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REPÚBLICA DE COLOMBIAMINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA

UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO-ENERGÉTICA

Avenida 40A No. 13-09 Pisos 5, 11 y 14, Edificio UGI, Bogotá D.C., Colombia.

(( 2875334 FAX: 2887419 - 5733325e-mail: [email protected] http://www.upme.gov.co

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TÉRMINOS DE REFERENCIA

RECOLECCION DE PRECIOS DE GASOLINA CORRIENTE, EXTRA,ACPM Y GAS NATURAL VEHICULAR EN VARIAS CIUDADES DEL

PAÍS

Bogotá D.C., Noviembre 6 de 2002





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TABLA DE CONTENIDO

1. INFORMACIÓN GENERAL.........................................................................................3

1.1. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACION....................................................................31.2. OBJETIVO GENERAL............................................................................................51.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS...................................................................................51.4. ALCANCE DEL ESTUDIO ......................................................................................61.5. PRODUCTOS ESPERADOS.................................................................................7

1.5.1. Especificaciones Técnicas................................................................................81.5.2. Especificaciones de formatos de entrega de los productos..............................81.5.3. Informes de avance y final................................................................................9

1.6. PLAZO....................................................................................................................91.7. VALOR DE LA PROPUESTA ...............................................................................101.8. PRESUPUESTO ASIGNADO...............................................................................101.9 SEDE EJECUCION DE LOS TRABAJOS.............................................................10

2. CONTENIDO Y OTROS REQUISITOS EN RELACION CON LA PROPUESTA ......11

2.1. REQUISITOS MINIMOS PARA LA EVALUACIÓN................................................112.2. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ...............................................................122.3. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS ...........................................132.4. DECLARATORIA DE DESIERTO EL CONCURSO..............................................132.5. ACLARACIONES Y MODIFICACIONES...............................................................142.6. CONSIDERACIONES FINALES ...........................................................................14

3. EVALUACION DE LA PROPUESTA ........................................................................14

3.1. CRITERIOS, DEFINICIONES Y PUNTAJES PARA LA EVALUACION DE LAPROPUESTA ...............................................................................................................143.2. DEFINICIONES BÁSICAS PARA LA EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA Y NIVELACADÉMICO................................................................................................................15

3.1.2. Grupo Básico de Profesionales ......................................................................153.2.2. Experiencia específica....................................................................................153.2.3. Experiencia General .......................................... ¡Error!Marcador no definido.3.2.4. Nivel Académico.............................................................................................173.2.5. Certificaciones ................................................................................................17

3.3. EVALUACIÓN DE LA OFERTA TÉCNICA............................................................173.3.1. Experiencia específica de la firma proponente (200 puntos) ..........................183.3.2. Nivel académico y experiencia del grupo básico de profesionales (300 puntos).................................................................................................................................183.3.3. Metodología (300 puntos)...............................................................................19

3.4. EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA..............................................20

4. CONSIDERACIONES FINALES ...............................................................................20

4.1. ADJUDICACIÓN ...................................................................................................204.2. PROPIEDAD DE LOS ESTUDIOS........................................................................214.3. IDIOMA DEL TRABAJO........................................................................................214.4. SUPERVISION Y COORDINACIÓN .....................................................................21





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4.5. REQUISITOS A CUMPLIR EN CASO DE SER ESCOGIDA LA PROPUESTA ....21

RECOLECCION DE PRECIOS DE GASOLINA CORRIENTE, EXTRA,ACPM Y GAS NATURAL VEHICULAR EN VARIAS CIUDADES DEL

PAÍS

TERMINOS DE REFERENCIA

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACION

ÄÄ COMBUSTIBLES LÍQUIDOS

El Ministerio de Minas y Energía a través de la Resolución No. 81012 del 3 deSeptiembre de 1999, delegó en la Unidad de Planeación Minero Energética -UPME - la responsabilidad de calcular y publicar mensualmente los precios dereferencia para liquidación de la sobretasa de la gasolina corriente, gasolina extray ACPM, respectivamente.

Para ello y debido a que en la Resolución 80278 de Febrero de 1996 los preciosde la gasolina extra fueron liberados en toda la cadena de distribución, y a que lametodología establecida por el Decreto 1328 de Julio 23 de 1999, expedido por elMinisterio de Hacienda y Crédito Público, determina el precio de referencia paraliquidar la sobretasa como el promedio de los precios sin sobretasa de cadacombustible observados durante los últimos doce meses anteriores a su vigencia,se hace necesario contratar la recolección mensual de los precios de la gasolinacorriente, la gasolina extra y del ACPM en un número de estaciones de serviciode Bogotá, Barranquilla, Medellín, Cali, entre otras, en donde existe el régimen deLibertad Vigilada, que haga significativos los resultados para el universo, previodesarrollo de un soporte estadístico de muestreo.

Con este fin, en el año de 1999, a través del contrato # 221 de 1999, denominado"Análisis y Seguimiento de la Evolución de Precios y Calidad de la Gasolina MotorCorriente y ACPM en las Plantas de Abasto y Ciudades Capitales del País"1, con

1./ En el estudio se presenta el censo estadístico de estaciones de servicio del año 1999

ordenado alfabéticamente por los 32 departamentos, con los datos de los años 1994 y 1996 ycomplementándolos con las estaciones reportadas por cada uno de los mayoristas para elaño 1999. Las capitales se presentan por separado y la ciudad de Bogotá se incluye enCundinamarca.





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la firma Servicios Ambientales e Industriales de Colombia -Servialco-, fue posibledesarrollar esta actividad durante los últimos 10 meses del año 1999. A partir deentonces, se han llevado a cabo diferentes contratos anuales con el fin decontinuar la labor de seguimiento a los precios de los combustibles en estacionesde servicio, que son utilizados en la determinación mensual del precio dereferencia para liquidar la sobretasa de gasolina extra fundamentalmente.

Adicionalmente, el Ministerio de Minas y Energía mediante Resolución No.180353 del 24 de abril del año 2002, fijó a la UPME la obligación mensual derealizar un muestreo representativo de precios de venta al usuario final de laGasolina Motor y ACPM en las estaciones de servicio donde opera el régimen delibertad vigilada, y presentar dentro de los primeros días de cada mes, un informeal Ministerio de Minas y Energía con los resultados obtenidos en cada muestreo.

Por tal motivo, y considerando la problemática actual del robo y contrabando decombustibles en las regiones consideradas como Zonas de Frontera (aún cuandoen ellas opera el régimen de Libertad Regulada) y regiones vecinas, se hacenecesario extender el universo de la muestra a otras ciudades del país como sonPasto, Bucaramanga, Valledupar, Pereira, Santa Marta, para continuar con elseguimiento de los precios de los combustibles en estaciones de servicio deforma metódica y periódica, como herramienta básica que permita tener adisposición oportunamente información necesaria para proponer directamente alMinisterio de Minas y Energía medidas correctivas o complementarias, cuandosea el caso, a la política actual de precios de los combustibles.

Debido a que la función delegada a la UPME por el Ministerio de Minas y Energíarespecto al cálculo mensual de los precios de referencia sigue vigente, y que parael cálculo se requiere de la información de precios sobre una muestrarepresentativa de las estaciones de servicio de diversas ciudades del país, y quela UPME no cuenta con el personal disponible para recoger la información, sehace necesaria la contratación de estos servicios.

Adicionalmente esta recolección de precios le permite a la UPME contrastar lahipótesis sobre posibles abusos en el establecimiento de precios en ciudadesbajo el régimen de libertad vigilada, así como también observar frecuentemente elcomportamiento competitivo de las estaciones de servicio en la fijación de precios,haciendo de esta manera un seguimiento a la medida de liberalización de losprecios de los combustibles.

ÄÄ GAS NATURAL VEHICULAR





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Desde el mes de Marzo del año 2001 y a través de la Resolución del Ministerio deMinas y Energía # 80296, se estableció que los precios a los usuarios finales delGas Natural Vehicular -GNV- se determinarían libremente. No obstante, elMinisterio de Minas y Energía retomaría el control de precios cuando sepresenten abusos con los consumidores del servicio.

Adicionalmente, y considerando que la UPME debe realizar diagnósticos quepermitan la formulación de planes y programas del sector energético, además derecomendar al Ministro de Minas y Energía políticas y estrategias para eldesarrollo de dicho sector, se requiere observar el comportamiento de lasestaciones de servicio en la fijación de los precios del gas natural vehicular,haciendo de esta forma un seguimiento a la medida de liberación, que permitatener a disposición oportunamente información necesaria para proponer medidascorrectivas o complementarias, cuando sea el caso, a la política actual de preciosde los combustibles.

1.2. OBJETIVO GENERAL

Tomar mensualmente los precios de la gasolina corriente, de la gasolina extra ydel ACPM del surtidor y de la valla que resulten del establecimiento de unamuestra estadísticamente significativa de estaciones de servicio de Bogotá,Barranquilla, Medellín, Cali, Pasto, Bucaramanga, Valledupar, Pereira y SantaMarta, con el fin de utilizarlos como insumo en el cálculo mensual de precios dereferencia de cada combustible. Adicionalmente, para las ciudades mencionadasen donde existen estaciones de Gas Natural Vehicular, es decir, Barranquilla,Bogotá, Bucaramanga, Cali, Medellín y Santa Marta, hacer la recolección mensualde precios de GNV del surtidor y de la valla.

1.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Los objetivos específicos esperados con el desarrollo del presente estudio son:

* Actualizar el censo de estaciones de servicio del año 1999, disponible en laUPME, para las ciudades del estudio (Bogotá, Barranquilla, Medellín, Cali,Pasto, Bucaramanga, Valledupar, Pereira y Santa Marta).

* Establecer un tamaño de muestra estadísticamente significativo, tomandocomo base el directorio de estaciones del año 1999 disponible en la UPME, detal manera que permita obtener valores promedio representativos de losprecios establecidos para la gasolina corriente, extra y ACPM en lasmencionadas ciudades.





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* Establecer un tamaño de muestra estadísticamente significativo, tomandocomo base las estadísticas actuales de estaciones de servicio de GNV, de talmanera que permita obtener valores promedio representativos de los preciosestablecidos para el gas natural vehicular en las mencionadas ciudades.

* Recolectar mensualmente los precios en valla y en el surtidor para gasolinacorriente, extra, ACPM y gas natural vehicular, fijados por las estaciones deservicio de la muestra determinada, y suministrar estos precios mensualmentea la Unidad dentro de los primeros 10 días de cada mes.

* Realizar un análisis estadístico de las series seleccionadas, ademásdesarrollar un análisis cualitativo de aquellos casos donde se muestren datosalejados del promedio normal.

1.4. ALCANCE DEL ESTUDIO

Las actividades que deberá desarrollar el Consultor incluyen, pero no se limita, alas descritas a continuación. El consultor como resultado de su experiencia yconocimiento en el tema, podrá proponer la realización de actividadesadicionales, las que deberán ser explicadas y justificadas en la propuesta.

* Para las ciudades del estudio (Bogotá, Barranquilla, Medellín, Cali, Pasto,Bucaramanga, Valledupar, Pereira y Santa Marta), se deberá revisar el censode estaciones de estaciones de servicio (gasolina corriente y extra, ACPM ygas natural vehicular) disponible en la UPME, utilizando diferentes fuentes deinformación como Fendipetróleo, Naturgas, entre otros.

* Actualizar el censo de estaciones de servicio y generar la base de datos enformato Excel, discriminando aspectos tales como bandera, dirección, teléfono,número de islas, combustible que vende, entre otros, previa concertación conla UPME de la información a solicitar.

* Con base en la información actualizada de las estaciones de servicio para lasciudades del estudio, establecer un tamaño de muestra estadísticamentesignificativo, explicando la metodología y los supuestos a aplicar, de tal formaque se obtengan valores promedio representativos de los precios al públicoestablecidos para la gasolina corriente, gasolina extra, ACPM y gas naturalvehicular.

* Desarrollar un formato para la recolección mensual de los precios de loscombustibles gasolina corriente, extra, ACPM y gas natural vehicular, previaconcertación con la UPME.

* Realizar la recolección mensual (12 recolecciones de acuerdo al tiempo deduración del estudio) de los precios en valla y surtidor para la gasolinacorriente, la gasolina extra, el ACPM y gas natural vehicular, fijados por las





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estaciones de servicio de la muestra determinada. Se debe tener en cuentaque el número de estaciones seleccionadas debe ser igual al número deprecios recolectados tanto para gasolina corriente, como extra, ACPM y gasnatural vehicular.

* Entregar mensualmente a la UPME, los datos recolectados dentro de los 10primeros días de cada mes, previa concertación con la UPME del formato y delas características de presentación de los resultados.

* Estructurar una base de datos de los precios recolectados, en formato Excel.* Entregar a la UPME un mapa de cada ciudad del estudio donde se muestre la

ubicación de las estaciones de servicio en las cuales se realiza la recolecciónde precios.

* Realizar tablas y gráficas de las principales estadísticas descriptivas de lasseries seleccionadas, tales como precios máximos, mínimos y medias, modas(por rangos) y varianzas, entre otros.

* Suministrar las anteriores tablas y gráficas en archivos de Excel a la Unidad,previa concertación del formato y de las características de presentación con laUPME.

1.5. PRODUCTOS ESPERADOS

De los alcances específicos se puede concluir que al finalizar el trabajo, la UPMEdebe contar con los siguientes productos.

Documentos soporte de la recolección de información (Formatos de encuestasdiligenciadas) en donde se especifique además de la información de interés, labandera de la estación, el número de surtidores, mangueras e islas, los servicioscomplementarios de las mismas, nombre de la estación, propietario, dirección,teléfono de la misma, entre otros; y la correspondiente base de datos en Excel.

Análisis estadístico desarrollado para la obtención de la muestra; y los mapas delas ciudades del estudio, en donde se muestre la ubicación de las estaciones deservicio seleccionadas.

Archivo mensual de los precios recolectados para cada combustible, en donde seincluyan las correspondientes tablas y gráficas de las estadísticas descriptivas (2copias en diskette).

Base de datos consolidada de los precios recolectados con las mismascaracterísticas del numeral anterior.





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Informe final de análisis de las estadísticas descriptivas de las series de precios, yprincipales observaciones y recomendaciones a tener en cuenta para futuroscontratos similares.

1.5.1. Especificaciones Técnicas

La entrega de los informes mensuales correspondientes será tal y como sedescribe en los objetivos específicos y el alcance, de no existir situación de fuerzamayor que determinen otra fecha, o instrucción de la Unidad para modificar laestablecida. El día fijado para la recolección de información será determinadoprevia consulta mensual a la Subdirección de Energía de la Unidad.

Al finalizar el estudio, el contratista deberá entregar a la UPME el documento quese relaciona a continuación en tres copias impresas y en tres copias en mediomagnético con el contenido total del documento: anexos, tablas, gráficas,encuestas y base de datos. El documento sólo se constituirá en documento finalprevia aprobación del (de los) supervisor (es) del contrato.

A continuación presentamos el documento deseado, con algunasespecificaciones:

La UPME desea disponer de un documento que incluya la información de larecolección de precios de combustibles para ese último mes, sus documentossoporte, así como las tablas y gráficas de las estadísticas descriptivas, conformea los informes mensuales entregados.

Un capítulo donde presente el análisis estadístico desarrollado para la obtenciónde la muestra; una base de datos consolidada de los precios recolectados y elanálisis de las estadísticas descriptivas de las series de precios, y principalesobservaciones.

En todo caso, el documento entregado a la UPME por el proponente contratadopara la realización de los trabajos especificados en los presentes términos dereferencia, deben dar cumplimiento a los objetivos generales y específicosindicados en los numerales 1.2 y 1.3 respectivamente, así como a los alcancesindicados en el numeral 1.4

1.5.2. Especificaciones de formatos de entrega de los productos

Con el ánimo de cumplir con los estándares de la UPME en materia deinformación, el proponente deberá entregar los productos bajo las siguientesespecificaciones:• Formato Impreso





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a. Informes: Los informes, tanto los de avance como el final, deberán seguir lasNormas ICONTEC para la presentación de informes técnicos.

• Formato Digital

Los informes tanto de avance como el final, deben ser entregados en formatosDOC, HTML y PDF. Los cuales deberán ser entregados en CD`s y probados detal manera que puedan ser ejecutados y leídos en los medios que dispone laUPME.

a. Bases de Datos. La base de datos debe ser manejada en Excel.

En todos los casos el producto se dará por recibido cuando esté integrado yoperando en la plataforma tecnológica de la UPME.

1.5.3. Informes de avance y final

El consultor deberá entregar informes mensuales. Dichos informes debenconstituirse en el avance físico de los logros a la fecha de entrega de los mismosy cada informe debe incluir anexos (formatos diligenciados, base de datos, etc.),que se vayan ejecutando. Dicho informe debe ser presentado en dos copias y unoriginal.

El informe final debe dar cuenta de todas las actividades ejecutadas, presentandoel resultado de los estudios con los anexos que sean del caso e incluyendo lasconclusiones y recomendaciones pertinentes, teniendo en cuenta los objetivosseñalados en estos términos. El contenido y la forma de este informe seránpreviamente convenidas entre el consultor y la UPME.

Los documentos que el consultor produzca en desarrollo del contrato deberánproporcionar información clara, completa, actualizada, aplicable y verificable enforma sencilla sin redundancias ni procesamiento adicional.

Al finalizar el estudio, el contratista deberá entregar a la UPME, bajo losestándares descritos más adelante, un original y dos copias impresas y en trescopias en medio magnético con el contenido total de cada documento: anexos,tablas, gráficas y encuestas. Los documentos solo se constituirán en documentosfinales previa aprobación del (de los) supervisor(es) del contrato.

1.6. PLAZO





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Se estima un período de 12 meses para la realización del estudio, contados apartir de la fecha de firma del acta de iniciación.

1.7. VALOR DE LA PROPUESTA

El consultor deberá presentar su oferta en pesos Colombianos, indicando el valortotal de la oferta por todo concepto, incluidos los aspectos impositivos de ley, parala celebración y ejecución del Contrato.

El contratista deberá indicar el régimen de IVA aplicable.

De igual forma, deberá presentar una propuesta de pagos, en la que el 100%pagado se alcance contra la aprobación de los productos contratados. No serealizarán pagos por concepto de anticipo y pago anticipado , siguiendodirectrices del gobierno nacional.

Una vez perfeccionado el contrato, el contratista asumirá todos los impuestos,tasas y/o similares, que se deriven de la ejecución del mismo, de conformidad conlas normas vigentes en la materia.

1.8. PRESUPUESTO ASIGNADO

El presupuesto asignado por la Unidad para la realización de este estudio es desesenta y nueve millones doscientos mil ($ 69’ 200.000.oo) pesos colombianos,por todo concepto.

1.9 SEDE EJECUCION DE LOS TRABAJOS

En caso del proponente tener su sede principal en una ciudad diferente a Bogotá,éste deberá asegurar el mecanismo mediante el cual va a operar para garantizarla interlocución directa, oportuna y con el nivel técnico - administrativo requeridopor la UPME. Igualmente indicar la dirección, teléfono(s) y fax de la sede en lacual realizará las actividades propias del desarrollo del contrato, para el envío decorrespondencia.

El mecanismo bajo el cual se operará deberá ser descrito en la propuesta y encaso de la UPME no estar de acuerdo con el esquema propuesto por elproponente ganador, la Unidad podrá pedir modificación del mismo. Sólo si existeun acuerdo final sobre el mecanismo operativo se podrá firmar el contrato.





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2. CONTENIDO Y OTROS REQUISITOS EN RELACION CON LA PROPUESTA

La Unidad se reserva la facultad de comprobar, por los medios que estimepertinentes, la veracidad de la información suministrada por el proponente. Laevidencia de falsedad en la información suministrada por el proponente serácausal de rechazo de su oferta.

2.1. REQUISITOS MINIMOS PARA LA EVALUACIÓN

Toda propuesta deberá presentarse en original y dos (2) copias debidamentefirmada y para ser evaluadas es requisito indispensable la presentación de losdocumentos descritos a continuación; la omisión de uno o más de los mismosexcluye del derecho de evaluación a la propuesta que no lo(s) presente.

Carta de presentación: De acuerdo con el modelo presentado en el formulariodel Anexo 1.Firmas nacionales:Certificación de existencia y representación legal emitida por la autoridadcompetente (Cámara de Comercio). Con una vigencia no mayor a 90 días deexpedición (Original).Autorización del órgano competente, si las atribuciones del representante legalno son suficientes para suscribir el contrato (1).Fotocopia del NITFirma extranjera:Su existencia y representación legal se acreditará de acuerdo con lo previsto porel código de comercio, el código de procedimiento civil y las normas que lomodifiquen aclaren o adicionen.Persona Natural:Fotocopia de la cédula de ciudadaníaConsorcios y/o uniones temporales:Documento de constitución respectivo debidamente suscrito por todos susintegrantes, en donde conste la forma de asociación, los términos y extensión(actividades y porcentajes) de la participación de cada uno de los integrantes y laduración, las cuales no podrán ser modificadas sin el consentimiento previo y porescrito de la UPME. De igual forma en el documento de constitución debehacerse la designación de la persona que actuará como representante, con susrespectivas facultades, quien deberá suscribir la propuesta y anexar fotocopia desu documento de identidad.Garantía de seriedad de la oferta para entidades estatales, a favor de laUnidad Planeación Minero Energética.- UPME.Por cuantía equivalente al 10% del valor total de la propuesta y vigencia mínima





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de tres (3) meses, contados a partir de la fecha de presentación de la oferta (2).(1) Subsanable siempre que la fecha de autorización del órgano respectivo seaanterior a la fecha establecida para la presentación de la propuesta.(2) La falta de suscripción de la póliza será subsanable, en el momento deapertura de las propuestas, en la fecha y hora fijada para el efecto, siempre ycuando se encuentre presente el proponente o su representante.

El proponente deberá estar habilitado para trabajar en el país y manifestarexpresamente en su propuesta no hallarse incurso en causal de inhabilidad frentea su eventual contratación.

Cuando el representante legal tenga restricciones para contratar obligaciones ennombre de la persona jurídica, deberá adjuntar documento de autorizaciónexpresa del órgano social competente, en la cual conste que está facultado parapresentar la oferta y suscribir el contrato por el valor señalado en la propuesta.

En caso de que el proponente sea una firma extranjera, deberá asociarse conasesores nacionales o con una firma nacional con experiencia en las áreasrelacionadas con el objeto de estos términos o tener representación e Colombia.

OTROS REQUISITOS: (Pueden ser subsanables por solicitud de la UPME,durante el proceso de evaluación).

- La propuesta debe tener como mínimo una vigencia igual a la de la pólizade seriedad.

- Presentación del régimen al que se encuentra sujeto para efecto del IVA.- El valor de la propuesta debe ser presentado en pesos colombianos.- La propuesta debe entregarse debidamente foliada.- Fotocopia del documento de identidad del representante legal (subsanable)

De igual forma la Unidad, durante el proceso de evaluación podrá solicitar lasaclaraciones que considere necesarias para efectos de una apropiada evaluación.

2.2. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

El proponente deberá presentar en sobres cerrados y separados su propuestatécnica y su propuesta económica, claramente identificadas, en original y doscopias, debidamente foliadas, las cuales radicará y depositará en una urna,ubicada en la sede de la Unidad de Planeación Minero Energética, Avenida 40 ANo. 13 – 09, piso 14, hasta la fecha y hora límite que se determine en la carta deinvitación.





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Vencido el plazo de presentación de ofertas, se procederá a abrir y verificar laspropuestas presentadas, proceso del cual se levantará un Acta.

Si se presenta alguna discrepancia entre el original y alguna de las copias,prevalecerá el texto del original de la propuesta.

Las modificaciones, aclaraciones o enmiendas de la propuesta deberán serconvalidadas con la firma de quien suscribe la propuesta, al pie de las mismas.Sin este requisito las modificaciones, aclaraciones o enmiendas no seconsiderarán válidas.

2.3. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS

Serán causales de rechazo de una propuesta, las siguientes:

a). Propuesta presentada sin la firma del representante legal o sin la expresaautorización, si es presentada por otra persona.

b). Propuesta presentada por correo o vía e-mail, así como las presentadasdirectamente en la Unidad con posterioridad a la fecha y hora determinada enlos términos de referencia.

c). Cuando la Unidad evidencie falsedad en la información suministrada por elproponente.

d). Cuando se establezca que el proponente ha incurrido en algunas de lascausales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la ley.

e). Cuando la oferta económica exceda el presupuesto oficial.

2.4. DECLARATORIA DE DESIERTO EL CONCURSO

El concurso se declarará desierto en los siguientes casos:

a). Cuando ninguna de las propuestas presentadas cumpla con el puntajetécnico mínimo, definido como el 70% del puntaje técnico previsto.

b). Cuando el valor de todas y cada una de las propuestas exceda elpresupuesto asignado.





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c). Cuando existan causales que impidan una selección objetiva de la propuestamás favorable para la Unidad.

2.5. ACLARACIONES Y MODIFICACIONES

a. El proponente podrá presentar por escrito a la Unidad de PlaneaciónEnergética, las inquietudes que surjan sobre los puntos a evaluar estipulados enlos términos de referencia, dentro de los tres días hábiles siguientes a la remisiónde la invitación a participar en el concurso. En caso de no recibir ningunainquietud dentro de dicho plazo, la Unidad entenderá que los términos dereferencia fueron debidamente interpretados y aceptados.

b. La Unidad se reservará la posibilidad de modificar los términos de referencia,antes del vencimiento del plazo para presentar propuestas, de lo cual seinformará a todos y cada uno de los proponentes invitados.

2.6. CONSIDERACIONES FINALES

Se solicita a los proponentes cumplir con las siguientes recomendaciones, parafacilitar la labor de evaluación de las propuestas:

a). Leer con detenimiento los términos de referencia y presentar su propuesta alo allí establecido.

b). Presentar y radicar la propuesta técnica y económica en original y dos copias,debidamente foliadas por separado cada una.

c). Diligenciar en debida forma los formatos que hacen parte de la propuesta.

d). Declarar expresamente en su propuesta no hallarse incurso en causal deinhabilidad y/o incompatibilidad frente a su eventual contratación.

3. EVALUACION DE LA PROPUESTA

3.1. CRITERIOS, DEFINICIONES Y PUNTAJES PARA LA EVALUACION DELA PROPUESTA

Los factores que se tendrán en cuenta para la evaluación de ofertas, representanun puntaje máximo de 1000 puntos. El componente Técnico representa el 80% delpuntaje máximo y el componente económico el 20% restante, distribuido





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FACTORES DE EVALUACIONPUNTAJEPARCIAL

PUNTAJETOTAL

OFERTA TECNICA 800(1) Experiencia de la firma proponente 200(2) Nivel académico y experiencia del grupo

básico de profesionales200

(3) Metodología 400OFERTA ECONOMICA 200

Valor de la propuesta 200PUNTAJE TOTAL 1000 1000

3.2. DEFINICIONES BÁSICAS PARA LA EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA YNIVEL ACADÉMICO

3.1.2. Grupo Básico de Profesionales

Está constituido por el Director del Proyecto y el grupo mínimo de profesionalestemáticos que definirá la UPME como equipo mínimo de trabajo para la ejecucióndel proyecto. El grupo básico que se presente no podrá ser variado sin previaautorización del supervisor del contrato. La Unidad especificará el perfil mínimorequerido en materia de educación y experiencia. Un mayor número deprofesionales al solicitado por la UPME será considerado elemento favorable enla evaluación del item “Logística, recursos propuestos, organigrama ycronograma”.. La síntesis de la experiencia y estudios de los profesionalesconsiderados como grupo básico deberá relacionarse en el formulario No. 3.

La calificación del grupo básico de profesionales será de 200 puntos, de loscuales el 60% se asignará al Director del proyecto y el 40% se repartirá en igualproporción entre los profesionales temáticos.

3.2.2. Experiencia específica

a. Del proponente

Estimada en número de proyectos. Corresponde al número de proyectoselaborados en la temática objeto del contrato y ejecutando actividades similares alas descritas en los objetivos específicos y alcance del proyecto a ejecutar.





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El número mínimo de proyectos específicos exigidos al proponente para poderconcursar es de cinco (5).

Para el caso de este proyecto se entiende por experiencia especifica estimaciónde muestras estadísticas, recolección de información, diseño y aplicación deencuestas, y análisis estadístico de información.

b. Del grupo básico de profesionales

Estimada en años, corresponde a los años laborados en la temática objeto delcontrato y ejecutando actividades similares a las descritas en los objetivosespecíficos y en el alcance del proyecto a ejecutar. En todos los casos, es deciren la evaluación del Director de proyecto y de los profesionales temáticos seexigirá un mínimo de experiencia especifica.

Para participar en el concurso se exigen unas experiencias mínimas tal como sedescriben a continuación:

Cargo en el proyecto Perfil Experiencia específica

Director del ProyectoEconomista óIngeniero conestudios superiores.

Conocimiento del sectorenergético, con experiencia enestudios en los cuales se hallanutilizado metodologías similares alas requeridas para el desarrollodel presente estudio, comomuestreo estadístico, recolecciónde información, análisis estadísticode información.

Experto en Estadística Estadístico

Experiencia en estudios similaresde determinación de muestrasestadísticas; diseño de encuestas;aplicación de encuestas pararecolección de información;análisis estadístico de lainformación; etc.

A su vez, dependiendo del nivel académico, se exigirá un mínimo de experienciaespecífica para cada uno de los profesionales que conforman el grupo básico,según se presenta en la siguiente tabla:

Ítem Experiencia mínima específica Unidad





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Doctorado 0.5Maestría 1Especialización 2

Director deProyecto

Pregrado 5

Tiempo (años yfracción)

Doctorado 0.5Maestría 1Especialización 2

Experto enEstadística

Pregrado 5

Tiempo (años yfracción)

3.2.3. Nivel Académico

Se clasifica en las categorías descritas a continuación, igualmente se describe laexigencia para ser considerada en la evaluación.

Doctorado: relacionado con el tema, sin distinción de la investigación realizadaMaestría: afín al área de trabajo según el organigramaEspecialización: afín al área de trabajo según el organigramaPregrado: afín al área de trabajo según el organigrama

3.2.4. Certificaciones

La experiencia del proponente y de los profesionales propuestos al igual que laeducación de estos últimos deben certificarse debidamente para ser evaluadas.Las certificaciones de experiencia deberán especificar el objeto del contrato, laduración del mismo (año y fracción), la fecha de finalización y fecha de expedicióndel certificado.

El certificado de pregrado no será calificado sin embargo será requisito paradesarrollar la actividad al interior del proyecto.

3.3. EVALUACIÓN DE LA OFERTA TÉCNICA

Los factores 1 a 3 constituyen el componente técnico de la propuesta, por lo queel máximo puntaje técnico previsto es de 800 puntos. El comité evaluará elcomponente técnico de las propuestas y aquella(s) que no obtenga(n) un puntajeigual o superior al 70% del máximo puntaje técnico previsto (560 puntos), noserán consideradas para abrir los sobres que contienen la oferta económica.





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Respecto a la oferta técnica se dará un puntaje de cero (0) sobre el ítem del queno disponga de información.

El desglose de estos factores es el siguiente:

3.3.1. Experiencia específica de la firma proponente (200 puntos)

Este factor evalúa la experiencia específica del proponente. El proponente deberádiligenciar la información solicitada en el formulario anexo No. 2 relacionando laexperiencia específica del proponente en proyectos finalizados durante losúltimos cinco (5) años mediante contrato o como funcionario de una empresaprivada o entidad oficial, en este último caso se debe tener en cuenta lasinhabilidades que establece la Ley. En caso del proyecto haber iniciado conanterioridad a los últimos cinco (5) años, pero finalizado en el marco de estosúltimos, se considerará la proporción de tiempo implicado en este periodo.Igualmente, en caso de que la experiencia provenga de vinculación laboral, lacertificación deberá acreditar los proyectos en que el profesional haya participadoen ejercicio de su cargo.

Los datos registrados en el anexo No. 2 deberán tener las respectivascertificaciones, en las cuales se especificarán el objeto del contrato y la duraciónen años y fracciones y la fecha de finalización. Proyectos no certificados no seránevaluados.

Solo se considerarán certificaciones con una duración igual o mayor a un (1) mes.La valoración de la experiencia especifica se hará con base al número deproyectos certificados.

Para el caso de consorcios o uniones temporales, la valoración de los factoressobre la Experiencia Específica corresponde a la suma, independientemente delporcentaje de participación de cada firma en el consorcio o unión temporal, de lospuntajes que obtenga cada miembro del consorcio o unión.

3.3.2. Nivel académico y experiencia del grupo básico de profesionales (200puntos)

En este factor UNICAMENTE se evaluará al Grupo básico de profesionales, conbase en la información que debe diligenciar el proponente en los Formatos No. 3y 4.





19

Para la evaluación de este factor, el proponente deberá adjuntar para cada unode los integrantes del GRUPO BASICO DE PROFESIONALES y en el orden aquíindicado, las siguientes certificaciones:

a. Fotocopia del título universitario.b. CERTIFICACIONES de cada uno de los trabajos, indicando el tipo de trabajo

realizado, la duración en años y fracción y la fecha de finalización, así comofecha de expedición de la certificación.

c. Fotocopia de los títulos o actas de grado de estudios realizados a nivel deespecialización, maestría o doctorado.

3.3.3. Metodología (400 puntos)

Este factor tendrá un valor máximo de 300 puntos y se evaluará con el siguientecriterio:

METODOLOGÍAPUNTAJEMAXIMO

a). Enfoque y actividades. 250b). Logística, recursos propuestos, organigrama ycronograma.

150

PUNTAJE MÁXIMO 400

a). Enfoque y actividades

El puntaje se asignará de acuerdo con el planteamiento presentado por elproponente para cumplir con los Objetivos generales y específicos consignadosen los presentes términos de referencia y la forma como desarrollará lasactividades planteadas en los Alcances del estudio.. Dichas actividades debenesbozar claramente que pretenden. El proponente podrá de acuerdo con sucriterio, adicionar actividades que considere necesarias para un mejor desarrollodel proyecto; si la UPME está de acuerdo con ellas será calificadofavorablemente.

b.) Logística, recursos propuestos, organigrama y cronograma.

El puntaje se asignará de acuerdo con la claridad con que el proponente presentela metodología de desarrollo del trabajo y además con la logística y recursos deapoyo al desarrollo del proyecto. Para tal efecto se tendrá en cuenta:

Se evaluará la forma de organizar el trabajo para garantizar una secuencia lógicay coherente.





20

§ Por logística y recursos propuestos se entiende:- Los mecanismos utilizados para captura, análisis, organización,

almacenamiento y difusión de la información generada en el proyecto.- El apoyo utilizado en materia tecnológica, de asesoría por parte de

especialistas nacionales e internacionales; consulta de informaciónespecializada; profesionales adicionales propuestos; etc. Se tendrán encuenta también como servicios adicionales, para la evaluación, lacapacitación o transferencia tecnológica al profesional de la UPME y losservicios de respaldo ofrecidos.

- Profesionales adicionales a los exigidos en el grupo básico de profesionales.La valoración de la logística y de los recursos propuestos tendrá un puntajemáximo de 100 puntos.

§ Organigrama: deberá presentar en forma clara la ubicación del director delproyecto y de los demás profesionales, aclarando las diferentes temáticastratadas como la distribución de responsabilidades (función o actividades). Elorganigrama será evaluado de acuerdo a la claridad. La valoración delorganigrama tendrá un puntaje máximo de 25 puntos.

§ La evaluación del cronograma se basará en la coherencia, secuencia yarticulación entre las actividades propuestas y de la asignación del director yel grupo básico de profesionales, los tiempos y duraciones de las mismas,ubicación estratégica de puntos de control, entrega de informes parciales ycualquier otro elemento relevante para el cronograma, de manera que secumplan los objetivos y alcances propuestos. La valoración del cronogramatendrá un puntaje máximo de 25 puntos.

3.4. EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA

Se asignarán 200 puntos a la propuesta económica que oferte el menor valor, yen forma inversamente proporcional a las demás propuestas así:

Precio Propuesta Menor Valor H 200Precio Propuesta

4. CONSIDERACIONES FINALES

4.1. ADJUDICACIÓN





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a). Se adjudicará a la firma, consorcio o unión temporal, que obtenga el máximopuntaje, atendidos todos los factores de evaluación.

b). El Comité evaluador hará un informe indicando un orden de elegibilidad delas propuestas con destino al director de la Unidad.

c). Previamente a la adjudicación el informe de evaluación de las propuestaspermanecerá en la Secretaría General de la UPME (piso 14), por un términode dos (2) días hábiles, contados a partir de la fecha que para el efectocomunique la UPME, para que los proponentes conozcan los resultados ypresenten las observaciones que estimen pertinentes en el plazo que seindique; plazo en el cual no se podrá completar, adicionar o mejorar laspropuestas.

d). Las observaciones, debidamente radicadas dentro del término previsto, seránresueltas y según sus resultados se adjudicará.

4.2. PROPIEDAD DE LOS ESTUDIOS

Serán propiedad de la UPME los resultados de los análisis, encuestas, programasy demás aplicaciones en computador y en general los trabajos realizados durantey para el desarrollo del contrato.

4.3. IDIOMA DEL TRABAJO

Todas las comunicaciones, presentaciones e informes serán presentados enidioma español.

4.4. SUPERVISION Y COORDINACIÓN

La supervisión de este trabajo estará a cargo del Subdirector de PlaneaciónEnergética o a quien este delegue.

4.5. REQUISITOS A CUMPLIR EN CASO DE SER ESCOGIDA LAPROPUESTA

a). Constitución de la(s) garantía(s) exigida(s) en el contrato.b). Publicación del contrato en el diario oficial a cargo del contratista.c). Cancelar el valor del impuesto de timbre, si hay lugar a ello.





22

d). En la ejecución del contrato cumplirá a cabalidad con el objeto y lasobligaciones del mismo, debiendo responder por cualquier daño que endesarrollo de este cause a la UPME como a terceros





23

FORMULARIO No. 1

FORMATO CARTA REMITENTE DE LA PROPUESTA

SeñorDIRECTORUPMECiudad

------------------------------------------------------------------------------------, mayor de edad,vecino de----------- identificado con la cédula de ciudadanía número-------------expedida en ----------------, en mi calidad de representante legal ( o suplente oapoderado) de la sociedad (unión temporal, consorcio) ------------------, legalmenteconstituida y domiciliada en------------------ , de conformidad con las condicionesque se estipulan en los términos de referencia, presento la siguiente propuestapara la consultoría de _ _ _ _ _ _ _ _ .

En caso de que sea aceptada, la firma (o consorcio o unión temporal) secompromete a firmar el contrato correspondiente.

Declaramos así mismo:

1. Que tengo (tenemos) el poder legal para firmar y presentar la propuesta.

2. Que ninguna persona o entidad distinta de los firmantes tiene interéscomercial en esta propuesta, ni en el contrato probable que de ella se derive.

3. Que conozco las especificaciones técnicas y garantizo (garantizamos) quelos servicios ofrecidos cumplen con los requisitos en ellos exigidos.

4. Que conozco (conocemos) el contenido de los términos de referencia ydemás documentos de la Convocatoria y acepto (aceptamos) su contenido.

5. Que haré (haremos) los trámites necesarios para el perfeccionamiento ylegalización del contrato, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la firmade éste.





24

6. Declaro (declaramos) no hallarme (hallarnos) incursos en ninguna de lascausales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Constitución y en laley.

Que el plazo de ejecución de los trabajos es de ______ semanas, contadas apartir de la firma del Acta de Iniciación.

El (los) suscrito (s) señala(n) como dirección comercial, número de teléfono yFax a donde se puede remitir o enviar por correo y realizar notificaciones ycomunicaciones relacionadas con esta propuesta, los siguientes:

Dirección ----------------------------------------------------------------------------------Teléfono -----------------------------------------------------------------------------------Fax -----------------------------Ciudad -----------------------

Atentamente,

------------------------------------------------------------Nombre del Representante y/o Nombre completo del proponente





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FORMULARIO No. 2

EXPERIENCIA ESPECÍFICA DE LA FIRMA PROPONENTE(1) EN LOS ÚLTIMOS CINCO (5) AÑOS.

Nombre del proponente: ______________

Fecha de:Nombre delproyecto

EntidadContratante (2)

Objeto del contrato Duración(años y/o fracción) Iniciación Finalización

(1): Ver definición de experiencia específica del proponente.(2): Entidad contratante o empleadora en caso de persona natural.





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FORMULARIO No. 3

RELACIÓN DEL GRUPO BASICO DE PROFESIONALES PROPUESTO PARA ELESTUDIO

(Diligenciar la información solicitada en este formulario, para EL GRUPO BASICO DEPROFESIONALES asignado al proyecto

Nombre del proponente: ______________

ESTUDIOS DEPOSGRADO

NOMBREde los

profesionales

CARGOEN EL

PROYECTO

TÍTULOPROFESION

AL

AñOGRAD

O

ES

PE

CIA

LIZ

AC

IO

N

MA

ES

TR

IA

DO

CT

OR

AD

O

EXPERIENCIA

ESPECIFICA(

1)

EN LOSULTIMOS

CINCO AÑOS(en meses)

(1): Ver definición de experiencia específica de los profesionales. Indicar laexperiencia específica de cada uno de los profesionales (en años y fracción). Eldetalle de esta experiencia específica se consignará en el formulario No. 4.





27

FORMULARIO No. 4EXPERIENCIA ESPECÍFICA(1) DEL GRUPO BASICO DE PROFESIONALES EN LOS

ULTIMOS CINCO (5) AÑOS

NOMBRES Y APELLIDOS:CARGO A OCUPAR:DOMICILIO: DIRECCION:TELEFONO: FAX:CEDULA N°: PASAPORTE N°:LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO:

EXPERIENCIA ESPECIFICA (1)

FECHA DENOMBRE DELPROYECTO

ENTIDADActividad

desempeñada iniciación

terminación

Duración(años y /ofracción)

TOTAL EXPERIENCIA ESPECÍFICA EN MESES

sumaexperienci

aespecífica(

3)

Certifico mi intención y compromiso de participar en el estudio en caso deresultar elegida la propuesta.

___________________________________ Firma del profesional

(1): Ver definición de experiencia específica(2): Diligenciar este formato para cada uno de los profesionales del GRUPO BASICO

DE PROFESIONALES.(3): Debe ser coherente con la información del formato No. 3

FORMULARIO No. 5





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METODOLOGÍA PARA LA CALIFICACIÓN DEL PROPONENTE Y DE LAEXPERIENCIA DEL GRUPO PROFESIONAL

1. EXPERIENCIA TECNICA DEL PROPONENTE (Máximo 200 Puntos)

# PROYECTO

PROYECTO

ESPECIFICOS 150 200

9 10 11 125 6 7 81 2 3 4

2. GRUPO PROFESIONAL: MATRIZ DE NIVEL ACADÉMICO & EXPERIENCIA(Máximo 200 Puntos)

EXPERIENCIA (AÑOS)

NIVEL ACADEMICO

Ph D 120

MSc 80 120

ESPECIALIZACION 80 120

PROFESIONAL 80 120

DIRECTOR DEL PROYECTO (Máximo 120 Puntos)

0.5 9 10 11 125 6 7 81 2 3 4

EXPERIENCIA (AÑOS)

NIVEL ACADEMICO

Ph D 80

MSc 60 80

ESPECIALIZACION 60 80

PROFESIONAL 60 80

11 127 8 9 10

PROFESIONAL GRUPO BASE (Máximo 80 Puntos)

0.5 1 2 3 4 5 6

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