Relaciones Interpersonales e Imagen Profesional del

Asistente Administrativo

Tecnología de OficinaTecnología de OficinaCapítulo 3Capítulo 3

Sra. DelgadoSra. Delgado

Introducción

Las relaciones comerciales, laborales y sociales exigen pautas de comportamiento que garanticen armonía y bienestar a los participantes.

Los profesionales se distinguen por: La imagen profesional que proyectan Practicar una ética profesional Actitudes positivas y Observar normas de cortesía y etiqueta

Introducción

Las investigaciones reflejan que muchos de los despidos de empleados se debe a: Las relaciones interpersonales inadecuadas Reflejar actitudes negativas y Pobres hábitos de trabajo

Otras causas para perder un empleo son: Un comportamiento inmoral y No cumplir con las tareas asignadas

Introducción

Aunque las personas poseen los conocimientos y las destrezas, muchas veces es su comportamiento la causa del despido o cesantía del empleo.

La computadora por otro lado, se ha convertido en un equipo de uso continuo, restando así tiempo a los empleados para la socialización.

Introducción

Los estudios relevan que esta generación se caracteriza por seres humanos solitarios, sin habilidad para compartir socialmente y con tendencias al trabajo individual, no grupal.

No podemos olvidar que el ser humano está capacitado para vivir en grupo. El hombre necesita compartir, dar y recibir afecto.

Imagen Personal y Profesional El personal de oficina debe tener una

apariencia profesional adecuada.

Una presentación personal excelente se refleja en: El vestuarioEl estado de salud, El maquillaje Los accesorios y Los modales

Imagen Personal y Profesional

Es importante escoger la vestimenta adecuada para el ambiente de trabajo, y ser pulcro en el aseo personal.

Demostrar profesionalismo es hacer las tareas asignadas con calidad, llegar a tiempo al trabajo y hacer buen uso de los materiales y del tiempo.

Imagen Personal y Profesional

La apariencia física y el comportamiento social correcto contribuyen a crear una imagen profesional positiva.

El oficinista deberá proyectar una imagen profesional positiva y gran calidad humana.

Vestimenta El atuendo que se seleccione para asistir a la

oficina deberá proyectar profesionalismo y buen gusto.

Cada persona debe considerar sus gustos, su figura, el clima, la comodidad y la seguridad que le ofrezcan los distintos atuendos.

Los accesorios deben ser apropiados para el ambiente de trabajo.

El calzado debe proveer seguridad y armonizar con la vestimenta utilizada.

Vestimenta Mantendrá una postura adecuada, caminar con

elegancia, seguridad y con la cabeza erguida. El uniforme ayuda a proyectar una imagen de la

empresa y hace lucir al empleado más profesional. Recuerda esté limpio, planchado y en buenas condiciones.

Cuidar y mejorar la imagen profesional es una tarea relativamente fácil y beneficiosa para todas las personas en especial para los profesionales de oficina, en cuyas manos se encuentra la imagen de una empresa.

Comportamiento en la Oficina El comportamiento en la oficina debe ser un

comportamiento habitual, sin fingimiento.

Al compartir con el equipo de trabajo debemos: Saludar a los compañeros de trabajo al entrar y

salir de la empresa, Conocer los nombres de cada compañero,

visitantes y superiores y evitar las palabras cariñosas.

Comportamiento en la Oficina

Los gestos, las miradas y expresiones de mal gusto deben evitarse en el ambiente de oficina.

Además, evitar los rumores y los chismes, hablar de los demás, ni perjudicar la labor de los compañeros.

Capacidades Humanas y Autoestima

Se dice que una autoestima alta ayuda a los seres humanos en sus relaciones interpersonales.

Se denomina autoestima el concepto de valoración propia.

Es el aprecio valorativo de uno mismo y que lleva a reconocer las posibilidades para lograr lo que nos proponemos.

Capacidades Humanas y Autoestima Conlleva la aceptación de las capacidades y

las limitaciones personales que se poseen.

El ser humano posee las capacidades, la inteligencia, la imaginación y la voluntad virtudes, que lo hacen dueño de sus decisiones y capaz de emprender nuevas metas.

Las actitudes positivas son la demostración tangible de los valores humanos.

Actitudes Positivas Algunas actitudes positivas necesarias en

todo profesional de oficina son: la cordialidad, el sentido de servicio, la veracidad, el entusiasmo y la generosidad.

También, la tolerancia y la serenidad actitudes que ayudan a superar problemas y a tomar decisiones acertadas.

Ética Profesional

Al hablar de ética profesional nos referimos al comportamiento moral del personal de oficina en sus funciones dentro la empresa.

La Asociación Internacional de Profesionales Administrativos, conocida como IAAP, es una organización que reúne profesionales del campo secretarial y vela por los derechos de sus miembros ..

Normas de cortesía

Las normas de cortesía deben observarse en el diario compartir.

El mostrar un comportamiento adecuado en cada ocasión y en cada lugar permite que las relaciones interpersonales y la comunicación con los compañeros en el trabajo sean efectivas.

Normas de cortesía Las siguientes normas de cortesía deben

siempre estar presentes: saludar y responder al saludo cuando se

recibe, respetar los derechos de los demás, cumplir con los deberes, desempeñar el

trabajo con agrado y eficiencia, observar un comportamiento cortés en

todo momento.

Relaciones con los compañeros

Considerar a cada persona como un individuo, es el primer paso en el arte de la relación humana.

Las siguientes reglas si se practican contribuirán en la amistad y el respeto a los demás.

Es importante ser justo, ecuánime, ser respetuoso, cooperador y generoso.

Reglas de Etiqueta Los modelos que empleamos para tratar a

otras personas evidencian cuál es la actitud hacia ellos.

Todo oficinista debe esmerarse por conocer y practicar las reglas de buenas relaciones humanas; las que permitirá distinguir y tratar a la gente correctamente. .

Reglas de Etiqueta

presentaciones saludar siempre evitar los asuntos

personales ser leal dar confianza tener consideración paciencia

uso adecuado de nombre y títulos ser cortés aún cuando trabaje bajo presión

observar buenos modales a la hora de la merienda o almuerzo

ayudar a los nuevos. empleados cuando están bajo presión

Algunas reglas de cortesía son:

Como mejorar la personalidad El factor más importante para desarrollar la

personalidad es una tener una voluntad firme de querer mejorar.

Que se puede hacer para ayudarse a sí mismo: ser imparcial, franco, tener confianza y aceptar consejos.

Atención de Visitas La persona a cargo de la recepción tiene que relacionarse con muchas clases de visitantes en sus horas de trabajo.

Es responsabilidad de todos tratar y atender las visitas en diversas circunstancias y en situaciones adversas. Por eso es importante saber hacerlo correctamente.

Si el visitante es un extraño y la oficina de su jefe está muy distante, debe conducirlo personalmente hasta su jefe.

Presentación del Visitante Una presentación amable y apropiada

requiere práctica, por lo que será conveniente que se aproveche cualquier circunstancia propicia para aplicar los principios que se mencionan de inmediato. Se presenta el visitante al jefe, a menos que el

visitante sea demasiado importante. Es importante el pronunciar en forma clara y

correcta el nombre del visitante, tanto como el de su jefe.

Presentación del Visitante Los visitantes habituales o amigos personales

del jefe, por supuesto, no necesitan presentación.

En el contacto permanente con el público se aprende a distinguir a los visitantes. Algunas categorías: visitantes frecuentes familiares y amigos asociados y supervisores visitantes desconocidos

Manejo de las Entrevistas Para ayudar al jefe en sus entrevistas, es

conveniente colocar sobre su escritorio la información que puedan necesitar.

Si espera a varias personas para una reunión, debe asegurarse de que el local y los muebles sean los adecuados para acomodar al grupo.

Ingredientes del éxito Los elementos esenciales para cumplir con

éxito el trabajo de la oficina son: estar bien informado de todo y el saber aplicar ese conocimiento en el

momento oportuno. Quien esté a cargo de la recepción tendrá

éxito al manejar las relaciones públicas de su jefe si: Antes de conceder una cita, debe investigar

cuáles son los métodos que aprueba el jefe y cuáles sus preferencias días y horas.

Ingredientes del éxito

Debe ser diplomático para rehusar entrevistas y procurar ofrecer un motivo aceptable, siempre que sea posible.

Verifica la confirmación de las entrevistas importantes, por télefono o internet.

Llevar en su calendario una duplicación de las citas de su jefe.

Ingredientes del éxito Cuando sea necesario cancelar citas, debe

hacerlo inmediatamente y concerte una nueva cita.

Manténgase informado acerca de dónde se encuentra su jefe en todo momento, de manera que pueda localizarlo cuando se aproxime la hora de una cita.

Comprueba tu progreso Define el término de ética profesional. Define el término autoestima. Explica

cómo una autoestima alta o baja afecta la relación con compañeros de trabajo.

Explica por qué la imagen profesional no se proyecta solamente a través de la forma de vestir.

Menciona algunos factores que favorecen la imagen personal y profesional.

Comprueba tu progreso Escribe tu primer nombre verticalmente en

una hoja de papel en blanco. Reflexiona sobre tu persona y escribe una palabra que describa tus cualidades como ser humano y que comience con cada letra de tu nombre. Al lado de estas palabras, escribe otra que describa tus características como profesional de oficina.

Escribe y contesta los dos últimos casos al final del capítulo 3 – páginas 16-17.

Bibliografía

Maldonado, A. & Delgado, C. (2001). Procedimientos Administrarivos para la Oficina. Mexico : McGraw Hill. (3) págs. 14-17.

Llabrés, A. & Cortés A., M. (1998). Técnicas y Prácticas de Oficina. (2da edición) Mexico: McGraw Hill. (3) págs. 39-67.