Remedio para juntas Remedio para juntas comunescomunes

Por Ricardo Hernández SandovalPor Ricardo Hernández Sandoval

1:00

ÍNDICEÍNDICE

Por qué buscar un tratamientoPor qué buscar un tratamiento JuntasJuntas TratamientosTratamientos Junta tipoJunta tipo

¿Por qué buscar un ¿Por qué buscar un tratamiento?tratamiento?

A medida que las personas A medida que las personas ascienden de puestos el tiempo ascienden de puestos el tiempo que pasan en juntas aumentaque pasan en juntas aumenta

Si se estima una junta de una Si se estima una junta de una hora por día al año se tendrían hora por día al año se tendrían unas 200 horasunas 200 horas

Si existe un retrazo de 10 minutos en cada una se tienen unas 33 horas al año desperdiciadas.

¿Por qué buscar un ¿Por qué buscar un tratamiento? (2)tratamiento? (2)

Las juntas son las primer fuente para Las juntas son las primer fuente para la transmisión de información y toma la transmisión de información y toma de decisionesde decisiones

Una encuesta realizada por una Una encuesta realizada por una empresa de consultoría en empresa de consultoría en comunicaciones de negocios reveló comunicaciones de negocios reveló que más del 70% de los ejecutivos que más del 70% de los ejecutivos consideran que muchas de las juntas consideran que muchas de las juntas a las que asisten son una pérdida de a las que asisten son una pérdida de tiempo. A pesar de ello, el 67% de tiempo. A pesar de ello, el 67% de quienes respondieron informaron que quienes respondieron informaron que asistieron a más juntas que el año asistieron a más juntas que el año anterior (revista success)anterior (revista success)

¿Por qué buscar un ¿Por qué buscar un tratamiento? (3)tratamiento? (3)

Las juntas saludables propician Las juntas saludables propician un ambiente sano en las un ambiente sano en las empresasempresas

Este tipo de juntas están son Este tipo de juntas están son enfocadas a resolver un enfocadas a resolver un determinado objetivodeterminado objetivo

Las juntas saludables ahorran Las juntas saludables ahorran tiempo, energía y dinero.tiempo, energía y dinero.

ÍNDICEÍNDICE

Por qué buscar un tratamiento Por qué buscar un tratamiento JuntasJuntas TratamientosTratamientos Junta tipoJunta tipo

¿Qué es una junta?¿Qué es una junta?

Reunión de varias personas para Reunión de varias personas para tratar asuntos de interés comúntratar asuntos de interés común

Características de las Características de las juntasjuntas

Formatos de juntaFormatos de junta Cara a caraCara a cara VideoconferenciasVideoconferencias En líneaEn línea

¿Por qué hacer juntas?¿Por qué hacer juntas?

Intercambio de informaciónIntercambio de información Toma de decisionesToma de decisiones Presentación de resultadosPresentación de resultados Solución de problemasSolución de problemas Combinar responsabilidadesCombinar responsabilidades

Ventajas y desventajasVentajas y desventajas

Se obtienen diversas opiniones

Proporcionan oportunidades de participación

Se comparte información importante y actualiza a los grupos sobre la actividad de negocios

Inspiran y motivan a los asistentes

Aumentan las oportunidades para la interacción y desarrollo de redes entre los empleados

Se conocen mejor a los compañeros de trabajo

No sustituye a la acciónNo sustituye a la acción Son un desperdicio de

tiempo Son costosas Carecen de

congruencia o progreso Son una forma de

evitar la responsabilidad de la persona

Desalientan la creatividad

Aumentan la tensión de los empleados que ya tienen exceso de trabajo

¿Quiénes intervienen?¿Quiénes intervienen?

Facilitador

Asistentes

Tomador de tiempo

Apuntador

Convocante

¿¿Quién es responsable de tener y mantener una junta SALUDABLE?

¿Quiénes intervienen? ¿Quiénes intervienen? (2)(2)

Convocante: Persona que invita a la reuniónConvocante: Persona que invita a la reunión Facilitador: Persona neutral con la Facilitador: Persona neutral con la

responsabilidad de fomentar la participación, responsabilidad de fomentar la participación, guiar y estimular la discusión, sugiere guiar y estimular la discusión, sugiere acercamientos y resume las decisionesacercamientos y resume las decisiones

Tomador de tiempo: Se asegura de que la Tomador de tiempo: Se asegura de que la junta y los participantes no se extiendan en junta y los participantes no se extiendan en tiempo más de lo destinado para este fintiempo más de lo destinado para este fin

Apuntador: La persona que toma nota de lo Apuntador: La persona que toma nota de lo que se habla en la junta elaborando la minuta que se habla en la junta elaborando la minuta de la mismade la misma

Asistentes: Son los participantes de la junta y Asistentes: Son los participantes de la junta y su papel es contribuir con ideas y expresar su papel es contribuir con ideas y expresar opinionesopiniones

ÍNDICEÍNDICE

Por qué buscar un tratamiento Por qué buscar un tratamiento JuntasJuntas TratamientosTratamientos Junta tipoJunta tipo

Retrazo de asistentes

Sin estructura

Muy larga

Inasistencia de la gente clave

Sin un propósito

Desigual participación

Inadecuada facilitación

Uso Inadecuado de tecnología

Salidas antes de tiempo

Asistentes durmiendo

Síntomas de una junta no Síntomas de una junta no saludablesaludable

•Pérdida de tiempo/dinero/talento

•Consecuencias en lo laboral

•Enfrentar más y más juntas

•Poca participación

•Resultados negativos

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Efectos Efectos ocasionados ocasionados

por una por una junta no junta no

saludable sin saludable sin tratamientotratamiento

Prescripción para retrazo Prescripción para retrazo de asistentesde asistentes

Siempre, siempre inicia a tiempo

Envía un correo electrónico poco tiempo antes de la junta para recordar el compromiso

Efecto sillas

Efecto premio

Prescripción para falta de Prescripción para falta de estructuraestructura

Una junta-un objetivo, mantiene el control

Elabora una agenda con límites de tiempo

CAT-PET-CAT (Comienza a tiempo, permanece en tema, concluye a tiempo)

Ten una sola persona a cargo

Limitar las distracciones (celulares)

Tapar las bocas de los platicadores

Prescripción para juntas Prescripción para juntas muy largasmuy largas

Estar preparado

Distribuir material por anticipado

La agenda y tomador de tiempo son esenciales

Especifica la duración de la junta antes de su inicio

Proporciona resúmenes escritos sobre lo que se habla para evitar la toma de notas

Realiza prueba de las tecnologías antes de que la junta inicie

Prescripción para juntas Prescripción para juntas sin propósitosin propósito

Puntualiza los objetivos de la junta al inicio y expóngalos al final para saber si se cumplieron

Pregúntate a ti mismo el por qué de esta junta

Que los participantes voten sobre los puntos de la agenda

Ten una agenda

Prescripción para falta de Prescripción para falta de asistentesasistentes

Se flexible (Hora/lugar)

Da aviso y seguimiento de la hora de la junta

Usa correo electrónico, memos o llamada para recordar

Facilita el lugar de acuerdo a la

gente clave

Otorga diferentes roles a la gente

Prescripción para Prescripción para desigual participacióndesigual participación

Camine alrededor de la mesa y solicite participación

Ponga las sillas en forma estratégica

Use un facilitador

Apoya las diferentes formas de pensar

No influir en la opinión de los demás

Usar casos hipotéticos que involucren a asistentes

Evitar el que siempre participa y todo sabe dejando actuar al grupo o propiciando que cada miembro opine sobre lo que se dijo

Prescripción para malas Prescripción para malas facilidadesfacilidades

Piensa anticipadamente (qué será necesario)

Considera el número de participantes, tamaño del salón, luz, número de sillas, accesibilidad

Determine el equipo y materiales necesarios

Familiarícese con las características del salón

Considere la temperatura del lugar

Prescripción para mal Prescripción para mal uso de tecnologíauso de tecnología

Cheque el equipo antes de iniciar la junta

Tenga listo múltiples formatos para la presentación (diferentes dispositivos)

Si no se conoce la tecnología no practique en ese momento

Solo use lo más confortable

Hable a los departamentos de TI para que operen el equipo

Revisa todas tus diapositivas antes de iniciar la junta

Prescripción para salidas Prescripción para salidas previasprevias

Evite juntas en la hora de la comida o

al fin del día

Proporcione algunos refrigerios

Organice la agenda de tal manera que mantenga a todos en la junta

Coloque las sillas de forma que quienes

salgan temprano pasen enfrente del facilitador

Dé responsabilidades a quienes salgan temprano

Prescripción para Prescripción para asistentes dormidosasistentes dormidos

Asegúrate de que la junta es necesaria

Analiza que si los asistentes seleccionados son los que deben estar en la junta

Ten presente la temperatura del lugar

No tengas juntas justo después de comer

Presentación esperada al final

Evitar los problemas individuales

Eliminar redundancias

Marcar puntos con carga negativa

Efectos secundariosEfectos secundarios

Mejor apoyo por parte de los Mejor apoyo por parte de los jefes y del equipojefes y del equipo

Menos tiempo usado en juntasMenos tiempo usado en juntas Sentimientos positivos acerca de Sentimientos positivos acerca de

que el tiempo fue usado que el tiempo fue usado productivamenteproductivamente

Más tiempo para que los Más tiempo para que los empleados usen su tiempo empleados usen su tiempo positivamentepositivamente

Junta CortaJunta Corta

5:00 Chequeo inicial5:00 Chequeo inicial 40:00 Problema40:00 Problema 10:00 Asuntos generales10:00 Asuntos generales 5:00 Chequeo final5:00 Chequeo final

Junta LargaJunta Larga

5:00 Chequeo inicial5:00 Chequeo inicial 25:00 Problema 125:00 Problema 1 25:00 Problema 225:00 Problema 2 10:00 Receso10:00 Receso 25:00 Problema 325:00 Problema 3 10:00 Asuntos generales10:00 Asuntos generales 5:00 Chequeo final5:00 Chequeo final

ÍNDICEÍNDICE

Por qué buscar un tratamiento Por qué buscar un tratamiento JuntasJuntas TratamientosTratamientos Junta tipoJunta tipo

Junta tipoJunta tipo

Facilitador

Asistentes

Tomador de tiempo

Apuntador

Convocante

Orden del DíaOrden del Día

1:00 Chequeo inicial1:00 Chequeo inicial 2:00 Explicación del problema2:00 Explicación del problema 6:00 Lluvia de ideas6:00 Lluvia de ideas 2:00 Planeación2:00 Planeación 1:00 Chequeo final1:00 Chequeo final

Buena suerte en tu próxima juntaBuena suerte en tu próxima junta

FuentesFuentes

Barnes, Linda, et al. The cure for the common meeting. USDA Grad School Executive Leadership Program. Agosto 2003.

Taller de comunicación interpersonal. Núcleo 3: Manejo de coloquios. ICE-U.Z. Febrero-Marzo 2005.

Díaz, Alberto. Como conducir juntas. Limusa. 1991.

Presentación para manejo de juntas de la materia de Desarrollo de Habilidades Directivas.