INTERVENIR EN EL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL QUE SE DERIVEN DE LA FUNCION

ADMINISTRATIVA

Temas:

ReingenieríaMentoringCoaching

PRESENTADO POR:

Laura Marcela Martin Ingrid Dirley JiménezJosé Luis Sánchez

Marcela Cortes Carrillo

PRESENTADO A:

Liliana Beltrán

Centro Industrial y Desarrollo Empresarial

SENA

Tecnólogo Gestión Administrativa

Soacha

2015

REINGENIERIA

La forma en las que las empresas funcionan actualmente ha sido una evolución del proceso propuesto por Taylor de la especialización; y que se desbordo a todas las áreas de la empresa.La productividad hizo explosión. Además se aplicó al trabajo profesional y administrativo se especializo, como cada persona es responsable de una parte del proceso, nadie es responsable del total y del producto del proceso. Esto provoca gran infraestructura para organizar, dirigir y controlar el trabajo.La reingeniería ha tenido un nivel de éxito asombroso, debido a que los paradigmas tradicionales de organización del trabajo este obsoletos. La época de Adam Smith y de Frederick Taylor; el primero de ellos, al publicar su famoso libro “la riqueza de las naciones “promovió las ventajas económicas de la especialización del trabajo. Taylor, que es considerado el padre de la reingeniería industrial, un siglo más tarde revoluciono la reorganización de la industria en base a sus conocidos estudios de tiempos y métodos, que llevaron a una racionalización científica del trabajo industrial.

QUE ES LA REINGENIERÍA

Reingeniería en un concepto simple es el rediseño de un proceso en un negocio o un cambio drástico de un proceso. A pesar que este concepto resume la idea principal de la reingeniería esta frase no envuelve todo lo que implica la reingeniería. Reingeniería es comenzar de cero, es un cambio de todo o nada, además ordena la empresa alrededor de todos los procesos. La reingeniería requiere que los procesos fundamentales de los negocios sean observados desde una perspectiva transfuncional y en base a la satisfacción del cliente. Para que una empresa adopte el concepto de reingeniería, tiene que ser capaz de deshacerse de las reglas y políticas convencionales que aplicaba con anterioridad y estar abierta a los cambios por medio de los cuales sus negocios puedan llegar hacer más

productivos. La ingeniería es comenzar de nuevo es también abandono de viejos procedimientos y búsqueda de trabajo que agregue valor al consumidor. La definición más aceptada actualmente es la siguiente. La reingeniería es el replanteamiento fundamental y el rediseño radical de los procesos del negocio para mejoraras dramáticas dentro de medidas críticas y contemporáneas de desempeño, tales como costo, calidad, servicio y rapidez. En la definición planteada por hammer y champi existen cuatro palabras claves: Fundamental, radical, dramáticas y procesos. Estas palabras son debido a que:

1. Una reingeniería buscará por qué se está realizando algo fundamental2. Los cambios en el diseño deberán ser radicales (desde la raíz y no superficiales).3. Las mejoras esperadas deben ser dramáticas (no de unos pocos porcentajes).4. Los cambios se deben enfocarse únicamente sobre los procesos. Se puede decir que una reingeniería es un cambio dramático en el proceso y que como efecto de esto se tendrá un rompimiento en la estructura y la cultura de trabajo.

La base fundamental de la reingeniería es el servicio al cliente, a pesar del énfasis en esto, en general las empresas no logran la satisfacción del cliente y una de las razones es que los métodos y los procesos han dejado de ser inadecuados en tal grado que el reordenamiento no es suficiente, lo que se necesita es elaborar de nuevo la "ingeniería" del proceso.

POR QUE HACER REINGENIERIA

El ritmo del cambio en la vida de los negocios se ha acelerado a tal punto que ya no pueden ir al paso las iniciativas capaces de alcanzar mejoras increméntales en rendimiento. La única manera de igualar o superar la rapidez del cambio en el mundo que nos rodea es lograr avances decisivos, discontinuos.

Consumidores Competencia Cambio Globalización

Otro factor a tomar en cuenta en explicar porque realizar un reingeniería es la globalización. La globalización presenta nuevos retos a la forma de realizar negocios. El comercio y la industria deben cambiar, deben adaptarse y evolucionar hacia la nueva estructura del mercado.

QUE IMPLICA LA REINGENIERÍA

Se necesita reingeniería en una empresa cuando:

• Cuando el rendimiento de la organización está por detrás de la competencia.

• Cuando la organización está en crisis; como una caída en el mercado.• Cuando las condiciones del mercado cambian; como por ejemplo

tecnología.• Cuando se quiere obtener una posición de líder del mercado.• Cuando hay que responder a una competencia agresiva.• Cuando la empresa es líder y sabe que debe seguir mejorando para

mantener el liderazgo.

CÓMO SE HACE UNA REINGENIERÍA

Para poder reinventar empresas los gerentes tienen que deshacer los conceptos antiguos que saben sobre cómo organizar y manejar los negocios: deben abandonar los principios y procedimientos organizacionales y operacionales que actualmente utilizan y crear otros completamente nuevos. Esto creará que las nuevas organizaciones no se parezcan a las actuales. Las empresas deben realizar estos 5 pasos generales para dar un nuevo diseño a sus procesos de operación:

1. Desarrollar la visión y los objetivos de los procesos de la empresa. Establecer prioridades y metas.2. Identificar los procesos que es necesario volver a diseñar. Identificación de los procesos críticos, cuellos de botellas, etc.3. Entender y medir los procesos actuales4. Reunir a las personas involucradas y realizar sesiones de trabajo.5. Diseñar y elaborar un prototipo del proceso. Implementación técnica.

HERRAMIENTA QUE UTILIZA LA REINGENIERÍA

Uno de los principales aspectos a tomar en cuenta en la reingeniería es la tecnología, sin embargo hay que tener cuidado en su aplicación. La reingeniería cambia los procesos, la manera de hacer el trabajo, la automatización hace más rápido el proceso. En la actualidad, con los altos niveles tecnológicos alcanzados a nivel mundial, se dice que una compañía no puede hacer una reingeniería si no cambia su forma de pensar acerca de la tecnología informática. De igual forma, y aun de mayor importancia es que una compañía que crea que la tecnología es lo mismo que la automatización no puede hacer reingeniería.

MENTORING

El mentoring se concentra en los logros del individuo para ayudarle a convertirse en un líder efectivo.

Proceso mediante el cual un miembro de una empresa con más experiencia (el mentor) enseña, aconseja, guía y ayuda a otra (el mentorizado) en su desarrollo invirtiendo tiempo y conocimientos.

El mentoring como elemento diferenciador se caracteriza porque: Es una relación personalizada, uno a uno, en el sentido literal de la

expresión. Implicación del mentorizado, que identifica una necesidad y ve en el mentor

una persona que con su experiencia permite iniciar un proceso de aprendizaje y conocimiento de cara a que el mentorizado pueda garantizar este servicio de cara al futuro.

No hay guión establecido, aunque los objetivos principales estén fijados a priori, y será necesario ceñirse a ellos.

El mentor invierte su tiempo, comparte sus conocimientos y dedica su esfuerzo. Se ocupa y se preocupa, es decir, se compromete personalmente.

El empresario o directivo mentorizado dispone de nuevas perspectivas, enriquece su forma de pensar y desarrolla todo su potencial como persona y como profesional.

En la empresa, el mentoring atrae, desarrolla y mantiene profesionales de alto potencial para:

Disponer de sustitutos para determinados puestos. Promover a una posición vertical jerárquica superior, directiva, de dirección

general, de consejero, etcétera.

Promover a una posición lateral de mayor amplitud o como fórmula de rotación.

Servir de contraste a profesionales situados en posiciones de máxima responsabilidad en la empresa.

Acrecentar el capital intelectual de la empresa.

El mentoring suele asociarse con: Compartir el conocimiento experto Dar consejos Escuchar Preguntar Capacitar a los mentores a que descubran por si mismos

Elementos principales del mentoring: Depende de cualidades como: La confianza, El compromiso La implicación emocional Mentor y mentotizado, se respetan mutuamente y pueden terminar siendo

amigos Incluye el uso de habilidades como escuchar, preguntar, retar y apoyar

¿Para qué sirve el Mentoring en las empresas?Sirve de ayuda en los siguientes contextos:

Inducción Desarrollo Gestión del conocimiento Integración social y cambio cultural Igualdad Diversidad Gestión del talento Desarrollo de la capacidad estratégica Progresión de carrera Apoyo al aprendizaje en el puesto Desarrollo de liderazgo

El rol del mentor de escuchar, ayudar y retar, lo desempeña: Sirviéndose de la experiencia y las habilidades relevantes Empleando habilidades interpersonales desarrolladas Relacionándose bien con la gente que quiere aprender Deseo de ayudar y desarrollar a los mentorizados

Mente abierta, flexible y reconociendo sus propias necesidades que requieren apoyo

Dedicando tiempo y queriendo desarrollar la relación

Beneficios del mentoring:

Para el mentorizado: Mejora del desempeño y la productividad Oportunidades de carrera y avance Mejora del conocimiento y las habilidades Mayor confianza y bienestar

Para el mentor: Mejora del desempeño Mayor satisfacción, lealtad y auto-consciencia Nuevos conocimientos y habilidades Desarrollo del liderazgo

Para la organización: Retención de la gente y mejora de la comunicación Mejora de la moral, de la motivación y de las relaciones (menos conflictos) Mejora del aprendizaje

TIPOS DE MENTORING

Mentoring puntual:Situación que todos hemos vivido alguna vez en la que una persona nos proporciona un consejo o información y ese consejo o información no son útiles. El encuentro se produce de manera casual, y la persona que actúa como consejera no es consciente del impacto que han producido sus palabras, pero sin embargo han estado encaminadas a ayudar al otro.Puede incluso ocurrir que ese consejo o la narración de una experiencia no sepamos valorarla en el momento que la recibimos, o no alcancemos a ver su importancia hasta pasado el tiempo.

Mentoring informal:Cuando acudimos o escogemos a alguien de mayor experiencia para nos aporte apoyo, desarrollo, estímulo, construyendo una relación informal, sin reglas, ni método. No existe una evaluación de los resultados o beneficios que se obtienen con dicha relación.

Este tipo de mentoring suelde darse porque alguien descubre en nosotros a una persona con potencial o talento, a la que merece la pena apoyar para lograr sus objetivos, para que ese talento no se desperdicie. O bien porque uno mismo aprecia en una persona de más experiencia ciertas características que le pueden ayudar, porque esa persona le da confianza, buenos consejos, está relacionada o la considera un ejemplo.

Mentoring formal:Aquí estamos ante un proceso buscado y estructurado que normalmente es implantado dentro de una organización en el que aparece una nueva figura el COORDINADOR/A, que es clave y quien se encarga de la definición del proceso, su implantación y su seguimiento y evaluación. En este tipo Mentor/a y Mentorizado/a son formados o instruidos para asumir sus roles dentro del programa

Mentoring de igual a igual: Relación entre dos personas que están colocadas en un plano de igualdad en cuanto a posición en el ámbito de actuación mentoring, experiencias, madurez, que se apoyan y aconsejan mutuamente de forma permanente. En este tipo de relaciones se aprende uno del otro y se intercambia los papeles de mentor/a –mentorizado/a constantemente entre las dos partes. Se comparten experiencias, problemas y normalmente se intercambian características personales que se complementan.

Mentoring múltiple o red de mentoresEn este tipo de Mentoring no hablamos de proceso estructurado sino más bien de la existencia de una base de mentores/as o potenciales mentores/as dentro de la organización que lo promueve, que facilita a otros miembros de la organización más jóvenes, nuevos, inexpertos acudir a distintos modelos, consejeros/as según las circunstancias, necesidades. Incluso los propios mentores y mentorizados se intercambian referencias y relaciones entre ellos.

MENTORING VS COACHINGMentoring y coaching comparten rasgos similares a lo largo de la historia. En los últimos 40 años el mentoring ha conseguido gran relevancia en:• La empresa privada,• El sector público• Las pequeñas y grandes empresas, educación y bienestar.

COACHING

Coach es un anglicismo que traduce “entrenar”, para el caso se trata de un método que consiste en dirigir o instruir a una persona o a un grupo, con el objetivo de conseguir alguna meta o de desarrollar algunas habilidades específicas. Por lo cual, la persona que realiza el proceso de coaching recibe el nombre de coach, mientras que la persona que lo recibe se denomina coach.Este oficio tuvo su origen hace más de cuatro décadas en Inglaterra, allí se estableció la primera corriente. La segunda fue en Estados Unidos, inicialmente se implementó en el área deportiva, pues en ese país se acostumbra a que cada deportista tienen su propio coach.Jairo Forero es un coach certificado en Colombia, él explica que coach es una acción que busca hacer que el coach por sí mismo pueda salir adelante en cualquier situación, se le muestra que tiene dones y talentos para mejorar.En las horas teóricas se llena al coach de herramientas, porque en palabras de Forero, “un coach es como un plomero, que debe tener herramientas y saberlas manejar”, para ello un coach se actualiza constantemente, lee, se concentra en el ser más que en el hacer y ayuda a crecer a su coach.

Los siguientes tipos de Coaching van enfocados a un determinado grupo de personas o un objetivo específico:

Coaching Personal: Es el arte de facilitar el desarrollo potencial de las personas para alcanzar objetivos coherentes y cambios en profundidad.

Coaching de Vida: Significa ayudar a las personas a tomar decisiones, definir y cumplir objetivos o afrontar dificultades

Coaching Educativo: Es el arte de acompañar a aquellas personas que están desarrollándose, creciendo como seres humanos, de una forma efectiva y de bienestar para ellos mismo, a través de la conversación y dándoles poder de creer en ellos mismos.

Coaching Deportivo: Es definido en la Wikipedia como el proceso de desarrollo integral del individuo que permite la optimización del rendimiento deportivo, tanto personal como colectivo.

Coaching Ejecutivo: Es un proceso que persigue como objetivo prioritario el máximo desarrollo profesional y personal del coach y, realizado de una forma óptima y correcta, puede suponer una profunda transformación del individuo que lo recibe.

Coaching Organizacional: Dirigido a las grandes empresas, las metas que prevalecen son las de la empresa.

Coaching Familiar: Enfocado a la búsqueda del bienestar de toda la familia y la conquista de lazos familiares armónicos y acordes con la idea que la familia tenga de su felicidad.

Coaching Laboral: Se puede definir como técnica o herramienta que permite el desarrollo del potencial profesional de los trabajadores/as obteniendo una mayor eficacia y rentabilidad para la empresa.

Coaching para el Liderazgo: Una herramienta para convertirse en un líder que irradia e inspira a los demás.

Coaching de Experto: Enfocado a comunicar conocimiento e información de manera precisa y bien expresada.

Performance Coaching: Busca mejorar el rendimiento del individuo en su trabajo.

coaching empresarial: Consiste en ayudar al cliente a clarificar y alcanzar sus objetivos. En el caso del coaching empresarial, el coach además de poseer habilidades propias de coaching, debe tener conocimiento del mundo empresarial y de los criterios empleados en los negocios.

PROCESO DEL COACHINGEn el proceso de coaching interactúan dos personas; uno es el coach o entrenador, que es la persona que instruye, forma o guía a la persona que está siendo orientada para mejorar en el desempeño de sus funciones1 (mentor o quien construye el conocimiento). El otro es el coachee o persona en entrenamiento, quien recibe los conocimientos y las competencias que necesita para mejorar en su vida profesional. El entrenador se compromete con su entrenado en una alianza de colaboración, estableciendo unos objetivos concretos y diseñando un plan de acción que les permita alcanzarlos dentro de los plazos establecidos.2 Este plan fijará una serie de encuentros entre los intervinientes que permitan conseguir la finalidad prevista, acompañado de otro conjunto de actividades destinadas a mejorar aspectos concretos de la persona en entrenamiento. El desarrollo del proceso sigue básicamente de los siguientes 5 pasos:

Observar - La observación de nuevos puntos de vista será fundamental para que el entrenado encuentre soluciones y permitirá al individuo elegir entre las alternativas de que dispone para alcanzar sus objetivos.Toma de conciencia - La observación permite la toma de conciencia, básicamente acerca de nuestro poder de elección. El entrenador centrará al pupilo en las elecciones que toma y sus consecuencias, brindándole herramientas específicas para elegir conscientemente y con mayor efectividad.Determinación de objetivos - Es esencial para todo proceso de coaching, el contar con objetivos claramente definidos que servirán de guía para la toma de decisiones y acciones.Actuar - Una vez reunida toda la información, hay que actuar de forma sostenida en el tiempo. El entrenador acompañará de cerca este proceso ayudando a superar las dificultades que aparecen al llevar a la práctica las actuaciones.Medir - En todo momento es imprescindible comprobar si nos acercamos o nos alejamos del objetivo marcado. Esto permitirá tomar acciones correctivas y así contribuir a la obtención de los logros buscados.

ELEMENTOS CLAVE DEL COACHINGAdemás de tener una sólida formación en Coaching y de los conocimientos ya mencionados, un coach debe poseer las siguientes cualidades:

Confidencialidad Empatía Integridad Paciencia Respeto Capacidad para preguntar Confianza Intuición Autoconciencia Saber escuchar Capacidad para dar feedback

Rasgos específicos del mentoring Vs. El coaching

La relación La relación, el factor afectivo, facilita el aprendizaje, pero los mentores

efectivos usan prácticas del coaching. La confidencialidad es básica. La dependencia es común de ambas prácticas.

Contexto social

El mentoring, una ayuda pero también abusivo y manipulador. A veces se asocia con un nepotismo desfasado.

Está sujeto a las presiones social y cultural, frente al coaching que suele posicionarse como más objetivo.

Aconsejar El mentor. Comparte la experiencia y el conocimiento para la acción o como vehículo

para posterior discusión La empatía La credibilidad Acelera el aprendizaje.