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PROCESO

REGISTRO ESPECIAL DE ARCHIVOS, ACOPIO Y PROCESAMIENTO TÉCNICO DE ARCHIVOS Y

COLECCIONES DE DERECHOS HUMANOS, DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO Y MEMORIA HISTÓRICA

CÓDIGO RAP-PR-001

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO REGISTRO ESPECIAL DE ARCHIVOS DE DERECHOS

HUMANOS Y MEMORIA HISTÓRICA PÁGINA: 1 de 14

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Crear, gestionar y mantener el Registro Especial de Archivos de Derechos Humanos, de Graves Violaciones de Derechos Humanos, infracciones al Derecho Internacional Humanitario - DIH y Memoria Histórica en el marco del conflicto armado.

2. ALCANCE

Desde la localización e identificación de las personas naturales o jurídicas, publicas y privadas, poseedoras de archivos que den cuenta de violaciones a los Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario ocurridas con ocasión del conflicto armado interno, hasta la inclusión de sus archivos en el Registro Especial para su protección y salvaguarda.

3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

Profesional Especializado en Gestión Documental.

4. DEFINICIONES

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión conservados respetando aquél orden cuya finalidad es la de servir de testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de la historia.1 ARCHIVO DE DERECHOS HUMANOS EN EL MARCO DEL CONFLICTO ARMADO: Conjunto de documentos de archivo, acumulados como resultado de su producción y recepción, por parte de instituciones públicas o privadas, organizaciones sociales y personas naturales, que testimonian las acciones emprendidas en torno a la garantía, defensa o denuncia de violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, en un contexto de carácter

1 Ley 594 de 2000, artículo 3.


HUMANOS Y MEMORIA HISTÓRICA

CÓDIGO RAP-PR-001 VERSIÓN 001

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4. DEFINICIONES

institucional, social, político, o cultural, cuyo contenido se considera pertinente, para la reparación integral a las víctimas y como fuente de historia para la construcción de la identidad cultural de la nación y la región.2 CADENA DE CUSTODIA: Es un sistema que permite garantizar la autenticidad de los elementos físicos, y demostrar que se han aplicado para asegurar las condiciones de identidad, integridad, preservación, seguridad, continuidad y registro de los mismos, desde que inicia hasta que termina la cadena. COLECCIÓN: Conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna característica común sin tener en cuenta su procedencia. No debe confundirse con fondo.3 COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.4 DOCUMENTO: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.5 DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.6 FONDO: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.7

2 Tomado de documento Política de archivo de graves violaciones a los Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, Memoria Histórica y conflicto armado

interno., Septiembre 11 de 2013, Versión Preliminar 3 Consejo Internacional de Archivos ISAD G 2000 página 13 4 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.3. 5 es.wikipedia.org/wiki/Documento 6 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.5. 7 Consejo Internacional de Archivos ISAD G 2000 página 14.

http://es.wikipedia.org/wiki/Informaci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Lengua_natural





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4. DEFINICIONES

GUÍA PARA LA LOCALIZACIÓN DE ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS: Instrumento instructivo, por medio del cual se esquematiza la localización de archivos de Derechos Humanos, para ser usado por el Centro de Memoria Histórica, el cual toma como referencia la estructura institucional pública y privada, así como de visibilidad de personas posiblemente tenedoras de archivos relativos a la garantía, defensa o denuncia a la violación de los Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, con el fin de guiar las labores de carácter operativo en el Registro Especial de Archivos y la conformación de Archivo de Derechos Humanos en el marco del conflicto armado en Colombia. En atención a los compromisos pactados, a partir de la recepción de los documentos que contienen los conceptos, que formarán parte del protocolo de gestión documental, hemos estado haciendo su correspondiente análisis. 8 IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.9 PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.10 REGISTRO DE CADENA DE CUSTODIA: Es la historia exhaustiva y documentada de cada traspaso y traslado del material físico, durante el desarrollo del proceso de cadena de custodia. Permite verificar la identidad, el estado y condiciones originales de los elementos físicos de prueba, así como las modificaciones realizadas a esto, establece la ruta seguida por dichos elementos; determina su lugar de permanencia y la persona responsable de la custodia en cada lapso del tiempo. REGISTRO ESPECIAL DE ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS – READH(p): Actuación Administrativa de competencia del CNMH, que permite la protección y el reconocimiento orgánico, geográfico, de responsabilidades en la tenencia, contenidos temáticos (en diversos niveles) y asignación del estado de acceso, de los archivos que contienen documentos con información relativa a la garantía, defensa o denuncia a la violación de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, con ocasión del conflicto armado interno en Colombia, de propiedad o bajo la conservación o custodia de instituciones, organizaciones o personas, que se encargan de la garantía, defensa o denuncia a la violación de los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario. Esta descripción se hace conforme al cumplimiento de requisitos propiedades, características para el reconocimiento del registro, de los archivos a cargo o de propiedad de las

8 Tomado de Documento Política Pública de Archivo de Derechos Humanos, Septiembre 11 de 2013, Versión Preliminar 9 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.7. 10 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.8.




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4. DEFINICIONES

entidades, organizaciones y personas, relacionados con la violación de Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario en el marco del conflicto armado, en calidad de agentes del Estado, perpetradores o víctimas.11 SALVAGUARDA: Medidas excepcionales conservación, amparo y protección que se utilizan para reducir el riesgo de la afectación sobre la memoria documental. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.12 SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.13 VALOR PRIMARIO: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.14 VALOR SECUNDARIO: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.15 VALORACIÓN: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).16

11 Tomado de Documento Política Pública de Archivo de Derechos Humanos, septiembre 11 de 2013, versión preliminar. 12 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.10. 13 Ley 594 de 2000, artículo 3. 14 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.11. 15 Reglamento General de Archivos - Acuerdo 7 de 1994 del Archivo General de la Nación. 16 Decreto 2609 de 2012, artículo 9.




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4. DEFINICIONES

VALORACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.17

5. NORMAS LEGALES

Constitución Política de Colombia del 6 de Julio de 1991, artículos 8, 15, 71, 72, 74, 209 y 355. Código Civil Colombiano, artículo 1458. Corresponde al notario autorizar mediante escritura pública las donaciones cuyo valor excedan la suma de cincuenta (50)

salarios mínimos mensuales, siempre que donante y donatario sean plenamente capaces, lo soliciten de común acuerdo y no se contravenga ninguna disposición legal.

Ley 1592 del 3 de Diciembre de 2012, artículo 34. Modificaciones a la Ley 975 de 2005 Ley de Justicia y Paz.

Ley 1448 del 10 de Junio de 2011, artículos 13, 144, 145, 147 y 148. Ley de Victimas.

Ley 1424 del 29 de Diciembre de 2010. Reforma la Ley de Justicia y Paz

Ley 1185 del 12 de Marzo de 2008, artículo 1. Ley de Patrimonio Cultural.

Ley 975 del 25 de Julio de 2005, artículos 56 y 58. Ley de Justicia y Paz.

Ley 594 del 14 de Julio de 2000, artículo 28. Ley General de Archivos.

Ley 489 del 30 de Diciembre de 1998, artículos 95 y 96. Organización y Funcionamiento de las Entidades de Orden Nacional.

Ley 397 del 7 de Agosto de 1997, artículo 12. Ley de Fomento a la Cultura.

Ley 23 de 1982. Ley Sobre Derechos de Autor.

Decreto 4800 del 20 de Diciembre de 2011. Por el cual se reglamenta la Ley 1448 de 2011 y se dictan otras disposiciones.

Decreto 4803 del 20 de Diciembre de 2011. Estructura del Centro Nacional de Memoria Histórica.

Decreto 2244 del 28 de Junio de 2011. Por el cual se adicionan funciones al Centro de Memoria Histórica y se dictan otras disposiciones.

6. CONDICIONES GENERALES

La Guía para la localización e identificación de archivos de Derechos Humanos y Memoria Histórica es un instrumento que orienta la localización e identificación de los archivos que pueden ser incluidos en el Registro Especial de Archivos.

17 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.11.

http://www.gerencie.com/escritura-publica.html




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La inclusión de un archivo en el Registro Especial de Archivos debe ser aprobado por el Comité de Archivo de Derechos Humanos.

La inclusión de un archivo en el Registro Especial de Archivo se hará a través de la generación del correspondiente acto administrativo.

A los archivos que hacen parte del Registro Especial de Archivos, se les asigna un número consecutivo y son incluidos en el sistema la información de Registro.

El enfoque diferencial que reza el artículo 13 de la Ley 1448 de 2011, y los Decretos 4633, 4634 y 4635 del 2011 será incorporado dentro de las políticas que establezca la Dirección de Archivo de los Derechos Humanos con relación al Registro Especial de Archivos.




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)

DESCRIPCIÓN TAREAS (S)

(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

1 Establecer las prioridades de Registro Especial.

Identifica a partir de la Guía de Localización e Identificación de Archivos, sentencias relacionadas con Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica en el marco del conflicto armado, iniciativas de memoria, reparaciones colectivas, entre otras, las prioridades dadas para la inclusión de los archivos en el Registro Especial de Archivos. Esto se plasma en un Plan de Registro Especial de Archivos, el cual será presentado al Líder del Proceso para sus ajustes y aprobación.


Plan de Registro Especial de Archivos.

2

Establecer la viabilidad con entidades o personas de derecho público o privado.

Contacta los directivos de las entidades, responsables y/o tenedores de archivos de Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica en el marco del conflicto armado, para establecer la viabilidad de la inclusión en el Registro Especial de Archivo. Debe generar un informe de viabilidad con el fin de proceder a ajustar el Plan de Registro Especial de Archivos. ¿Es viable la inclusión del archivo en el Registro Especial de Archivos? SI: Continuar con actividad 3 NO: Fin


Plan de Registro Especial de Archivos. Informe de viabilidad de inclusión en READH (p).




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


3

Presentar plan de Registro Especial de Archivos al Comité de Archivo de Derechos Humanos.

Presenta el plan al Comité de Archivo de Derechos Humanos para su revisión, solicitud de ajustes y su aprobación. ¿El comité de Archivo de Derechos Humanos solicitó ajustes al plan? SI: Continuar con actividad 4. NO: Continuar con actividad 5.

Director(a) de Archivo de Derechos Humanos.

Acta de Comité de Archivo de Derechos Humanos. SIP-FT-001

4 Realizar ajustes al Plan de Registro Especial de Archivos.

Hace ajustes al Plan de Registro Especial de Archivos solicitado por el Comité de Archivo de Derechos Humanos y se presenta nuevamente al comité.


Plan de Registro Especial de Archivos.

5 Realizar visita a la Persona natural o jurídica.

Realiza visita(s) a la persona natural o jurídica pública o privada con el fin de llevar a cabo un levantamiento de información general cuantitativa y cualitativa sobre la documentación relativa a graves violaciones de Derechos Humanos e infracciones al DIH en el marco del conflicto armado. Con base en la información recopilada en la(s) visita(s) se determina la inclusión en el Registro Especial de Archivos y las condiciones de protección. ¿La persona natural o jurídica puede ser incluida en el Registro Especial de Archivos? SI: Continuar con actividad 7. NO: Continuar con actividad 6.

Profesional Especializado en Gestión Documental. Profesional Especializado en Ciencias Sociales o Historia. Profesional en Conservación de Bienes Muebles. Técnico.

Acta de reunión. SIP-FT-001 Lista de asistencia. SIP-FT-002 Instrumento de recolección de información. RAP-FT-006




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


6 Informar a la persona natural o jurídica los resultados de la visita.

Informa a la persona natural o jurídica pública o privada mediante comunicación oficial del CNMH que los documentos no fueron seleccionados para ingresar al Registro Especial de Archivos. Fin.


Comunicación oficial enviada. GDC-FT-007

7

Elaborar informe técnico de la visita y Concepto de Pertinencia.

Elabora informe de las actividades realizadas y la valoración de la información, estado de conservación y organización archivística de la documentación. En caso de requerirse se incluye la valoración preliminar de las series o asuntos documentales. Igualmente se elabora el Concepto de Pertinencia de Registro, y se suscribe por las partes el documento de “Inclusión en el Registro Especial de Archivos y Adopción de Medidas de Protección” a través de consentimiento informado.


Informe sobre el contenido del archivo. RAP-FT-005 Concepto de pertinencia de registro. Documento Consentimiento Informado “Inclusión en el Registro Especial de Archivos y Adopción de Medidas de Protección”.

8

Realizar acto administrativo de inclusión en el Registro Especial de Archivos.

Realiza acto administrativo de inclusión del archivo en el Registro Especial de Archivos. Se debe gestionar la firma del Director General del CNMH para oficializar el acto administrativo o resolución de apertura.

Director(a) de Archivo de los Derechos Humanos.

Acto administrativo de inclusión en el Registro Especial de Archivos.




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


9 Incluir archivo en el Registro Especial de Archivos.

Incluye la información sobre el archivo en el Registro Especial de Archivos READH (p) asignando un número consecutivo.


Registro Especial de Archivos.

10

Valorar y presentar la pertinencia de la inclusión del archivo como Bien de Interés Cultural e Inclusión en el Programa Memoria del Mundo.

Valora y presenta al Comité de Archivo de Derechos Humanos la propuesta de declaración del archivo como Bien de Interés Cultural e Inclusión en el Programa Memoria del Mundo. ¿El archivo se considera “Bien de Interés Cultural”? SI: Continuar con actividad 11. NO: Fin


Acta de Comité de Archivo de Derechos Humanos. SIP-FT-001

11

Elevar solicitud de declaratoria del archivo como Bien de Interés Cultural al Ministerio de Cultura.

Eleva solicitud al Ministerio de Cultura por medio de Comunicación Oficial del CNMH con el fin de que se realice la declaratoria de Bien de Interés Cultural por parte del Ministerio de Cultura. ¿El archivo se debe ingresar al programa Memoria del Mundo? SI: Continuar con actividad 12. NO: Fin.



12

Presentar proyecto de inclusión del archivo al programa Memoria del Mundo.

Presenta el proyecto de inclusión del archivo al programa de Memoria del Mundo ante la UNESCO por medio de Comunicación Oficial del CNMH.






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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


13 Realizar seguimiento a la implementación de las medidas de protección.

Realiza el seguimiento a cada una de las medidas de protección formuladas, mediante los mecanismos establecidos.


Registro Especial de Archivos.

14

Realizar actualización del Registro Especial de Archivos READH (p) y de la Guía de Localización e Identificación de Archivos de DDHH y MH.

Actualiza el Registro Especial de Archivos READH(p) cuando se determinen circunstancias de cambio. Actualiza la guía de localización e identificación de Archivos de DDHH y MH cuando se vea la necesidad.

Profesional Especializado en Gestión Documental. Profesional Especializado en Ciencias Sociales o Historia.

Registro Especial de Archivos. Guía de Localización e Identificación de Archivos de DDHH y MH.




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8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma.




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9. PUNTOS DE CONTROL

No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

3

Presentar plan de Registro Especial de Archivos al Comité de Archivo de Derechos Humanos.

Se revisa en el acta del Comité de Archivo de Derechos Humanos si aprueba o desaprueba el Plan de Registro Especial de Archivo.

Cada vez que se presenta el Plan de Registro Especial de Archivo.


Acta de Comité

de Archivo de

Derechos

Humanos.

SIP-FT-001

7

Elaborar informe técnico de la visita y Concepto de Pertinencia.

Revisar la favorabilidad de inclusión o de no inclusión del archivo en el READH (p).

Cada vez que se realice una visita técnica.


Concepto de Pertinencia de Registro.

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Guía de Localización e Identificación de Archivos de Derechos Humanos y Memoria Histórica.

Lista de Bienes Declarados Bien de Interés del Ámbito Nacional. Ministerio de Cultura. EXT

Patrimonio Cultural para todos. Una guía de fácil comprensión. Ministerio de Cultura. EXT

11. ANEXOS

No Aplica.




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12. CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN

No Aplica. Elaboración del documento. DD/MM/AAAA 001

PROCESO REGISTRO ESPECIAL DE ARCHIVOS, ACOPIO Y PROCESAMIENTO

TÉCNICO DE ARCHIVOS Y COLECCIONES DE DERECHOS HUMANOS, DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO Y MEMORIA HISTÓRICA

CÓDIGO RAP-PR-002

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO ACOPIO DE ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS Y MEMORIA

HISTÓRICA PÁGINA: 1 de 15


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Estandarizar los tipos de acopio y formalizar los mecanismos de perfeccionamiento del ingreso al Archivo de Derechos Humanos de documentos producidos o adquiridos por personas naturales y jurídicas de derecho público y privado, con el fin de recibir los Archivos de Derechos Humanos y Memoria Histórica de forma normalizada.

2. ALCANCE

Inicia desde la definición del tipo de acopio de documentos de archivo, el perfeccionamiento del mismo de originales o copias fidedignas de documentos en formato digital o análogo hasta la entrega formal y custodia para la posterior prestación de servicios de información al usuario, que den cuenta de:

Violaciones graves y manifiestas a las normas Internacionales como consecuencia de infracciones al Derecho Internacional Humanitario1 ocurridas con ocasión del conflicto armado interno a los que hace alusión la Ley de Víctimas y Restitución de Tierras.

Documentación sobre procesos similares en otros países que reposen en sitios como museos, bibliotecas o archivos de entidades del Estado.

Documentos que sirvan como referencia sobre temáticas de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario.


Asesor de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos.

4. DEFINICIONES

ACOPIO DE ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS Y GRAVES VIOLACIONES AL DIH: Recopilación de archivos, valorados en contexto histórico, social, cultural y político, considerados de pertinencia para la conformación del Archivo de Derechos Humanos y graves violaciones al Derecho Internacional Humanitario con ocasión del conflicto armado interno en Colombia, a través del Centro Nacional de Memoria Histórica, haciendo uso de técnicas reprográficas, que garanticen la integridad de los fondos originales, con el fin de brindar testimonios para la reparación integral a las víctimas y fuentes documentales históricas para la

1 Ley 1448 de 2011 artículo 3


HISTÓRICA


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4. DEFINICIONES

construcción de la identidad cultural de la nación y la región, bajo preceptos de respeto por la autonomía institucional y la propiedad de los documentos a cargo de las organizaciones sociales y personas, así como de la integridad de la información seleccionada en perspectiva de no repetición de los hechos de violencia.2 ARCHIVO DE DERECHOS HUMANOS: Agrupaciones documentales de diversas fechas y soportes materiales acumuladas por personas, organizaciones sociales y entidades públicas y privadas del orden nacional e internacional, las cuales testimonian y contribuyen a caracterizar hechos relativos al conflicto armado tales como: violaciones al DDHH y al DIH; acciones de exigibilidad y garantía de los DDHH; perpetradores de las violaciones de DDHH e infracciones al DIH y sus modus operandi; respuestas institucionales frente a violaciones a los DDHH y de las reclamaciones de reparación; impactos del conflicto en el contexto local, regional y nacional; y modos de vida, proyectos sociales y comunitarios, afectados por el conflicto armado interno en Colombia.3 CADENA DE CUSTODIA: Es un sistema que permite garantizar la autenticidad de los elementos físicos, y demostrar que se han aplicado para asegurar las condiciones de identidad, integridad, preservación, seguridad, continuidad y registro de los mismos, desde que inicia hasta que termina la cadena. COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.4 DOCUMENTO: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.5 DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.6

2 Tomado de Documento Política Pública de Archivo de Derechos Humanos, Septiembre 11 de 2013, Versión Preliminar. 3 Tomado de Documento Política Pública de Archivo de Derechos Humanos, Septiembre 11 de 2013, Versión Preliminar 4 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.3. 5 es.wikipedia.org/wiki/Documento 6 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.5.





HISTÓRICA


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4. DEFINICIONES

FONDO: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.7

IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.8 PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.9 REGISTRO DE CADENA DE CUSTODIA: Es la historia exhaustiva y documentada de cada traspaso y traslado del material físico, durante el desarrollo del proceso de cadena de custodia. Permite verificar la identidad, el estado y condiciones originales de los elementos físicos de prueba, así como las modificaciones realizadas a esto, establece la ruta seguida por dichos elementos; determina su lugar de permanencia y la persona responsable de la custodia en cada lapso del tiempo. REGISTRO ESPECIAL DE ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS: Actuación Administrativa de competencia del CNMH, que permite la protección y el reconocimiento orgánico, geográfico, de responsabilidades en la tenencia, contenidos temáticos (en diversos niveles) y asignación del estado de acceso, de los archivos que contienen documentos con información relativa a la garantía, defensa o denuncia a la violación de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, con ocasión del conflicto armado interno en Colombia, de propiedad o bajo la conservación o custodia de instituciones, organizaciones o personas, que se encargan de la garantía, defensa o denuncia a la violación de los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario. Esta descripción se hace conforme al cumplimiento de requisitos propiedades, características para el reconocimiento del registro, de los archivos a cargo o de propiedad de las entidades, organizaciones y personas, relacionados con la violación de Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, en calidad de agentes del Estado, perpetradores o víctimas.10 SALVAGUARDA: Medidas excepcionales conservación, amparo y protección que se utilizan para reducir el riesgo de la afectación sobre la memoria documental.

7 Consejo Internacional de Archivos ISAD G 2000 página 14 8 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.7. 9 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.8. 10 Tomado de Documento Política Pública de Archivo de Derechos Humanos, Septiembre 11 de 2013, Versión Preliminar.


HISTÓRICA


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4. DEFINICIONES

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.11 SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.12 VALOR PRIMARIO: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.13 VALOR SECUNDARIO: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.14 VALORACIÓN: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).15 VALORACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.16

11 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.10. 12 Ley 594 de 2000, artículo 3. 13 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.11. 14 Reglamento General de Archivos - Acuerdo 7 de 1994 del Archivo General de la Nación 15 Decreto 2609 de 2012, artículo 9. 16 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.11.


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5. NORMAS LEGALES

Constitución Política de Colombia del 6 de Julio de 1991, artículos 8, 15, 71, 72, 74, 209 y 355. Código Civil Colombiano, artículo 1458. Corresponde al notario autorizar mediante escritura pública las donaciones cuyo valor excedan la suma de cincuenta (50)


Ley 1592 del 3 de Diciembre de 2012, artículo 34. Modificaciones a la Ley 975 de 2005 Ley de Justicia y Paz.








Decreto 4800 del 20 de Diciembre de 2011. Por el cual se reglamenta la Ley 1448 de 2011 y se dictan otras disposiciones.


Decreto 2244 del 28 de Junio de 2011. Por el cual se adicionan funciones al Centro de Memoria Histórica y se dictan otras disposiciones.


Los archivos sobre graves violaciones de Derechos Humanos, infracciones al Derecho Internacional Humanitario DIH y Memoria Histórica con ocasión del conflicto armado interno, que se vayan acopiar deberán estar registrados previamente en el Registro Especial de Archivos (READH (p)).

Todos los acopios de Archivos de Derechos Humanos, infracciones al Derecho Internacional Humanitario DIH y Memoria Histórica con ocasión del conflicto armado interno, con personas naturales o jurídicas de derecho público o privado deberán estar precedidas por la suscripción de un convenio, o cualquier otro que se ajuste a las necesidades de las partes.

Los criterios para la organización y disposición de los archivos de los Derechos Humanos, infracciones al Derecho Internacional Humanitario DIH y Memoria Histórica con ocasión del conflicto armado interno, a ser acopiados serán acordados con el poseedor de la documentación.



HISTÓRICA


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Los ingresos documentales serán formalizados mediante acta de acopio firmada entre el Centro Nacional de Memoria Histórica y el productor o donante, a menos que por circunstancias geográficas o temporales esto no sea viable, en cuyo caso el acta será soportada con la comunicación remisoria.

Se generará un consecutivo de actas de acopio que contarán con los formatos de inventario correspondientes como soporte a las mismas.

La Dirección de Archivo de Derechos Humanos establecerá mediante el Subcomité de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos y el Comité de Archivo de Derechos Humanos los archivos de interés de acopio para el Centro Nacional de Memoria Histórica.

La Dirección de Archivos de Derechos Humanos tiene la función de custodiar, administrar y conservar durante la fase del archivo central las series documentales producidas por el Centro Nacional de Memoria Histórica, que de acuerdo con la Tabla de Retención Documental desarrollen valores secundarios al dar cuenta directa o indirectamente de las violaciones a los Derechos Humanos e infracciones al derecho internacional humanitario ocurridas con ocasión del conflicto armado interno.

La transferencia a la Dirección de Archivos de los Derechos Humanos de las series documentales que desarrollen valores secundarios, se realizará teniendo en cuenta el procedimiento de Transferencias Documentales GDC-PR-004, el cual finaliza con la recepción el acopio a través de la oficialización mediante acta de acopio.

La ejecución del procedimiento debe garantizar el cumplimiento de la cadena de custodia documental desde la entrega por parte del tenedor de los documentos hasta la salvaguarda en el repositorio final.

En el desarrollo de las diferentes actividades del presente procedimiento se debe registrar en la Ficha Técnica Seguimiento y Control.


HISTÓRICA


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1 Establecer las prioridades en el Plan de Acopio de Archivos.

Identifica cuales son las entidades públicas y privadas y organizaciones que puedan poseer archivos de interés para la Dirección de Archivo de Derechos Humanos, así como su posible forma de acopio, teniendo como base el Registro Especial de Archivos y las prioridades establecidas en el Comité de Archivo de Derechos Humanos. Esto se plasma en un Plan de Acopio de Archivos.


Plan de Acopio de Archivos.

2

Presentar Plan de Acopio de Archivos al Comité de Archivo de Derechos Humanos.

Presenta el Plan de Acopio de Archivos al Comité de Archivo de Derechos Humanos para su revisión, solicitud de ajustes y su aprobación. ¿El comité de Archivo de Derechos Humanos solicitó ajustes al plan? SI: Continuar con actividad 3. NO: Continuar con actividad 4.


Acta del Comité de Archivo de Derechos Humanos. SIP-FT-001

3 Realizar ajustes al Plan de Acopio de Archivos.

Hace ajustes al Plan de Acopio de Archivos solicitado por el Comité de Archivo de Derechos Humanos y se presenta nuevamente al comité.


Plan de Acopio de Archivos.

4

Verificar que se encuentre el Archivo de Derechos Humanos en el Registro Especial de Archivos.

Verifica que el archivo de derechos humanos, infracciones al Derecho Internacional Humanitario DIH y Memoria Histórica con ocasión del conflicto armado interno, se encuentre registrado en el Registro Especial de Archivos.

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología

Comunicación oficial por correo electrónico.


HISTÓRICA


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


¿El archivo se encuentra registrado en el Registro Especial de Archivos? SI: Continuar con actividad 6. NO: Continuar con la actividad Nº 5. En caso de no estar registrado, solicita la actualización del Registro Especial de Archivos al proceso correspondiente.

5 Solicitar la actualización del Registro Especial de Archivos.

Solicita mediante correo electrónico al líder del procedimiento RAP-PR-001 Registro Especial de Archivos de Derechos Humanos la actualización del Registro Especial de Archivos.



6 Definir el tipo de acopio.

Define el tipo de acopio de archivos que se llevará a cabo a partir de alguno de los siguientes mecanismos:

1. Acopio de archivos misionales producidos por el Centro

Nacional de Memoria Histórica. 2. Acopio de archivos provenientes de la sociedad civil. 3. Acopio de documentación de entidades estatales. 4. Acopio de instituciones internacionales. Para el tipo de acopio de archivos misionales producidos por el Centro Nacional de Memoria Histórica deberá remitirse al procedimiento GDC-PR-004 Transferencias Documentales, y una vez este finalice continuar con la actividad Nº 13.


No Aplica.


HISTÓRICA


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Para los otros tipos de acopio las actividades descritas a continuación aplican de manera estándar. ¿El acopio es de archivos producido por el CNMH? SI: Continuar con el procedimiento GDC-PR-004 Transferencias Documentales y la actividad 13. NO: Continuar con actividad 7.

7 Realizar visita técnica y elaborar informe.

Realiza visita técnica con el fin de observar las condiciones técnicas de la documentación con miras al acopio a través del diligenciamiento del Formato RAP-FT-006 Instrumento de Recolección de Información. La visita técnica tiene los siguientes objetivos: 1. Identifica los documentos de graves violaciones a los

Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario DIH a partir de la valoración documental secundaria.

2. Identificar volumen de documentación. 3. Tipos de soporte. 4. Estado de conservación. 5. Nivel de organización. 6. Condiciones para la digitalización y migración de la

información.

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología. Profesional Universitario en Conservación y Restauración.

Acta de reunión. SIP-FT-001 Lista de asistencia. SIP-FT-002 Instrumento de recolección de información. RAP-FT-006 Informe sobre el contenido del archivo. RAP-FT-005


HISTÓRICA


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


7. Condiciones acopio. Posteriormente elabora el informe de las actividades realizadas con las recomendaciones técnicas para la ejecución del acopio.

8 Tramitar intención de acuerdo entre las partes.

Solicita el manifiesto de intención de acuerdo entre las partes. Este acuerdo puede ser: 1. Convenio. 2. Cualquier otro que se ajuste a las necesidades de las partes. ¿Hay intención de convenio? SI: Continuar con actividad 10 NO: Continuar con actividad 9. Si el archivo es necesario para el CNMH deberá buscar las vías legales para acopiar el archivo.


Solicitud de manifiesto de acuerdo.

9 Aplicar vías legales para el acopio.

Aplica las vías legales para tal fin. En caso de llegar a una conciliación continuar con la siguiente actividad, en caso contrario finaliza el procedimiento.


No Aplica.

10 Elaborar propuesta técnica.

Elabora la propuesta técnica de acuerdo a los requerimientos y necesidades de recuperación de información, para ser


Propuesta técnica para la organización y


HISTÓRICA


PÁGINA 11 de 15

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


presentada ante la persona natural o jurídica con la que se realiza el convenio. La propuesta técnica debe incluir:

Obligaciones de las partes.

Plazo de ejecución.

Lugar de ejecución.

Entregables.

Forma de entrega de productos.

Alcance. En caso de presentarse diferencias en la propuesta se llegará a un acuerdo hasta que esta sea aceptada. ¿La propuesta es aceptada? SI: Continuar con actividad 11. NO: Continuar con actividad 10.

Profesional Especializado - Líder del Procedimiento Procesamiento Técnico de Archivos.

conservación de la documentación. RAP-FT-004

11 Formalizar el convenio.

Formaliza la alianza con la persona natural o jurídica poseedora del archivo a través del mecanismo de formalización definido por el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios en su procedimiento ABS-PR-005 Contratos Interadministrativos.

Profesional Especializado en Contratación.

Minuta Convenio interadministrativo ABS-FT-022.


HISTÓRICA


PÁGINA 12 de 15

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Las condiciones del convenio en relación con las obligaciones de las partes se establecerán teniendo en cuenta la propuesta técnica. La Dirección de Archivo evaluará las condiciones particulares presentadas que permitan, en dado caso, ampliar o modificar las obligaciones citadas anteriormente.

12 Elaborar Plan de Ejecución del Proyecto de Acopio.

Elabora el Plan de Ejecución del Proyecto de Acopio para ejecutar el convenio establecido. El plan debe cumplir con los siguientes requisitos en concordancia con la propuesta técnica: 1. Descripción de actividades. 2. Descripción de tareas. 3. Responsables. 4. Recursos (físico, técnico, humano y financiero). 5. Tiempos de ejecución. 6. Indicadores. 7. Entregables. En caso que el convenio establezca un procesamiento técnico para la documentación continúa con las actividades del

Asesor de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos. Profesional Especializado - Líder del Procedimiento Procesamiento Técnico de Archivos. Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología.

Plan de ejecución del proyecto de acopio. RAP-FT-008


HISTÓRICA


PÁGINA 13 de 15

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


procedimiento Procesamiento Técnico de Archivos de Derechos Humanos y Memoria Histórica RAP-PR-004.

13 Oficializar el acopio de la documentación.

Oficializa el acopio de la documentación a través de la generación del acta de acopio documental a la cual se le adjunta el “Inventario Documental” RAP-FT-007. Cuando la documentación ha sido trasladada o entregada para la intervención al CNMH, esta deberá ser devuelta al poseedor de la documentación por parte del líder del proyecto.


Acta de acopio documental. RAP-FT-001 Inventario documental. RAP-FT-007


HISTÓRICA


PÁGINA 14 de 15

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma.



2

Presentar Plan de Acopio de Archivos al Comité de Archivo de Derechos Humanos.

El Comité de Archivo de Derechos Humanos define si el Plan de Acopio de Archivos es viable, si requiere ajustes o inclusiones, en reunión sostenida por el comité.

Anual Asesor de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos.


4

Verificar que se encuentre el Archivo de Derechos Humanos en el Registro Especial de Archivos.

Se verifica que se encuentre registrado el archivo de Derechos Humanos, infracciones al Derecho Internacional Humanitario DIH y Memoria Histórica con ocasión del conflicto armado interno, en el Registro Especial de Archivos.

Cada vez que se realice el acopio de un archivo de Derechos Humanos.


Registro

Especial de

Archivos. SIIF

13 Oficializar el acopio de la documentación.

Revisa la documentación digitalizada frente a la información registrada en el inventario documental correspondiente.

Por cada archivo de Derechos Humanos acopiado.


Acta de acopio documental. RAP-FT-001 Inventario documental. RAP-FT-007


HISTÓRICA


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RAP-PR-001 Procedimiento Registro Especial de Archivos de Derechos Humanos y Memoria Histórica.

ABS-PR-005 Procedimiento Contratos Interadministrativos. GDC-PR-004 Procedimiento Transferencias Documentales.

11. ANEXOS

No Aplica.





../RAP-PR-001%20Registro%20Especial%20de%20Archivo/RAP-PR-001%20Registro%20Especial%20de%20Archivo.docx

../../../../(9)%20APOYO/ABS%20Adquisicion%20de%20Bienes%20y%20Servicios/Procedimientos/ABS-PR-005%20Convenios%20y%20Contratos%20Interadministrativos/ABS-PR-005%20Convenios%20y%20Contratos%20Interadministrativos.doc

../../../../(9)%20APOYO/GDC%20Gestión%20Documental/Procedimientos/GDC-PR-004%20Transferencias%20Documentales/GDC-PR-004%20Transferencias%20documentales.docx



CÓDIGO: RAP-PR-003

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO ACOPIO DE COLECCIONES DE DERECHOS HUMANOS Y

MEMORIA HISTÓRICA PÁGINA: 1 de 27


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Estandarizar los tipos de acopio y formalizar los mecanismos de perfeccionamiento del ingreso, de material bibliográfico producido o adquirido por personas naturales y jurídicas de derecho público y privado, al Centro de Documentación de los Derechos Humanos, con el fin de recibir las colecciones de forma normalizada.

2. ALCANCE

Desde la definición del tipo de acopio de colecciones en formato digital o análogo, el perfeccionamiento del mismo hasta la entrega formal y custodia para la posterior prestación de servicios de información al usuario, que den cuenta de:

Violaciones graves y manifiestas a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario1 ocurridas con ocasión del conflicto armado interno a los que hace alusión la Ley de Víctimas y Restitución de Tierras.

Documentación sobre procesos similares en otros países que reposen en sitios como museos, bibliotecas o archivos de entidades del Estado.

Documentación que sirva como referencia sobre temáticas de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario.



4. DEFINICIONES

ACOPIO DE ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS Y GRAVES VIOLACIONES AL DIH: Recopilación de archivos, valorados en contexto histórico, social, cultural y político, considerados de pertinencia para la conformación del Archivo de Derechos Humanos y graves violaciones al Derecho Internacional Humanitario con ocasión del conflicto armado interno en Colombia, a través del Centro Nacional de Memoria Histórica, haciendo uso de técnicas reprográficas, que garanticen la integridad de los fondos originales, con el fin de brindar testimonios para la reparación integral a las víctimas y fuentes documentales históricas para la

1 Ley 1448 de 2011 artículo 3

PROCEDIMIENTO ACOPIO DE COLECCIONES DE DERECHOS HUMANOS

Y MEMORIA HISTÓRICA


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4. DEFINICIONES

construcción de la identidad cultural de la nación y la región, bajo preceptos de respeto por la autonomía institucional y la propiedad de los documentos a cargo de las organizaciones sociales y personas, así como de la integridad de la información seleccionada en perspectiva de no repetición de los hechos de violencia.2 ADQUISICIÓN: Proceso mediante el cual se coordina las actividades necesarias para consecución del material bibliográfico para el Centro de Documentación. ARCHIVO DE DERECHOS HUMANOS: Agrupaciones documentales de diversas fechas y soportes materiales acumuladas por personas, organizaciones sociales y entidades públicas y privadas del orden nacional e internacional, las cuales testimonian y contribuyen a caracterizar hechos relativos al conflicto armado tales como: violaciones al DDHH y al DIH; acciones de exigibilidad y garantía de los DDHH; perpetradores de las violaciones de DDHH e infracciones al DIH y sus modus operandi; respuestas institucionales frente a violaciones a los DDHH y de las reclamaciones de reparación; impactos del conflicto en el contexto local, regional y nacional; y modos de vida, proyectos sociales y comunitarios, afectados por el conflicto armado interno en Colombia.3 CADENA DE CUSTODIA: Es un sistema que permite garantizar la autenticidad de los elementos físicos, y demostrar que se han aplicado para asegurar las condiciones de identidad, integridad, preservación, seguridad, continuidad y registro de los mismos, desde que inicia hasta que termina la cadena. CATÁLOGO BIBLIOGRÁFICO: Lista impresa o sistematizada de materiales o documentos del archivo y Centro de Documentación, que forman parte de los fondos y/o colecciones. COLECCIÓN DOCUMENTAL DE DERECHOS HUMANOS: Conjunto de documentos publicados, o duplicados desde el archivo, con un criterio de acumulación previamente definido, de propiedad de instituciones públicas o privadas, organizaciones sociales y personas naturales, como testimonio de la garantía, defensa o denuncia de violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, en un contexto de carácter institucional, social, político, o cultural, cuyo contenido se considera pertinente, para la reparación integral a las víctimas y como fuente de historia para la construcción de la identidad cultural de la nación y la región.4

2 Tomado de Documento Política de Archivo de graves violaciones a los Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, Memoria Histórica y conflicto armado interno, Septiembre 11 de 2013, Versión Preliminar. 3 Tomado de Documento Política de Archivo de graves violaciones a los Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, Memoria Histórica y conflicto armado interno, Septiembre 11 de 2013, Versión Preliminar 4 Tomado de Documento Política de Archivo de graves violaciones a los Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, Memoria Histórica y conflicto

armado interno, Septiembre 11 de 2013, Versión Preliminar.




PÁGINA 3 de 27

4. DEFINICIONES

COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.5 DESARROLLO DE COLECCIONES: El proceso de toma de decisiones que determinan la conveniencia de adquirir materiales en el Centro de Documentación, en este proceso participan el documentalista y las necesidades de los usuarios. DOCUMENTO: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.6 DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.7 DONANTE: Es una persona natural o jurídica de carácter público o privado que dona algo voluntariamente, pero a veces se aplica en situaciones donde una donación es pagada como un servicio.8 DONATARIO: Es una persona natural o jurídica de carácter público o privado, conocida como donante, se obliga a transferir gratuitamente la totalidad o parte de sus bienes a otra, conocida como donatario.9 FONDO: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.10

5 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.3. 6 es.wikipedia.org/wiki/Documento 7 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.5. 8 http://es.wikipedia.org/wiki/Donante 9 http://es.wikipedia.org/wiki/Contrato_de_donación 10 Consejo Internacional de Archivos ISAD G 2000 página 14







PÁGINA 4 de 27

4. DEFINICIONES

FORMATO ANÁLOGO: Es un medio por el cual la imagen se capta exactamente tal y como es percibida por el ojo humano. En otro orden de cosas, esto también se aplica al sonido. Este tipo de formato es muy fiel con respecto a lo que capta, pero hace que las imágenes pierdan calidad a medida que se van procesando y creando nuevas generaciones de copias, que cada vez se verán peor.11 FORMATO DIGITAL: Se refiere a todo archivo, carpeta o documento que se ha generado bajo tecnología computacional, pudiendo haber sido generado por un computador o un periférico de este.12 GUÍA PARA LA LOCALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS Y MEMORIA HISTÓRICA: Instrumento instructivo, por medio del cual se esquematiza la localización de archivos de Derechos Humanos, para ser usado por el Centro de Memoria Histórica, el cual toma como referencia la estructura institucional pública y privada, así como de visibilidad de personas posiblemente tenedoras de archivos relativos a la garantía, defensa o denuncia a la violación de los Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, con el fin de guiar las labores de carácter operativo en el Registro Especial de Archivos y la conformación de Archivo de Derechos Humanos en el marco del conflicto armado en Colombia. En atención a los compromisos pactados, a partir de la recepción de los documentos que contienen los conceptos, que formarán parte del protocolo de gestión documental, hemos estado haciendo su correspondiente análisis.13 EVALUACIÓN DE COLECCIONES: Es valorar la utilidad y pertinencia de las colecciones, con relación a los usuarios o temáticas definidas. IDENTIFICACIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO: Proceso en el cual se evalúa y selecciona la documentación pertinente para el centro de documentación. LITERATURA GRIS: También denominada como literatura no convencional, literatura semipublicada o literatura invisible, es cualquier tipo de documento que no se difunde por los canales ordinarios de publicación comercial, y de difícil adquisición por mala distribución. La literatura gris posee las siguientes

11 http://www.buenastareas.com/ensayos/Sistema-Digital-y-Sistema-Analogo/2809390.html 12 http://www.slideshare.net/ppdelsur/formato-digital-8251298 13 Tomado de Documento Política de Archivo de graves violaciones a los Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, Memoria Histórica y conflicto armado

interno, Septiembre 11 de 2013, Versión Preliminar

http://es.wikipedia.org/wiki/Documento




PÁGINA 5 de 27

4. DEFINICIONES

características:

1. Su producción es limitada, generalmente son tiradas de pocos ejemplares que no tienen el aspecto de las ediciones tradicionales;

2. Su contenido, en principio carente de interés divulgativo, pretende dirigirse a un público especializado, suele ofrecer información de último momento y, generalmente, no se ajusta a las normas de control bibliográfico (ISBN, etc.).

3. Su difusión suele ser limitada, sin publicidad, con una distribución parcial, etc. (son documentos que no se tiene intención de publicar).14

Ejemplos: Informes, folletos, guías, tesis, información de productos, memorias, datos presupuestarios, y descubrimientos de investigación. RECURSOS O MATERIAL BIBLIOGRÁFICO: Conjunto de documentos bibliográficos (libros, revistas, bases de datos, videos, literatura gris, etc.) que conforman las colecciones de una unidad de información. REGISTRO DE CADENA DE CUSTODIA. Es la historia exhaustiva y documentada de cada traspaso y traslado del material físico, durante el desarrollo del proceso de cadena de custodia. Permite verificar la identidad, el estado y condiciones originales de los elementos físicos de prueba, así como las modificaciones realizadas a esto, establece la ruta seguida por dichos elementos; determina su lugar de permanencia y la persona responsable de la custodia en cada lapso del tiempo. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.15 SALVAGUARDA: Medidas excepcionales conservación, amparo y protección que se utilizan para reducir el riesgo de la afectación sobre la memoria documental. SELECCIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO: Proceso mediante el cual se decide que materiales bibliográficos se incorporan a las colecciones y cuáles no.

14 http://es.wikipedia.org/wiki/Literatura_gris 15 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.8.




PÁGINA 6 de 27

4. DEFINICIONES

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.16

5. NORMAS LEGALES

Constitución Política de Colombia del 6 de Julio de 1991, artículos 8, 15, 71, 72, 74, 209 y 355. Código Civil Colombiano, artículo 1458. . Corresponde al notario autorizar mediante escritura pública las donaciones cuyo valor excedan la suma de cincuenta (50)


Ley 1592 del 3 de Diciembre de 2012, artículo 34. Modificaciones a la Ley 975 Ley de Justicia y Paz.








Decreto 4800 del 20 de Diciembre de 2011. Funciones del Centro Nacional de Memoria Histórica.


La Dirección de Archivo de los Derechos Humanos establecerá mediante el Subcomité de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos la pertinencia de las colecciones a acopiar para el Centro Nacional de Memoria Histórica.

16 Ley 594 de 2000, artículo 3.





PÁGINA 7 de 27


Para las publicaciones institucionales17 (digitales o impresas), la dependencia competente debe determinar el tiraje teniendo en cuenta las cantidades requeridas por el centro de documentación, de la siguiente forma:

o El tiraje teniendo en cuenta las cantidades requeridas por el Centro de Documentación, de la siguiente forma:18

Tiraje Depósito Legal19

Depósito para canje con Biblioteca Nacional20

Preservación de la Memoria

Institucional

Oferta documental para consulta de

usuarios del Centro de Documentación

Cumplimiento de compromisos

institucionales en materia de canje y/o

donación

Total

1 a 500 4 60 3 5 30 102

Más de 500 4 60 3 5 50 122

Tabla No. 1.

o Cesión expresa de los derechos patrimoniales por parte de autores personales, participantes de convenios interadministrativos o consultores

(personas naturales y/o jurídicas) sobre la obra por encargo, especificando la reserva por parte del Centro Nacional de Memoria Histórica sobre los derechos de uso, reproducción, publicación por medios impresos y/o digitales y explotación de la totalidad de las obras resultantes del proceso de contratación y/o convenio.

17 Aplica para las publicaciones realizadas independientemente por el Centro Nacional de Memoria Histórica o en coautoría, coedición o dentro de convenios interadministrativos. 18 Las obligaciones asociadas al cumplimiento del Depósito Legal reglamentado en el Decreto 460 de 1995 o legislación que lo modifique o remplace, son responsabilidad del Centro de Documentación. 19 Obligaciones asociadas al cumplimiento del Depósito Legal reglamentado en el Decreto 460 de 1995 o legislación que lo modifique o remplace: “Tratándose de obras impresas de carácter

monográfico, publicaciones seriadas, material cartográfico, material gráfico, microformas, soporte lógico (software), música o archivo de datos legible por máquina, entre otros, el editor deberá entregar dos (2) ejemplares a la Biblioteca Nacional de Colombia, un (1) ejemplar a la Biblioteca del Congreso y un (1) ejemplar a la Biblioteca de la Universidad Nacional de Colombia”. 20 Cantidad establecida mediante Decreto 2937 de 1948 modificado a través del Decreto 19 de 2012




PÁGINA 8 de 27


o Cada tomo, volumen y anexo (incluyendo material cartográfico y audiovisual) del documento final entregable, deberá referenciar el número de contrato por medio del cual se produjo.

De conformidad con lo dispuesto en el Código Civil, si una donación supera los 50 S.M.L.V., se requiere el trámite notarial de insinuación mediante escritura pública.

Para la documentación donada que esté protegida por derechos de autor, es necesario realizar la respectiva licencia de uso por parte del titular, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 23 de 1982.

El Centro Nacional de Memoria Histórica, canalizará todas las solicitudes de adquisiciones de publicaciones de las Entidades externas a través de la Dirección de Archivo de los Derechos Humanos.

El acopio de colecciones a través de cooperación interinstitucional o de asociación está definido para personas naturales y jurídicas de derecho privado (ONG u otras empresas privadas) que por su naturaleza social cuenten con colecciones de interés de acopio para el Centro Nacional de Memoria Histórica.






PÁGINA 9 de 27

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1 Establecer las prioridades en el Plan de Acopio de Colecciones.

Identifica cuales son las entidades públicas y privadas y organizaciones que puedan poseer colecciones de interés para la Dirección de Archivo de Derechos Humanos, esto se plasma en un Plan de Acopio de Colecciones.


Plan de Acopio de Colecciones.

2

Presentar Plan de Acopio de Colecciones al Comité de Archivo de Derechos Humanos.

Presenta el Plan de Acopio de Colecciones al Comité de Archivo de Derechos Humanos para su revisión, solicitud de ajustes y su aprobación. ¿El comité de Archivo de Derechos Humanos solicitó ajustes al plan? SI: Continuar con actividad 3 NO: Continuar con actividad 4



3 Realizar ajustes al Plan de Acopio de Colecciones.

Hace ajustes al Plan de Acopio de Colecciones solicitado por el Comité de Archivo de Derechos Humanos y se presenta nuevamente al comité.


Plan de Acopio de Colecciones.

4 Identificar el tipo de acopio para colecciones de DDHH y MH.

Identifica cuales son las personas naturales o jurídicas públicas o privadas que puedan poseer colecciones de interés para el Centro de Documentación, así como su posible forma de acopio. Define el tipo de acopio para el Centro de Documentación:


Listado de entidades y/o personas poseedoras de colecciones de DDHH y DIH.




PÁGINA 10 de 27

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1. Acopio de colecciones a través de cooperación interinstitucional o de Asociación. Ver las actividades 5 a la 15.

2. Acopio de documentos publicados por el Centro Nacional de Memoria Histórica. Ver las actividades 16 a la 18.

3. Acopio por canje y/o donaciones al Centro de Documentación. Ver las actividades 19 a la 31.

4. Compra o Suscripciones. Ver las actividades 32 a la 37.

5 Generar o recibir solicitudes de acopio.

Acopio de Colecciones a través de Cooperación Interinstitucional. Envía o recibe la solicitud de acopio de colecciones de personas naturales o jurídicas públicas o privadas. Cuando la solicitud es enviada por la Dirección de Archivo de Derechos Humanos, esta se remite por medio físico a través de comunicación oficial o por cualquier medio digital. Cuando la respuesta es favorable por la entidad externa se procede a realizar la visita técnica. Cuando la solicitud es externa se evalúa la pertinencia de la visita técnica.


Comunicación oficial enviada con solicitud de acopio de colecciones. GDC-FT-007




PÁGINA 11 de 27

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


¿La solicitud es hecha por el CNMH? SI: Continuar con actividad 8. NO: Continuar con actividad 6.

6 Evaluar la pertinencia de la visita técnica.

Evaluar los criterios de la colección según:

Ubicación geográfica de la colección.

Volúmenes.

Pertinencia Temática.

Entre otros. En caso de ser la evaluación desfavorable se envía comunicación oficial a la entidad o persona natural o jurídica explicando las causas de la negativa. ¿La evaluación es favorable? SI: Continuar con actividad 7. NO: Continuar con actividad 11.

Subcomité de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos

Acta de reunión del Subcomité de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos. SIP-FT-001 Comunicación oficial enviada. GDC-FT-007

7 Establecer la información general de la entidad u organización.

Captura la información general y de contacto de la Entidad o persona natural o jurídica, utilizando para tales fines la Guía de Identificación y Localización de Archivos, el Registro Especial de Archivos, bancos de datos, entre otros.

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología.

No Aplica




PÁGINA 12 de 27

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


8 Realizar visita técnica y elaborar informe.

Realiza visita técnica con el fin de hacer un diagnóstico de colecciones a través del diligenciamiento del instrumento de recolección de información. La visita técnica tiene los siguientes objetivos:

1. Determinar la viabilidad del establecimiento de alianzas estratégicas en pro de la puesta en disposición de la documentación que contribuya al trabajo por la defensa de los Derechos Humanos, la verdad, la justicia y la reparación integral que permita garantizar la no repetición de los hechos.

2. Conocer de forma general información sobre la documentación con la que cuenta la unidad de información visitada:

Volúmenes,

pertinencia temática,

tipo de formato,

tipo de materia bibliográfico,

soportes documentales existentes,

derechos de autor,

entre otros.

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología. Profesional Universitario en Conservación y Restauración.

Acta de reunión. SIP-FT-001 Lista de asistencia. SIP-FT-002 Instrumento de recolección de información. RAP-FT-006 Informe sobre el contenido de la colección.




PÁGINA 13 de 27

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Elabora el informe de las actividades realizadas y la respectiva valoración de dicha información y el estado de conservación.

9 Elaborar concepto de pertinencia.

Elabora el concepto sobre la pertinencia del acopio de la colección de acuerdo a las conclusiones y recomendaciones presentadas en el informe.

Asesor de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos. Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología. Profesional Universitario en Conservación, Restauración o historiador.

Concepto de pertinencia.

10

Someter a consideración del Subcomité de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos.

Presenta el concepto de pertinencia al Subcomité de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos para la toma de decisiones sobre el acopio. ¿El Subcomité de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos avala el acopio de la colección? SI: Continuar con actividad 12. NO: Continuar con actividad 11.


Acta de reunión del Subcomité de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos. SIP-FT-001

11 Notificar resultado negativo del Concepto de Pertinencia.

Informa a la persona natural o jurídica mediante Comunicación Oficial del CNMH el resultado del Concepto de Pertinencia.


Comunicación oficial enviada del concepto de pertinencia.




PÁGINA 14 de 27

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


GDC-FT-007

12 Tramitar manifiesto de convenio.

Solicita el diligenciamiento del manifiesto de convenio a la persona natural o jurídica, en caso que se decidan establecer acciones de cooperación o asociación. Si no se realiza el manifiesto de convenio se finaliza con el procedimiento. ¿Se realiza el manifiesto de convenio? SI: Continuar con actividad 13. NO: Continuar con actividad 11 y (FIN)


Solicitud de manifiesto de convenio.

13 Elaborar propuesta técnica.

Elabora la propuesta técnica de acuerdo a los requerimientos y necesidades de recuperación de información, para ser presentada ante la persona natural o jurídica con la que se realiza el convenio. La propuesta técnica debe incluir:

Actividades a desarrollar por las partes.

Plazo de ejecución.

Lugar de ejecución.

Presupuesto del proyecto de acopio.

Entregables.

Asesor de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos. Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología. Profesional Universitario en Conservación y Restauración.

Propuesta Técnica para la Organización y Conservación de la Documentación. RAP-FT-004




PÁGINA 15 de 27

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Forma de entrega de productos.

Alcance (Tener en cuenta que los documentos sean relativos a las graves violaciones de los Derechos Humanos o que sirvan de referencia al tema de Derechos Humanos).

En caso de presentarse diferencias en la propuesta se llegará a un acuerdo hasta que ésta sea aceptada. ¿La propuesta es aceptada? SI: Continuar con actividad 14. NO: Continuar con actividad 13.

14 Formalizar y ejecutar el convenio.

Formaliza la alianza con la persona natural o jurídica, pública o privada poseedora de la colección a través de convenio Interinstitucional o de asociación por el mecanismo definido por el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios en su procedimiento ABS-PR-005 Contratos Interadministrativos. Las condiciones del convenio en relación con las obligaciones de las partes se establecerán teniendo en cuenta la propuesta técnica y demás temas y consideraciones de interés para las partes. Se ejecuta el convenio en los plazos y condiciones establecidos.


Minuta Convenio interadministrativo o de asociación. ABS-FT-022




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


La Dirección de Archivo de Derechos Humanos evaluará las condiciones particulares presentadas que permitan, en dado caso, ampliar o modificar las obligaciones citadas anteriormente. En caso que el convenio establezca un procesamiento técnico para la documentación continúa con las actividades del procedimiento Procesamiento Técnico de Colecciones de Derechos Humanos y Memoria Histórica.

15

Recibir la documentación bibliográfica y perfeccionar el acopio de colecciones por convenio interadministrativo o de asociación.

Oficializa la recepción de la documentación bibliográfica en el Centro de Documentación del CNMH a través de la generación del acta de acopio documental a la cual se le adjunta el registro de Inventario de Material Bibliográfico. Fin del Acopio de colecciones a través de cooperación interinstitucional.


Acta de acopio documental. RAP-FT-001 Inventario de material bibliográfico. SAC-FT-003

16

Informar sobre recurso bibliográfico a entregar al Centro de Documentación.

Acopio de Documentos Publicados por el Centro Nacional de Memoria Histórica. Informa por medio de correo electrónico o comunicación oficial a la Dirección de Archivo de los Derechos Humanos la entrega de publicaciones misionales del CNMH.

Todos los procesos Comunicación oficial por correo electrónico.




PÁGINA 17 de 27

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


El número de ejemplares por publicación a entregar por parte de las dependencias debe estar sujeta a las cantidades establecidas en la Tabla No. 1 descrita en el numeral de Condiciones Generales.

17 Respuesta a la solicitud. Responde la solicitud por medio de correo electrónico a la dependencia indicando la fecha y la hora de la recepción del material bibliográfico.



18

Recibir la documentación bibliográfica y perfeccionar el acopio de publicaciones.

Recibe de las dependencias la información del recurso bibliográfico que se va a entregar al Centro de Documentación. Oficializa la recepción de la documentación bibliográfica en el Centro de Documentación del CNMH a través de la generación del acta de acopio documental a la cual se le adjunta el registro de Inventario de Material Bibliográfico. Fin del acopio de documentos publicados por el Centro Nacional de Memoria Histórica. Se continúa con las actividades del procedimiento de Procesamiento Técnico de Colecciones de Derechos Humanos y Memoria Histórica RP-PR-005. Fin Acopio de Documentos Publicados por el Centro Nacional De Memoria Histórica.

Todos los procesos. Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología.





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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


19 Identificar el donante

Acopio por Canje y/o Donaciones al Centro de Documentación. Identifica la persona natural o jurídica de naturaleza pública o privada donante de material bibliográfico. ¿El CNMH es la Entidad donante? SI: Continuar con actividad 20 NO: Continuar con actividad27


No aplica.

20 Publicar títulos disponibles para canje o donación.

Publica en la página web el listado con los títulos de recursos bibliográficos disponibles para canje y donación.


Listado con los títulos para canje y donación. SIIF

21 Recibir y validar solicitud de donación o canje de material bibliográfico.

Recibe y valida la solicitud de canje o donación, a través de cualquier medio, ya sea por comunicación radicada en el área de correspondencia, por correo electrónico o inscripción en el portal web. Igualmente se actualiza el registro de contactos con personas, familias o entidades.


Comunicación oficial recibida del solicitante. EXT Comunicación oficial por correo electrónico. Inscripción en página Web.




PÁGINA 19 de 27

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Registro de contacto con personas, familias o entidades. SIIF

22 Responder solicitud de donación.

Responde las solicitudes positiva o negativamente al solicitante. Para las solicitudes que no sean aceptadas por el CNMH se deberán responder mediante comunicación oficial indicando los motivos de la negativa. Para las solicitudes aceptadas se adjunta a la comunicación por correo electrónico, el listado de material bibliográfico a donar o canjear. ¿La respuesta de la solicitud es positiva? SI: Continuar con actividad 23 NO: Finaliza el proceso.



23 Recibir listado de documentos para canje o donación.

Recibe por correo electrónico el listado con los títulos requeridos para donar o canjear. ¿El material bibliográfico es para canje? SI: Continuar con actividad 29.


Comunicación oficial por correo electrónico con el listado de documentos a donar o canjear.




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


NO: Continuar con actividad 24.

24 Establecer el valor de la donación.

Establece el valor comercial del material bibliográfico a donar, y lo ingresa a la base de datos del Centro de Documentación. Para las donaciones que excedan los 50 SMLV se debe realizar trámite notarial de autorización del canje o donación. ¿La donación excede los 50 SMLV? SI: Continuar con actividad 25. NO: Continuar con actividad 26.


Registro base de datos del Centro de Documentación. SIIF

25 Realizar trámite notarial de insinuación.

Realiza el trámite notarial de insinuación de la donación. Para las donaciones cuyo valor sea igual o inferior a 50 SMLV no requiere de trámite de insinuación. De no existir este documento se finaliza el procedimiento.

Director de Archivo de Derechos Humanos.

Escritura pública de autorización de la donación. EXT

26 Preparar físicamente y entrega del material.

Identifica, ubica en unidades de almacenamiento embala y descarga las existencias de la base de datos. Se entrega el material bibliográfico acompañado de una comunicación oficial al donatario incluyendo el Inventario de Material Bibliográfico. En caso de que la donación se realice en las instalaciones del CNMH solo se generará el inventario de material bibliográfico donado debidamente firmado por las partes.


Inventario de material bibliográfico. SAC-FT-003




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


27 Enviar solicitud de donación a la entidad.

Genera y envía solicitud mediante comunicación oficial por medio electrónico o físico a las personas naturales o jurídicas. Actualiza el listado de contacto con personas, familias o entidades. ¿La persona natural o jurídica aprueba la solicitud? NO: Fin. SI: ¿Se requiere formalizar convenio con la persona natural o jurídica?

NO: Continuar con actividad 29. SI: Continuar con actividad 28.


Comunicación oficial enviada. GDC-FT-007 Registro de contacto con personas, familias o entidades. SIIF

28 Formalizar convenio con la persona natural o jurídica.

Formaliza el convenio para canje o donación por el mecanismo definido por el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios en su procedimiento ABS-PR-005, Contratos Interadministrativos.

Asesor de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos. Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.

Minuta convenio interadministrativo. ABS-FT-022

29 Seleccionar los títulos de interés.

Selecciona los títulos de interés ofrecidos por los donantes, en concordancia con la pertinencia. ¿El valor de la donación supera los 50 SMLV? SI: Continuar con actividad 30. NO: Continuar con actividad 31.


No Aplica.




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE



30 Realizar trámite notarial de insinuación.

Realiza trámite notarial para tener la autorización de la donación. Director de Archivo de los Derechos Humanos.

Escritura pública de autorización de la donación. EXT

31

Recibir el material bibliográfico y perfeccionar el acopio por canje o donación.

Legaliza la donación de la documentación en el Centro de Documentación del CNMH, a través del acta de acopio documental a la cual se le adjunta el Inventario de Material Bibliográfico donado. Se continúa con las actividades del procedimiento de Procesamiento Técnico de Colecciones de Derechos Humanos y Memoria Histórica. Fin Acopio por Canje y/o Donaciones al Centro de Documentación.



32 Identificar necesidades de compra o suscripción de material bibliográfico.

Compra o Suscripciones Establece las necesidades de material bibliográfico requerido por usuarios internos y externos o de las dependencias del CNMH.

Todos los procesos. Solicitud de compra o suscripción de material bibliográfico. EXT




PÁGINA 23 de 27

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Se debe verificar que el material solicitado no se encuentre en las colecciones registradas. ¿La necesidad es identificada por la Dirección de Archivo Derechos Humanos? SI: Continuar con actividad 34. NO: Continuar con actividad 33.

33

Solicitar a la Dirección de Archivo de Derechos Humanos la necesidad de adquisición de material bibliográfico.

Diligencia la solicitud de adquisición de material bibliográfico requerido.

Todos los procesos

Comunicación oficial por correo electrónico solicitando material bibliográfico para adquisición.

34 Validar la pertinencia de la compra o suscripción.

Verifica en el catálogo bibliográfico la existencia y número de ejemplares solicitados, igualmente el presupuesto asignado para este fin. Presenta al Subcomité de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos la intención de compra del material bibliográfico ¿Es pertinente la compra o suscripción? SI: Continuar con actividad 36. NO: Continuar con actividad 35.

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología. Subcomité de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos.





PÁGINA 24 de 27

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


35 Responder a la solicitud. Responde la negativa a la solicitud por medio de correo electrónico.



36 Formalizar la adquisición

Solicita al Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios la compra o suscripción del material bibliográfico.

Director de Archivo de los Derechos Humanos.

Comunicación interna de solicitud de bienes y servicios. GDC-FT-008

37

Recibir la documentación bibliográfica y perfeccionar el acopio.

Legaliza la compra o suscripción y recibe la documentación bibliográfica en el Centro de Documentación del CNMH, a través del acta de acopio documental a la cual se le adjunta el Inventario de Material Bibliográfico comprado o suscrito. Se continúa con las actividades del procedimiento de Procesamiento Técnico de Colecciones de Derechos Humanos y Memoria Histórica RAP-PR-005. Fin Compra o Suscripciones

Asesor de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos. Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología.





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8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma.



9 Elaborar concepto de pertinencia

Evalúa la pertinencia del acopio de la colección de acuerdo a las conclusiones y recomendaciones presentadas en el informe de visita técnica.

Cada vez que se realice el informe de visita técnica.


Concepto de

pertinencia.

15

Recibir la documentación bibliográfica y perfeccionar el acopio de colecciones por convenio interadministrativo o de asociación.

Cotejar las colecciones recibidas de acuerdo al listado enviado al CNMH.

Cada vez que se reciba el material bibliográfico.


Acta de acopio documental. RAP-FT-001 Inventario documental de material bibliográfico. RAP-FT-007

31

Recibir el material bibliográfico y perfeccionar el acopio por canje o donación.

Cotejar las colecciones recibidas de acuerdo al listado enviado al CNMH.

Cada vez que se reciba el material bibliográfico.


Acta de acopio documental. RAP-FT-001 Inventario de material bibliográfico.




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SAC-FT-003

34 Validar la pertinencia de la compra o suscripción.

Evaluar las colecciones de acuerdo a los criterios definidos, se aprueba o desaprueba la compra.

Cada vez que se vaya a programar la compra.

Subcomité de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos.

Acta de reunión

del Subcomité

de la Dirección

de Archivo de

Derechos

Humanos.

SIP-FT-001


Guía de Identificación y Localización de Archivos de Derechos Humanos.

Política de Archivo de graves violaciones a los Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, Memoria Histórica y conflicto armado interno.

ABS-PR-005 Procedimiento Contratos Interadministrativos.

11. ANEXOS

No Aplica.

../../../../(9)%20APOYO/ABS%20Adquisicion%20de%20Bienes%20y%20Servicios/Procedimientos/ABS-PR-005%20Convenios%20y%20Contratos%20Interadministrativos/ABS-PR-005%20Convenios%20y%20Contratos%20Interadministrativos.doc




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CÓDIGO RAP-PR-004

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO PROCESAMIENTO TÉCNICO Y ANÁLISIS DE CONTENIDOS DE

ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS Y MEMORIA HISTÓRICA. PÁGINA: 1 de 14


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Describir las actividades necesarias para llevar a cabo los procesos técnicos y de descripción avanzada que se requieran para poner a disposición del usuario la documentación de archivo acopiada de personas naturales y jurídicas de derecho público y privado en el Archivo de Derechos Humanos del Centro Nacional de Memoria Histórica.

2. ALCANCE

Inicia desde la definición y desarrollo de los criterios de organización y descripción establecidos hasta la devolución o entrega del material al proceso de Servicios de Información de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica.



4. DEFINICIONES

ACOPIO DE ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS Y GRAVES VIOLACIONES AL DIH: Recopilación de archivos, valorados en contexto histórico, social, cultural y político, considerados de pertinencia para la conformación del Archivo de Derechos Humanos y graves violaciones al Derecho Internacional Humanitario con ocasión del conflicto armado interno en Colombia, a través del Centro Nacional de Memoria Histórica, haciendo uso de técnicas reprográficas, que garanticen la integridad de los fondos originales, con el fin de brindar testimonios para la reparación integral a las víctimas y fuentes documentales históricas para la construcción de la identidad cultural de la nación y la región, bajo preceptos de respeto por la autonomía institucional y la propiedad de los documentos a cargo de las organizaciones sociales y personas, así como de la integridad de la información seleccionada en perspectiva de no repetición de los hechos de violencia.1 ARCHIVO DE DERECHOS HUMANOS: Agrupaciones documentales de diversas fechas y soportes materiales acumuladas por personas, organizaciones sociales y entidades públicas y privadas del orden nacional e internacional, las cuales testimonian y contribuyen a caracterizar hechos relativos al conflicto

1 Tomado de Documento Política pública de archivo de graves violaciones a los Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, Memoria Histórica y conflicto armado interno. Septiembre 11 de 2013, Versión Preliminar.

PROCEDIMIENTO PROCESAMIENTO TÉCNICO Y ANÁLISIS DE CONTENIDOS DE ARCHIVOS DE DERECHOS

HUMANOS Y MEMORIA HISTÓRICA.


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4. DEFINICIONES

armado tales como: violaciones al DDHH y al DIH; acciones de exigibilidad y garantía de los DDHH; perpetradores de las violaciones de DDHH e infracciones al DIH y sus modus operandi; respuestas institucionales frente a violaciones a los DDHH y de las reclamaciones de reparación; impactos del conflicto en el contexto local, regional y nacional; y modos de vida, proyectos sociales y comunitarios, afectados por el conflicto armado interno en Colombia.2 CADENA DE CUSTODIA: Es un sistema que permite garantizar la autenticidad de los elementos físicos, y demostrar que se han aplicado para asegurar las condiciones de identidad, integridad, preservación, seguridad, continuidad y registro de los mismos, desde que inicia hasta que termina la cadena. CATALOGACIÓN: Es el proceso mediante el cual se transcribe la información que puede extractarse de un documento, tomando información como: títulos, autores, edición, datos de publicación, descripción física, temática, estado, etc. La catalogación es una tarea fundamental en el procesamiento de la información. Conjuntamente con esta actividad se realizaran otras tareas como la clasificación, indización y elaboración de resúmenes. COLECCIÓN: Conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna característica común sin tener en cuenta su procedencia. No debe confundirse con fondo.3 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.4 DIGITALILZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.5

2 Tomado de Documento Política Pública de Archivo de Derechos Humanos, Septiembre 11 de 2013, Versión Preliminar 3 Consejo Internacional de Archivos ISAD G 2000 página 13 4 Acuerdo 027 del 2006, AGN 5 Acuerdo 027 del 2006, AGN




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4. DEFINICIONES

DOCUMENTO: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.6 DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.7 DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares8 DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos9 REGISTRO DE CADENA DE CUSTODIA: Es la historia exhaustiva y documentada de cada traspaso y traslado del material físico, durante el desarrollo del proceso de cadena de custodia. Permite verificar la identidad, el estado y condiciones originales de los elementos físicos de prueba, así como las modificaciones realizadas a esto, establece la ruta seguida por dichos elementos; determina su lugar de permanencia y la persona responsable de la custodia en cada lapso del tiempo. SALVAGUARDA: Medidas excepcionales conservación, amparo y protección que se utilizan para reducir el riesgo de la afectación sobre la memoria documental.

6 es.wikipedia.org/wiki/Documento 7 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.5. 8 Congreso de Colombia. Ley 527 de 2009. Artículo 2°. La definición de documento electrónico corresponde con la de Mensaje de Datos. 9 Colombia. Archivo General de la Nación (30 de octubre de 2001). Acuerdo N. 060 - Archivo General de la Nación.







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5. NORMAS LEGALES

1. Constitución Política de Colombia del 6 de Julio de 1991, artículos 8, 15, 71, 72, 74, 209 y 355. 2. Ley 1448 del 10 de Junio de 2011, artículos 13, 144, 145, 147 y 148. Ley de Victimas. 3. Ley 594 del 14 de Julio de 2000, artículo 28. Ley General de Archivos. 4. Ley 1621 de 2013. 5. Decreto 2609 del 20 de Diciembre de 2011. Reglamenta el Título V de la Ley 594 del 14 de julio de 2000 6. Decreto 4800 del 20 de Diciembre de 2011. Funciones del Centro Nacional de Memoria Histórica. 7. Decreto 4803 del 20 de Diciembre de 2011. Estructura del Centro Nacional de Memoria Histórica. 8. Decreto 2244 del 28 de Junio de 2011. Por el cual se adicionan unas funciones al Centro Nacional de Memoria Histórica.


El presente procedimiento desarrolla los criterios de organización y descripción de la documentación, directrices y parámetros establecidos en el Plan de Ejecución del Proyecto de Acopio.

Las actividades de escaneo y limpieza se realizan conforme a las especificaciones que se establezcan en la metodología para la descripción y digitalización de archivos de violaciones a los derechos humanos e infracciones al derecho internacional humanitario ocurridas con ocasión del conflicto armado interno.

Los controles de calidad deben realizarse de acuerdo con la Guía de Control de Calidad RAP-GU-002.

Los procesos técnicos de los archivos se desarrollaran a partir de la articulación con el Líder del Proyecto de Acopio.

El análisis del contenido de la información requiere el uso de tesauros especializados en Derechos Humanos.






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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1 Definir criterios de organización.

Para los casos en los cuales no se cuente con un Plan de Ejecución del Proyecto de Acopio, el Subcomité de la Dirección de Archivo de los Derechos Humanos identifica si los documentos corresponden a un fondo documental o colección y define los criterios de organización, catalogación, conservación, digitalización, entre otros. ¿Es un Archivo? SI: Continua con actividad 2. NO: Vaya al procedimiento Procesamiento Técnico y Análisis de Contenidos de Colecciones de Derechos Humanos y Memoria Histórica.


Plan de Ejecución del Proyecto de Acopio. RAP-FT-008

2

Continuar el diligenciamiento de la Ficha Técnica de Seguimiento y Control y clasificar documentos.

Continúa con el diligenciamiento de la Ficha Técnica de Seguimiento y Control. Clasifica la documentación de acuerdo con su procedencia y agrupaciones documentales identificadas.

Técnico en Gestión Documental.

Ficha Técnica de Seguimiento y Control actualizada

3 Ordenar los documentos por cada serie o agrupación documental.

Ordena los documentos teniendo en cuenta la establecida dentro de las series documentales de acuerdo con las características de cada una de ellas.


No Aplica.




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


¿Es un documento en soporte electrónico? SI: Continua con actividad 9. NO: Continua con actividad 4.

4 Ordenar unidades documentales.

Ordena, depura, elimina material metálico y almacenado dentro de cada unidad de conservación, de acuerdo con la Guía de Ordenación RAP-GU-001 y con el Plan de Ejecución del Proyecto de Acopio. Cuando se presente descarte documental se diligencia el acta de descarte documental RAP-FT-002 De acuerdo a la periodicidad establecida para el registro de la producción diligencia la planilla de control de producción, RAP-FT-009


Planilla de control de producción. RAP-FT-009 Inventario documental. RAP-FT-007 Acta de descarte documental. RAP-FT-002

5 Realizar control de calidad a la ordenación y clasificación.

Realiza control de calidad sobre las actividades de ordenación y clasificación que se hayan llevado a cabo, diligenciando la planilla de acuerdo con la Guía Control de Calidad RAP-GU-002. ¿La intervención física o electrónica es aprobada? SI: Continua con actividad 6. NO: Continua con actividad 4.


Planilla control de calidad. RAP-FT-003




PÁGINA 7 de 14

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


6 Foliar o paginar los documentos de la unidad de conservación.

Ejecuta las actividades de foliación o paginación de acuerdo a lo establecido en el Plan de Ejecución del Proyecto de Acopio, como se explica en la Guía de Paginación y Foliación RAP-GU-006. De acuerdo a la periodicidad establecida para el registro de la producción diligencia la planilla de control de producción, RAP-FT-009


Planilla de control de producción. RAP-FT-009

7 Realizar control de calidad a la foliación o paginación.

Realiza control de calidad sobre las actividades de foliación o paginación que se hayan llevado a cabo, diligenciando la planilla de control de calidad de acuerdo con la Guía Control de Calidad RAP-GU-002. ¿La foliación o paginación es aprobada? SI: Continua con actividad 8. NO: Continua con actividad 6.


Planilla de control de calidad. RAP-FT-003

8 Identificar unidades de conservación.

Genera los rótulos de identificación e identifica las unidades de conservación de acuerdo la Guía de Rotulación RAP-GU-003. Los datos de ubicación de la documentación física o virtual son competencia del proceso de “Servicios de Información de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica”. SAC-PO.


No Aplica.




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


9 Describir de forma básica.

Describe de acuerdo con el nivel establecido dentro del Plan de Ejecución del Proyecto de Acopio y la Guía de Descripción de Archivos RAP- GU -004, y verifica la correcta identificación de las unidades de conservación en el Sistema de Información establecido.


Planilla de control de producción. RAP-FT-009 Sistema de Información Documental. SIIF

10 Realizar control de calidad de la descripción.

Realiza control de calidad sobre la descripción que se haya realizado, diligenciando la planilla de control de calidad de acuerdo con la Guía Control de Calidad RAP- GU -002. ¿La descripción es aprobada? NO: Continua con actividad 9. SI: ¿Se requiere digitalizar la documentación?

SI: Continua con actividad 11. NO: Continua con actividad 12.



11 Digitalizar. Digitaliza el material siguiendo el tipo de soporte de acuerdo con la Guía de Digitalización RAP-GU -005.

Técnico en Digitalización No Aplica.

12 Asignar código único de identificación.

Asigna el código único que identifique el material físico o electrónico en el archivo. ¿La documentación se debe devolver al tenedor? SI: Continua con actividad 13. NO: Continua con actividad 14.


No Aplica.




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


13

Oficializar entrega al procedimiento de Acopio de Archivos de Derechos Humanos y Memoria Histórica.

Oficializa por medio de acta de entrega al procedimiento de Acopio de Archivos de Derechos Humanos y Memoria Histórica, los productos o resultados del procesamiento técnico de acuerdo con lo establecido en el Plan de Ejecución del Proyecto de Acopio.


Acta de entrega.

14

Oficializar entrega a Servicios de Información de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica.

Oficia por medio de acta de entrega al proceso de “Servicios de Información de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica”, los productos o resultados del procesamiento técnico de acuerdo con lo establecido en el Plan de Ejecución del Proyecto de Acopio. Se debe cotejar con un representante del proceso de Servicios de Información de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario la relación del inventario de catalogación contra el archivo digital resultado del procesamiento técnico de la documentación.


Acta de entrega.

15 Recibir solicitud de descripción avanzada.

Recibe del Subcomité de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos solicitud de descripción avanzada, la cual quedará registrada en el acta.






PÁGINA 10 de 14

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


16 Elaborar plan de trabajo. Elaborar plan de trabajo que detalle las actividades, el alcance y los recursos necesarios para la ejecución de la descripción avanzada sobre la documentación indicada.


Plan de trabajo de descripción avanzada.

17 Solicitar documentación para analizar contenidos

Solicita la documentación al proceso de Servicios de Información de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica mediante los controles que se tengan establecidos.

Técnico de Gestión Documental

No Aplica.

18

Describir la documentación de acuerdo al plan de trabajo.

Realiza la descripción avanzada con los parámetros indicados de acuerdo a lo establecido en el plan de trabajo. De acuerdo a la periodicidad establecida diligencia la planilla de control de producción, RAP-FT-009

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología. Profesional Historiador. Profesional Archivista.

Planilla de control de producción. RAP-FT-009 Sistema de Información Documental. SIIF

19 Realizar Control de Calidad de Descripción Avanzada.

Realiza control de calidad sobre la descripción que se haya realizado, diligenciando la planilla de control de calidad, RAP-FT-003, de acuerdo con la Guía Control de Calidad RAP- GU-002. ¿La descripción es aprobada? NO: Continua con actividad 18. SI: Continua con actividad 20.






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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


20

Verificar y complementar la Ficha Técnica de Seguimiento y Control.

Verifica y complementa la información contenida en la Ficha Técnica de Seguimiento y Control.


Ficha Técnica de Seguimiento y Control.

21 Devolver documentación analizada.

Oficia por medio de acta de entrega al proceso de “Servicios de Información de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica” los productos o resultados del procesamiento técnico de acuerdo con lo establecido en el Plan de Trabajo de Descripción Avanzada. Se debe cotejar con un representante del proceso de “Servicios de Información de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica”, la relación del inventario de catalogación, resultado del procesamiento técnico de la documentación.


No Aplica.




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8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma.




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7 Realizar control de calidad a la foliación o paginación.

Realiza control de calidad sobre las actividades de foliación o paginación que se hayan llevado a cabo, diligenciando la planilla de control de calidad de acuerdo con la Guía de Control de Calidad RAP- GU -002.

Por lote procesado.



10 Realizar control de calidad de descripción.

Realiza control de calidad sobre la descripción que se haya realizado, diligenciando la planilla control de calidad de acuerdo con la Guía Control de Calidad RAP- GU -002.

Por lote procesado.



19 Realizar control de calidad de descripción avanzada.

Realiza control de calidad sobre la descripción que se haya realizado, diligenciando la planilla control de calidad de acuerdo con la Guía Control de Calidad RAP- GU-002.

Por lote procesado.



20

Verificar y complementar la Ficha Técnica de Seguimiento y Control.

Verifica que se haya cumplido el plan y que haya registrado las actividades en su totalidad.

Por cada proyecto de intervención técnica




RAP-PR-003 Procedimiento Acopio de Colecciones de Archivos Humanos.

RAP-GU-001 Guía de Ordenación.

RAP-GU-002 Guía de Control de Calidad.

RAP-GU-003 Guía de Rotulación.

../RAP-PR-003%20Acopio%20de%20Colecciones/RAP-PR-003%20Acopio%20Colecciones.docx




PÁGINA 14 de 14


RAP-GU-004 Guía de Descripción de Archivos.

RAP-GU-005 Guía de Digitalización.

RAP- GU-006 Guía de Paginación y Foliación.

Documento Estructura de Metadatos, Prodygytek, 15 de Diciembre de 2013.

ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción. EXT

11. ANEXOS

No Aplica.







CÓDIGO RAP-PR-005

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO PROCESAMIENTO TÉCNICO Y ANÁLISIS DE CONTENIDOS DE

COLECCIONES DE DERECHOS HUMANOS Y MEMORIA HISTÓRICA. PÁGINA: 1 de 16


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Definir los criterios y desarrollar las actividades de organización, catalogación, digitalización, análisis de contenidos, ubicación del material bibliográfico, para ser puesto al servicio de los usuarios.

2. ALCANCE

Inicia desde la definición de los criterios de organización, catalogación y digitalización hasta la entrega de la documentación procesada técnicamente para ser puesta al servicio de los usuarios.



4. DEFINICIONES

ACOPIO DE ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS Y GRAVES VIOLACIONES AL DIH: Recopilación de archivos, valorados en contexto histórico, social, cultural y político, considerados de pertinencia para la conformación del Archivo de Derechos Humanos y graves violaciones al Derecho Internacional Humanitario con ocasión del conflicto armado interno en Colombia, a través del Centro Nacional de Memoria Histórica, haciendo uso de técnicas reprográficas, que garanticen la integridad de los fondos originales, con el fin de brindar testimonios para la reparación integral a las víctimas y fuentes documentales históricas para la construcción de la identidad cultural de la nación y la región, bajo preceptos de respeto por la autonomía institucional y la propiedad de los documentos a cargo de las organizaciones sociales y personas, así como de la integridad de la información seleccionada en perspectiva de no repetición de los hechos de violencia.1 ANÁLISIS DE CONTENIDO: Consiste en asignar uno o varios encabezamiento de materia o términos normalizados como una forma de expresar por medio de una palabra o frase el asunto específico que trata un documento.

1 Tomado de Documento Política Pública de Archivo de Derechos Humanos, Septiembre 11 de 2013, Versión Preliminar.

PROCEDIMIENTO PROCESAMIENTO TÉCNICO Y ANÁLISIS DE

CONTENIDOS DE COLECCIONES DE DERECHOS HUMANOS Y MEMORIA HISTÓRICA.


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4. DEFINICIONES

ARCHIVO DE DERECHOS HUMANOS: Agrupaciones documentales de diversas fechas y soportes materiales acumuladas por personas, organizaciones sociales y entidades públicas y privadas del orden nacional e internacional, las cuales testimonian y contribuyen a caracterizar hechos relativos al conflicto armado tales como: violaciones al DDHH y al DIH; acciones de exigibilidad y garantía de los DDHH; perpetradores de las violaciones de DDHH e infracciones al DIH y sus modus operandi; respuestas institucionales frente a violaciones a los DDHH y de las reclamaciones de reparación; impactos del conflicto en el contexto local, regional y nacional; y modos de vida, proyectos sociales y comunitarios, afectados por el conflicto armado interno en Colombia.2 CADENA DE CUSTODIA: Es un sistema que permite garantizar la autenticidad de los elementos físicos, y demostrar que se han aplicado para asegurar las condiciones de identidad, integridad, preservación, seguridad, continuidad y registro de los mismos, desde que inicia hasta que termina la cadena. CATALOGACIÓN: Consiste en la descripción documental y el análisis de contenido de los elementos y características especiales que identifican un documento o material bibliográfico, de acuerdo con un orden establecido con el fin de facilitar su identificación, ordenamiento y recuperación. CATÁLOGO: Listado de materiales bibliográficos con índices y características específicas que surge como resultado del proceso de catalogación. CENTRO DE DOCUMENTACIÓN: Unidad de información que reúne, gestiona y difunde la documentación de un área del conocimiento determinado o la producida por un organismo o institución a la que se circunscribe. Surge para hacer frente a la explosión documental, principalmente de contenido científico-técnico. Presenta similitudes con la biblioteca especializada y se caracteriza por profundizar algunas de sus funciones, en especial el análisis documental de contenido, para lograr una mejor recuperación de la información, utilizando las nuevas tecnologías de la información.3 COLECCIÓN: Conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna característica común sin tener en cuenta su procedencia. No debe confundirse con fondo.4 COPIA: Reproducción exacta de un documento.5

2 Tomado de Documento Política Pública de Archivo de Derechos Humanos, Septiembre 11 de 2013, Versión Preliminar 3 es.wikipedia.org/wiki/Centro_de_documentación 4 Consejo Internacional de Archivos ISAD G 2000 página 13 5 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación.


http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental

http://es.wikipedia.org/wiki/Conocimiento

http://es.wikipedia.org/wiki/Nuevas_tecnolog%C3%ADas_de_la_informaci%C3%B3n




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4. DEFINICIONES

DESCRIPTOR: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.6 DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.7 DOCUMENTO: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.8 DOCUMENTO BIBLIOGRÁFICO: Monografías, textos, revistas, colecciones, videos, tesis, conferencias, manuales, cintas magnetofónicas y en general todo aquel material cuyo contenido y características admitan referenciarlo. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.9 DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares10 DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos11

6 Ibídem. 7 Ibídem. 8 es.wikipedia.org/wiki/Documento 9 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.5. 10 Congreso de Colombia. Ley 527 de 2009. Artículo 2°. La definición de documento electrónico corresponde con la de Mensaje de Datos . 11 Colombia. Archivo General de la Nación (30 de octubre de 2001). Acuerdo N.º 060 - Archivo General de la Nación.







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4. DEFINICIONES

MATERIAL BIBLIOGRÁFICO: Es toda la documentación que se produce contando con la voluntad de una persona o que responde a unos intereses determinados y que conforman el acervo de una biblioteca o un centro de documentación. PROCESAMIENTO TÉCNICO: Serie de actividades que permiten identificar, conocer y referenciar un documento; incluye análisis, catalogación y referenciación sistemática de los documentos. REGISTRO DE CADENA DE CUSTODIA: Es la historia exhaustiva y documentada de cada traspaso y traslado del material físico, durante el desarrollo del proceso de cadena de custodia. Permite verificar la identidad, el estado y condiciones originales de los elementos físicos de prueba, así como las modificaciones realizadas a esto, establece la ruta seguida por dichos elementos; determina su lugar de permanencia y la persona responsable de la custodia en cada lapso del tiempo. SALVAGUARDA: Medidas excepcionales conservación, amparo y protección que se utilizan para reducir el riesgo de la afectación sobre la memoria documental. TESAURO: Vocabulario controlado y estructurado, constituido por términos (palabras) que se establecen entre sí relaciones semánticas: de equivalencia, jerárquicas y asociativas. Se trata de un instrumento de control de carácter terminológico que permite convertir el lenguaje natural de los documentos en un lenguaje controlado, ya que se representa de manera única el contenido de los documentos, con el objetivo de ayudar a la indización como a la recuperación de los documentos.

5. NORMAS LEGALES

Constitución Política de Colombia del 6 de Julio de 1991, artículos 8, 15, 71, 72, 74, 209 y 355.






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5. NORMAS LEGALES

Decreto 2609 del 20 de Diciembre de 2011. Reglamenta el Título V de la Ley 594 del 14 de julio de 2000

Decreto 4800 del 20 de Diciembre de 2011. Funciones del Centro Nacional de Memoria Histórica.


Decreto 2244 del 28 de Junio de 2011. Por el cual se adicionan unas funciones al Centro Nacional de Memoria Histórica.


Las características del material bibliográfico, los criterios de organización y catalogación deben estar definidas desde el Procedimiento RAP-PR-003 Acopio de Colecciones de Derechos Humanos y Memoria Histórica.

Para determinar las actividades de intervención a realizar sobre las colecciones de debe verificar previamente la existencia del material bibliográfico en el Centro de Documentación.

Los procesos técnicos de las colecciones se desarrollaran a partir de la articulación con el Líder del Proyecto de Acopio.

El nivel de catalogación desarrollada en este documento será la establecida en la Guía de Catalogación.RAP-GU-009.

Las actividades de escaneo se realizan conforme a las especificaciones que se establezcan en la metodología para la descripción y digitalización de archivos de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica.

El control de calidad debe realizarse sobre las etapas de organización, catalogación y digitalización de acuerdo con la Guía de Control de Calidad RAP-GU-002.

El análisis del contenido de la información requiere el uso de tesauros especializados en Derechos Humanos.

La catalogación del material bibliográfico se realizará bajo los siguientes lineamientos internacionales:




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o Catalogación descriptiva y analítica12

o Control de autoridades (preferiblemente)13

o Normas internacionales:

Marc 21 (Catalogación Legible por Maquina)14

Reglas de Catalogación Angloamericanas – RCAA15

Asignación temática normalizada utilizando “Lista de Encabezamientos de materias - LEMB”16

Sistema clasificación decimal Dewey

Herramienta para asignar clave de autor, Cutter-Sanborn: http://www.unforbi.com.ar/herramientas/cutter/index.php

Demás actualizaciones.



12 La catalogación Descriptiva, consiste en describir y relacionar una serie de elementos relevantes de un documento u obra. La catalogación Analítica es

analizar profundamente el contenido de un documento u obra, con el fin de poner a disposición de los usuarios el máximo de información. 13 Control de autoridades es un conjunto de encabezamientos de materias, títulos de serie, nombres de autores personales, corporativos, editores, entre otros,

y estos encabezamientos o autoridades son la clave de acceso a los catálogos para normalizar las entradas. 14 El formato MARC (Machine-Readable Cataloging, o sea Catalogación Legible por Maquina), son estándares para la representación y comunicación de

información bibliográfica y relacionada en forma legible por maquina... El formato MARC fue desarrollado para ayudar a las unidades de información en el

desarrollo, uso y mantenimiento de sus bases de datos. En: Byrne, DJ. Manual de MARC: Como interpretar y usar registros MARC. Grebyd. 2001 15 Las Reglas de Catalogación Angloamericanas, son un conjunto de reglas que se aplican a la descripción bibliográfica y que proveen la forma que deben

adoptar los encabezamientos, permiten determinar los puntos de acceso en un catálogo y brindan pautas para describir distintos tipos de documentos. 16 La Lista de Encabezamientos de Materia, constituye un lenguaje normalizado que cubre todas las áreas del conocimiento, conformado con principios

universalmente aceptados que permiten un control de vocabulario para analizar y recuperar información.

http://www.unforbi.com.ar/herramientas/cutter/index.php




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1 Definir criterios de

organización.

Para los casos en los cuales no se haya definido las características de la documentación, el Subcomité de la Dirección Archivo de Derechos Humanos propone si los

documentos corresponden a un fondo documental o colección y define los criterios de organización, catalogación, conservación,

digitalización, entre otros.

¿Es una colección? SI: Continua con actividad 2.

NO: Vaya al procedimiento “Procesamiento Técnico y Análisis de Contenidos de Archivos de Derechos Humanos y Memoria

Histórica”.


Acta de reunión del Subcomité de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos. SIP-FT-001 Ficha Técnica Seguimiento y Control.

2

Continuar el diligenciamiento de la Ficha Técnica de Seguimiento y Control, identificar y seleccionar los documentos por tipo de material o soporte.

Continua con el diligenciamiento de la Ficha Técnica de Seguimiento y Control. Identifica y selecciona los documentos acorde al tipo de material y/o soporte (bibliográfico, monográfico, hemerográfico, audiovisual, etc.) o colecciones documentales a la que pertenezcan.


No Aplica.

3 Ordenar los documentos dentro de la colección.

Realiza la ordenación definida en la Ficha Técnica de Seguimiento y Control (Numérica, Alfabética, Mixta). ¿La documentación necesita acciones de intervención?


No Aplica.




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


SI: Continua con actividad 4 NO: Continua con actividad 6

4 Desarrollar las acciones de intervención física o electrónica.

Desarrolla las actividades de intervención física o electrónica establecidas, aplicando las guías correspondientes: Guía de Ordenación RAP-GU-001, Guía de Paginación y Foliación RAP-GU-006, Guía de Conservación RAP-GU-007 y la Guía de Intervención Electrónica RAP-GU-008. Posteriormente reporta los avances en la periodicidad establecida por el líder del procedimiento para registrarlo en la planilla de control de producción, formato RAP-FT-009.


Planilla de control de producción. RAP-FT-009

5 Realizar control de calidad de intervención física o electrónica.

Realiza control de calidad sobre las actividades de intervención física o electrónica que se hayan llevado a cabo, diligenciando la planilla de control de calidad de acuerdo con la Guía Control de Calidad RAP-GU-002. ¿La intervención física o electrónica es aprobada? SI: Continua con actividad 6. NO: Continua con actividad 4.



6 Verificar la existencia del material.

Verifica en el Sistema de Información la existencia del material y el número de ejemplares para determinar si se incluye en el catálogo, o se remite para canje y/o donación. ¿El material se debe catalogar?

Profesional Universitario en Gestión Documental y/o Bibliotecología.

No Aplica.




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE



7 Catalogar de forma inicial.

Cataloga de acuerdo con la Guía de Catalogación RAP-GU-009. Técnico en Gestión Documental.

Registro de Catalogación en el Sistema de Información. SIIF

8 Realizar control de calidad de catalogación inicial.

Realiza control de calidad sobre la catalogación que se haya realizado diligenciando la planilla de control de calidad de acuerdo con la Guía Control de Calidad RAP-GU-002. ¿La catalogación es aprobada? NO: Continua con actividad 7. SI: ¿Se requiere digitalizar?




9 Digitalizar. Digitaliza el material de acuerdo con la Guía de Digitalización RAP-GU-005.

Técnico de Digitalización No Aplica.

10 Asignar código único de identificación.

Clasifica de acuerdo al soporte y asigna el código único que identifique la documentación física y electrónica en el Centro de Documentación.


No Aplica.

11 Rotular o etiquetar y ubicar en unidades de almacenamiento.

Rotula o etiqueta los documentos con los datos que permitan recuperar la ubicación final del material bibliográfico, y los almacena en la posición correspondiente.


No Aplica.




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


12

Actualizar el Sistema de Información con las condiciones de acceso y reserva

Actualiza el Sistema de Información incluyendo las características de acceso y reserva definidas en el acopio de colecciones.


Sistema de Información. SIIF

13 Actualizar la ficha técnica de intervención.

Registra en la ficha técnica los procesos desarrollados. ¿El material bibliográfico se debe devolver al tenedor? SI: Continua con actividad 14. NO: Continua con actividad 15.


No Aplica.

14

Informar y entregar al procedimiento de Acopio de Colecciones de Derechos Humanos y Memoria Histórica.

Informa al procedimiento de Acopio de Colecciones de Derechos Humanos y Memoria Histórica, a través de correo electrónico, la entrega de la documentación. Se oficia por medio de acta la entrega. Se debe cotejar la documentación física o digital con la relación del inventario de material bibliográfico. En caso de encontrar inconsistencias se deben realizar las correcciones correspondientes.



15

Informar y entregar al proceso de Servicios de Información de Archivos y Colecciones de

Oficiar por medio de acta de entrega al proceso de “Servicios de Información de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica” los productos o resultados del procesamiento técnico.


Acta de entrega.




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica

Se debe cotejar con un representante del proceso de Servicios de Información de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica, la relación del inventario de material bibliográfico, resultado del procesamiento técnico de la documentación. De acuerdo a las estadísticas de la demanda de la información generada en el proceso de Servicios de Información de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica, se identifica la necesidad de realizar una solicitud de catalogación avanzada de la documentación requerida. ¿Se requiere realizar una catalogación avanzada? SI: Continua con actividad 16. NO: Fin.

16

Oficializar entrega a Servicios de Información de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos, Derecho Internacional

Oficiar por medio de acta de entrega al proceso de “Servicios de Información de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica” los productos o resultados del procesamiento técnico de acuerdo con lo establecido en el Plan de Acopio.

Profesional Universitario Experto en Gestión Documental y/o Bibliotecología.

Acta de entrega




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Humanitario y Memoria Histórica

Se debe cotejar con un representante del proceso de Servicios de Información de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica la relación del inventario de catalogación, resultado del procesamiento técnico de la documentación. De acuerdo a las estadísticas de la demanda de la información generada en el proceso de Servicios de Información de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica, se identifica la necesidad de realizar una solicitud de catalogación avanzada de la documentación requerida. ¿Se requiere realizar una catalogación avanzada? SI: Continua con actividad 17. NO: Fin.

17 Recibir solicitud de catalogación avanzada.

Recibe del Subcomité de la Dirección de Archivo de Derechos Humanos solicitud de catalogación avanzada la cual quedará registrada en el acta de reunión.






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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


18 Elaborar plan de trabajo Elabora plan de trabajo que detalle las actividades, el alcance y los recursos necesarios para la ejecución de la catalogación avanzada sobre la documentación indicada.

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología. Profesional Especializado Líder Proyecto de Acopio.

Plan de trabajo catalogación avanzada.

19 Solicitar documentación para analizar contenidos

Solicita la documentación al proceso de Servicios de información de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica mediante los controles que se tengan establecidos.


No Aplica.

20

Catalogar y verificar código de la documetación de acuerdo al plan de trabajo.

Realiza la catalogación avanzada y verifica la correcta asignación del código con los parámetros indicados de acuerdo a lo establecido en el plan de trabajo. De acuerdo a la periodicidad establecida para el registro de la producción diligencia la planilla de control de producción formato RAP-FT-009.

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología. Profesional Historiador. Profesional Archivista.

Planillas de control de producción. RAP-FT-009 Sistema de Información Documental. SIIF

21

Realizar control de calidad de catalogación avanzada.

Realiza control de calidad sobre la catalogación que se haya realizado, diligenciando la planilla de control de calidad, RAP-FT-003, de acuerdo con la Guía Control de Calidad RAP-IN-0002. ¿La catalogación es aprobada? NO: Continua con actividad 20.






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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


SI: Continua con actividad 22

22

Verificar y complementar la Ficha Tecnica de Seguimiento y Control.

Verifica y complementa la información contenida en la Ficha Técnica de Seguimiento y Control.



23 Devolver documentación analizada.

Entrega por medio de acta de entrega al proceso de “Servicios de Información de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica” los productos o resultados del procesamiento técnico de acuerdo con lo establecido en el Plan de Catalogación Avanzada. Se debe cotejar con un representante del proceso de Servicios de Información de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica la relación del inventario de catalogación, resultado del procesamiento técnico de la documentación.

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología. Técnico de Gestión Documental.

Acta de entrega.




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8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma.



5 Realizar control de calidad intervención física o electrónica.

Aplica la planilla control de calidad, formato RAP-FT-003, donde verifica los atributos establecidos, y se determina si continúa con las actividades posteriores o se devuelve para la corrección respectiva.

Por lote procesado.



8 Realizar control de calidad de catalogación.

Aplica la planilla control de calidad, formato RAP-FT-003, donde verifica los parámetros establecidos, y se determina si continúa con las actividades posteriores o se devuelve para la corrección respectiva.

Por lote procesado.



20 Realizar control de calidad de catalogación avanzada.

Realiza control de calidad sobre la catalogación que se haya realizado, diligenciando la planilla control de calidad, formato RAP-FT-003, de acuerdo con la Guía Control de Calidad RAP-GU-002.

Por lote procesado.



21

Verificar y complementar la Ficha Tecnica de Seguimiento y Control.

Verifica que se haya cumplido el plan y que haya registrado las actividades en su totalidad.

Por cada proyecto de intervención técnica






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RAP-PR-003 Procedimiento Acopio de Colecciones de Derechos Humanos y Memoria Histórica

RAP-GU-001 Guía de Ordenación.

RAP-GU-002 Guía de Control de Calidad.

RAP-GU-005 Guía de Digitalización.

RAP-GU-006 Guía de Paginación y Foliación.

RAP-GU-007 Guía de Conservación.

RAP-GU-008 Guía de Intervención Electrónica.

RAP-GU-009 Guía de Catalogación.

Estándar para Catalogación Formato MARC21. EXT

11. ANEXOS

No Aplica.




No Aplica. Elaboración de documentos DD/MM/AAAA 001

registro especial de archivos, acopio y cÓdigo proceso procesamiento … · procesamiento tÉcnico...

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