funciones de excel

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1 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN................................................................ ................................ ................................ ....... 3 ¿QUÉ ES EXCEL?. CONCEPTO DE HOJA DE CÁLCULO. ................................ ................................ ........................ 3 ENTORNO DE TRABAJO ................................................................ ................................ ................................ ... 3 ARCHIVOS DE EXCEL................................................................ ................................ ................................ ...... 4 NOMBRE DE LAS HOJAS................................................................ ................................ ................................ ... 4 MOVERSE EN EXCEL................................................................ ................................ ................................ ....... 4 2. ORGANIZACIÓN DE LA PANTALLA ................................................................ ................................ .... 5 BARRA DE TÍTULO ................................................................ ................................ ................................ .......... 5 BARRA DE MENÚS................................................................ ................................ ................................ ........... 5 BARRAS DE HERRAMIENTAS ................................................................ ................................ ............................ 6 CUADRO DE NOMBRES Y BARRA DE FÓRMULAS................................................................ ................................ 7 BARRA DE ESTADO ................................................................ ................................ ................................ ......... 7 BARRA DE SELECCIÓN DE HOJAS................................................................ ................................ ...................... 7 BARRAS DE DESPLAZAMIENTO ................................................................ ................................ ........................ 8 3. INTRODUCIENDO DATOS ................................................................ ................................ ...................... 9 CELDAS ................................................................ ................................ ................................ ......................... 9 CELDA ACTIVA................................................................ ................................ ................................ ............... 9 FORMATO DE CELDA................................................................ ................................ ................................ ..... 10 FORMATOS NUMÉRICOS ................................................................ ................................ ................................ 11 CÓMO INTRODUCIR NÚMEROS ................................................................ ................................ ....................... 12 CÓMO INTRODUCIR TEXTO................................................................ ................................ ............................ 12 CÓMO INTRODUCIR FECHAS Y HORAS ................................................................ ................................ ............ 12 COMENTARIOS DE CELDA ................................................................ ................................ ............................. 13 RANGOS ................................................................ ................................ ................................ ...................... 14 AUTOLLENADO ................................................................ ................................ ................................ ............ 14 TIPOS DE LISTAS QUE PUEDE RELLENAR MICROSOFT EXCEL ................................................................ ............ 15 FÓRMULAS ................................................................ ................................ ................................ .................. 17 SINTAXIS DE LAS FORMULAS ................................................................ ................................ ......................... 17 ORDEN EN EL QUE SE EJECUTAN LAS OPERACIONES EN LAS FÓRMULAS ............................................................. 18 FORMULAS AVANZADAS: FUNCIONES................................................................ ................................ ............. 18 FUNCIONES DE ADMINISTRACIÓN DE LISTAS Y BASES DE DATOS ................................................................ ...... 18 FUNCIONES DE FECHA Y HORA................................................................ ................................ ....................... 19 FUNCIONES DDE Y EXTERNAS ................................................................ ................................ ...................... 20 FUNCIONES DE INGENIERÍA ................................................................ ................................ ........................... 20 FUNCIONES FINANCIERAS ................................................................ ................................ ............................. 21 FUNCIONES DE INFORMACIÓN ................................................................ ................................ ....................... 23 FUNCIONES LÓGICAS ................................................................ ................................ ................................ .... 24 FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA ................................................................ ................................ ...... 24 FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS ................................................................ ........................... 24 FUNCIONES ESTADÍSTICAS ................................................................ ................................ ............................ 26 FUNCIONES DE TEXTO ................................................................ ................................ ................................ .. 28 PALETA DE FÓRMULAS................................................................ ................................ ................................ .. 29 TRABAJANDO CON FÓRMULAS MATRICIALES ................................................................ ................................ .. 30 4. TRABAJANDO CON EXCEL ................................................................ ................................ ................. 31 ABRIR, CERRAR Y GUARDAR ................................................................ ................................ ......................... 31 NOMBRANDO LAS HOJAS DE UN LIBRO ................................................................ ................................ ........... 31 INSERTAR HOJAS EN UN LIBRO................................................................ ................................ ....................... 31 MOVER Y COPIAR HOJAS ................................................................ ................................ ............................... 32 ELIMINAR HOJAS ................................................................ ................................ ................................ .......... 33 SELECCIONAR Y ACTIVAR CELDAS ................................................................ ................................ ................. 33 INTRODUCIR DATOS EN CELDAS ................................................................ ................................ .................... 34

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Page 1: FUNCIONES DE EXCEL

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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................................3

¿QUÉ ES EXCEL?. CONCEPTO DE HOJA DE CÁLCULO. ........................................................................................3ENTORNO DE TRABAJO ...................................................................................................................................3ARCHIVOS DE EXCEL......................................................................................................................................4NOMBRE DE LAS HOJAS...................................................................................................................................4MOVERSE EN EXCEL.......................................................................................................................................4

2. ORGANIZACIÓN DE LA PANTALL A ....................................................................................................5

BARRA DE TÍTULO..........................................................................................................................................5BARRA DE MENÚS...........................................................................................................................................5BARRAS DE HERRAMIENTAS............................................................................................................................6CUADRO DE NOMBRES Y BARRA DE FÓRMULAS................................................................................................7BARRA DE ESTADO .........................................................................................................................................7BARRA DE SELECCIÓN DE HOJAS......................................................................................................................7BARRAS DE DESPLAZAMIENTO ........................................................................................................................8

3. INTRODUCIENDO DATOS......................................................................................................................9

CELDAS.........................................................................................................................................................9CELDA ACTIVA ...............................................................................................................................................9FORMATO DE CELDA.....................................................................................................................................10FORMATOS NUMÉRICOS................................................................................................................................11CÓMO INTRODUCIR NÚMEROS.......................................................................................................................12CÓMO INTRODUCIR TEXTO............................................................................................................................12CÓMO INTRODUCIR FECHAS Y HORAS ............................................................................................................12COMENTARIOS DE CELDA .............................................................................................................................13RANGOS ......................................................................................................................................................14AUTOLLENADO............................................................................................................................................14TIPOS DE LISTAS QUE PUEDE RELLENAR MICROSOFT EXCEL............................................................................15FÓRMULAS ..................................................................................................................................................17SINTAXIS DE LAS FORMULAS.........................................................................................................................17ORDEN EN EL QUE SE EJECUTAN LAS OPERACIONES EN LAS FÓRMULAS.............................................................18FORMULAS AVA NZADAS: FUNCIONES.............................................................................................................18FUNCIONES DE ADMINISTRACIÓN DE LISTAS Y BASES DE DATOS ......................................................................18FUNCIONES DE FECHA Y HORA.......................................................................................................................19FUNCIONES DDE Y EXTERNAS......................................................................................................................20FUNCIONES DE INGENIERÍA ...........................................................................................................................20FUNCIONES FINANCIERAS .............................................................................................................................21FUNCIONES DE INFORMACIÓN .......................................................................................................................23FUNCIONES LÓGICAS....................................................................................................................................24FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA ......................................................................................................24FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS...........................................................................................24FUNCIONES ESTADÍSTICAS............................................................................................................................26FUNCIONES DE TEXTO ..................................................................................................................................28PALETA DE FÓRMULAS..................................................................................................................................29TRABAJANDO CON FÓRMULAS MATRICIALES..................................................................................................30

4. TRABAJANDO CON EXCEL .................................................................................................................31

ABRIR, CERRAR Y GUARDAR .........................................................................................................................31NOMBRANDO LAS HOJAS DE UN LIBRO ...........................................................................................................31INSERTAR HOJAS EN UN LIBRO.......................................................................................................................31MOVER Y COPIAR HOJAS...............................................................................................................................32ELIMINAR HOJAS..........................................................................................................................................33SELECCIONAR Y ACTIVAR CELDAS.................................................................................................................33INTRODUCIR DATOS EN CELDAS ....................................................................................................................34

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INSERTAR FILAS, COLUMNAS Y CELDAS.........................................................................................................34BORRAR DE CELDAS.....................................................................................................................................35MOVER Y COPIAR CELDAS ............................................................................................................................36ASIGNAR NOMBRES A UNA CELDA, A UN RANGO O A UNA FÓRMULA.................................................................37REFERENCIAS RELATIVAS Y REFERENCIAS ABSOLUTAS ...................................................................................38ABRIR DOS VENTANAS DEL MISMO LIBRO DE TRABAJO....................................................................................39DIVIDIR UNA VENTANA.................................................................................................................................40INMOVILIZAR SECCIONES..............................................................................................................................40

5. FORMATEANDO EL L IBRO.................................................................................................................42

CAMBIAR EL ANCHO DE LAS COLUMNAS Y LA ALTURA DE LAS FILAS................................................................42OCULTAR FILAS O COLUMNAS.......................................................................................................................42FORMATO DE CELDAS...................................................................................................................................43

6. TRABAJANDO CON GRÁFICOS Y DIAGRAMAS.............................................................................44

TIPOS DE GRÁFICOS......................................................................................................................................44EL ASISTENTE PARA GRÁFICOS......................................................................................................................45PARTES DE UN GRÁFICO................................................................................................................................46MODIFICAR UN GRÁFICO ..............................................................................................................................47AGREGAR DATOS A UN GRÁFICO ...................................................................................................................48GRÁFICOS COMBINADOS...............................................................................................................................48

7. IMPRIMIENDO EL L IBRO....................................................................................................................49

CONFIGURAR LA PÁGINA ..............................................................................................................................49ESTABLECER EL ÁREA DE IMPRESIÓN.............................................................................................................51IMPRIMIENDO ..............................................................................................................................................52SALTOS DE PÁGINA ......................................................................................................................................52IMPRIMIENDO GRÁFICOS...............................................................................................................................53LA VISTA PRELIMINAR..................................................................................................................................53

8. BIBLIOGRAFIA ......................................................................................................................................54

Page 3: FUNCIONES DE EXCEL

Exce l 97 Introdu cc ión

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1. INTRODUCCIÓN

¿Qué es Exce l?. Concepto de hoja de cálculo.

Excel es una aplicación de hoja de cálculo, integrada en el entorno Windows. Una hoja de cálculo esun programa que, básicamente, te permite realizar cálculos con números; por ejemplo para realizar uninforme de gastos o determinar si una inversión es o no rentable. Las hojas de cálculo son, junto a losprocesadores de texto, una de las aplicaciones informáticas de uso más general y extendido. En Excel,además de las capacidades de una hoja de cálculo normal, se combinan una base de datos, un progra-ma de gráficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje propio de programación y generación demacros (Visual Basic para aplicaciones); y todo dentro de la misma aplicación.

Las hojas de cálculo están compuestas por una especie de tabla cuyas casill as o celdas pueden conte-ner:

− texto.− valores numéricos, fechas y datos horarios.− fórmulas o funciones matemáticas.

La potencia de una hoja de cálculo viene determinada por las fórmulas que se introducen en sus cel-das. Las fórmulas realizan cálculos de manera automática, basándose en la información de las celdasde la hoja de cálculo, de manera que no haya que hacer esta operación manualmente. De esta formapueden variarse los datos de la hoja en cualquier momento y las celdas se recalcularán instatánea-mente en función de los datos modificados.

Además, un programa como Excel contiene un gran número de utili dades para introducir, formatear ypresentar total o parcialmente el contenido de las hojas de cálculo.

También es capaz de presentar rápidamente todos los datos analizados mediante gráficos de distintotipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de cálculo o en otro fichero independiente. Estosgráficos pueden tener muchas formas (funciones, diagramas de barras o de líneas, diagramas de tarta,etc.) y estar representados en dos o tres dimensiones, dependiendo de las necesidades del usuario.

Por último, permite asimismo generar aplicaciones a la medida del usuario (mediante macros), ya quecuenta con un lenguaje propio de programación (Visual Basic para aplicaciones, como ya se dijo).

Entorno de trabajo

Antes de que la informática trajese al mercado estos programas, el trabajo que hoy en día solucionanlas hojas de cálculo se hacía a mano con un papel y un bolígrafo. El área de trabajo era normalmenteun escritorio, en donde había formularios, hojas cuadriculadas, etc., y en donde el usuario colocaba losdatos más o menos ordenados.

Las hojas de cálculo intentan mantener esta situación. El escritorio equivale al ámbito de trabajo, en elque en diferentes ventanas se pueden llevar a cabo simultáneamente distintos procedimientos. Paracada uno de estos procedimientos Excel ofrece los libros de trabajo.

Los libros de trabajo son documentos que reúnen las diferentes hojas de trabajo en un documentogeneral. Un libro de este tipo puede contener diferentes tablas y gráficos, como si fuese una carpeta endonde almacenamos nuestro trabajo.

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Introdu cc ión Exce l 97

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Una de las ventajas de los libros de trabajo es que los documentos que van agrupados no hace faltaabrirlos separadamente. Cuando nosotros abrimos el li bro, disponemos al instante de todos los docu-mentos. La segunda ventaja fundamental de los libros es que algunas operaciones se pueden realizarsimultáneamente en más de una hoja, como por ejemplo formatear un rango determinado. La terceraventaja se refiere a cálculos que valoran datos de diferentes hojas.

En principio Excel los libros de trabajo se abren con tres hojas, pero podemos añadir o eliminar cuan-tas hojas queramos (con un límite mínimo de al menos una hoja y un máximo que dependerá de lamemoria de nuestro sistema). Una hoja en el li bro es la parte activa en donde vamos a introducir ytrabajar nuestros datos.

Archivos de Exce l

Cuando almacenamos nuestra información en el disco duro o disquete, Excel añade una extensiónpara diferenciar sus archivos. Utili za como extensión .XLS para sus archivos de datos, a los cuales,como ya hemos dicho, se les conoce como libros. Además se puede almacenar en un archivo la situa-ción actual del ámbito de trabajo, con los libros que esten abiertos. Para estos archivos usa la exten-sión .XLW. Por último, se pueden utili zar plantill as, a cuyo tipo se asocia la extensión .XLT. Lasplantill as son archivos que sirven como modelo de configuración de tablas, gráficos o macros. Unejemplo de plantill a puede ser un formulario que siempre deba rellenarse igual.

Nombre de las hojas

Independientemente del nombre que hayamos puesto a nuestro libro de trabajo, cada una de las hojasque lo componen pueden tener un nombre determinado. El nombre de cada hoja aparece en una eti-queta en la parte inferior de la ventana del li bro de trabajo. Es posible reorganizar las hojas que com-ponen un libro de trabajo, así como copiarlas o moverlas de un libro a otro.

Moverse en Exce l

La utili zación de Excel es similar a la de cualquier otro software en el entorno Windows, medianteratón (haciendo clic y arrastrando para seleccionar y haciendo doble clic para accionar) o mediante elteclado, haciendo uso de distintas teclas tales como las flechas para los desplazamientos (← ↑ → ↓),la tecla Intro ó Enter para accionar, Alt + la letra subrayada de cada menú o comando para seleccio-nar, etc.

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Exce l 97 Organización d e la pantalla

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2. ORGANIZACIÓN DE LA PANTALLA

Excel tiene su pantalla dividida en diferentes partes. Algunas de ellas son comunes a cualquier otroprograma que se ejecute bajo entorno Windows.

Cuando se crea o abre un libro de trabajo, éste se muestra en una ventana. Pueden abrirse varias ven-tanas de libros de trabajo a la vez, cada uno de ellos con sus respectivas hojas.

Barra de título

En ella nos indica la aplicación que está ejecutándose (Excel, en este caso) y el li bro activo. A la dere-cha están los botones de MINIMIZAR, RESTAURAR y CERRAR la aplicación. A la izquierda elicono de aplicación, con el menú de control de las opciones de la ventana.

En el caso de no estar maximizada la ventana del li bro activo, esta barra no presentará el título delmismo, sino que lo hará la propia ventana del li bro. Además de la barra de título, tendrá una barra deselección de hojas y barras de desplazamiento.

Figura 1: Ventana hija

Barra de menús

En esta línea tenemos los diferentes comandos de menú de Excel. Estos menús son variables en fun-ción del objeto u hoja con el que estemos trabajando. Así, en una hoja normal de datos (tabla) el menúes el que se presenta en la figura.

Figura 2: Barra de menu para datos

Si estuviesemos trabajando con gráficos (o tuviesemos uno seleccionado), la barra sería igual, perocambiaría el menú de Dat os por el de Gr áfico .

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Organización d e la pantalla Exce l 97

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Estos menús podemos personalizarlos a nuestro gusto, añadiendo o eliminando comandos de cada unade las opciones. E incluso podemos incluir opciones nuevas y poner botones de acceso rápido juntocon las opciones de menú.

Las opciones de estas barras de menú también se nos presentan al seleccionar un objeto (por ejemplouna celda) y pulsando el botón derecho del ratón. En este caso las opciones que aparecen se reducen alas más utili zadas para el trabajo con dicho objeto. Este tipo de menú se llama menú contextual.

Barras de herramientas

Mediante estas barras de herramientas podemos tener acceso rápido a las opciones contenidas en losmenús del programa. Excel posee varias barras de herramientas, cada una correspondiente a una cate-goría, de las cuales dos aparecen por defecto con la instalación del programa: la barra de herramientasestándar y la de formato.

• La barra de herramientas estándar presenta las opciones más comunmente usadas, como Abrir,Crear o Guardar un libro; las herramientas de edición (cortar, copiar y pegar); Deshacer; insertargráficos; Zoom; Ayuda; etc.

Figura 3: Barra de herramientas estándar

• La barra de herramientas de formato nos ofrece las opciones de formato de fuentes y de celdas:Tipo de letra, tamaño, justificación, estilos de celdas, colores, etc. Más adelante veremos lo queson los formatos de una celda.

Figura 4: Barra de herramientas de formato

Estas barras de herramientas pueden eliminarse o añadirse otras nuevas. Podemos incluir o eliminarbotones de ellas, personalizándolas a nuestro gusto. También podemos crear barras personalizadas conlos botones que queramos.

Una característica interesante de las barras de herramientas es que podemos situarlas donde nosotrosqueramos, no tienen que estar situadas justamente en las líneas inferiores a la barra de menús. Puedenestar sobre nuestra hoja y estar redimensionadas como más nos convenga.

Figura 5: Barra de herramientas desenclavada

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Cuadro de Nombres y Barra de fórmulas

Bajo la barra de herramientas formato nos encontramos con una línea en donde se encuentran la barrade fórmulas y el Cuadro de Nombres.

Figura 6: Cuadro de Nombres y Barra de fórmulas

A la izquierda está el Cuadro de Nombres, en el que se nos muestra la celda activa, aunque si estamosseleccionando un rango de celdas nos marcará el número de filas y columnas seleccionadas. Si hemosdado un nombre a una celda o un rango de ellas, aparecerá ese nombre en lugar de la fila y columna.

Los tres botones que aparecen a continuación indican CANCELAR, VALIDAR e INTRODUCIRFÓRMULA; y afectan a los datos introducidos en la Barra de fórmulas.

A la derecha está la Barra de fórmulas. Aquí es donde vamos a introducir los datos o editarlos. Aun-que esta operación puede hacerse también directamente en las celdas, es conveniente acostumbrarse amirar aquí, ya que cuando estemos revisando nuestra hoja en las celdas con fórmulas sólo apareceránresultados, mientras que aquí las operaciones.

Barra de estado

Se encuentra en la parte inferior de la pantalla, y su cometido es informativo. En ella se nos muestra ala izquierda el modo en el que nos encontramos (Listo, Introducir, Modificar…). A la derecha se en-cuentra la línea de autocálculo de la que hablaremos más adelante. Por último más a la derecha tene-mos indicado el estado del teclado: sobreescribir, bloqueo numérico activo, mayúsculas activas (SO,NUM, MAY…).

Figura 7: Distintas partes de Excel

Barra de selecc ión de hojas

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Encima de la barra de estado nos encontramos con una serie de pestañas que nos permiten seleccionarla hoja activa, como si mirásemos en una agenda. A la izquierda hay una serie de botones que nospermiten desplazarnos por las hojas.

Barras de desplazamiento

Mediante estas barras nos podemos mover más rápidamente por la hoja. Para ello podemos desplazarla barra o utili zar los manejadores. Si pulsamos la tecla SHIFT mientras arrastramos las barras avanza-remos grandes trechos.

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Exce l 97 Introdu ciendo d atos

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3. INTRODUCIENDO DATOS

La información en Excel se almacena en libros. Los libros son los archivos de trabajo. En cada libropuede haber una o varias hojas de cálculo independientes o relacionadas entre sí. Cada hoja de cálculoestá dividida en filas y columnas, y en la intersección de estas es donde vamos a introducir nuestrosdatos. Esta intersección es conocida como celda. Cada hoja posee un total de 65.536 filas y 256 co-lumnas, lo que hace un total de 16.777.216 celdas.

Celdas

Una celda es un lugar en donde podemos introducir información. Esta información puede de variostipos: texto, números, fórmulas o incluso gráficos. Como ya hemos dicho, las celdas se encuentran enla intersección de las filas y las columnas. Cada celda tiene pues una única dirección que se determinaen función de la fila y la columna en que esté, además de la hoja y el li bro a la que pertenece. Por lotanto si la dirección de una celda es:

[Gastos]Informe!B3

estamos indicando que la celda está:

[Gastos] La celda está en el archivo cuyo nombre es “Gastos”Informe! La celda está en la hoja con el nombre “Informe” .B La celda está en la columna B.3 La celda está en la fila 3.

Como vemos, la forma correcta de indicar el nombre del archivo es poner su nombre entre corchetes.Para el nombre de la hoja añadimos un signo de admiración al final del nombre. Por último las co-lumnas y las filas las referenciamos en ese orden: primero columna y después fila. Las columnas seidentifican mediante letras (A, B, C, ..., AA, AB, ..., IV)1, mientras que las filas se identificarán me-diante números (1, 2, 3, ..., 65536).

El nombre del archivo puede suprimirse si la celda a la que nos referimos está en el li bro activo, esdecir, si es nuestro archivo actual. Esto es también válido para el nombre de la hoja. Si la celda está enla misma hoja en la que hacemos la referencia, se puede prescindir del nombre de la misma.

Cuando una celda de la tabla está activa su borde queda resaltado. De esta manera la celda está dis-puesta para la introducción manual de datos.

Celda activa

¿Cómo se determina en la pantalla cuál es la celda activa actual?

- La celda actual tiene a su alrededor un reborde más grueso que las demás. Ese reborde se llamapuntero de celda.

- En el extremo izquierdo de la barra de fórmulas aparece siempre la dirección de la celda actual.

1 Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas en las referencias a celdas y rangos.

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Figura 8: Celda activa

Formato de celda

En cada celda podemos considerar “dos dimensiones”. Por un lado está el dato que nosotros introdu-cimos (que puede existir en una celda o estar esta vacía) y por otro el formato de la celda. Con el for-mato de la celda nos referimos a la forma en que se muestra el contenido de esta (el dato): formatonumérico, tipo de letra, bordes, color, etc.

Cada una de estas dimensiones se trata por separado. Es decir, se puede borrar el contenido de unacelda sin borrar el formato, o se puede variar el formato sin modificar el contenido.

Para borrar el contenido de una celda podemos editarla y borrar todo su contenido o simplementeseleccionarla y pulsar la tecla SUPR.

Figura 9: Cuadro de diálogo de formato de celdas

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Exce l 97 Introdu ciendo d atos

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El formato de una celda lo podemos variar de tres formas diferentes:

- Seleccionando en el menú: For mato > Celda s...- Pulsando con el botón derecho del ratón sobre la celda y seleccionando la opción Formato de

celdas... del menú contextual.- Pulsando CTRL+1.

De las tres maneras no aparecerá un cuadro de diálogo con los parámetros que podemos variar:

� Número. En este apartado modificamos la presentación en la celda de los números. Debido a suimportancia lo explicamos con más detalle en el apartado siguiente.

� Alineación. Es la forma con la que alineamos el texto con respecto a la celda.� Fuentes. Tipo de letra, tamaño, color, etc.� Bordes. La línea y el tipo de esta que rodea a la celda.� Tramas. El color y la trama utili zada en la celda.� Proteger. Ocultar o bloquear la celda.

Formatos numéricos

• General. En este caso no hay un tipo específico.• Número. Para la presentación de números en general.• Moneda. Para la presentación de formatos monetarios. Es posible seleccionar el tipo de moneda,

como por ejemplo ptas ó euros.• Contabili dad. Las comas decimales quedan alineadas en una columna.• Fecha. Muestran fechas y horas como valores de fecha.• Hora. Muestran fechas y horas como valores horarios.• Porcentaje. Muestran el valor de la celda como porcentaje. Para ello multipli can el valor de la

celda por 100 y muestran el resultado con un símbolo porcentual.• Fracción. Presenta el valor como fracciones (2/3, 45/67, etc.).• Científica. Presenta el valor de forma exponencial (8,45E+23).• Texto. Se presenta como tal, incluso si hay números en él.• Especial. Códigos postales, números de teléfono, etc.• Personalizada. Se pueden crear formatos numéricos a partir de otros ya existentes.

Excel reconocerá el formato de un número en función de la entrada que realicemos. Algunos ejemplosse recogen en la siguiente tabla:

Entrada Salida Formato utilizado4E34 4,00E+34 Científico140pta 140 pta Moneda10% 10 % Porcentual12:30 12:30 Hora7-7-98 07/07/98 Fecha1/3 01-mar Fecha0 1/3 1/3 Fracción

Como se puede apreciar en la tabla, hay un cierto problema al introducir fracciones, ya que puedenconfundirse con fechas. Si introducimos 1/3 la salida será 01-mar, un formato de fecha. Para que lasalida sea una fracción, tenemos que realizar la entrada con un 0 y un espacio delante, es decir: 0 1/3.

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Cómo introducir números

− Los números que se introducen en una celda son valores constantes.− Un número puede contener sólo los siguientes caracteres:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e

Microsoft Excel ignora los signos más (+) a la izquierda, y trata a los puntos como separadores demiles o separadores decimales (o las comas, según se seleccione). Todas las demás combinaciones denúmeros y caracteres no numéricos son consideradas texto.

Los caracteres reconocidos como números dependerán de las opciones seleccionadas en laconfigura-ción regional del Panel de control de Windows.

- Para introducir números negativos sitúe un signo menos delante del número (-35), o bien encierrelos números entre paréntesis ((35)).

- Dentro de una celda, todos los números se alinean a la derecha. Para cambiar la alineación, selec-cione las celdas. En el menú Formato , haga clic en Celda s... , seleccione la ficha Aline a-ción y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

- En las celdas que tengan predeterminado el formato de número General, se presentarán los núme-ros como enteros (789) o fracciones decimales (7,89), o bien en notación científica (7,89E+08) encaso de que el número sea más largo que el ancho de la celda. El formato General presenta hastaun máximo de 11 dígitos, incluyendo un separador decimal y caracteres tales como “E” y “+” . Pa-ra utili zar números con mayor cantidad de dígitos, podrá aplicar un formato de número científicointegrado (notación exponencial) o bien un formato de número personalizado.

- Independientemente del número de dígitos presentados, Microsoft Excel guarda números con unaprecisión de hasta 15 dígitos. Si un número contiene más de 15 dígitos significativos, se converti-rán los dígitos adicionales en ceros (0).

- Recordar también lo expuesto en el punto anterior con respecto a las fracciones.

Cómo introducir texto

• En Microsoft Excel, texto es cualquier combinación de números, espacios y caracteres no nu-méricos. Por ejemplo, Microsoft Excel tratará como texto las siguientes entradas:

44BB13, ZA7474, 14-987, 107 6732

• Dentro de una celda, todo el texto queda alineado a la izquierda por defecto.

• Para introducir un retorno de carro en una celda, presione ALT +ENTRAR.

Cómo introducir fechas y horas

• Las fechas y horas se consideran como números. El modo de presentación de una hora o unafecha en la hoja de cálculo dependerá del formato de número aplicado a la celda. Al escribiruna fecha o una hora que Microsoft Excel reconoce, el formato de la celda cambiará de Generala un formato de fecha o de hora integrado. Está predeterminado que las fechas y horas se ali-

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neen hacia la derecha dentro de una celda. Si no puede reconocer el formato de fecha o de hora,dicha fecha u hora quedará introducida como texto y, por consiguiente, quedará alineado haciala izquierda dentro de la celda.

• Las opciones seleccionadas en Configuración regional del Panel de control determinarán elformato predeterminado de la fecha y hora actual, así como los caracteres reconocidos comoseparadores de fecha u hora. Por ejemplo, los dos puntos (:) y la barra diagonal (/).

• Para escribir una fecha y hora en la misma celda, sepárelas con un espacio.

• Para introducir una hora basada en el reloj de 12 horas, detrás de la hora inserte un espacio se-guido de a.m. (ó a sólo) o p.m. (ó p sólo). De lo contrario, Microsoft Excel interpretará la horabasándose en el reloj de 24 horas. Por ejemplo, si escribe 3:00 en lugar de 3:00 p.m., la hora sealmacenará como 3:00 a.m.

• Independientemente del formato empleado para mostrar una fecha o una hora, Microsoft Excelalmacenará todas las fechas como números de serie, y todas las horas como fracciones decima-les. Los días se numeran a partir del comienzo del siglo: el número de serie de fecha 1 corres-ponde a la fecha 1 de enero de 1900.

• Las horas y las fechas pueden sumarse, restarse e incluirse en otros cálculos Para utili zar unafecha u hora en una fórmula, introduzca la fecha o la hora como texto entre comillas. La si-guiente fórmula mostrará una diferencia de 68:

="5/12/94" -"3/5/94"

Comentarios de celda

Además del contenido de una celda y de su formato, podemos añadir además un comentario que con-tenga indicaciones sobre esa celda. Este comentario es sólo informativo, y no se imprimirá con eldocumento a no ser que nosotros lo indiquemos expresamente.

Para agregar un comentario a la celda tenemos dos opciones:

- Seleccionando en el menú: I nsertar > Comentario.

- Pulsando con el botón derecho del ratón sobre la celda y seleccionando la opción In sertarcomentario del menú contextual.

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Rangos

Los rangos son grupos de celdas de forma cuadrada o rectangular. Como mínimo puede estar com-puesto por una sola celda, y como máximo puede abarcar todas las celdas de un libro. Puede abarcartanto celdas de una hoja, como celdas de hojas adyacentes.

Los rangos se definen en función de las direcciones de las celdas opuestas situadas en la esquina supe-rior izquierda y en la esquina inferior derecha. Por ejemplo, un rango puede ser B2:G6, que es elmostrado en la figura.

Figura 10: Rango de celdas (B2:G6)

Es posible dar un nombre a una celda o a un rango, de manera que podamos referirnos a ellos a travésde estos nombres. Para ello simplemente ponemos el nombre en el cuadro de nombres y pulsamos latecla RETURN, con el rango o la celda seleccionada. Para seleccionar posteriormente este rango noserá necesario más que seleccionar el nombre en el Cuadro de nombres.

Autollenado

El autollenado es una característica especial de Excel que permite completar li stas de datos. Si Excelreconoce una entrada de li sta o una li sta personalizada, la completa hasta donde seleccionemos. Si no,repite el valor. Las li stas que reconoce por defecto son los días de la semana, los meses del año ó se-ries de números. En el caso de ser números, hemos de indicar el comienzo de la serie (seleccionare-mos un rango de dos números). También podemos utili zar esta característica con series de fechas.

Podemos añadir nuestras propias li stas personalizadas. Para ello seleccionamos en el menú Herr a-mientas > Opcio nes... > Listas personalizadas , y agregamos la li sta que queramosutili zar.

Para rellenar una serie de elementos numéricos:

1. Seleccionamos la primera celda del rango que se desea rellenar y, a continuación, introduzcimosel valor inicial de la serie.

2. Para incrementar la serie en una determinada cifra seleccionamos la siguiente celda del rango eintroducimos el elemento siguiente de la serie. La diferencia entre los dos elementos iniciales de-terminará la cifra de incremento de la serie.

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Exce l 97 Introdu ciendo d atos

15

3. Seleccionamos la celda o las celdas que contengan los valores iniciales.

4. Arrastramos el controlador de relleno sobre el rango que desee rellenar. El controlador de rellenoes el punto situado en la parte inferior derecha de la celda activa. Cuando nos situamos sobre élcambia el cursor de la cruz blanca habitual a una cruz negra más pequeña.

Si queremos completar una li sta (por ejemplo un día de la semana), introducimos el día en la celda yarrastramos el controlador de relleno.

Para rellenar en orden ascendente arrastraremos el controlador de relleno hacia abajo o hacia la dere-cha.

Para rellenar en orden descendente arrastraremos el controlador de relleno hacia arriba o hacia la iz-quierda.

Figura 11: Autollenado

Tipos de listas que puede rellenar Microsoft Exce l

Es posible rellenar automáticamente varios tipos de series seleccionado celdas y arrastrando el con-trolador de relleno (como ya hemos visto), o bien utili zando el comando Series (seleccionandoRel lenar en el menú Edición y, a continuación, haciendo clic en Series ). Para seleccionar eltipo de serie en un menú contextual, seleccionamos los valores iniciales de la serie. A continuación,mantendremos presionado el botón secundario del ratón mientras arrastramos el controlador de relle-no.

• Series numéricas

Al crear series de números Excel aumenta o disminuye los valores según un valor constante, basadoen la diferencia entre los valores iniciales seleccionados (si sólo le seleccionamos un valor, se limita arepetirlo), siguiendo una serie lineal. Se puede crear una serie geométrica seleccionando el comandoTendencia geométrica del menú contextual, de esta manera se multipli carán los valores por unfactor constante.

Selecc ión inicial Serie lineal extendida

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Introdu ciendo d atos Exce l 97

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1, 22 3, 4, 51, 3 5, 7, 9

100, 95 90, 85

Selecc ión inicial Serie geométrica ex tendida1,2 4, 8, 161,3 9, 27, 812,3 4,5; 6,75; 10,125

• Series de tiempo

Una serie de tiempo puede incluir incrementos de los días, semanas o meses que se especifiquen, obien secuencias repetidas como días de la semana, nombres de meses o trimestres. Por ejemplo, lasselecciones de tiempo iniciales de la siguiente tabla dan como resultado las series que se indican.

Selecc ión inicial Serie extendida9:00 10:00, 11:00, 12:00lun mar, mie, jue

lunes martes, miércoles, juevesene feb, mar, abr

ene, abr jul, oct, eneene-96, abr-96 jul-96, oct-96, ene-9715-ene, 15-abr 15-jul, 15-oct

1994, 1995 1996, 1997, 1998

• Series de texto

Podemos completar series de texto mediante una li sta personalizada creada por nosotros, o tambiéncompletar texto que se encuentre mezclado con números.

Selección inicial Serie extendidaTrim3 Trim4, Trim1, Trim2,...1er período 2do período, 3er período,...Producto 1, Pedido parcial Producto 2, Pedido parcial, Producto 3, Pedido parcial,...texto1, textoA texto2, textoA, texto3, textoA,...Producto 1 Producto 2, Producto 3,...

2 Los elementos separados por comas se encuentran en celdas adyacentes.

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Fórmulas

Una fórmula es una ecuación que analiza los datos en una hoja de cálculo. Las fórmulas realizan ope-raciones con los valores de la hoja de cálculo, como sumar, multipli car o comparar. También puedencombinar los valores. Las fórmulas pueden hacer referencia a otras celdas en la misma hoja de cálcu-lo, a celdas en otras hojas de cálculo del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros. En el si-guiente ejemplo se suma 25 al valor de la celda B4, y a continuación el resultado se divide entre lasuma del rango de celdas D5:F5.

Las fórmulas están limitadas a 256 caracteres.

Sintaxis de las formulas

La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden de los elementos de una fórmula. Las fórmulasen Microsoft Excel siguen una sintaxis específica que incluye un signo igual (=) seguido de los ele-mentos que van a calcularse (operandos) y los operadores del cálculo. Por ejemplo, la siguiente fór-mula resta 1 de 5.

=5-1

En la celda aparecerá el resultado de la fórmula (4), mientras que en la barra de fórmulas aparecerá laoperación (=5-1). No obstante, si editamos la celda, aparecerá la fórmula.

Cada operando puede ser un valor constante, una referencia de celda o de rango, un rótulo o un nom-bre que represente a celdas o rangos, o una función de la hoja de cálculo.

Si deseamos que una celda contenga el mismo valor que otra, introduciremos un signo igual seguidode la referencia a la celda. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente, ya que suvalor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia lafórmula, cambiará también la celda que contiene la fórmula. La siguiente fórmula multipli ca el valoren la celda B7 por 3. Cada vez que se cambie el valor en la celda B7 se volverá a recalcular la fórmu-la.

=B7*3

Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha, comenzan-do por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo cambiando la sintaxisde la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Microsoft Excel calculala multipli cación antes que la suma. La fórmula multipli ca 2 por 3 (resultando 6) y, a continuación,suma 5.

=5+2*3Por el contrario, si se utili zan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y2 y, a continuación, multipli carse el resultado por 3, resultando 21.

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=(5+2)*3

Orden en el que se ejecutan las operaciones en las fórmulas

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Microsoft Excel ejecutará las operaciones enel orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadorescon el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multipli cación y otrode división) Microsoft Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden deevaluación, escribiremos entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.

Operador Descripción: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia– Negación (como en –1)% Porcentaje^ Exponente* y / Multipli cación y división+ y – Suma y resta& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)= < > <= >= <> Comparación

Formulas avanzadas: funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utili zando valores específicos, denomi-nados argumentos, en un orden determinado. Las funciones pueden utili zarse para ejecutar operacio-nes simples o complejas. La función más común en las hojas de cálculo es la función SUMA, que seutili za para sumar rangos de celdas. Por ejemplo, la función PAGO calcula los pagos de un préstamobasándose en un tipo de interés, la duración del préstamo y el importe principal del mismo.

Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matriceso referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Losargumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.

La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertu-ra, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función iniciauna fórmula hay que escribir un signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que secree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilit ará ayuda.

En los siguientes puntos vamos a ver todas las funciones que posee Excel, separadas en sus distintascategorías.

Funciones de administración de listas y bases de datos

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BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen números en una base de da-tos.

BDCONTARA Cuenta las celdas que no están en blanco en una base de da-tos.

BDDESVESTP Calcula la desviación estándar de un conjunto de valores se-leccionados en la base de datos.

BDDESVEST Estima la desviación estándar de un conjunto de valores se-leccionados en la base de datos.

BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que coincida conlos criterios especificados.

BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas dela base de datos.

BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionada de labase de datos.

BDPRODUCTO Multipli ca los valores en un campo determinado de registrosque coinciden con los criterios en una base de datos.

BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas de la base de datos se-leccionadas.

BDSUMA Agrega los números en la columna de campo de los registrosde la base de datos que coincidan con los criterios.

BDVARP Calcula la varianza basándose en el conjunto de valores se-leccionados en la base de datos.

BDVAR Estima la varianza basándose en un conjunto de valores se-leccionados en la base de datos.

IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en una tabla dinámica.

Funciones de fecha y hora

AHORA Devuelve el número de la fecha y la hora actual.

AÑO Convierte números en años.

DIA Convierte números en días del mes.

DIA.LAB Devuelve el número de la fecha anterior o posterior a un número de días la-borables especificado.

DIAS.LAB Devuelve el número de días laborables completos entre dos fechas.

DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días.

DIASEM Convierte números en días de la semana.

FECHA Devuelve el número de serie de una fecha determinada.

FECHA.MES Devuelve el número de la fecha que es el número indicado de meses antes odespués de la fecha de inicio.

FECHANUMERO Convierte fechas en forma de texto en números.

FIN.MES Devuelve el número del último día del mes antes o después de un número demeses especificado.

FRAC.AÑO Devuelve la fracción de año que representa el número de días enteros entrefecha_inicio y fecha_finalización.

HORA Convierte números en horas.

HORANUMERO Convierte horas en forma de texto en números.

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HOY Devuelve el número de la fecha actual.

MES Convierte números de serie en meses.

MINUTO Convierte números en minutos.

NSHORA Devuelve el número de una hora determinada.

SEGUNDO Convierte números en segundos.

Funciones DDE y externas

ID.REGISTRO Devuelve la identificación de registro de la DLL o del recurso de códigos es-pecificados que se ha registrado previamente.

LLAMAR Llama un procedimiento en una biblioteca de vínculos dinámicos (DDL) o enun recurso de códigos.

SQL.REQUEST Conecta con una fuente de datos externos y ejecuta una consulta desde unahoja de cálculo; a continuación, devuelve el resultado como una matriz sin quesea necesario programar una macro.

Funciones de ingeniería

BESSELI Devuelve la función de Bessel In(x) modificada.

BESSELJ Devuelve la función de Bessel Jn(x).

BESSELK Devuelve la función de Bessel Kn(x) modificada.

BESSELY Devuelve la función de Bessel Yn(x).

BIN.A.DEC Convierte números binarios en decimales.

BIN.A.HEX Convierte números binarios en hexadecimales.

BIN.A.OCT Convierte números binarios en octales.

COMPLEJO Convierte coeficientes reales e imaginarios a un número complejo.

CONVERTIR Convierte números de un sistema de medida a otro.

DEC.A.BIN Convierte números decimales en binarios.

DEC.A.HEX Convierte números decimales en hexadecimal.

DEC.A.OCT Convierte números decimales en octales.

DELTA Comprueba si dos valores son iguales.

FUN.ERROR Devuelve la función de error.

FUN.ERROR.COMPL Devuelve la función de error complementaria.

HEX.A.BIN Convierte números hexadecimales en binarios.

HEX.A.DEC Convierte números hexadecimales en decimales.

HEX.A.OCT Convierte números hexadecimales en octales.

IM.ABS Devuelve el valor absoluto (módulo) de un número complejo.

IM.ANGULO Devuelve el argumento theta, un ángulo expresado en radianes.

IM.CONJUGADA Devuelve el conjugado complejo de un número complejo.

IM.COS Devuelve el coseno de un número complejo.

IM.DIV Devuelve el cociente de dos números complejos.

IM.EXP Devuelve el exponente de un número complejo.

IM.LN Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un número complejo.

Page 21: FUNCIONES DE EXCEL

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IM.LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número complejo.

IM.LOG2 Devuelve el logaritmo en base 2 de un número complejo.

IM.POT Devuelve un número complejo elevado a una potencia entera.

IM.PRODUCT Devuelve el producto de dos números complejos.

IM.RAIZ2 Devuelve la raíz cuadrada de un número complejo.

IM.REAL Devuelve la parte real de un número complejo.

IM.SENO Devuelve el seno de un número complejo.

IM.SUM Devuelve la suma de dos números complejos.

IM.SUSTR Devuelve el la diferencia entre dos números complejos.

IMAGINARIO Devuelve el coeficiente imaginario de un número complejo.

MAYOR.O.IGUAL Comprueba si un número es mayor que el valor límite.

OCT.A.BIN Convierte números octales en binarios.

OCT.A.DEC Convierte números octales en decimales.

OCT.A.HEX Convierte números octales en hexadecimales.

Funciones financieras

AMORTIZLIN Devuelve la depreciación de cada período contable.

AMORTIZPROGRE Devuelve la depreciación de cada período contable.

CANTIDAD.RECIBIDA Devuelve el importe que se recibe al vencimiento de una obli-gación.

CUPON.DIAS Devuelve el número de días desde el comienzo del período delcupón que contiene la fecha de consolidación.

CUPON.DIAS.L1 Devuelve el número de días desde el comienzo del período delcupón hasta la fecha de consolidación.

CUPON.DIAS.L2 Devuelve el número de días desde el comienzo del pe-ríodo de consoli dación hasta la fecha del siguiente cu-pón.

CUPON.FECHA.L1 Devuelve la fecha del cupón anterior a la fecha de consolida-ción.

CUPON.FECHA.L2 Devuelve la fecha del siguiente cupón después de la fecha deconsolidación.

CUPON.NUM Devuelve el número de cupones a pagar entre la fecha de con-solidación y la fecha de vencimiento.

DB Devuelve la apreciación de un activo durante un período espe-cificado utili zando el saldo de desviación fija.

DDB Devuelve la depreciación de un activo de un período especifi-cado utili zando el método de saldo de doble desviación u otrosmétodos que se especifiquen.

DURACION Devuelve la duración anual de un valor con pagos de interesesperiódicos.

DURACION.MODIF Devuelve la duración de Macauley modificada de una obliga-ción con un valor supuesto de 100 $.

DVS Devuelve la depreciación de un activo durante un período es-pecificado utili zando el saldo de desviación fija.

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Introdu ciendo d atos Exce l 97

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INT.ACUM Devuelve el interés acumulado de un valor que genera un inte-rés periódico.

INT.ACUM.V Devuelve el interés acumulado de un valor que genera un inte-rés al vencer.

INT.EFECTIVO Devuelve el tipo de interés anual efectivo.

LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO Devuelve el rendimiento equivalente a un bono de una letradel Tesoro.

LETRA.DE.TES.PRECIO Devuelve el valor nominal del precio por 100 $ de una letradel Tesoro.

LETRA.DE.TES.RENDTO Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro.

MONEDA.DEC Convierte un precio en una moneda, expresado como una frac-ción en un precio expresado como un número decimal.

MONEDA.FRAC Convierte un precio en una moneda, expresado como un nú-mero decimal en un precio expresado como una fracción.

NPER Devuelve el número de períodos de una inversión.

PAGO Devuelve el pago periódico de una anualidad.

PAGO.INT.ENTRE Devuelve el interés acumulativo pagado entre dos períodos.

PAGO.PRINC.ENTRE Devuelve el pago acumulativo principal pagado en un présta-mo entre dos períodos.

PAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un pe-ríodo determinado.

PAGOPRIN Devuelve el pago principal de una inversión durante un perío-do determinado.

PRECIO Devuelve el precio por 100 $ de un valor que genera interesesperiódicos.

PRECIO.DESCUENTO Devuelve el valor nominal del precio por 100 $ de una obliga-ción descontada.

PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por 100 $ de un valor con un período deinicio irregular.

PRECIO.PER.IRREGULAR.2 Devuelve el precio por 100 $ de un valor con un período finalirregular.

PRECIO.VENCIMIENTO Devuelve el valor nominal del precio por 100 $ de una obliga-ción que paga intereses en el vencimiento.

RENDTO Devuelve el rendimiento de un valor que genera un interés pe-riódico.

RENDTO.DESC Devuelve el rendimiento anual de un valor descontado. Porejemplo, una letra del tesoro.

RENDTO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el rendimiento de un valor con un período inicialirregular.

RENDTO.PER.IRREGULAR.2 Devuelve el rendimiento de un valor con un período final irre-gular.

RENDTO.VENCTO Devuelve el interés anual de un valor que paga un interés alvencer.

SLN Devuelve la depreciación lineal de un activo durante un perío-do.

SYD Devuelve la depreciación del número de la suma de años de unactivo durante un tiempo especificado.

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Exce l 97 Introdu ciendo d atos

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TASA Devuelve el tipo de interés por período de una anualidad.

TASA.DESC Devuelve el tipo de descuento de un valor.

TASA.INT Devuelve el tipo de interés de una inversión en valores.

TASA.NOMINAL Devuelve el tipo de interés anual nominal.

TIR Devuelve el tipo interno de devolución de una serie de flujosde efectivo.

TIR.NO.PER Devuelve el tipo de interés interno de devolución de un plande flujos de efectivo que no sea necesariamente periódico.

TIRM Devuelve el tipo interno de una devolución en que los flujosde efectivo positi vo y negativo se financian con diferentes ti-pos de interés.

VA Devuelve el valor presente de una inversión.

VF Devuelve le valor futuro de una inversión.

VF.PLAN Devuelve el valor futuro de un pago inicial principal despuésde aplicar una serie de tipos de interés compuesto.

VNA Devuelve el valor presente neto de una inversión basándose enuna serie de flujos de efectivo periódicos y un tipo de des-cuento.

VNA.NO.PER Devuelve el valor presente neto de un plan de flujos de efecti-vo que no sea necesariamente periódico.

Funciones de información

CELDA Devuelve información acerca del formato, la ubicación o el contenido deuna celda.

CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango.

ES.IMPAR Devuelve el valor VERDADERO si el número es impar.

ES.PAR Devuelve el valor VERDADERO si el valor es par.

ESBLANCO Devuelve el valor VERDADERO si el valor está en blanco.

ESERROR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error.

ESERR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto#N/A.

ESLOGICO Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógico.

ESNOD Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A.

ESNOTEXTO Devuelve el valor VERDADERO si el valor es no texto.

ESNUMERO Devuelve VERDADERO si el valor es un número.

ESREF Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia.

ESTEXTO Devuelve el valor VERDADERO si el valor es texto.

INFO Devuelve información acerca del entorno operativo actual.

NOD Devuelve el valor de error #N/A

N Devuelve un valor convertido a número.

TIPO.DE.ERROR Devuelve un número correspondiente a un tipo de error.

TIPO Devuelve un número que indica el tipo de datos de un valor.

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Introdu ciendo d atos Exce l 97

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Funciones lóg icas

FALSO Devuelve el valor lógico FALSO.

NO Invierte la lógica de sus argumentos.

O Devuelve VERDADERO si algún argumento es VERDADERO.

SI Especifica un texto lógico para ejecutar

VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO.

Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos.

Funciones de búsqueda y referencia

AREAS Devuelve el número de áreas en una referencia.

BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indi-cada.

BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en la fila para devol-ver el valor de una celda.

BUSCAR Busca los valores en un vector o matriz.

COINCIDIR Busca los valores en una referencia o matriz.

COLUMNAS Devuelve el número de columnas en una referencia.

COLUMNA Devuelve el número de columnas de una referencia.

DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia a partir de una referencia determi-nada.

DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una única celda en la hoja de cálculo.

ELEGIR Elige un valor en una li sta de valores.

FILAS Devuelve el número de filas en una referencia.

FILA Devuelve el número de la fila de una referencia.

HIPERVINCULO Crea un acceso directo o salto que abre un documento almacenado en un ser-vidor de red, una intranet o Internet.

INDICE Utili za un índice para elegir un valor a partir de una referencia o matriz.

INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto.

TRANSPONER Devuelve la traspuesta de una matriz.

Funciones matemáticas y trigonométricas

ABS Devuelve el valor absoluto de un número.

ACOSH Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número.

ACOS Devuelve el arco coseno de un número.

ALEATORIO.ENTRE Devuelve un número aleatorio entre los números que se especifiquen.

ALEATORIO Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1.

ASENOH Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número.

ASENO Devuelve el arco seno de un número.

ATAN2 Devuelve el arco tangente de las coordenadas "X" e "Y".

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Exce l 97 Introdu ciendo d atos

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ATANH Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número.

ATAN Devuelve el arco tangente de un número.

COCIENTE Devuelve la parte entera de una división.

COMBINAT Devuelve el número de combinaciones de un determinado número deobjetos.

CONTAR.SI Cuenta el número de celdas que no están en blanco dentro de un ran-go que coincida con los criterios especificados.

COSH Devuelve el coseno hiperbólico de un número.

COS Devuelve el coseno de un número.

ENTERO Redondea un número hacia abajo al entero más próximo.

EXP Devuelve e elevado a la potencia de un número dado.

FACT.DOBLE Devuelve el factorial doble de un número.

FACT Devuelve el factorial de un número.

GRADOS Convierte radianes en grados.

LN Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un número.

LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número.

LOG Devuelve el logaritmo de un número en una base especificada.

M.C.D Devuelve el máximo común divisor.

M.C.M Devuelve el mínimo común múltiplo.

MDETERM Devuelve el determinante matricial de una matriz.

MINVERSA Devuelve el inverso matricial de una matriz.

MMULT Devuelve el producto matricial de dos matrices.

MULTINOMIAL Devuelve el polinomio de un conjunto de números.

MULTIPLO.INFERIOR Redondea un número hacia abajo, hacia cero.

MULTIPLO.SUPERIOR Redondea un número hasta el entero más próximo o el múltiplo designificado más próximo.

NUMERO.ROMANO Convierte números arábigos en romanos, como texto.

PI Devuelve el valor de Pi.

POTENCIA Devuelve el resultado de un número elevado a una potencia

PRODUCTO Multipli ca sus argumentos.

RADIANES Convierte grados en radianes.

RAIZ2PI Devuelve la raíz cuadrada del número * Pi.

RAIZ Devuelve una raíz cuadrada positi va.

REDOND.MULT Devuelve un número redondeado al múltiplo deseado.

REDONDEA.IMPAR Redondea un número al entero impar más próximo.

REDONDEA.PAR Redondea un número al entero par más cercano.

REDONDEAR.MAS Redondea un número hacia arriba, hacia infinito.

REDONDEAR.MENOS Redondea un número hacia abajo, hacia cero.

REDONDEAR Redondea un número a un número especificado de dígitos.

RESIDUO Devuelve el resto de la división.

SENOH Devuelve el seno hiperbólico de un número.

SENO Devuelve el seno de un ángulo dado.

SIGNO Devuelve el signo de un número.

SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una li sta o base de datos.

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Introdu ciendo d atos Exce l 97

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SUMA.CUADRADOS Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos.

SUMA.SERIES Devuelve la suma de una serie de potencias basada en la fórmula.

SUMAPRODUCTO Devuelve la suma de los productos de los componentes de la matrizcorrespondiente.

SUMAR.SI Agrega las celdas especificadas mediante unos criterios determina-dos.

SUMAX2MASY2 Devuelve la suma de la suma de los cuadrados de los valores corres-pondientes en dos matrices.

SUMAX2MENOSY2 Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores co-rrespondientes en dos matrices.

SUMA Agrega sus argumentos.

SUMAXMENOSY2 Devuelve la suma de los cuadrados de la diferencia de los valores co-rrespondientes en dos matrices.

TANH Devuelve la tangente hiperbólica de un número.

TAN Devuelve la tangente de un número.

TRUNCAR Trunca un número a un entero.

Funciones es tadísticas

BINOM.CRIT Devuelve el valor mínimo para el cual la desviación binomial acu-mulativa es menor o igual que un valor de un criterio.

COEF.DE.CORREL Devuelve el coeficiente de correlación entre dos conjuntos dedatos.

COEFICIENTE.ASIMETRIA Devuelve el sesgo de una distribución.

COEFICIENTE.R2 Devuelve el cuadrado del coeficiente de correlación del momentodel producto Pearson.

CONTARA Cuenta cuántos valores hay en la li sta de argumentos.

CONTAR Cuenta cuántos números hay en la li sta de argumentos.

COVAR Devuelve la covarianza, el promedio de los productos de las des-viaciones pareadas.

CRECIMIENTO Devuelve valores su curva exponencial.

CUARTIL Devuelve el cuartil de un conjunto de datos.

CURTOSIS Devuelve la curtosis de un conjunto de datos.

DESVESTA Calcula la desviación estándar de una muestra, incluidos núme-ros, texto y valores lógicos.

DESVESTPA Calcula la desviación estándar de toda la población, incluidosnúmeros, texto y valores lógicos.

DESVESTP Calcula la desviación estándar de toda la población.

DESVEST Calcula la desviación estándar de una muestra.

DESVIA2 Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones.

DESVPROM Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de los puntosde datos partiendo de su media.

DIST.WEIBULL Devuelve la distribución Weibull .

DISTR.BETA.INV Devuelve el valor inverso de la función de densidad de probabil i-dad beta acumulativa.

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Exce l 97 Introdu ciendo d atos

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DISTR.BETA Devuelve la función de densidad de probabili dad beta acumulati-va.

DISTR.BINOM Devuelve la probabili dad de distribución binomial de un términoindividual.

DISTR.CHI Devuelve la probabili dad de una cola de la distribución chi cua-drado.

DISTR.EXP Devuelve la distribución exponencial.

DISTR.F.INV Devuelve el valor inverso de la función de distribución de proba-bilidad F.

DISTR.F Devuelve la distribución de probabili dad F.

DISTR.GAMMA.INV Devuelve el valor inverso de la función gamma acumulativa.

DISTR.GAMMA Devuelve la distribución gamma.

DISTR.HIPERGEOM Devuelve la distribución hipergeométrica.

DISTR.LOG.INV Devuelve el valor inverso de la función de distribución logarítmi-ca normal.

DISTR.LOG.NORM Devuelve la distribución logarítmica normal acumulativa.

DISTR.NORM.ESTAND.INV Devuelve el valor inverso de la distribución normal acumulativaestándar.

DISTR.NORM.ESTAND Devuelve la distribución estándar normal acumulativa.

DISTR.NORM.INV Devuelve el valor inverso de la función de distribución normalacumulativa.

DISTR.NORM Devuelve la distribución normal acumulativa.

DISTR.T.INV Devuelve el valor inverso de la distribución t de Student.

DISTR.T Devuelve la distribución t de Student.

ERROR.TIPICO.XY Devuelve el error estándar del valor y predicho de cada valor Xde la curva de regresión.

ESTIMACION.LINEAL Devuelve los parámetros de una tendencia lineal.

ESTIMACION.LOGARITMICA Devuelve los parámetros de una tendencia exponencial.

FISHER Devuelve la transformación de Fisher.

FRECUENCIA Devuelve una distribución de frecuencia como una matriz verti-cal.

GAMMA.LN Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de la función gamma,Γ(x).

INTERSECCION.EJE Devuelve la intersección de la línea de regresión lineal.

INTERVALO.CONFIANZA Devuelve el intervalo de confianza de la media de un población.

JERARQUIA Devuelve la jerarquía (rango) de un número en una li sta de núme-ros.

K.ESIMO.MAYOR Devuelve el valor máximo k ésimo en un conjunto de datos.

K.ESIMO.MENOR Devuelve el valor k ésimo mínimo en un conjunto de datos.

MAXA Devuelve el valor máximo de una li sta de argumentos, incluidosnúmeros, texto y valores lógicos.

MAX Devuelve el valor máximo de una li sta de argumentos.

MEDIA.ACOTADA Devuelve la media del interior de un conjunto de datos.

MEDIA.ARMO Devuelve la media armónica.

MEDIA.GEOM Devuelve la media geométrica.

MEDIANA Devuelve la mediana de los números dados.

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Introdu ciendo d atos Exce l 97

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MINA Devuelve el valor mínimo de una li sta de argumentos, incluidosnúmeros, texto y valores lógicos.

MIN Devuelve el valor mínimo de una li sta de argumentos.

MODA Devuelve el valor más común en un conjunto de datos.

NEGBINOMDIST Devuelve la distribución binomial negativa.

NORMALIZACION Devuelve un valor normalizado.

PEARSON Devuelve el coeficiente de correlación del momento del productoPearson.

PENDIENTE Devuelve la pendiente de la línea de regresión lineal.

PERCENTIL Devuelve el percentil k ésimo de valores de un rango.

PERMUTACIONES Devuelve el número de permutaciones de un número de objetosdado.

POISSON Devuelve la distribución Poisson.

PROBABILIDAD Devuelve la probabili dad de qué los valores de un rango esténcomprendidos entre dos límites.

PROMEDIOA Devuelve el promedio de sus argumentos, incluidos números,texto y valores lógicos.

PROMEDIO Devuelve le promedio de sus argumentos.

PRONOSTICO Devuelve un valor junto con una tendencia lineal.

PRUEBA.CHI.INV Devuelve el valor inverso de la probabili dad una de una cola de ladistribución chi cuadrado.

PRUEBA.CHI Devuelve la prueba de independencia.

PRUEBA.FISHER.INV Devuelve el valor inverso de la transformación de Fisher.

PRUEBA.F Devuelve el resultado de una prueba F.

PRUEBA.T Devuelve la probabili dad asociada a una prueba t de Student.

PRUEBA.Z Devuelve el valor P de dos colas de una prueba Z.

RANGO.PERCENTIL Devuelve el rango del percentil de un valor en un conjunto dedatos.

TENDENCIA Devuelve los valores y su tendencia lineal.

VARA Calcula la varianza de una muestra, incluidos números, texto yvalores lógicos.

VARPA Calcula la varianza de toda la población, incluidos números, textoy valores lógicos.

VARP Calcula la varianza de toda la población.

VAR Calcula la varianza de una muestra.

Funciones de texto

CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código.

CODIGO Devuelve un código numérico para el primer carácter en una cadena de texto.

CONCATENAR Junta varios elementos de texto en uno solo.

DECIMAL Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales.

DERECHA Devuelve los caracteres situados en el extremo derecho de un valor de texto.

ENCONTRAR Busca un valor de texto dentro de otro (diferencia entre mayúsculas y minús-culas).

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ESPACIOS Quita los espacios del texto.

EXTRAE Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, co-menzando por la posición que se especifique.

HALLAR Busca un valor de texto dentro de otro (no se diferencia entre mayúsculas yminúsculas).

IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticos.

IZQUIERDA Devuelve los caracteres situados en el extremo izquierdo de un valor de tex-to.

LARGO Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.

LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres que no se imprimen.

MAYUSC Pone el texto en letra mayúscula.

MINUSC Pone el texto en letra minúscula.

MONEDA Convierte números en texto, utili zando formato de moneda.

NOMPROPIO Escribe en mayúsculas la primera letra de cada palabra de un valor de texto.

REEMPLAZAR Reemplaza los caracteres dentro de un texto.

REPETIR Repite un número determinado de veces un texto.

SUSTITUIR Sustituye el texto nuevo por el texto previo en una cadena de texto.

TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto.

T Convierte los argumentos en texto.

VALOR Convierte argumentos de texto en números.

Paleta de fórmulas

Mediante la paleta de fórmulas es posible introducir y modificar fórmulas. Cuando creemos una fór-mula que contenga una función, la paleta de fórmulas nos ayudará a introducir las funciones de la hojade cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, la Paleta de fórmulas irá mostrandoel nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argu-mento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Para que aparezca lapaleta de fórmulas, haga clic en Modificar fórmula (el signo igual) en la barra de fórmulas.

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Figura 12: Paleta de fórmulas

Puede utili zarse la Paleta de fórmulas para modificar las funciones en las fórmulas. Seleccione unacelda que contenga una fórmula y, a continuación, haga clic en Modificar fórmula para que aparezcala paleta de fórmulas. En la paleta aparecerá la primera función en la fórmula y cada uno de sus argu-mentos. Puede modificar la primera función, o modificar otra función de la misma fórmula, haciendoclic en la barra de fórmulas en cualquier posición dentro de la función.

Trabajando con fórmulas matriciales

Una fórmula matricial puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado o varios resul-tados. Las fórmulas matriciales actúan en dos o más conjuntos de valores denominados argumentosmatriciales. Cada argumento matricial tiene el mismo número de filas y de columnas. Las fórmulasmatriciales se crean del mismo modo que las fórmulas básicas de un único valor. Una fórmula matri-cial siempre va entre llaves ({} ).

Si se desea un único resultado, puede ser necesario que Excel ejecute varias operaciones para generarese resultado. Por ejemplo, en la siguiente fórmula se calcula el promedio únicamente de las celdascomprendidas en el rango D5:D15 en que la celda en la misma fila en la columna A contiene el texto“Líneas Aéreas”. La función SI buscará las celdas en el rango A5:A15 que contiene “Líneas Aéreas”y, a continuación, devolverá el valor en la celda correspondiente en D5:D15 para la función PROME-DIO.

{ =PROMEDIO(SI(A5:A15=“Líneas Aéreas”,D5:D15))}

Para calcular varios resultados con una fórmula matricial, deberá introducirse la matriz en un rango deceldas que tenga el mismo número de filas y columnas que los argumentos matriciales. En el siguienteejemplo, dada un serie de cinco cifras de ventas (en la columna B) para una serie de cinco fechas (enla columna A), la función TENDENCIA determinará los valores de la línea recta para las cifras deventas. Para presentar todos los resultados de la fórmula, se escriben en cinco celdas en la columna C(C10:C15).

{ =TENDENCIA(B10:B15,A10:A15)}

También puede utili zarse una fórmula matricial para calcular uno o varios resultados de una serie devalores que no se haya introducido en la hoja de cálculo. Las fórmulas matriciales pueden aceptarconstantes del mismo modo que las fórmulas no matriciales, pero las constantes matriciales debenintroducirse con un determinado formato. Por ejemplo, dados los mismos cinco valores y las mismascinco fechas del ejemplo anterior, pueden proyectarse las cifras de ventas para dos fechas adicionalesen el futuro. Dado que las fórmulas o las funciones no pueden ser constantes matriciales, en el si-guiente ejemplo se utili zan números de serie para representar las fechas adicionales del tercer argu-mento en la función TENDENCIA.

{ =TENDENCIA(B10:B15,A10:A15,{ 35246;35261} )}

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4. TRABAJANDO CON EXCEL

Abrir, cerrar y guardar

Excel presenta un libro de trabajo nuevo cada vez que loinicializamos. Esto no impide que nosotros abramos unoya existente o uno nuevo para trabajar con dos (o más).Cada libro que nosotros tengamos abierto aparecerá enuna ventana separada.

Para abrir un libro nuevo simplemente seleccionamos enel menú el comando Archivo > Nuevo y pulsamossobre la opción Libro . O más rápidamente pulsandosobre la hoja en blanco que aparece sobre la barra de he-rramientas estándar.

Si queremos abrir un libro de trabajo ya existente se-leccionaremos el comando Archivo > Abrir ynos aparecerá un cuadro de diálogo para seleccionar elarchivo que queremos abrir. En la barra de herramien-tas estándar podemos seleccionar esta opción pulsandosobre sobre la carpeta que se abre.

A la hora de guardar nuestros archivos la opción queutili zaremos será Archivo > Guardar , presentándose un cuadro de diálogo para dar nombre anuestro libro. Si ya le hemos dado un nombre a nuestro libro no se presentará este cuadro. Podemostambién salvar el li bro con otro nombre diferente al que tiene actualmente mediante la opción Ar -chivo > G uardar como... , e indicando el nombre con el que queremos salvarlo. La opciónde guardar en la barra de herramientas estándar se representa con un disquete.

Para cerrar una hoja seleccionaremos Archivo > Cerrar . Excel preguntará si queremos salvarlos cambios realizados en ella, en el caso de haber hecho alguna modificación.

También tenemos la posibili dad de salvar las ventanas que tengamos abiertas (con sus respectivoslibros), y la posición que ocupan en la pantalla. En este caso utili zaremos la opción Archivo >Guardar área de t rabajo... del menú.

Nombrando las hojas de un libro

Al crear un nuevo libro éste se llamará Libro 1 y las hojas existentes Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Las nue-vas que vayamos creando seguirán esta misma línea (Hoja4, Hoja5, etc.). Para renombrarlas no haymás que hacer un doble clic sobre el nombre de la hoja en las pestañas de la parte inferior de la panta-lla, o en la opción Cambiar nombre del menú contextual de hojas.

Insertar hojas en un libro

Como ya se ha dicho, por defecto los libros se abren con tres hojas de cálculo. Si necesitamos máshojas, podemos agregarlas mediante la opción I nsertar > Hoja de cálculo del menú, o me-diante el menú contextual de hojas (pulsando con el botón derecho sobre la pestaña de la hoja en don-de queremos ubicar la nueva) y seleccionando hoja de cálculo en la opción I nse r tar ...

Figura 13: El menú Archivo

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La hoja nueva se insertará a la izquierda de la hoja actual.

Figura 14: Menú contextual de hojas

Mover y cop iar hojas

Para cambiar de sitio una hoja tenemos varias opciones:

1. Seleccionar en el menú Edición > Mover o copiar hoja . Aparecerá un cuadro de diálo-go en donde seleccionaremos el li bro al que queremos mover la hoja (tiene que estar abierto ocrear uno nuevo) y el lugar en el que la vamos a colocar.

2. Seleccionar la opción Mover o copiar... en el menú contextual de hojas. Aparecerá el mismo cua-dro que antes.

3. Pulsando y arrastrando con el ratón la pestaña de la hoja que queramos mover hasta su nueva po-sición.

Figura 15: Cuadro de diálogo de mover o copiar hojas

Para copiar una hoja tenemos varias opciones:

1. Seleccionar en el menú Edición > Mover o copiar hoja . Aparecerá el mismo cuadro dediálogo de antes. Seleccionaremos el li bro al que queremos copiar la hoja (tiene que estar abiertoo crear uno nuevo), el lugar en el que la vamos a colocar y activamos la casill a Crear unacopia .

2. Seleccionar la opción Mover o copiar... en el menú contextual de hojas. Aparecerá el mismo cua-dro que antes.

3. Pulsando y arrastrando con el ratón la pestaña de la hoja que queramos copiar a la vez que mante-nemos pulsada la tecla CTRL , hasta su nueva posición.

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La nueva hoja creada con la copia de la anterior se llamará igual que la otra con un (2) detrás. Porejemplo, si la hoja original se llamaba Gastos, la nueva se llamará Gastos (2). Por supuesto, podemosmodificar el nombre.

Eliminar hojas

Para eliminar una hoja utili zaremos la opción Edición > Elimi nar hoja del menú, o la opciónEliminar del menú contextual. Con ello eliminaremos la hoja u hojas activas.

Para seleccionar más de una hoja para eliminar, picamos con el ratón sobre cada una de las hojasmientras mantenemos pulsada la tecla CTRL .

Cuando finalizamos un libro es conveniente eliminar las hojas que sobren o no hallamos utili zado.

Selecc ionar y activar celdas

En la hoja de cálculo hay en todo momento una celda activa (y sólo una). La celda activa se distingueclaramente de las demás: aparece con un color de fondo y enmarcada de modo diferente. Para másdetalles ver el punto Celda activa en el capítulo de INTRODUCIENDO DATOS.

La celda activa es la única celda que está preparada para recibir lo que se introduzca por el teclado. Deesta manera, antes de introducir (o eliminar) algo en una celda, hay que hacer que esa celda sea lacelda activa. Una celda se convierte en celda activa pulsando con el ratón sobre ella o seleccionándolacon los cursores del teclado.

El contenido de la celda activa aparece en la Barra de Fórmulas, y es en esta barra o sobre la propiacelda donde se realizan las operaciones para modificar el contenido de la celda. Las modificaciones sehacen efectivas al pulsar la tecla Intro, al pulsar sobre el icono de ACEPTAR en la Barra de Fórmulas,o al seleccionar otra celda como activa (con las flechas del teclado o con el ratón).

Si se selecciona un rango de celdas, al pulsar la tecla Intro la celda activa se va desplazando por lazona seleccionada, recorriéndola por columnas. Cuando se llega a la última celda seleccionada, sevuelve a comenzar por la primera.

Además de introduccir datos directamente, hay otras operaciones que se pueden realizar simultánea-mente sobre varias celdas a la vez, como copiar, borrar, formatear, etc.; siempre que dichas celdashayan sido previamente seleccionadas. Las celdas seleccionadas se distinguen porque adquieren coloroscuro (aunque hay que recordar que sólo una está activa).

Algunas de las formas de que dispone Excel para seleccionar celdas son las siguientes:

1. Para seleccionar toda la hoja de cálculo basta con clicar con el ratón en la esquina superior iz-quierda de la hoja (intersección de la fila con los nombres de columnas y la columna con la nume-ración de filas).

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Figura 16: Selección de la hoja completa

2. Para seleccionar una determinada fila o columna, bastará con pulsar una sola vez sobre la etiquetacorrespondiente a la fila o a la columna (el número o la letra).

3. Para seleccionar un rango de varias filas y/o columnas contiguas, bastará picar sobre la primera (oúltima) etiqueta, y arrastrar sin soltar el botón del ratón hasta la última (primera) etiqueta del ran-go deseado.

4. Para seleccionar un rango de celdas hay que picar con el ratón en una de las esquinas del bloque,y arrastrar el cursor hasta la celda ubicada en la esquina del bloque opuesta a la inicial. Con el te-clado se puede hacer seleccionando primero la celda de una esquina y luego (manteniendo pulsadala tecla Mayus) desplazarse hasta la celda de la esquina opuesta con los cursores.

5. Para seleccionar bloques no contiguos de celdas basta seleccionar cada bloque por los procedi-mientos explicados anteriormente, manteniendo presionada la tecla Ctrl. De esta forma la nuevaselección no anula los bloques ya seleccionados.

Introducir datos en celdas

La forma más sencill a de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente para que se conviertaen celda activa y a continuación introducir en ella los datos (texto, números, fórmulas, etc.) medianteel teclado. Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la Barra de Fórmulas.Los datos se terminan de introducir pulsando sobre el botón de ACEPTAR o VALIDAR en la Barrade Fórmulas, pulsando Intro, o simplemente cambiando de celda activa. Para desplazarse sobre eltexto introducido puede utili zarse el ratón o las flechas del teclado.

Estos datos pueden ser editados posteriormente haciendo doble clic en la celda o directamente en labarra de fórmulas si está activa la celda.

Es interesante apuntar que pueden introducirse los mismos datos y/o formatos en varias hojas de cál-culo simultáneamente, teniéndolas seleccionadas todas ellas al mismo tiempo.

En un rango de celdas los datos que se teclean se introducen en la celda activa de dicha zona. Cadavez que se pulsa Intro la celda activa se traslada de modo automático a la celda siguiente del rango. Serecorren primero las columnas y luego las filas. Cuando se termina de recorrer todo, si se pulsa Introvuelve a comenzarse otra vez por la primera celda.

Insertar filas, columnas y celdas

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Para insertar X filas, basta seleccionar las X filas delante de las cuáles se quiere realizar la inserción.A continuación se elige el comando Columnas del menú I nsertar . Mediante el menú contextualse puede también hacer seleccionando el comando I nsertar .

De modo análogo se realiza la inserción de filas, pero seleccionando la opción Filas del menú I n-sertar . En el menú contextual utili zaremos también la opción I nsertar .

Figura 17: Cuadro de diálogo de Insertar celdas

Para insertar un bloque rectangular de celdas basta seleccionar un bloque de las mismas dimensionesque el que queremos insertar. A continuación se elige el comando Cel das del menú I nsertar , yse abre un cuadro de diálogo (figura 17) que pregunta hacia donde se quieren desplazar las otras cel-das: hacia la derecha (sin que ninguna celda cambie de fila) o hacia abajo (sin que ninguna celda cam-bie de columna). De igual manera lo podemos hacer mediante la opción I nsertar... del menúcontextual.

En el cuadro de diálogo también se ofrece la posibili dad de insertar filas o columnas completas en lazona de la selección realizada.

En la figura siguiente podemos ver la diferencia entre desplazar las celdas a la derecha y desplazarlashacia abajo.

Selección original

Desplazamiento a la derecha Desplazamiento hacia abajo

Borrar de celdas

Hay dos maneras de entender el borrado de las celdas. Por un lado podemos borrar la celda en sí y por otrosólo el contenido:1. Borrado “ físico” de las celdas. Se selecciona la zona a borrar y se ejecuta el comando Elim i -

nar... del menú Edición . Se abre un cuadro de diálogo como el de inserción de celdas (figu-

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ra 17) que pregunta qué celdas se quiere desplazar y que ocuparan el lugar de las celdas que van aser borradas. También se puede realizar con el comando Elimi nar... del menú contextual.

2. Borrado del contenido de las celdas. En este caso conviene distinguir entre borrado del contenidopropiamente dicho, del formato de la celda o de los comentarios asociados:

2.1. Para eliminar el contenido de la celda seleccionamos la celda (o celdas) y después el coman-do Borr ar > Contenido del menú Edición. También podemos borrarlo con la opciónBorrar contenido del menú contextual. Por último también podemos borrar mediantela tecla Supr .

2.2. Para eliminar el formato de la celda seleccionamos la celda (o celdas) y después el comandoBorr ar > Formatos del menú Edición.

2.3. Para eliminar el comentario de la celda seleccionamos la celda (o celdas) y después el co-mando Borr ar > Comentarios del menú Edición. También podemos borrar el co-mentario directamente visualizándolo, seleccionándolo y pulsando después la tecla Supr .

2.4. Por último podemos borrar todo a la vez (contenido, formato y comentario) con la opciónBorr ar > Todo del menú Edición.

Mover y cop iar celdas

Copiar o mover el contenido de una selección de celdas a otra hoja de cálculo (o a otra parte de lamisma hoja de cálculo) son dos procedimientos análogos que se realizan casi de la misma manera.Hay dos procedimientos:

1. Después de seleccionar las celdas elegiremos el comando Copiar (o Cor t ar si vamos a moverel contenido) del menú Edición , la selección quedará rodeada por un contorno especial (lo quese conoce como “desfile de hormigas”), que indica que su contenido está dispuesto para ser pega-do en otro sitio. A continuación seleccionamos la celda en donde queremos pegar el contenido yeligimos el comando Pegar del menú Edición , esto copiará la celda completamente (conteni-do, formato y comentario). Podemos utili zar también el comando Edición > Pegado es-pecial... que permite controlar exactamente lo que se quiere copiar: datos, fórmulas, forma-tos... El contorno del “desfile de hormigas” se puede quitar mediante la tecla ESC.

También podemos utili zar los comandos homónimos del menú contextual, o los botones de cortar,copiar y pegar de la barra de herramientas estándar.

Figura 18: Botones cortar, copiar, pegar y copiar formato

2. Seleccionamos la celda que vamos a copiar o mover y desplazamos el cursor del ratón sobre elborde hasta que cambie el cursor a una flecha blanca. En ese momento hacemos clic y desplaza-mos la celda hasta su nueva posición (sin soltar el botón del ratón). Con esto moveremos la celda.Si sólo queremos copiarla, a la vez que arrastramos la celda mantendremos pulsada la teclaCTRL .

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Si en lugar de hacer cli c y arrastrar con el botón izquierdo del ratón, lo hacemos con el derecho, alubicar la celda y soltar el botón sale un menú preguntando que es lo que queremos hacer con lacelda: mover, copiar, etc. (ver figura 19).

Figura 19: Menú de copiar o mover celdas

Si lo que nos interesa es sólo copiar el formato de una celda (líneas, tramas, tipos de letra, etc.), po-demos utili zar el botón de copiar formato en la barra de herramientas estándar (el botón de la brocha).Para ello seleccionamos la celda de la que queremos copiar el formato y pulsamos este botón (el cur-sor añadirá una brocha a la cruz blanca habitual), después pulsaremos sobre la celda a la que queremospegar el formato. Para copiar el formato a más de una celda en vez de hacer un clic sobre el icono dela brocha haremos dos, pegaremos los formatos sobre las celdas que seleccionemos y cuando acabe-mos volveremos a pulsar (un clic) sobre el botón de la brocha.

Hay que tener en cuenta que el pegar datos en una celda sustituirá completamente a los ya existentes.

Asignar nombres a una celda, a un rango o a una fórmula

Asignar nombres a celdas y rangos facilit a el trabajo con fórmulas o funciones, sobre todo si vamos ausar ese rango frecuentemente. Así, si utili zamos a menudo el rango E11:G15, podemos asignarle unnombre y utili zar ese nombre en las referencias.

Para nombrar un rango no tenemos más que seleccionar las celdas que lo van a componer, y seleccio-nar en el menú I nsertar > Nombre > Definir , y poner aquí el nombre.

Una manera más rápida es seleccionar el rango y modificar su nombre directamente en el cuadro denombres.

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Para asignar un nombre a una celda se hará de igual manera que para los rangos.

Figura 20: Cuadro de diálogo Definir nombre

También podemos dar un nombre a una fórmula que no necesitamos que aparezca en una celda, me-diante el cuadro de diálogo de Definir nombre. Para ello creamos un nuevo nombre, y en el campo Serefiere a: indicamos la fórmula.

Hay que tener en cuenta que a la hora de poner un nombre hay que seguir ciertas reglas:

- El nombre ha de empezar siempre por una letra o por un carácter de subrayado (_). Después sepuede utili zar cualquier otro carácter, salvo espacios.

- No se pueden utili zar más de 256 caracteres en el nombre, aunque no conviene que éste sea muylargo, ya que si se usa en una fórmula estaremos dilapidando espacio (recordemos que en la fór-mula sólo se pueden poner 256 caracteres también).

Para eliminar un nombre podemos hacerlo en el cuadro de Definir nombre (figura 20), seleccionandoel nombre a borrar y pulsando en Eliminar .

Referencias relativas y referencias absolutas

Cuando con el Autollenado completamos una serie de fórmulas copiándolas de unas celdas a otras,Excel utili za siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las fórmulas.Esto significa que las referencias usadas se actualizarán de manera acorde tras copiar la fórmula deuna celda a otra.

Veamos un ejemplo. En la figura 21 tenemos una hoja de cálculo con tres columnas de las cuales que-remos calcular el total. Primeramente sumamos el contenido de la primera columna. Si ahora utili za-mos el autollenado para que realice la suma de las otras columnas, Excel copiará la fórmula de la pri-mera columna (que era =SUMA(B7:B13)), pero en la segunda columna la variará por=SUMA(C7:C13) y en la tercera por =SUMA(D7:D13).

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Figura 21: Ejemplo de autollenado de fórmulas

Hay ciertos casos en que hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia la fór-mula a una nueva posición. Para ello se utili zan las referencias absolutas. Es posible utili zar referen-cias absolutas para filas sólo, para columnas sólo o para ambas a la vez (si sólo utili zamos referenciasabsolutas en filas o en columnas, la referencia se conoce como referencia mixta). Las referencias rela-tivas se convierten en absolutas introduciendo el carácter del dólar ($) antes de la letra de la columnao el número de fila que se quieren mantener invariables. Si se desea que no cambie ni el índice de filasni el de columnas, hay que poner el carácter $ delante de cada uno de los dos índices.

$A$1 Columna y fila absolutas Ambas se adaptan cada vez que se copie la fór-mula

$A1 Columna absoluta y fila relativa La fila no cambia y la columna se adaptaA$1 Columna relativa y fila absoluta La columna no cambia y la fila se adapta$A$l;$C$3 Referencia a rango absoluta Ambas se adaptan cada vez que se copie la fór-

mula

Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas diferentes:

1. Conforme se introduce la fórmula, se teclea el carácter $ delante del índice de fila y/o de columnaque se quiere mantener constante.

2. Colocando el cursor del ratón en la barra de fórmulas, de manera que esté dentro de la referencia ala celda. Si pulsamos ahora la tecla F4 se pasa cícli camente por referencias relativas, absolutas ypor los dos casos mixtos.

Abrir dos ventanas del mismo libro de trabajo

Además de poder ver más de un libro de trabajo al mismo tiempo, es posible abrir dos ventanas delmismo libro de trabajo. Es interesante resaltar que realmente lo que estamos haciendo es ver dos vecesla misma ventana, por lo que los cambios que realicemos en una de ellas se realizarán también en laotra.

Para abrir dos ventanas de un mismo libro de trabajo:

1. Activamos la hoja de cálculo que deseemos.2. Seleccionamos en el menú Ventana > Nueva ventana .

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Podemos repetir esta operación las veces que queramos, y tener varias vistas de un mismo libro. Cadauna de las ventanas del li bro tendrá el nombre del li bro seguido por dos puntos y el número de venta-na abierta. Es decir, si nuestro libro de trabajo se llama Factura, entonces al duplicar la ventana laprimera se llamará Factura:1 y la segunda Factura:2. Las siguientes serian Factura:3, Factura:4, etc.

Dividir una ventana

En ocasiones, en hojas de gran tamaño, es necesario cotejar datos que se encuentren en una fila delprincipio y en otra del final de nuestra hoja, o en columnas también distantes. Para estos casos pode-mos usar el comando Ventana > Dividir , del menú. De esta manera tenemos la hoja como si ladoblásemos para ver hasta cuatro partes de ella al mismo tiempo. Cada una de las zonas las movere-mos ahora con sus propias barras de desplazamiento, así lograremos comparar dos partes de la hojaque esten alejadas como si estuviesen al lado.

Cada división se hace para una hoja del li bro en particular, por lo que si cambiamos de hoja será nece-sario dividir la hoja nueva, si hace falta.

Podemos dividir la hoja de una forma más rápida con los manejadores que se encuentran en la partesuperior de la barra de desplazamiento vertical y en la parte derecha de la horizontal (el que está a laizquierda es para dimensionar la barra de desplazamiento).

Figura 22: Manejadores de división de hoja

Cuando seleccionemos el manejador, el cursor cambiará a una barra con dos flechas opuestas. Paraseleccionar la división pulsamos sobre el manejador y arrastramos hasta donde queremos dividir lahoja.

Inmovili zar secc iones

Mediante este comando (que es similar al comando Dividir ) se puede hacer que una parte de lapantalla quede siempre visible. Esta característica resulta muy útil (por ejemplo) en el caso de tablasde gran tamaño en las que se necesite tener las cabeceras de las filas y/o columnas a la vista, para sa-ber a que pertenecen los datos.

Para utili zar esta característica:

- Situamos el cursor en la celda que delimite por la izquierda y por arriba las filas y colum-nas que siempre van a estar a la vista.

- Seleccionamos en el menú el comando Ventana > Inmo vilizar paneles . Apareceranunas líneas finas delimitando la zona inmovili zada.

Si ahora utili zamos las barras de desplazamiento, veremos que estas zonas permanecerán siempre enpantalla.

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Figura 23: Secciones inmovili zadas

Para volver a movili zar la sección, seleccionaremos Ventana > Mo vilizar paneles.

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Mejorando el aspecto de nuestra hoja Exce l 97

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5. FORMATEANDO EL L IBRO

El visualizar los datos que Excel puede presentar en pantalla (sobre todo si son muchos) puede llegar aser una tarea pesada. Para facilit ar esta labor es conveniente presentarlos de la forma correcta, util i-zando (por ejemplo) diferentes tipos de letras y colores, y aprovechando el espacio de la manera ade-cuada. Todo ello con el fin de que nada más ver nuestro libro la información importante se recibaclara y rápidamente. A todo esto es a lo que nos referimos cuando utili zamos la palabra “formatear” .

Cambiar el ancho de las columnas y la altura de las filas

Para cambiar la altura de una fila seleccionamos Formato > Fila > Alto... e introducire-mos el valor que necesitemos.

Podemos también realizar una operación parecida con el ratón, posicionando el cursor sobre las sepa-raciones entre filas (donde están los números). El cursor cambiará a una flecha doble. Entonces pul-sando y arrastrando seleccionaremos el alto de la fila.

Si queremos ajustar la altura de una fila a la entrada más alta de esa fila podemos seleccionar la op-ción Formato > Fila > A utoajustar, o podemos situar el cursor del ratón en las separa-ciones entre filas anteriormente descritas (en la parte inferior de la fila a ajustar) y hacer un doble clic.

Para cambiar la anchura de una columna seleccionamos Formato > Columna > Ancho... eintroduciremos el valor que necesitemos.

Con el ratón, posicionamos el cursor sobre las separaciones entre columnas (donde están los núme-ros). El cursor cambiará a una flecha doble. Entonces pulsando y arrastrando seleccionaremos el anchode la columna.

Para ajustar la anchura de una columna a la entrada más ancha de esa columna podemos seleccionar laopción Formato > Columna > A utoajustar, o podemos situar el cursor del ratón en lasseparaciones entre columnas (a la derecha de la columna a ajustar), y hacer un doble clic.

Todas estas opciones también son accesibles desde el menú contextual de filas o columnas, seleccio-nando una fila o columna y pulsando el botón derecho del ratón.

Ocultar filas o columnas

A veces puede ocurrir que sea necesaria una mejor visión de la hoja de cálculo, quitando de en medioalgunas columnas o filas que no es necesario visualizar. Para ello sólo tenemos que seleccionar lasfilas o columnas a ocultar (o un rango de ellas) y seleccionar la opción de menú Formato > Fila> Ocultar (si es fila) o Formato > Columna > Ocultar (si es columna).

Para volverlas a hacer visibles seleccionamos las filas o columnas anteriores y posteriores a las ocultasy seleccionamos Formato > Fila > Mostrar (si es fila) o Formato > Columna >Mostrar (si es columna).

Como en el caso anterior, estas opciones son accesibles desde el menú contextual de filas o columnas,seleccionando filas o columnas y pulsando el botón derecho del ratón.

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Formato de celdas

En el capítulo 3 indicábamos que las celdas contienen por un lado los datos y por otro una forma depresentarlos (lo que denominábamos formato).

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Trabajando con g ráficos y diagramas Exce l 97

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6. TRABAJANDO CON GRÁFICOS Y DIAGRAMAS

Excel puede crear gráficos a partir de datos previamente seleccionados en una hoja de cálculo. Estosgráficos se pueden “ incrustrar” en nuestra hoja de cálculo, o crear el gráfico en una hoja especial paragráficos. En cualquier caso el gráfico queda vinculado a los datos a partir de los cuales fue creado, porlo que si en algún momento los datos cambian el gráfico se actualizará de forma automática.

Un gráfico de Excel contienen además muchos otros objetos (como títulos, etiquetas de ejes, leyendas,etc.) que pueden ser configurados y editados individualmente.

Tipos de gráficos

Excel dispone de catorce tipos de gráficos estándar y veinte personali zados, que son variacionesde los catorce anteriores. Además es posible crear nuestros propios gráficos personali zados yguardarlos. La diferencia principal entre los diferentes gráficos está en la clase de marcas queutil izan.

Figura 24: Gráfico de tarta (circular)

Figura 25: Grafico de áreas 3D

Cada uno de los tipos de gráfico está especialmente indicado para representar los datos de una maneradistinta. Para obtener una mayor eficacia en la representación hay que tener esto en cuenta. En la tablasiguiente se indican los tipos estándar existentes y su uso.

Tipo d e gráfico Uso principalColumnas Datos principales a lo largo de un promedio.Barras Datos individuales.Líneas Tendencias de los datos a lo largo de un periodo de tiempo.Circular Relaciones de las partes con el total en una única serie de datos.XY – Dispersión Relaciones entre valores numéricos de diferentes grupos de datos.Areas La importancia relativa de los datos a lo largo de un periodo de tiempo.Anill os Relaciones de las partes con el total en una o más series de datos.Radial Comparación relativa entre datos numéricos.Superficie Similar al de líneas pero con representación tridimensional.Burbujas Similar al de dispersión.Cotizaciones Para máximos, mínimos y cierre.Cilíndrico Igual al de columnas pero con cili ndros y en tres dimensiones.

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Tipo d e gráfico Uso principalCónico Igual al de columnas pero con conos y en tres dimensiones.Piramidal Igual al de columnas pero con pirámides y en tres dimensiones.

El asistente para gráficos

La manera más simple de introducir un gráfico en Excel es mediante la utili zación del Asistente paraGráficos. Los pasos a seguir para insertar un gráfico, son los siguientes:

• Seleccionar los datos a representar.• Ejecutar el comando del menú I nsertar > Gráfico... , o pulsar en su equivalente en la

barra de herramientas estándar .

Los datos a representar se pueden seleccionar después de llamar al Asistente para Gráficos, pero elproceso es más rápido y sencill o si dicha selección se realiza antes.

A continuación aparecerán cuatro cuadros de diálogo del Asistente para Gráficos, cuyas indicacionesdeben seguirse para terminar creando el gráfico deseado.

1. La primera ventana de diálogo permite elegir el tipo ysubtipo de gráfico que va a ser utili zado, entre los gráfi-cos estándar o los personalizados. Al pulsar sobre cadaposibili dad aparece una breve explicación de la informa-ción que cada gráfico proporciona. Se puede pulsar sobreel botón de vista preliminar para ver como queda nuestrográfico. Una vez realizada la selección se puede pasar alsiguiente cuadro de diálogo pulsando sobre el botón Si-guiente> , por insertar el gráfico tal como aparece en lavista preliminar pulsando sobre el botón Terminar, o porcancelar la operación de introducir el gráfico pulsandosobre Cancelar.

Figura 26: Elección del tipo de gráfico

Figura 27: Selección de datos del origen

2. La segunda ventana permite comprobar o modificar la se-lección de datos realizada. Por un lado (en la pestaña Ran-go de datos) podemos seleccionar el rango de datos pararepresentar (editándolo directamente a mano o sobre la pro-pia hoja) y si colocaremos las series de datos por filas o porcolumnas. Por otro (en la pestaña Serie) las series que seestán considerando para la representación gráfica y para losrótulos de los ejes. Éstas vienen dadas por sus referencias,siendo análogo a la pestaña anterior el proceso a seguir pa-ra modificar cualquiera de las series. Podemos cambiarlesel nombre, añadir series nuevas o eliminarlas. Desde estaventana de diálogo se puede también dar por terminado elgráfico (Terminar), pasar al siguiente cuadro de diálogo(Siguiente>), volver al anterior (<Atras), o cancelar el pro-ceso (Cancelar).

3. El tercer cuadro de diálogo permite configurartodos los aspectos estéticos de la presentación del

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gráfico, aportando una vista preliminar del mismo.Aquí se determinan el título principal y el de losejes, las inscripciones de los ejes, las líneas de divi-sión de éstos, la leyenda y la aparición o no de latabla de datos y de los rótulos de los mismos. Lasopciones de Terminar, Siguiente, volver haciaAtrás y Cancelar son las mismas que en el cuadroanterior.

Figura 28: Selección de las opciones del gráfico

Figura 29: Ubicación del gráfico

4. El cuarto y último cuadro de diálogo se refiere a laubicación del gráfico. Podemos colocarlo en cualquierade las hojas creadas como objeto incrustado (hay queindicar la hoja), pudiendo moverlo a donde más nosinterese. O podemos crear una hoja especial de gráficonueva, sólo con éste (también aquí indicaremos elnombre). Pulsando sobre el botón Terminar, el gráficoaparecerá en el lugar elegido. Desde aquí también po-demos volver Atrás o Cancelar.

Si hemos elegido incrustar el gráfico en una hoja de datos, y queremos desplazarlo a algún otro lugarsobre la propia hoja en que se encuentra, basta seleccionar todo el gráfico y arrastrarlo con el ratón(cuando el cursor tome forma de cruz) soltándolo en el lugar elegido. No es necesario que el gráficoesté alineado con los bordes de las celdas pues no está contenido en ninguna, sino superpuesto sobrelas mismas. Una vez creado el gráfico ya es parte de la hoja de cálculo y se guarda y se abre con ellibro de trabajo.

Una vez que el gráfico esté colocado se puede modificar en cualquier momento el aspecto estético delmismo. Incluso es posible agregarle datos nuevos, como veremos más adelante.

Partes de un gráfico

En los cuadros de diálogo que aparecen durante la creación o modificación de gráficos aparece termi-nología que es conveniente dominar para alcanzar los resultados esperados.

Figura 30: Partes de un gráfico

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Elemento DescripciónTítulo El texto que encabeza el gráfico.Rango de datos Es el rango utili zado para la creación del gráfico.Series de datos Son los conjuntos de datos que se representan en el gráfico. En la figura

30 cada día de la semana es una serie.Líneas de división Son líneas horizontales o verticales que aparecen al fondo del gráfico y

sirven para apreciar con más facili dad los valores que alcanzan las marcasde datos.

Leyenda Es el cuadro en donde se identifican las marcas de datos.Marcas de graduación Son marcas que aparecen en los ejes y que sirven para determinar el valor

del eje en cada punto del mismo.Marcas de datos Son los objetos que se utili zan para representar datos. Por ejemplo en el

gráfico de la figura 30 son las barras. Hay una barra por cada objeto re-presentado.

Modificar un gráfico

Como ya hemos vistos, los gráficos de Excel están compuestos por objetos tales como marcadores,leyendas, títulos, ejes, texto y la propia área de gráfico. Se pueden configurar los gráficos, añadir ob-jetos, o bien dar formato a los ya existentes para modificar su apariencia.

Para modificar un gráfico es necesario primero seleccionarlo. Para ello pulsamos con el ratón sobre elobjeto gráfico y este se activará. Posteriormente habrá que volver a pulsar sobre el objeto particularque deseemos modificar. Incluso puede ser necesario volver a pulsar para modificar un aspecto parti-cular.

Por ejemplo, para seleccionar una serie, hay que hacer un doble clic en el punto que queramos modifi-car. El primer cli c selecciona la serie completa y el segundo permite seleccionar el punto deseado. Elmismo procedimiento se aplica a los elementos de una leyenda y a los rótulos de los datos. Se puedehacer cli c por primera vez en una leyenda para seleccionarla, y a continuación en el texto o en la clavede uno de los datos de la leyenda para seleccionarlo. El primer cli c en un rótulo de datos seleccionatodos los rótulos de la serie y el segundo selecciona un rótulo individual. Si se hace doble clic en unobjeto se abrirá un cuadro de diálogo que presenta las opciones para darle formato. Si sólo se va aseleccionar el objeto se pulsa una vez sobre él.

Otra forma de modificar los elementos de un gráfico es pulsar sobre el objeto que interesa con el bo-tón derecho, apareciendo un menú contextual que permite cambiar las características del mismo. Sipulsamos con el derecho sobre todo el gráfico se pueden variar también las características del mismo(lo mismo se consigue con el comando del menú Gráfico ).

Una forma cómoda de variar las características es con la barra de herramientas de gráficos. Para acti-varla ejecutamos el menú Herramientas > Personali zar... , y activamos la barra. O pul-samos con el botón derecho sobre una barra cualquiera y seleccionamos Personali zar... en elmenú contextual.

Figura 31: Barra de herramientas de gráficos

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Desde ella es posible modificar el tipo de gráfico, la orientación del texto, el formato de cada uno delos objetos, si se desean presentar los datos en filas o columnas, o si se desea presentar (o no) la le-yenda o la tabla de datos.

Agregar datos a un gráfico

En algunos casos es necesario agregar más datos a un gráfico ya terminado, o eliminar algunos que noson necesarios. Para ello no es necesario volver a realizar el gráfico, sino que es suficiente con modi-ficar los datos del origen. Sólo tenemos que seguir los siguientes pasos:

- Seleccionamos el gráfico.- Ejecutamos el menú Gráfico > Datos de origen... O seleccionamos Datos de

origen... en el menú contextual del gráfico. En cualquier caso aparecerá una ventana similara la segunda del asistente de gráficos.

- Seleccionamos el nuevo rango de datos y aceptamos.

Gráficos combinados

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7. IMPRIMIENDO EL L IBRO

Es posible (y probable) que necesitemos imprimir nuestras hojas para su análisis o para una presenta-ción de las mismas.

Hay tres pasos a seguir para imprimir nuestra hoja:

1. Configurar la página.2. Establecer el área de impresión.3. La impresión propiamente dicha.

Antes de imprimir también es conveniente utili zar el comando Archivo > Vista prelim i -nar , para ver como va a quedar nuestro documento impreso. Se puede acceder rápidamente a estecomando pulsando sobre la barra de herramientas en .

Configurar la página

Para configurar la página seleccionaremos en el menú Archivo > Configu r ar página...Aparecerán entonces un cuadro de diálogo con cuatro pestañas.

a) En la pestaña Página elegiremos los ajustes de la impresora: papel, tamaño de impresión, orienta-ción de la hoja, etc. Si nuestra hoja es ligeramente superior al área de impresión podemos ajustarun tamaño a escala forzando una reducción, bien como porcentaje del tamaño original, bien indi-cando el número de hojas que queremos utili zar. También aquí podemos indicar el número inicialde página que queremos.

Figura 32: Opciones de página

b) En la pestaña Márgenes indicaremos los margenes de impresión de la hoja (izquierda, derecha,superior e inferior), la situación del encabezado y del pie de página desde los bordes superior e in-ferior respectivamente, y la alineación de la hoja con respecto a la página (tanto vertical como ho-rizontalmente).

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Como regla general, tanto el encabezado como el pie de página han de ser inferiores a los valoresdel margen superior e inferior, respectivamente (sino aparecerán sobre los datos de la hoja).

Figura 33: Estableciendo los márgenes de impresión

c) En la pestaña Encabezado y pie de página podemos definir las cabeceras de cada página y los piesde las mismas. Podemos seleccionar entre los encabezados o pies que vienen por defecto, o po-demos personalizar los nuestros.

Figura 34: Encabezados y pies de página

Si las personalizamos aparecerá una ventana (la misma para ambas opciones de encabezados opies) en la que disponemos de tres secciones (izquierda, central y derecha) en las que podemosponer el texto que queramos, además de poder insertar campos especiales, como son el número depáginas, el número total de páginas, la fecha del sistema y la hora del sistema.

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Figura 35: Detalle de la ventana de encabezados y pies

d) Por último en la pestaña de Hoja modificaremos el área de impresión (cosa que también podemoshacer directamente desde el menú Archivo > Área de impresión ), podemos definir tí-tulos para que se impriman en todas las páginas, indicar que se impriman los comentarios de celda(y donde), y también decidir si se imprimen las líneas de división de las celdas. Por último indica-remos como se irán imprimiendo las páginas (hacia abajo y luego hacia la derecha, o hacia la de-recha y luego hacia abajo).

Figura 36: Características de la impresión de la hoja

En cada una de las ventanas anteriores tenemos tres botones a la derecha que nos permiten Imprimir,hacer una Vista preliminar y modificar las Opciones de la impresora.

Establecer el área de impresión

La opción Área de impresión del menú Archivo (o su homónima de la pestaña hoja de laConfiguración de página) permite seleccionar una rango como una única parte de la hoja de calculopara imprimir.

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Para establecer un área de impresión el proceso es seleccionar el rango que se va a imprimir y selec-cionar en el menú Archivo > Área de impresión > Establecer Área de i m-presión.

Si lo que queremos es borrar un área de impresión hemos de marcar primero el área a eliminar y des-pués seleccionar en el menú Archivo > Área de impresión > Borrar Área de i m-presión . O bien lo podemos eliminar como un nombre cualquiera (que al fin y al cabo es lo que es)desde el menú I nsertar > Nombre > Definir , seleccionando el nombre‘Área_de_impresión’ y pulsando sobre Eliminar.

Imprimiendo

Una vez que hemos seleccionado todas las opciones necesarias, podemos imprimir ya nuestra hoja.Esto lo podemos hacer desde el menú Archivo > Imprimir..., o pulsando sobre el icono de la barra

de herramientas estándar.

En ambos casos aparecerá un cuadro similar al de la figura 37. En el podemos seleccionar laimpresora a utili zar (y variar sus propiedades), las páginas a imprimir, el número de copias a realizar ylo que queremos imprimir (una selección marcada, hojas activas o el li bro entero).

Figura 37: Cuadro de diálogo de Imprimir

Saltos de página

Si se imprime una hoja que ocupe más de una página, Excel divide las páginas con saltos automáticos.Estos saltos estan basados en los margenes de página que hayamos definido.

No obstante puede ocurrir que nos interese insertar estos saltos manualmente. En este caso selecciona-remos una celda que delimitará por encima y por la izquierda el salto. Después pincharemos en elmenú I nsertar > Salto de página .

Si queremos quitar los saltos de página manuales seleccionamos la celda donde se realizó el salto depágina y pinchamos en el menú I nsertar > Quitar salto de página .

En cualquier momento podemos ver los saltos de página definidos (y como se van a imprimir) con laopción Ver > Vista previ a de salto de página , permitiéndose también desde aquí

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arrastrar con el ratón los saltos a una nueva posición. Si queremos volver a ver la página como siem-pre seleccionamos despues Ver > Normal .

Imprimiendo g ráficos

Para imprimir un gráfico que está incrustado seguiremos los mismos pasos que para imprimir una hojanormal, ya que este se tomará como un elemento más de la hoja.

En el caso de que tengamos el gráfico en una hoja diferente (sólo con él) o seleccionemos el objetográfico (aún estando incrustado) para imprimir, entonces el proceso variará ligeramente a la hora deconfigurar la página. En este caso la última de las pestañas cambiará y en lugar de aparecer la de Hojaaparecerá la de Gráfico (figura 38). Aquí podremos elegir el tamaño del gráfico y la calidad de impre-sión del mismo.

Figura 38: Impresión de gráficos

La vista preliminar

Mediante la vista preliminar vemos el resultado de lo que se va a imprimir. Cuando entramos en lavista preliminar aparecen sobre la pagina nueve botones que nos permiten realizar desde aquí todo loque hemos visto en este capítulo: ver la Siguiente página, ver la Anterior, realizar un Zoom de la vista(o quitarlo), Imprimir la hoja, Configurar la página, establecer los Margenes con el ratón, e insertarSaltos de página. Además hay dos botones más: Cerrar (sali r de la vista preliminar) y Ayuda.

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8. BIBLIOGRAFIA

Microsoft Excel – Manual del usuar ioMicrosoft Corporation

Manual imprescindible de Excel 5.0 para WindowsChristopher Van BurenAnaya Multimedia, 1995

¡¡Magnífico!! Excel 95 para torpesJoaquín Maria SuarezAnaya Multimedia, 1996

El gran libro del Excel 5Peter Gäng – Alfred Kamenz – Helmut VonhoegenMarcombo S.A., 1994

Aprenda Microsoft Excel 97Escuela Superior de Ingenieros IndustrialesUniversidad de Navarra, oct. 1998