reglamento general de_archivos

República de Colombia Departamento de Cundinamarca

Municipio La Palma Alcaldía Municipal

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DECRETO N° _______ (________________)

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“POR MEDIO DEL CUAL SE EXPIDE EL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS DEL

MUNICIPIO DE LA PALMA CUNDINAMARCA”

INTRODUCCIÓN

El Reglamento General de Archivos, se establece instituido en la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y el Decreto N° 4124 de 2004 (Sistema Nacional de Archivos), de igual modo constituido

en los estatutos y ordenanzas emanadas por el Estado y respondiendo a las necesidades de la ciudadanía, entidades públicas y privadas del país.

El objetivo de este reglamento es facilitar a la Administración Municipal y ciudadanía en general, el acceso y consulta de los archivos. En el ámbito público, es deber de las entidades públicas

comprometerse con la organización archivista del municipio, así mismo la investigación y aplicabilidad de la normatividad de tareas archivísticas, teniendo la posibilidad de un mismo

concebir y percibir de los procedimientos de la administración de documentos, la cual se ve reflejada en el Programa de Gestión Documental (PGD).

El Archivo General del Municipio esta obligado a implementar proposiciones relacionadas con la legislación emanada por el Estado, que promulga dentro de un Programa de Gestión Documental

(PGD), que establece parámetros que permitan fijar lineamientos específicos en el manejo de los archivos en los entes territoriales, de esta manera se diagnosticó, preparó y proyectó este

documento que regirá como estatuto universal del Archivo General del Municipio de La Palma

Cundinamarca.

Quizas lo más importante, es buscar que los ciudadanos, conozcan los servicios archivisticos del Archivo General, es decir, dar a conocer que existe una área facultada y legalizada, regida por

principios legales para salvaguardar el patrimonio cultural e historíco del Municipio, y que es deber

de sus funcionarios cautivar la atención y generar la misma, en desarrollo de los procesos y procedimientos adelantados.



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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Promover, implementar y aplicar los parámetros de la Ley General del Archivos (Ley 594 de

2000), acuerdos y decretos relacionados con procesos archivísticos en el municipio de La

Palma Cundinamarca.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Generar parámetros y lineamientos en busca de controlar los procesos archivísticos del

Municipio.

Crear, implementar, promover las Unidades de Correspondencia, dando alcance al

Programa de Gestión Documental (PGD).

Promover y salvaguardar el patrimonio historico y cultural del Municipio.



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ANTECEDENTES

Fundamentado en la Ley y con asesoría de entidades territoriales, igualmente una vez realizado un

análisis del estudio del déficit del municipio frente al Programa de Gestión Documental (PGD) y la Organización de Archivos; podemos estimar la importancia de salvaguardar documentos públicos

teniendo en cuenta la prioridad establecida por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), a través de organismos de control que determinan la obligatoriedad, conformación y aplicabilidad del

Archivo General del Municipio.

Es contraproducente, el estado en el que fue entregado el Archivo General, pero no se puede

estimar la falta de profesionalismo y el sentido de pertenencia de parte de anteriores administraciones; de igual manera, no se logró identificar documentación al respecto de

elaboración, aprobación, conceptos técnicos de las Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental o la conformación de los orgános asesores. Se determino mediante

comunicación de la Dirección de Atención al Ciudadano y Gestión Documental de la Gobernación de

Cundinamarca, dando inicio a los trámites en la elaboración y aprobación de las Tablas de Retención Documental, sin embargo, se tiene conocimiento, que existen conceptos técnicos de las

TRD. En términos generales, el Archivo General desde su creación ha carecido de proyección presupuestal por parte de sus administradores, de igual manera la Nación y el Departamento, no

han generado mayor intéres por los Archivos Centrales de los municipios.

Hasta el momento ninguna de las Administraciones se ha motivado en preservar el patrimonio

cultural, se tiene conocimiento de procesos de eliminación no autorizados, de los cuales ni el Consejo Municipal de Archivos ni el Comité Evaluador de Archivos, tuvieron conocimientos, ya que

no habian sido creados, así mismo el Archivo General de la Nación, no autorizó dichos procesos de eliminación. El Archivo General del Municipio, se creo el 25 de enero de 2003 mediante el Acuerdo

Municipal N° 006, sólo hasta el trece (13) de Diciembre de Dos Mil Nueve (2009), se creó el

Consejo Municipal de Archivos, que precisa la creación y funciones basados en la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) y el Decreto Nacional N° 4124 de 2004 Servicio Nacional de Archivos.

La Escuela de Capacitación de la Contraloría de Cundinamarca, asistió como coagente en el

Programa de Gestión Documental, brindando las herramientas necesarias para difundir la

importancia en la implementación, adecuación y fortalecimiento a las entidades territoriales, de igual manera dicho acompañamiento, es una fase básica en la elaboración de los procesos y

procedimientos en prevención de salvaguardar los archivos. Cabe agregar, que el presente documento se basa en información análizada en documentación proveniente en su mayoría del

Archivo General de la Nación.



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ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO

El presente Reglamento se encuentra organizado de la siguiente manera:

Se divide en capítulos y éstos a su vez en artículos. El presente documento, profundiza en las

disposiciones generales emitidas por el estado y reflejadas en el Archivo General de la Nación y en su orden territorial.

Asimismo, se especifican las fases de formación de los archivos y categorización de los oficiales,

precisando que éstos dependerán de las entidades en cuya estructura se encuentran ubicados y es

obligación de aquellas la aplicación y cumplimiento del Reglamento, a través de una coordinación a nivel directivo o al más alto nivel ejecutivo, sin perjuicio de las funciones asignadas por la Ley al

Archivo General de la Nación.

Se establece que el campo de aplicación de este reglamento, que abarca todas las instituciones

archivísticas oficiales de los órdenes nacional, departamental, municipal, distrital, los territorios indígenas, las entidades territoriales que se creen por ley, las divisiones administrativas y los

archivos históricos especiales.

Es de esta manera que el presente Reglamento esta divido en capítulos y sus respectivos artículos de la posterior forma:

Capítulo I: PRINCIPIOS GENERALES.

Capítulo II: ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS.

Capítulo III: ORGANIZACIÓN, FUNCIONAMIENTO Y SERVICIOS ARCHIVISTICOS.

Capítulo IV: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.

Capítulo V: ACCESO Y CONSULTA DE ARCHIVOS.

Capítulo VI: REPROGRAFIA DE LOS DOCUMENTOS.

Capítulo VII: GLOSARIO.

Capítulo VIII: DISPOSICIONES VARIAS.



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CONSULTA

Para la Consulta se recomienda leer la presentación y el contenido. En caso de duda sobre

cualquier concepto de tipo archivístico, se sugiere remitirse al Glosario. Para la preparación del glosario se seleccionaron los términos del texto central del Reglamento y se relacionaron en orden

alfabético.

El Archivo General del Municipio, dispondrá de copias del presente reglamento, las cuales reposaran en cada dependencia, entidades territoriales y descentralizadas en el municipio de La Palma

Cundinamarca, previa verificación de las mismas. Es decir, que cada una de las mencionadas

adoptará los parámetros establecidos por el Estado; llevando a cabo el Programa de Gestión Documental, implementada por el Archivo General del Municipio.



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DECRETO N° _______ (________________)

“POR MEDIO DEL CUAL SE EXPIDE EL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS DEL MUNICIPIO DE LA PALMA CUNDINAMARCA”

El Alcalde Municipal en uso de sus facultades legales, en especial las que le confiere el numeral 11º

del artículo 189º de la Constitución Política, el artículo 3º de la Ley 80 de 1989 el numeral 11º del

artículo 189º de la Constitución Política, el artículo 3º de la Ley 80 de 1989 y el artículo 5º y el Título IX de la Ley 594 de 2000, y el Acuerdo N° 024 de 2008 y demás normas que refieren la

materia y…

CONSIDERANDO

Que el Acuerdo Municipal No. 006 de febrero veinticinco (25) de Dos Mil Tres (2003),

mediante el cual se creó el Archivo General en el Municipio de La Palma Cundinamarca. Que mediante el Acuerdo Municipal N° 024 de diciembre trece (13) de Dos Mil Ocho

(2008), se creó el Consejo Municipal de Archivos del Municipio de La Palma Cundinamarca,

y en su artículo 2º precisa la expedición del Reglamento.

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de

la Nación y en su literal b) preceptúa: “fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva”.

Que el numeral d) del citado artículo estipula que es función del ARCHIVO GENERAL DE LA

NACION: “Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos...”. Que el artículo 3º del Decreto 1777 de 1990, señala los objetivos del ARCHIVO GENERAL

DE LA NACION y en su numeral a) manifiesta: “Velar por la conservación, incremento y difusión del patrimonio documental de la Nación mediante la planeación y la formulación de la política archivística a nivel Nacional...”.

Que el artículo cuarto del Decreto Ibídem, precisa las funciones del ARCHIVO GENERAL DE

LA NACION y en su numeral h) indica: “Regular y racionalizar la producción, gestión y administración de los archivos de la Administración Pública”.

Que el artículo 8º del Decreto 1777 de 1990, establece las funciones de la Junta Directiva,

y en su numeral a) dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a



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nivel nacional, y que en su literal c) taxativamente manifiesta: Expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, administración y gestión de documentos, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencias, retención, selección y conservación de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional”.

Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989 y en el Decreto 1777 de 1990 se

plantea la elaboración e implementación de un documento que riga los principios

archivisticos en el municipio de La Palma Cundinamarca. Que por lo anteriormente expuesto, el Alcalde Municipal…

DECRETA

CAPITULO I PRINCIPIOS GENERALES

En el evento y en conformidad al actuar bajo las leyes de nuestro país, estás se utilizaron para el desarrollo del presente Reglamento, en las mismas se incluyen Acuerdos, Decretos, Resoluciones y

leyes del ámbito nacional, departamental y municipal referentes a lo concerniente a los procesos

archivisticos.

ARTÍCULO 1º. Expedir el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico de la Administración Municipal.

ARTÍCULO 2º. Objeto. El presente Reglamento tiene por objeto suministrar, implementar y

aplicar las pautas y principios que regulan la función archivística en el Municipio de La Palma

Cundinamarca.

ARTÍCULO 3º. Conceptos fundamentales. Para efectos de este Reglamento y con miras a obtener unidad en la definición de critérios y alcances de los términos más generales empleados en

materia de archivos, se adopta el glosario como parte integral del mismo. (Ver Glosario).

ARTÍCULO 4º. Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la

Administración Municipal, en esencia la Cultura, Historia y patrimonio, ya que los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su

vigencia, estos documentos hacen parte potencial del patrimonio cultural y de la identidad

municipal.

ARTÍCULO 5º. Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión



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administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son

testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.

Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las

entidades y agencias del Estado en servicio al ciudadano.

ARTÍCULO 6º. Fases de formación del archivo. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se forman a través de las siguientes fases:

a) Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos, en los que se

reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida

a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.

b) Archivos centrales o intermedios, en los que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que

siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en

general. c) Archivos permanentes o históricos, a los que se transfiere desde el archivo intermedio

la documentación que, por decisión del respectivo Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.

ARTÍCULO 7º. Categorización de archivos oficiales. Los archivos de carácter oficial, de

acuerdo con la documentación que conservan, se tipifican en las siguientes categorías:

a) Archivo General de la Nación. Está integrado por los fondos documentales procedentes

de entidades oficiales del sector central y aquellos que por su especial valor reciban en custodia.

b) Archivos del Orden Nacional. Están integrados por los fondos documentales

procedentes de organismos del orden nacional y aquellos que reciban en custodia. c) Archivos del Orden Departamental. Están integrados por fondos documentales

procedentes de los organismos del orden departamental y aquellos que reciban en custodia.

d) Archivos del Orden Municipal. Están integrados por fondos documentales producidos

por los organismos del orden municipal y aquellos que reciban en custodia. e) Archivos del Orden Distrital. Están integrados por fondos documentales de los

organismos de la Administración Distrital y aquellos que reciban en custodia.

ARTÍCULO 8º. Campo de aplicación. El presente reglamento se aplicará en todos los archivos oficiales del orden municipal, incluyendo entidades territoriales y descentralizadas, sí existen dentro

de la jurisdicción del Municipio.



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ARTÍCULO 9º. Subordinación y dependencia. Los archivos del sector público, para todos los efectos, dependeran del Archivo General del Municipio, de acuerdo a la estructura orgánica, la cual

es la responsable del desarrollo institucional de sus archivos, de la aplicación y cumplimiento del

reglamento, a través de la coordinación con la dependencia de la cual haga parte, sin perjuicio de las funciones, procesos y procedimientos asignados.

ARTÍCULO 10º. Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de

la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como

parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo

dispone el Título I de los Principios Fundamentales de la Constitución Política de Colombia.

ARTÍCULO 11º. Administración y acceso. Es obligación del Estado, la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos, el acceso a los mismo; salvo las excepciones que

establezca la Ley, de acuerdo al artículo 13º, 15º y 74º de la Constitución Política de Colombia.

ARTÍCULO 12º. Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la

racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla.

ARTÍCULO 13º. Modernización y Adecuación. La Administración Municipal adoptará el

fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información ya sean

manuales, mecánicos o automátizados, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.

Así mismo, entenderá y proyectará la reserva presupuestal de acuerdo a sus necesidades

apropiando los recursos imperiosos para su modernización, sostenimiento y adecuación del Archivo

General del Municipio.

ARTÍCULO 14º. Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a

los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva.

ARTÍCULO 15º. Interpretación. Las disposiciones de la Ley 594 de 2000 (Ley General de

Archivos) y sus decretos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política de Colombia y los tratados o convenios del orden nacional, departamental y municipal, que sobre la

materia celebre el Municipio.



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ARTÍCULO 16º. Función de los archivos. Los archivos están declarados patrimonio cultural e

historico, cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora en un Estado de Derecho.

ARTÍCULO 17º. Creación del Archivo General del Municipio. Basados en la Constitución

Nacional, la Ley 4 de 1913, la Ley 200 de 1995, la Ley 190 del mismo año y las disposiciones del Decreto Nacional N° 4124 de 2004 (Sistema Nacional de Archivos) es obligación de los municipios

establecer el Archivo General del Municipio, para que sirva de fuente de información para la administración municipal y facilite la participación ciudadana en los asuntos públicos, mediante la

consulta de los documentos que lo integran de una parte y de otra, para conservar el patrimonio documental como parte esencial del usufructo cultural del País.

PARÁGRAFO: La Administración Municipal, mediante Acuerdo Municipal N° 006 de febrero veinticinco (25) de Dos Mil Tres (2003), creó el Archivo General en el Municipio. De igual forma, la

Administración tomará parte en la creación y las medidas pertinentes, junto con el Consejo Municipal de Archivos para la creación o consolidación y organización del Archivo, siguiendo los

lineamientos y sugerencias del Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 18º. Funciones del Archivo General del Municipio. Las funciones del Archivo

General del Municipio serán las fijadas por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).

ARTÍCULO 19º. Responsabilidad especial. Los documentos de los archivos de gestión e intermedios son potencialmente parte integral del patrimonio documental de la Nación, lo que

genera la obligación de los funcionarios responsables de su manejo, de recibir y entregar los

documentos debidamente inventariados y clasificados de acuerdo a los lineamientos planteados por el Consejo Municipal de Archivos.

ARTÍCULO 20º. Responsabilidad general de los funcionarios de Archivo General del

Municipio. Los funcionarios del Archivo General trabajarán sujetos a los más rigurosos principios

de la ética profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor y actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática, que les confía la misión de organizar, conservar y

servir la documentación que hace o hará parte del patrimonio documental del Municipio.

ARTÍCULO 21º. Obligaciones de los funcionarios de archivo. Los funcionarios tienen la

obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y son responsables de su organización y conservación, así como de la

prestación de los servicios archivísticos.

ARTÍCULO 22º. Selección del personal de archivo. El personal de archivo deberá cumplir los requisitos exigidos de acuerdo con la naturaleza del cargo, funciones, procesos y procedimientos



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propios del trabajo en los archivos y las dispuestas en el orden Municipal, así como lo ordenado por

la Ley 909 de 2004.

PARÁGRAFO: Funciones del Personal de Archivo. Como dependencia adscrita a la Secretaria

de Gobierno Municipal, dentro de la Organígrama, mediante el Acuerdo Municipal N° 006 de 2003 se establecieron la funciones del Archivo General, desde su creación, de tal manera se establecen

las siguientes de acuerdo a las necesidades de la Administración Municipal:

a) Organizar el Archivo General del Municipio, de acuerdo con la legislación y las normas que al respecto ha dictado el Gobierno Nacional y el Archivo General de la Nación.

b) Seleccionar, Clasificar, y ubicar los fondos documentales de acuerdo a la categorización y

clasificación de los Archivos que se establece en la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y las disposiciones generales emitidas por el Estado.

c) Coordinar las reuniones del Consejo Municipal de Archivo y Comité Evaluador de Documentos y ejercer como Secretario de los mismos.

d) Realizar y actualizar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración

Documental. e) Realizar las Transferencias anuales de las series documentales de cada una de las

dependencias de acuerdo al Programa de Gestión Documental. f) Facilitar el acceso de los funcionarios de la Administración Municipal y comunidad en

general al Archivo General del Municipio. g) Realizar, diligenciar y tramitar el préstamo de los documentos que reposan en el Archivo

General del Municipio teniendo en cuenta lo establecido en el Reglamento General emitido

por él mismo. h) Participar en el diseño, adaptación de métodos y procedimientos para la modernización del

trabajo archivístico y la preparación ágil de los correspondientes servicios. i) Asistir y participar de las capacitaciones que se adelanten en relación a las labores

archivísticas.

j) Planear y dirigir, de acuerdo con la normatividad vigente, las labores de organización, manejo y conservación de los archivos.

k) Controlar la recepción, radicación, distribución y envío de correspondencia que genere la actividad administrativa del municipio y ejercer vigilancia para que estas funciones se

cumplan con la debida reserva, oportunidad y orden consecutivo.

l) Atender la prestación de servicios archivísticos y velar por la integridad, autenticidad, veracidad, fidelidad y reserva de la información contenida en los documentos de archivo en

los casos señalados por la Ley, y por la adecuada utilización de los mismos. m) Adelantar estudios sobre temas relacionados con el área de su especialidad y preparar

material didáctico para su difusión y publicación. n) Asistir y participar de las capacitaciones que se adelanten en relación a las labores

archivísticas.



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o) Formular propuestas y colaborar en el desarrollo de programas de capacitación archivística

dirigidas a los funcionarios de la Administración Municipal y a la comunidad en general. p) Elaborar, aprobar e implementar las Tablas de Retención Documental en la Administración

Central, colaborando en la elaboración de las mismas en la Personería y Concejo Municipal.

q) Presentar semestralmente informe de gestión a las entidades del Orden Municipal, Departamental, Nacional y organismos de control, de acuerdo a las políticas establecidas

por el Estado. r) Administrar y dirigir la Ventanilla Única, en desarrollo del Programa de Gestión Documental.

s) Las que El Archivo General la Nación, El Consejo Municipal de Archivos y El Alcalde Municipal, le asignen y estén conferidas dentro de los parámetros establecidos para el

empleo.

ARTÍCULO 23º. Capacitación para los funcionarios de archivo. El Municipio tiene la

obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo. Deberán facilitar su participación en los eventos programados por el Archivo General de la Nación y otras instituciones que propicien

dichas actividades, con el fin de que puedan realizar un trabajo óptimo a nivel archivístico.

ARTÍCULO 24º. Capacitación para los funcionarios de la Administración Municipal. A

través del Programa de Gestión Documental, se creará y aplicará un Programa de Capacitación en los siguientes temas:

Gestión Documental.

Organización de Archivos de Gestión.

Unidades de Correspondencia.

Producción de Documentos.

Tablas de Retención Documental.

Los cuales generarán compromiso y disposición en el desarrollo de las labores archivísticas en el

Municipio de La Palma Cundinamarca.

CAPITULO II

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS ARTÍCULO 25º. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado

está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la

normatividad archivística.



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ARTÍCULO 26º. Responsabilidad. El Municipio será responsable de la gestión de documentos y

de la administración de sus archivos.

ARTÍCULO 27º. Instalaciones para los Archivos. El Municipio deberá garantizar los espacios y

las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse

en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.

ARTÍCULO 28º. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación del Municipio es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de

sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son

susceptibles de enajenación.

PARÁGRAFO PRIMERO: El Municipio podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. Se

podrá concertar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia

académica e idoneidad.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El Archivo General del Municipio, establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de

depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos.

ARTÍCULO 29º. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y

archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General del Municipio, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad

a que haya lugar en caso de irregularidades, una vez terminada la vigencia se presentará el informe

correspondiente al empalme, fundamentandose en los formatos establecidos por la Contraloría General de la República (Ley 951 de 2005).

ARTÍCULO 30º. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos. Los

Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía,

pertenecientes a la Administración Municipal, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los

documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

ARTÍCULO 31º. Responsabilidad general de los funcionarios del archivo general del

Municipio. Los funcionarios de Archivo General del Municipio trabajarán sujetos a los más



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rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia,

especialmente en lo previsto en su artículo 74º, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de

organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del

Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación. El Municipio propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como

programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.

PÁRAGRAFO: Las solicitudes que realice la comunidad, entidades públicas y descentralizadas, se regiran por los principios establecidos en los artículo 15º, 23º y 74º de la Constitución Política de

Colombia, y las normas que para este apliquen, sin obstaculizar la autenticidad, integridad e

inalterabilidad de la información que repose en documentos como: Hojas de Vida, Historias clínicas y los que para el caso lo ameriten.

CAPITULO III

ORGANIZACIÓN, FUNCIONAMIENTO Y SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS

ARTÍCULO 32º. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías

de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los requisitos

dispuestos en los artículos provistos en este reglamento.

ARTÍCULO 33º. Organización archivística de los documentos. Realización de estudios

técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la

información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.

PARÁGRAFO: Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y

eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. Los

documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aún cuando hayan

sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier otro medio.

ARTÍCULO 34º. Gestión Documental. El Municipio tendrá la obligación de implementar la Gestión de Documentos, teniendo en cuenta los parámetros establecidos en la Ley 594 de 2000

(Ley General de Archivos).



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ARTÍCULO 35º. Compromiso. La Administración Municipal será responsable de la gestión de

documentos y de la administración de sus archivos y ejercerán el control de la documentación durante todo su ciclo vital.

ARTÍCULO 36º. Organización de los archivos administrativos. La organización de los archivos administrativos del Municipio, estará fundamentada en las normas y reglamentaciones

dadas por la unidad de coordinación del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma mediata el Archivo del Municipio, asimismo, la Administración Municipal

debe establecer que cargos están autorizados para firmar la documentación externa e interna, a través del Manual de Funciones.

ARTÍCULO 37º. Procesos y Procedimientos. Un Manual de Procesos y Procedimientos, es la forma más útil al momento de la elaboración de oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en

cuenta las normas existentes para el efecto, involucrando el concepto de imagen corporativa, la cual incluye, entre otros, la leyenda de pie de página que debe contener, la dirección, el número

del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección de

correo electrónico institucional de cada dependencia productora, tanto así que el Consejo Municipal de Archivos emitirá un Acuerdo donde específique y establezca los procesos y procedimientos del

Archivo General del Municipo, que tenga congruencia con lo precisado mediante el Control Interno.

ARTÍCULO 38º. Sistemas empleados para la gestión de documentos. Los sistemas empleados para la gestión de documentos deberán incluir planes de organización de los diferentes

tipos documentales que se manejan en cada dependencia, así como su normalización y control,

pueden ser manuales, mecánicos y/o sistematizados.

ARTÍCULO 39º. Valoración documental. El Archivo General del Municipio, elaborará la respectiva Tabla de Retención Documental a partir de su valoración, será aprobada y adoptada por

el Comité de Archivo.

ARTÍCULO 40º. Transferencia de documentos con valor permanente. Los documentos que

han cumplido su primera y segunda edad, y que cumplido su proceso de selección y valoración que ameriten su conservación permanente, deberán incluirse en un plan de transferencias al Archivo

General, con su tipología documental y series perfectamente identificadas. (Concordancia: Decretos

1382 de 1995 y 998 de 1997).

PARÁRAFO: Para el orden municipal se implementará por parte del Archivo General del Municipio, planes integrados a las políticas generales del mismo, se procederá por parte de cada dependencia

a realizar la transferencias correspondientes a los años anteriores de los archivos de gestión. Estas transferencias, estarán sujetas y coordinadas en función de los lineamientos presentados en el

presente reglamento, y las disposiciones por parte del Consejo Municipal de Archivos.



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ARTÍCULO 41º. Eliminación de documentos. Para la aplicación del presente reglamento, se entiende por eliminación la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor

administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para la

ciencia y la tecnología.

ARTÍCULO 42º. Proceso de eliminación. El proceso de eliminación se ajustará en su realización a las pautas establecidas por la Consejo Municipal de Archivos, previo pronunciamiento del Comité

Evaluador de Documentos y se respetará el resultado de la valoración documental, que estará expresado en las Tablas de Retención adoptadas por el correspondiente Comité de Archivo.

ARTÍCULO 43º. Autorización para eliminación. La autorización para eliminación de documentos será de responsabilidad del Comité de Archivo de la Administración Central, el cual

deberá levantar en cada caso un acta de eliminación que contenga las firmas autorizadas.

PARÁGRAFO: El Archivo General del Municipio aprobará o improbará, previo estudio del Comité

Evaluador de Documentos, las solicitudes de eliminación presentadas por los diferentes archivos de las dependencias o de los sectores del orden municipal.

El Archivo General del Municipio se reserva el derecho de ordenar que se efectúen los muestreos

que considere oportunos y convenientes, a fin de garantizar la conservación de la información que juzgue pertinente.

ARTÍCULO 44º. Clasificación de los fondos documentales. La clasificación de los fondos se realiza mediante un proceso de identificación y organización de los mismos en secciones y series.

Los fondos de los archivos oficiales deberán ser clasificados con un criterio orgánico funcional, teniendo como base la estructura orgánica de la Administración Municipal y respetando el principio

de su procedencia.

ARTÍCULO 45º. Ubicación de los documentos. Los documentos se colocarán en las unidades

de conservación adecuadas, que se identificarán por la correspondiente signatura topográfica. (Reglamentado por el Acuerdo N° 011 de 1996 del Archivo General de la Nación). El material

gráfico que se encuentra entre las unidades de conservación deben extraerse dejando en su lugar

un testigo y llevarse aquella sección del archivo que se haya dispuesto para conservar documentos en distintos formatos.

Entiéndase por material gráfico todos aquellos dibujos, croquis, mapas, planos, fotografías,

ilustraciones, pictografías, prensa entre otros. El testigo que ha de colocarse en el lugar que ocupaba el documento gráfico, debe indicar las características del mismo, nombre de la unidad

archivística a que pertenece, nombre del documento, fecha, autor, número del folio y señalar la



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referencia de su actual ubicación en la sección de gráficos. Cuando se requiera la reproducción por

cualquier medio técnico o electrónico del documento que contenía originalmente algún material gráfico, debe traerse a la sección correspondiente dejando allí el respectivo testigo y una vez se

haya efectuado este procedimiento, se debe devolver el documento a la sección de material

gráfico.

El procedimiento mencionado debe seguirse para todo material gráfico que se encuentre en los archivos, bien sea que este mezclado con la documentación textual o que se halle de manera

independiente. Igual tratamiento debe darse al material gráfico que se encuentre en los protocolos notariales, siempre y cuando tenga una antigüedad de cincuenta a/o más años.

ARTÍCULO 46º. Programa de Gestión Documental. En la vitalidad de la aplicación e implementación de programas, los cuales garanticen de forma unánime el patrimonio cultural del

Municipio, se debe implementar un Programa de Gestión Documental que fundamente los siguientes aspectos:

a) Todos los actos administrativos a través de los cuales se exprese la Administración Municipal por escrito, deberán adelantarse en original y un máximo de dos copias. Una de

éstas deberá ser enviada para su conservación y consulta al Archivo Central de la entidad. b) Ningún acto administrativo cuya competencia esté atribuida al Alcalde Municipal requerirá,

para su expedición la firma del Secretario General de la entidad. Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos.

c) Establézcase los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de

correspondencia del Archivo General del Municipio, cumpliendo con lo estipulado en la Ley 594 de 2000, fundamentados en cumplir con los Programas de Gestión Documental, para la

producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

d) De igual modo, los documentos producidos por sistemas de información distintos al

Programa de Gestión Documental, tendrán control por parte de las oficinas o dependencias productoras de los mismos.

PARÁGRAFO: El Archivo General del Municipio implementará el Programa de Gestión Documental

de acuerdo al orden territorial y basado en los parámetros establecidos por el Archivo General de la

Nación y la reglamentación del caso.

ARTÍCULO 47º. Enunciaciones. Para los efectos del presente Reglamento, se definen los siguientes conceptos así:

a) Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados

archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en



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un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su

gestión. b) Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de

las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado,

las cuales se someteran a un registro, análisis y distribución de las mismas. c) Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la

Administración Municipal, a título personal o general, citando o no el cargo del funcionario, las cuales se registran, analizan y distribuyen según sea el caso.

d) Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos (correo electrónico y/o medios

magnéticos), que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una

persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

e) Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

f) Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio

de su cargo o con su intervención. g) Hoja de Vida o Currículum vitae: Currículum vitae, texto en el que se expone de

manera breve y exacta los datos biográficos, estudios y experiencia profesional, honores o cargos de una persona. Es normal que lo presente un candidato cuando solicita un trabajo,

una beca, quiere participar en un concurso u oposición laboral u otra circunstancia similar.

Un currículum se compone, pues, de datos personales y datos profesionales, y éstos se

suelen redactar y presentar de la siguiente manera:

Datos personales: Nombre y apellidos; lugar y fecha de nacimiento; estado

civil; domicilio y teléfono y documento de identificación personal. Historial profesional: Estudios cursados, grado académico, titulaciones y cursos

de posgrado, de actualización o perfeccionamiento. Idiomas conocidos,

marcando el nivel de fluidez de comprensión, expresión y escritura. Experiencia

laboral desde el último trabajo realizado hasta el primero, es decir, desde el presente al pasado. Publicaciones. Títulos y honores.

Dependiendo de las circunstancias, es conveniente incluir otro apartado en el

que se indiquen aficiones personales, viajes realizados, disponibilidad de tiempo, si se posee automóvil y carné de conducir y otras informaciones que se

consideren de interés con el fin de que resulte más claro el perfil personal.

h) Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las

entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar



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su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos,

se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. i) Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las

entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas

las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)

competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta, sí lo amerita, entre otros.

j) Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del

ejercicio de sus funciones específicas.

k) Tabla de Retención Documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de

sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las

mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier

administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

ARTÍCULO 48º. Unidades de Correspondencia. Establézcanse las Unidades de

Correspondencia gestionando de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos

contribuyan al desarrollo del Programa de Gestión Documental y los programas de conservación,

integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el

trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y

externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la

administración pública.

Las unidades de correspondencia procederán en la elaboración de planillas de control, con el fin de

garantizar el debido control de la correspondencia. Asimismo, cada dependencia será la responsable de la correspondencia, ésta será distribuida de la siguiente manera:

a) Registro Correspondencia Comunicaciones Oficiales: Será registrada única y

exclusivamente por funcionarios del Archivo General del Municipio o quién delegue el Alcalde Municipal.



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b) Distribución de Correspondencia Externa Recibida: Una vez revisada la

correspondencia por el funcionario con el cargo de mayor jerarquia dentro del orden municipal, se procederá a registrar, analizar y distribuir copias y/o originales a su

correspondiente destinatario, para su respectivo trámite. c) Control de Correspondencia Enviada: Se refiere a la emitida por cada dependencia de

la Administración Municipal, la cual se registrará y enviará por el personal del Archivo

General medio físico, magnético y electrónico, o en su defecto mensajería institucional o mensajería certificada.

d) Control de Correspondencia Recibida: Cada dependencia u oficina productora de documentos deberá registrar N° Documento, Fecha, Asunto, Contenido, Destino y Dirección

y responsable del mismo, a la cual se debe dar respuesta de acuerdo a los tiempos

establecidos por el Consejo Municipal de Archivos. e) Control de Correspondencia Emitida: Cada dependencia que sea productora de

documentos (actas, circulares, cartas y otros), emitira un número consecutivo diligenciandolo al igual que la fecha, Asunto, Contenido, Destino y responsable del

documento.

PARÁGRAFO PRIMERO: En el caso de los documentos registrados en la planilla de Distribución

de Correspondencia Externa Recibida, la cual esta clasifica como URGENTE; se sobrentiende que el funcionario responsable deberá en el menor tiempo posible dar respuesta y generar su debido

documento. Cada dependencia de la Administración Municipal, rendirá un informe sobre las Unidades de Correspondencia, al Archivo General semestralmente con el fin de garantizar la

viabilidad y del programa de gestión documental.

ARTÍCULO 49º. Firmas responsables. La Administración Municipal, establecerá dentro del

Manual de Funciones para los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la entidad.

Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido en el Reglamento de

Archivos.

ARTÍCULO 50º. Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales. Los

procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá

números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la

correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada.



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Al comenzar cada vigencia, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno (01), utilizando

sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

PARÁGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar

constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de Archivo.

ARTÍCULO 51º. Numeración de actos administrativos. La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las dependencias encargadas de dicha actividad, deberan

llevar los controles pertinentes a cada caso, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos

administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones

establecidas para el efecto, según lo establecido por el Estado y sus normas reglamentarias.

PARÁGRAFO PRIMERO: Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los

actos administrativos, entiéndase por actos administrativos: Resoluciones, Decretos y Acuerdos.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Todo acto administrativo deberá ser publicado en el sitio web municipal,

así mismo en su articulado se proyectará la afirmación de la publicación.

ARTÍCULO 52º. Comunicaciones internas. Para las comunicaciones internas de carácter oficial, la Administración Municipal deberá establecer controles y procedimientos que permitan realizar un

adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de dependencias, la numeración

consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.

ARTÍCULO 53º. Control de comunicaciones oficiales. Las unidades de correspondencia,

crearán e implementaran elaborarán planillas, formatos y controles manuales, mecánicos o

automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de

las comunicaciones recibidas.

PARÁGRAFO: La Administración Municipal establecerá medios de recepción para las

comunicaciones oficiales, de manera centralizada, es decir se realizará exclusivamente en el Archivo General del Municipio, o en su defecto el personal a cargo de las Unidades de Correspondencia,

según lo establezca el Consejo Municipal de Archivos.

De esta manera, se ejercerá por parte de los funcionarios del Archivo General, los siguientes procesos:



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a) Mensajería y Correo tradicional: Recepeción centralizada, firma de planilla o constancia

de recibido y/o copia del documento recibido. b) Fax: Recepción centralizada, se recepciona, se radica y se procederá a fotocopiar en papel

bond entre 75 y 90 g/m2.

c) Correo electrónico: Recepción descentralizada, para la recepción se imprime según lo amerite el caso o importancia de la comunicación, excepto anexos, se registra y se dispone

a su respectiva revisón por parte del funcionario encargado del área respectiva. d) Página Web: Recepción centralizada para trámites en línea y envío centralizado, para la

recepción se imprime y se radica.

ARTÍCULO 54º. Conservación documental. El Archivo General del Municipio es el responsable

por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en su manual de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los

documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676

aplicable a los soportes digitales. "Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas),

características dimensionales, físicas y magnéticas".

PARÁGRAFO: Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los

aspectos contemplados en la NTC 4436 " Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad". Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser

insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al

soporte.

Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles,

cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. La

manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas

de almacenamiento y formatos de grabación de la información.

ARTÍCULO 55º. Comunicaciones oficiales recibidas. Las comunicaciones oficiales que

ingresen a la Administración Municipal deberán ser registradas, revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite,

dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la Administración Municipal, se procederá a la radicación del mismo.



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PARÁGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o

responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.

ARTÍCULO 56º. Comunicaciones oficiales enviadas. Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel gramaje de 75 y/o 90 gms/m2, se elaborarán en original y máximo dos (02) copias,

remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera o produce el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda

copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, en los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.

ARTÍCULO 57º. Comunicaciones oficiales vía fax. Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las

series establecidas en las Tablas de Retención Documental.

Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este

documento, sobre de papel gramaje 75 y/o 90 gms/m2 que garantice su permanencia y durabilidad. Asimismo debe ser registrada en la planilla utilizada para el control de correspondencia.

ARTÍCULO 58º. Comunicaciones oficiales por correo electrónico. El Decreto Nacional N°

1151 de 2008, por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan

otras disposiciones, en su artículo 2°. Objetivo de la Estrategia de Gobierno en Línea, que precisa

“El objetivo es contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo, y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a través del aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación”.

La estrategia del Programa Gobierno En Línea Territorial ha asignado el sitio web municipal,

denominado www.lapalma-cundinamarca.gov.co. En todo caso, cada dependencia u oficina será la directa responsable de las comunicaciones oficiales internas o externas emitidas y realizadas a

través de correo electrónico institucional, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas, ejerciendo control sobre las mismas. Las dependencias u oficinas

que dispongan de servicio de Internet y correo electrónico, estarán sujetas a las disposiciones

establecidas en el Manual de Funciones vigente, de igual modo, harán uso de las cuentas de correo institucional hábilitadas y autorizadas en el orden municipal.

PARÁGRAFO: Para el envío de comunicaciones oficiales por correo eletrónico, en ningún caso se

hará uso de cuentas de correo electrónico diferentes a las autorizadas; para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender

las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.

http://www.lapalma-cundinamarca.gov.co/



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Para este caso, la recepción del mensaje a través de cualquiera de las cuentas de correo institucionales, se imprimirá la respectiva comunicación y se ejercerá control sobre las mismas, de

acuerdo a lo establecido en las Unidades de Correspondencia.

ARTÍCULO 59º. Imagen corporativa. Con el propósito de reflejar una adecuada imagen

corporativa de la Administración Municipal, el Consejo Municipal de Archivos, establecerá dentro del Programa de Gestión Documental, la forma de elaborar cartas, memorandos y otros, teniendo en

cuenta las normas existentes para el efecto.

La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, PBX, línea

grauita o teléfono, fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la oficina o dependencia. La leyenda del encabezado de página debe contener el

escudo de la entidad y su respectiva área de acuerdo al orden municipal.

ARTÍCULO 60º. Horarios de Atención al Público. El horario de atención de las unidades de

correspondencia será el mismo al horario de trabajo establecido por la Administración Municipal mediante acto administrativo. Asimismo, deberá informar a las entidades del orden municipal,

departamental y nacional.

ARTÍCULO 61º. Inventario Documental. Es obligación de cada una de las dependencias u oficinas productoras de documentos, elaborar inventarios de los documentos que produzcan en

ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus

diferentes fases. Asimismo, adoptarán el Formato Único de Inventario Documental, junto con su instructivo, según lo dispuesto y ordenado por el Consejo Municipal de Archivo.

ARTÍCULO 62º. Formato Único de Inventario Documental. El formato único de inventario

documental se utiliza para ejecutar los procesos archivísticos de la Administración, teniendo en

cuenta el siguiente instructivo:

ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.

ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos.

UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa

de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.



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OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y

conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias,

Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.

HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas

del inventario. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias

secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha

de la entrada de la transferencia ( año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia.

No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.

CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto

de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación.

En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto

aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora. Cuando

se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.

FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento).

Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de

una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de conservación diferentes

escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.



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NÚMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de

conservación descrita.

SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M),

Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.

FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de

préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.

Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos,

circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración

y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.

Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del

cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el

número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.

Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos

técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará

el número de páginas que lo componen. Asimismo, se anotará información sobre el estado de

conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y

biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).

ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de

elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de

recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.



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ARTÍCULO 63º. Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental. El Municipio tendrá la obligación de elaborar, adoptar y aprobar las respectivas Tablas de Retención

Documental.

PARÁGRAFO: Las Tablas de Retención Documental se ajustan y priorizan de acuerdo al Manual de

Funciones aprobado y vigente.

ARTÍCULO 64º. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las

normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental,

organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por

las entidades privadas que presten servicios públicos.

ARTÍCULO 65º. Regulación. Regular el procedimiento que debe seguir la Administración

Municipal en sus diferentes niveles de la organización administrativa, y por servicios, para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental, el que comprenderá las etapas

relacionadas a continuación:

PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y

cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos

administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.

Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.

SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada. Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y

los manuales de procedimientos; Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales; Conformar las series y subseries con sus

respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y

subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde

el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.

Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción; Determinar el destino final de la

documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación; La selección puede



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aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido

se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a

conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental para su aprobación. El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención

Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada

dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y

producirá un Acta avalando la propuesta.

Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios

de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.

CUARTA ETAPA. Aplicación. Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia

competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Administración, para garantizar su aplicación.

El Archivo General del Municipio capacitará a todos los servidores públicos de la Administración, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la

organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.

La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los

plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los

procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro.

Los documentos a eliminar de acuerdo con las Tablas de Retención Documental se destruirán y se

dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.



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ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental. La

unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de La Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de

mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los

procedimientos, reformas organizacionales y funciones.

Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y

aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

La Tabla de Retención Documental se aplicará a partir de su aprobación y servirá de referente para

la organización y conformación de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobación , siempre y cuando correspondan a la misma estructura

organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD.

El Archivo General del Municipio en cumplimiento de la función de inspección y vigilancia, verificará

la aplicación de las Tablas de Retención Documental, en el momento que lo considere pertinente.

ARTÍCULO 66º. Organización de Fondos Documentales. Establecer los lineamientos básicos que deben seguir la Administración Municipal en sus diferentes niveles, para la organización de sus

fondos acumulados y la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental.

PARÁGRAFO: PRIMERA ETAPA. Compilación de Información Institucional.

1. Búsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de

identificar y conocer las unidades administrativas que produjeron la documentación.

2. Búsqueda y recuperación de Manuales de Funciones y Procedimientos, Estatutos y

organigramas (en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolución de la estructura orgánica de la institución, a partir de los materiales obtenidos en

la búsqueda preliminar y de la misma documentación, objeto de organización).

3. Adicionalmente, se deben buscar otras fuentes como, testimonios, bases de datos,

informes estadísticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya relacionado.

4. Datos del Archivo: nombre del archivo, ubicación física, fecha de creación, ubicación en la

estructura Administrativa.



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5. Planta física: Verificar en las áreas de depósito y de trabajo, las condiciones ambientales,

locativas y materiales del mobiliario.

6. Conservación de la documentación: Se debe constatar si se presenta deterioro biológico,

químico o físico; también se requiere determinar en qué unidades de conservación (Carpetas, AZ, legajos, tomos, libros, paquetes, entre otros) se encuentra la

documentación. SEGUNDA ETAPA. Diagnóstico. Una vez adelantadas las tareas anteriores, se procederá a elaborar un diagnóstico que refleje la situación real del fondo acumulado, explicando en él, todas

las circunstancias observadas; tales como, el estado de organización documental, instrumentos de

recuperación de la información (inventarios, relaciones, libros de control y de registro, entre otros), tipos de soporte (papel, audiovisuales, fotográficos, fílmicos e informáticos), fechas extremas

teniendo en cuenta desde la más antigua hasta la más reciente y el volumen de la documentación dado en metros lineales, entre otros.

TERCERA ETAPA. Elaboración y Ejecución del Plan de Trabajo Archivistico Integral. Para la preparación del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos obtenidos en la primera

etapa, consignados en el diagnóstico, con el fin de establecer las necesidades de personal, materiales, insumos, equipos e instalaciones y proceder a la elaboración del cronograma que

permita determinar los tiempos de duración del trabajo a desarrollar y el presupuesto correspondiente.

En la organización documental se observarán los principios y procesos archivísticos relacionados a continuación:

Clasificación. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica del

organismo u organismos productores.

Ordenación. Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en cuenta

las unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al

interior de cada unidad de conservación (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros), correspondientes a las diferentes unidades administrativas.

Descripción. Para la descripción, se diligenciará el formato único de inventario

documental adoptado por el Archivo General del Municipio, incluyendo además, la documentación afectada biológicamente.

En la aplicación de los anteriores procesos archivísticos se desarrollarán las siguientes actividades:

a) Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo). Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo testigo.



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b) Foliación y retiro del material abrasivo. c) Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de carpetas y

Cajas.

d) Elaboración de un Cuadro de Clasificación sobre el cual debe basarse el inventario. CUARTA ETAPA. Valoración. Se debe proceder a identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y técnicos) e identificar los valores secundarios

(Históricos, científicos y culturales), que posea la documentación. Esta valoración dará como resultado, el establecimiento de los tiempos de retención y su disposición final los cuales quedarán

plasmados en la Tabla de Valoración Documental.

ARTÍCULO 67º. Tabla de Valoración Documental. La Administración Municipal adoptará e

implementará el formato de Tabla de Valoración Documental. Las Tablas de Valoración se elaborarán teniendo en cuenta el Cuadro de Clasificación con el fin de registrar correctamente las

oficinas productoras (tanto administrativas como misionales) y la documentación por ellas

producida. Además se tendrán en cuenta otros datos tales como la retención de la documentación y la disposición final (conservación total, eliminación, selección), producto de la valoración.

Estas Tablas de Valoración Documental, se someterán a consideración y evaluación del Comité de

Archivo. La aprobación será dada por el Comité Evaluador de Documentos respectivo y serán de aplicación inmediata.

ARTÍCULO 68º. Organización de las Historias Laborales. Para el efecto, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, la Administración Municipal

tendrá la obligación de organizar cada expediente de Historia Laboral, siguiendo parámetros de la Circular No. 004 de 2003 emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el

Archivo General de la Nación sobre la Organización de las Historias Laborales establece que, dentro

de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma

de vinculación laboral de la Administración Municipal:

a) Acto(s) administrativo(s) de nombramiento(s) o contrato(s) de trabajo(s).

b) Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo. c) Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo.

d) Documentos de identificación. e) Hoja de Vida (Formato Único Función Pública) DE COLOMBIA. f) Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo. g) Acta de posesión.

h) Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales.



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i) Certificado de Antecedentes Fiscales.

j) Certificado de Antecedentes Disciplinarios. k) Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso).

l) Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.

(Certificados emitidos por las correspondientes entidades, a las que los funcionarios estén o hayan estado afiliados).

m) Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias

temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.

n) Evaluación del Desempeño.

o) Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia

al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.

PARÁGRAFO PRIMERO: El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar

constituido mínimo por los anteriores documentos, no obstante para que la Administración Municipal, de acuerdo con su naturaleza jurídica, y con sus responsabilidades particulares, pueda

hacer sus propios requerimientos documentales, complementándola.

Se generará control por parte de la entidad garantizando la transparencia de la administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias

de la gestión del Talento Humano. Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo

16º de la Ley 594 de 2000, los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía pertenecientes a las entidades públicas, dentro del proceso de organización de

archivos, deberán verificar que, en cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción; y su disposición refleje el vínculo que se

establece entre el funcionario y la entidad.

Los documentos de cada Historia Laboral estén colocados en unidades de conservación (Carpetas)

individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que refleje la más reciente. Cada expediente podrá estar contenido

en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que

cada carpeta tenga como máximo de doscientos (200) folios.

La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc. Dichos documentos se registrarán en el formato

de Hoja de Control que se anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitará la pérdida o ingreso indebido de documentos.



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Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaborarán el Inventario Único

Documental de los expedientes bajo su custodia. Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones

medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los documentos.

Aprovechando el proceso de organización archivística que vienen adelantando las entidades en cumplimiento de las recomendaciones del Archivo General de la Nación y dada la importancia legal

y el carácter administrativo de los documentos que conforman las Historias Laborales, las entidades deberán verificar la organización de las mismas, ajustando sus manuales y reglamentos internos a

las disposiciones anteriormente descritas.

PARÁGRAFO SEGUNDO: La dependencia encargada de Talento Humano o Recursos Humanos,

será quién organice, custodie y trámite las historias laborales de los trabajadores de acuerdo a la vigencia, de igual forma la dependencia u oficina delegada o autorizada de Contratación se regirá

por los principios antes descritos.

PARÁGRAFO TERCERO: La organización de Historias laborales, aplica para trabajadores de

planta y contratistas del Municipio.

PARÁGRAFO CUARTO: Dadas las condiciones, ya sean trabajadores de la Administración Municipal o contratistas deberán mantener actualizados los documentos que así lo requieran. PÁRAGRAFO QUINTO: Las solicitudes que realice la comunidad, entidades públicas y

descentralizadas, se regiran por los principios establecidos en los artículo 15º, 23º y 74º de la

Constitución Política de Colombia, y las normas que para este apliquen, sin obstaculizar la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información que repose en documentos como: Hojas

de Vida, Historias clínicas y los que para el caso lo ameriten.

ARTÍCULO 69º. Organización del Archivo Central. En la Ley 594 de 2000 (Ley General de

Archivos) se define el Archivo Central como aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de cada dependencia respectiva, porque han concluido su

trámite pero siguen teniendo vigencia. Siguen siendo objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. La organización de los archivos centrales e históricos, obedece a lo

estipulado en la Tabla de Retención Documental, es decir debe atender a las series documentales y

tiempos de retención establecidos, entendiendo que los documentos de conservación permanente integrarán el Archivo Histórico.

PARÁGRAFO PRIMERO: La instalación de los documentos en el depósito es una tarea

íntimamente relacionada con la organización de fondos, consiste, en la ubicación física de todo el fondo en unidades de instalación, ya sea en cajas, legajos o libros, con la aplicación de cualquiera

de los siguientes métodos:



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a) Método 1: Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito, estableciendo espacios reservados para las secciones, subsecciones y series. Este sistema presenta algunos

inconvenientes de difícil solución. Por un lado exige la reserva de espacio libre en las

estanterías para añadir la documentación que se va agregando con el tiempo; más, como quiera que no es posible prever el crecimiento de los fondos, resulta inoperante, salvo que se

trate de archivos muy pequeños y de escaso crecimiento, o de fondos cerrados. Por otra parte, supone considerar rígido el cuadro de clasificación pues no se pueden crear nuevas series

cuando ello resulte imperioso.

b) Método 2: El sistema de numeración continua, es el más utilizado e indicado para todo archivo

en crecimiento, numera las unidades de instalación mediante dígitos arábigos desde el uno en adelante. De esta manera se logra un ahorro de espacio máximo, la localización de las

unidades de instalación es rápida, sencilla y sin error, por ser la referencia un número natural.

Las transferencias documentales de cada dependencia deberán ser recibidas y cotejadas por los

funcionarios del Archivo General del Municipio, se ubicarán en cajas de archivo, las cuales, se numerarán consecutivamente, respetando la estructura orgánico-funcional y los principios

archivísticos; posteriormente deberán ser ubicadas en la estantería correspondiente con el fin de facilitar las consultas en el Archivo Central y ejercer un control de la documentación, se

tendrá como instrumento descriptivo un inventario general manual y automatizado, compuesto por los inventarios de cada dependencia a los cuales se les hacen las modificaciones y

correcciones necesarias y se les asigna la signatura topográfica.

ARTÍCULO 70º. Organización del archivo histórico. El archivo histórico, es aquel al cual se

transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que

adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario,

adquisición o por expropiación.

Su organización responde a:

La estructura orgánico-funcional de los fondos.

Organización de secciones y subsecciones.

Descripción documental: Se recomienda con un mayor nivel de análisis para responder a

requerimientos y necesidades de especialistas e investigadores.



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ARTÍCULO 71º. Organización de los archivos de gestión. Cada dependencia u oficina,

reunirá la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa, este proceso da lugar a la identificación correcta de las series y subseries documentales, función

básica de la gestión documental.

El Archivo General del Municipio, realizará el acompañamiento en cada una de las dependencias

productoras de los documentos, en aras de la correcta organización de los archivos de gestión.

El Acuerdo AGN No. 042 de 2002, “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”,

formula en su Artículo 4: Organización de archivos de gestión. La organización de los

archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.

1) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.La ubicación física de los documentos

responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de

tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta

y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

2) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

3) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de

tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, sub serie, número de expediente, número de folios y fechas

extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso. 4) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la

Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se

seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General del Municipio.

Las cajas y/o carpetas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la

dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos

identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos

y fechas extremas de los mismos. 5) Los archivos de gestión, son responsabilidad única y exclusiva de cada una de las

dependencias u oficinas productoras de los documentos, sólo una vez, se hayan realizado las transferencias documentales, el Archivo General del Municipio, será el encargado de su

custodia y cuidado.



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PARÁGRAFO PRIMERO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o

vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo secretario de despacho o encargado

de la oficina”, de igual modo el Archivo General del Municipio, asesorará en el proceso de la organización del archivo de gestión a cada dependencia productora de documentos, siendo ellas las

únicas responsables en el manejo y protección de los archivos.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los Jefes de Oficina y los secretario(a)s de Despacho serán los responsables de realizar los procedimientos de la Organización del Archivo de Gestión.

PARÁGRAFO TERCERO: El Archivo General del Municipio, desarrollará programas de capacitación en gestión documental y organización de archivos de gestión.

CAPITULO IV

CONSERVACION DE DOCUMENTOS

ARTÍCULO 72º. Conservación preventiva, conservación y restauración documental. El Archivo General del Municipio establecerá los criterios a seguir para ejecutar cualquier tipo de

procedimiento tendiente a la conservación de los bienes documentales. Se hará énfasis en la conservación preventiva, proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento

documental, ya que en él se contemplan manejos administrativos y archivísticos, uso de materiales

adecuados, adopción de medidas específicas en los edificios y locales, sistemas de almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico, entre otros factores.

Con la conservación se ejecutarán principalmente tareas tendientes a detener y corregir los

deterioros manifiestos que afecten la integridad de los documentos. En la restauración se restituyen

los valores estéticos del material documental, siendo por ello una acción optativa para el tratamiento de obras específicas que requieran una intervención de este tipo.

PARÁGRAFO: En ningún caso se podrán efectuar trabajos de restauración de documentos oficiales

fuera de los laboratorios expresamente autorizados por el Archivo General del Municipio.

ARTÍCULO 73º. Conservación integral de la documentación de archivos. Los archivos

deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en el Municipio, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos,

garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.



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PARÁGRAFO: En las transferencias de documentos deberán considerarse, todas las medidas que

garanticen la conservación del material, tales como la manipulación, embalaje y transporte entre otras, y aquellas que eviten la contaminación y propagación de factores nocivos.

ARTÍCULO 74º. Condiciones de edificios y locales destinados al deposito de los archivos. El municipio deberá cumplir con las condiciones técnicas mínimas que garanticen la

conservación de sus documentos.

PARÁGRAFO: El Archivo General del Municipio, evaluará los requerimientos para la adopción de las normas de carácter técnico relacionadas con edificios y locales destinados a archivos así como a

sus instalaciones, procedimientos de control y demás aspectos que garanticen su funcionalidad y la

conservación de sus fondos. Adicionalmente, actualizará de forma periódica las mencionadas directrices, de conformidad con lo establecido en el literal k) del artículo 4° del Decreto 1777 de

1990. El Municipio, será responsable de la adecuada instalación y custodia de sus archivos y de la debida prestación de los servicios archivísticos.

ARTÍCULO 75º. Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de

seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.

ARTÍCULO 76º. Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes

aspectos:

a) Ubicación: Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de

inundación y que ofrezca estabilidad. Deben estar situados lejos de industrias contaminantes, acceso de personal ajeno a la Administración Municipal o posible peligro

por atentados u objetivos bélicos. Prever el espacio suficiente para albergar la

documentación acumulada y su natural incremento.

b) Aspectos Estructurales: Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/m2,

cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño

señalado. Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignifugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión. Las pinturas

utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.

c) Capacidad de almacenamiento: Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta: La

manipulación, transporte y seguridad de la documentación; La adecuación climática a las



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normas establecidas para la conservación del material documental; el crecimiento

documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración documental.

d) Distribución: Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos. Las

zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de

las condiciones ambientales en las áreas de depósito. Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto

a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia,

recepción, organización y tratamiento de los documentos.

e) Áreas de deposito: El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes

aspectos: Estantería; Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá,

evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos. Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento

anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable, deberá tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un peso de 100kg/mt lineal distribuida. La estantería

total no deberá tener más de 100 mts de longitud.

Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los

parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso. La balda superior debe estar a un

máximo de 180 cms, para facilitar la manipulación y el acceso del operario a la documentación. La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.

Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7 cm. o menos.

Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentación. El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar

de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.

f) Distribución de Estanterías: La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe

dejar un espacio mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería. El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm. Máximo de 80 cm, y un

corredor central mínimo de 120 cm.



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La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación acorde

con la signatura topográfica. Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la

deformación de la documentación almacenada.

g) Mobiliario para Obras de gran Formato: Además de las características anotadas

deberán dimensionarse para contener un número de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulación. Así las gavetas de las planotecas tendrán una profundidad de 5

cms. o menos. Cada una e ellas debe poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la fricción y vibraciones, eliminando el riesgo de atascamiento o caída de la gaveta.

h) Archivadores verticales: Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la conservación y proyectarse de acuerdo con la producción

documental.

a) Mobiliario para documentos en otros formatos: Para la documentación de imagen

análoga como microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o digital como disquetes, C.D. principalmente, se deben contemplar

sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los

recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.

b) Contenedores: Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas

distintos y eficientes de protección, acordes con las características de tamaño y función. Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de

embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos.

Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto. El material y el

diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar.

Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos. La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm. Para documentos

en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes y C.D., se tendrá en

cuenta lo siguiente, las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos. Los rollos de

microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material



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estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente

identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.

Los disketes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contener

moléculas ácidos retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o C.D.

ARTÍCULO 77º. Condiciones ambientales y técnicas. Los edificios y locales destinados a

albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo

de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:

a) Condiciones Ambientales: Material Documental.

Soporte en papel.

Temperatura de 15 a 20 oC con una fluctuación diaria de 4 oC.

Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.

Material documental: Fotografía.

Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20 oC.Humedad relativa de 40% a 50%.

Color: Temperatura menor a 10 oC. Humedad relativa de 25% a 35%.

Grabaciones: Temperatura 10 a 18 oC . Humedad relativa de 40% a 50%.

Medios magnéticos:Temperatura 14 a 10 oC. Humedad relativa de 40% a 50%.

Discos Opticos: Temperatura 16 a 20 oC. Humedad relativa de 35% a 45%.

Microfilm: Temperatura 17 a 20 oC. Humedad relativa de 30% a 40%.

b) Ventilación: El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de

una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones

ambientales internas que se quieren mantener y al espacio. La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de

ellos.

c) Filtrado de aire: Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de

partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.

d) Iluminación en depósitos:

Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.

Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.



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Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.

Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y

utilizando filtros ultravioleta.

Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.

Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.

Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan o

Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.

Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar

acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.

Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos

para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales.

e) Mantenimiento: Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental.

Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el

efecto se deben emplear aspiradoras.

ARTÍCULO 78º. Responsabilidad de la información de archivos. Las dependencias de la

Administración Municipal, productoras de documentos oficiales, serán responsables del manejo directo y conservación de sus documentos y adoptarán las medidas que sean necesarias para

garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información contenida en ellos.

ARTÍCULO 79º. Sistemas de almacenamiento y depósito de la documentación. Los

archivos adoptarán estrategias técnicas y materiales que garanticen la conservación y seguridad de la documentación en relación con los sistemas de almacenamiento, depósito y unidades de

conservación.

PARÁGRAFO: Los documentos de los archivos deberán estar contenidos en las unidades de

conservación más adecuadas y debidamente identificadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación del Patrimonio Documental.

ARTÍCULO 80º. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de

riesgo. Los archivos adelantarán controles sistemáticos y periódicos de las condiciones

ambientales, instalaciones, manejo, mantenimiento y estado físico de los fondos, entre otros.



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PARÁGRAFO: Los archivos establecerán planes de prevención de desastres que contemplen

sistemas de seguridad tanto para la salvaguarda de los bienes documentales, como para la protección del personal que en ellos labora.

ARTÍCULO 81º. Situación de riesgo para el material documental. Es un estado temporal que a corto plazo produce un cambio en el ambiente donde se encuentran los acervos y que a

menudo produce consecuencias dañinas e irreversibles para la integridad y el mantenimiento del material.

Las situaciones de riesgo involucran los daños producidos por agua e incendios, agentes vandálicos,

hurto y vandalismo entre otros.

PARÁGRAFO: Los desastres se clasifican en fenómenos naturales como terremotos, ciclones y

erupciones volcánicas y por situaciones causadas por el hombre como incendios, explosiones, actos terroristas o conflictos armados que pueden se producidos intencionalmente o resultantes de

fallas humanas.

ARTÍCULO 82º. Planificación de preservación. La prevención de desastres y situaciones de

riesgo es una estrategia importante en la planificación general de la preservación. Un plan programado acertadamente permite una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia,

minimizando el peligro tanto para el personal, como para los acervos documentales y la edificación, evitando y disminuyendo lo costos que a todo nivel implicaría un siniestro. Dicho plan se debe

basar en el establecimiento de medidas de prevención y protección de los acervos documentales y

el conocimiento de las estrategias de recuperación después del siniestro en la planificación de la respuesta y la recuperación. Deberá incluir una capacitación y entrenamiento periódico del

personal al que se debe indicar entre otros, la ubicación y operación de válvulas de cierre de tuberías de agua o conducciones eléctricas, el manejo de los extintores, sistemas de alarma y de

evacuación.

PARÁGRAFO: El plan de prevención de desastres debe coordinarse con los programas

adelantados por el Comité Local de Prevención y Atención de Desastres CLOPAD en cumplimiento de lo establecido por la Ley y debe contar con un responsable o coordinador quién apoyará todas

las medidas de reacción y recuperación.

ARTÍCULO 83º. Prevención. Se debe partir de la identificación y levantamiento del panorama

de riesgos, seguido de la evaluación o valoración de las amenazas potenciales. Frente a estas situaciones se establecerán las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos

inminentes y el establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de reacción necesarias.



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ARTÍCULO 84º. Levantamiento y valoración del panorama de riesgos. Para la identificación

y valoración de los posibles riesgos que puedan afectarse el material documental, se puede establecer la siguiente clasificación:

a) Riesgos provenientes del exterior del edificio. b) Riesgos provenientes de la estructura del edificio.

c) Riesgos debido a la inestabilidad de los materiales que componen los acervos documentales.

d) Riesgos por las personas o grupos que tenga como blanco una institución o algún tipo de material.

PARÁGRAFO: Para cualquier acervo documental, el riesgo de un desastre es la combinación de peligros ambientales sumado a la vulnerabilidad de los edificios, de los sistemas mecánicos y del

material documental.

Para evitar lo antes señalado se procederá previamente a:

1. Identificar los peligros geográficos y climáticos que pongan en riesgo el edificio y las

colecciones, tomando nota de la inseguridad ambiental que rodea la institución con la presencia de industrias o establecimientos adyacentes que se identifican como riesgos para

la institución. 2. Revisar el edificio y el lugar que ocupa, observando el estado del terreno circundante.

3. Dentro del edificio, se hará una evaluación de la infraestructura y el estado de los

materiales, los sistemas de servicios como hidráulicos y eléctricos y los mecanismos de protección contra incendios.

4. Determinar la vulnerabilidad de los objetos que conforman el material documental, estableciendo el grado presente y tomando medidas preventivas.

5. Evaluar igualmente la fragilidad administrativa y de manejo archivístico teniendo en cuenta

la existencia de algún tipo de seguros, inventarios documentales y de duplicados que puedan existir dentro o fuera del archivo.

6. Partiendo de la importancia del material documental, se deberán establecer prioridades de rescate en caso de incendio o de inundación, fijados por la valoración de los documentos y

teniendo en cuenta que todos los documentos de un archivo revisten igual relevancia.

ARTÍCULO 85º. Medidas Preventivas. Una vez se hayan identificado y valorado los riesgos que

pongan en peligro la integridad de los acervos documentales, se establecerá un plan de contingencia con metas concretas y recursos identificables con el fin de eliminar o reducir la mayor

cantidad de aquellos. Es necesario establecer un programa regular de inspección y mantenimiento como una de las medidas de prevención más eficaces.



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Un edificio sin riesgo debe adoptar medidas de protección contra el fuego como:

1. Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de

urgencia.

2. Personal encargado de vigilancia. 3. Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos: extinguidores manuales,

sistemas de extinción fijos. 4. Puertas cortafuego.

5. Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricas y asegurarse que las salidas de emergencia sean de fácil acceso y de abertura desde el interior.

6. Es necesario hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores, aislar los

productos sensibles como películas de nitrato o productos químicos inflamables y evitar las fotocopias en salas de almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable.

7. La protección contra los efectos del agua, incluirán la verificación constante de los sistemas hidráulicos como canales, goteras, terrazas, ventanas, etc. Hay que asegurar el

mantenimiento de las canalizaciones y evitar las redes de evacuación o suministro de agua

en las placas de las salas de almacenamiento. Prever un pozo o un sistema de evacuación de aguas para las salas subterráneas, como mínimo los criterios básicos del plan de

emergencia. 8. La Administración Municipal establecerá criterios de inversión de acuerdo a la disponiilidad

presupuestal de cada vigencia fiscal.

ARTÍCULO 86º. Preparación de un Plan de Emergencia. Este se deberá coordinar en

estrecha colaboración con todos los servicios relacionados con el tema como los bomberos, constructores de la edificación, servicios de mantenimiento del edificio, servicios de aseguradores,

de seguridad de defensa civil y el Comité Local de Prevención y Atención de Desastres CLOPAD, entre otros.

Los responsables de los acervos documentales deberán preparar un plan de medidas de emergencia en un documento escrito. Este reporte deberá ser leído por todo el personal de la

entidad y ubicado en un lugar estratégico de manera que se pueda consultar rápidamente en caso de emergencia.

La información que se encuentran en un plan de emergencia aborda en términos generales los siguientes aspectos:

a) Números de teléfonos de seguridad, vigilancia, bomberos y policía.

Planos del edificio: disposición de los acervos documentales, del equipo de emergencia como extinguidores y materiales para intervención, y los puntos donde la electricidad y el

agua pueden suspenderse entre otros.



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b) Detalles de las acciones prioritarias: Lista de los documentos a salvar con prioridad donde se deben incluir los registros de inventario que son de los documentos que deben

ser sometidos a tratamientos especiales.

c) Orden y detalles de las operaciones de salvamento: Lista de los medios existentes

en el lugar: Personal a contactar para el salvamento, bibliografía especializada, cajas con materiales para intervenciones de emergencia.

d) Lista de recursos externos: Restauradores, empresas especializadas para transporte

eventual congelamiento, lugares para almacenamiento. Referencias de los precios de los

materiales y equipos y los servicios que se vayan a requerir para facilitar a las Divisiones Financieras la toma de decisiones.

e) Reacción en caso de siniestro: En todas las situaciones de emergencia hay que

controlar el pánico. Asegurar en primera instancia la seguridad de las personas y alertar a

los servicios de intervención de las emergencias con los que previamente se han establecido planes conjuntos de trabajo. Se debe contactar rápidamente al responsable del

Plan de Prevención de Desastres quien hará los contactos del Comité de Apoyo y de los especialistas de manejo de emergencia para los Consejos Técnicos sobre métodos de

acción. Hay que localizar el origen del siniestro y tratar de neutralizarlo sin tomar riesgos adicionales con el uso de extinguidores, suspensión de las redes de agua, de electricidad y

de gases entre otros.

Una vez neutralizada la causa del siniestro, se procederá a determinar la magnitud de los

daños. No hay que desechar ningún documento por muy deteriorado que se encuentre. Si el ambiente está muy húmedo, por agua de inundación o bomberos, hay que ensayar en

bajar las tasas de humedad relativa para evitar la aparición de microorganismos, pues se

debe tener en cuenta que 24 horas bastan para que una infestación se desate.

Hay que asegurar una buena circulación de aire y si es posible instalar técnicamente equipos de deshumidificación.

Se deberán evaluar las necesidades materiales, financieras y humanas para las operaciones de salvaguarda, reuniendo de manera sistemática la información necesaria como fotografía

de los documentos y de los locales, inventario del material afectado.

Estos datos serán necesarios para el expediente de la aseguranza en el caso de que exista y en la evaluación del siniestro. Durante las acciones de urgencia hay que asegurarse bien

contra el robo.



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Se deberán poner en funcionamiento los equipos de trabajo, verificar el almacenamiento de los materiales de emergencia para suministrar rápidamente aquellos que hagan falta. Hay

que adecuar espacios para almacenamiento y para adelantar acciones de descarte

documental. Así mismo se hace necesario escoger métodos de tratamiento según las cualidades y los tipos de documentos a tratar, su valor el presupuesto y las posibilidades

locales de adelantar dos tipos de acción:

f) Secado de documentos: Con excepción de encuadernaciones muy elaboradas, es la salvaguarda del texto lo que prima sobre la encuadernación.

g) Secado Manual: con cuidado, los documentos que pueden disponerse abiertos, sobre las hojas de papel absorbente; las hojas se cambiarán regularmente. Se puede favorecer la

evaporación con un ventilador de pie y se puede proceder a un secado hoja por hoja con un secador de pelo. Esta operación es lenta pero muy económica y eficaz, si se disponen

del equipo humano necesario.

Si las páginas están pegadas es necesario despegarlas sin lastimarlas. Solo los documentos

de pocas hojas como los plegables pueden suspenderse sobre una cuerda y se recomienda vaporizar regularmente en la sala de secado con un producto fungicida.

No se aconseja el secado de documentos de papel con recubrimiento tipo propalcote o

glaseado. Lo ideal sería practicar un secado asistido mecánicamente tipo liofilización o

también se podrá intercalar entre cada página papel absorbente hasta el fondo de la encuadernación y cambiarlo de tiempo en tiempo.

Si los documentos se inundaron con agua salada o barrosa se les podrá lavar ligeramente

pasándolos en bloque por el chorro de agua limpia cerrándolos bien para que el agua no

penetre. Todos los documentos frágiles como las fotografías manuscritos sobre papel y sobre pergamino deberán ser tratados por especialistas.

h) Secado asistido mecánicamente: Sistema de deshumificación del aire, congelación y

secado manual, congelación y liolización.

i) Desinfección: Salvo casos muy excepcionales, e independientemente del método de

secado, será necesaria una desinfección cuando todos los documentos estén secos. Igualmente se desinfectarán los depósitos.

El equipo mínimo con el que se debe contar incluye:



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Lonas, cajas plásticas, restregaderas, traperos, baldes, cuerdas, ganchos de ropa, esponjas

absorbentes, etiquetas adhesivas, lámparas de mano, máscaras, guantes, overoles, papeles absorbentes y rollos de papel absorbente, plástico en rollos, extensiones eléctricas, cinta

adhesiva para empaque, bolsas plásticas (para congelamiento), bolsas de basura,

marcadores indelebles, termohigrómetros, productos desinfectantes, secadores de pie y secadores de pelo.

ARTÍCULO 87º. Conservación de documentos originales. La documentación en su soporte

original, considerado de valor permanente, deberá mantenerse en dicho soporte aún cuando se regule la validez y utilización de otros medios de almacenamiento de la información.

PARÁGRAFO: En relación con la consulta y manipulación de los documentos originales, se establecerán disposiciones que garanticen su integridad; éstas serán de obligatorio cumplimiento

tanto para usuarios como para funcionarios de archivos.

Para la adecuada protección de los bienes documentales, todas las dependencias de la

Administración Municipal deberán contar con una vigilancia constante para evitar pérdidas y alteraciones de los documentos.

CAPITULO V

ACCESO Y CONSULTA DE ARCHIVOS

ARTÍCULO 88º. Acceso a los documentos de archivo. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos de archivos públicos en los términos consagrados por el artículo 15º, 23º

y 74º de la Constitución Política de Colombia. Los archivos garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la

Constitución y la Ley.

PARÁGRAFO PRIMERO: Toda persona interesada en obtener la información que reposa en los

archivos, deberá identificarse y cumplir lo establecido en el respectivo reglamento y manual de procedimientos para tener acceso a la misma.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El acceso al sitio de deposito de documentos será restringido para el personal distinto a los funcionarios encargados del Archivo General, sí el caso lo amerita se

autorizará el acceso a los mismos.

ARTÍCULO 89º. Consulta de Documentos y Archivos. La consulta de expedientes o documentos que reposan en las oficinas públicas se permitirá en días y horas laborales, con la

presencia del funcionario o servidor responsable de aquellos.



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ARTÍCULO 90º. Consulta de los archivos con fines de investigación histórica. Para la consulta de los documentos históricos se debe dar el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Carta de presentación, preferiblemente institucional o, en su defecto, de carácter personal,

indicando el interés específico en el campo de la investigación. b) Fotocopia simple del documento de identidad.

c) Diligenciamiento del formato de solicitud, el cual será suministrado, por el Archivo General del Municipio.

ARTÍCULO 91º. Registro. En los archivos históricos se llevará un Registro con los datos del investigador y/o usuario y deberá mantenerse actualizado en bases de datos, en formatos

manuales o sistematizados de carácter público; soporte que será suministrado por el Archivo General del Municipio con el fin de garantizar el intercambio de información entre los diferentes

archivos históricos del país. Los datos que debe contener este formato registro, serán los

siguientes:

Nombre y Apellidos.

Nacionalidad.

Documento de Identidad.

Profesión u oficio.

Entidad para la cual trabaja.

Intéres.

Domicilio permanente.

Dirección Temporal.

Teléfono, Fax y correo electónico.

Ciudad y país.

Descripción breve del fin de Investigación.

Señalamiento de las obligaciones del Investigador.

Cumplir las normas y reglamentos de la institución.

Responder por el buen tratamiento de los documentos y elementos que se le suministren.

Entregar al Archivo una copia de la publicación.

Dar los créditos correspondientes y/o responder por los derechos que se deriven de la

reproducción de materiales gráficos con fines comerciales. En las publicaciones que resulten de la consulta de los documentos del archivo, el

investigador deberá citar la fuente exacta de la cual fue extraía la información.

Fecha de diligenciamiento del formato registro.

Firma.



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PARÁGRAFO: Los usuarios deberán cumplir con el Reglamento de Archivos vigente y establecido

por la Administración Municipal.

ARTÍCULO 92º. Reproducción de Documentos. Toda persona tiene derecho a que se le

expidan copias de los documentos que reposan en el Archivo General, siempre y cuando la reproducción no afecte al documento original. En todo caso el solicitante financiará de su propio

pecunio los costos de duplicado de acuerdo a las tarifas señaladas por el Municipio, para este caso serán las establecidas en el Estatuto Tributario vigente.

PARÁGRAFO: En el caso que el o los solicitantes requieran copias autenticadas, se seguirá el

mismo procedimiento, de acuerdo a lo tarifado en el Estatuto Tributario vigente; de igual forma no

habrá restricción a la información contenida en los documentos, salvo los casos que establezca la ley, siempre y cuando que no se obstaculicen los artículos 15º, 23º y 74º de la Constitución Política

de Colombia.

ARTÍCULO 93º. Ingreso de documentos en los archivo intermedios e históricos. El

ingreso de documentos en los archivos se hará en los siguientes eventos:

Por las transferencias regulares de fondos.

Por donación o legado aceptados por el archivo respectivo.

Por depósito voluntario.

PARÁGRAFO: Por expropiaciones de documentos por razones de utilidad pública o de interés

social en los términos fijados por el legislador, de conformidad con lo establecido en el artículo 58º de la Constitución Política de Colombia.

ARTÍCULO 93º. Ingreso de documentos. Todo ingreso de documentos en los archivos se hará mediante acta de entrega del archivo de la entidad remitente y deberá ajustarse al modelo

normalizado por el Archivo General de la Nación, y adoptado por el Archivo General del Municipio.

ARTÍCULO 95º. Registro general de ingreso de fondos. Las instituciones o dependencias que

reciban archivos de otras, deberá llevar un Registro General de Ingreso de Fondos o Series, que corresponda a los documentos que ingresen, en virtud de las actas de entrega establecidas en el

artículo anterior y ciñéndose al modelo normalizado por el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 96º. Depósito de documentos. Los archivos podrán admitir en deposito documentos de propiedad privada de otras administraciones de acuerdo con las normas vigentes.



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PARÁGRAFO: Los documentos objeto de contratos de depósito, que ingresen a los archivos, se

someterán al régimen general del tratamiento, acceso y conservación que se establece en este reglamento.

ARTÍCULO 97º. Registro de depósito voluntario. Los archivos que lo requieran llevarán un registro especial de los documentos recibidos en depósito voluntario, en el cual se hará constar los

plazos de permanencia en el archivo acordados en el respectivo convenio, ciñéndose al modelo normalizado por el Archivo General de la Nación y adoptado por la Administración Municipal.

PARÁGRAFO PRIMERO: Los archivos que requieran el deposito de archivos de manera voluntaria

se regiran por el presente reglamento, y se recibirá de acuerdo a lo establecido por el Archivo

General de la Nación.

PARÁGRAFO SEGUNDO: La entidad pública o privada que tenga la intención de realizar depositos voluntarios al Archivo General del Municipio, deberá celebrar un convenio de cooperación

donde se específiquen los siguientes aspectos:

a) Inventario Documental.

b) Tabla de Retención Documental. c) Tabla de Valoración Documental.

d) Organización de Archivos. e) Y las que determinen o establezca el Consejo Municipal de Archivos.

ARTÍCULO 98º. Salida temporal de documentos. Sólo el Archivo General del Municipio autorizará, por motivos legales, por exposición y por procesos técnicos especiales, la salida

temporal de documentos de un archivo, fuera del territorio municipal y del deposito de documentos, ciñéndose a cada uno de los procesos emitidos por el Archivo General del Municipio.

PARÁGRAFO PRIMERO: El Archivo General del Municipio, será autónomo pero responsable para autorizar, dentro del territorio Nacional, la salida de los documentos que conserva y adoptará las

medidas pertinentes para garantizar la integridad, seguridad y conservación de los mismos en los siguientes eventos:

1. Motivos legales. 2. Procesos Técnicos.

3. Petición de la entidad productora por conducto de su correspondiente archivo. 4. Exposiciones.

Los archivos facilitarán a los organismos productores de los documentos que conservan, copias

autenticadas, si fuere necesario, para los siguientes fines:



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Información o consulta administrativa.

Trámite.

Búsqueda de antecedentes y resolución de expedientes.

Sólo en los casos en que sea imprescindible se prestarán los documentos originales, los

cuales deberán ser devueltos al archivo en el menor tiempo posible, previo diligencimiento de los formatos establecidos por el Archivo General del Municipio.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El organismo o entidad productora que desee consultar documentos

originales con fines distintos a los mencionados, deberá someterse a las normas de consulta en los

archivos. En consecuencia, cuando la propia entidad se proponga realizar publicaciones o investigaciones de tipo científico o fines similares, deberá hacer la consulta en las instalaciones de

los archivos receptores.

ARTÍCULO 99º. Registro de salida temporal de documentos. Las salidas temporales de

documentos se anotarán en un libro de registro y/o formato de control según el modelo normalizado por el Archivo General del Municipio. De igual modo, la salida temporal de documentos

del sitio de deposito estará sujeto a las disposiciones del personal a cargo del resguardo de los documento; las entidades del orden nacional, departamental y municipal, que requieran la salida de

los documentos, se obligan a regirse por el presente reglamento y el manual de procedimientos de

la Administración Municipal.

ARTÍCULO 100º. Instrumentos de control y consulta. Como instrumentos de control, consulta y descripción, los archivos podrán elaborar guías, inventarios, catálogos e índices de sus

fondos documentales, de acuerdo con la naturaleza de éstos y con las prioridades del servicio. Asimismo llevarán registros de transferencias, relaciones de entrega, libros de registro, radicadores

y tablas de retención.

PARÁGRAFO: Los instrumentos de control, descripción, consulta e información, se ajustarán a las

normas formuladas por el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 101º. Proyectos de descripción. Los archivos oficiales incluirán en sus programas

de trabajo los proyectos de descripción de documentos o análisis de información atendiendo las necesidades de la Administración Municipal.

ARTÍCULO 102º. Acceso a los instrumentos de consulta. Los elementos de consulta

existentes en los archivos serán de libre acceso para las personas que los soliciten. Para salvaguardar los derechos de propiedad, queda prohibida la reproducción y distribución, sin la

debida autorización, de los instrumentos de descripción, consulta e información que hayan sido

elaborados por los archivos para su propio servicio.



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ARTÍCULO 103º. Derecho de Petición. Para acceder a los documentos administrativos de los archivos públicos o a la información contenida en éstos, es necesario esgrimir un interés de

carácter particular o general, de conformidad con el ejercicio del Derecho de Petición, consagrado

en el artículo 23º, no obstaculizando los artículos 15º y 74º de la Constitución Política y normas reglamentarias, para este caso.

ARTÍCULO 104º. Reserva legal. La reserva legal sobre los documentos de archivos públicos

cesará a los treinta años de su expedición de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13º de la Ley 57 de 1985.

ARTÍCULO 105º. Restricciones por razones de conservación. Con fundamento en el artículo 2° de la Ley 80 de 1989, a criterio Consejo Municipal de Archivos y por razones de conservación, no

todos los documentos históricos serán de libre acceso.

PARÁGRAFO: Cuando el mal estado de conservación de los documentos impida su acceso directo,

las instituciones archivísticas suministrarán la información contenida en éstos mediante cualquier sistema de reproducción, certificando su autenticidad cuando fuere el caso, de conformidad con lo

dispuesto en el artículo 20º de la Constitución Política de Colombia.

ARTÍCULO 106º. Acceso a las sedes de archivo. El acceso a los archivos será gratuito y en las condiciones que se indican en el presente reglamento. El público que visite los archivos tendrá

acceso sólo a las zonas debidamente autorizadas.

PARÁGRAFO: Se permitirá el acceso a las salas de investigación y consulta a las personas que

estén debidamente autorizadas. Salvo en los casos debidamente autorizados, no se permitirá la entrada al público ni a los funcionarios de la Administración Municipal a las zonas de depósitos de

los documentos.

El Jefe del archivo podrá sancionar con restricción o impedimento de acceso a los usuarios que por

cualquier motivo infrinjan el presente reglamento o el manual de procedimientos, sin perjuicio de las responsabilidades penales o civiles que puedan derivarse de su conducta.

ARTÍCULO 107º. Requisitos para la consulta. Quienes deseen realizar trabajos de investigación en los archivos deberán obtener la correspondiente autorización expedida por el

funcionario competente, de conformidad con las pautas que sobre el particular expida el Archivo General del Municipio.

PARÁGRAFO: Quienes posean carné de investigador expedido por un archivo del Sistema Nacional

de Archivos podrán usarlo en cualquiera de los archivos integrantes del mismo. Entre tanto no se



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establezca la comunicación en línea entre los archivos del Sistema Nacional de Archivos, éstos

deberán abrir un expediente de investigador a cada persona que acuda a consultar sus fondos.

ARTÍCULO 108º. Horario de atención al público. El Archivo General del Municipio establecerá

un horario que facilite y garantice la oportuna consulta e investigación de los documentos que custodian, de conformidad con lo dispuesto en lo establecido por el orden territorial y siguientes del

Código de Régimen Político y Municipal.

PARÁGRAFO: El horario de atención será establecido mediante acto administrativo, el cual estará sujeto a cambios por parte de la Administración Municipal.

ARTÍCULO 109º. Salas de consulta. La investigación y consulta de documentos se realizará en las salas o dependencias especialmente acondicionadas para ello. Cuando las características del

archivo lo permitan se habilitarán salas para la ubicación y manejo de los instrumentos de consulta, para investigaciones en grupo y para la utilización de aparatos que requieran condiciones especiales

de instalación.

ARTÍCULO 110º. Normas de consulta. Cada archivo deberá expedir y hacer cumplir el

reglamento de servicio y consulta de sus documentos.

ARTÍCULO 111º. Servicio de documentos. El servicio de documentos del Archivo General del Municipio u organismo productor y a los diferentes usuarios del archivo será efectuado

exclusivamente por personal del Archivo General. Los documentos que se presten al público serán

reintegrados a sus lugares en los locales de depósito el mismo día, bajo la responsabilidad de los encargados de este servicio.

PARÁGRAFO: Cuando el usuario requiera consultar los documentos en más de una unidad de

conservación o decida proseguir a la reproducción de éstos en un tiempo no superior a tres días

hábiles, podrá solicitar su reserva, teniendo en cuenta lo precisado por el reglamento.

Así mismo cumplir con los requisitos de uso y trámite para la salida de los documentos asignados por el Archivo General del Municipio, cabe agregar que dicho acto administrativo está sujeto a

cambios por partes de la Administración Municipal.

ARTÍCULO 112º. Restricciones en el préstamo de originales. Como norma general, se

prestarán reproducciones de los documentos solicitados cuando éstas existan en el archivo. En el caso contrario se implementará lo establecido en el artículado del presente reglamento.

PARÁGRAFO PRIMERO: Cuando la materia y circunstancias de la investigación lo justifiquen y el

estado de conservación de los documentos lo permita, se prestarán los originales. Cuando a juicio



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del respectivo Comité de Archivo, el estado de conservación de los documentos impida su manejo

directo, éstos se excluirán del servicio al público.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Cuando un ente territorial, judicial y competente los requiera se

procederá a generar copia autenticada, sin perjudicar los procesos de conservación de los mismos, trámite que se realizara con la Inspección Municipal de Polícia.

ARTÍCULO 113º. Obligaciones de los usuarios. Los usuarios del Archivo General, deberan

cumplir con lo siguiente:

a) Cumplir con el reglamento del Archivo General del Municipio en el cual investiga.

b) Cumplir con las demás disposiciones atinentes al manejo de los documentos de archivo.

ARTÍCULO 114º. Obligaciones de los funcionarios de la Administración Municipal. Los funcionario de la Administración Municipal, deberan cumplir con lo siguiente:

a) Cumplir con el reglamento del Archivo General del Municipio. b) Cuando lo dispongan se tendrá en cuenta la solicitud por escrito diligenciando los formatos

disponibles en las oficinas del Archivo General del Municipio. c) En caso del préstamo de los originales se provendrá tener en cuenta los procedimientos

formulados en el Programa de Gestión Documental. d) Responsabilizarse del archivo de gestión de su dependencia u oficina, al igual la realización

las transferencias documentales, según sea el caso.

CAPITULO VI

REPROGRAFIA DE LOS DOCUMENTOS

ARTÍCULO 115º. Solicitud de reproducción de los documentos. En la medida de lo posible, las copias solicitadas por los usuarios deberán hacerse a partir de las reproducciones existentes.

El Archivo General del Municipio proporcionará las reproducciones que les sean solicitadas, de los

documentos excluidos de la consulta pública por razones de conservación o por estar sometidos a

tratamientos técnicos, en la medida de la capacidad de sus medios reprográficos y en las condiciones que se indican en el presente reglamento. La solicitud para reproducción de

documentos se tramitará a través de impresos normalizados que para el efecto se adopten.

ARTÍCULO 116º. Servicios de reprografía. Las reproducciones serán realizadas por los servicios de reprografía de los archivos. No se autorizará el empleo de aparatos o materiales ajenos

al Archivo General del Municipio sin expresa autorización del Jefe de Archivo.



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PARÁGRAFO: Se procederá a expedir copia, por parte del Archivo General del Municipio, una vez realizados los siguientes pasos:

a) Solicitud en medio escrito justificando el objeto de la solicitud, basados en los artículos 92º y 103º del presente documento.

b) Registro o control de Servicios Reprográficos, emitido por el Archivo General del Municipio. c) Factura del corriespondiente retribución y/o pago, emitida por la Tesorería General.

ARTÍCULO 117º. Servicio a entidades públicas. En todos los casos, las entidades públicas

tendrán prelación en la prestación de servicios por parte del Archivo General del Municipio, de igual

manera, las entidades de caracter público o privado, seguirán los pasos especificados en el artículo 115º, en especial en los literales a y b.

PARÁGRAFO: Las entidades públicas se exoneran del pago por los servicios de reprografía, pero

se tendrá en cuenta lo manifestado en el literal a y b del citado artículo.

ARTÍCULO 118º. Coordinación del servicio de reproducción. El Archivo General del

Municipio, a través del Servicio de Reproducción de Documentos, coordinará y supervisará la reproducción sistemática de fondos que se desarrollen en el archivo con las siguientes finalidades:

seguridad, consulta, complemento, sustitución y difusión.

ARTÍCULO 119º. Programas de reproducción de documentos. En lo posible, los archivos

adoptarán programas de reproducción de seguridad del material documental que conservan. No se adelantarán formas de reprografía de aquellos documentos cuyo estado de conservación no

permita su realización sin daño para los mismos. Los programas de reproducción de documentos de los archivos, serán realizados por personal especializado de acuerdo con las normas técnicas

expedidas en el presente reglamento.

PARÁGRAFO: Los archivos y colecciones particulares de carácter histórico que se microfilmen en

el archivo, deberán dejar en éstos una copia para la consulta pública. Los archivos que autoricen la microfilmación de algunos de sus fondos en un volumen superior al 50% de los mismos, deberán

hacerlo mediante solicitud en el que se especifiquen las obligaciones y contraprestaciones a que se

obliga el interesado. Se llevará un control por medio de planillas previamente elaboradas por la oficina del Archivo General del Municipio.

ARTÍCULO 120º. Archivo de seguridad. Las unidades de reprografía de los archivos

constituirán un archivo de seguridad integrado por:



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a) Los primeros negativos o matrices de todas las reproducciones, realizadas en ejecución de

los programas del correspondiente archivo. b) Los primeros negativos y matrices de las reproducciones, realizados a solicitud de los

usuarios. Cualesquiera otras que les sean remitidas para su custodia.

PARÁGRAFO: Dichas reproducciones no podrán ser utilizadas para la consulta pública,

restringiéndose su utilización para la emisión de nuevas copias. El archivo de seguridad estará dotado de las especiales condiciones ambientales y de protección para la conservación de los

soportes y en lo posible situado en lugar diferente de aquel en el que se conserven los documentos originales.

ARTÍCULO 121º. Nuevas tecnologías. En los archivos se podrán utilizar las tecnologías que permitan el registro y recuperación ágil de la información, siempre y cuando los sistemas no

impliquen la destrucción de originales o copias únicas de documentos, excepto cuando la Ley lo autorice expresamente.

CAPITULO VII

GLOSARIO ARTÍCULO 122º. Glosario. El glosario de términos archivísticos, de conformidad con el artículo

3° del presente Reglamento, es parte integral del mismo, lo complementa y permite dar claridad a una norma determinada.

El presente reglamento, esta elaborado con base en los conceptos archivísticos de distintos autores, o tomados de otros glosarios, diccionarios y manuales. Algunos conceptos son aportes y

adaptaciones del Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 123º. Uso del Glosario. Los términos que conforman el glosario fueron extractados

del texto original del Reglamento del Archivo General de la Nación y se ordenaron alfabéticamente para facilitar su búsqueda y consulta.

A

ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES. Disponibilidad de los documentos de archivo mediante los instrumentos de consulta de la información.

ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo (Véase además: FONDO).



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ADMINISTRACION DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la

planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depósito de los documentos en estantería, cajas,

archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.

ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso

de su gestión. ARCHIVO ACTIVO. (Véase Archivo de Gestión).

ARCHIVO ADMINISTRATIVO. (Véase Archivo de Gestión).

ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizados su

trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

ARCHIVO DE GESTION. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de

solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

ARCHIVO DE OFICINA. (Véase Archivo de Gestión). ARCHIVO DEL ORDEN DEPARTAMENTAL. Archivo integrado por fondos documentales procedentes

de organismos del orden departamental y aquellos que recibe en custodia. ARCHIVO DEL ORDEN DISTRITAL. Integrado por fondos documentales de los organismos del orden

distrital y aquellos que recibe en custodia.

ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL. Integrado por fondos documentales producidos por organismos del orden municipal y aquellos que recibe en custodia.

ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL. Integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y aquellos que recibe en custodia.

ARCHIVO DEPARTAMENTAL. (Véase Archivo del Orden Departamental).

ARCHIVO DISTRITAL. (Véase Archivo del Orden Distrital). ARCHIVO EN CUSTODIA. (Véase Custodia de Documentos).

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y

controlar la Política Archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del

Sistema Nacional de Archivos. ARCHIVO HISTORICO. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo

de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

ARCHIVO HISTORICO ESPECIAL. Es el constituido por fondos documentales referidos a épocas, lugares o personas determinadas de la historia regional y nacional; entre otros se puede



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mencionar. Archivo Histórico de Antioquia, Archivo Regional de Boyacá, Archivo Central del Cauca,

Archivo Histórico de Cartagena de Indias y Archivo Histórico del Magdalena Grande. ARCHIVO INTERMEDIO. (Véase Archivo Central).

ARCHIVO MUNICIPAL. (Véase Archivo del Orden Municipal).

ARCHIVO NACIONAL. (Véase Archivo del Orden Nacional). ARCHIVO OFICIAL. Es el conformado por documentos oficiales.

ARCHIVO PERMANENTE. (Véase Archivo Histórico). ARCHIVO PRIVADO. Es el conformado por documentos privados.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PÚBLICO. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia y la cultura es de interés público y es declarado como tal.

ARCHIVO PÚBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se

deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados, declarados de interés público.

ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta,

retención, almacenamiento, preservación y disposición final.

ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos. ASISTENCIA TECNICA. Prestación de servicios por personal especializado en diferentes áreas del

quehacer archivístico. AUTENTICACION DE DOCUMENTOS. Es la autorización o legalización de documentos por parte del

funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades, según lo establecido por la Ley.

AUTOMATIZACION. Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y

recuperación de la información documental.

C

CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.

CATALOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.

CERTIFICACION DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia de determinados datos en los documentos de archivo.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su

producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

CLASIFICACION. Labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo.

Clasificación de piezas en el interior de un fondo. Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza.



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CLASIFICACION DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las

series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

CODIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos

datos previamente convenidos. COLECCION DE ARCHIVO. Reunión artificial de documentos, formada por un individuo, familia o

institución. COLECCION DOCUMENTAL. (Véase Colección de Archivo).

COMITE ASESOR. Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivística y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como técnicos.

COMITE DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los

programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS. Órgano asesor del Archivo General de la Nación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos.

COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO. Órgano asesor del Consejo

Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.

COMITE TECNICO. Grupo de profesionales calificados que asesoran la normalización de terminología, instrumentos y procesos técnicos ARCHIVÍSTICOS.

CONSERVACION DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.

CONSERVACION DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado

de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles

efectivos incluyendo los atmosféricos. CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y

de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y

a obtener copia de los mismos. COPIA. Reproducción puntual de otro documento.

COPIA AUTENTICADA. Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades según lo establecido por la Ley y que

le confieren la fuerza jurídica del original.

COTACION. (Véase Código). CUADERNO. Conjunto de documentos cosidos en forma de libro.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la

titularidad de los mismos.



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D

DEPURACION. Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de

los que no lo tienen.

DEPOSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservación de los documentos en una institución archivística.

DESCRIPCION DOCUMENTAL. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y

recuperación de su información para la gestión o la investigación. DESCRIPTOR. Término al cual se asigna un significado específico y que se utiliza como elemento de

entrada para la búsqueda sistemática de la información.

DESTRUCCION DE DOCUMENTOS. (Véase Eliminación de Documentos). DIPLOMATICA. Reglas para conocer y distinguir documentos solemnes y auténticos.

DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS. Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.

DOCUMENTO. Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor

científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.

DOCUMENTO ESENCIAL (Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las

funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la

reconstrucción de la historia institucional. DOCUMENTO HISTORICO. Documento único que por su significado jurídico, autográfico o por sus

rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la Soberanía Nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en

parte del patrimonio histórico y especialmente valioso para el país.

DOCUMENTO INACTIVO. Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales. DOCUMENTO OFICIAL. El que produce, posee o maneja una entidad estatal.

DOCUMENTO PRIVADO. El perteneciente a personas naturales y jurídicas, entidades, instituciones y organizaciones que no tienen carácter oficial.

DOCUMENTO SEMIACTIVO. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

DUPLICADO. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. Puede ser simple o autenticado.



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E

ELIMINACION. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo,

jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la

ciencia y la tecnología. ENCUADERNACION. Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados, en forma de libro.

ESTANTE. Mueble con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservación.

EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y

funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

EXPURGO DE DOCUMENTOS. (Véase Selección Documental).

F

FACSIMIL. Reproducción idéntica de un documento, logrado a través de un medio mecánico,

fotográfico o electrónico. FECHAS DE ACUMULACION. Fechas intermedias encontradas en un expediente.

FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.

FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.

FOLIO RECTO. Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta.

FOLIO VERSO. (Véase Folio Vuelto). FOLIO VUELTO. Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración.

FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.

FUENTE PRIMARIA DE INFORMACION. Información original no abreviada ni traducida; se llama

también fuente de primera mano. FUNCION ARCHIVISTICA. Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

G

GESTION DE ARCHIVOS. (Véase Administración de Archivos).

GESTION DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una

entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.



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GUIA. Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos,

indicando las características fundamentales de los mismos. Organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

H

HERALDICA. Técnica que estudia los escudos de armas o blasones, analizando su origen, rasgos simbólicos, evolución y significado socio-jurídico.

I

IDENTIFICACION DOCUMENTAL. Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura

de un fondo. INDICE. Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y

temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción.

INDICE CRONOLOGICO. Listado consecutivo de fechas. INDICE ONOMASTICO. Listado de nombres propios.

INDICE TEMATICO. Listado de temas o descriptores. INDICE TOPONIMICO. Listado de sitios o lugares.

INSTRUMENTO DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico,

administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación.

Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir. Instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e

instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión). INSTRUMENTO DE CONTROL. Es aquel que se elabora en las fases de identificación y valoración.

Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificación los

siguientes. Ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación, registros topográficos; y en la fase de valoración. Relaciones, tablas de retención

documental, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de eliminación, informes, relaciones de testigos resultantes de muestreo.

INSTRUMENTO DE DESCRIPCION. (Véase Instrumento de Consulta).

INSTRUMENTO DE REFERENCIA. (Véase Instrumento de Consulta). INVENTARIO. Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de

un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.



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L

LEGAJO. En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad

documental.

LEGISLACION ARCHIVISTICA. Es el conjunto de normas que oficializan la conservación, el acceso, la protección y la organización de los archivos en un país.

M

MANUSCRITO. Documento escrito a mano.

MAPA. Representación gráfica -con convenciones- de un espacio.

MARCA DE AGUA. Señal distintiva usada por los fabricantes de papel o mandada hacer por una entidad al momento de elaborar el papel.

MICROFILMACION. Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

MICROFILME. Fotografía en película generalmente de 16 o 35 milímetros, utilizada en reproducción

de documentos. MUESTREO. Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o

especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.

N

NORMALIZACION. Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrón o

criterio dado.

O

ORDENACION. Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos

con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series.

ORDENACION DOCUMENTAL. Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series

en el orden previamente acordado. ORGANIGRAMA. Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de organización o

entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u organismo.

ORGANIZACION DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones técnicas y administrativa cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales

para revelar su contenido.



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ORGANIZACION DE DOCUMENTOS. Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un

conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad. ORIGINAL. Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

P

PATRIMONIO ARCHIVISTICO. Conjunto de archivos conservados en el país y que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histórico.

PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser

considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre otros: un acta, un oficio, un informe.

PRESERVACION DOCUMENTAL. (Véase Conservación de Documentos). PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la

estructura que tuvo durante el servicio activo.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los

documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. PROTOCOLO. Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales, que los

escribanos y notarios autorizan con formalidades. PROYECTO DE DESCRIPCION DE ARCHIVOS. Formulación de actividades en el tiempo, que

contemplan los criterios y métodos a seguir en la selección y descripción de una determinada

unidad archivística, con el fin de obtener instrumentos de consulta normalizados para la investigación con base en fuentes primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluación de

requerimientos de descripción, tipos documentales a elegir, unidades archivísticas, evaluación de criterios para determinación de términos descriptivos, aspectos físicos de los documentos a tener

en cuenta y formas de captura y automatización de los datos propios de la descripción archivística.

PRODUCCION DOCUMENTAL. Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

R

REGISTRO DE DOCUMENTOS. Anotación de los datos del documento en los modelos de control. REGISTRO TOPOGRAFICO. Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de

cada una de las unidades de conservación, indicando su posición exacta en un depósito de archivo. REGLAMENTO DE ARCHIVOS. Son los lineamientos generales administrativos y técnicos, para dar

cumplimiento a diversas disposiciones de Ley. REPOSITORIO DOCUMENTAL. (Véase Depósito de Archivo).



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REPROGRAFIA. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación foto técnica y la policopia

de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia y el microfilm. RETENCION DE DOCUMENTOS. Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben

permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de

retención documental.

S

SECCION. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en

razón de esa subdivisión orgánico-funcional.

SELECCION DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.

SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus

funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes,

entre otros. SERVICIOS DE ARCHIVO. Proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la

documentación de una entidad, con fines de información. SIGNATURA TOPOGRAFICA. Numeración correlativa por la que se identifican todas las unidades de

conservación de un depósito. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Programa Especial orientado al logro de la cooperación

interinstitucional de los archivos, a través de planes y programas para alcanzar objetivos comunes

de desarrollo y consolidación del sector archivístico, coordinado por el Archivo General de la Nación.

T

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus

funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo a la cobertura

de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple.

TIPOLOGIA DOCUMENTAL. Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características diplomáticas.



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TOMO. Volumen de cierta extensión, en el cual están encuadernados varios documentos en forma

separada y con paginación propia. TOPONIMIA. Estudio del origen y significación de los nombres propios de un sitio o lugar.

TRANSCRIPCION. Procedimiento para reproducir con exactitud un documento. Puede ser textual,

facsimilar o actualizada gramaticalmente. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central

y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.

U

UNIDAD ADMINISTRATIVA. Unidad técnico-operativa de una institución.

UNIDAD ARCHIVISTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre otras: un expediente. (Véase expediente).

UNIDAD DE CONSERVACION. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras. Una caja, un libro o un tomo.

UNIDAD DOCUMENTAL. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización

documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.

V

VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o

para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.

VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o

privada. VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda

pública.

VALOR HISTORICO. (Véase Valor Secundario). VALOR JURIDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el

derecho común. VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al

iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.

VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan

permanentemente. VALORACION DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios

de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.



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ARTÍCULO 125º. Definiciones. A continuación se relaciona alfábetica y ordenamamente las deficiones frente a los archivos:

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de

su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se

puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la

investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo

vital.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación

permanente.

GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o

cultural.

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales

empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.



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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

ARTÍCULO 125º. Vinculación. Las definiciones de los términos archivísticos, conformidad con la

Ley 594 de 2000, vinculados al presente reglamento, y como parte integral del mismo, lo complementa y permite dar claridad a una norma determinada.

CAPITULO VIII

DISPOSICIONES VARIAS

ARTÍCULO 126º. Divulgación del presente reglamento. En cada una de las dependencias de

la Administración Municipal existirá al menos un ejemplar del presente reglamento a disposición de los mismos. Extractos del mismo en lo que afecta sus derechos y obligaciones figurarán en lugar

visible al público, en las Salas de Investigación, Bibliotecas y para consulta en cualquier otra dependencia donde sea de utilidad. Así mismo, será publicado en el sitio web municipal

www.lapalma-cundinamarca.gov.co.

ARTÍCULO 127º. Uso del Reglamento. Las dependencias y oficinas de la Administración

Municipal harán uso del reglamento y lo aplicarán en el uso diario de las labores archivisticas.

ARTÍCULO 128º. Otros usos del Reglamento. El contenido del presente Reglamento puede ser utilizado en la elaboración de Manuales de funciones, Procesos y Procedimientos, y los que la

Administración Municipal considere necesarios.

ARTÍCULO 129º. Índice temático. El índice del Reglamento tiene una función localizadora,

elaborado con el fin de ayudar al usuario en la consulta y ubicación de términos que se mencionan o se reglamentan y que aparecen a través del texto del Reglamento de Archivos. El índice está

ordenado alfabéticamente por los títulos del capitulado y articulado. No maneja control de

vocabulario y remite al número del articulado donde está consignado.

ARTÍCULO 130º. Control y Vigilancia.

a) Visitas de Inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades

del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus




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normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva

entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y

ordenar las medidas pertinentes.

b) Órgano Competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios,

tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado. c) Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8 de la Constitución Política, El

Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos

públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta Ley y sus disposiciones.

d) Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a

prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así:

1. Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las

correspondientes medidas preventivas y correctivas.

2. Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera,

con multas semanales sucesivas a favor del Tesoro Municipal, según el caso, de hasta

veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento.

3. Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando

fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25º de la Ley 200

de 1995.

4. Sí la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218º a 226º,

349º, 370º, 371º, y 372º del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia

y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin prejuicio de las sanciones patrimoniales previstas.

5. Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos,

éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan

sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.



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ARTÍCULO 131º. Archivos Privados.

a) Archivo Privado: Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o

jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.

b) Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico

y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza

científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones

y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política.

c) Registro de Archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o

tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en

el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, continuarán

con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite.

d) Declaración de interés cultural de documentos privados. La Junta Directiva del

Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el

procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico. Estos formarán parte del patrimonio

documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.

e) Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de

estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.

f) Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas

propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural.

Trasladarlos fuera del territorio nacional, estarán sujetos a las disposiciones del Archivo

General de la Nación y ante las autoridades competentes. Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objeto de la exportación o sustracción

ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido

extraídos ilegalmente del territorio Colombiano.



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Transferir -a título oneroso o gratuito- la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la

imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes. El

desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente y a la imposición de las sanciones establecidas en la Ley.

ARTÍCULO 132º. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando el Municipio celebre

contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula

donde se establezca la obligación de aquéllas entregar copias de los archivos producidos en

desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15º de la

Constitución Política de Colombia.

PARÁGRAFO: Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación

con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos

que deseen transferir.

ARTÍCULO 133º. Donación, adquisición y expropiación.

a) Donaciones: El Archivo General del Municipio y los archivos históricos públicos podrán

recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.

b) Adquisición y/o expropiación: Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en

venta. Declarase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por

vía administrativa a la que de refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción,

desaparición, deterioro o pérdida.

ARTÍCULO 134º. Estímulos a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio

documental del municipio. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos

contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, así como a los autores de estudios históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con base

en fuentes primarias.



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Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías,

capacitación y distinciones honoríficas, lo anterior de acuerdo a lo establecido en la Ley 594 de 2000.

ARTÍCULO 135º. Justificación. El presente documento, anexos y la estructura de los mismos fueron tomados de actos administrativos emitidos por el Gobierno Nacional y otras disposiciones del

mismo, en pro del desarrollo de las labores archivisticas en el Municipio de La Palma Cundinamarca.

ARTÍCULO 136º. Día Nacional de los Archivos. (Tomado del Decreto Nacional N° 3666 de 2004), Que dentro de las políticas del Gobierno Nacional está la consolidación de los Archivos

Públicos y Privados, para que se constituyan en verdaderos centros de información y dispongan de

la documentación organizada en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la Administración en el servicio del ciudadano, en la lucha contra la corrupción y como fuente de

la Historia; ya que no existe un Día Nacional de los Archivos en Colombia y de quienes se dedican a tan noble labor por lo que consagrarlo constituye un acto de autor reconocimiento y respeto por los

Archivos y el trabajo Archivístico.

PARÁGRAFO TRANSITORIO: El Archivo General del Municipio, programará uno (01) evento de

tipo cultural con fines educativos, a desarrollar en conjunto de las Instituciones Educativas del área rural y urbano, con el fin de celebrar el Día Nacional de los Archivos.

ARTÍCULO 137º. Sistema Municipal de Códigos Convencionales. El Consejo Municipal de

Archivos y el Comité de Archivo crearán codigos para cada una de las dependencias de la

Administración Municipal, teniendo en cuenta los parámetros y recomendaciones del Archivo General de la Nación.

PARÁGRAFO: El Sistema Municipal de Códigos Convencionales, podrá ser modificado a la par con

los cambios en el organígrama del Municipio.

ARTÍCULO 138º. Ajustes. El presente Reglamento del Archivo General del Municipio de La Palma

Cundinamarca, se podrá ajustar siempre y cuando surgan cambios en la Administración Municipal.

ARTÍCULO 139º. Envíese copia del presente documento al Archivo General del Municipio para su

conocimiento y los fines pertinentes.

ARTÍCULO 140º. Vigencia y Publicación. El presente Acuerdo rige a partir de su fecha de expedición, deroga los que le sean contrarios y será publicado en el sitio web municipal

www.lapalma-cundinamarca.gov.co.




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COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en La Palma Cundinamarca, el día________________________________________.

JAIRO SEGUNDO MELO PRIETO Alcalde Municipal

Original: Secretaría de Gobierno. 1ra Copia: Archivo General del Municipio. Proyectó y Elaboró: Cristian A. Revisó: Rafael V. Aprobó: JSMP.



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INDICE TEMÁTICO

El índice del Reglamento tiene una función localizadora, elaborado con el fin de ayudar al usuario

en la consulta y ubicación de términos que se mencionan o se reglamentan y que aparecen a través del texto del Reglamento del Archivo General del Municipio.

El índice está ordenado alfabéticamente por los títulos del articulado y términos relevantes de cada

párrafo, parágrafo, inciso o literal. No maneja control de vocabulario y remite al articulado donde está consignado.

A partir de lo anterior el índice temático se ordena de la siguiente manera:

Capítulo I: Principios Generales. Artículo 1º hasta el artículo 24º.

Capítulo II: Administración de Documentos. Artículo 25º hasta el artículo 31º.

Capítulo III: Organización, funcionamiento y Servicios Archivísticos.

Artículo 32º hasta el artículo 71º.

Capítulo IV: Conservación de Documentos.


Capítulo V: Acceso y Consulta de Archivos. Artículo 88º hasta el artículo 114º.

Capítulo VI: Reprografía de los Documentos. Artículo 115º hasta el artículo 121º.

Capítulo VII: Glosario.


Capítulo VIII: Disposiciones Varias.




NIT. 899.999.369-1



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