ni de aquellos contractualmente asumidos.

En este sentido, cualquier mecanismo alternativo de solución de conflictos que no dilate la aplicación del acuerdo entre los

contratantes será ideal para lograr minimizar los efectos nocivos de un incumplimiento o un desequilibrio; por ello, es preferible

adoptar las modalidades de arreglo directo, transacción y amigable composición -los cuales contarán con la correspondiente revisión

del Comité de Conciliación de la entidad- antes que la conciliación, toda vez que la misma implica la revisión tanto del Ministerio



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

Público como del juez contencioso administrativo, lo cual toma un tiempo considerable que podría afectar el desarrollo del contrato

que se pretende normalizar.

10.4.6 CONFLICTOS SUSCITADOS DURANTE LA TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

Los conflictos relativos al incumplimiento, el desequilibrio contractual, la ejecución de prestaciones sin soporte contractual y la

discusión sobre el cobro de la cláusula penal pecuniaria pueden suscitarse una vez haya vencido el plazo de ejecución del contrato

y se hayan ejecutado todas las actividades programadas.

Una vez se haya llegado a la etapa de terminación del contrato, es procedente continuar con la fase de liquidación del mismo,

preferiblemente de manera bilateral, con negociación entre contratista y entidad estatal dentro del plazo pactado en el contrato o el

dado por la ley ante la ausencia de estipulación expresa al respecto (4 meses iniciales, y en todo caso, el término de caducidad de

la acción contractual, 2 años, salvo que se haya admitido demanda cuya pretensión sea de liquidación del contrato), y solamente

cuando no se haya podido llegar a ningún acuerdo, total o parcial, o cuando hecha la invitación por la administración pública el

contratista no acuda a la etapa de negociación, la entidad estatal podrá liquidar de forma unilateral el contrato, mediante acto

administrativo.

Las liquidaciones bilateral y unilateral pueden concurrir cuando las partes no lleguen a una solución conjunta respecto de algunos

aspectos específicos del contrato y el contratista no haya ejercido su derecho a dejar salvedades en el acta de liquidación; en caso

contrario, esto es, que el contratista haya dejado constancia clara, expresa y concreta de los aspectos que no logró negociar con la

administración, se constituye una reserva para lograr un acuerdo independiente con la entidad estatal contratante, al cual se podrá

llegar mediante cualquier mecanismo alternativo de solución de conflictos.

11. DISPOSICIONES FINALES

Se acogen en el presente documento todas las disposiciones que en materia de contratación hayan sido o sean expedidas por

la Cámara de Representantes

9.1 MANEJO DOCUMENTAL.

La Gestión Documental es aquella actividad administrativa y técnica tendiente a la planificación, manejo y organización de la

documentación producida por la Cámara de Representantes y recibida de las demás entidades, proponentes y contratistas,

desde su origen hasta su destino final, se deberá dar cumplimento a los lineamientos para la conformación y organización de

expedientes contractuales de la Cámara de Representantes.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

9.2 MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN DE LA CIUDADANÍA A TRAVÉS DE VEEDURÍAS

ORGANIZADAS E INTERESADOS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN.

En desarrollo de la Gestión Contractual, la Cámara de Representantes, a través de diferentes documentos del Proceso de

Selección, tales como Anexo al pliegos de condiciones y Actos Administrativos de Apertura, convocan públicamente a las

veedurías ciudadanas para que puedan desarrollar su actividad durante la etapa precontractual, contractual y post-contractual,

y para que conforme a la ley, en caso de estar interesadas realicen el control social a los procesos de selección, formulen las

recomendaciones escritas que a su juicio sean necesarias para la eficiencia institucional y la probidad en la actuación de los

funcionarios e intervengan en todas las audiencias realizadas durante el proceso de selección, en las etapas precontractual,

contractual y post contractual.

Finalmente, a través de las audiencias públicas de Rendición de Cuentas, la Entidad abre espacios de encuentro y reflexión

sobre los resultados de su gestión, dentro de la cual se encuentra la Gestión Contractual.

9.3 LAS CONTROVERSIAS Y LA SOLUCIÓN DE CONFLICTOS DERIVADOS DE LOS PROCESOS DE

CONTRATACIÓN.

Para el manejo de controversias y resolución de conflictos que surjan en la gestión contractual, la Cámara de Representantes

atenderá los procedimientos para la solución de las controversias contractuales de la Ley 80 de 1993, y las demás normas que

lo modifiquen o adicionen.

9.4 RESPONSABLES DEL DOCUMENTO.

De acuerdo con las funciones establecidas en las disposiciones vigentes la competencia acerca de la elaboración y

actualización permanente del presente documento, estará a cargo de la División Jurídica o quien haga sus veces.

9.5 VIGENCIA DEL MANUAL Y MECANISMOS DE REFORMA.

El presente manual de gestión contractual entra a regir a partir de la fecha de su expedición y es de obligatorio acatamiento

para toda la Cámara de Representantes. Las actuaciones y procesos en curso que se hubieren iniciado con anterioridad a la

expedición del presente manual continuarán rigiéndose con las disposiciones correspondientes.

La revisión, actualización y modificación del Manual de Contratación estará a cargo de la Ordenadora del Gasto en conjunto

con la División Jurídica y deberá realizarse de acuerdo con los procedimientos establecidos para la modificación de documentos

del Sistema Integrado de Gestión -SIG-.



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

CONTROL DE CAMBIOS.

ACTIVIDADES O

NUMERALES QUE CAMBIARON CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL

CAMBIO VERSIÓN

N. A. Creación del Documento 13/12/2019 01



DIANA PILAR PULIDO GOMEZ



RAMÍREZ


SALTARÉN

ANEXOS

PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS

Los procedimientos y formatos del Sistema Integrado de Gestión en los que se relacionan actividades que

la Entidad debe realizar al interior de ésta, desde la apertura o inicio del proceso de selección hasta la

suscripción del contrato correspondiente o la declaratoria de desierto del proceso respectivo, según

corresponda, son los siguientes:



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

TIPO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CODIGO

PROCEDIMIENTO Selección abreviada por Acuerdo Marco de Precios 3GJCP2

PROCEDIMIENTO Concurso de Méritos 3GJCP3

MANUAL manual de supervisión e interventoría 3GJCP4

PROCEDIMIENTO Contratación Directa 3GJCP5

FORMATO Estudios del Sector 3GJCP6

PROCEDIMIENTO Supervisión e Interventoría 3GJCP7

PROCEDIMIENTO Mínima Cuantía 3GJCP8

PROCEDIMIENTO Procedimiento sancionatorio 3GJCP9

PROCEDIMIENTO Selección Abreviada de Menor Cuantía 3GJCP10

PROCEDIMIENTO Selección Abreviada por Subasta Inversa 3GJCP11

PROCEDIMIENTO Licitación Pública 3GJCP12

FORMATO Nota interna Solicitud de Necesidad Contractual 3GJCP25

FORMATO Estudios Previos por Licitación Pública 3GJCP26

FORMATO Pliego de condiciones definitivo / Proyecto Licitación Pública 3GJCP27

FORMATO Acta de Audiencia de asignación de riesgos y/o aclaración al pliego de condiciones por licitación pública

3GJCP28

FORMATO Aviso de convocatoria por licitación pública 3GJCP29

FORMATO Acto administrativo de apertura por licitación pública 3GJCP30

FORMATO Informe de respuestas a observaciones 3GJCP31

FORMATO Estudios previos por prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión 3GJCP32

FORMATO Idoneidad por prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión 3GJCP33

FORMATO Solicitud de insuficiencia por prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

3GJCP34

FORMATO Certificación de Insuficiencia de Personal por prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

3GJCP35

FORMATO Adenda por Licitación Pública 3GJCP36

FORMATO Designación Comité Evaluador 3GJCP37

FORMATO Informe de Evaluación jurídica por Licitación Pública 3GJCP38

FORMATO Informe de Evaluación técnica por Licitación Pública 3GJCP39

FORMATO Informe de Evaluación financiera por Licitación Pública 3GJCP40



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

FORMATO Informe de Evaluación definitivo por Licitación Pública 3GJCP41

FORMATO Acta de inicio 3GJCP42

FORMATO Listado de Asistencia a Audiencia 3GJCP43

FORMATO Acta de Comité de contratación 3GJCP44

FORMATO Resolución de Adjudicación por Licitación Pública 3GJCP45

FORMATO Solicitud de Estudio de Sector 3GJCP46

FORMATO Memorando Solicitud de necesidad de Estudio de sector 3GJCP47

FORMATO Acta de Liquidación 3GJCP48

FORMATO Elaboración y Actualización del Plan Anual de Adquisiciones 3GJCP49

FORMATO Acta de Audiencia de Procedimiento Administrativo Sancionatorio 3GJCP50

FORMATO Citación a Audiencia - compañía de seguro Procedimiento Administrativo Sancionatorio 3GJCP51

FORMATO Citación a audiencia – Contratista Procedimiento Administrativo Sancionatorio 3GJCP52

FORMATO Cobro a compañía de Seguros Procedimiento Administrativo Sancionatorio 3GJCP53

FORMATO Cobro al contratista Procedimiento Administrativo Sancionatorio 3GJCP54

FORMATO Comunicado a la Procuraduría General de la Nación Procedimiento Administrativo Sancionatorio

3GJCP55

FORMATO Comunicado citación a Supervisor en el Procedimiento Administrativo Sancionatorio 3GJCP56

FORMATO Comunicado jefe División Financiera en el Procedimiento Administrativo Sancionatorio 3GJCP57

FORMATO Comunicado para cobro de remanentes en el Procedimiento Administrativo Sancionatorio

3GJCP58

FORMATO Declaratoria de Incumplimiento en el Procedimiento Administrativo Sancionatorio 3GJCP59

FORMATO Informe de Supervisión en el Procedimiento Administrativo Sancionatorio 3GJCP60

Selección Abreviada por Bolsa de Productos 3GJCP61

FORMATO Solicitud de Modificación Contractual 3GJCP64

FORMATO Informe de Contratista 3GJCP65

FORMATO Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal 3GJCP66

FORMATO Listado de Asistencia Comité de Contratación 3GJCP67

FORMATO Estudio Previo contratación directa diferente a prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

3GJCP68



CÓDIGO

VERSIÓN

FECHA 13/12/2019







RAMÍREZ


SALTARÉN

FORMATO Acta de Suspensión 3GJCP69

FORMATO Acta de Reinicio 3GJCP70

FORMATO Resolución de justificación de contratación directa 3GJCP71

FORMATO Lista de chequeo por Prestación de servicios profesionales / apoyo a la gestión 3GJCP72

FORMATO Lista de chequeo por Concurso de Méritos 3GJCP73

FORMATO Lista de chequeo contratación directa - Control Convenio /Contrato Interadministrativo/Otras causales de contratación directa

3GJCP74

FORMATO Lista de chequeo por Licitación Pública 3GJCP75

FORMATO Lista de chequeo por Menor Cuantía 3GJCP76

FORMATO Lista de chequeo por Mínima Cuantía 3GJCP77

FORMATO Estudios Previos selección abreviada de menor cuantía 3GJCP78

FORMATO Aviso de convocatoria selección abreviada de menor cuantía 3GJCP79

FORMATO Pliego de condiciones definitivo / proyecto selección abreviada de menor cuantía 3GJCP80

FORMATO Resolución de apertura de selección abreviada de menor cuantía 3GJCP81

FORMATO Resolución de adjudicación por selección abreviada de menor cuantía 3GJCP82

FORMATO Acta de audiencia de adjudicación de selección abreviada de menor cuantía 3GJCP83

FORMATO Adenda por selección abreviada de menor cuantía 3GJCP84

FORMATO Estudio previo mínima cuantía 3GJCP85

FORMATO Invitación Pública Mínima cuantía 3GJCP86

FORMATO Estudios Previos concurso de méritos 3GJCP87

FORMATO Aviso de convocatoria de concurso de méritos 3GJCP88

FORMATO Pliego de condiciones definitivo / proyecto de concurso de méritos 3GJCP89

FORMATO Resolución de apertura de concurso de méritos 3GJCP90

FORMATO Resolución de adjudicación por concurso de méritos 3GJCP91

FORMATO Acta de audiencia de adjudicación por concurso de méritos 3GJCP92

FORMATO Adenda por concurso de méritos 3GJCP93

repÚblica de colombia congreso de la repÚblica cÁmara de …€¦ · linda johana reyes moreno...

Documents