reconocimiento y clasificación de cuentas
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RECONOCIMIENTO Y
CLASIFICACIÓN DE
CUENTAS CONTABLES
¿Cómo clasificar cuentas?
Clasificar cuentas es la base fundamental para registrar la contabilidad, si no se sabe clasificar cuentas desde el principio, todo lo que se registre en los libros estará erróneo.
Para clasificar cuentas, primero se debe tener claro el significado de lo que es una CUENTA contable, así como conocer las partes de que consta cualquier cuenta.
Veámoslo a continuación.
¿Qué es una cuenta?
En contabilidad, cuenta es:
El nombre común que se le da a la
agrupación mental que se hace de cosas y
hechos similares, y es donde se anotan los
aumentos y disminuciones que tienen
durante un tiempo (período contable).
También podríamos definir la palabra
CUENTA, como:
La nota literal o el nombre que se le da en
los registros contables a cada conjunto de
objetos o hechos similares, siendo el lugar
donde se anotan los aumentos o
disminuciones que sufren durante un
período determinado (período contable)
Ejemplo:
Cuando yo menciono los siguientes
objetos:
“silla”, “escritorio”, “archivo”, “estanterías”
en nuestra mente generamos imágenes de
dichos objetos, que en conjunto
llamaremos mobiliario y equipo, es decir
que al conjunto de todos esos elementos
los registramos en contabilidad en una
CUENTA llamada mobiliario y equipo.
Ejemplo gráfico Si nosotros observáramos los siguientes bienes que están en propiedad y al
servicio de la empresa para la cual trabajamos o somos propietarios:
MOBILIARIO Y EQUIPO
Una silla Un archivo
Un escritorio Unas estanterías
Otro ejemplo Si nosotros observáramos los siguientes bienes que están en propiedad
y al servicio de la empresa para la cual trabajamos o somos
propietarios:
Una bicicleta de reparto Una moto para
repartir mercadería
Un vehículo de reparto Un camión de reparto
VEHÍCULOS
Si la empresa para la cual trabajamos o somos
propietarios, tiene varias personas o empresas que
le proveen AL CRÉDITO las mercancías que ésta
vende. Al conjunto de todas esas personas o
empresas se registran en contabilidad en la
CUENTA Proveedores.
Ejemplo: Si las siguientes empresas nos venden
mercadería al crédito:
•MAQUILAS, S.A.
•MODAS FASHION, S.A.
•LA EQUITATIVA, S.A.
PROVEEDORES
Partes de una Cuenta
Es en el libro de Contabilidad denominado
Mayor, donde se registro separado a cada
CUENTA.
Cualquier cuenta consta de dos partes:
DEBE “NOMBRE DE LA CUENTA” HABER
QUE OCUPA EL LADO O FOLIO
IZQUIERDO DEL LIBRO MAYOR
QUE OCUPA EL LADO O FOLIO
DERECHO DEL LIBRO MAYOR
NOTA: Llámese folio a cada una de las páginas de un libro de contabilidad
Grupos de Cuentas
En la contabilidad de cualquier empresa se manejan cuatro (4) grupos de cuentas:
1. Las Cuentas de Activo
2. Las Cuentas Pasivas (o de Pasivo)
3. Las Cuentas de Gasto (o Pérdida)
4. Las Cuentas de Ganancia
Nota Importante:
Tenga siempre presente que cualquier CUENTA, solo admite una sola clasificación, es decir, o es de activo, o es de pasivo, o es de pérdida o es de ganancia, pero NUNCA, puede ser de activo y de ganancia al mismo tiempo, o de pasivo y pérdida al mismo tiempo. O es de activo, o es del pasivo, o es pérdida o es de ganancia.
¿Cómo reconocer cuentas del
Activo?
Las cuentas de activo se identifican porque están representadas por bienes materiales que son propiedad de la empresa a la cual se le está trabajando la contabilidad.
Al decir bienes materiales, se entiende que estos bienes se pueden ver con nuestros ojos y tocar con nuestras manos.
Por ejemplo: El dinero, las mercaderías, el mobiliario y equipo, el equipo de computación, los vehículos y los inmuebles (como edificaciones y terrenos), los podemos ver y tocar y si éstos son propiedad de la empresa, forman parte del grupo de cuentas del ACTIVO.
También forman parte del grupo de cuentas del ACTIVO,
los derechos o cuentas por cobrar que tenga la empresa a
la cual se le está trabajando la contabilidad.
Un derecho se origina para la empresa, cuando ésta,
entrega bienes o servicios a otras personas o empresas
sin que éstas últimas le paguen de inmediato esos bienes o
servicios. Es decir cuando se entregan al crédito.
Cuando usted como empresario, da algún bien y servicio a
otra persona sin que ésta se lo pague de inmediato,
automáticamente usted tiene el derecho de cobrar a
dicha persona en un futuro el valor de esos bienes y
servicios que le dio al crédito.
Es por ello que a los derechos también se les llama
cuentas por cobrar, y se clasifican en las cuentas del grupo
del Activo.
Ejemplo de cómo se genera un
derecho
Si el comerciante, “X”,
entrega mercaderías a la
persona “Y”, al crédito,
es decir, sin que la
persona “Y”, los pague
de inmediato, en ese
preciso momento se
origina un derecho para
el comerciante “X”, el
derecho de cobrarle a
la persona “Y” el valor
de esas mercaderías en
un futuro.
COMERCIANTE “X”
PERSONA “Y”
También se clasifican dentro del grupo de
cuentas del ACTIVO, algunos bienes
intangibles propiedad de la empresa a la cual
se le trabaja la contabilidad. La propiedad
de estos bienes que no se pueden ver ni
tocar están representadas por un
documento legal, tal es el caso de:
Las Marcas y Patentes
El Derecho de Llave
El Crédito Mercantil
Por último, entre el Grupo de las cuentas del ACTIVO, se deben clasificar los Pagos Anticipados, pues los mismos representan un derecho.
Ejemplo: Si la empresa a la cual se le trabaja la contabilidad, paga por adelantado el valor de tres mensualidades de alquiler, eso le da el DERECHO de gozar de esos tres meses de alquiler, pues ya están pagados por adelantado.
Resumiendo
Entre el grupo de las cuentas del ACTIVO
se encuentran.
1. Los bienes materiales
2. Los derechos o cuentas por cobrar
3. Los bienes intangibles
4. Los pagos por anticipado.
¿Cómo reconocer cuentas del
Pasivo? Las cuentas del Grupo del PASIVO, están
representadas por las obligaciones o cuentas que la empresa, a la cual le estamos registrando la contabilidad, debe pagar en un futuro.
La obligación surge cuando la empresa recibe bienes y servicios al crédito, es decir que los recibe sin pagarlos en el acto, sino que se ve OBLIGADA a pagarlos o cancelarlos en el futuro.
Si nos fijamos en la imagen de abajo, el Comerciante “X”, está
entregando un bien material, a la Comerciante “Y”, Si le
estuviéramos llevando la contabilidad a la Comerciante “Y” y
ésta no paga el precio de los bienes que está recibiendo de manera
inmediata, o en el acto, surge una OBLIGACIÓN para la
Comerciante “Y”, la obligación de pagarlos en un futuro.
COMERCIANTE
“X”
COMERCIANTE
“Y”
Ejemplo de cómo se origina un
pasivo para la empresa
¿Cómo reconocer las cuentas de
gasto o pérdida? Las cuentas que pertenecen al Grupo de Gasto o
de Pérdida, están representadas por todos aquellos SERVICIOS recibidos por parte de la empresa.
Para Richard L. Sandhusen, "los servicios son actividades, beneficios o satisfacciones que se ofrecen en renta o a la venta, y que son esencialmente intangibles y no dan como resultado la propiedad de algo" .
Tomado Del libro: «Mercadotecnia», Primera Edición, de Sandhusen L. Richard, Compañía Editorial Continental, 2002, Pág. 385.
Ejemplos de servicios
Entre los servicios que pude recibir una empresa tenemos:
El servicio que prestan los empleados a la empresa. Estos se traducen en Sueldos Pagados.
Los servicios de Energía Eléctrica, Agua y Teléfono, se traducen en gasto para la empresa y se registran bajo la cuenta GASTOS GENERALES.
En fin todos los servicios que recibe la empresa pertenecen al Grupo de Cuentas Gasto o Pérdida.
¿Cómo reconocer cuentas de
Ganancia? Las cuentas del Grupo de Ganancia, están
representadas por la utilidades que recibe
la empresa, al proporcionar o vender
servicios, o al vender bienes a un precio
mayor del costo de adquisición.
La cuenta principal de ganancia en una
empresa comercial es la cuenta VENTAS.
Mientras que para un Banco podría ser la
cuenta INTERESES GANADOS.
Otras claves para clasificar cuentas
Si una cuenta representa BIENES TANGIBLES e
INTANGIBLES propiedad de la empresa, son del grupo
del ACTIVO.
Tales como: Caja (dinero) Bancos (dinero en el banco)
Mercaderías, Mobiliario, Vehículos, Equipo de
Computación, Inmuebles, etc.
Si una cuenta lleva al final la frase POR COBRAR, ésta pertenece al ACTIVO
Tales como: Intereses por Cobrar,
Alquileres por Cobrar,
Cuentas por Cobrar,
IVA por Cobrar (o su sinónimo IVA Crédito Fiscal)
También se deben clasificar dentro del Grupo del Activo, las siguientes cuentas:
Clientes, Deudores, porque representan el derecho de cobrarles a dichas personas.
Las cuentas que al final lleven la frase
PAGADOS POR ANTICIPADO, también
forman parte del Grupo del ACTIVO.
Tales como:
Intereses Pagados Anticipados
Alquileres Pagados Anticipados
Publicidad Pagada Anticipada
Sueldos Pagados Anticipados
Servicios Pagados por Anticipado
Las cuentas que al final lleven la frase POR PAGAR, pertenecen al Grupo del PASIVO, tales como:
Cuentas por Pagar
IGSS por Pagar
IVA por Pagar
Alquileres por Pagar
También son del pasivo las siguientes cuentas: Proveedores, Acreedores, Hipotecas, Préstamos Bancarios, pues representan obligaciones o deudas para la empresa.
Las cuentas que al final lleven la frase COBRADOS POR
ANTICIPADO, son del Grupo del PASIVO, tales como:
Alquileres Cobrados por Anticipado
Intereses Cobrados por Anticipado
Comisiones Cobradas Anticipadas
Servicios Cobrados por Anticipado
Lo anterior se debe a que si la empresa, a la cual le
estamos registrando la contabilidad, cobra dinero por
anticipado, ésta (la empresa) queda OBLIGADA a prestar
el bien o servicio que ya fue cancelado por anticipado.
Las cuentas que al final llevan la palabra PAGADOS(AS), son del grupo del cuentas de GASTO o PÉRDIDA, tales como:
Sueldos Pagados
Servicios Pagados
Intereses Pagados
Cuotas Patronales Pagadas
También se deben incluir en este Grupo, las siguientes cuentas: COMPRAS, DEVOLUCIONES Y REBAJAS SOBRE VENTAS, DESCUENTOS DE VENTAS.
Por último, las cuentas que al final lleven la palabra GANADOS(AS) o COBRADOS(AS), son de GANANCIA, tales como:
Intereses Ganados
Alquileres Cobrados
Comisiones Cobradas
Servicios Cobrados
También se deben incluir dentro de este grupo las siguientes cuentas: VENTAS, DEVOLUCIONES Y REBAJAS SOBRE COMPRA,
Se agradece su atención
Bibliografía
Molina, José Ernesto
Prontuario de Contabilidad General
Guatemala, Guatemala, Edición 2014