Redes sociales corporativas

como apoyo a la comunicación

y gestión del conocimiento

dentro de la empresa

J. Carlos López Ardao

Director Depto. Enxeñería Telemática

Director Inv. e Innovación SocialWire Labs

Universidade de Vigo

Cambio radical en las relaciones

y en la comunicación

Las redes sociales y la Web 2.0 están suponiendo un cambio radical en la forma en que nos comunicamos y relacionamos

Es una realidad que se está expandiendo a todas las edades y ámbitos socio-económicos

El trabajo interno dentro de una empresa es, esencialmente, comunicación y relación

El objetivo es aprovechar el enorme potencial de esta tecnología para mejorar la comunicación, la organización del trabajo, el trabajo en grupo y la gestión del conocimiento dentro de una empresa

Echemos un vistazo al reciente artículo publicado en Expansión Los 5 mitos de las Redes Sociales Corporativas

El gran potencial de las redes

sociales corporativas

Según un estudio de McKinsey (Capturing Business valuewith social techonologies) las empresas aún se encuentran muy lejos de haber sabido explotar todo el valor potencial que les pueden aportar las nuevas tecnologías sociales◦ Muchas han puesto su foco en la parte externa, como canal de

conexión con los consumidores

◦ Pero pocas empresas están visualizando un papel mucho más importante, a nivel interno, relacionado con el aumento de la productividad, la colaboración y el compromiso de los empleados.

◦ Según Gartner, las empresas que integren redes sociales internas, como nuevos canales para comunicarse y colaborar, aumentarán la productividad de los empleados hasta un 25%

En el citado artículo de Expansión se habla de los 5 Mitos de los CEOs y Directivos ante las Redes Sociales Corporativas

1.- No necesitamos un "Facebook"

para los empleados

La palabra "social" y el parecido visual con un "Facebook" de las plataformas de software para Redes Sociales Corporativas han confundido.

Y nada más lejos de la realidad,

◦ Los documentos, conversaciones y temas que se comparten y comentan son del día a día laboral: el proyecto en marcha, actividades relacionadas con el negocio, documentos y enlaces, logros conseguidos, ideas, respuestas a consultas entre colegas y equipos de otras oficinas, países, etc.

2.- Las Redes Sociales son sólo para los

jóvenes, no funcionará con los empleados

más experimentados y de más edad

Es cierto que los grupos de edad más activos

en redes sociales están entre 15 y 35 años,

pero últimamente los usuarios de más de 55

años están creciendo en Facebook y otras

redes similares.

Una buena prueba de las ventajas que puede

aportar es precisamente que la gente con

más recorrido y conocimiento en la empresa

comparta su experiencia con el resto de

compañeros en una red social interna

3.-Ya tenemos el correo electrónico

para comunicarnos y colaborar Según Forrester y Gartner, los empleados destinan

diariamente un 28% del tiempo en leer, escribir y responder e-mails (13 horas a la semana), un 15% y un 30% del tiempo a buscar información y conocimiento necesario para hacer su trabajo, y el 71% afirma que es más fácil localizarlo en Internet que en los propios sistemas internos.

Con el correo electrónico la comunicación es de "uno-a-uno" o de "uno-a-varios" y una gran cantidad de la información de valor de la empresa se queda encerrada y estancada en las bandejas de entrada de correo

Por el contrario, con las Redes Sociales Corporativas la comunicación se convierte en una nueva forma de contenido, fácil de compartir, sincronizar y elaborar de forma co-creativa y colaborativa.

El conocimiento fluye de "muchos-a-muchos", se puede localizar con mayor facilidad sin tener que pensar en cómo y dónde encontrarlo, y además permite identificar a los expertos sobre diversos temas.

4.- No son plataformas seguras

Hay miedo a que la información de la compañía pueda verse comprometida, se pierda, se roben archivos, se compartan temas confidenciales, no sea posible cumplir las normativas...

El uso de comunicaciones cifradas con la plataforma (HTTPS), y que ésta sea privada y gestionada íntegramente por la empresa garantiza la privacidad

La posibilidad de usar distintos permisos de acceso para los recursos y de crear, según interese, diferentes tipologías de grupos abiertos, cerrados, privados, públicos, permite limitar el compartir temas o documentos en función del grado de confidencialidad o competencia del tema

5. Esto va de una nueva herramienta tecnológica

y de una campaña de comunicación interna

El reto no es tecnológico, es de gestión del cambio, de adaptar a los equipos a trabajar de una forma más colaborativa e innovadora, de potenciar el compartir y la co-creación.

La red social corporativa ayudará en este proceso, pero será el medio que lo facilite, no la solución. No es un proceso automático, no hay milagros y cada organización requerirá su tiempo

Es necesaria una estrategia, un plan de ejecución, una pequeña formación inicial y, sobre todo, dinamización, e implicación en el proceso de la Dirección y de los Mandos Intermedios.

¿Hacia dónde vamos?

Según todas las consultoras más

importantes del mundo, las Redes Sociales

Corporativas no tienen marcha atrás

◦ Gartner: "En el 2014 el 20% de las

organizaciones las tendrán como 1ª

herramienta de comunicación"

◦ McKinsey: "La mitad de las organizaciones

aumentará sus inversiones en entornos

corporativos los próximos años"

◦ Forrester: "Crecerán a un ritmo del 61%

anual hasta el 2016"

Aspectos destacables en la Red

Social Corporativa

Cada usuario posee un perfil configurables (información de contacto y relevante al trabajo y la empresa)

Contactos: El objetivo es estar más cerca (seguimiento de actividad, comunicación, compartición de recursos, etc.) de algunos miembros seleccionados

Creación de grupos: Cualquiera puede crear un grupo: intereses comunes, proyectos, comisiones, grupos de trabajo, etc.

Permisos de acceso: Se puede decidir quien pude ver cada uno de los objetos o recursos que uno decide compartir, subir, publicar, etc.: privado, grupos, contactos, círculos de contactos, público, usuarios logueados, etc.

Notificaciones: Podemos configurar cuando deseamos ser notificados por e-mail de la actividad de la red social: actividad en grupos, actividad de contactos, menciones, actividad sobre nuestros contenidos, suscripciones

Problema habitual: El e-mail para todo

a) Conversaciones y discusiones

b) Intercambio de versiones de un documento colaborativo

c) Envío de enlaces interesantes

d) Gestión documental

e) Dudas, preguntas, solicitud de ayuda

f) Concertar reuniones

g) Realizar una consulta o encuesta a muchos

h) Lluvia de ideas

i) Toma de decisiones: Propuestas y votación

j) Trabajo en grupo

Comunicación interna

El e-mail es una excelente herramienta de

comunicación pero no está pensada para

discutir, debatir, es decir, para crear hilos de

conversación

Mucho mejor:

◦ Uso de un microblog (muro) global o de grupo

◦ Uso de foros en grupos (un hilo por tema) o

comentarios sobre objetos (archivos, imágenes,

vídeos, etc.):

Notificación cuando hay respuestas o comentarios nuevos

Las discusiones quedan adecuadamente guardadas por hilos

en los distintos grupos, y los comentarios junto al objeto

relacionado, para su posterior revisión o búsqueda

Creación documentos colaborativos

El e-mail no debe usarse para el intercambio de múltiples versiones de un archivos editado por varias personas

Mucho mejor:◦ Uso de wikis o blogs:

Las wikis permite múltiples editores (creador decide quien puede ver y quien puede editar) y poseen histórico de versiones

Los blogs son una colección cronológica de documentos, artículos, pensamientos, etc. (cada documento es de un único autor)

Son páginas con enlaces

Tras terminación Copiar y pegar o exportar en PDF

◦ En caso de documento complejo, uso de repositorio de archivos: Se pueden subir distintas versiones a un lugar común centralizado

Se pueden hacer comentarios sobre el propio archivo

Recolección de recursos

Biblioteca de enlaces

Es bastante habitual hallar un recurso o artículo interesante en Internet, opcionalmente guardarlo en favoritos, y enviar por e-mail su enlace a un grupo de usuarios

Mucho mejor:

◦ Guardar enlaces en los grupos adecuados, o enviarlos a través de la plataforma permite una gestión del conocimiento explícito mucho más eficiente Social Bookmarking y Social Content Curation son esenciales en la actualidad

◦ Imprescindible usar botón de mercadores o bookmarklet

Tras pulsar en una página sobre el botón de marcadores, se

abre una ventana que nos permite guardarla y compartirla

rápidamente

Gestión documental

La gestión documental se refiere al almacenamiento y clasificación adecuados de los documentos de interés general en la empresa◦ Una opción es el uso de plataformas especializadas

◦ Pero en muchas empresas residen en alguna carpeta compartida, en algunas carpetas privadas de ciertos usuarios o en las bandejas de entrada del correo

Mucho mejor:◦ Haciendo uso de un repositorio de archivos en la red

social corporativa Clasificación: Carpetas, etiquetas

Conversación integrada mediante comentarios

Visores y reproductores integrados para imágenes, audio, vídeos y los tipos de documentos más habituales (PPT, PDF, Word, etc.)

◦ Una red social corporativa puede aprovecharse para ser una atractiva y simple solución informal a la gestión documental

Dudas, preguntas, solicitud de ayuda

Ante una duda o pregunta, si no sabemos

quien pueda resolverla, es habitual preguntar

por e-mail (a un grupo de remitentes, o a

todos!)

Mucho mejor:

◦ Sistema de preguntas y respuestas

Respuestas disponibles para todo el mundo: búsqueda,

clasificación, popularidad preguntas y respuestas

Meritocracia: Popularidad de los que responden

Identificación de expertos

Gestión del conocimiento tácito Aprendizaje informal

know-who cobra relevancia frente a know-how

¿Otros muchos usos del e-mail?

a) Concertar reuniones

b) Realizar una consulta o encuesta a muchos

c) Brainstorming

d) Toma de decisiones: Propuestas y votación

Múltiples correos entrelazados y entrecruzados, para una solución “sucia”, no siempre exitosa, y muy poco productiva y eficiente

Concertar

reuniones o realizar

consulta nominal

Encuestas de

respuesta anónima

Brainstorming

Proponer y

votar ideas

Sistemas de

meritocracia

Cambios de

estado ideas

Toma de decisiones: Propuestas y votación

Trabajo en grupo

Grupos para

proyectos,

comisiones, grupos

de trabajo, etc.

Conversar, enlaces,

vídeos,

documentos, blogs,

páginas, encuestas,

ideas, decisiones,

mensajes

Muro: Actividad y

micro-conversación

Apariencia• En SocialWire apostamos

por unha apariencia similar a las plataformas populares de red social, por:

• Familiaridad usuarios

• Usabilidad muy estudiada

• La formación debe ser en metodología y hábitos de trabajo, non en uso de plataformas y herramientas Máxima sencillez y usabilidad

SocialWire Labs SocialWire Labs es una spin-off de la Universidad de

Vigo, creada en el seno del Laboratorio de Redes del Depto. Enx. Telemática

Nos centramos en el diseño y desarrollo de plataformas de red social como herramientas de comunicación, formación, trabajo y gestión del conocimiento dentro de una organización o una empresa

Nuestras plataformas están basadas en el proyecto de código abierto ◦ Muy efectivo a coste, pues gran parte del desarrollo está

realizado y es público y libre

◦ Posee una importante comunidad de desarrolladores detrás

◦ Podemos desarrollar rápidamente la plataforma a la medida de cada empresa, y con la funcionalidad deseada

Somos expertos en formación en redes sociales y metodologías de aprendizaje en red y trabajo en grupo