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MANUAL DEL PROGRAMA EXCEL LABORAL® Nivel 1 Tema 01 Conocer temas comunes de Office Capacitaciones Interdisciplinarias y Servicios Profesionales S.A.

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MANUAL DEL PROGRAMA EXCEL LABORAL®

Nivel 1 Tema 01 Conocer temas comunes de Office

Capacitaciones Interdisciplinarias

y Servicios Profesionales S.A.

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PRIMER PASO: CONOCER

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Cispro S.A

Ofrecemos: Capacitación Laboral y Profesional - Servicios Profesionales - Herramientas laborales Para consultas contáctenos: [email protected] / teléfono (506) 8585-2887 / cisprocr.com

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INDICE DE CONTENIDOS

Introducción......................................................................................................................... 4

A. Conocer temas comunes de Office (Excel, Word, Power Point). .............................. 5

a. Archivo de Excel (Libro): Abrir y cerrar. .................................................................................... 5

b. Barra de título, acceso rápido, cinta de opciones, fichas, grupos, botón office (versión 2007

y menú archivo en el 2010). ................................................................................................................... 5

c. Modificar libro de Excel: dar y cambiar nombre, guardar, copiar y eliminar. ...................... 8

d. Hoja: Imprimir, vista previa, márgenes, configuración de página. ......................................... 9

e. La ayuda de Excel. ....................................................................................................................... 11

f. Uso del teclado para operar el Excel: Operadores básicos para office. ................................. 12

Antes de continuar… .......................................................................................................... 12

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Manual de contenidos

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Introducción El programa Excel Laboral® ha sido estructurado y pensado para aportarle beneficios a los participantes en cada uno de sus niveles, así como en las futuras aplicaciones del mismo. El principal beneficio que pretendemos es su ahorro en el tiempo de trabajo dedicado a los archivos de gran cantidad de información y labores administrativas comunes. Excel Laboral® está estructurado para que el estudiante desde la primera clase del nivel básico conozca herramientas básicas para nosotros que otros catalogan de mayor nivel. Deseamos guiarlos para que conozca las múltiples ventajas del manejo adecuado de esta herramienta. La forma de trabajar nos permite orientarlos para que logren un buen dominio de estas herramientas tecnológicas. El éxito de este proceso de enseñanza requiere de dos partes:

1. Primeramente, nuestro esfuerzo para lograr brindarles las mejores oportunidades de aprendizaje y filtrarles la información “relleno” y no aporta a resolver los problemas.

2. Segundo, el aprendizaje por parte de ustedes para ir desarrollando los trabajos

encomendados durante y luego de cada una de las clases, de ello depende el éxito en los exámenes finales de cada nivel y el domino de las herramientas.

Principalmente nuestro programa utilizada la herramienta Excel para desarrollarse debido a su versatilidad y disponibilidad generalizada a nivel mundial. Sin embargo en alguna parte del curso les estaremos brindando opciones diferentes que le permitirán incrementar el uso adecuado del recurso más preciado que tenemos, el tiempo.

Los invitamos a sacar el mayor provecho de este programa, así como hacernos llegar sus sugerencias para mejorar el servicio que le brindamos y seguiremos brindando. Para Cispro S.A. es un gusto tenerlo como participante de nuestro programa.

Truco: este programa se creó para HACER EN MENOR TIEMPO nuestras

laborales, por ello si algunos de esto temas los conoces a la perfección, nada más léelo

para repasar rápidamente y sigue con el siguiente.

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A. Conocer temas comunes de Office (Excel, Word, Power Point). Primeramente presentaremos algunos temas que comparten los programas de office como Excel, Word y Power Point. Para ello usaremos Excel de ejemplo y sus archivos.

a. Archivo de Excel (Libro): Abrir y cerrar.

Abrir el programa: Se puede abrir desde el botón iniciar, o desde un libro nuevo con el Excel abierto.

Abrir un archivo nuevo desde el icono en el escritorio

Abrir un archivo nuevo el programa abierto

Cerrar: Para cerrarlo desde el botón de cerrar de Excel (“x” color rojo en la esquina

superior derecha o clic derecho) o desde la opción crear ventana.

b. Barra de título, acceso rápido, cinta de opciones, fichas, grupos, botón office (versión 2007 y menú archivo en el 2010).

Los programas de Office tienen en su estructura componentes que son similares entre sí. Enseguida veremos algunos de ellos. Los archivos de Excel se llaman Libros y para realizar todas estas tareas con él se debe conocer cada una de sus partes:

Barra de título: Aparece en la parte superior central del libro aparece el nombre que le dimos al archivo y el del programa.

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Nombre del libro

Acceso rápido: en la esquina superior izquierda del archivo, generalmente por encima de la cinta de opciones podrá encontrar algunos botones de acceso rápido a algunas aplicaciones como, guardar, deshacer y rehacer; también pueden ser personalizadas por el usuario.

Botones de Acceso rápido

Cinta de opciones: la cinta de opciones se encuentra formada por las fichas del Excel las cuales están situadas en la parte superior del libro.

Fichas: son agrupaciones de botones por tipo que permiten realizar acciones dentro

de las hojas, algunas de ellas son: inicio, insertar, datos, formulas, entre otras; también existe la opción de personalizarlas.

Grupos: son varios botones que se agrupan dentro de una ficha para determinada

tarea, por ejemplo dentro de la ficha “insertar” se encuentran los grupos, tablas, ilustraciones y gráficos, entre otras opciones.

Sub-grupos: son varios botones en una categoría de un grupo, por ejemplo el sub-

grupo “Combinar y centrar que se encuentra dentro del grupo “Alineación” de la ficha “Inicio”.

Botones o Comandos: son las opciones de tareas que de forma predeterminada

tiene Excel, por ejemplo “guardar”, “Negrita”, Aumentar decimales, etc. Excel y los programas Office de Microsoft tienen sus opciones de botones agrupados de la siguiente manera.

1- Cinta de opciones. a. Fichas

i. Grupos. 1. Sub-grupos.

a. Comandos o botones.

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Así por ejemplo si deseamos poner un borde a las celdas debemos seguir la siguiente ruta:

1- Cinta de opciones. a. Ficha: Inicio

i. Grupo: Fuente 1. Sub-grupo: Bordes

a. Comando o botón: Según se desee No todos los botones o comandos tienen la misma desagregación algunos los podemos encontrar en los grupos, por ejemplo la opción “Alinear texto a la izquierda”.

1- Cinta de opciones. a. Ficha: Inicio

i. Grupo: Alineación 1. Comando o botón: Alinear texto a la izquierda.

Tenga presente esta forma de organización para que a la hora de seguir el manual y trabajar sus archivos ubique los botones con más rapidez

Botón Office o Ficha Archivo (versiones 2007 y 2010 respectivamente): en esta ficha se pueden hacer diversas acciones en el libro como guardarlo, crear uno nuevo, abrir, imprimir, cambiar algunas opciones de Excel, salir del archivo, entre otras.

En las siguientes imágenes verán algunos ejemplos de estas acciones

Cinta de Opciones; Ficha Inicio; Grupos Portapapeles, Fuente y Alineación

Cinta de Opciones; Ficha Insertar; Grupos Tablas, Ilustraciones y Gráficos

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Cinta de Opciones; Ficha Datos; Grupos Ordenar y Filtrar, Herramientas

c. Modificar libro de Excel: dar y cambiar nombre, guardar, copiar y eliminar. Para realizar todas estas tareas con el libro se debe hacer lo siguiente:

Nombrar y cambiar nombre: Una vez creado el archivo con F2 del teclado o clic derecho aparece un menú contextual, opción “cambiar nombre” se renombra el archivo o cuando lo quiere cerrar le consulta si desea cambiarle el nombre.

Clic derecho opción “Cambiar nombre”

Guardar: Para guardarlo se puede ejecutar el comando del teclado “Ctrl + G” o desde la ficha archivo, “Guardar” o “Guardar como” para cambiar el tipo de archivo guardado.

Ficha Archivo (Excel 2010) o Botón de Office (Excel 2007) opciones de Guardar

Copiar: Para copiar el archivo nos posicionamos en él y con clic derecho del mouse

aparece el menú contextual seleccionamos “Copiar” o también podemos ejecutar el comando del teclado “Ctrl + C”.

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Clic derecho opción “Copiar”

Eliminar: para eliminar un archivo podemos suprimirlo (tecla Supr.), sobre el archivo clic derecho del mouse seleccionamos eliminar.

Todas estas acciones deben explorarlas con un archivo de Excel y hacer el ejercicio de ubicar cada uno de estos enunciados. Archivo N1-T01-01 Libro en Blanco.

d. Hoja: Imprimir, vista previa, márgenes, configuración de página.

Para realizar todas estas tareas con el libro se debe hacer lo siguiente:

Imprimir: se debe seleccionar el botón office versión 2007 o el menú archivo en la versión 2010 y pulsar la opción imprimir, también pueden usar el comando del teclado “Ctrl + P” y hacer la selección.

Truco: este programa se creó para HACER EN MENOR TIEMPO nuestras

laborales, por ello aprende a utilizar los atajos del teclado y las múltiples tareas que

puedes hacer con esta forma de trabajar Excel. Archivo N1-T01-02 Uso del Teclado

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Opciones de Imprimir

Vista previa: Al seleccionar “imprimir aparecerá la vista preliminar a la derecha si la hoja tiene información digitada, también puede seleccionar la opción “mostrar vista preliminar”.

Márgenes: en la ficha de “Diseño de página” en el grupo “configurar página”

selecciona la opción de márgenes.

Configuración de página: en la misma dirección del punto anterior debe seleccionar la opción del grupo indicada en la margen inferior izquierda para ampliar el cuadro de configuración y trabajar en él donde podrá trabajar los temas de página, márgenes, encabezado y pie de página y las opciones de impresión de la hoja.

En las siguientes imágenes verán algunos ejemplos de estas acciones

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Configurar página “Márgenes”

e. La ayuda de Excel. Esta opción lo que permite es conocer más a profundidad y con ejemplos el manejo de Excel. Permite interiorizar y detenerse más en cada uno de los temas de Excel para lograr con ello su máximo aprovechamiento. Además de esta herramienta existe gran cantidad de páginas de internet que nos ayudan a conocer más sobre el uso laboral que le podemos dar a Excel. Es importante que el estudiante desarrolle el hábito de investigación para conocer realmente el alcance de este programa. Para acceder a la ayuda de Excel debemos usar el botón F1 o el signo de pregunta que aparece en el margen superior derecho de la ventana de Excel. Con ello veremos la siguiente ventana.

Ventana de Ayuda de Excel

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f. Uso del teclado para operar el Excel: Operadores básicos para office. Con el uso del se pueden realizar diversas funciones de Excel algunos ejemplos de ellos los vimos con el comando de Ctrl + G, C, X y P para guardar, copiar, cortar e imprimir respectivamente. La opción de ayuda de Excel le enseña los diversos comandos para el uso del teclado en Excel. Revisa el archivo N1-T01-02 Uso del teclado y veras en las filas marcadas con color, los atajos más importantes para lograr el buen uso del tiempo con en el manejo de la herramienta.

Antes de continuar… Felicidades, ya termino el primer tema de trabajo sobre esta capacitación, recuerda que nuestra labor es ayudarte a disminuir el tiempo que tardas para hacer labores extensas, es por ello que antes de continuar vamos a repasar lo que requieres CONOCER sobre este tema para seguir con el tema dos.

a) Si deseas manejar adecuadamente los temas de este programa en la primera parte vamos a CONOCER. Esto significa primeramente un manejo adecuado de la parte teórica, así que no te desanimes por esta parte, luego con creces lo agradecerás.

b) Recuerda que debes saber la estructura de los comandos de Excel (1. Cinta de

opciones, 2. Fichas, 3. Grupos, 4. Sub-grupos y 5. Comandos y botones).

c) Debes comenzar a manejar algunos métodos abreviados del teclado para agilizar tu labor, no te preocupes por manejarlos todos, debes eso si comenzar con uno o dos, cuando por la práctica los domines sigue con otros dos.

d) Aprende a usar la ayuda que brinda Excel, este programa es una excelente guía y

recomendamos para profundizar sobre el tema incentivar la buena costumbre de investigar, comienza haciéndolo en la ayuda de Excel.

e) Descarga todos los archivos y guárdalos según están nombrados en la página para

no perderte luego que los requieras consultar.

f) Realiza la practica destinada para esta semana (revisar en la página) y cualquier consulta que tengas nos escribes para ayudarte.

Si algunos de estos puntos no te sientes bien preparado revísalo un momento y repasa para fortalecer tus conocimientos, si avanzas sin el manejo adecuado luego tendrás que devolverte y será más la pérdida de tiempo, no queremos eso para ti.

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En Excel Laboral® hemos creado una serie de manuales para que aprendas adecuadamente el uso de esta herramienta y resuelvas los problemas que se te presentan. Están divididos de la siguiente forma según el fondo de su portada:

1. Los manuales VERDES que permiten CONOCER las herramientas que posee Excel para trabajar con la información que disponemos.

2. Los manuales AZULES permiten poner en

PRÁCTICA los contenidos vistos en el curso y resolver un caso real presentado en el trabajo.

3. Los manuales NEGROS son aportes de los

estudiantes donde se APLICA todo lo aprendido y permite la primera creación propia por parte de ellos que se enfoca en el trabajo.

Además de ello disponemos de las prácticas y todos los archivos de Excel listos para que comiences a resolver tus problemas laborales de manejo de información. En Excel Laboral® queremos que aprendas a resolver los problemas más rápido con la ayuda de esta herramienta permitiéndote un ahorro considerable de tiempo en el proceso que te permitirá invertirlo luego de una mejor forma, según sus necesidades y preferencias. Cispro S.A.