Redacción de Informes Técnicos

El Informe TécnicoUn informe técnico es una forma

especializada de exposición, que tiene por finalidad la comunicación de información práctica y útil a una determinada persona o grupo de personas que lo han solicitado o a quienes se dirige con fines bien

específicos.Un buen informe constituye la carta de

presentación de todo profesional, es por ello que debemos tener especial esmero en la elaboración y redacción

del mismo.

A la hora de redactar un informe debemos plantearnos:

En función de estas interrogantes, surgirá el modelo adecuado para su presentación.

¿Sobre que se va a escribir? ¿Quién lo va a leer? ¿Qué uso se le dará?

Todo informe debe contener para su correcta interpretación:

Estructura, clara y de correcto diseño.Lógica, en la organización del informe. Estilo, en el desarrollo del escrito.

1. Estructura del Informe

Los informes necesitan poseer una estructura clara, para la elaboración rápida de los mismos, pero fundamentalmente para facilitar su seguimiento, análisis y comprensión. Por esto debemos contemplar los siguientes puntos:

Antecedentes.Información Disponible

Verificaciones y Revisiones.Origen y Causas del

Problema.Evaluación de Alternativas.

Conclusiones.Recomendaciones.

Anexos.Programa Analítico-Curso para Capitanes de Altura y Jefes de Máquinas

Antecedentes

Pueden ser tomados como la introducción del informe, por lo tanto deben:• Dar el marco conceptual, vinculando el tema

principal del informe. • Aclarar el tópico y el

tema.• Introducir al lector en el tópico y crear un hilo conceptual.• Fijar objetivos y propósito del informe.• Establecer una cronología de hechos.

• Ubicar temporalmente al lector, indicando fechas destacadas.

Información Disponible

Indicar dentro del contexto del informe los datos e información relevantes como:

• Informes Preliminares.• Ensayos realizados que avalen la información

presentada.• Datos generales resumidos.• Anexos o información no necesariamente incluida en el cuerpo del informe.• Planos, documentación gráfica, fotografías,

etc.• Otros datos de interés particular.

Se incluyen aquí consideraciones generales

del estado inicial del tópico a informar, con el

propósito de evitar tomar decisiones

inadecuadas o conclusiones prematuras.

Verificaciones y Revisiones

Origen y Causas del Problema

Estudio y revisión de las causas que pudieron

ocasionar el problema o asunto a analizar y

que permiten establecer elementos de juicio

para llegar a las conclusiones finales. Es útil

la aplicación de un análisis causa – efecto.

Evaluación de Alternativas

Constituye la propuesta y análisis de diferentes alternativas para poder realizar:

• Evaluación de variaciones de la situación actual frente a un posible estado crítico.

• Evaluación de la durabilidad de la solución propuesta.

Conclusiones

Son la esencia del informe y deben ser claras y precisas. Deben redactarse pensando fundamentalmente en destinatario del informe. Requieren de una “Síntesis Ejecutiva”, como forma de simplificar y resumir este apartado. Debe quedar establecido claramente:• El origen y causa del informe o problema.• Su trascendencia.• La evolución previsible.

• La influencia en la seguridad, funcionabilidad y durabilidad.• La necesidad o no de acciones correctivas, tratamientos, soluciones o refuerzos.

Recomendaciones

El informe final suele contener recomendaciones de variado alcance, donde se establecen por ejemplo:

• Niveles de riesgo a asumir o aceptar.

• Plazos “fuera de servicio”, en el caso de requerir acciones correctivas, tratamientos o refuerzos.

• Orientaciones de sistemas o soluciones posibles, ventajas e inconvenientes de cada uno.

• Orientaciones de sistemas o soluciones posibles, ventajas e inconvenientes de cada uno.

• Instancias de comunicación a terceros involucrados, Gobierno, Organismos, entre otros.• Síntesis Ejecutiva.

Anexos

Se caracterizan por brindar información accesoria cuya inclusión no es relevante en el cuerpo central del informe.Sintetiza el cuerpo central del informe e induce a que éste sea manejable y breve. Permite también resaltar ciertas áreas o informaciones específicas complementarias.

2. Limitación del Alcance

Lo podemos resumir con las palabras del Gato a Alicia en al País de las Maravillas cuando en una bifurcación :

Si no sabes para donde vas……cualquier camino es bueno.

¿COMO EMPEZAR?

Alicia pregunta: ¿Qué camino debo tomar? El Gato le responde: ¿Para dónde vas?

Alicia dice: No sé. Y muy sabiamente el gato plantea:

2. Limitación del Alcance

Victoria Pastrano

2. Limitación del Alcance

Todo informe debe limitarse a analizar el problema planteado y no incluir temas ajenos a este.En caso de aparecer problemas no relacionados con el del informe, referir la aparición de los mismos, sin emitir juicio alguno y dejar constancia si el problema genera algún tipo de riesgo futuro.

Los informes suelen ser siempre de carácter confidencial y por lo tanto no se pueden transmitir sin autorización del demandante. Es conveniente que dichas autorizaciones sean realizadas por escrito. Esto no rige en el caso de actuaciones judiciales.

3. Confidencialidad

4. Reproducción Parcial y Resúmenes

Las reproducciones parciales, suelen inducir a error al lector, ya que las mismas se encuentran muchas veces fuera del contexto general del informe.

Se incluyen a veces, en algunas presentaciones, la prohibición expresa de su reproducción parcial no autorizada.Los resúmenes pueden inducir a error cuando son confeccionados por personas no idóneas técnicamente para interpretar el cuerpo general del informe.

5. Lenguaje

Es fundamental para la redacción de cualquier informe técnico, por lo tanto para su elaboración se debe tener en cuenta:• Redactar en un estilo sencillo y

fundamentalmente adecuado al destinatario.• No sacrificar tecnicismos por darle mayor

claridad, pero tampoco abusar de los mismos.• Extremar la claridad del informe con el propósito

de evitar interpretaciones erróneas.• Reiterar conceptos solo si es necesario.• No debe contener expresiones irónicas, ni juicios

de valor que no puedan sustentarse.

6. Metodología para la preparación de un informe.

Es útil seguir algunos pasos al abordar la confección del mismo. Se sugiere:• Enumerar

• Clasificar estableciendo un orden lógico; agregar datos importantes, analizar evidencias, ejemplos o ilustraciones que avalen los aspectos anteriores.• Revisar se ordena el índice final, los subtítulos necesarios, el formato propuesto y se obtiene el

flujo del informe. Es aconsejable dejar “reposar” el informe de un día para el otro, para detectar errores u omisiones.

6. Metodología para la preparación de un informe

(cont.)RedactarRealizar la redacción final y tipeo del informe,

evitando retrasos y distracciones. Una vez escrito la totalidad del informe, se recomienda volver sobre lo hecho y realizar el ajuste final de los detalles, también entregarlo a un tercero para su corrección, crítica o aporte de nuevas ideas, como técnica de control cruzado.

Editar Es imprimir el informe para detectar errores

gramaticales y de presentación e impresión y no olvidar fundamentalmente numerar las hojas, fecha y firma de los autores.

7. Formato y PresentaciónSistema de Citación: resulta necesario a

veces hacer referencia bibliográfica específica que avale o sirva de base para la validación del informe, de acuerdo a alguno de los siguientes criterios: Normas APA / Normas Vancouver.Consideraciones respecto a la presentación

formal:Se debe presentar el informe en papel de buena calidad, tamaño carta, letra Times Roman, New Roman o Arial 12 e interlineado 1 ½ espacio.

Los márgenes para la impresión serán izquierdo 4 cms, derecho 3 cms, superior 3cms (5 cms al comienzo de sección o capítulo) e inferior 3 cms.

Numerar todas las páginas en forma correlativa indicando siempre el número total de páginas que contiene el informe.Los números de un dígito se escriben con palabras, en cambio los números de dos o más dígitos, se escriben de forma numérica.

XX

4 cm

3 cm

3 cm

3 cm

Número

Texto

7. Formato y Presentación (Cont.)

7. Formato y Presentación (Cont.)

Con las unidades de medida siempre se utilizan cifras (13 ml, 450 grs).No se recomienda iniciar una oración con una cifra.

Para el uso de los tiempos verbales se recomienda:• Resumen o antecedentes: Pasado.• Introducción: Presente.• Procedimiento: Pasado.

• Análisis de resultados: Presente.

7. Formato y Presentación (Cont.)

¿La estructura es clara?

Evaluación del Documento:

Antes de proceder a la edición final de un informe, se deben evaluar los siguientes puntos:

¿Ha sido consistente? ¿Los encabezamientos son efectivos? ¿Los índices están en orden? ¿Las referencias son correctas? ¿Sigue el modelo propio de la empresa?

7. Formato y Presentación (Cont.)

¿Es esta la mejor forma de comunicarse o es demasiado informal?

Para los informes vía correo electrónico, se debe tener en cuenta:

¿Afecta este medio al texto, su reproducción o presentación? ¿Tengo seguridad de haber transmitido el mensaje? ¿Necesito archivar una copia? ¿Necesito constancia de recepción del informe? ¿Están bien expresadas las ideas a pesar de lo informal del

medio?

8. ConclusionesTodo informe técnico, para alcanzar en forma eficiente su propósito, debe cumplir con ciertas pautas:• Ser Breve, desarrollado en la menor cantidad de palabras posibles.

• Ser Claro y Comprensible, en su redacción y lenguaje utilizado.• Ser Preciso, informando lo necesario.

• Redactar en el lenguaje del Lector, para hacer más fácil su comprensión.

• Ser Simple, en su concepción y desarrollo.• Tener estructura lógica, siguiendo una línea

coherente en la información suministrada.• Ser descriptivo conteniendo todos los detalles

mínimos necesarios para su correcta interpretación.

• Balestrini, M. (2006). Cómo elaborar el Proyecto de Investigación. Consultores Asociados, Servicio Editorial. Caracas.

• Botta, M. (1977). Comunicaciones Escritas en la Empresa. Editorial Granica.

• Hart, G. (2002). 30 Minutos para Escribir un Informe. Editorial Granica. Barcelona.

• Román, Arquímedes (1996). Informes para tomar decisiones. Vadell Hermanos.

Bibliografía