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COLOMBIANA DE SALUD S.A. CDS ICI 4 -01

ISNTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE LA

AUDITORIA CONCURRENTE EN EL SISTEMA

INTEGR@ARS

Revisión 00 Diciembre 2008

REGISTRO AUDITORIA CONCURRENTE EN EL SISTEMA INTEGR@ARS

De acuerdo a la normatividad vigente del sistema general de seguridad social en salud, las IPS se encuentran en la obligación de reportar las urgencias que se presenten en las instituciones 24 horas máximo después de presentado el evento, para lo cual la Central de Información y Atención al Usuario ha asignado un funcionario con disponibilidad las 24 horas del día los 7 días de la semana quien recibe vía telefónica el reporte al número celular 3012209295 y genera el código de autorización para la IPS. Es de vital importancia contar con la información relacionada a la auditoria concurrente para realizar la autorización de los servicios generados de la hospitalización, urgencia o remisión que sea necesaria, por lo tanto el aplicativo Integr@Ars cuenta con un modulo que permite el registro y la consulta en tiempo real. Reporte de Urgencias. Una vez haya sido reportada la urgencia por parte de la IPS el funcionario de disponibilidad de la C.I.A.U. debe generar una autorización con el servicio de consulta de urgencias y tipo de orden INTERNACIÓN. Si el usuario es hospitalizado se deberá comenzar a realizar el registro de la concurrencia y adicionar servicios que el auditor y el prestador crea pertinentes, teniendo en cuenta las indicaciones dadas en el manual del usuario de Integr@. Si el usuario solo ingresa por urgencias y se le es dado el egreso antes de las 6 horas sin necesidad de registrar ninguna concurrencia, el sistema automáticamente cerrará las auditorias que se encuentren abiertas luego de cinco días y que no se encuentren con registros. Reporte de Remisión. Cuando una IPS solicita la remisión de un paciente a la C.I.A.U. es necesario que el funcionario de disponibilidad lo registre en el modulo del “Centro Regulador” dicha información con cada una de las acciones y contactos realizados.




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Reporte de Hospitalización. Cuando la IPS reporta un paciente hospitalizado, se identifica un usuario por medio del censo hospitalario o al momento de realizar la auditoria se identifica un usuario que no ha sido reportado con la urgencia; el funcionario que tiene disponibilidad debe generar la autorización con el servicio de habitación bipersonal, con tipo de orden internación y con cantidad de dos días; así como los demás datos correspondientes a la autorización para que se pueda comenzar a realizar la auditoria pertinente.

OBSERVACIONES: • La auditoría concurrente realizada por los auditores deberá corresponder a toda

la zona de influencia que corresponda la sede. • La concurrencia debe ser diaria vía presencial o telefónica. • Si en el momento de realizar la concurrencia no ha sido reportado el evento a la

CIAU y el usuario no se encuentra en el informe de auditoría presencial que registra el sistema, se debe informar al prestador que debe reportar de manera inmediata el evento a la Central para evitar glosas de cuentas médicas, por no tener el número de autorización correspondiente.

• Los informes de auditoría concurrente se deben consultar por el sistema de información Integr@Ars para dar continuidad al servicio e identificar los servicios que son necesario autorizar.

• Los servicios autorizados que se registran en el sistema son aquellos que tienen un costo significativo y que necesitan autorización para ser prestados.

• Semanalmente la oficina de calidad realizará revisión de los eventos registrados y las auditorias pendientes por cerrar y por registrar teniendo en cuenta el censo diario de la CIAU.




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MANUAL DEL USUARIO APLICATIVO INTEGR@RED ENTREGADO POR QUALITY DATA

Auditoria Presencial

Este módulo permite realizar un registro completo de las actividades realizadas a un afiliado durante una atención hospitalaria. La auditoria presencial se realiza a las ordenes generadas por urgencias o por internación.

Se puede registrar los procedimientos que se le realizaron al paciente, los medicamentos que se le suministraron, los materiales medico-quirúrgico y hospitalarios que se utilizaron durante la estancia, que profesionales atendieron el caso y glosar lo que no considere pertinente. Además el módulo genera un informe final con todos lo datos de la auditoria realizada.

Para entrar al proceso de Auditoria Presencial es necesario Seleccionar el GRUPO PRESTACIÓN del marco izquierdo, luego se despliega un subgrupo de opciones en la cual debe elegir Auditoria Presencial y dar “click”, para que el sistema muestre el menú de Auditoria Presencial.

En esta ventana el sistema nos muestra dos opciones a las que tenemos acceso en este módulo, los cuales son:

Utilice el icono para realizar consultas personalizadas de afiliado. Las consultas se realizan en una nueva ventana.

Utilice el icono para poder ver la pagina de Informes de Contratación con IPS

Utilice el icono para poder ver la pagina de Consulta de Autorizaciones.

Utilice el icono para poder ver la pagina Informes – Centro Regulador.

3.1 Auditoria Presencial




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Permite registrar toda la información de las actividades realizadas por la auditoria: procedimientos prestados, medicamentos e insumos, materiales, profesionales y glosas de pertinencia.

Para comenzar el proceso el usuario debe dar “click” en esta opción y el sistema muestra una pantalla en la cual solicita el número de autorización que genero la estancia a la cual se le realizará la auditoria.

El sistema inicialmente verifica si el número de orden existe y está habilitada para auditoria presencial, al digitar un número de orden inexistente el sistema genera un mensaje informándolo.

Solo se puede realizar Auditoria Presencial a las órdenes generadas desde el Centro Regulador o las realizadas por el módulo de Autorización con FUENTE INTERNACION. Al digitar el número de una orden que no cumpla con los requisitos enunciados anteriormente el sistema alerta al usuario que dicha orden no se encuentra disponible para Auditoria Presencial.

Si el número de orden digitado es correcto y esta disponible para Auditoria Presencial, el sistema despliega una pantalla en la cual muestra los datos del afiliado y de la orden.




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BOTON AUDITORIA

Para iniciar la auditoria presencial se debe hacer “click” en el botón

y el sistema despliega una barra botones, con los cuales se realiza el registro de la auditoria.

BARRA DE BOTONES

BOTONES INFERIORES




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Esta opción permite registrar los datos de la atención, al dar “click” en este botón se muestra la pantalla para digitar los datos del tipo de atención.

LISTA DESPLEGABLE ATENCION

En este formulario se debe seleccionar el tipo de atención que se le prestó al paciente, la fecha de ingreso, la fecha de egreso, el diagnostico de ingreso el diagnostico de egreso y observaciones si se tienen.

El tipo de atención se selecciona en la lista desplegable ATENCIÓN.

Cuando se inicia el proceso y no se tiene ningún tipo de atención registrado los demás controles del pantallazo se encuentran inactivos, una vez se selecciona

un tipo de atención se activan lo botones y CERRAR AUDITORIA. El diligenciamiento del formato es muy sencillo, solo se debe completar la información solicitada y dar “click” en el botón

.

El sistema permite digitar la información de manera parcial, el usuario puede registrar inicialmente los datos del paciente y una vez se le de salida registrar los datos del egreso.

Esta opción permite registrar todos los procedimientos que se le realizaron al paciente especificando la forma del acto quirúrgico cuando aplique, la cantidad, el costo y las observaciones.

Para las órdenes por internación el sistema muestra el servicio o los servicios que fueron autorizados en la orden.




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Para adicionar un servicio o procedimiento primero se identifica el servicio que se quiere agregar, se puede buscar por el código o por el nombre, si el usuario conoce el código del servicio puede digitarlo en el cuadro Código

Procedimiento, dar “click” en el botón y seleccionar el respectivo procedimiento de la lista Procedimiento; si el usuario no conoce la codificación debe digitar una cadena de texto con la que pueda identificar el procedimiento en el cuadro Texto de Procedimiento dar “click” en el botón

, desplegar la lista Selección de servicios y seleccionar el servicio indicado.

Después de que se tiene seleccionado el procedimiento si este es quirúrgico se debe seleccionar la forma del acto quirúrgico en la lista desplegable FORMA ACTO Qx si no es quirúrgico se deja en NO APLICA.

Otros datos en el formulario son la cantidad del procedimiento la cual se debe digitar en el cuadro de texto CANTIDAD, la lista desplegable ALTO COSTO si aplica el paciente como de alto costo, la previsión correspondiente en el cuadro de texto PROVISIÓN, el detalle de cada provisión en la lista desplegable DETALLE PROVISIÓN y las observaciones.

Una vez diligenciado el formato completamente el usuario debe dar “click” en

el botón para que el sistema registre el nuevo




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procedimiento. Si faltan datos en el formulario y el usuario da “click” en el

botón el sistema retorna un mensaje de alerta indicando que campo falta por digitar.

LISTA

PROCEDIMIENTOS REGISTRADOS

Cada vez que agrega un nuevo procedimiento, éste se va mostrando en la pantalla (LISTA PROCEDIMIENTOS REGISTRADOS)

Para actualizar o borrar un procedimiento simplemente se debe seleccionar de la lista desplegable NUEVO PROCEDIMIENTO >>, el procedimiento que se quiere borrar o actualizar, actualizarle los datos deseados si es el caso y dar

“click” en el botón ó según actividad a realizar.

Esta opción permite registrar el material ortopédico que fue suministrado al paciente durante su estancia, indicando si el material entregado al paciente es retornable o no, es decir, si es entregado calidad de préstamo o permanente.




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LISTA DESPLEGABLE MATERIALES

Para adicionar un registro de material se debe escribir en el cuadro de texto MATERIAL el nombre del material suministrado, luego en el cuadro de texto VALOR digitar el costo de dicho material, especificar si es retornable o no, seleccionando en la lista desplegable RETORNABLE (SI ó NO), y registrar observación cuando aplique en el cuadro de texto OBSERVACIONES y

finalizar haciendo “click” en el botón .

Si faltan datos en el formulario y el usuario da “click” en el botón

el sistema despliega un mensaje de alerta indicando que campo falta por digitar.

Para actualizar o borrar un registro de material simplemente se debe seleccionar de la lista desplegable MATERIALES, el material que se quiere borrar o actualizar, actualizarle los datos deseados si es actualización y dar

“click” en el botón ó según la actividad a realizar.

Esta opción permite registrar los profesionales que participaron en la atención al paciente.




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Para adicionar un registro de profesional se debe digitar los apellidos, nombres, cargo y si las hay las observaciones del profesional, luego de haber digitado la información solicitada por el sistema se debe hacer “click” en el

botón .

LISTA DESPLEGABLE MEDICOS

Para actualizar o borrar un profesional simplemente se debe seleccionar de la lista desplegable MEDICOS, el profesional que se quiere borrar o actualizar, actualizarle los datos deseados si es actualización y dar “click” en el botón

ó según la actividad a realizar.

Al realizar la selección del profesional se habilita la opción de NUEVO REGISTRO DE OBSERVACION. Seleccione el registro correspondiente de la lista desplegable FECHA REGISTRO para actualizar los datos. Si no existen y desea agregar datos de observación seleccione la fecha y la observación y haga click en el botón REG NUEVA OBSERVACION.




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LISTA DESPLEGABLE PROCEDIMIENTOS

COSTO EVITABLE

Para actualizarle a un procedimiento un costo evitable debe seleccionar de la lista desplegable PROCEDIMIENTOS COSTO EVITABLE el procedimiento correspondiente; al escoger el procedimiento el sistema automáticamente trae el valor evitable y las observaciones anexas a dicho procedimiento. Realice las

correcciones respectivas y haga “click” en el botón . Para un nuevo procedimiento con costo evitable debe realizar la búsqueda del procedimiento, ya sea por su código o por su nombre y hacer “click” en el botón >>. Luego seleccione de la lista desplegable el OTRO PROCEDIMIENTO. Complete la información devalor evitable y las

observaciones ya haga “click” en el botón . El nuevo procedimiento con costo evitable quedará registrado y aparecerá en la pantalla.

Esta opción permite registrar la evaluación de la atención que recibió el paciente por parte IPS; los ítems de evaluación son dadas en la lista desplegable MOTIVO EVALUACION.




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LISTA DESPLEGABLE MOTIVO EVALUACION

Luego de seleccionar el aspecto a evaluar se debe dar como una calificación a esa atención, la cual se debe seleccionar de la lista desplegable VALOR MOTIVO EVALUACION

Cuando se requiera el usuario puede escribir algunas observaciones sobre lo evaluado en el cuadro de texto OBSERVACIONES.

Para registrar la evaluación la el usuario debe hacer “click” en el botón

.

Para actualizar o borrar una evaluación se debe seleccionar de la lista desplegable MOTIVO EVALUACION, la evaluación que se quiere borrar o actualizar, actualizarle los datos deseados si es actualización hacer “click” en el

botón ó según la actividad a realizar.

Esta opción genera un informe de las actividades de auditoria que se han realizado.

Este informe se puede imprimir haciendo “click” en el icono imprimir que este en el informe que se encuentra en la parte superior derecha del informe, para volver a la pantalla inicial de la auditoria se debe dar “click” en el botó << ubicado en la parte superior derecha y otro en la parte inferior izquierda.

CERRAR AUDITORIA




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Para indicarle al sistema que se ha finalizado las actividades de auditoria presencial para un evento de hospitalización a un paciente, se debe cerrar el proceso de Auditoria, para lo cual se debe ingresar por la opción ATENCIÓN de la barra de botones.

BOTON

CERRAR AUDITORIA

El botón CERRAR AUDITORIA solo esta activo cuando en el proceso de auditoria se ha registrado por completo los datos de la atención (datos de ingreso y de egreso) y los procedimientos; el usuario al hacer “click” en este botón, el sistema muestra un mensaje verificando si se desea cerrar la Auditoria.

Si el usuario da “click” en el botón YES el sistema cierra la auditoria y genera el informe definitivo de la misma.

Al cerrar la auditoria solo queda activa la opción del informe.




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Botones Inferiores

El botón permite generar el informe de Centro Regulador, el cual incluye los datos del contacto y las acciones realizadas para la remisión de la urgencia.




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El botón retorna a la pantalla inicial de la auditoria presencial, en el que el sistema solicita el numero de la autorización.

El botón retorna al menú principal de auditoria presencial.

El botón lleva a la pantalla principal de Informes de Auditoria Presencial.

3.2 Informes De Auditoria Presencial

Al dar “click” en esta opción el sistema muestra un menú con los diferentes informes:




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3.2.1 Ordenes Habilitadas Para Auditoria Presencial

Este informe muestra el estado de todas las ordenes a las que se les puede realizar auditoria presencial, agrupadas por fuente de la orden. Al hacer “click” en esta opción el sistema solicita el rango de fechas en que se quiere consultar la información.

El sistema por defecto coloca el rango del día actual, el usuario debe digitar la

fecha inicio y la fecha final , y dar “click” en el botón (la tecla ENTER realiza la misma función). La consulta se realiza por la fecha de solicitud de la orden.

La aplicación genera el informe agrupando los datos según fuente de la orden, y discrimina cuantas ordenes están Pendientes para auditoria presencial, cuantas están en estado de registro y cuantas ya están cerradas. El usuario puede hacer “click” en cada cantidad mostrada y ver el detallado de esa información.




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El botón retorna al menú de informes de Auditoria Presencial.

3.2.2 Auditoria Presencial por IPS Asignada

Este informe muestra la relación de las IPS a las que se han asignado órdenes que pueden ser sujetas a Auditoria Presencial. Al hacer “click” en esta opción el sistema solicita el rango de fechas en que se quiere conocer la información.

El sistema por default coloca el rango del día actual, el usuario debe digitar la

fecha inicio y la fecha final, y dar “click” en el botón (la tecla ENTER realiza la misma función). La consulta se realiza por la fecha de solicitud de la orden.




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La aplicación genera el informe agrupando los datos según la IPS asignada y discrimina cuantas órdenes están Pendientes para auditoria presencial, cuantas están en estado de registro y cuantas ya están cerradas; y cada una de estos tipos de ordenes, se discrimina en Urgencia o Internación. El usuario puede hacer “click” en cada cantidad mostrada y ver el detallado de esa información.

El botón no s regresa a la pantalla de Auditoria Presencial.

3.2.3 Actividades Realizadas de Auditoria Presencial

Este informe muestra la relación de las actividades de auditoria presencial que se han realizado por el sistema, es decir a las ordenes que ya se les inicio el proceso (en registro) o a las ordenes que ya se les finalizó el proceso (cerradas). Al hacer “click” en esta opción el sistema solicita el rango de fechas en que se quiere conocer la información.




INTEGR@ARS


El sistema por defecto coloca el rango del día actual, el usuario debe digitar la

fecha inicio y la fecha final, y dar “click” en el botón (la tecla ENTER realiza la misma función).

La aplicación genera el informe agrupando los datos según fuente de la orden, y discrimina cuantas órdenes están en estado de registro y cuantas ordenes están cerradas. El usuario puede hacer “click” en cada cantidad mostrada y ver el detallado de esa información.

El botón no s regresa a la pantalla de Auditoria Presencial.

3.2.4 Costos Evitables por IPS Asignada

Este informe muestra la relación de las IPS a las cuales se asignaron ordenes de auditoria presencial con costos evitables.

Al seleccionar esta opción el sistema solicita el rango de fechas en que se

quiere conocer la información. Haga “click” en el botón para ver el informe.

LINK COSTO

EVITABLE

Para ver el detalle de la IPS haga “click” sobre el Link COSTO EVITABLE. Se despliega la siguiente pantalla:

LINK ORDEN

Si quiere ver el informe de impresión de la orden haga “click” sobre el LINK ORDEN. Para regresar a la pantalla inmediatamente anterior haga “click”

sobre el botón .

El botón retorna al menú de Informes de Auditoria Presencial.

1.2 Revesar Cierre Auditoria Presencial La pantalla de Datos nos permite reversar la auditoria presencial realizada a una orden de servicio.

Los Componentes de esta pantalla son:

: Número de la Orden de Servicios.

Al ingresar el número de orden, se debe oprimir el botón para generar la pantalla de datos:

Una orden de servicio que se encuentre en estado AUDITORIA CERRADA [Orden Paga = S] o ANULADA [Orden Paga = N] no se puede reversar, y el

botón se muestra deshabilitado. Si el botón se encuentra habilitado se oprime y la auditoria presencial se reversa, para la orden indicada. 1.4 Pasar Orden Urgencias Y/O Auditoria Presencial La pantalla de Datos nos permite poner disponible las ordenes de servicio para auditoria presencial.

Los Componentes de esta pantalla son:

: Número de la Orden de Servicios.

Al ingresar el número de orden, se debe oprimir el botón para generar la pantalla de datos:

En esta pantalla encontramos el botón nos permite poner disponible las órdenes de servicio para auditoria presencial, generando el mensaje:

Si se desea volver a la pantalla de Pasar Orden De Urgencias o Auditoria

Presencial, se debe oprimir el botón y si desea ir al menú de Administración de Prestación, se debe oprimir el botón

.

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