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1 9 MAYO2008

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COPIA FIEL DEL ORIGINALMinisterio de Transportes y Comunicaciones

Oficina General de Adml'ñlstración

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Resolución DirectoralLima, 14 de mayo de 2008 W 492-2008-MTC/1 O

CONSIDERANDO:

Que, por Resolución Directoral N°407-2007-MTC/l0, de fecha 09 de julio de 2007, seaprobó la Directiva N° 007-2007-MTC/l0 sobre "Procedimiento para el Control y Custodiade Garantías Presentadas por Contratistas, Proveedores y/o Usuarios del Ministerio deTransportes y Comunicaciones";

Que, en el marco del proceso de modernización y simplificación administrativaresulta necesario actualizar el procedimiento que contiene dicha Directiva, adecuándolaasimismo a la nueva estructura orgánica del Ministerio de Transportes y Comunicacionesdispuesta por el Reglamento de Organización y Funciones del Ministeriode Transportes yComunicaciones, aprobado por Decreto Supremo W 021-2007-MTC;

Que, para dicho efecto la Oficina de Finanzas con Memorándum N° 807-2008-MTC/10.08, remite el proyecto de Directiva actualizada a la fecha que regula elProcedimiento para el Control y Custodia de Cartas Fianzas presentadas por Contratistas,Proveedores y/o Usuarios del Ministeriode Transportes y Comunicaciones;

Que, en tal sentido debe dictarse el acto administrativo pertinente;

Que, por Resolución Secretarial N°222-2007-MTC/04,de fecha 16 de noviembre dé2007, se asignó a la Oficina General de Administración la función de expedir Directivasinternas sobre los Sistemas Administrativos a su cargo, así como de control patrimonial, dealcance a todos los órganos y unidades orgánicas del Ministerio de Transportes yComunicaciones;

De conformidad con el Reglamento de Organización y Funciones del MTC,aprobado por Decreto Supremo N°021-2007-MTC.

SE RESUelVE:

Artículo 1°._Aprobar la Directiva N°009-2008-MTC/l0 sobre "Procedimiento para elControl y Custodia de Cartas Fianzas presentadas por Contratistas, Proveedores y/oUsuariosdel Ministeriode Transportes y Comunicaciones" que forma parte integrante de lapresente Resolución.

Artículo 2°._Dejar sin efecto la Directiva N°007-2007-MTC/l0.

Articulo 3°._Remitir copia de la presente Resolución y de la Directiva aprobada ala Oficina de Finanzas para su debida aplicación y cumplimiento.

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PROCEDIMIENTO PARA ELCONTROL Y CUSTODIA DE CARTAS FIANZASPRESENTADASPOR CONTRATISTAS, PROVEEDORES YlO USUARIOS DELMINISTERIO

DE TRANSPORTESY COMUNICACIONES

DIRECTIVA W 009 -200B-MTC/10

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para el control y custodia de las CartasFianzas presentadas por los contratistas, proveedores y/o usuarios delMTC, que permita salvaguardar en forma conveniente los intereses delEstado.

FINALIDAD..<ti.c'-'CIJ'"-

1. Especificar el 'contenido de las Cartas Fianzas, así como fijar lostrámites a seguir para el control y custodia, a fin de garantizar elpleno respaldo de los fondos públicos y el cumplimiento de loscontratos que realiza el MTC.~:

~~ 2. Facilitar el control y simplificar el trámite de manejo correspondientea las Cartas Fianzas...

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III~ ALCANCE

Las disposiciones emanadas de esta Directiva, serán de e3trictaaplicación, en la Oficina General de Administración y UnidadesOrgánicas de la sede centrol del MTC. También es de alcance para lasDirecciones Generales del MTC que, en virtud de las normas queregulan sus actividades, recepcionen Cartas Fianzas que presenten loscontratistas, proveedores y/o usuarios garantizando el fiel cumplimientode sus obligaciones.

IV. BASE LEGAL

Código Civil.

TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobadomediante Decreto Supremo N° 083-2004-PCM.

Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,aprobado mediante Decreto Supremo N° 084-2004-PCM.

Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánicade la Superintendencia de Banca y Seguros, Ley N° 26702.

Decreto Supremo N° 107-2007-EF, que modifica el Reglamento de la Leyde Contrataciones y Adquisiciones del Estado

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V. CARTAS FIANZAS

1. EMISiÓN

Se aceptarán a los contratistas, proveedores y/o usuarios del MTCúnicamente Cartas Fianzas emitidas por Instituciones Financieras, deSeguros y Administradoras Privadas del Fondo de Pensiones, sujetas alámbito de la Superintendencia de Banca y Seguros.

2. CARACTERíSTICAS

Las Cartas Fianzas serán incondicionadas, solidarias, irrevocables yde realización automática al sólo requerimiento del MTC y sinbeneficio de excusión.

3. SITUACIONES QUE EXIGEN PRESENTACiÓN DE CARTAS FIANZAS

Las Cartas Fianzas se presentarán en los siguientes casos:

· Como garantía de fiel cumplimiento del contrato.

· Como garantía adicional por el monto diferencial entre el valorreferencial y la propuesta económica.

· Como garantía por los adelantos que en efectivo y/o enmateriales se entregan a los contratistas.

· Como garantía de fiel cumplimiento de las obligaciones delusuario.

VI. PROCEDIMIENTO

1. Las Cartas Fianzas, que garantizan las obligaciones estipuladas en loscontratos de adquisición de bienes, prestación de servicios,contratos de obras, supervisión de obras y consultorios, derivados deprocesos de selección, serán recibidas por la Asesoría Legal de laOficina General de Administración, para ser consignada lainformación pertinente en los respectivos contratos.

2. Luego, de lo cual serán remitidas con copia del contrato a la Oficinade Finanzas, la que la remitirá al área de Tesorería para su registro,control y custodia.

3. Aquellas Cartas Fianzas que exigen las diversas DireccionesGenerales a sus usuarios garantizando el cumplimiento de lasobligaciones derivadas por las normas que regulan sus actividades,serán recibidas por éstas, para luego ser remitidas a la Oficina deFinanzas dentro de las 24 horas siguientes, para su registro, control y

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custodia. con su respectivo sustento (Resolución Directoral/Contratos.

4. Las renovaciones de las Cartas Fianzas serán recibidas unlca ydirectamente por la Oficina de Finanzas.

VII. REQUISITOS

1. La Oficina de Finanzas revisará y comprobará que las Cartas Fianzascumplan con los siguientes requisitos y condiciones:

· Ser emitida por una entidad autorizada que se encuentre bajo elámbito de supervisión de la Superintendencia de Banca ySeguros.. Ser emitida a favor del Ministerio de Transportes yComunicaciones.. Señalar el nombre o razón social del afianzado.· Ser solidaria. irrevocable, incondicional y de realizaciónautomática.· Indicar que la entidad afianzadora renuncia al beneficio deexcusión.

. Señalar el bien. servicio u obra a adquirir o contratar, segúncorresponda y que es objeto de la garantía.. Indicar la clase de garantía a que se refiere el numeral V.3 de lapresente Directiva.

. Señalar la moneda y el monto de la garantía, dato que deberáconstar en números y en letras.. Indicar nombre. cargo. firma y sello de los representantes delafianzador que lo suscriben.. Indicar en forma detallada su vigencia, precisando fecha deinicio y de término.

. Si es emitida en el extranjero. deberá considerar para serrequerida notarial mente la dirección de una entidad financieralocal (Lima). .. No deben estar con borrones enmendaduras y/o perforadas.

2. En caso de ser observado. se devolverá de inmediato a la DirecciónGeneral responsable o al contratista según corresponda, con laindicación de la observación.

3. Efectuada la conformidad de la Carta Fianza por la Oficina deFinanzas, ésta la remitirá al Tesorero(a) para su registro. control ycustodia.

VIII. REGISTRO, CONTROL Y CUSTODIA

Elregistro, control y custodia de las Cartas Fianzas estará o cargo de laOficina de Finanzas, quien a través del Tesorero(a) llevará a cabo lassiguientes acciones:

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l. Remitir a la Dirección General de la Oficina General deAdministración ya las Direcciones Generales, según corresponda, unreporte mensual del estado situacional de las Cartas Fianzas, el quese emitirá hasta el tercer día hábil del mes siguiente.

2. Las Direcciones Generales, de acuerdo a este reporte, deberáncomunicar con la debida anticipación a la Oficina de Finanzas supronunciamiento respecto a la acción que deberá tomar alvencimiento de la Carta Fianza, según lo que determinen las normasque regulen sus actividades.

3. Preparar y elevar con la debida anticipación el proyecto de CartaNotarial dirigida a las instituciones financieras solicitando, cuandocorresponda, la ejecución de las Cartas Fianzas.

IX. EJECUCiÓN

1. La Oficina de Finanzas con la debida anticipación (no menor de tresdías previos al vencimiento señalado en la Carta Fianza) y conformea lo prescrito en el Art. 18980 del Código Civil, elevará a la OficinaGeneral de Administración, el proyecto de Carta Notarial para lafirma del Director General y disponga su remisión, solicitando a laentidad financiera la ejecución de la garantía y su efectivizaciónmediante la entrega de cheque de gerencia a la orden delMTC porel importe afianzado.

2. En el caso que la entidad financiera comunique que el contratistaha solicitado la renovación de la Carta Fianza, se le deberá exigir alcontratista la entrega inmediata de dicho documento renovado enun plazo perentorio, en caso contrario se exigirá la ejecución de laCarta Fianza.

3. La Oficina de Finanzas no deberá mantener en cartera CartasFianzas vencidas, que no hallan sido notificadas dentro de los plazosde ley.

DEVOLUCiÓN

l. Para la devolución de las Cartas Fianzas se requiere:

a) EN CASO DE CONTRATO POR OBRAS

0.1) Memorándum de la Dirección General responsable, dandola conformidad de la obra, adjuntando la resolución deliquidación y/o liquidación final de la obra.

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0.2) Una carta del contratista donde presenta a la personaautorizada para recoger la Carta Fianza, adjuntando copiade su documento de identidad.

b) EN CASO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y PRESTACiÓN DESERVICIOS, CONSULTORIA y CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES DEUSUARIOS

b.l) Memorándum de la Dirección General responsable dandola conformidad de recepción del bien y/o del servicio y/ode cumplimiento de obligaciones contractuales.

b.2) En los casos que corresponda a la Oficina General deAdministración, la conformidad la dará la Oficina deAbastecimiento.

b.3) Una carta del contratista y/o del proveedor y/o usuariodonde presenta a la persona autorizada para recoger lacarta fianza, adjuntando copia de su documento deidentidad.

2. Efectuada la revisión y aprobación de los documentos referidos, seemitirá la correspondiente CONSTANCIA DE DEVOLUCIÓN,visadapor el responsable de la custodia y control de las Cartas Fianzas,firmada por el Tesorero(a) y aprobada por la Oficina de Finanzas.

3. Se seguirá el mismo procedimiento de devolución de la Carta Fianzaal contratista cuando haya cumplido con renovar oportunamente laCarta Fianza.

XI. REDUCCiÓN

La reducción de la Carta Fianza en custodia procederá siempre ycuando la Dirección General responsable del Contrato lo apruebe, através del documento correspondiente y el sustento respectivo (elmismo que deberá precisar el monto de la reducción y el plazo devigencia) y lo comunique a la Oficina de Finanzas.

XII. RESPONSABILIDAD

Los funcionarios y/o servidores que no observen las disposicionescontenidas en la presente Directiva serán sancionados de acuerdo a lasnormas vigentes sobre la materia.

En caso de pérdida o extravío de la Carta Fianza la responsabilidadrecaerá en la Dirección General o dependencia que figure en el SIDIcomo última receptora de la misma. .

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